MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA …

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

-UDAI-

Guatemala, 11 de diciembre de 2019

Manual de Procedimientos Unidad de Auditoría Interna

Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres

CODIFICACIÓN: CONRED-UDAI-MP-01

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Fecha Aprobación Consejo

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Aprobación Del Documento y Control de Revisiones

Aprobación del Documento




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Control de Revisiones

No. de Revisión

Fecha Revisión / No. Versión

Consideración del Cambio en el documento

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2014

Versión 01

Creación del manual en su primera edición y versión, según el “Certificado de Punto Resolutivo de Aprobación por el Consejo para la Reducción de Desastres del Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna en su 1ra. Versión, fecha 22 de septiembre de 2014 según Resolución CN-14-06-2014”. El cual contiene 3 procedimientos.

01

Revisión Abril de 2019

Versión 02

Actualización del Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna conteniendo 3 procedimientos:

Elaboración y Aprobación del Plan Anual de Auditoría –PAA-.

Ejecución de Auditorías Financieras, de Cumplimiento, Administrativas, Gestión y Exámenes Especiales

Actividades Administrativas.

02

Revisión Julio de 2018

Versión 02

Segunda Revisión del Manual de Procedimientos de la Unidad de Auditoría Interna lograndose corregir lo siguiente:

Asignación de códigos internos a los Formatos Requeridos.

Actualización de los Anexos.

Actualización de los Diagramas de Flujos.




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INDICE 1. Presentación No. 08

2. Objetivo General No. 09

2.1 Funciones de la Unidad de Auditoría Interna No. 09

2.2 Usuarios Internos y Externos No. 11

3. Identificación e Interacción de los Procesos No. 11

4. Descripción de los Procedimientos No. 12

4.1 Elaboración, Ingreso y Aprobación del Plan Anual de Auditoría –PAA- No. 13

A. Objetivo No. 13

B. Alcance No. 13

C. Referencia No. 14

D. Responsabilidades No. 15

E. Definiciones No. 15

F. Interacción con Otros Procedimientos No. 16

G. Políticas No. 16

H. Formatos Requeridos No. 17

I. Descripción del Procedimiento No. 18

J. Diagrama de Flujo No. 20

4.2 Ejecución de Auditorías Financieras, Desempeño,

Cumplimiento y Examenes Especiales No. 21

A. Objetivo No. 21

B. Alcance No. 21









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4.3 Actividades Administrativas No. 34

A. Objetivo No. 34

B. Alcance No. 34









5. Anexos No. 40




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1. Presentación

La Unidad de Auditoría Interna como responsable de evaluar permanentemente, de manera objetiva e imparcial, todas las operaciones financieras y administrativas de la Institución, la estructura de control interno y calidad del gasto, así como brindar asesoría oportuna a fin de mejorar la efectividad de los procesos administrativos, financieros y de gestión, de acuerdo al ordenamiento jurídico y a las normas de control interno establecidas por los órganos competentes.

En ese marco, el presente Manual constituye una herramienta que permitirá a la Unidad de Auditoría Interna de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado -SE CONRED-, fortalecer su labor como Órgano de Control Interno, en la realización de auditorías financieras, de cumplimiento, administrativas, exámenes especiales, u otras según su naturaleza, desde la etapa de familiarización, planificación, ejecución, comunicación de resultados, y seguimiento.

Por otra parte, contiene aspectos y normativas aplicables en la realización de auditorías con la finalidad de dotar al personal que integra la Unidad de Auditoría Interna de instrumentos técnicos que describan los procesos para el desarrollo de las auditorías. Además, es importante hacer mención que este Manual es flexible y susceptible como parte de las buenas prácticas, por consiguiente, no pretende sustituir el juicio profesional, la independencia y experiencia de los auditores.

Adicionalmente, incluye aspectos y principios con enfoque metodológico y técnico fundamentados en la identificación de riesgos conforme las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas a Guatemala -ISSAI.GT-, en cumplimiento al Acuerdo Número A-075-2017, con la finalidad de elevar la calidad de fiscalización de la Unidad de Auditoría Interna.

Es importante hacer mención que la Unidad de Auditoría Interna, adaptará e implementará políticas y procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas, para contribuir a detectar riesgos, evitar pérdida, deterioro o menoscabo de los recursos patrimoniales de la -SE CONRED-.

La aplicación del presente Manual, contribuirá a ejercer control de calidad en las auditorías, así como fortalecerá la independencia, capacidades, lineamientos en la ejecución del trabajo en la UDAI, en aras de la rendición de cuentas y la mejora continua de los procesos según la naturaleza de cada área auditada de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.




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Objetivo General

Desarrollar principios, disposiciones, metodologías y estandarizar los procesos que le compete a la Unidad de Auditoría Interna en el ejercicio de su función, para elevar el grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de las auditorías, en el marco de lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado SE CONRED, Manual de Organización y Funciones, entre otros aspectos legales inherentes al quehacer de la Unidad de Auditoría Interna, mediante la aplicación de instrumentos técnicos que permitan agregar valor a los procesos operacionales, en aras de la transparencia, calidad del gasto, la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa, financiera; así como fortalecer el adecuado control interno a cargo de las diferentes Direcciones, Departamento, Unidades y Áreas que integran la SE CONRED. Aplicar principios y disposiciones reguladas en las Normas Internacionales De Las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a Guatemala -ISSAI.GT- para el cumplimiento del Plan Anual de Auditoría.

Funciones de la Unidad de Auditoría Interna

Las Funciones de la Unidad de Auditoría Interna se realizan con base al Acuerdo Gubernativo No. 49-2012 “Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado”, en el Artículo 56, literales de la a) a la m), las siguientes:

a) Dirigir, coordinar y administrar oportunamente todas las acciones y recursos de la Unidad a su cargo, informando cuatrimestralmente de los resultados alcanzados al Secretario Ejecutivo o al Subsecretario a cargo y a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

b) Realizar con carácter permanente auditorías financieras y administrativas, así

como aquellas solicitadas por el Despacho Superior, respecto de las unidades técnicas, financieras y administrativas responsables de ejecutar el presupuesto de la institución, sea este de origen nacional o proveniente de la cooperación internacional.

c) Evaluar el avance y calidad del gasto previsto en el presupuesto asignado a la

institución, con el propósito de velar por su eficacia y eficiencia.




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d) Evaluar el cumplimiento de las metas operativas de los planes, programas y proyectos ejecutados por la institución y sus unidades ejecutoras.

e) Presentar al Secretario Ejecutivo, los informes que contengan los resultados de

las auditorías practicadas, con las recomendaciones correctivas de los hallazgos.

f) Velar por el cumplimiento de la legislación vigente, de los procedimientos de control interno y de las normas y políticas establecidas por la autoridad superior, en materia presupuestaría, financiera y administrativa.

g) Asesorar en materia contable, presupuestaria y fiscal a la autoridad superior y

demás funcionarios que lo requieran, recomendando la implementación de medidas o procedimientos preventivos.

h) Elaborar el plan anual de auditoría y enviarlo a la Contraloría General de

Cuentas, durante el mes de enero de cada año, con la aprobación de la autoridad superior.

i) Asumir las atribuciones que la Contraloría General de Cuentas, ha establecido

para las unidades de auditoría interna.

j) Apoyar a las diferentes unidades que conforman la Secretaría Ejecutiva, en la temática que le corresponde.

k) Evaluar acciones del personal bajo su responsabilidad a efecto de determinar

eficiencia y eficacia en el mismo, de acuerdo a los objetivos institucionales.

l) Participar activamente en las actividades que le sea asignadas dentro del Plan de Institucional de Respuesta y del Plan Nacional de Respuesta y entregar al término del Estado de Calamidad de la Emergencia, un informe de lo actuado, al Secretario Ejecutivo con copia a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y,

m) Realizar otras atribuciones de su competencia que le sean requeridas dentro del contexto del quehacer de CONRED y/o le sean asignadas por el Secretario Ejecutivo o los Subsecretarios Ejecutivos respectivos.




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Usuarios Internos y Externos

Usuarios Internos Despacho Superior, Subsecretarías, Direcciones, Unidades, Departamentos y Sedes Regionales y Sedes Departamentales.

Usuarios Externos

Entidades e Instituciones del Sector Público,Contraloría General de Cuentas y otras relacionadas con las funciones de la Unidad.

2. Identificación e Interacción de los Procesos

En el marco de la competencia de la Unidad de Auditoría Interna, conforme las normativas emitidas por la Contraloría General de Cuentas a través del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna SAG UDAI, se identifica una interacción externa la cual se describe a continuación:

Proceso

Procedimientos

Codificación

Contraloría General de

Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental cuyo Órgano Rector es la CGC.

CGC-UDAI-01

Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a Guatemala, ISSAI.GT.

CGC-UDAI-02




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3. Descripción de los Procedimientos:

Las auditorías se desarrollen a través de procesos e instrumentos técnicos conforme a Leyes, Normativas, Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a Guatemala, ISSAI.GT y disposiciones legales vigentes; asimismo, la vinculación con el Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna SAG UDAI. A continuación se describe cada procedimiento:

Proceso Procedimientos Codificación

Evaluación permanente de las operaciones

financieras y administrativas de la

Institución.

Elaboración, Ingreso y Aprobación del Plan Anual de Auditoría –PAA-

CONRED-UDAI-PA-01

Auditorías Financieras, de Cumplimiento, de Desempeño, y Exámenes Especiales

CONRED-UDAI-PA-02

Actividades Administrativas CONRED-UDAI-PA-03

Formato Actualiz ación del Manual de Procedimientos


Procedimiento para la Elaboración, Ingreso y Aprobación del Plan Anual de Auditoría –PAA-

CODIFICACIÓN: CONRED-UDAI-PA-01

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ELABORACIÓN, INGRESO Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORÍA –PAA-

El Plan Anual de Auditoría, es el documento que contiene información sobre la la planificación y ejecución de las auditorías a realizar durante el período de un año, y se elabora de acuerdo a las políticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, con la aprobación de la Autoridad Superior según Acuerdo Interno y Constancia del Registro Electrónico emitida por el SAG UDAI.

A. Objetivo

Orientar los procedimientos de las auditorías financieras, de cumplimiento, desempeño, exámenes especiales y actividades administrativas, con la finalidad de evaluar el riesgo inherente, de control y detección en aquellas áreas que de acuerdo a su naturaleza dentro de la SE CONRED inciden en la ejecución del presupuesto en el marco de la gestión por resultados.

B. Alcance

El Plan Anual de Auditoría dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, se compone por información textual, la cual se integra por la misión, visión, objetivos generales, objetivos específicos, metas, políticas, estrategias, recursos financieros, físicos, humanos, insumos, tipos de auditoría, entre otros aspectos, y la parte de auditorías que identifica el tipo de auditorías que se llevarán a cabo durante el ejercicio fiscal en la Sede Central, Sedes Regiones o Sedes Departamentales de la SE-CONRED.




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Para el efecto, y conforme el Acuerdo Número A-119-2011, emitido por la Contraloría General de Cuentas, con fecha 14 de diciembre de 2011, reguló el uso obligatorio del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna (SAG-UDAI), en todas las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades del sector público no financiero sujetas a fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas, que incluye a los Organismos del Estado y sus unidades ejecutoras, los fideicomisos constituidos con fondos públicos, entidades descentralizadas, autónomas, las municipalidades y sus empresas.

C. Referencia

Para validez jurídica del contenido del presente Manual, se lista la Normativa interna y externa mínima de observancia general para las actividades a desarrollar por la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-; la cuales están sujetas a reformas, entre otras normativas aplicables a la competencia de la –UDAI-:

Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Decreto 109-96, Ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres Natural o Provocado –CONRED-.

Acuerdo Gubernativo 96-2019, Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Decreto Gubernativo 49-2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.

Acuerdo 075-2017, Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas en Guatemala, ISSAI.GT, de la Contraloría General de Cuentas.

Acuerdo Interno No. 94-2013, Manual de Organización y Funciones de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.

Acuerdo Interno A-119-2011, de la Contraloría General de Cuentas; norma el uso obligatorio del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna –SAG UDAI-.

Manual de Auditoría Gubernamental Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Oficio Circular No. 002-2017, presentación y envío electrónico de los Planes Anuales de Auditoría a través del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna -SAG UDAI-.





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D. Responsabilidades

La Unidad de Auditoría Interna a través de la Jefatura será responsable de efectuar el presente procedimiento, para lo cual tendrá el apoyo de la Asistente de Auditoría Interna y la Autorización del Secretario Ejecutivo.

E. Definiciones

Con el propósito de facilitar la comprensión de los términos empleados en el procedimiento, a continuación se describe el significado de algunos conceptos:

Descripción Definición

Despacho Superior

Órgano supremo de coordinación técnica y administrativa de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED

UDAI Unidad de Auditoría Interna

CGC Contraloría General de Cuentas.

SAG-UDAI Sistema de Auditoría Gubernamental para Unidades de Auditoría Interna

PAA Plan Anual de Auditoría

ISSAI.GT Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas en Guatemala.

F. Interacción con Otros Procedimientos

Auditorías Financieras, de Cumplimiento, de Desempeño y Exámenes Especiales.

Actividades Administrativas





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G. Políticas

La Unidad de Auditoría Interna evaluará con base a la importancia relativa y muestra selectiva sobre la capacidad física, financiera, y recurso humano.

Las auditorías se efectuarán en cumplimiento a los procedimientos técnicos y metodológicos establecidos por Contraloría General de Cuentas como Órgano Rector del Sistema de Auditoría Gubernamental, Legislación aplicable, Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a Guatemala, ISSAI.GT, Normas de Control Interno, entre otras normativas legales con base a la naturaleza de la UDAI.

La Unidad de Auditoría Interna, evaluará el cumplimiento legal, regularidad, utilidad y racionalidad de las operaciones administrativas y financieras, a efecto que las auditorías garanticen calidad de la información, de acuerdo a la naturaleza y funciones de las unidades administrativas, sustantivas, así como los requerimientos asignados por la autoridad superior.

Cumplir con lo regulado por la Contraloría General de Cuentas, en cuanto a la uso del Sistema de Auditoría Gubernamental para Unidades de Auditoría Interna la Herramienta SAG-UDAI desde planificación de cada auditoría hasta la emisión del informe final, con base a la Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas en Guatemala -ISSAI.GT-.

Evaluación y verificación del ambiente y estructura del control interno, se efectúa en forma posterior, con el objeto de mejorar el desempeño institucional, promoviendo la efectividad en los procesos.

Las revisiones se llevarán de acuerdo a la planificación y alcance, con el fin de

verificar el cumplimiento y funcionamiento de los procesos previo a la emisión de las recomendaciones en cada informe emitido y entregado a la Autoridad Superior.





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H. Formatos Requeridos

Los formatos que contribuyen en la elaboración, ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Auditoría, se detallan a continuación:

No. Nombre del Formato No. Anexo

1

Formato Electrónico de la Información Textual de la Estructura del Plan Anual de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI. CONRED-UDAI-01

Ver Anexo 1

2 Formato Electrónico del Ingreso de las Auditorías del Plan Anual de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI. CONRED-UDAI-02

Ver Anexo 2

3 Formato del Acuerdo Interno de Aprobación del Plan Anual de Auditoría. CONRED-UDAI-03

Ver Anexo 3

4 Constancia de Registro Electrónico del Plan Anual de Auditoría generado por el Sistema SAG-UDAI de la Contraloría General de Cuentas. CONRED-UDAI-04

Ver Anexo 4

I. Descripción del Procedimiento

A continuación se describe paso a paso las actividades que conforman la elaboración del Plan anual de Auditoría:

No. Unidad / Puesto

Actividad

1 Jefe de

Auditoría Interna

Elabora e ingresa la información textual del Plan Anual de Auditoria según estructura del Sistema SAG-UDAI.

2 Jefe de

Auditoría Interna

Evalúa las áreas de mayor riesgo de la Institución según los resultados del ejercicio fiscal anterior.





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3 Jefe de Auditoría Interna

Define la cantidad de las posibles auditorías y tipos que se llevarán a cabo durante el ejercicio fiscal, con base al análisis efectuado.


Ingresa la propuesta de auditorías en el Sistema SAG-UDAI.


Imprime borrador del Plan Anual de Auditoría –PAA- que incluye la información textual y la propuesta de auditorías a realizar durante un ejercicio fiscal, y lo traslada al Asistente de Auditoría.

6 Asistente de Auditoría

Solicita emitir el Acuerdo Interno de aprobación del Plan Anual de Auditoría –PAA- al Despacho Superior, adjuntando borrador del mismo.

7 Despacho Superior

Verifica el borrador del –PAA- y si es procedente lo aprueba emitiendo el respectivo Acuerdo Interno, caso contrario lo remite nuevamente al Jefe de Auditoría para hacer las enmiedas respectivas.


Carga en el Sistema SAG-UDAI el Acuerdo Interno emitido por el Despacho Superior, con el cual se aprobó el Plan Anual de Auditoría para el ejercicio fiscal.


Imprime el Plan Anual de Auditoría –PAA- junto con la Constancia de Registro Electrónico emitido por la Contraloría General de Cuentas y lo traslada al Asistente.

10 Asistente de Auditoría

Archiva el Plan Anual de Auditoría –PAA- junto con su documentación de soporte.

Fin del procedimientos




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J. Diagrama de Flujo


Procedimiento de Ejecución De Auditorías Financieras, Desempeño, Cumplimiento

Y Examenes Especiales


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EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS, FINANCIERAS, DESEMPEÑO, CUMPLIMIENTO Y EXAMENES ESPECIALES

A. Objetivo

Evaluar la conveniencia, oportunidad, eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de los procesos operativos y financieros en el marco de la calidad del gasto. Evaluar el ambiente y estructura del control interno institucional, así como los aspectos legales correspondientes a los procesos financieros, administrativos y operacionales; así como verificar la custodia y salvaguarda del patrimonio a cargo de las diferentes Direcciones, Departamentos y Unidades que integran la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-. Evaluar que la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos asignado en la SE CONRED en cada ejercicio fiscal, con la finalidad que responda con los objetivos y metas trazadas en el Plan Operativo Anual en el marco de la gestión por resultados.

B. Alcance

Realizar auditorías en las diferentes Direcciones, Departamentos y Unidades de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- durante los meses de enero a diciembre de cada año. Asignar las auditorias de acuerdo al recurso humano disponible en la Unidad de Auditoría Interna, lo cual permitirá cumplir con las metas establecidas en el Plan Anual de Auditoría conforme el Plan Estratégico y Plan Operativo Anual de la SE CONRED. Emitir Notas de Auditorías preventivas en casos que por su naturaleza sean necesarias tomar medidas y recomendaciones a corto plazo.





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Mantener líneas de comunicación constante y efectiva con las autoridades superiores, Directores, Jefes de Unidad, Departamentos, Coordinaciones y personal técnico.

C. Referencia

Constitución Política de la República de Guatemala.

Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Decreto 109-96, Ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de

Desastres Natural o Provocado –CONRED-.

Acuerdo Gubernativo 96-2019, Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría

General de Cuentas.

Decreto Gubernativo 49-2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora

Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.

Acuerdo 075-2017, Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras

Superiores Adaptadas en Guatemala, ISSAI.GT, de la Contraloría General de

Cuentas.

Acuerdo Interno No. 94-2013, Manual de Organización y Funciones de la

Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.

Acuerdo Interno A-119-2011, de la Contraloría General de Cuentas; norma el

uso obligatorio del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de

Auditoría Interna –SAG UDAI-.

Manual de Auditoría Gubernamental Financiera, de Desempeño y de

Cumplimiento, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Oficio Circular No. 002-2017, presentación y envío electrónico de los Planes

Anuales de Auditoría a través del Sistema de Auditoría Gubernamental para las

Unidades de Auditoría Interna -SAG UDAI-.

La Normativa interna y externa será de observancia general para las actividades a desarrollar por la Unidad de Auditoría Interna, la cuales están sujetas a reformas, entre otras normativas aplicables a la competencia de la UDAI.





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El Auxiliar de Auditoría Interna será el responsable de efectuar el presente procedimiento, para lo cual tendrá el apoyo de la Asistente y la Autorización del Jefe de la Unidad de Unidad.

E. Definiciones



Despacho Superior








Elaboración, Ingreso y Aprobación del Plan Anual de Auditoría.

Auditorías Financieras, de Cumplimiento, de Desempeño y Exámenes

Especiales.

Actividades Administrativas.

G. Políticas

Se realizarán auditorías en cumplimiento a los procedimientos técnicos y

metodológicos establecidos por las Normas ISSAI.GT, Normas de Control Interno

y legislación aplicable al quehacer de la Unidad de Auditoría Interna.





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En todos los trabajos que ejecuten los auxiliares de auditoría, deben prever

alcance que permita evalua, analizar y pronunciarse sobre el funcionamiento

completo de los procesos a efecto de evitar informes con conclusiones

parciales.

Las auditorías ejecutadas por los auxiliares de auditoría deben contener las

pruebas suficientes y competentes que sustenten el trabajo efectuado.


Los formatos que contribuyen en los procesos y procedimientos para la ejecución de Auditorías Financieras, de Cumplimiento, Desempeño y Exámenes Especiales, se detallan a continuación:


1 Formato de Nombramiento de Auditoría. CONRED-UDAI-05

Ver Anexo 5

2 Formato de Memorando de Planificación. CONRED-UDAI-06

Ver Anexo 6

3 Formato de Programa de Auditoría. CONRED-UDAI-07 Ver Anexo 7

4 Formato de Cédula Narrativa. CONRED-UDAI-08 Ver Anexo 8

5 Formato de Cuestionarios de Control Interno. CONRED-UDAI-09

Ver Anexo 9

6 Formatos Diversos de Papeles de Trabajo. CONRED-UDAI-10

Ver Anexo 10

7 Formato Electrónico Estructura Informe de Auditoría. CONRED-UDAI-11

Ver Anexo 11

8 Formato Electrónico Resumen Gerencial. CONRED-UDAI-12

Ver Anexo 12

9 Formato de Seguimiento a Recomendaciones. CONRED-UDAI-13

Ver Anexo 13





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A continuación se describe paso a paso las actividades que se generan para la Ejecución de Auditorías Financieras, de Cumplimiento, Desempeño y Exámenes Especiales:

No. Unidad / Puesto

Actividad

1 Jefe de

Auditoría Interna

Etapa 1 Aspectos Previos al Proceso de Auditoría

Emite el nombramiento para la asignación de la auditoría en el Sistema SAG-UDAI, con base al Plan Anual de Auditoría -PAA-, imprime, firma y traslada al Auxiliar.

2 Auxiliar de Auditoría

Recibe el nombramiento, se presenta al área auditada, entrega copia del nombramiento, posteriormente remite duplicado al Asistente para su archivo.


Etapa 2 Familiarización

Evalúa el marco legal aplicable, desempeño de la ejecución presupuestaria (cuando aplique), analiza informes anteriores, realiza la visita preliminar y conoce el entorno del área auditada, elabora el requerimiento de información con el fin de efectuar el control de calidad de la información recopilada.





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Etapa 3 Planificación

Realiza la planificación de la Auditoría, evalúa el control interno, identifica riesgos y controles relevantes, determinación y método de selección de la muestra, identifica los papeles de trabajo a utilizar, establece comunicación con el área a auditar, clasifica las cuentas significativas en los Estados Financieros y Presupuestarios (cuando aplique), cuentas no significativas, cuentas insignificantes, así también identifica posibles riesgos y controles relevantes para la auditoría.


Elabora e ingresa en el sistema SAG-UDAI el Memorando de Planificación y solicita su revisión y aprobación al jefe de auditoría interna si es procedente.

6 Jefe de

Auditoría Interna

Verifica, revisa y aprueba en el sistema SAG-UDAI y si es procedente valida el Memorando de Planificación.


Elabora en el sistema SAG-UDAI el Programa de Auditoría con base a la información recopilada conforme la Etapa 3 Planificación, solicita su revisión y aprobación al Jefe de Auditoría, si es procedente.

8 Jefe de

Auditoría Interna

Verifica, revisa y aprueba en el sistema SAG-UDAI y si es procedente valida el Programa de Auditoría.

9 Auxiliar de Auditoría Interna

Elabora la Cédula Narrativa en el sistema SAG-UDAI y solicita su revisión y aprobación al Jefe de Auditoría Interna si es procedente.

10 Jefe de

Auditoría Interna

Verifica la información ingresada y si es procedente aprueba la Cédula Narrativa.


Elabora el cuestionario de control interno y lo traslada al Jefe de la Unidad para su revisión.





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12 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa el Cuestionario de Control Interno y si lo considera procedente lo aprueba.


Emite el Oficio y traslada el Cuestionario de Control Interno a la Unidad Auditada.

14 Unidad

Auditada

Contesta el Cuestionario de Control Interno y adjunta la documentación de soporte de las respuestas afirmativas, negativas, No Aplica N/A y observaciones.


Evalúa el ambiente de control, proceso de evaluación de riesgos, información y comunicación, actividades de supervisión y monitoreo de la Unidad Auditada.


Revisa y analiza la información y documentación presentada por la Unidad Auditada. Escanea el Cuestionario de Control Interno, y carga al Sistema SAG-UDAI.


Etapa 4 Ejecución de la Auditoría

Recopila y analiza la información para efectuar la evaluación de la evidencia, análisis, evaluación de los documentos obtenidos por parte de la Unidad Auditada.


Clasifica e identifica los respectivos papeles de trabajo que se consideren necesarios, como soporte de la revisión que lleva a cabo en la Unidad Auditada.


Analiza los documentos y papeles de trabajo, elabora los posibles Hallazgos de Control Interno y los relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables.





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20 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa, analiza los posibles Hallazgos de Control Interno y los relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, si considera procedente, aprueba y traslada al auxiliar de auditoría, para el ingreso en el Sistema SAG-UDAI.


Etapa 5 Comunicación de Resultados

Elabora e Ingresa en el sistema SAG-UDAI el borrador del Informe de Auditoría y solicita su aprobación.

22 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa, analiza el contenido del borrador del Informe de Auditoría, si considera procedente, aprueba en el sistema SAG-UDAI.


Elabora oficio para requerir reunión y discutir los posibles Hallazgos de Control Interno y los Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables.

24 Unidad

Auditada

Presenta los documentos y argumentos al personal de la Unidad de Auditoría Interna, con la finalidad de desvanecer los posibles Hallazgos planteados en el Borrador del Informe.

25

Auxiliar de Auditoría

Analiza, evalúa los documentos, argumentos y comentarios de descargo presentados por la Unidad Auditada. Conforma, integra y escanea los papeles de trabajo. En caso los Hallazgos han sido confirmados procede a ingresar al sistema SAG-UDAI y lo traslada al jefe de auditoría para su aprobación. De no confirmar el hallazgo, no ingresa al Sistema SAG-UDAI, traslada al Jefe de Auditoría el Informe Final para su aprobación.


EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS,

DESEMPEÑO, CUMPLIMIENTO Y EXAMENES ESPECIALES


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Elabora el informe final, identifica los hallazgos confirmados y selecciona la opción (SI) en el sistema SAG-UDAI para que se incluya en el Informe Gerencial, y traslada al Jefe de la Unidad para solicitar su aprobación.

27 Jefe de

Auditoría

Revisa, evalúa, aprueba o rechaza en el Sistema SAG UDAI los comentarios de los Hallazgos ingresados por el Auxiliar de Auditoría, e informa al Auxiliar de Auditoría, de lo contrario, aprueba cada hallazgo en el Sistema SAG-UDAI, para la emisión del Informe Final.


Genera, imprime y firma el informe final e Informe Gerencial, ingresado en el sistema SAG-UDAI, elabora Oficio dirigido al Despacho Superior y Oficio del Unidad Auditada, y traslada al Jefe de Auditoría para la firma.

29 Jefe de

Auditoría Interna

Firma el informe final, informe gerencial y Oficios, traslada al Asistente para su distribución al Despacho Superior y Unidad Auditada.


Recopila toda la documentación de la auditoría realizada, traslada al Asistente para su archivo.


Etapa 6 Seguimiento

Evaluación y verificación de las acciones correctivas implementadas por la Unidad Auditada, derivadas de recomendaciones emitidas en auditorías anteriores, como parte de las buenas prácticas, posterior a la realización de la auditoría llevada a cabo por la Contraloría General de Cuentas: Elabora Oficio dirigido a la Unidad que fue Auditada, adjuntando formato emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene los hallazgos, recomendaciones y estado de cada hallazgo (cumplido, no cumplido, en proceso), traslada al Jefe de la Unidad para solicitar su aprobación.

32 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa, analiza y si es procedente aprueba y firma, traslada al Auxiliar de Auditoría, para la entrega a la Unidad Auditada





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33 Unidad

Auditada

Respalda los documentos que demuestran el cumplimiento de las recomendaciones de los hallazgos, identificando el estado (cumplido, no cumplido, en proceso), y traslada a la Unidad de Auditoría Interna.


Analiza y valida la documentación enviada por la Unidad Auditada, elabora informe y papeles de trabajo, traslada al Jefe de la Unidad para revisión y/o aprobación.

35 Jefe de

Auditoría Interna

Recibe el informe final que contiene los hallazgos confirmados.

36 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa, analiza y si es procedente aprueba la información remitiéndola a la Contraloría General de Cuentas.

Fin del Procedimiento





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A continuación se muestra de manera gráfica las actividades para la Ejecución de Auditorías Financieras, de Gestión y Exámenes Especiales:





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ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS


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ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS A. Objetivo

Evaluar aspectos administrativos y financieros específicos, relacionados al cumplimiento del control interno, en las diferentes Direcciones, Departamentos y Unidades de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-.

B. Alcance

Evaluación a procesos específicos en las diferentes Direcciones, Departamentos y Unidades de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-, con el propósito que las Autoridades Superiores, Directores, Jefes de Coordinaciones, Áreas o Unidades y el resto del personal involucrado, que se relacionan y participan en gestiones financieras, operacionales y administrativas, no sean sujetos a posibles multas o sanciones por parte de Contraloría General de Cuentas.

Asimismo, se verifican las medidas o acciones sobre el cumplimiento y avance del cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas y la Unidad de Auditoría Interna con la finalidad de evitar riesgos y reincidencias.

C. Referencia

Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Decreto 109-96, Ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres Natural o Provocado –CONRED-.

Acuerdo Gubernativo 96-2019, Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Decreto Gubernativo 49-2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.

Acuerdo 075-2017, Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas en Guatemala, ISSAI.GT, de la Contraloría General de Cuentas.

Acuerdo Interno No. 94-2013, Manual de Organización y Funciones de la Coordinadora Nacional Para la Reducción de Desastres –CONRED-.




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Acuerdo Interno A-119-2011, de la Contraloría General de Cuentas; norma el uso obligatorio del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna –SAG UDAI-.

Manual de Auditoría Gubernamental Financiera, de Desempeño y de Cumplimiento, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Oficio Circular No. 002-2017, presentación y envío electrónico de los Planes Anuales de Auditoría a través del Sistema de Auditoría Gubernamental para las Unidades de Auditoría Interna -SAG UDAI-.

La Normativa interna y externa será de observancia general para las actividades a desarrollar por la Unidad de Auditoría Interna, la cuales están sujetas a reformas, entre otras normativas aplicables a la competencia de la UDAI.


El Auxiliar de Auditoría Interna, será el responsable de efectuar el presente procedimiento, para lo cual tendrá el apoyo del Asistente y la Autorización del Jefe de la Unidad.

E. Definiciones



Despacho Superior










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Elaboración, Ingreso y Aprobación del Plan Anual de Auditoría.

Auditorías Financieras, de Cumplimiento, de Desempeño, y Exámenes

Especiales

G. Políticas

En todos los trabajos que ejecuten los auditores internos, deben prever un

alcance que les permita pronunciarse sobre el funcionamiento completo de los

procesos evaluados para evitar la emisión de informes con conclusiones

parciales.

Las revisiones y verificaciones mediante las auditorías deben contener pruebas

suficientes y competentes que sustenten el trabajo efectuado.

Evaluar la razonabilidad de la ejecución administrativa y financiera, a efecto de promover la mejora continua y el fortalecimiento de los mecanismos de contr


A continuación se listan los formatos que hacen que los procesos y procedimientos den cumplimiento a las Actividades Administrativas:


1 Formato Nombramiento de Auditoría. CONRED-UDAI-14 Ver Anexo 14

2 Formatos Diversos de Papeles de Trabajo. CONRED-UDAI-15 Ver Anexo 15

3 Formato Estructura Informe de Auditoría. CONRED-UDAI-16 Ver Anexo 16




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A continuación se describe paso a paso las actividades que se generan para el desarrollo de las Actividades Administrativas:

No. Unidad / Puesto

Actividad

1 Jefe de

Auditoría Interna

Emite el nombramiento para la asignación de la Actividad Administrativa en el sistema SAG-UDAI con base al Plan Anual de Auditoría -PAA- imprime, firma y traslada al Auxiliar.


Recibe el nombramiento, se presenta y se entrega al área específica y devuelve copia a la asistente para su archivo.


Recopila la información referente a la actividad administrativa, según el objeto y alcance específico.


Analiza y evalúa la información recopila y elabora los papeles de trabajo que correspondan, registrando en ellos dicha información.


Elabora en el sistema SAG-UDAI el borrador del Informe de la Actividad Administrativa y solicita su aprobación.

6 Jefe de

Auditoría Interna

Revisa, analiza y si es procedente aprueba el informe en el sistema SAG-UDAI.

7 Asistente de

Auditoría

Elabora oficio y traslada el Informe de la Actividad Administrativa al Despacho Superior con copia a la Unidad Auditada

8 Despacho Superior

Recibe el Informe de la Actividad Administrativa.

9 Unidad

Auditada Recibe el Informe de la Actividad Administrativa.


Analiza y valida la documentación de respaldo, si es procedente, traslada a la asistente para su archivo.

Fin del Procedimiento




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A continuación se muestra de manera gráfica el procedimiento para las Actividades Administrativas:


ANEXOS


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ANEXOS


ANEXOS


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Anexo 1.

Sección A

Formato Electrónico Estructura del Plan Anual de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI. CONRED-UDAI-01


ANEXOS


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Anexo 1.

Sección B


ANEXOS


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Anexo 2.

Formato Electrónico del Ingreso de las Auditorías del Plan Anual de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI. CONRED-UDAI-02


ANEXOS


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Anexo 3.

Sección A

Formato del Acuerdo Interno de Aprobación del Plan Anual de Auditoría. CONRED-UDAI-03.


ANEXOS


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Anexo 3.

Sección B


ANEXOS


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Anexo 4.

Formato Electrónico de Constancia de Registro Electrónico Plan Anual de Auditoría en el Sistema SAG-UDAI. CONRED-UADI-04.


ANEXOS


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Anexo 5.

Formato Nombramiento de Auditoría. CONRED-UDAI-05


ANEXOS


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Anexo 6.

Formato Memorando de Planificación. CONRED-UDAI-06


ANEXOS


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Anexo 7.

Formato Programa de Auditoría. CONRED-UDAI-07


ANEXOS


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Anexo 8.

Formato Cédula Narrativa. CONRED-UDAI-08


ANEXOS


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Anexo 9.

Formato Cuestionario de Control Interno. CONRED-UDAI-09

COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE DESASTRES -CONRED-

HECHO POR:

AUDITORÍA INTERNA APROBADO POR:

FECHA.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

TIPO DE AUDITORIA:

ÁREA EXAMINADA: PERÍODO A EXAMINAR:

NOMBRE DEL RESPONSABLE:

PUESTO QUE OCUPA:

FECHA: FIRMA Y SELLO:

INSTRUCCIONES:

No. DESCRIPCIÓN SI NO N/A OBSERVACIONES

1

2

3


ANEXOS


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Anexo 10.

Sección A

Formatos Diversos de Papeles de Trabajo. CONRED-UDAI-10

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PT A

AÑO 20XX

ELABORADO POR:

FECHA:

ARQUEO DE FONDO ROTATIVO

Responsable del Fondo:

P/T CONCEPTO FONDO ASIGNADO FONDO AUDITADO DIF(+/-)

Fondo Asignado al Fondo Rotativo

Disponibilidad encontrada

A – 1 Efectivo

A- 2 Libro de Bancos

Documentos de Legitimo Abono

A- 3 Facturas y / o Recibos

Otro tipo de documentación que respalde el desembolso

A – 4 Vales

Liquidaciones pendientes de reembolso

A- 5 FR 03

TOTALES

Q -

Observaciones:

Recibí Conforme:

AUDITORIA

RESPONSABLE

INTERNA

FONDO ROTATIVO


ANEXOS


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Anexo 10.

Sección B

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PT A

AÑO 20XX

ELABORADO POR:

FECHA:

ARQUEO DE FONDO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE

Encargado del Fondo:

P/T CONCEPTO CANTIDAD INICIAL FONDO AUDITADO

DIFERENCIA

Fondo Asignado

C – 1 (+) Detalle de la Disponibilidad

C – 2 (+) Cupones entregados pendientes de Liquidar

C – 3 (+) Aportaciones recibidas

C – 4 (-) Liquidaciones pendientes de reembolso

Efectivo

Intereses Bancarios pendientes de registro

TOTALES

OBSERVACIONES:

Entregue:

Recibí Conforme:

AUDITORIA

RESPONSABLE

INTERNA

fecha:


ANEXOS


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Anexo 11.

Formato Electrónico Estructura de Informe de Auditoría. CONRED-UDAI-11

Anexo 12.


ANEXOS


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Formato Electrónico Resumen Gerencial. CONRED-UDAI-12


ANEXOS


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Anexo 13.

Formato Seguimiento a Recomendaciones. CONRED-UDAI-13


ANEXOS


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Anexo 14.

Formato Nombramiento de Auditoría Específica. CONRED-UDAI-14.


ANEXOS


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Anexo 15.

Formato Papeles de Trabajo Actividades Administrativas. CONRED-UDAI-15

AUDITORIA INTERNA

PT A

CORTE DE FORMAS

ELABORADO POR:

FECHA:

No. Nombre del Documento

No. De Autorización

Autorizadas Ultima

utilizada

Folios Disponibles Total

Del No. Al No.

1

Observaciones:

Entregue:

Auditoría

RESPONSABLE DEL FONDO


ANEXOS


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Anexo 16.

Formato Estructura Informe de Actividad Administrativa. CONRED-UDAI-16

Formato Actualización de Manual de Procedimientos DGIRRD-02-2018. doc.

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