Manual de Usuario Del Proyecto de Implantacion de Sap R_3

MANUAL DE USUARIO DEL PROYECTO DE IMPLANTACION DE SAP R/3

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Fecha:14/08/2002

Modulo: GL Manual: Libro Mayor

4. Plan de Cuentas de Mayor

4.1 Crear un Registro Maestro de Cuenta de Mayor

Vía de AccesoEn la barra de herramientas del menú principal ingrese por Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Tratamiento Individual Central (Ver Figuras 4.1.1)

ObjetivoDefinir en el libro mayor todas las cuentas que servirán de base para las contabilizaciones; para cada una de ellas se incluirá información específica que indica la función de la misma. Los datos maestros importantes para la utilización son almacenados en el registro de la cuenta.

4.1.1 Pantalla Menú para entrada de cuentas de mayor

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La pantalla 4.1.2 es la inicial para incluir las cuentas del Libro Mayor a nivel de Plan de Cuentas, los campos a digitar son Cuenta de Mayor y Sociedad.

Figura 4.1.2. Entrada Principal para la Creación de Cuenta de Mayor.

Indicador Nombre del Campo Significado ValoresPropuestos

(1) Cta. Mayor Número de la cuenta de 10 dígitos que se quiere crear.

F4

(2) Sociedad El numero de sociedad. F4

Una vez ingresado los datos, se presiona el icono crear , apareciendo la pantalla 4.1.3. primera carpeta denominada Tipo/Denominación, .

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4.1 .3 Cta.mayor crear: Central


(1) Grupo de cuentas El grupo de cuentas es un resumen de las características que controlan la creación de registros maestros. Puede utilizarse para determinar los campos que deben o pueden completarse al crear el registro maestro. Además, puede utilizarse para predefinir un intervalo de números, a partir del cual se deben escoger los números para los registros maestros. Se crean, con el mismo grupo de cuentas, las cuentas que necesitan los mismos campos del registro maestro y que utilizan el mismo intervalo de números.

F4

Cta. Beneficio Indica que la cuenta es de beneficio. F4

Cta. de balance Indica que la cuenta es de balance. F4

(2) Texto breve Es este campo es un nombre corto de la cuenta contable.

ninguno

(3) Texto explicativo Indica el nombre de la cuenta contable. ninguno(4) Sociedad GL asociada Indica la Sociedad de Consolidación. F4

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Ingresando los datos, se da clic en la siguiente carpeta denominada Datos de control, apareciendo la pantalla 4.1.4.

Figura 4.1.4.Cta. mayor Crear: Central


(1) Moneda de la Cuenta Moneda en la que se gestiona la cuenta. CRCSaldo solo en moneda local Este indicador señala que en las

contabilizaciones de la cuenta, los datos sólo se actualizan en la moneda local.

Ninguno

(2) Clave de diferencias T/C Clave para la valorización de moneda extranjera de cuentas de Balance.Con la clave de valorización se le indica al sistema las cuentas donde se contabilizan las diferencias de valorización.

F4

(3) Grupo de Valoración Agrupamiento de cuentas de mayor en un grupo para la valorización del tipo de cambio.

F4

(4) Categoría Fiscal Tipo de cuenta de impuestos. F4Permitida contab. Sin IVA Si se indica, permite contabilizar la cuenta

sin tener que introducir un indicador de impuestos.

Ninguno

(5) Cta. asociada por clase de Cta. Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta F4

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asociada. La cuenta asociada asegura la integración de una cuenta de la contabilidad auxiliar en el libro mayor.

(6) N° de Cuenta Alternativo Indica otro número para la cuenta. Por ejemplo el número de cuenta de un sistema anterior o de un plan de cuentas nacional.

F4

Gestión de cuentas externa Para cuentas que se gestionan en un sistema externo.

Ninguno

(7) Clave de inflación(8) Grupo de Tolerancia

Gestión Partidas Abiertas Especifica que se gestionen las partidas abiertas para la cuenta

Ninguno

Visualización Part. Indiv. Permite visualizar partidas individuales de la cuenta.

Ninguno

(9) Clave de clasificación Para visualizar las partidas individuales, el sistema sigue un orden de clasificación estándar, esta opción le ofrece la posibilidad de determinar una secuencia diferente.

F4

En esta pantalla se llenan los campos con la información requerida y se pasa a la siguiente carpeta denominada Entrada/Banco, apareciendo la pantalla siguiente 4.1.5.

4.1.5. Cta.mayor Crear: Central

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(1) Grupo Status Campos Determina el formato de imagen en la entrada de documentos.

F4

Sólo Contab. Automáticamente Indicador que determina que esta cuenta sólo deberá admitir contabilizaciones automáticas; es decir, las hechas por el sistema.

Ninguno

(2) Nivel de Tesorería El nivel de tesorería se emplea para el control en la gestión de caja.

F4

Relevante para movim. caja Este indicador señala que en la cuenta de mayor en cuestión se contabilizan movimientos de caja.

Ninguno

(3) PosPre Código alfanumérico de la posición presupuestaria, a la cual asigna un presupuesto.

F4

(4) Banco Propio Con la clave se determinan todos los datos bancarios. Relaciona la cuenta con los datos bancarios

F4

(5) ID de Cuenta En combinación con la clave del banco propio, esta clave identifica en forma particular una cuenta bancaria

F4

Después de ingresar los datos obligatorios y/o necesarios, se procede a grabar dicha

información a través del icono ubicado en la barra de herramientas. El sistema nos dará un mensaje notificando que la cuenta ha sido creada en el Plan de Cuentas, y aparecerá la pantalla 4.1.6 mostrando el mensaje, para salir de la creación de cuentas se pulsa el

icono final.

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4.1.6. Cta.mayor Visualizar: Central

En la pantalla de entrada principal de creación de cuentas de mayor, aparece una serie de iconos de diversas aplicaciones que se pueden realizar a las cuentas, seguidamente se explicaran cada una de ellas.

4.2 Visualizar Registro Maestro de Cuenta de Mayor

ObjetivoVisualizar la información de todos los campos de un registro maestro de una cuenta de mayor.

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Dentro de la pantalla de creación de cuentas de mayor se digita el número de cuenta, se

selecciona la sociedad. y se presiona el icono . Se puede visualizar todas las diferentes carpetas de la cuenta. Con esta opción se podrá visualizar los campos que le están autorizados al usuario.

4.3 Modificar Registro Maestro de Cuenta de Mayor

ObjetivoRealizar cambios o modificaciones a ciertos campos en un registro maestro de cuentas de mayor.

Al ingresar a la pantalla de creación de cuentas de mayor, se le indica el número de la

cuenta, se selecciona la sociedad y se presiona el icono modificar. Se puede modificar todos los campos que se requieren de las diferentes carpetas. (Figura 4.3.1)

Figura 4.3.1 Pantalla Vía de Acceso Modificación

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Una vez ingresados las modificaciones que se desean realizar en los campos de la figura

4.3.1. , se debe grabar las modificaciones con el icono generando el mensaje de que la grabación ha sido efectuada y para se presiona el icono .

4.4 Bloquear maestro de cuenta de mayor

Objetivo

Bloquear para creación, contabilizaciones y/o planificación una cuenta determinada dentro del Plan de Cuentas de Mayor, bien sea en todas las sociedades o en una particular

Al darle enter aparece la pantalla de entrada principal de creación de cuentas de mayor, en dicha pantalla le indicamos el número de la cuenta que se desea bloquear y se presiona el

icono .Icono Bloqueo (figura 4.4.1)

4.4.1 Cta.mayor Bloquear: Central

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Bloqueo de Creación Este indicador tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la creación en la sociedad.

Ninguno

Bloqueo de Contabilización Todas las Sociedades: La cuenta se bloquee para contabilización en todas las Sociedades existentes

Ninguno

Bloqueo de Planificación Tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la planificación.

Ninguno

Bloqueo en la sociedad Hace que la cuenta se bloquee para contabilización en la Sociedad seleccionada.

Ninguno

La opción de bloqueo nos permite bloquear las cuentas contables o sociedades, temporalmente mientras se ejecuten algún tipo de corrección el cual, obligó al bloqueo de

la cuenta de mayor. Luego presiona el icono gravar y bloquea la cuenta de mayor,

luego de haber finalizado se sale con el icono .

4.5 Desbloquear una cuenta contable

Se vuelve a presionar en el icono bloquear y el sistema le desplegara la pantalla 4.5.1, para desbloquear y estando en la pantalla se desmarca la opción bloqueada, luego presiona

el icono gravar y desbloquea la cuenta de mayor, luego de haber finalizado se sale

con el icono .

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4.5.1 Pantalla de bloqueo

4.6. Marcar para Borrado Maestro Cuenta de Mayor (FS06)

Objetivo

Marcar una cuenta específica de mayor para que sea borrada. Se utiliza cuando se realiza mantenimiento del Plan de Cuentas y se va a eliminar todas aquellas cuentas que ya no se necesitan, porque se seleccionan para borrar sólo aquellas que están marcadas para borrado. Por supuesto, el administrador del plan de cuentas debe asegurarse que las cuentas han sido marcadas para borrado. Es importante resaltar que una cuenta sólo puede ser borrada si su saldo es cero. Lo que se aconseja cuando no se va a utilizar más una cuenta, es bloquearla para contabilizaciones y marcarla para borrado. Una cuenta puede ser marcada para borrado a nivel de Plan de cuentas (para todas las sociedades y el Plan) o a nivel de Sociedad.

Al darle enter aparece la pantalla de entrada principal de creación de cuentas de mayor, en dicha pantalla le indicamos el número de la cuenta que se desea bloquear y se presiona el

icono marcar desplegándose la pantalla 4.6.1

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4.6.1 Cta.mayor Marcar para borrado: Central


Petición borrado Plan de Cuentas

Este indicador señala que deben marcarse para borrado datos del registro maestro a nivel de Plan de Cuentas.

Ninguno

Petición borrado en la Sociedad Este indicador señala que deben marcarse para borrado datos del registro maestro a nivel de Sociedad.

Ninguno

Una vez completados los datos necesarios, debemos grabar dicha información a través del

icono ubicado en la barra de herramientas.

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4.7 Crear una cuenta mayor con modelo

Objetivo

Crear una cuenta con base en una ya existente., por ejemplo crear una cuenta gastos o ingresos en las cuales las variables de creación son iguales lo único que varia es el nombre de la cuenta.

Al ingresar a la pantalla principal de creación de cuentas de mayor, se digita el numero de cuenta, se indica la sociedad y se presiona el icono crear con modelo

; desplegándose la pantalla 4.7.1

4.7.1 Cuenta modelo


1 Cta mayor Cuenta de mayor que se tomara de modelo de creación

F4

2 Sociedad Sociedad a la que pertenece la cuenta de modelo.

F4

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Le damos enter apareciendo nuevamente la pantalla principal de creación de cuentas con las carpetas debidamente llenas, en las cuales solamente debemos cambiar los campos que se requieran para la nueva cuenta.

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