Mapeo de Procesos

Los Procesos Evolucionan con el Tiempo

• Todo trabajo es un proceso.• Todos los procesos evolucionan con el tiempo.• Al principio, se establece un buen proceso.• Las necesidades del negocio cambian

gradualmente este proceso.• Los cambios no siempre son para mejorar.• Todos hacen su mejor esfuerzo, pero el proceso

evoluciona a su estado actual.• Probablemente muy pocas personas han visto el

proceso completo de principio a fin.

Mapeo de Procesos

• Que son los Mapas de Procesos?– Los mapas de procesos son diagramas que

utilizan símbolos gráficos para describir la naturaleza y el desarrollo de los distintos pasos que componen un proceso.

– También son llamados “Diagramas de flujos”o“flujogramas”.

Mapeo de Procesos

• Porque trazar Mapas de Procesos?– Tener perspectiva– Localizar desconexiones, fallas, problemas– Generar soluciones– Reducir el tiempo del ciclo– Comunicarnos

Mapeo de Procesos

• Para que se utilizan los Mapas de Procesos?– Para comprender los procesos de la empresa– Como herramientas de entrenamiento e

inducción a nuevos empleados– Para resaltar las relaciones cliente-proveedor– Para identificar problemas y oportunidades de

mejora

Mapeo de Procesos

Cuando el mapa es utilizado para identificar problemas y oportunidades de mejora suelen realizarse dos o tres tipos de mapas, que describan:

• Cómo Está• Cómo Debería Estar • Cómo Podría Estar

Mapeo de Procesos

• Existen distintos tipos de Mapas de Procesos, por ejemplo:– Lineal– Funcional cruzado– IDEF

Mapeo de Procesos

• Existen distintos tipos de Mapas de Procesos:– Lineal

• Describe las secuencia de cada paso del proceso. Ayuda a identificar las etapas con reprocesos, y los pasos redundantes y/o innecesarios.

– Funcional cruzado– IDEF

Mapeo de Procesos

• Ejemplo Mapa lineal:

Inicio Ir a clase

Estudiar

Tengo los conocimientos

suficientes?

Tomar examen FINSI

NO

Mapeo de Procesos

• Existen distintos tipos de Mapas de Procesos:– Lineal– Funcional cruzado

• Contiene los mismos beneficios del Mapa de proceso lineal, pero además identifica que roles o sectores realizan cada paso del proceso. Ayuda a comprender como cada rol se relaciona con otro.

– IDEF

Mapeo de Procesos

• Ejemplo Mapa funcional cruzado:DUCSA – FJR

Proceso de entrega de combustible (macro)

Inicio Solicitar Combustible

Tomar pedido y derivar a Planta correspondiente

Asignar Fletero

Cargar Combustible

Realizar viaje

Cobrar al estacionero

Entregar Combustible

Pagar a DUCSA

Verificar pago

Pagar al Fletero FIN

Mapeo de Procesos

• Existen distintos tipos de Mapas de Procesos:– Lineal– Funcional cruzado– IDEF

Integration Definition for Function Modeling• Describe los procesos en niveles, describiendo

para cada actividad que recursos se utilizan, que ingresa a la actividad, que sale como resultado y que controles/políticas/manuales se utilizan.

Mapeo de Procesos

• Ejemplo Mapa IDEF:

A0

ActividadINPUTS OUTPUTS

Recursos

Controles/Políticas/Manuales

Mapeo de Procesos

Mapeo de Procesos

Mapeo de Procesos

• Pasos iniciales para realizar Mapas de Procesos:– Identificar las personas correctas para desarrollar

el Mapeo– Determinar que se espera del Mapa de Proceso– Identificar quien y como lo usará– Definir el nivel de detalles del Mapa de Proceso– Establecer los límites del Proceso a describir

Mapeo de Procesos

• Que símbolos se utilizan?Terminador: indica el inicio y el fin del proceso

Actividad: indica qué se realiza en este paso en particular

Decisión: indica distintos pasos a seguir, dependiendo del resultado

Subproceso: indica otro proceso, descrito en otro mapa de procesos

Espera: indica que el proceso es interrumpido por alguna razón

Mapeo de Procesos

• Cuales son los niveles de descripción?– El nivel de descripción es establecido de

acuerdo a la utilización del mapeo del proceso.

• Macro• Mini• Micro

Mapeo de Procesos

• Pasos a seguir para construir un Mapa de Procesos:

1. Definir que proceso se describirá, y cual es el propósito de la descripción2. Establecer los limites del proceso: cual es el inicio y cual es el resultado

final• Identificar que SI va a ser descrito y que NO• Identificar las actividades principales

3. Realizar un “inventario” de los pasos, actividades y decisiones del proceso, y en el caso del mapa funcional cruzado incluir que rol cumple la tarea

4. Colocar los en la secuencia que corresponda5. Asignar los símbolos correspondientes6. Revisar el Mapa de Proceso

Mapeo de Procesos

• Observaciones importantes a tener en cuenta:– Las personas seleccionadas para realizar el

mapeo de procesos– Empezar siempre por la versión Macro– Si se describe el proceso actual, describir lo

que realmente ocurre, y no lo que se quisiera que pasara.

Mapeo de Procesos

• Interpretación de Mapas de Procesos– Determinar quien está involucrado en el proceso– Encontrar las causas raíz de los problemas– Encontrar maneras de realizar el proceso de forma

más eficiente– Determinar como implementar cambios al proceso– Encontrar pasos que no agreguen valor– Proveer entrenamiento de cómo funciona el proceso,

o como debería funcionar.

Mapeo de Procesos• Interpretación de Mapas de Procesos

1. Determinar• Cuellos de Botella• Debilidades• Pasos pobremente definidos• Pasos que no agregan valor

2. Examinar puntos de decisión3. Examinar los tiempos de espera4. Examinar los loops del proceso5. Examinar cada actividad6. Examinar el proceso como un todo.

Mapeo de Procesos

• Ejercicio