NODO COMUNERO -...
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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01 INFORME DEFINITIVO – ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE GUADALUPE SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 93 NODO COMUNERO ALCALDIA MUNICIPAL GUADALUPE - SANTANDER AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL ( No. 000216 29 Noviembre 2014 ) REPRESENTANTE LEGAL OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA ALCALDE 2012 - 2015 VIGENCIA 2013 BUCARAMANGA, NOVIEMBRE DE 2014
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NODO COMUNERO
ALCALDIA MUNICIPAL GUADALUPE - SANTANDER
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL
( No. 000216 29 Noviembre 2014 )
REPRESENTANTE LEGAL
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA
ALCALDE 2012 - 2015
VIGENCIA 2013
BUCARAMANGA, NOVIEMBRE DE 2014
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CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER
EQUIPO DIRECTIVO
ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander
CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander
SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal
WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ Auditor Fiscal
EQUIPO AUDITOR
CLAUDIA PATRICIA VELASCO CAPACHO Abogada
Coordinador de Auditoría
MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES
Administrador de Empresas
HERNANDO RODRIGUEZ VARGAS
Administrador de Empresas
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TABLA DE CONTENIDO Pág.
1 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 4 1.1 CONTROL DE GESTIÓN 4 1.1.1 Gestión Contractual 5 1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 52 1.1.3 Legalidad 52
1.1.4 Gestión Ambiental 53 1.1.5 Plan de Mejoramiento 59 1.1.6 Control Fiscal Interno 61 1.1.7 TICS 63 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 65 1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 65 1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 66 1.3.1 Gestión Financiera 66 1.3.2 Gestión Presupuestal 71 2. OTRAS ACTUACIONES 82 2.1 Deuda publica 82 2.2 Atención de Quejas y Denuncias 82 2.3 Seguimiento a controles de Advertencia 82 2.4 Seguimiento multas y/o sanciones por infracción de tránsito-simit 90 3. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 90 3.1 Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados 90 3.2 Cuadro numérico de Hallazgos 91 4. CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 91
4.1 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento de la Cuenta
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1. RESULTADOS DE AUDITORÍA
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El control fiscal es una función pública, que tiene a su cargo vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles y es ejercida en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de Santander, buscando valorar la efectividad, eficiencia y eficacia de la gestión pública para actuar en garantía del conjunto de derechos y deberes consagrados en la Constitución Política y en todas las regulaciones públicas, las cuales se han descrito y continúan desglosándose a medida que se recurren a ellas, para la programación de planes y proyectos de forma suficiente, en el marco de la acción presupuestal pública. La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos, que soportan las cifras de la gestión financiera y presupuestal y el cumplimiento de las disposiciones legales; así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander y hacen parte del presente informe de auditoría. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por el municipio y analizada por el equipo auditor de la Contraloría General de Santander.
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA
Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Gestión Financiera y Presupuestal, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía de Guadalupe- Santander, para la vigencia 2013.
COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:
COMPONENTE
FACTORES
CONTROL DE GESTION
Gestión Contractual
Rendición y revisión de la Cuenta
Gestión Ambiental
Plan de mejoramiento
Control Fiscal Intern0
TIC
CONTROL DE RESULTADOS
Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos (PLAN DE DESARROLLO)
CONTROL FINANCIERO
Gestión Presupuestal
Gestión Financiera
1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la Auditoría adelantada al municipio de Guadalupe, el Control de Gestión durante la vigencia 2013 tuvo en cuenta los siguientes factores: 1.1.1 Gestión Contractual
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Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Alcaldía del Municipio de Guadalupe – Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en la vigencia 2013, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. Para ello se procedió a dar trámite a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, que se adelantó en la Alcaldía del Municipio de Guadalupe - Santander, en lo referente a la contratación se tomó una muestra representativa de contratos suscritos por la entidad, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si se identificaba la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitieran a la Alcaldía del Municipio de Guadalupe, cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de transparencia, planeación, economía y responsabilidad, consagrados en el Estatuto General de la Contratación y demás normas concordantes. La Alcaldía del Municipio de Guadalupe para la vigencia de 2013 suscribió 117 contratos por valor de $2.745.115.034, de la siguiente manera:
El grupo auditor, solicitó poner a su disposición para el análisis y estudios 14 contratos por valor de $1.149.364.563 equivalente al 42% del valor total de la contratación y al 12% del número de contratos celebrados en la mencionada vigencia.
MODALIDAD DE SELECCIÓN VALOR POR
MODALIDAD
NUMERO DE
CONTRATOS
DIRECTA $ 1,217,832,444 80
LICITACIÓN PÚBLICA $ 283,871,021 1
MÍNIMA CUANTÍA $ 278,752,506 24
SELECCIÓN ABREVIADA $ 964,659,063 12
Total general $ 2,745,115,034 117
CLASE NUM VALOR
PRESTACION DE SERVICIOS 63 704,078,012$
SUMINISTRO 22 474,593,530$
CONSULTORIA 6 80,979,800$
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 2 74,500,000$
CONVENIO DE ASOCIACION 10 432,024,932$
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 2 41,000,000$
OBRA PUBLICA 11 932,238,760$
ALQUILER 1 5,700,000$
TOTAL 117 2,745,115,034$
CONTRATOS
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No DE
CONTRATO O
CONVENIO
MODALIDAD
DE
SELECCIÓN
OBJETO VALOR TOTAL PLAZO
TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
ACTA DE
INICIO
ACTA DE
LIQUIDACION
No-002 – 2013Contratación
Directa
Aunar esfuerzos entre el Municipio y
el Centro de Bienestar del anciano
San José con el fin de garantizar la
atención integral a los adultos
mayores que se encuentran en
condiciones de vulnerabilidad del
Municipio de Guadalupe.
$ 48,000,000 6 meses
Centro de
bienestar del
anciano San
José
19 de marzo de
2013
20 de marzo
de 2013
25 de
septiembre de
2013
No 003 – 2013Contratación
directa
Aunar esfuerzos para la atención
integral al adulto mayor garantizando
el funcionamiento del Centro Vida
FUNDEAMOR y del adulto mayor del
Municipio de Guadalupe según
lineamientos Ley 1276 de 2009.
$ 67,750,000 5 meses
Fundación
Entrelazando
Amor -
FUNDEAMOR
19 de marzo de
2013
22 de marzo
de 2013
26 de agosto de
2013
No 005 - 2013Contratación
directa
Aunar esfuerzos con el fin de
desarrollar, organizar, promocionar,
difundir y ejecutar los eventos
culturales, recreativos, agropecuarios
a desarrollarse los días 7, 8, 9 y 10
de junio de 2013.
$ 80,870,000 20 días
Corporación
INGESEM
“IDEAS QUE
CONSTRUYEN
FURUTO”
27 de mayo de
2013
04 de junio de
2013
9 de octubre de
2013
No 006 - 2013Contratación
directa
Aunar esfuerzos con el fin de apoyar
la práctica del deporte y el
aprovechamiento del tiempo libre en
el Municipio de Guadalupe,
Santander.
$ 62,037,134 4 meses y
12 días
Corporación
Integral de
Servicios y
Asesorías -.
CORPOINSA
08 de agosto de
2013
08 de agosto
de 2013
05 de diciembre
de 2013
No 006 – 2013
Selección
abreviada de
menor de
cuantía
Obras varias dos: Mejoramiento y
mantenimiento de escenarios
deportivos, parque principal, puente
peatonal pintadero y puente peatonal
la Honda, en el Municipio de
Guadalupe.
$ 94,504,210 75 días
hábiles.
Gestión de
proyectos S.A.
12 de junio de
2013
19 de junio de
2013.
25 de
septiembre de
2013.
No 010 – 2013
Selección
abreviada de
menor de
cuantía
Construcción de placa huellas
reforzada e instalación de tubería para
alcantarillado en la vía de acceso al
matadero municipal en la Calle 3
entre Carreras 4 y 5 Barrio San Martin
en el Municipio de Guadalupe.
$ 108,944,020
Un mes y 12
días
calendario.
Gestión de
proyectos S.A
06 de noviembre
de 2013.
13 de
noviembre de
2013
24 de diciembre
de 2013
No 008 – 2013
Selección
abreviada de
menor de
cuantía
Obras varias tres: “Rehabilitación y
optimización de la Planta de
tratamiento de agua potable y
construcción del tanque de
almacenamiento para el acueducto de
la Vereda San Antonio; reparación de
los acueductos de la Escuela La
Empalizada, Escuela Pericos y
Loros, Escuela Paloblanco, Escuela
el Placer y Escuela la Chorrera del
Municipio de Guadalupe.
$ 76,999,686 02 meses
Administración
pública
Cooperativa de
Departamentos
y Municipios de
Colombia –
CODENCO.
06 de
septioembre de
2013
27 de
septiembre de
2013
30 de diciembre
de 2013
No 009 de
2013
Selección
abreviada de
menor de
cuantía
Obras varias cuatro: “Mantenimiento
de Alcaldía Municipal, adecuación
para el coso municipal, cerramiento
para microcuencas, mantenimiento
de kiosko social, construcción de
batería sanitaria en el balneario de la
Gloria del Municipio de Guadalupe.
$ 125,834,142
2 meses y
25 días
calendario.
Oscar Becerra
Bermúdez
10 de
septiembre de
2013.
02 de octubre
de 2013.
26 de diciembre
de 2013
No 005 de
2013
Selección
abreviada de
menor de
cuantía
Obras varias uno: “Mantenimiento
preventivo de las instalaciones
educativas y reparaciones locativas
de la planta de beneficio animal del
Municipio de Guadalupe, Santander.”
$ 137,959,000 2 meses
MAP
INGENIEROS
CONTRATISTA
S.A.S
07 de junio de
2013.
14 de junio de
2013
13 agosto de
2013
No 004 de
2013.
Contratación
directa
Prestación de servicios profesionales
para asesoría jurídica a las
dependencias de la administración
municipal, capacitación y asistencia
técnica en temas de contratación
estatal y derecho administrativo,
acompañamiento en las etapas de los
procesos contractuales que se lleven
a cabo en el Municipio de Guadalupe,
Santander.
$ 46,000,000 11 meses y
15 días
Cooperativa de
trabajo asociado
al servicio de los
empresarios de
Santander
COEMPRESAN
CTA
03 de enero de
2013
10 de enero
de 2013
20 de marzo de
2013.
No 015 de
2013
Selección
abreviada -
Subasta
inversa
Compra de motocicletas, equipos y
artículos en el marco del proyecto de
seguridad ciudadana y control del
orden publico a desarrollarse en el
Municipio de Guadalupe, Santander.
$ 77,685,950 1 mes y 20
días
Establecimiento
comercial el
vivero de
Andrés.
30 de octubre
de 2013.
1 de
noviembre de
2013
24 de diciembre
de 2013
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El equipo auditor en el desarrollo del proceso de selección de la muestra de contratos a auditar, correspondientes a la vigencia 2013, no evidencia que la Alcaldía del Municipio de Guadalupe, hubiese realizado publicaciones de lujo, como lo señala el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 232 del Decreto 19 de 2012 que advierte “En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar Ia impresión de ediciones de lujo”. Dentro de la muestra a estudiar se seleccionaron convenios de asociación, contratos de obra, prestación de servicios profesionales, compraventa y suministro, los cuales se realizaron bajo las modalidades de selección abreviada (subasta inversa, contratación de menor cuantía) y contratación directa. La revisión a la contratación se realizará de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la Alcaldía del Municipio de Guadalupe - Santander en sus instalaciones y las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo o documentos anexos. La Alcaldía del Municipio de Guadalupe, mediante Decreto No 050 del 05 de agosto de 2013, acogió la aplicación transitoria del Decreto 734 de 2012 y realizó actualización del manual de contratación mediante Decreto No 049 de 2014 atendiendo los lineamientos contenidos en el Decreto 1510 de 2013.
Una vez definida la muestra de contratos a auditar, se procede a realizar el estudio de cada uno de los procesos contractuales de la siguiente manera:
ANALISIS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONTRATOS DE OBRA
No 014 de
2013
Selección
abreviada -
Subasta
inversa
Adquisición, dotación, material
didáctico, mobiliario, equipos de
oficina para establecimientos
educativos, sala de lectura infantil,
biblioteca, elementos y equipos de
cocina restaurantes escolares y
compra de recipientes para la
recolección residuos solidos para el
Municipio de Guadalupe, Santander”
$ 158,080,421 57 días
calendario.
OI INGENIERIA
SAS
22 de octubre
de 2013
29 de octubre
de 2013
19 de diciembre
de 2013
No 006 de
2013
Contratación
directa.
(cuando no
existe
pluralidad de
oferentes)
Suministro de combustible (ACPM,
aceite y grasas) para maquinaria en
el Municipio de Guadalupe,
Santander, conforme a los precios
regulados por el Gobierno Nacional.
$ 29,000,000 3 meses
Estación de
servicios
automotriz
Guadalupe
28 de junio de
2013
02 de julio de
2013
09 de
septiembre de
2013
No 002 de
2013
Contratación
directa.
(cuando no
existe
pluralidad de
oferentes)
Suministro de combustible (ACPM,
aceite y grasas) para maquinaria del
fondo del Municipio de Guadalupe,
conforme a los precios regulados por
el gobierno nacional.
35,700,000$ 1 mes y 15
días
Estación de
servicios
automotriz
Guadalupe
24 de enero de
2013
29 de enero
de 2013
4 de junio de
2013
1,149,364,563$
No DE CONTRATO OBJETO VALOR TOTAL PLAZO TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
No 006 – 2013
Obras varias dos: Mejoramiento y
mantenimiento de escenarios deportivos,
parque principal, puente peatonal pintadero y
puente peatonal la Honda, en el Municipio de
Guadalupe.
$94.504.210. 75 días hábiles.Gestión de Proyectos
S.A12 de junio de 2013
No 010 – 2013
Construcción de placa huellas reforzada e
instalación de tubería para alcantarillado en la
vía de acceso al matadero municipal en la
Calle 3 entre Carreras 4 y 5 Barrio San Martin
en el Municipio de Guadalupe.
$108.944.020Un mes y 12
días calendario.
Gestión de proyectos
S.A
06 de noviembre de
2013.
Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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El grupo auditor realiza un análisis a los expedientes contractuales de los contratos de obra No 006 – 2013, No 010-2013, No 008 – 2013, No 009 – 2013 y No 005 - 2013, donde logra verificar en la etapa precontractual: 1) Que la selección de los contratistas se realizó atendió los parámetros contenidos en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y señalados en el articulo 2.2.9 del Decreto 734 de 2011. 2) Que los estudios previos se realizaron de acuerdo a lo consagrado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. 3) Que la convocatoria a veedores se realizó en cumplimiento del artículo primero de la Ley 850 de 2003. 4) Que en los procesos de selección abreviada de menor cuantía, se realizaron los avisos de convocatoria pública de la manera plasmada en el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 5) La existencia de certificaciones de inscripción en el banco de proyectos del Municipio de Guadalupe, el proyecto de pliegos de condiciones, las resoluciones por medio de las cuales se apertura los procesos de selección abreviada, los pliegos de condiciones definitivos, las observaciones al pliego de condiciones, las adendas y respuesta a observaciones en el contrato de obra No 005 – 2013, las actas de manifestación de interés y cierre de proponentes, las actas de cierre y recepción de ofertas y, las propuestas allegados por los oferentes. 6) Que los contratistas seleccionados cumplieron a cabalidad los requisitos de orden jurídico, financiero, técnico y económico establecidos en los pliegos definitivos, como se observa en las actas de aprobación las cuales sirvieron de base para proferir las Resoluciones de adjudicación de cada uno de los procesos contractuales.
ANALISIS INDIVIDUAL DE LA ETAPA CONTRACTUAL Y POST DE LOS CONTRATOS DE OBRA
El grupo auditor, realizara un análisis a la ejecución de cada uno de los 5 contratos de obra tomados como muestra, así:
1. CONTRATO DE OBRA No 006 – 2013 Modalidad de selección: Selección abreviada de menor de cuantía Tipo de recurso: Propios (estampilla), Inversión SGP -Otros
sectores. Objeto: Obras varias dos: Mejoramiento y
mantenimiento de escenarios deportivos, parque principal, puente peatonal pintadero y puente peatonal la Honda, en el Municipio de Guadalupe.
No 008 – 2013
Obras varias tres: “Rehabilitación y
optimización de la Planta de tratamiento de
agua potable y construcción del tanque de
almacenamiento para el acueducto de la
Vereda San Antonio; reparación de los
acueductos de la Escuela La Empalizada,
Escuela Pericos y Loros, Escuela Paloblanco,
Escuela el Placer y Escuela la Chorrera del
Municipio de Guadalupe.
$76.999.686 02 meses
Administración
pública Cooperativa
de Departamentos y
Municipios de
Colombia –
CODENCO.
06 de septioembre
de 2013
No 009 de 2013
Obras varias cuatro: “Mantenimiento de Alcaldía
Municipal, adecuación para el coso municipal,
cerramiento para microcuencas,
mantenimiento de kiosko social, construcción
de batería sanitaria en el balneario de la Gloria
del Municipio de Guadalupe.
$125.834.1422 meses y 25
días calendario.
Oscar Becerra
Bermúdez
10 de septiembre
de 2013.
No 005 de 2013
Obras varias uno: “Mantenimiento preventivo de
las instalaciones educativas y reparaciones
locativas de la planta de beneficio animal del
Municipio de Guadalupe, Santander.”
$137.959.000 2 mesesMAP INGENIEROS
CONTRATISTA S.A.S
07 de junio de
2013.
Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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Contratista: Gestión de proyectos S.A. Representante legal: Luis Alfredo Coy Ribero Plazo: 60 días hábiles Adición en plazo: 15 días hábiles Plazo total: 75 días hábiles. Valor: $94.504.210. Suscripción: 12 de junio de 2013 Acta de inicio: 19 de junio de 2013. Contrato adicional: 09 de septiembre de 2013 Acta de recibido y pago final: 25 de septiembre de 2013 ($94.504.210.) Acta de liquidación: 25 de septiembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita de obra al puente El Pintadero y al parque principal del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO PUENTE EL PINTADERO
Pintura de las barandas y soportes en concreto del puente y reemplazo de tablones y durmientes del puente.
MANTENIMENTO Y MEJORAMIENTO PARQUE PRINCIPAL
Construcción de Plazoleta en piedra Barichara
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de obra No 006 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 12 de junio de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 0892315-1 de Suramericana. 3) Se realizó una adición en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías
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suscrita el 12 de septiembre de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe por el allegado y en el informe del supervisor. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, los pagos de FIC y SENA y el pago de las estampillas departamentales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales y lo correspondiente al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A00895 y No 13A00894 del 27 de septiembre y del 27 de diciembre de 2013.
2. CONTRATO DE OBRA No 010 – 2013 Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía. Tipo de recurso: SGP (otros sectores) y SGP (Agua
Potable) Objeto: Construcción de placa huellas reforzada e
instalación de tubería para alcantarillado en la vía de acceso al matadero municipal en la Calle 3 entre Carreras 4 y 5 Barrio San Martin en el Municipio de Guadalupe.
Contratista: Gestión de proyectos S.A Representante legal: Luis Alberto Coy Rivero Plazo inicial: Un mes Adición en plazo: 12 días calendario Total del plazo: Un mes y 12 días calendario. Valor inicial: $108.944.020 Suscripción: 06 de noviembre de 2013. Acta de inicio: 13 de noviembre de 2013 Minuta adicional: 03 de diciembre de 2013 Acta de recibo y pago final: 24 de diciembre de 2013. ($108.944.020) Acta de liquidación: 24 de diciembre de 2013
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de obra No 010 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 06 de noviembre de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 0960523 – 9. 3) Se realizó una adición en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 06 de diciembre de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe por el allegado y en el informe del supervisor. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, los pagos de FIC y SENA y el pago de las estampillas departamentales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales y lo
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correspondiente al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A01407 y No 13A01408 del 30 de diciembre de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso SAMC – 008 de 2013.
3. CONTRATO DE OBRA No 008 – 2013 Modalidad de selección. Selección abreviada de menor cuantía Tipo de recurso: Propios, SGP (agua potable) Objeto: Obras varias tres: “Rehabilitación y
optimización de la Planta de tratamiento de agua potable y construcción del tanque de almacenamiento para el acueducto de la Vereda San Antonio; reparación de los acueductos de la Escuela La Empalizada, Escuela Pericos y Loros, Escuela Paloblanco, Escuela el Placer y Escuela la Chorrera del Municipio de Guadalupe.
Contratista: Administración pública Cooperativa de Departamentos y Municipios de Colombia – CODENCO.
Representante legal: José Antonio Alvares Delgado Plazo de ejecución: 02 meses Valor inicial: $76.999.686 Suscripción: 06 de septiembre de 2013 Acta de inicio: 27 de septiembre de 2013 Acta de suspensión No 01: 01 de octubre de 2013. Acta de reinicio: 12 de noviembre de 2013 Acta de pago parcial No 01: 11 de diciembre de 2013. ($50.401.000) Acta de recibo final y pago de final: 27 de diciembre de 2013. ($26.598.685) Acta de liquidación: 30 de diciembre de 2013
REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita de obra a la Escuela de la Vereda Pericos y Loros del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
REPARACION ACUEDUCTO DE LA ESCUELA DE LA VEREDA PERICOS Y LOROS
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Mantenimiento y mejoramiento del Acueducto de la escuela de la Vereda Pericos y Loros consistente en reposición red interna del tanque elevado, instalación de red y construcción de desarenador
ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato de obra No 008 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal, de la cuenta corriente No 355008020 del BBVA y la aprobación de la póliza No AA032196 de equidad de seguros por parte de la entidad contratante. 3) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en los informe por el allegado y en los informes del supervisor. 4) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, los pagos de FIC y SENA y el pago de las estampillas departamentales, como se observa en las planillas, en las facturas de pago y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 5) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales y lo correspondiente al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A01263, No 13A01264 y No 13A01450 del 12 y 31 de diciembre de 2013. 6) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso No SAMC -. 006 -. 2013.
4. CONTRATO DE OBRA No 009 de 2013 Modalidad de contratación. Selección abreviada de menor cuantía. Tipo de recurso: SGP (Otros sectores), Propios (Inversión),
SGP (Deporte y Recreación). Objeto: Obras varias cuatro: “Mantenimiento de
Alcaldía Municipal, adecuación para el coso municipal, cerramiento para microcuencas, mantenimiento de kiosco social, construcción de batería sanitaria en el balneario de la Gloria del Municipio de Guadalupe.”
Contratista: Oscar Becerra Bermúdez Plazo de ejecución: 2 meses Adición en plazo: 25 días calendario Total del plazo: 2 meses y 25 días calendario. Valor inicial: $91.088.236. Valor adicional: $34.745.906 Valor total: $125.834.142 Suscripción: 10 de septiembre de 2013. Acta de inicio: 02 de octubre de 2013. Adicional: 29 de noviembre de 2013 Acta de recibo final y pago final: 26 de diciembre de 2013. ($125.834.142) Acta de liquidación: 26 de diciembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita de obra a la
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microcuenca la Colorada, el balneario la Gloria y el Coso Municipal del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
CERRAMIENTO MICROCUENCA LA COLORADA
Cerramiento en postes de concreto y alambre de púas a tres líneas.
BALNEARIO LA GLORIA
Construcción de batería sanitaria consistente en dos unidades sanitarias, 2 unidades de orinales, dos lavamanos y dos vistieres con su pozo séptico,
sendero en placas de concreto y reflector en el poste. Se construyo escaleras en piedras labor.
CERRAMIENTO COSO MUNICIPAL
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Cerramiento del coso en poste de madera, alambre de púas a tres líneas y portón metálico con madera para acceso al coso
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de obra No 009 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 10 de septiembre de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de las garantías No 96-40-101028593 y No 96-44-101091221. 3) La entidad contratante realizó una adición en tiempo y en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y por un valor inferior al 50% de su valor inicial, de conformidad con lo consagrado en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993; previa la existencia de certificado de disponibilidad presupuestal y de los estudios previos donde de manera clara y concreta se estableció que la adición se hace necesaria teniendo en cuenta la Resolución RCA No 00598-12 del 22 de julio de 2013 expedida por la Corporación Autónoma Regional de Santander – Regional Comunera la cual fue notificada al representante legal del Municipio de Guadalupe el día 07 de noviembre de 2013. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 18 de diciembre de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe por el allegado y en el informe del supervisor. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, los pagos de FIC y SENA y el pago de las estampillas departamentales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales y lo correspondiente al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A01401, No 13A01402, No 13A01403, No 13A01404 y No 13A01405 del 30 de diciembre de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso No SAMC – 007 – 2013.
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5. CONTRATO DE OBRA No 005 de 2013
Modalidad de selección: Selección abreviada de menor cuantía Tipo de recurso: SGP (Educación), Propios (Inversión),
SGP (otros sectores) Objeto: Obras varias uno: “Mantenimiento
preventivo de las instalaciones educativas y reparaciones locativas de la planta de beneficio animal del Municipio de Guadalupe, Santander.”
Contratista: MAP INGENIEROS CONTRATISTA S.A.S Valor inicial: $120.959.000 Valor adicional: $17.000.000 Valor total: $137.959.000 Plazo: 2 meses Suscripción: 07 de junio de 2013. Acta de inicio: 14 de junio de 2013 Adicional: 05 de agosto de 2013 Acta de recibo final: 13 agosto de 2013. ($137.959.000) Acta de liquidación: 13 de agosto de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita de obra a la planta de beneficio animal y al Instituto Técnico Agropecuario del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL DEL MUNICIPIO.
Se realizó placa huellas de acceso a la planta de Beneficio Animal, pintura epocsica, construcción de muros y enchape de muros y piso.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LAS INSTALACIONES EDUCATIVAS
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Pintura en color blanco y verde en muros, puertas en la Institución Educativa ITA.
ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato de obra No 005 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 07 de junio de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 96-44-1010866876 Seguros del Estado. 3) Se realizó una adición en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 21 de agosto de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe por el allegado y en el informe del supervisor. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, los pagos de FIC y SENA y el pago de las estampillas departamentales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales y lo correspondiente al fondo de seguridad ciudadana, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A00750, No 13A00749, No 13A00748 No 13A00747 y No 13A00746 del 22 de agosto de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso SAMC – 04- 2013.
ANALISIS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONTRATO DE COMPRAVENTA
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El grupo auditor realiza un análisis a los expedientes contractuales de los contratos de compraventa No 014 – 2013 y No 015- 2013, donde logra verificar en la etapa precontractual: 1) Que la selección de los contratistas se realizó atendió los parámetros contenidos en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y señalados en el articulo 3.2.1.2 y articulo 3.2.1.1.1 y 3.2.1.1.2.del Decreto 734 de 2011. 2) Que los estudios previos se realizaron de acuerdo a lo consagrado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. 3) Que la convocatoria a veedores se realizó en cumplimiento del artículo primero de la Ley 850 de 2003. 4) Que en los procesos de selección abreviada – subasta inversa, se realizaron los avisos de convocatoria pública de la manera plasmada en el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. 5) La existencia del comité de seguridad ciudadana y del proyecto de inversión presentado por los Sub tenientes José Alexander Solano Ochoa y Camilo Ernesto Ropero en el caso del contrato de compraventa No 015 – 2013, las certificaciones de inscripción en el Banco de proyectos del Municipio de Guadalupe, los proyectos de pliego de condiciones, la Resolución de declaratoria desierta en el proceso precontractual del contrato No 015 – 2013, las Resoluciones de apertura de los procesos de selección abreviada – subasta inversa, los pliegos de condiciones definitivos, las actas de manifestación de interés y cierre de proponentes, las actas de cierre y recepción de ofertas y las propuestas allegadas por los oferentes. 6) Que los contratistas seleccionados cumplieron a cabalidad los requisitos de orden jurídico, financiero, técnico y económico establecidos en los pliegos definitivos, como se observa en las actas de evaluación. 7) Que la entidad contratante realizó el traslado del informe de evaluación de propuestas, las audiencias de negociación y la adjudicación de los contratos mediante Resolución, de conformidad con los parámetros consignados en la Ley.
ANALISIS INDIVIDUAL DE LA ETAPA CONTRACTUAL Y POST DE LOS CONTRATO DE COMPRAVENTA
El grupo auditor, realizara un análisis a la ejecución de cada uno de los 2 contratos de compraventa tomados como muestra, así:
6. CONTRATO DE COMPRAVENTA No 015 de 2013 Modalidad de selección: Selección abreviada - Subasta inversa Tipo de recurso: Propios (fondo de seguridad ciudadana). Objeto: Compra de motocicletas, equipos y
artículos en el marco del proyecto de seguridad ciudadana y control del orden publico a desarrollarse en el Municipio de Guadalupe, Santander.
No DE CONTRATO O
CONVENIOOBJETO VALOR TOTAL PLAZO TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
No 015 de 2013
Compra de motocicletas, equipos y artículos en
el marco del proyecto de seguridad ciudadana y
control del orden publico a desarrollarse en el
Municipio de Guadalupe, Santander.
$77.685.950. 1 mes y 20 días
Establecimiento
comercial el vivero de
Andrés.
30 de octubre de
2013.
No 014 de 2013
Adquisición, dotación, material didáctico,
mobiliario, equipos de oficina para
establecimientos educativos, sala de lectura
infantil, biblioteca, elementos y equipos de
cocina restaurantes escolares y compra de
recipientes para la recolección residuos
solidos para el Municipio de Guadalupe,
Santander”
$158.080.42157 días
calendario.OI INGENIERIA SAS
22 de octubre de
2013
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Contratista: Establecimiento comercial el vivero de Andrés.
Representante legal: Pablo Vicente Medina Alonso Plazo: Un mes calendario. Plazo adicional: 20 días Plazo Total: 1 mes y 20 días Valor: $71.185.950. Valor adicional: $6.500.000. Valor total: $77.685.950. Suscripción: 30 de octubre de 2013. Acta de inicio: 1 de noviembre de 2013 Adición: 27 de noviembre de 2013. Acta de recibido y pago: 24 de diciembre de 2013 ($77.685.950) Acta de liquidación: 24 de diciembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita a la Estación de Policía del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
Cabina de sonido y cascos e impermeables
Video vean de 5000 lumens y computador portátil
Cámara de video y radio KITXTS 2250
ANALISIS CONTRACTUAL
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Una vez concluido el análisis del contrato de compraventa No 015 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 30 de octubre de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 400 – 47-994000027295 de Aseguradora Solidaria de Colombia. 3) Se realizó una adición en valor y en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 20 de diciembre de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe del supervisor, en las actas oficiales de entrada y salida de los bienes adquiridos por la alcaldía del Municipio de Guadalupe y en las actas No 020/2013, No 021/2013 y No 022/2011 donde se evidencia que los bienes adquiridos a través de este contrato, fueron entregados a la Estación de Policia de Guadalupe, al CTI que tiene jurisdicción en el Municipio y a la SIJIN jurisdicción Oiba – Guadalupe. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara el pago de las estampillas departamentales y los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales, como se observa en el comprobante No 13A01350 del 27 de diciembre de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso No SASI – 006 – 2013.
7. CONTRATO DE COMPRAVENTA No 014 de 2013 Modalidad de selección: Selección abreviada – Subasta Inversa Tipo de recurso: SGP (Educación, alimentación escolar,
cultura, agua potable, otros sectores), Propios (estampilla cultura).
Objeto: Adquisición, dotación, material didáctico, mobiliario, equipos de oficina para establecimientos educativos, sala de lectura infantil, biblioteca, elementos y equipos de cocina restaurantes escolares y compra de recipientes para la recolección residuos sólidos para el Municipio de Guadalupe, Santander”
Contratista: OI INGENIERIA SAS Representante legal: Diego Fernández Sánchez Plazo: 45 días calendarios. Adición en plazo: 12 días calendario Plazo total: 57 días calendario. Valor inicial: $133.080.421. Adición en valor: $25.000.000. Valor total: $158.080.421 Suscripción: 22 de octubre de 2013 Acta de inicio: 29 de octubre de 2013 Adición: 28 de noviembre de 2013 Acta de recibo parcial y pago No 01: 05 de diciembre de 2013
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Acta de recibido y pago final: 19 de diciembre de 2013 ($25.000.000) Acta de liquidación: 19 de diciembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO Para efectos de verificar las actividades desarrolladas por el contratista para cumplir con el objeto contractual, el grupo auditor realiza visita de obra a la Casa de la Cultura del Municipio de Guadalupe, donde se observó:
Televisor de 55 pulgadas, sistema de audio y video en casa, mesas en forma trapecio y didácticas rectangulares para lectura y escritura, cubos y cajones
para agrupar libros, cojines tipo almohadón para sentarse, etc
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de compraventa No 014 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 22 de octubre de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal, de la cuenta corriente No 061-06830 -0 del Banco Av Villas y la aprobación de la garantía No 21-44-101149584 del Seguros del Estado S.A. 3) Se realizó una adición en valor y en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta del adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 18 de diciembre de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en el informe del supervisor, en las actas oficiales de entrada y salida de los bienes adquiridos por la alcaldía del Municipio de Guadalupe y en las actas No 018/2013, No 019/2013, No 020/2013 y No 021/2013 donde se evidencia que los bienes adquiridos a través de este contrato, fueron entregados a la Casa de la Cultura Municipal y a la Biblioteca Jorge Meneses Franco, a la Secretaria de
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Planeación, obras y servicios públicos, a algunos hogares infantiles y sedes escolares del Municipio de Guadalupe. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara el pago de las estampillas departamentales y los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales, como se observa en los comprobantes No 13A01312 del 20 de diciembre de 2013 y No 13A01248 del 09 de diciembre de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP, como se observa en el detalle del proceso No SASI 004 – 2013.
ANALISIS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO
DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 01: Violación al del deber de selección objetiva y a los principios de trasparencia, economía y responsabilidad, en los contratos de suministro No 006 – 2013 y No 002 – 2013. El grupo auditor, después de realizar un análisis a la etapa precontractual de los contratos de suministro No 006 – 2013 y No 002 – 2013, evidencia que los mencionados contratos se adjudicaron a la Estación de Servicios Automotriz de Guadalupe, mediante la modalidad de contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes; a pesar de:
1. El combustible y los lubricantes son un bien de características técnicas uniformes y de común utilización. (articulo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2011).
2. No existe en los expedientes contractuales (No 006 – 2013 y No 002 – 2013) evidencia que permita determinar con certeza, el cumplimiento de uno de los requisitos consagrados en el artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012. (a. Cuando no exista más de una persona inscrita en el Rut. b. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo.)
Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, es claro que los contratos de suministro de combustible y lubricantes No 006 – 2013 y No 002 – 2013, debieron adjudicarse mediante proceso de selección abreviada, utilizando el procedimiento de subasta inversa de conformidad con el artículo 3.2.1.1.1. y siguientes del Decreto 734 de 2012 y no la excepción consagrada en el literal g) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012 denominada contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. En la etapa precontractual de los contratos de suministro No 006 – 2013 y No 002 – 2013, se evidencia una flagrante vulneración: 1) Al artículo 23 de la Ley 80 de 1993 el cual señala que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación
No DE CONTRATO O
CONVENIOOBJETO VALOR TOTAL PLAZO TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
No 006 de 2013
Suministro de combustible (ACPM, aceite y
grasas) para maquinaria en el Municipio de
Guadalupe, Santander, conforme a los precios
regulados por el Gobierno Nacional.
$29.000.000. 3 meses
Estación de servicios
automotriz
Guadalupe
28 de junio de 2013
No 002 de 2013
Suministro de combustible (ACPM, aceite y
grasas) para maquinaria del fondo del
Municipio de Guadalupe, conforme a los
precios regulados por el gobierno nacional.
$35.700.000 1 mes y 15 días
Estación de servicios
automotriz
Guadalupe
24 de enero de
2013
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estatal deben desarrollarse con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. 2) A los principios de trasparencia, economía y responsabilidad y al deber de selección objetiva consagrados en los artículos 24, 25, 26 y 29 de la Ley 80 de 1993. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria y penal en cabeza de los señores LENNIN MANUEL ARDILA ARDILA en calidad de Secretario de Planeación Municipal (suscribió los estudios previos de los contratos No 006 – 2013 y No 002 – 2013) y OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, alcalde del Municipio de Guadalupe (suscribió la Resolución No 125 del 27 de junio de 2013 y No 011 del 24 de enero de 2013 por medio de la cual se justifica una contratación directa para los contratos No 006 – 2013 y No 002 – 2013) al tipificarse las conducta descrita en el numeral 31 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 (Participar en la etapa precontractual con desconocimientos de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y la Ley) y en el artículo 410 del Código Penal. (Celebración de contratos sin el cumplimiento de requisitos legales) La entidad deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas, tendientes a evitar que situaciones como las descritas en la presente observación, ocurran nuevamente en materia contractual. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 01 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo, Disciplinario y Penal NORMA VULNERADA: Articulo 23, 24, 25, 26 y 29 de la Ley 80 de
1993, el articulo 3.2.1.1.1. y siguientes del Decreto 734 de 2012, el numeral 31 del artículo 48, numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, el artículo 410 del Código Penal.
Presuntos Responsables: - LENNIN MANUEL ARDILA ARDILA Secretario de Planeación municipal. Observación disciplinaria y penal. - OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. Observación administrativa, disciplinaria y penal.
RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “Se hace necesario exponer el marco normativo
en el que se basó la entidad para la determinación de la modalidad de selección así: LEY 80 DE 1993; Artículo 3.- De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza
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el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. Artículo 24.-Del principio de Transparencia. En virtud de este principio: 1o. Numeral Derogado por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007. La escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso público, salvo en los siguientes casos en los que se podrá contratar directamente: a) Menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores que a continuación se relacionan, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica la presente ley, expresados en salarios mínimos legales mensuales. b) Empréstitos c) Interadministrativos, con excepción del contrato de seguro d) Para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas. e) Arrendamiento o adquisición de inmuebles. f) Urgencia manifiesta g) Declaratoria de desierta de la licitación o concurso. h) Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones, o términos de referencia o, en general, cuando falte voluntad de participación. i) Bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. j) Cuando no exista pluralidad de oferentes. k)Reglamentado por el Decreto Nacional 2503 de 2005 DE OTRA PARTE LA LEY 1150 DE 2007 PRECEPTUÓ;
DE LA EFICIENCIA Y DE LA TRANSPARENCIA Artículo 2 De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: Adicionado por el art. 94, Ley 1474 de 2011
1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.
Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. Inciso declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-713 de 2009 Ver el art 3.1.2, Decreto Nacional 734 de 2012 2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Serán causales de selección abreviada las siguientes: a)La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
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Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos; Ver el art. 3.2.1.1.2 del Decreto Nacional 734 de 2012 b) La contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores que a continuación se relacionan, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mínimos legales mensuales e inferiores a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 850 salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales; c) Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y en la Ley 1122 de 2007, la celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. El reglamento interno correspondiente fijará las garantías a cargo de los contratistas. Los pagos correspondientes se podrán hacer mediante encargos fiduciarios; d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto; en cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial; e) Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1170 de 2008, Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 4444 de 2008, Reglamentado parcialmente por el art. 3.8.1.1, Decreto Nacional 734 de 2012. La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995. En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva. En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo al que se debe enajenar el bien, de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional. La enajenación de los bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado, Frisco, se hará por la Dirección Nacional de Estupefacientes, observando los principios del artículo 209 de la Constitución Política y la reglamentación que expida el Gobierno Nacional, teniendo en cuenta las recomendaciones que para el efecto imparta el Consejo Nacional de Estupefacientes. El Reglamento deberá determinar la forma de selección, a través de invitación pública de los profesionales inmobiliarios, que actuarán como promotores de las ventas, que a su vez, a efecto de avalúos de los bienes, se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores y quienes responderán por sus actos solidariamente con los promotores. Las reglas y procedimientos que deberán atender la administración y los promotores y la publicidad del proceso deberán garantizar la libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el mismo. Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado o en pública subasta. La adjudicación para la venta directa deberá hacerse en audiencia pública, en donde se conozcan las ofertas iniciales y se efectúe un segundo ofrecimiento, frente al
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cual se adjudicará el bien a quien oferte el mejor precio. En la subasta pública, de acuerdo con el reglamento definido para su realización, el bien será adjudicado al mejor postor. La venta implica la publicación previa de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base. El interesado en adquirir bienes deberá consignar al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta; f)Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas; g) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993; Ver el art. 3.2.6.1 del Decreto Nacional 734 de 2012 h)Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden; Ver el art. 3.2.7.1 del Decreto Nacional 734 de 2012 i)La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. Ver el art. 3.2.8.1 del Decreto Nacional 734 de 2012 3. Concurso de méritos. Modificado por el art. 219, Decreto Nacional 019 de 2012. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado. 4.Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: Ver el Inciso 2, Parágrafo 3, art. 2.2.5 del Decreto Nacional 734 de 2012 a)Urgencia manifiesta; b) Contratación de empréstitos; c) Modificado por el art. 92, Ley 1474 de 2011, Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1 y 2 del presente artículo. Modificado por el art. 95, Ley 1474 de 2011. En aquellos eventos en que el régimen de la ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades de la Ley 80 de 1993 salvo que se trate de Instituciones de Educación Superior Públicas, caso en el cual la celebración y ejecución podrán realizarse de acuerdo con las normas específicas de contratación de tales entidades, en concordancia con el
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respeto por la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política. En aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal. Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales; d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición; Ver la Ley 1219 de 2008, Ver el art. 3.4.2.2.1 del Decreto Nacional 734 de 2012 e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas; f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público; g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado; h)Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales; i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles. Parágrafo 1. La entidad deberá justificar de manera previa a la apertura del proceso de selección de que se trate, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar. Parágrafo 2. El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las causales a que se refiere el numeral 2° del presente artículo, deberá observar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y las siguientes reglas: 1. Se dará publicidad a todos los procedimientos y actos. 2. Para la selección a la que se refiere el literal b) del numeral 2° del presente artículo, será principio general la convocatoria pública y se podrán utilizar mecanismos de sorteo en audiencia pública, para definir el número de participantes en el proceso de selección correspondiente cuando el número de manifestaciones de interés sea superior a diez (10). Será responsabilidad del representante legal de la entidad estatal, adoptar las medidas necesarias con el propósito de garantizar la pulcritud del respectivo sorteo. 3. Sin excepción, las ofertas presentadas dentro de cada uno de los procesos de selección, deberán ser evaluadas de manera objetiva, aplicando en forma exclusiva las reglas contenidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes. Para la selección a la que se refiere el literal a) del numeral 2° del presente artículo, no serán aplicables los artículos 2° y 3° de la Ley 816 de 2003. Parágrafo 3. El Gobierno Nacional tendrá la facultad de estandarizar las condiciones generales de los pliegos de condiciones y los contratos de las entidades estatales, cuando se trate de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. Parágrafo 4. La entidades estatales no podrán exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrán ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes.
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Respecto de la expedición de copias de estos documentos se seguirá lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo. Parágrafo 5. Los acuerdos marco de precios a que se refiere el inciso 2° del literal a) del numeral 2° del presente artículo, permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo. La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos. En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra y el respectivo proveedor se formará un contrato en los términos y condiciones previstos en el respectivo acuerdo. El Gobierno Nacional señalará la entidad o entidades que tendrán a su cargo el diseño, organización y celebración de los acuerdos marco de precios. El reglamento establecerá las condiciones bajo las cuales el uso de acuerdos marco de precios se hará obligatorio para las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público en el Orden Nacional, sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En el caso de los Organismos Autónomos y de las Ramas Legislativa y Judicial, así como las Entidades Territoriales, las mismas podrán diseñar, organizar y celebrar acuerdos marco de precios propios, sin perjuicio de que puedan adherirse a los acuerdos marco a que se refiere el inciso anterior. Parágrafo 6. Adicionado por el parágrafo del art. 88, Ley 1474 de 2011 Parágrafo Transitorio. Hasta tanto el Gobierno Nacional no expidiere el reglamento respectivo, no se podrá hacer uso de la selección abreviada como modalidad de selección. 5.Adicionado por el art. 274, Ley 1450 de 2011 6.Adicionado por el art. 94, Ley 1474 de 2011 Por su parte el Decreto 734 de 2012, aplicado transitoriamente por el municipio De Guadalupe, Santander hasta el 31 de diciembre de 2013 (Decreto 050 de 2013) contempló; De la Contratación Directa cuando no exista Pluralidad de Oferentes Artículo 3.4.2.4.1. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes: 1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo. Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación. En este sentido el municipio, atendiendo el marco normativo antes citado acudió a la figura de la contratación directa para la celebración del suministro de combustible, aduciendo que dentro del municipio existe UN ÚNICO PROPONENTE Ó PROVEEDOR DE DICHO SERVICIO, pues la única estación de servicio existente en el municipio es la de propiedad de la señora YACQUELINE GONZALEZ SÁNCHEZ identificada con c.c. 63.359.842, con establecimiento de comercio ESTACION DE SERVICIO AUTOMOTRIZ GUADALUPE con NIT. 63.359.842-6. De igual forma dicho establecimiento de comercio, es el único al que el municipio de Guadalupe, Santander le concedió “autorización para ejercer la actividad de distribuidor
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de combustible líquido derivado del petróleo en el municipio…”, hecho que consta en la resolución No. 127 de 2011, atendiendo las delegación hecha por el Ministerio de Minas y energía que en su artículo primero, delego a las alcancías las funciones de conocer los tramites referentes al manejo, distribución, comercialización de combustibles líquidos derivados del petróleo. (Se anexa para todos los efectos legales la resolución expedida por el municipio y el concepto emitido por el Ministerio de Minas y Energía). El Ministerio de minas y energía, al respecto conceptuó: “Las anteriores referencias normativas permiten concluir que la delegación en las alcaldía, para conocer los trámites relacionados con los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo, a través de estaciones de servicio automotriz, consagrada inicialmente mediante la Resolución 2588 de 1994 se encuentra vigente y para su ejercicio las autoridades competentes deben observar los señalamientos que sobre la materia disponen los decreto 1521 de 1998, 4299 de 2005, 1333 de 2007, 17171 de 2008 o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan”. “De otra parte, respecto de las funciones a cargo de las alcaldías en relación con las estaciones de servicio, se encuentran las de vigilancia y fiscalización, señalándose que en el ejercicio de las mismas, las alcaldías podrán adelantar los tramites de aprobación de lotes donde se proyecte construir estaciones de servicio(uso del suelo, acorde con el plan de ordenamiento territorial-POT), de aprobación de planos para la iniciación de construcción de estaciones de servicio (licencia de construcción urbanística, arquitectónica y estructural), de obtención ó renovación de la licencia de funcionamiento de estaciones de servicio (Resolución de autorización para ejercer la actividad de distribuidor minorista a través de una estación de servicio automotriz- Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005) y de imponer sanciones (capítulo XII del Decreto 4299 de 2005). Ahora bien, el combustible es un bien de condiciones técnicas uniformes, esa situación no la desconoce el municipio, simplemente acudió a una causal LEGAL, en el entendido que es la única estación de servicio en el municipio, adicionalmente es la única a quien el municipio ha autorizado como distribuidor minorista por lo que es le es aplicable la causal de contratación directa por ser el único proveedor del bien, lo que lo hace EXCLUSIVO. Manifiesta el grupo auditor que no tenía certeza de dicha situación, pero claramente en las resoluciones justificativas que se expidieron en los dos contratos de suministro auditado se dejó constancia de dicha situación pues a su tenor literal manifestaron que: “En el Municipio de Guadalupe solo hay una Estación de Gasolina debidamente autorizada con la documentación soporte de la licencia de funcionamiento para proveer de los líquidos derivados del petróleo tipo combustibles, lubricantes, aditivos y otros en la localidad tal como lo ha certificado la cámara de comercio. Además la distancia con los Municipios aledaños donde existe otra Estación de Gasolina, ocasionaría un sobrecosto y pérdida de tiempo debido al desplazamiento de la maquinaria para su tanqueo. Por ello, el Contrato de Suministro se recomienda se realice con la Estación de Gasolina del municipio de Guadalupe” Al respecto la contraloría en respuesta a la solicitud de concepto que realizara el municipio de Galán, Santander, sobre el suministro de combustibles con la única estación de servicio con la que cuenta el municipio conceptuó:
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Así las cosas, es claro que el municipio de Guadalupe, Santander cumplió con los requisitos señalados legalmente y que tuviera en cuenta el Contralor General de
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Santander al momento de proferir el concepto, pues el municipio expidió la Resolución justificativa incluyendo dentro de dicho acto administrativo la manifestación expresa de contar con una única estación de servicio. En este mismo sentido el Secretario de planeación municipal, certifica que existe en funcionamiento la estación de servicios de propiedad de Yaqueline González Sánchez, así como pantallazos de las estaciones de servicios de proveedores como Mobil que demuestran que en Guadalupe, Santander solo existe una estación de servicio. Ahora bien, la causal de contratación directa no ha sido aplicada exclusivamente por esta administración, sino por las que le antecedieron, pues como se allega copia, en el periodo inmediatamente anterior se contrató el suministro de combustibles de manera directa, tal y como puede observarse en el Contrato de suministro No. 022 de 2011 cuyo objeto lo constituía: “SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES PARA LA OPERACIÓN DE LOS VEHICULOS DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO, VOLQUETA, MOTONIVELADORA Y RETROEXCAVADORA” por valor de $40.000.000 en el que en su parte considerativa en el literal b) se expuso: “De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 inciso 4 en el literal g “cuando no exista pluralidad de oferentes” se llevara a cabo la contratación por la modalidad de selección de contratación directa”. De otra parte, realizando un análisis del sector de las entidades territoriales que realizaron aplicación de la contratación directa para el suministro de combustibles, encontramos entre otras las siguientes, (lo que deja claro que la aplicación de esta causal no fue exclusiva para el municipio de Guadalupe, Santander y muchas entidades territoriales hicieron uso de ella); RELACION DE CONTRATOS EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA CUYO OBJETO SE ENCUENTRA RELACIONADO CON EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. MODALIDAD DE CONTRATACION: Contratacion Directa PRODUCTO O SERVICIO: Materiales Combustibles, Aditivos Para Combustibles, Lubricantes Anticorresivo CUANTIA: Cualquier Valor AÑO:2012-2013
CONTRATACION DIRECTA
CELEBRADO 10 $ 69.257.976.172
LIQUIDADO 26 $ 11.875.873.925
TOTALES 36 $ 81.133.850.097
Fuente: Secop
TABLA: RELACION DE ALGUNOS PROCESOS EN EL DEPARAMENTO DE SANTANDER RELACIONADOS AL SUMINISTOR DE COMBUSTIBLE
N°
MUNICIPIO No CONTRATO
OBJETO CUANTÍA PLAZO MODALIDAD/Contratación Directa.
Decreto 734 de 2012
1
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GALÁN
48- 2013
EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES PARA LA OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE GALÁN ¿ SANTANDER
$100,000,000 185 DIAS Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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INFORME DEFINITIVO – ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE GUADALUPE
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2
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE PIEDECUESTA
300-2013
DE CONFORMIDAD AL DECRETO N0 014 DE 2013 QUE DECLARA LA SITUACIÓN DE CONFORMIDAD AL DECRETO 014 DE FEBRERO 10 2013 QUE DECLARA LA SITUACIÓN DE CALAMIDAD PUBLICA Y TENIENDO EN CUENTA EL ACTA DE FONDO DE GESTIÓN DEL RIESGO 001 DE 2013 SE HACE NECESARIO EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES LUBRICANTES Y GRASAS PARA MAQUINARIA Y/O VEHICULOS QUE DISPONGA EL MUNICIPIO COMO PARA APOYAR LAS QUE SEAN PRESTADAS O FACILITADAS PARA LA ATENCIÓN DE ESTA EMERGENCIA POR OTRAS ENTIDADES PUBLICAS POR LA COMUNIDAD O PARTICULARES
$20,000,000 1 MES Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
3
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GALÁN
039-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES PARA LA OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL BANCO DE MAQUINARIA DEL MUNICIPIO DE GALÁN SANTANDER
$16,500,000 30 DIAS Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
4
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE EL PEÑÓN
025-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM Y GASOLINA) PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE EL PEÑÓN SANTANDER
$125,000,000 289 DIAS Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
5
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE ALBANIA
037-2012 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, ACPM Y GASOLINA
$41,000,000 3 MESES Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
7
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GALÁN
35-2012
L SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE MOTOR (ACPM) PARA LA MAQUINARIA PESADA DEL MUNICIPIO DE GALÁN COMPUESTO POR CUATRO (4) VOLQUETAS, DOS (2) RETROEXCAVADORAS, UN (1) COMPRESOR Y UNA (1) MOTONIVELADORA QUE REALIZAN MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS Y ATENCIÓN A LAS EMERGENCIAS OCASIONADAS POR LA OLA INVERNAL 2012
$20,000,000 24 DIAS Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
8
SANTANDER - ALCALDÍA MUNICIPIO DE MOGOTES
048-2012
EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, ACEITES Y GRASAS PARA LA OPERACIÓN DE LA MAQUINARIA PESADA, VEHÍCULOS Y EQUIPOS QUE SE TIENEN A DISPOSICIÓN DEL MUNICIPIO DE MOGOTES, SANTANDER
$63,000,000 5 Meses Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
Fuente: Secop CONTRATOS A NIVEL NACIONAL BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA CUYO OBJETO SE ENCUENTRA RELACIONADO CON EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. MODALIDAD DE CONTRATACION: Contratacion Directa PRODUCTO O SERVICIO: Materiales Combustibles , Aditivos Para Combustibles , Lubricantes Anticorresivo CUANTIA: Cualquier Valor AÑO:2012-2013
CONTRATACION DIRECTA
CELEBRADO 800 $ 688.684.831.212
LIQUIDADO 480 $ 258.746.890.806
TERMINADO SIN LIQUIDAR 5 $ 817.155.153
TOTALES 1285 $ 948.248.877.171
Fuente: Secop
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TABLA: RELACION DE ALGUNOS PROCESOS A NIVEL NACIONAL RELACIONADO AL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
N° MUNICIPIO No CONTRATO
OBJETO CUANTÍA PLAZO MODALIDAD/Contratación Directa.
Decreto 734 de 2012
1
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE NIMAIMA
095-2013
UMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS DESTINADOS A LA RECOLECCION, ELIMINACION Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS, ATENCION Y A LOS PROYECTOS AGROECUARIOS Y MANTENIMIENTO DE VIAS DEL MUNICIPIO DE NIMAIMA CUNDINAMARCA
$7,845,365 15 dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
X
2
VALLE DEL CAUCA - EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA
014-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DE ACPM, GASOLINA CORRIENTE, LUBRICANTES, ACEITES Y FILTROS PARA LA GUADAÑA Y LOS VEHICULOS AL SERVICIO DE LA EMPRESA Y SUMINISTRO DE GASOLINA PARA DAR APOYO A LOS VEHICULOS DE LOS ORGANISMOS DE SEGURIDAD
$18,621,331 6 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
3
ANTIOQUIA - AGUAS DEL NORTE ANTIOQUEÑO S.A. E.S.P. - YARUMAL
008-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, ACEITES, GRASAS Y OTROS PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA SOCIEDAD AGUAS DEL NORTE ANTIOQUEÑO.
$45,000,000 105 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
4
RISARALDA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE PEREIRA
1706-2013
EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE A LOS ORGANISMOS DE SEGURIDAD QUE PARTICIPAN EN LOS DIFERENTES PLANES Y PROGRAMAS QUE EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADELANTA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL EN LA ZONA URBANA Y RURAL DEL MUNICIPIO DE PEREIRA
$60,000,000 180 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
5
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE NIMAIMA
095-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS DESTINADOS A LA RECOLECCION, ELIMINACION Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS, ATENCION Y A LOS PROYECTOS AGROECUARIOS Y MANTENIMIENTO DE VIAS DEL MUNICIPIO DE NIMAIMA CUNDINAMARCA
$7,845,365 15 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
6
BOYACÁ - ALCALDÍA MUNICIPIO DE EL COCUY
06-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHÍCULOS Y MAQUINARIA UTILIZADA EN EL MANTENIMIENTO DE LAS VÍAS DEL MUNICIPIO DE EL COCUY ¿ BOYAC
$43,060,000 4 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
7
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SUPATÁ
001-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS, MOTOS, VOLQUETAS Y MAQUINARIA AMARILLA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SUPATÁ CUNDINAMARCA ¿ DE LA POLICÍA NACIONAL Y DE LAS FUERZAS MILITARES
$ 123,722,000 11 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
8
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SUPATÁ
016-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM Y GASOLINA) PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y PRESTACIÓN DE AYUDAS HUMANITARIAS AL MUNICIPIO DE SUPATÁ - DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
$20,000,000 2 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
9
VALLE DEL CAUCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE BOLÍVAR
041-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LA MAQUINARIA DESTINADA AL MANTENIMIENTO DE LAS VÍAS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR VALLE
$16,506,000 2 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
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10
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SAN JERÓNIMO
166-2013
SUMINISTRAR GASOLINA CORRIENTE Y ACPM PARA LOS VEHÍCULOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE SAN JERÓNIMO, ANTIOQUIA.
$30,000,000 30 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
11
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE MANTA
74-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, PARA LOS VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE MANTA Y DEMÁS QUE ESTÉ EN LA OBLIGACIÓN DE TANQUEAR
$30,000,000 71 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
12
RISARALDA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE PEREIRA
2895-2013 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE PEREIRA
$206,000,000 60 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
13
TOLIMA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE VILLARRICA
202-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS QUE DESARROLLAN EL MANTENIMIENTO DE LAS VIAS TERCIARIAS Y AUTOMOTORES DEL EJERCITO Y POLICIA NACIONAL INHERENTES AL FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA DEL MUNICIPIO DE VILLARRICA TOLIMA
$7,000,000 8 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
14
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE VEGACH
140-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, ACEITES Y LUBRICANTES PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE VEGACHI - ANTIOQUIA
$10,000,000 110 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
15
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE BETULI
192-2013
SUMINISTRO DE GASOLINA, ACPM, Y REPUESTOS PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS QUE CONFORMAN EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE BETULIA ANTIOQUIA
$3,000,000 3 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
16
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SALGAR
002-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA CORRIENTE Y ACPM) PARA LOS VEHÍCULOS QUE PARTICIPARON EN LA ATENCIÓN DEL EVENTO DE EMERGENCIA OCURRIDO EL 20 DE MAYO DE 2013 EN EL MUNICIPIO DE SALGAR ANTIOQUIA EXPUESTAS EN LA URGENCIA MANIFIESTA A CAUSA DE LA OLA INVERNAL
$20,055,537 90 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
17 REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
095-2012
SUMINISTRAR COMBUSTIBLE (GASOLINA CORRIENTE, GASOLINA EXTRA Y A.C.P.M.) DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL, REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, REGISTRADURÍA DISTRITAL, DELEGACIÓN DE CUNDINAMARCA Y LAS PLANTAS DE ABASTECIMIENTO ELÉCTRICO DE OFICINAS CENTRALES (CAN) DE CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES DESCRITAS Y DETALLADAS EN EL ESTUDIO DE NECESIDAD Y CONVENIENCIA, EL PLIEGO DE CONDICIONES DE LA SELECCIÓN ABREVIADA RNEC - 01 DE 2012 Y LA PROPUESTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA, LAS CUALES FORMAN PARTE INTEGRAL DEL CONTRATO
$360,000,000 10 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
18
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GUAYABAL DE SÍQUIMA
017-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y PRESTACIÓN DE AYUDAS HUMANITARIAS AL MUNICIPIO DE GUAYABAL DE SÍQUIMA
$15,000,000 64 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
19
VALLE DEL CAUCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE LA VICTORIA
112-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PARA LOS VEHÍCULOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE LA VICTORIA VALLE
$10,000,000 117 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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20
BOYACÁ - ALCALDÍA MUNICIPIO DE DUITAMA
004-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA Y A.C.P.M) PARA LOS VEHICULOS DE LA ESTACION DE POLICIA, GRUPO MECANIZADO JOSE MIGUEL SILVA PLAZAS Y CTI POR LA DECLARATORIA DE URGENCIA MANIFIESTA Y EL ORDEN PUBLICO EN EL MUNICIPIO DE DUITAMA.
$9,000,000 7 Dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
21
CUNDINAMARCA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE LA PEÑA
162-2013
EL SUMINISTRO, COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y LA PRESTACION DEL SERVICIO DE MONTALLANTAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA MAQUINARIA QUE REALIZA EL MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA RED VIAL TERCIARIA DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA CUNDINAMARCA DURANTE LOS MESES DE AGOSTO Y SEPTIEMBRE DE 2013
$16,500,000 1 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
22
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE VEGACH
126-2013
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA FUERZA PÚBLICA CON SEDE EN LA JURISDICCION DEL MUNICIPIO DE VEGACHI – ANTIOQUIA
$6,000,000 3 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
23
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SAN JERÓNIMO
006-2013
SUMINISTRAR COMBUSTIBLE (ACPM Y GASOLINA CORRIENTE) PARA LOS VEHÍCULOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL COMANDO DE POLICÍA DEL MUNICIPIO DE SAN JERÓNIMO Y DE LOS VEHÍCULOS DE LOS CUALES DISPONE EL PERSONAL DE REFUERZO (SIJIN, CIPOL, EMCAR, LEMAS
$9,000,000 6 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
24
ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE BURITICÁ
20-2013
Suministro de conbustible y aceite con destino a la fuerza publica asentada en el municipio de Buritica en procura de atender las eventualidades en seguridad y orden publico que se generen dentro del paro Nacional Minero. Decreto Nº 60 por medio del cual se declara la urgencia manifiesta para conservar las condiciones de orden publico y tranquilidad ciudadana, la integridad fisico y de los bienes y la moviliadad dentro del desarrollo del paro Ncional Minero
$13,904,941 15 dias
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
25
TOLIMA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JUAN
89
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTE, GRASAS Y FILTROS REQUERIDOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS VEHÍCULOS DE CARGA PESADA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO VALLE DE SAN JUAN- TOLIMA
$45,000,000 3 Meses
Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)
x
Es por ello que el municipio considera que en ningún momento inobservó los principios de trasparencia, economía y responsabilidad, pues como se detalla en certificación proyectada por la secretaría de planeación se realiza un análisis de costos en los que incurriría el municipio al adquirir con una estación de servicio fuera de su casco urbano, pues las más cercanas se encuentran en el municipio de Oiba y contratación Santander. Adicionalmente en el evento en que se contratara con estaciones de servicio fuera del municipio se tendría que observar las normas sobre el transporte de estos líquidos lo que haría más elevado el valor de dichos elementos. (Se anexa certificación para todos los efectos legales). Finalmente exponer al grupo auditor que la aplicación de la causal de contratación directa para el suministro de combustibles se realizó mientras estuvo vigente el Decreto 734 de 2012, que como ya anotamos para el municipio de Guadalupe lo fue hasta el 31 de Diciembre de 2013, pero al entrar en vigencia el Decreto 1510 de 2013 y al ser modificada la redacción de lo que se considera único proveedor, el municipio para la vigencia 2014, realizó proceso de selección abreviada mediante subasta inversa, atendiendo las condiciones técnicas uniformes de los bienes adquirir. Al respecto el nuevo artículo contempla lo siguiente; Decreto 1510 de 2013; Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de
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oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación. Así las cosas el municipio publicó proceso de selección así:
Una vez expuestas las anteriores argumentaciones legales solicitamos comedidamente al grupo auditor sea desvirtuado el hallazgo con incidencia disciplinaria, fiscal, penal y administrativa pues no se contravino el ordenamiento jurídico, pues se aplicó una excepción contemplada en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y Decreto reglamentario 734 de 2012.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL
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Después de realizar un análisis a la respuesta y a los documentos adjuntos en el oficio No 4695 del 04 de noviembre de 2013, es evidente para el grupo auditor que los contratos de suministro No 006 – 2013 y No 002 – 2013 se adjudicaron a la Estación de Servicios Automotriz Guadalupe, mediante la modalidad de selección de contratación directa, cuando no existe pluralidad de oferente, atendiendo el cumplimiento de uno de los requisitos contenido en el literal b del articulo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 201, así las cosas, se desvirtúa la observación de tipo disciplinaria y penal, bajo las siguientes consideraciones: PRIMERO: La Administración municipal de Guadalupe mediante Decreto No 050 de 2013, acogió para el municipio la aplicación transitoria del Decreto No 734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013; así las cosas, es claro para el grupo auditor, que es viable realizar la selección del contratista para el suministro de combustible bajo la modalidad de contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes, atendiendo el articulo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2011 siempre y cuando las circunstancias se plasmen en los estudios previos y en el acto administrativo de justificación de la contratación, tal y como la Contraloría General de Santander lo expreso y señalo en el oficio No 5962 del 03 de julio de 2013, el cual hace referencia a la respuesta al concepto jurídico solicitado por la alcaldía del Municipio de Galán, por hechos similares a los de la presente observación.
SEGUNDO: En la Resolución No 127 del 31 de mayo de 2011 expedida por el Municipio de Guadalupe expedida de acuerdo a las facultades otorgadas en la Resolución No 82588 de 1994 el Ministerio de Minas y Energía, se estableció que la única estación de servicios autorizada para operar y ejercer la actividad de distribuidor minoritario de combustible liquido derivado del petróleo en el Municipio de Guadalupe, es la Estación de Servicios Automotriz Guadalupe identificada con el Nit 63.359.842-6, de propiedad de la señora Yaqueline González Sánchez. TERCERO: En los estudios previos y en las Resoluciones No 011 del 24 de enero de 2013 y No 125 del 27 de junio de 2013 relacionadas con los contratos No 002 de 2013 y No 006 de 2013, se indicó de manera expresa: “En el Municipio de
Guadalupe solo hay una Estación de Gasolina debidamente autorizada con la documentación soporte de la licencia de funcionamiento para proveer de los líquidos derivados del petróleo tipo combustibles, lubricantes, aditivos y otros en la localidad tal como lo ha certificado la cámara de comercio. Además la distancia con los Municipios aledaños donde existe otra Estación de Gasolina, ocasionaría un sobrecosto y pérdida de tiempo debido al desplazamiento de la maquinaria para su tanqueo.” CUARTO: En las certificaciones suscritas por el secretario de planeación y obras públicas del Municipio de Guadalupe los días 17 de enero y 20 de junio de 2013, se relaciona de manera detallada los sobrecostos en que hubiese incurrido la administración municipal de haber contratado el suministro de combustible de la maquinaria de propiedad del Municipio de Guadalupe con las Estaciones de servicios localizadas en los municipios de Oiba y Contratación del Departamento de Santander; además de la establecerse la limitante de no existir instalaciones de propiedad del Municipio de Guadalupe, adecuadas para el almacenamiento de combustible liquido derivado del petróleo provenientes de cualquier estación de servicios del departamento de Santander. QUINTO: En los procesos contractuales publicados en el SECOP y relacionados por la administración municipal de Guadalupe en la réplica al informe preliminar No 000131 del 01 de octubre de 2013, se evidencia que tanto a nivel nacional como departamental, varias entidades municipales han celebrado mediante
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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01
INFORME DEFINITIVO – ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE GUADALUPE
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contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes, el suministro de combustibles derivados del petróleo. No obstante lo anterior, la observación de tipo administrativo se convalida y tendrá la connotación de hallazgo, para efectos de que la entidad sujeto de control incluya en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que la administración municipal realice la adjudicación de contratos para el suministro de combustible y lubricantes, por tratarse de un bien de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las Entidades del Estado y por estar sujeto a regulación de precios; bajo la contratación por la modalidad de selección abreviada de menor cuantía; tal y como lo estableció el Decreto 1510 de 2013, el cual se aplica para el Municipio de Guadalupe a partir del 01 de enero de 2014, ya que el Decreto 734 de 2012 fue acogido por la administración municipal hasta el 31 de diciembre de 2013, como se observa en el Decreto Municipal No 050 del 05 de agosto de 2013.
ANALISIS INDIVIDUAL DE LA ETAPA CONTRACTUAL Y POST DE LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO
El grupo auditor, realizara un análisis a la ejecución de cada uno de los 2 contratos de suministro tomados como muestra, así:
8. CONTRATO DE SUMINISTRO No 002 de 2013 Modalidad de selección: Contratación directa. (cuando no exista pluralidad
de oferentes – literal G) Tipo de recurso: Propios (fondo de maquinaria y equipo) Objeto: Suministro de combustible (ACPM, aceite y
grasas) para maquinaria del fondo del Municipio de Guadalupe, conforme a los precios regulados por el gobierno nacional.
Contratista: Estación de servicios Automotriz Guadalupe Representante legal: Yacqueline González Sánchez. Valor inicial: $24.000.000. Valor adicional: $17.000.000. Valor total: $35.700.000 Plazo inicial: 3 meses y/o hasta presupuesto Plazo adicional: 1 mes y 15 días Plazo total: 4 meses y 15 días Suscripción: 24 de enero de 2013 Acta de inicio: 29 de enero de 2013 Acta de pago parcial No 01: 19 de febrero de 2013 ($9.745.680) Acta de pago parcial No 02: 02 de abril de 2013 ($7.276.250) Adición: 25 de abril de 2013 Acta de pago parcial No 03: 14 de mayo de 2013 ($10.671.026) Acta de recibido y pago final: 4 de junio de 2013 ($8.017.044) Acta de liquidación: 4 de junio de 2013.
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de suministro No 002 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 24
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de enero de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 96-44-101080626. 3) Se realizó una adición en valor y en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente estipulado en la minuta contractual y previa la existencia de acta de justificación. 4) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta adicional, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 26 de abril de 2013. 5) El contratista ejecutó el objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en los comprobantes de entrega de combustible, en las facturas allegadas por el contratista, en los informes del supervisor y en las bitácoras de la maquinaria pesada del municipio de Guadalupe. 6) La entidad contratante verificó que el contratista realizara el pago de las estampillas departamentales y los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales, como se observa en los comprobantes No13A00104, No 13A00270, No 13A00380 y No 13A00465 del 25 de febrero, 05 de abril, 15 de mayo y 06 de junio de 2013. 8) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP de la manera contenida en el Decreto 734 de 2012.
9. CONTRATO DE SUMINISTRO No 006 de 2013 Modalidad de selección: Contratación directa. (cuando no existe pluralidad
de oferentes – literal G) Tipo de recurso: Propios (fondo de maquinaria y equipo) y SGP
(Otros sectores) Objeto: Suministro de combustible (ACPM, aceite y
grasas) para maquinaria en el Municipio de Guadalupe, Santander, conforme a los precios regulados por el Gobierno Nacional.
Contratista: Estación de servicios automotriz Guadalupe Representante legal: Yacqueline González Sánchez. Valor inicial: $29.000.000. Plazo inicial: 3 meses y/o hasta agotar existencia. Suscripción: 28 de junio de 2013 Acta de inicio: 02 de julio de 2013 Acta de pago parcial No 01: 29 de julio de 2013 ($9.585.620) Acta de pago parcial No 02: 28 de agosto de 2013 ($16.184.920) Acta de recibido y pago final: 09 de septiembre de 2013 ($3.229.460) Acta de liquidación: 09 de septiembre de 2013
ANALISIS CONTRACTUAL
Una vez concluido el análisis del contrato de suministro No 006 – 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor, como se observa en documento del 28 de junio de de 2013. 2) El presente contrato inicio su ejecución, previa la existencia del registro presupuestal y la aprobación de la garantía No 96-44-101087375 de Seguros del Estado. 3) La entidad contratante verificó que los amparos, las vigencias y los valores asegurados se ajustaran a los lineamientos contenidos en la minuta, como se observa en el acta de aprobación de la ampliación de garantías suscrita el 02 de julio de 2013. 4) El contratista ejecutó el
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objeto del presente contrato atendiendo los parámetros establecidos por la entidad contratante, como se observa en los comprobantes de entrega de combustible, en las facturas allegadas por el contratista, en los informes del supervisor y en las bitácoras de la maquinaria pesada del municipio de Guadalupe. 5) La entidad contratante verificó que el contratista realizara el pago de las estampillas departamentales y los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, como se observa en las planillas y en los recibos de recaudos que reposan en el expediente contractual. 6) La entidad contratante realizó los descuentos por concepto de estampillas municipales, como se observa en los comprobantes No 13A00673, No 13A00674, No 13A00765, No 13A00767 y No 13A00877 del 31 de julio, del 30 de agosto y del 20 de septiembre de 2013. 7) La entidad contratante realizó la publicación del presente proceso contractual en SECOP de la manera contenida en el Decreto 734 de 2012. El grupo auditor, logra determinar que en la alcaldía de Guadalupe se lleva un detallado y atento control de la entrega del combustible adquirido por la administración municipal, conclusión esta que se llaga después de realizar un análisis comparativo entre el alcance de objeto contractual (contratos de suministro), los vehículos de propiedad del municipio de Guadalupe, las Bitacoras de la maquinaria pesada y las ordene de entrega del combustible.
ANALISIS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
El grupo auditor realiza un análisis al expediente contractual del contrato de prestación de servicios profesionales No 004 - 2013, donde logra verificar en la etapa precontractual: 1) Que la selección del contratista se realizó atendiendo los lineamientos contenidos en el numeral 4 del artículo 2 de la Lay 1150 de 2007 reglamentado por el decreto 734 de 2012 en su artículo 3.4.2.5.1. 2) Que en el expediente contractual, reposa la certificación de no existir en la planta de personal del Municipio de Guadalupe persona idónea y disponibles para la prestación de servicios del objeto contractual, la propuesta allegada por el contratista y el acta de aceptación de oferta.
ANALISIS INDIVIDUAL DE LA ETAPA CONTRACTUAL Y POST DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
El grupo auditor, realizara un análisis a la ejecución del contrato de prestación de servicios profesionales tomado como muestra, así:
10. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No
004 de 2013. Modalidad de selección: Contratación directa Tipo de recurso: Propios, SGP (otros sectores)
No DE CONTRATO O
CONVENIOOBJETO VALOR TOTAL PLAZO TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
No 004 de 2013.
Prestación de servicios profesionales para
asesoría jurídica a las dependencias de la
administración municipal, capacitación y
asistencia técnica en temas de contratación
estatal y derecho administrativo,
acompañamiento en las etapas de los
procesos contractuales que se lleven a cabo en
el Municipio de Guadalupe, Santander.
$46.000.00011 meses y 15
días
Cooperativa de
trabajo asociado al
servicio de los
empresarios de
Santander
COEMPRESAN CTA
03 de enero de
2013
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Objeto: Prestación de servicios profesionales para asesoría jurídica a las dependencias de la administración municipal, capacitación y asistencia técnica en temas de contratación estatal y derecho administrativo, acompañamiento en las etapas de los procesos contractuales que se lleven a cabo en el Municipio de Guadalupe, Santander.
Contratista: Cooperativa de trabajo asociado al servicio de los empresarios de Santander COEMPRESAN CTA
Representante legal: Aurelio González Echeverría Valor inicial: $32.000.000 Adicional en valor: $14.000.000 Valor total: $46.000.000 Plazo inicial: 8 meses Adicional en plazo: 3 meses y 15 días Total plazo: 11 meses y 15 días Suscripción: 03 de enero de 2013 Acta de inicio: 10 de enero de 2013. Acta de recibo y pago parcial No 01: 13 de febrero de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 02: 20 de marzo de 2013. ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 03: 10 de abril de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 04: 09 de mayo de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 05: 13 de junio de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 06: 12 de julio de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 07: 14 de agosto de 2013. ($4.000.000) Adicional en tiempo y en valor: 02 de septiembre de 2013. Acta de recibo y pago parcial No 08: 10 de septiembre de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 09: 10 de octubre de 2013. ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 10: 13 de noviembre de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 11: 11 de diciembre de 2013 ($4.000.000) Acta de recibo y pago parcial No 12: 26 de diciembre de 2013. ($2.000.000) Acta de liquidación: 26 de diciembre de 2013. ($2.000.000)
ANALISIS CONTRACTUAL Al realizar un análisis a la etapa contractual y post contractual del contrato de prestación de servicios No 004 de 2013, el grupo auditor pudo verificar: 1) Se inicio la ejecución del presente contrato, previa la verificación de la existencia del registro presupuestal y de la aprobación de la póliza No 300026743 de Cóndor S.A. 2) La entidad contratante realizó una adición en valor y en tiempo, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% de su valor inicial, previa la existencia de un estudio previo. 3) La entidad contratante realizó la ampliación de las garantías allegadas por el contratista, previa la verificación de los amparos y las vigencias contenidas en la minuta del adicional, tal y como se observa en el acta de aprobación suscrita el 13 de septiembre de 2013. 4) El contratista cumplió a cabalidad el objeto contractual, como se evidencia en cada uno de los informes por el allegado y en los informes del supervisor. 5) La entidad contratante realizó los descuentos por estampillas municipales, como se evidencia en los comprobantes de egreso No 13A00096, No 13A00209, No 13A00282, No 13A00283, No 13A00369, No 13A00491, No 13A00589, No 13A00721, No 13A00844, No 13A01008, No 13A01120, No
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13A01262 y No 13A01352 del 14 de febrero, 22 de marzo, 12 de abril, el 09 de mayo, el 13 de junio, el 12 de julio, el 15 de agosto, el 12 de septiembre, el 11 de octubre, el 14 de noviembre y el 12 y 27 de de diciembre de 2013. 6) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista, verificó el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. 7) El contratista realizó el pago de estampillas departamentales como se evidencia en los recibos de recaudo que reposan en el expediente contractual. 8) La entidad contratante realizó en el SECOP la publicación del presente proceso contractual de la manera establecida en el decreto 734 de 2012.
ANALISIS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONVENIOS DE
ASOCIACION
El grupo auditor realiza un análisis a los expedientes contractuales de los convenios de asociación No 002-2013, No 003 – 2013, No 005 – 2013 y No 006 – 2013, donde logra verificar en la etapa precontractual: 1) Que la entidad contratante realizó la selección de los contratistas atendiendo los parámetros establecidos en el Decreto 777 de 1992, el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, la Ley 1276 de 2009 y el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia. 2) Que la entidad contratante realizó los estudios previos atendiendo los lineamientos contenidos en el numeral 7 y 12 de la Lay 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012. 3) Que el Centro de Bienestar del Anciano San José de Guadalupe, es una entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, de reconocida idoneidad, como se evidencia en los documentos adjuntos al expediente contractual, entre los cuales podemos enunciar la Resolución No 5160 del 25 de junio de 1979 expedida por el Ministerio de Salud y el acta de idoneidad del 04 de marzo de 2013. 4) Que la fundación Entrelazando Amor “FUNDEAMOR” del Municipio de Valle de San José – Santander, es una entidad de derecho privado sin ánimo de lucro, como se observa en el acta de constitución del 23 de enero de 2012 y en la Resolución No 002053 del 16 de febrero de 2012 expedida por la Gobernación de Santander mediante la cual se reconoce personería jurídica. 5) Que la Corporación INGESEM “Ideas que construyen futuro” es una entidad sin ánimo de lucro, como se evidencia en el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio de Bucaramanga, en los soportes de la propuesta allegada por el contratista y en acta de idoneidad suscrito por la entidad contratante el 24 de mayo de 2013. 6) Que la corporación integral de servicios y asesorías – CORPOINSA, es una entidad sin ánimo de lucro inscrita en la cámara de comercio de Bucaramanga con más de 10 años de funcionamiento, como se observa en los documentos soportes de la propuesta y en el acta de idoneidad
No DE CONTRATO O
CONVENIOOBJETO VALOR TOTAL PLAZO TOTAL CONTRATISTA SUSCRIPCION
No-002 – 2013
Aunar esfuerzos entre el Municipio y el Centro
de Bienestar del anciano San José con el fin
de garantizar la atención integral a los adultos
mayores que se encuentran en condiciones de
vulnerabilidad del Municipio de Guadalupe.
$48.000.000 6 mesesCentro de bienestar
del anciano San José
19 de marzo de
2013
No 003 – 2013
Aunar esfuerzos para la atención integral al
adulto mayor garantizando el funcionamiento
del Centro Vida FUNDEAMOR y del adulto
mayor del Municipio de Guadalupe según
lineamientos Ley 1276 de 2009.
$67.750.000 5 meses
Fundación
Entrelazando Amor -
FUNDEAMOR
19 de marzo de
2013
No 005 - 2013
Aunar esfuerzos con el fin de desarrollar,
organizar, promocionar, difundir y ejecutar los
eventos culturales, recreativos, agropecuarios a
desarrollarse los días 7, 8, 9 y 10 de junio de
2013.
$80.870.000 20 días
Corporación
INGESEM “IDEAS
QUE CONSTRUYEN
FURUTO”
27 de mayo de
2013
No 006 - 2013
Aunar esfuerzos con el fin de apoyar la práctica
del deporte y el aprovechamiento del tiempo
libre en el Municipio de Guadalupe, Santander.
$62.037.1344 meses y 12
días
Corporación Integral
de Servicios y
Asesorías -.
CORPOINSA
08 de agosto de
2013
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suscrita el 08 de agosto de 2013. 7) Que la entidad contratante en cada uno de los procesos contractuales, realizo acta de análisis de idoneidad del contratista.
ANALISIS INDIVIDUAL DE LA ETAPA CONTRACTUAL Y POST DE LOS CONVENIOS DE ASOCIACION
El grupo auditor, realizara un análisis a la ejecución de cada uno de los 4 convenios de asociación tomados como muestra, así:
11. CONVENIO DE ASOCIACIÓN No 005 - 2013 Modalidad de selección: Contratación directa Tipo de recurso: Propios (estampillas), SGP (Deporte y
Recreación), SGP (Otros sectores), Propios (Fondo de seguridad ciudadana), Aportes departamentos.
Objeto: Aunar esfuerzos con el fin de desarrollar, organizar, promocionar, difundir y ejecutar los eventos culturales, recreativos, agropecuarios a desarrollarse los días 7, 8, 9 y 10 de junio de 2013.
Contratista: Corporación INGESEM “IDEAS QUE CONSTRUYEN FURUTO”
Representante legal: Germán Zambrano Calderón Valor Inicial: $70.870.000 Aporte del Municipio: $68.870.000 Aporte del contratista: $2.000.000 Adicional aporte Municipio: $10.000.000 (06 de junio de 2013) Valor total del convenio: $80.870.000 Plazo de ejecución: 20 días Suscripción: 27 de mayo de 2013 Acta de inicio: 04 de junio de 2013 Acta de pago anticipo : 04 de junio de 2013 ($34.435.000) Acta de recibo y pago final: 19 de junio de 2013 ($41.435.000) Acta de liquidación: 9 de octubre de 2013
ANALISIS CONTRACTUAL
Al realizar un análisis a la etapa contractual y post contractual del convenio de asociación No 005 - 2013, el grupo auditor pudo verificar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor. 2) Se inicio la ejecución del presente convenio, previa la verificación de la existencia del registro presupuestal y de la aprobación de la póliza No 96 -44 – 101086231. 3) El contratista para el manejo del anticipo cumplió con el requisito establecido en el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, para lo cual abrió la cuenta de ahorros No 29098312771 de Bancolombia. 4) La entidad contratante realizó una adición en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% de su valor inicial, previo la existencia del acta de justificación para realizar la mencionada adición. 5) La entidad contratante realizó la ampliación de las garantías allegadas por el contratista, previa la verificación de los amparos y las vigencias contenidas en la minuta del adicional, tal y como se observa en el acta de aprobación suscrita el 07 de junio de 2013. 6) El contratista cumplió a cabalidad el objeto contractual, como se evidencia en el informe por el allegado y en el
Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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informe del supervisor. De otra parte, se observó que el aporte del contratista esta representado en publicidad y en personal administrativo necesario para el desarrollo de los eventos y actividades determinadas en el convenio. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por estampillas municipales, como se evidencia en los comprobantes de egreso No 13A00454, No 13A00455, No 13A00456, No 13A00457, No 13A00499 y No 13A01033 del 05 de junio y el 23 de octubre de 2013. 8) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista, verificó el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. 9) La entidad contratante realizó en el SECOP la publicación del presente proceso contractual de la manera establecida en el decreto 734 de 2012.
12. CONVENIO DE ASOCIACIÓN No 006 - 2013 Modalidad de selección: Contratación directa Tipo de recurso: Propio (estampilla), SGP (Deporte y
Recreación), Aporte departamento y propios (fondo de seguridad)
Objeto: Aunar esfuerzos con el fin de apoyar la práctica del deporte y el aprovechamiento del tiempo libre en el Municipio de Guadalupe, Santander.
Contratista: Corporación Integral de Servicios y Asesorías -. CORPOINSA
Representante legal: Nazly Oneyda Agon Pérez Tiempo de ejecución: 4 meses y 12 días Valor inicial: $60.037.134 Aporte del Municipio: $59.037.134. Adición aporte del Municipio: $2.000.000. Aporte del Contratista: $3.000.000 Valor Total: $62.037.134 Anticipo: SI Suscripción: 08 de agosto de 2013 Acta de inicio: 08 de agosto de 2013 Adicional: 07 de octubre de 2013 ($2.000.000) Acta de pago anticipo: 14 de agosto de 2013 ($22.814.853) Acta de recibo y pago No 1: 22 de octubre de 2013 ($29.222.280) Acta de recibo y pago final: 05 de diciembre de 2013 ($7.000.001) Acta de liquidación: 05 de diciembre de 2013
ANALISIS CONTRACTUAL Al realizar un análisis a la etapa contractual y post contractual del convenio de asociación No 006 - 2013, el grupo auditor pudo verificar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor. 2) Se inicio la ejecución del presente convenio, previa la verificación de la existencia del registro presupuestal y de la aprobación de las pólizas No 905-74-994000000761 y No 905-47-994000001795 de Aseguradora Solidaria de Colombia. 3) La entidad contratante realizó una adición en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% de su valor inicial, previa la existencia del acta de justificación para realizar la mencionada adición. 4) La entidad contratante realizó la ampliación de las garantías allegadas por el contratista, previa la verificación de los amparos y las vigencias contenidas en la minuta del adicional, tal y como se observa en el acta de aprobación suscrita el 11 de agosto de 2013. 5) El contratista cumplió a cabalidad el objeto contractual,
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como se evidencia en los informes por el allegado y en los informes del supervisor. 6) La entidad contratante realizó los descuentos por estampillas municipales, como se evidencia en los comprobantes de egreso No 13A00716, No 13A01051, No 13A01052, No 13A01053, No 13A01230 y No 13A01231 del 14 de agosto, 30 de octubre y 05 de diciembre de 2013. 7) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista, verificó el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. 8) La entidad contratante realizó en el SECOP la publicación del presente proceso contractual de la manera establecida en el decreto 734 de 2012.
13. CONVENIO DE ASOCIACIÓN No 002 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Tipo de recurso: Propios (estampilla), Aportes
departamental (estampilla) Objeto: Aunar esfuerzos entre el Municipio y el
Centro de Bienestar del anciano San José con el fin de garantizar la atención integral a los adultos mayores que se encuentran en condiciones de vulnerabilidad del Municipio de Guadalupe.
Contratista: Centro de bienestar del anciano San José. Representante legal: Nelly López Cubides Valor inicial: $33.000.000 Aporte del Municipio: $30.000.000 Adición aporte de Municipal: $15.000.000 Aporte de contratista: $3.000.000 Valor total del convenio: $48.000.000 Plazo de ejecución: 6 meses. Adicional en valor: 15 de julio de 2013 ($15.000.000) Suscripción: 19 de marzo de 2013 Acta de inicio: 20 de marzo de 2013 Acta de pago No 01: 24 de abril de 2013 ($9.374.999) Acta de pago No 02: 07 de junio de 2013 ($5.624.999) Acta de pago No 03: 15 de julio de 2013 ($3.750.000.) Acta de pago No 04: 09 de agosto de 2013 ($11.250.000) Acta de pago No 05: 5 de septiembre de 2013 ($11.250.000) Acta de recibido final y pago final: 20 de septiembre de 2013 ($3.750.000) Acta de liquidación: 25 de septiembre de 2013 REGISTRO FOTOGRAFICO El grupo auditor, realiza visita al Centro de bienestar del anciano San José, ubicado en el casco urbano del Municipio de Guadalupe, con el fin de verificar las condiciones en las cuales se encuentran los adultos mayores que se ven beneficiados con los recursos de la estampilla, donde se pudo observar:
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ANALISIS CONTRACTUAL Al realizar un análisis a la etapa contractual y post contractual del convenio de asociación No 002 - 2013, el grupo auditor pudo verificar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor. 2) Se inicio la ejecución del presente convenio, previa la verificación de la existencia del registro presupuestal y de la aprobación de la póliza No 96-44-101083177 de Seguros del Estado. 3) La entidad contratante realizó una adición en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% de su valor inicial, previo la existencia del acta de justificación para realizar la mencionada adición. 4) La entidad contratante realizó la ampliación de las garantías allegadas por el contratista, previa la verificación de los amparos y las vigencias contenidas en la minuta del adicional, tal y como se observa en el acta de aprobación suscrita el 15 de julio de 2013. 5) El contratista cumplió a cabalidad el objeto contractual, como se evidencia en los informes por el allegado y en los informes del supervisor. 6) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista, verificó el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. 8) La entidad contratante realizó en el SECOP la publicación del presente proceso contractual de la manera establecida en el decreto 734 de 2012. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 02: La entidad contratante no realizó los descuentos correspondientes a las estampillas municipales de cultura y deporte en el convenio No 002 – 2013 En desarrollo del proceso auditor se realizó un análisis a los pagos realizados al Centro de Bienestar del Anciano San José en desarrollo del convenio de asociación No 002 – 2013, observándose en los comprobantes de egreso No 13A00301, No 13A00300, No 13A00484, No 13A00599, No 13A00710, No 13A00840, No 13A00956 del 25 de abril, 13 de julio, 19 de julio, 13 de agosto, 12 de septiembre y el 02 de octubre de 2013 que la entidad contratante no realizó los descuentos correspondientes a la estampilla municipal de cultura (0.5%) y deporte (0.5%) en los términos consagrados en el Acuerdo No 017 de 2007; sin embargo antes de finalizar el proceso de consolidación del presente informe, la administración municipal allega copia de cuatro recibos de consignación (Operación No 26921706, No 26921727, No 27127960 y No 27127981) del Banco
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Agrario de Colombia, donde se evidencia el pago de la suma de $450.000, suma de dinero esta que corresponde al pago de las estampillas municipales de cultura y deporte del convenio de asociación No 002 – 2014. De acuerdo a lo expuesto, el grupo auditor determina la existencia de un beneficio de auditoría en los términos consagrados en el Resolución No 001008 del 30 de diciembre de 2012; no obstante, la administración municipal de Guadalupe deberá iniciar las acciones correctivas tendientes a verificar que en los convenios y/o contratos celebrados por la alcaldía del Municipio de Guadalupe, se realicen los descuentos de las estampillas municipales en los términos consagrados en el Código de Rentas y en los demás acuerdo que lo modifiquen; así las cosas, se configura una observación administrativa. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 02 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “En atención a la observación expuesta por el
grupo auditor, el municipio pone de presente lo contenido en el estatuto tributario así; ARTÍCULO 312. ESTAMPILLA PRO CULTURA.
La estampilla “Pro cultura” se autorizó por la ley 397 de 197 cuyos recursos serán administrados por el municipio, al que le corresponde el fomento y el estímulo de la cultura, con destino a proyectos acordes con los planes nacionales y locales de cultura”. ARTICULO 313. HECHO GENERADOR Y TARIFA. Constituye hecho generador del presente tributo la suscripción de contratos o acuerdos de voluntades, cualquiera sea su denominación, con el municipio de Guadalupe, Sobre los siguientes actos y documentos: a. Con una tarifa de 0.5% los contratos celebrados entre la Alcaldía o sus entes descentralizados con personas naturales o jurídicas. b. Con una tarifa del tres por ciento (3.0%) sobre el impuesto de delineación urbana por la expedición de la licencia de construcción o urbanismo. c. Las multas de tránsito el 3% del valor a pagar. d. Tarjetas de operación medio salario mínimo diario vigente. ARTÍCULO 314. DESTINACIÓN El producido de la estampilla a que se refiere el artículo anterior, se destinará para: 1. El mantenimiento, sostenimiento, remodelación de la planta física de la casa de la cultura 2. Financiación de las actividades realizadas por la Casa de la Cultura y funcionamiento de la misma. 3. La adquisición, mantenimiento y reparación de los equipos asignados a los diferentes servicios que presta el centro cultural. 4. Bandas de música, tunas estudiantiles y otros. 5. Dotación de las bibliotecas. 6. Adquisición de elementos para la sala de música. 7. Para la dotación de museos.
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8. Promoción de eventos culturales, entre los cuales se entiende incluida la feria tradicional. 9. Todos aquellos actos que conlleven al desarrollo cultural del municipio. PARÁGRAFO: El monto destinado para la Casa de la Cultura para el desarrollo de sus diferentes programas por este concepto en ningún caso será inferior al 50% de lo recaudado por la estampilla. ARTÍCULO 315. EXENCIONES Las cuentas o nóminas por concepto de acreencias laborales que se formulen con cargo al Municipio. Las certificaciones constancias y demás actos que sean solicitados dentro de los procesos judiciales del municipio. ARTICULO 316. SUJETO PASIVO. Son sujetos pasivos de esta obligación quienes incurran en el hecho generador. Los ancianatos de beneficencia están excluidos de este gravamen.
Al respecto la estampilla Pro-Deporte contempló lo siguiente; ARTICULO 324. ESTAMPILLA PRO FONDO INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE. El Municipio de Guadalupe en lo relacionado con esta materia se sujetara a lo aprobado en el acuerdo municipal 05 de 199. El municipio aclara que la interpretación dada a las disposiciones contenidas en el estatuto tributario originó la no aplicación de las estampilla pro-cultura y pro-deporte a los convenios de asociación suscritos con el Hogar San José, pues su calidad de centro de Bienestar o antes llamados “ancianato”, llevaron a concluir que no eran sujetos pasivos de este gravamen. Vale la pena agregar que el municipio en la actualidad adelanta la actualización del estatuto tributario municipal, compilando toda la normatividad existente, para que se acuda a un solo texto normativo y con el fin de aclarar situaciones específicas en lo que tiene que ver con la aplicación de gravámenes, especialmente en sujetos pasivos, exenciones, etc. En este sentido solicitamos al grupo auditor tener en cuenta estas argumentaciones.
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Después de realizar un análisis a la respuesta dada en el oficio No 4695 del 04 de noviembre de 2013; el grupo auditor, convalida la observación de tipo administrativo, la cual tendrá la connotación de hallazgo, teniendo en cuenta que dentro de las exenciones de las estampillas municipales de cultura (0.5%) y deporte (0.5%) consagradas en el Acuerdo No 017 de 2007, no se encuentran los convenios de asociación suscritos con los Centros de Bienestar del Anciano. La administración municipal de Guadalupe, deberá incluir en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas, tendientes a que situaciones como las descritas en el presente hallazgo, no ocurran nuevamente.
14. CONVENIO DE ASOCIACIÓN No 003 – 2013 Modalidad de selección: Contratación directa Tipo de recurso: Propios (estampilla) Objeto: Aunar esfuerzos para la atención integral
al adulto mayor garantizando el funcionamiento del Centro Vida FUNDEAMOR y del adulto mayor del
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Municipio de Guadalupe según lineamientos Ley 1276 de 2009.
Contratista: Fundación Entrelazando Amor - FUNDEAMOR
Representante legal: Nini Liliana Ospina Moricillo Valor Inicial: $67.750.000 Aporte del Municipio: $57.750.000. Aporte de contratista: $10.000.000 Plazo: 5 meses Suscripción: 19 de marzo de 2013 Acta de inicio: 22 de marzo de 2013 Acta de pago No 01: 30 de abril de 2013 ($11.550.000) Acta de pago No 02: 29 de mayo de 2013 ($11.550.000) Acta de pago No 03: 08 de julio de 2014 ($11.550.000) Acta de pago No 04: 08 de agosto de 2013 ($11.550.000) Acta de recibido y pago final: 22 de agosto de 2013 ($11.550.000) Acta de liquidación: 26 de agosto de 2013
ANALISIS CONTRACTUAL
Al realizar un análisis a la etapa contractual y post contractual del convenio de asociación No 003 - 2013, el grupo auditor pudo verificar: 1) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y la notificación del supervisor. 2) Se inicio la ejecución del presente convenio, previa la verificación de la existencia del registro presupuestal y de la aprobación de la póliza No 0853391 – 5 de Suramericana. 3) El contratista cumplió a cabalidad el objeto contractual, como se evidencia en los informes del supervisor y en los informes por el allegado donde se observa el listado de las personas beneficiadas, informe servicios de fisioterapeuta al adulto mayor, planillas de asistencia, certificación de pago de parafiscales, certificación Sisben, Fosyga y Registraduría, facturas, informes servicios de psicología al adulto mayor, informe de servicios de nutrición al adulto mayor, etc. 4) La entidad contratante realizó los descuentos por estampillas municipales, como se observa en los comprobantes de egreso No 13A00310, No 13A00406, No 13A00571, No 13A00684 y No 13A00828 del 30 de abril, 29 de mayo, 08 de julio, 08 de agosto y 03 de septiembre de 2013. 5) La entidad contratante realizó en el SECOP la publicación del presente proceso contractual de la manera establecida en el decreto 734 de 2012. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 03: Inexistencia del pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del convenio de asociación No 003 – 2013. Una vez culminada la revisión del convenio de asociación No 003 - 2013, el grupo auditor evidenció solo el pago de la seguridad social integral de la señora Nini Liliana Ospina Morcillo, representante legal de la Fundación Entrelazando Amor – FUNDEAMOR; sin embargo, no se encontró ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso; certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal o copia de las planillas del pago de seguridad social integral y parafiscales que acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje; del personal utilizado para desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto contractual; a pesar de que en el literal h (Asociada) de la
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Clausula Primera de la minuta contractual se estableció esta obligación a cargo del contratista. Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos es claro, para el grupo auditor, que se configura una observación disciplinaria en cabeza de la señora Claudia Juliana Pacheco (Técnica Administrativa) en calidad de supervisora: 1) Por haber certificado el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista; a pesar de no existir evidencia del pago de los aportes al sistema de seguridad social integral del personal que desarrollo las actividades requeridas para ejecutar el objeto contractual. 2) Autorizar que se realizaran pagos a favor del contratista sin que este se encontrara al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar del personal utilizado para la ejecución del objeto contractual. Finalmente, se configura una observación administrativa, en cabeza del señor Oscar Hernando Sierra Zuleta, Alcalde del Municipio de Guadalupe, para efecto de que se incluya en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de la acciones correctivas tendientes a que los supervisores y/o interventores, así como el secretario de hacienda antes de autorizar y realizar pagos a favor de los contratistas personas naturales o jurídicas verifiquen el pago de la seguridad social y parafiscales bajo los parámetros establecidos en la ley. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 03 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo y Disciplinario NORMA VULNERADA: Literal h) (de la asociada) de la Clausula
primera de la minuta contractual, Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, el inciso cuarto del Artículo 8.1.16 del Decreto 734 de 2012, numeral del ordinal a), articulo 2 de la Ley 1562 de 2012, articulo 44, 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, Manual de Contratación, Manual de funciones, numeral 01 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
Presuntos Responsables: -CLAUDIA JULIANA PACHECO. Supervisor. Observación disciplinaria.
- OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. Observación administrativa.
RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio reviso el cumplimiento de las
obligaciones de pago de seguridad social integral y parafiscales de la Fundación que celebro el convenio, a la luz del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que contempla;
Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su
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vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. El municipio a través de la supervisora delegada, revisó el cumplimiento de los pagos de seguridad social por parte de la contratista Fundación entrelazando Amor representada legalmente por Nini Liliana Ospina Morcillo. Ahora en lo que tiene que ver con el pago de seguridad social de los empleados ello depende de la vinculación que realice la fundación contratada que es facultativo de esta, pues ni en la Ley 1276 de 2009 ni en la Ley 789 de 2002 se establece cual es la vinculación que debe exigirse para el personal que desempeña estas funciones. Pero el municipio, reviso en el sistema de seguridad social la vinculación del personal empleado para el desarrollo de las actividades del convenio de asociación y observa que se encontraban vinculadas al régimen contributivo y que durante la vigencia del mismo realizaron los pagos correspondientes a seguridad social. Para tal efecto se remite certificación y pantallazos de la revisión al sistema de seguridad social de los empleados vinculados por FUNDEAMOR. Se anexa certificación de la supervisora junto con pantallazos para todos los efectos legales. En este sentido se solicita comedidamente al grupo auditor se desvirtúe el hallazgo con incidencia disciplinario y administrativo.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Después de realizar un análisis a la respuesta y a los documentos adjuntos en el oficio No 4695 del 04 de noviembre de 2013, es evidente para el grupo auditor que la administración municipal antes de efectuar pagos por concepto del convenio de asociación No 003 -2013, verificó que la Fundación entrelazando amor – FUNDEAMOR en calidad de contratista y el personal utilizado para desarrollar las actividades necesarias para ejecutar el objeto contractual realizara el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje; afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta la certificaciones suscritas los días 29 de mayo, 08 de julio y 22 de agosto de 2013 por la Dra. Deicy Rivera Camacho en calidad de contador de FUNDEAMOR, además de los pantallazos de los resultados de consulta afiliación compensado del FOSYGA del Ministerio de protección social; así las cosas, se desvirtúa la observación de tipo disciplinario. No obstante lo anterior, la observación de tipo administrativo se convalida y tendrá la connotación de hallazgo, con el fin de la administración municipal incluya en el plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a que los supervisores y/o interventores; así como el secretario de hacienda municipal, dejen en los informes de supervisión y en los anexos de los comprobantes de egreso, evidencia de la manera como verifican que los contratistas personas naturales o jurídicas realizaron el pago de la seguridad social integral y parafiscales.
OBSERVACIONES GENERALES
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DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 04: En los convenios de asociación se observan deficiencias en los informes de supervisión. El grupo auditor, después de realizar un análisis minucioso a los informes de supervisión de los convenios de asociación, concluye que estos se asemejan a simples certificaciones de cumplimiento del objeto contractual y no contienen un detalle del detalle del seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto de cada uno de los convenios; así las cosas, se configura una observación administrativa, para efectos de que la administración municipal, adopte las acciones correctivas que considere pertinentes para mejorar la calidad del contenido de los informes de supervisión. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 04 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio implemento planes de mejoramiento
a partir de la visita realizada por la contraloría general de Santander al finalizar la vigencia 2013, razón por la cual se impartieron directrices a los supervisores de los contratos con el fin de que durante la ejecución de los contratos se verifique el cumplimiento de los objetos contractuales celebrados, así como el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Ahora bien, en la ejecución de los convenios de asociación, los supervisores soportaron sus informes en registros fotográficos, planillas de asistencia, controles de visita, por lo que pudieron observar si las partes cumplieron a cabalidad los contratos celebrados. El municipio toma atenta nota a las observaciones presentadas por el grupo auditor y lo implementara de manera inmediata con el fin de mejorar la etapa de ejecución en general de los contratos celebrados por la entidad.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que el representante legal del Municipio de Guadalupe acepta la presente observación en su escrito de replica al informe preliminar No 000131 del 01 de octubre de 2014; tal y como quedo plasmada inicialmente, el equipo auditor convalida la observación administrativa y esta tendrá la connotación de hallazgo. El sujeto de control, deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que considere pertinentes para evitar que situaciones como las descritas en el presente hallazgo ocurran con posterioridad. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 05: La Alcaldía del Municipio de Guadalupe durante la vigencia 2013, no realiza la publicación en el SECOP de algunos de los actos realizados con posterioridad a la minuta del contrato.
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Después de terminar el proceso de análisis de las carpetas de los contratos y los convenios tomados como muestra para el desarrollo de la presente auditoría, el grupo auditor procede a realizar la verificación de la publicación en el SECOP, para lo cual se realiza la selección de 10 contratos de los auditados, observándose que la Alcaldía del Municipio de Guadalupe, no registra en el SECOP algunos de los actos realizados con posterioridad a la minuta del contrato; situación esta que se evidencia en los convenios de asociación No 02 – 2013 y No 006 – 2013, en los contratos de obra No 006 – 2013, No 008 – 2013 y No 009 – 2013 y, en el contrato de prestación de servicios No 004 – 2013. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor Oscar Hernando Sierra Zuleta, alcalde del Municipio de Guadalupe, para efectos de que la entidad incluya en el plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a que publique de manera oportuna en el SECOP no solo la etapa precontractual sino todos y cada uno de los actos realizados con posterioridad a la minuta contractual, a fin de evitar que en el futuro se vulneren los principios de publicidad y trasparencia. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 05 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio ha venido publicando las
actuaciones surtidas en los procesos contractuales, pero no existía certeza de los documentos que con posterioridad a la expedición del contrato debían publicarse en dicho portal, en este sentido adelanta actuaciones administrativas con el fin de subsanar dicha situación, corroborando que en el portal se encuentren no solo las actuaciones precontractuales sino todos los actos administrativos que se expidan en los procesos de selección independientemente de la modalidad que se aplique.” CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta la manifestación realizada por el alcalde del Municipio de Guadalupe frente a la presente observación, en su escrito de réplica al informe preliminar No 000131 del 01 de octubre de 2014, el grupo auditor convalida la observación en los términos inicialmente planteados, la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo. La alcaldía del municipio de Guadalupe deberá adoptar un plan de mejoramiento donde se establezcan los correctivos que considere pertinentes, para evitar que la conducta descrita en el presente hallazgo se repita nuevamente. 1.1.2 Rendición y Revisión de la Rendición de Cuenta
La Rendición de la Cuenta es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, son responsables de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de
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resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal, el jefe de la entidad, director, gerente o quien haga sus veces.
En lo que respecta a la parte financiera, presupuestal y demás información, se analizó el contenido de la información presentada mediante el aplicativo SIA y corroborada durante el proceso auditor, la cual se evidencia que fue
correctamente presentada.
1.1.3 Legalidad
El equipo auditor evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores: administrativo, contractual, financiero y ambiental, cómo se debe desarrollar los procedimientos normativos en la Alcaldía de Guadalupe, los cuales reconozcan concebir una cultura de participación ciudadana, convivencia pacífica, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, ambientales y culturales. En lo correspondiente a la normatividad financiera y presupuestal la entidad cumple con la normatividad. De acuerdo a la aplicación de los principios establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1437 de 2011 y el estatuto general de contratación pública, la entidad, posee Manual de Contratación conforme al estatuto general de contratación de la administración pública (Decreto 051, agosto 16 de 2013); en lo relacionado a la legalidad ambiental y administrativa, la entidad cuenta con el Plan de Integración del Residuos Sólidos.
1.1.4 Gestión Ambiental PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE - PTAP
La Planta de Tratamiento de Agua Potable – PTAP del municipio de Guadalupe abastece a 620 suscriptores urbanos, cada uno con medidor durante las 24 horas, contando con facturación mensual del servicio prestado y el apoyo de dos (2) empleados como parte del sistema operativo con disponibilidad permanente. Se cuenta con 3 fuentes hídricas destinadas para captación que son las quebradas: La Pava, La Gloria y La Colorada con sus 3 bocatomas respectivas. La principal fuente de abastecimiento es la Quebrada La Pava, con una red de conducción de 7Km desde la bocatoma hasta el acueducto. El flujo es manejado por gravedad y actualmente no se cuenta con medidor de entrada. Una vez captada el agua es conducida por medio de tuberías de PVC a la PTAP, manejándose un sistema convencional con un caudal afluente promedio de y consumo diario entre 200 a 260 , contando con macromedidor de salida.
El mantenimiento de la PTAP se realiza cada 3 meses con el lavado de tanques con cloro granulado. La planta posee un laboratorio donde se realiza el estudio de
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pruebas de jarras diario, con el fin de determinar la dosis de insumos químicos que deben aplicarse en la planta, a fin de lograr cambios favorables en la calidad del agua, si se requiere; a su vez, se realizan pruebas físico químicas y bacteriológicas mensuales, las cuales son enviadas al laboratorio PSL PROANALISIS en Bucaramanga certificado por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia- IDEAM. Según la toma de muestras fisicoquímicas y microbiológicas realizadas al agua para el consumo humano en forma mensual durante la vigencia 2013, los parámetros analizados de cada muestra se clasificaron con un nivel SIN RIESGO, siendo apta para el consumo humano. Actualmente está en proceso el proyecto en la Gobernación de Santander, la instalación de un nuevo aireador y un tanque de cloración para uso en caso de emergencia. La PTAP se encuentra al día con los pagos de tasas retributivas a la autoridad ambiental Corporación Autónoma Regional de Santander - CAS.
Registros fotográficos de la PTAP
DIAGNOSTICO ACUEDUCTOS RURALES EN PROCESO DE TECNIFICACION Y POTENCIACION. El acueducto urbano del municipio de Guadalupe se encuentra legalizado y en funcionamiento, destacándose además en el sector rural la existencia de 6 acueductos en las veredas: SAN JOSE, QUITASOL, SAN ANTONIO-HELECHAL, EMPALIZADA, MARARAY y CENTRO LLANO SECTOR LOS AMARILLOS. En la Vereda San José el acueducto se constituyó en el año 2008-2009, con una planta pequeña de tratamiento, con sus bocatomas y sus redes de conducción y de distribución con un número de usuarios aproximadamente de 30. En la Vereda de Quitasol se realizó el acueducto en el año 2008-2009, contando con planta y sistema de conducción y aproximadamente cuenta con 50 usuarios. En la Vereda San Antonio-Helechal se realizó el acueducto en el año 2011 y cuenta con planta de tratamiento y redes de distribución y conducción para una población aproximada de 100 usuarios, siendo intervenido con obra mediante el contrato No. 008 de 2013, mediante la construcción de un tanque adicional de almacenamiento para la vereda, con trabajos en la áreas de: floculación, sedimentación y filtración de la planta de tratamiento.
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En la Vereda Empalizada se realizó la construcción de un tanque de almacenamiento para la escuela de la vereda. La Vereda Marara y cuenta con un acueducto con bocatoma y redes de distribución, beneficiando a 25 usuarios aproximadamente.
En la Vereda Centro Llano sector Los Amarillos, existe el acueducto que cuenta con una bocatoma y con redes de distribución, para una población de 10 usuarios aproximadamente.
PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTAR – ALCANTARILLADO – VERTIMIENTOS.
Es el servicio de recolección, transporte, tratamiento y disposición final de aguas residuales producidas por los usuarios de zonas residenciales, comerciales, industriales e institucionales. El agua que proviene de las descargas residuales de los habitantes del casco urbano del municipio de Guadalupe, son vertidas a seis puntos de la cabecera municipal así: San Martin-Hospital, Jerusalén, Cementerio, Barrio la Quinta, Barrio Palmito y Plaza de feria, luego ser conducidas a las fuentes hídricas: La Chorera, La Pava y La Llanera, los cuales están sujetas al cobro de tasas retributivas por parte de la CAS, situación que genera un problema ambiental a la comunidad guadalupana, debido a la carencia de una planta de tratamiento de aguas residuales.
El municipio cuenta con un estudio de vertimientos generados en el casco urbano, con el fin de establecer los índices reales de contaminación y la cuantía a pagar de acuerdo a los parámetros de contaminación generados en el municipio, cuya tasa retributiva para la vigencia 2013 correspondió a $689.722; así mismo para optimizar metas de reducción de cargas contaminante, establecidas en los estudios de AYUEDUA (Ahorro y Uso Eficiente del Agua) y en el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos-PSMV el cual fue aprobado por la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS mediante Resolución No. 0303 del 24 de abril 2008 por 15 años, quien contiene actividades e inversiones necesarias para avanzar en el saneamiento y tratamiento de vertimientos, con el fin de mantener y mejorar las coberturas del servicio alcantarillado, contribuyendo así a la disminución de la carga contaminante a las fuentes hídricas. OBSERVACION DE AUDITORÍA No. 6 El municipio cuenta con un proyecto de la construcción de la PTAR, con el objetivo primordial de contribuir a disminuir al máximo la carga contaminante, la cual es vertida directamente a las fuentes hídricas: La Chorrera, La Llanera y La Pava, para contribuir a la descontaminación de las mismas y a una reducción notable en el cobro de la tasa retributiva. Se configura una observación administrativa para que sea incluido en un plan de mejoramiento, a fin de mitigar dicha contaminación mediante la realización de dicha obra. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL
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Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio adelanta gestiones con el fin adelantar
la ejecución del plan maestro de alcantarillado, en donde se encuentran incluidas la construcción de 3 PTAR, con lo que sin lugar a dudas se disminuirá la carga contaminante de las fuentes hídricas que abastecen el municipio. En este sentido al ser un megaproyecto, es una de las prioridades dentro de la ejecución presupuestal del municipio, pero atendiendo sus elevados costos se acude a entidades nacionales y entes territoriales como la gobernación de Santander, para cofinanciar un proyecto de tal dimensión. En este sentido se solicita al grupo auditor desvirtuar el hallazgo administrativo y en el evento de ratificarlo vincular entidades como la Gobernación de Santander y Ministerio de vivienda quienes son los entes con capacidad financiera para apoyar este tipo de megaproyectos, pues según estudios hechos el valor estimado de dicho proyecto asciende a Doce mil Millones de pesos ($12.000.000.000) que son tres (3) años de presupuesto del municipio, por lo que sería una meta imposible del alcanzar por el municipio exclusivamente.” CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Una vez evaluada la respuesta por el grupo auditor el hallazgo administrativo se confirma, para que sea incluido en el plan de mejora que suscriba la administración municipal; de otra parte, es claro para este ente de control que los recursos de Agua Potable y Saneamiento Básico hacen parte del programa “Plan Departamental de Aguas”, por lo que esta entidad también realizará los respectivos seguimientos para el cumplimiento y aplicación de estos recursos. PLANTA DE RESIDUOS SÓLIDOS El municipio de Guadalupe actualmente implementa el Plan de Gestión de Residuos Sólidos PGIRS creado y establecido en el año 2005, cuyo propósito es proporcionar una herramienta que apoye la solución de la problemática sanitaria en lo relacionado a residuos domésticos. La recolección de los residuos orgánicos urbanos la realiza el día lunes y el día viernes los residuos sólidos inorgánicos e inertes, en la volqueta de propiedad del municipio (Chevrolet Kodiak blanca Placa OSF 149), utilizando dos operadores que son los encargados de recoger los residuos puerta a puerta, los cuales son llevados a la planta de compostaje ubicada en la vereda Solferino, para ser seleccionados (apartados) y empacados según su constitución, luego ser enviados al recuperador ambiental Ecosangil, situado en la vereda El Cucharo del municipio de Cabrera-Santander. PLANTA DE COMPOSTAJE
El municipio cuenta con una planta de compostaje desde el año 2008 después de adquirir el predio en el año 2005 y está ubicada en la vereda Sabaneta sector El Tirano; allí se realiza trabajos de apoyo con personal capacitado que instruyó a la comunidad guadalupana en la forma de reciclar, ayudados por el Plan de Recolección de Residuos Sólidos.
La planta está dotada con dos aulas: una para picado del material orgánico y la otra para el almacenamiento de material reciclado, donde se ubican todos los residuos sólidos, inorgánicos e inertes, que se recogen en la cabecera municipal; además cuenta con unas instalaciones aptas para el proceso de almacenamiento de basuras inertes, su selección y posterior transporte al relleno sanitario ubicado en el municipio
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de Cabrera, donde funciona el recuperador ambiental de ECOSANGIL, traslado que se realiza con la volqueta de propiedad del municipio.
La función principal de esta planta es transformar los residuos sólidos orgánicos en abono, proceso realizado en varias semanas y con la intervención de dos operadores; es de anotar que el proceso que se realiza semanalmente en la planta es llevado a cabo con la ayuda de microorganismos eficientes bajo las normas establecidas; el producto resultante de este trabajo con el material orgánico se utiliza posteriormente como abono a proyectos productivos y para la venta a personas de la comunidad guadalupana que requiera este producto. Dicha planta de compostaje estuvo bajo la administración del municipio hasta el mes de agosto de 2013, fecha de la cual tomo la administración de la Planta, la Empresa de Aguas Públicas de Guadalupe.
Registros fotográficos
SEGUIMIENTO A LA PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL
El municipio de Guadalupe cuenta con una planta de beneficio animal ubicada en el barrio San Martin, con una capacidad para sacrificar 23 bovinos a la semana; debido a las irregularidades presentadas en la planta según visita practicada por INVIMA en la vigencia 2013, la Administración celebró el contrato de obra No. 005 de junio 07 de 2013, cuyo objeto fue entre otros: el mantenimiento de las instalaciones de la planta de beneficio animal por valor de $14´546.600 y arreglo a las instalaciones internas del matadero por $23´373.137. Durante el trabajo de campo de la auditoría se realizó una visita de inspección ocular, verificándose la realización de dichos trabajos, encontrándose en funcionamiento la planta de beneficio animal.
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SEGUIMIENTO A LA CONSERVACION DE MICROCUENCAS Y REFORESTACION Según certificación por parte de la Secretaria de Planeación Municipal para la vigencia 2013 y en relación para la conservación de microcuencas y reforestación se presupuestó y ejecutó recursos así: Cifras en pesos
Fuente: Secretaria Planeación Municipal
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Componente Suelo: El Municipio de Guadalupe no cuenta con un relleno sanitario, la recepción de los residuos sólidos inorgánicos e inertes, se realiza en el recuperador ambiental ECOSANGIL, sin embargo cuenta con una planta de compostaje, ubicada en la vereda Sabaneta, sector El Tirano, dotado con dos aulas para el picado, prensado y almacenamiento de material reciclado, donde se transportan todos los residuos sólidos, orgánicos, inorgánicos e inertes, que se recogen en la cabecera Municipal. Posee instalaciones aptas para el proceso de almacenamiento de basuras inertes, su selección y posterior transporte al relleno sanitario; los residuos sólidos orgánicos son tratados en esta planta, para ser convertidos en abono orgánico o compost, cuyo proceso es realizado por personal contratado por el Municipio dos veces por semana. Una vez los residuos orgánicos ingresan a la planta de compostaje, son triturados y puestos en fermentación bajo un tratamiento en el que se les suministra un químico llamado EM, compuesto por microorganismos que ayudan a descomponer los residuos y así convertirlos en abono, proceso que tiene una duración de 6 a 8 semanas. Actualmente se encuentra en proceso el programa fortalecimiento en el tratamiento y disposición final de residuos sólidos, cuyo objetivo es la reducción de vectores, mejoramiento del ambiente, manejo y reutilización de residuos sólidos en el municipio.
Componente Agua: Las políticas, programas, planes y proyectos estipulados con relación al recurso agua que adelanta el municipio para proteger dicho recurso, está conexo con el Acueducto y Alcantarillado, para garantizar a la población la atención básica y con calidad de los servicios públicos domiciliarios con sostenibilidad a futuro, protegiendo y aislando los nacimientos y cauces de ríos y quebradas que garanticen la protección del medio ambiente y el desarrollo sostenible del ecosistema natural del municipio, ejecutando durante el 2013
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labores como: tratamiento de agua cruda hasta potabilizarla, servicio de mantenimiento y rehabilitación en la planta de tratamiento, controles periódicos para minimizar fugas, pruebas de jarra en forma periódica de la calidad del agua en la fuente y en el proceso de tratamiento, limpieza periódica del sistema de alcantarillado y barrido de calles. Atención de Desastres: Mediante Decreto No 037 de julio 12 de 2012, la administración municipal conformó y organizó el Consejo Municipal de Gestión del Riesgo y Desastres, con una asignación presupuestal para la vigencia 2013 de $34.006.714, ejecutando la cifra de $23.641.200 así: $14.000.000 en acarreo de materiales, reubicación y mitigación del riesgo de viviendas afectadas por ola invernal y $9.641.200 en suministro de material de obra consistente en: teja de asbesto, cemento, tejas tipo zinc y cal para afectados de la ola invernal.
Adquisición y Mantenimiento Áreas de Importancia Estratégica: Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007 y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales, observándose en la vigencia 2013 lo siguiente: Cifras en pesos
Fuente: Sria Hacienda Municipal
OBSERVACION DE AUDITORÍA No. 7 La Administración Municipal vigencia 2013 presentó un presupuesto definitivo producto de sus recaudos y recursos del balance tanto para la adquisición de áreas fuentes hídricas por valor de $39.966.678 y para mantenimiento de las áreas de importancia estratégica la cifra de $20.663.321; sin embargo norealizó adquisición alguna para la conservación de fuentes hídricas, debido al alto costo del predio por adquirir, solo efectuó un mantenimiento mediante cerramiento en alambre de púas 3 cuerdas y postes de cemento de 2.00 de alto, con una cantidad de 660 ml de obra a la microcuenca La Colorada, contenido en el adicional del contrato de obra No. 009 de 2013 por valor de $11.000.000. Por lo anterior se configura una observación administrativa para que el municipio adquiera predios, con el fin de proteger y conservar los recursos hídricos que vierten de agua a la comunidad guadalupana, una vez se recaude la cantidad necesaria para dicha finalidad. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio aclara que ha cumplido las metas de
su plan de desarrollo en cuanto la protección de fuentes hídricas, pues ha contribuido a la conservación de estas mediante cerramientos atendiendo el reducido presupuesto con el que cuenta.
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En este sentido el ente territorial ha venido acumulando recursos, pues la proyección de los costos de los predios en donde se encuentran los nacimientos de agua que surten los acueductos municipales son altos, por lo que se estima se requiere contar con el recaudo del año 2014 y 2015 para iniciar con la adquisición de parte de ellos. En este sentido se solicita al grupo auditor desvirtuar este hallazgo y en el evento de ratificarlo vincular a entidades nacionales y territoriales.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Alcaldía se convalida el presente hallazgo. La Contraloría General de Santander hará seguimiento a la acción correctiva en los términos que suscriba la entidad, a fin de verificar el cumplimiento de la meta propuesta, pues se considera que aunque se han adelantado gestiones, es necesario ejecutar las políticas, planes y programas para ser más diligentes en la ejecución de las funciones definidas por la ley en materia ambiental.
1.1.5 Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2011 y 2012
De conformidad con la auditoría realizada para las vigencias 2011-2012, se planteó un Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía de Guadalupe, el cual fue aprobado por la Contraloría General de Santander el 28 de marzo de 2014. Las etapas de ejecución de este Plan de Mejoramiento y sus respectivos avances, se encuentran en término de cumplimiento. Según lo establecido en la Resolución No 309 de la Contraloría General de Santander, la metodología para la evaluación de los planes de mejoramiento será determinado por el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación. Para efectos de dicha evaluación se realizará un análisis cuantitativo, utilizando factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se considerarán para obtener la medición del grado de cumplimiento. El grupo auditor procedió a revisar el plan de mejoramiento de la auditoría correspondiente a las vigencias 2011 y 2012, aplicando la metodología para el diseño de los indicadores tomando los siguientes criterios:
La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento y de cero (0) puntos si no la cumplió.
Porcentaje de cumplimiento: el porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoría y se obtiene de la siguiente manera:
Porcentaje de cumplimiento = puntuación total de las acciones de mejoramiento / número total de acciones de mejoramiento
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Cumplimiento del plan de mejoramiento: si el resultado oscila entre 1.6 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.59 “No Cumplido”.
Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la Auditoría, se comprobó que la Alcaldía de Guadalupe de las 19 acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia
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2011 y 2012, obtuvo una calificación de 28 puntos, que al aplicar la fórmula del porcentaje de cumplimiento arroja un resultado de 1.6, lo cual indica que el plan de mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencias 2011-2012 se encuentra como CUMPLIDO. No obstante haberse cumplido el plan de mejoramiento se observa que para los hallazgos números 2,5,8,9 y 28 la entidad debe incluirlos dentro del nuevo plan de mejoramiento con el fin de dar cumplimiento a las acciones establecidas.
1.1.6 Control Fiscal Interno
RECURSOS HUMANOS En cuanto a la estructura administrativa, la Alcaldía de Guadalupe mediante el Decreto No. 061 de septiembre 19 de 2013, adoptó el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de los empleos pertenecientes a la planta de personal, contando con nueve (9) funcionarios públicos distribuidos así:
Una vez verificadas en forma aleatoria las hojas de vida de los funcionarios y contratistas de la entidad, se observó que las mismas poseen entre otros documentos, el formato de la hoja de vida que exige la Función Pública con las respectivas firmas, pero algunas de ellas sin fecha y desactualizadas.
EVALUACIÓN CONTROL INTERNO El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. Mediante Resolución No. 114 de junio 30 de 2010 se designó a la Ingeniera LESLY YOLANI RODADO PULIDO, para el cargo de Asesor del despacho en el área de Control Interno, la cual fue ratificada a partir del 1 de octubre del 2013 según la nueva planta de personal del municipio.
El grupo auditor durante el trabajo de campo, verificó que se encuentra conformado el comité coordinador de control interno con sus respectivas funciones, pero sin establecer la periodicidad de reuniones, programando para la vigencia 2013 seis (6) auditorías internas: Inspección de Policía, Secretaria de Hacienda, Secretaria de Planeación, Comisaria de Familia, Salud y Secretaria de Gobierno (área de contratación), de las cuales existen planes de mejoramiento donde se identificaron
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las irregularidades presentadas, plasmando acciones de mejora, objetivos, tiempo de ejecución y funcionarios responsables, a las que se le realizó seguimiento.
En lo relacionado al MECI, se corroboró que mediante actos administrativos se aprobaron y adoptaron los siguientes códigos y manuales.
Resolución No. 165 a de 2008. Por medio del cual se adoptó el Código de Ética para el municipio de Guadalupe.
Decreto No. 061 del 19 de septiembre de 2013. Se adoptó el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de los empleos pertenecientes a la planta de personal de la Administración Central del Municipio de Guadalupe y se dictan otras disposiciones.
Decreto No. 053 de 2010. Se adoptó el Manual de Contratación.
Decreto No. 052 de agosto 16 de 2013. Manual de supervisión e interventoría.
Resolución No.165 de 2008. Por medio del cual se adoptó el Sistema Integrado de Gestión “SIGC” MECI-CALIDAD.
Resolución No. 154 de 2008. Por medio del cual se adoptaron los equipos de Implementación del Sistema Integrado de Gestión “SIG”.
Resolución No. 165 de 2008. Por medio del cual se adoptó el Código del Buen Gobierno.
Mapa de riesgos por procesos vigencia 2013.
OBSERVACION DE AUDITORÍA No 8 De acuerdo a la evaluación realizada con el instructivo del Departamento Administrativo de la Función Pública, la alcaldía obtuvo un puntaje para la vigencia 2013 de 69% arrojando un nivel satisfactorio, debido a una no adecuada administración del riesgo. Sin embargo, la institución ha mejorado en este sistema, ya que actualmente identifican las debilidades en los diferentes procesos, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación; no obstante dentro de las auditorías internas desarrolladas por esta entidad, se registraron algunos aspectos a mejorar, cuyo lapso de cumplimiento de acciones de mejoramiento fueron muy extensas, ya que su cumplimiento va hasta diciembre de 2014. La administración debe continuar con los controles a los procesos internos teniendo en cuenta su complejidad, verificando el cumplimiento de requisitos y documentos elaborados por los funcionarios de la entidad, utilizando los medios de comunicación que se disponen, además realizar campañas de cultura y sensibilización para generar compromisos de autocontrol, autoevaluación en los funcionarios de la entidad. De otra parte la entidad debe aplicar la actualización del MECI teniendo en cuenta las nuevas disposiciones al respecto. Por tal razón se configura una observación administrativa, la cual deberá ser desarrollada a través de un Plan de Mejoramiento.
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Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio presenta una vez se encuentran en
firme los informes de las auditorías realizadas por la contraloría, planes de mejoramiento con metas y actividades medibles en un tiempo determinado. El tiempo para el cumplimiento de dichas actividades depende de la carga que se asigna a los funcionarios, actualización de manuales de procedimiento, expedición de actos administrativos, ajustes de presupuesto, en fin un engranaje jurídico, administrativo y financiero que en muchos casos requiere términos prudenciales. En este sentido el municipio tendrá en cuenta la sugerencia impartida por el grupo auditor, en los planes de mejoramiento y en cuanto a las actividades que no requieran términos tan extensos para su cumplimiento.” CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Una vez evaluada la respuesta por el grupo Auditor el hallazgo administrativo se confirma. La Contraloría General de Santander hará seguimiento a las acciones correctivas en los términos que suscriba la entidad, a fin de verificar el cumplimiento de las metas propuestas.
1.1.7 Línea de las tecnologías de la información y las comunicaciones. TICS
El municipio de Guadalupe dando cumplimiento al Decreto No. 1151 de 2008, implementó la Estrategia de Gobierno en Línea Territorial como la mejor herramienta en la construcción de un estado más eficiente, más transparente y más participativo.
En cumplimiento de la Ley 1341 de julio 30 de 2009, norma que establece la aplicación y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones, todas las entidades públicas deberán contemplar en su funcionamiento administrativo la instalación, actualización y mantenimiento de las infraestructuras indicadas y necesarias para mantener integrada y actualizada con la información completa a la comunidad, por intermedio de los medios y los instrumentos tecnológicos al acceso de la Información y a la generación de conocimiento, enmarcada en la exploración de nuevas formas de comunicarse, de trabajar colectivamente y de acceder a servicios básicos claves. La Alcaldía ha cumplido los requerimientos en términos de actualización y procesos exigidos por el Ministerio, la cual mediante Decreto No. 047 de septiembre 12 de 2012 creó el Comité de Gobierno en Línea y Antitrámites, designándose al Secretario de Gobierno Municipal como funcionario responsable para la actualización del sitio web, labor que se viene cumpliendo en coordinación con dos funcionarios de la entidad, permitiendo la interacción entre la Alcaldía y sus ciudadanos. Entre los servicios tecnológicos de comunicación e interacción, que aplica la entidad a favor de la comunidad son: Dirección: Carrera 4 No. 5-31 Palacio Municipal, Horario de atención: Lunes a Jueves de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm y Viernes de 7:30 am a 12:30 pm., Código Postal No. 683051, Correo electrónico: tesorería @guadalupe-santander.gov.co, Utilización de Tecnología, Información en la Comunicación, Página WEB: www.guadalupe-santander.gov.co. , Línea telefónica: (097)7180123, Fax: (097)7180062
OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 9
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El equipo auditor verificó en la Alcaldía el cumplimiento de la norma relacionada con las TIC´s; sin embargo, se comprobó que la entidad no actualiza periódicamente la página, como lo es el horario de atención al público modificado en el mes de diciembre de 2013. De otra parte, la programación de actividades tanto a realizarse como las ejecutadas por parte de cada dependencia municipal, no son divulgadas en su totalidad por este medio a la comunidad. Así mismo, la entidad no posee aplicativos o software en los cuales el ciudadano pueda acudir a la realización de algunos trámites, debido a la carencia de un servidor.
ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “La entidad ha venido implementando las estrategias
impartidas por Gobierno en línea, por lo que ha procedido a publicar eventos, noticias, contratación, entre otros. En la actualidad se adelantan los trámites administrativos necesarios para implementar aplicativos en donde la comunidad en general pueda adelantar tramites online como la expedición de certificaciones ó recibos de pago, pero dicha situación debe ser analizada ante las carencias que poseen municipios distantes como el nuestro, en los que los sistemas informáticos y de telecomunicaciones impiden publicar en tiempo real la información. Así las cosas el municipio implementara planes de mejoramiento con el fin de mejorar los sistemas de publicidad de la información a la comunidad en general, actualizando la página de la entidad.” CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL
La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a realizar acciones para el mejoramiento de los sistemas informáticos, en aras de prestar un mejor servicio y mejorar los sistemas de publicidad de la información
hacia la comunidad en general, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo.
1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos
PLAN DE DESARROLLO
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OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No 10 Una vez verificado por parte del equipo auditor el cumplimiento de cada uno de los programas del cuatrienio del Plan de Desarrollo “UNIDOS PARA PROGRESAR”, correspondiente a la alcaldía en revisión, se establece que la gestión no ha sido del todo eficiente, como se observa en los sectores: Cultura, Deporte-Recreación y Alcantarillado, cuyo porcentaje de cumplimiento están por debajo del 50% ejecutado. Por lo tanto, se deben tomar las decisiones del caso, que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos e ir evaluando cada año el avance que le permita al final de cuatrienio el total cumplimiento de los programas y proyectos plasmados en el plan de desarrollo municipal, tipificándose una observación administrativa que le permita incluirse en el plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento y control en próximas auditorías. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio aclara que realizo grandes
inversiones en el sector cultura, deporte, recreación, situación que es verificable en los contratos celebrados en la vigencia 2013 y en los auditados dentro de la muestra. De otra parte es necesario aclarar que el municipio expidió durante la vigencia algunos certificados de disponibilidad presupuestal con el fin de adelantar proyectos cofinanciados con entidades como COLDEPORTES pero finalmente los proyectos no fueron viabilizados por lo dichos cdps no fueron afectados y se debieron reintegrar al presupuesto municipal. Sin embargo acoge la sugerencia dado por el grupo auditor, y adelantara las gestiones administrativas, jurídicas y contables con el fin de ejecutar en un 100% el presupuesto destinado en estos sectores.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL
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En virtud de la respuesta dada por la administración, se convalida la observación que tendrá connotación de hallazgo administrativo, el cual será objeto de seguimiento en la próxima auditoria.
1.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 1.3.1 Gestión Financiera
La gestión financiera consiste en administrar los recursos que se tienen en la Alcaldía para asegurar que sean suficientes para cubrir los gastos y poder funcionar, con el objetivo de proporcionar información para la toma de decisiones, permitiendo controlar el funcionamiento de la entidad y planificar sus operaciones y acciones futuras. Para el logro de los objetivos de esta auditoría se examinaron los siguientes aspectos:
BALANCE GENERAL COMPARATIVO Cifras en miles de pesos
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
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El detalle de los componentes del Balance General se presenta a continuación:
ACTIVO La Alcaldía de Guadalupe, presenta una variación del activo total en las vigencias 2.012 y 2013 de $4.365.085 que corresponde a un incremento del 33%, debido al crecimiento que presenta las cuentas de Deudores, Otros Activos y Propiedad Planta y Equipo, tal como se aprecia en el cuadro anterior.
RENTAS POR COBRAR
Mediante Decreto No. 019 de abril 02 de 2013 se expide el reglamento interno de recaudo de cartera para el municipio de Guadalupe, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1066 de 2006 y su Decreto reglamentario 4473 de 2006.
Es importante resaltar la cuenta de Rentas por Cobrar, la cual ha presentado una variación como se observa en el siguiente cuadro:
cifras en miles de pesos
OBSERVACION DE AUDITORÍA No 11
Las rentas por cobrar durante el cuatrienio analizado se incrementaron, infiriendo que las políticas para el manejo de la recuperación de cartera no han sido efectivas. Se debe continuar la implementación de estrategias eficaces en el recaudo de la misma; por lo tanto, se tipifica una observación administrativa que le permita incluirse en el plan de mejoramiento, para hacer el respectivo seguimiento y control en próximas auditorías.
ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio ha venido implementando diversas
estrategias para el recaudo de rentas por cobrar, en este sentido adelanta los trámites de cobro persuasivo, campañas radiales, acuerdos de pago, entre otros. Se ha priorizado la cartera más antigua con el fin de instaurar los demandas ejecutivas a que haya lugar con el fin de recuperar la cartera vencida. Sin embargo es claro que el municipio ha cumplido con las metas anuales de recaudo de cartera, pero atendiendo las sugerencias impartidas por el grupo auditor implementara nuevas estrategias para el recaudo de cartera vencida.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL
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Con base en la réplica presentada por el sujeto de control, se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad producto de la presente auditoria.
CAUSACION IMPUESTO PREDIAL – VIGENCIA 2013 Cifras en pesos
Fuente: Secretaría Hacienda Municipal
Durante la vigencia 2013, la Alcaldía de Guadalupe adelantó actividades tendientes a lograr mayores resultados a los obtenidos en las vigencias anteriores, en el recaudo de los impuestos predial e industria y comercio, a través del Programa Bandera de la actual administración “Unidos para Progresar”, haciendo presencia en las diferentes veredas del Municipio en el cual la Tesorería municipal, intervino en cada una de ellas sensibilizando a la comunidad de la gran importancia del recaudo de impuesto predial, su objetivo, los avances que se han logrado y los que se esperan lograr. De igual forma se entregaron cartas de cobro persuasivo incentivando al pronto pago, a realizar acuerdos de pago y a su respectivo cumplimiento. Estas actividades favorecieron la depuración de la base de datos de impuesto predial, facilitando así la identificación de predios y propietarios reales.
Así mismo en los meses de enero y febrero de la vigencia 2013, la administración realizó continuos perifoneo, en la zona urbana, y programas radiales invitando a la comunidad a cancelar el impuesto predial y así obtener los descuentos otorgados por el pago oportuno. Como resultado de lo anterior, la Administración obtuvo un recaudo del 99% de lo presupuestado para impuesto predial y del 117% de industria y comercio vigencia actual. PASIVOS Entre las cuentas representativas del grupo de Pasivos de la Alcaldía de Guadalupe encontramos:
RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL
En las cuentas del municipio de Guadalupe encuentra el rubro denominado Pasivos Estimados, el cual corresponde a la Reserva Financiera Actuarial en la cuenta 27, presentando un saldo a diciembre 31 de 2013 por la suma de $3.841.689.
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL Cifras en miles de pesos
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Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
El estado de Actividad Financiera Económica y Social de la Alcaldía de Guadalupe, presentó excedentes durante las últimas cuatro vigencias, observándose que al cierre de la vigencia fiscal, el ente municipal cuenta con liquidez en el corto plazo para cumplir con sus compromisos inmediatos.
COMPARATIVO DE INGRESOS En la siguiente gráfica se observa el comportamiento presentado durante el cuatrienio, tanto de los ingresos tributarios como los no tributarios así:
Se evidencia que la gestión de la Administración Municipal en cuanto a los recursos propios, no ha sido del todo eficaz, a pesar de la política de recaudo que se implementó en la última vigencia, al comparar la vigencia 2012 vs. 2013. De lo anterior se concluye que al municipio de Guadalupe, aún le hace falta mayor recuperación de ingresos, su presupuesto se mantiene y principalmente se ha basado en las transferencias que recibe de la nación. Como resultado del ejercicio de la Actividad Financiera Económica y Social para el periodo del 1 de Enero a 31 de
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diciembre de 2013, arroja un excedente de $4.032.826 (miles de pesos), correspondiente a transferencias. UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS La Unidad de Servicios Públicos Aguas Públicas de Guadalupe, cuyo objeto social fue la prestación de los servicios públicos domiciliarios de: Acueducto, Alcantarillado y Aseo, contó con 6 personas que desempeñaron labores mediante contrato como: fontanero, operador de planta, recolector de residuos puerta a puerta, operador de residuos en la volqueta, operador de la planta de compostaje y un operador o barrendero, con un número de usuarios del casco urbano distribuidos así:
Los ingresos por venta de servicios estuvieron conformados de la siguiente manera:
Cifras en pesos
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
Los ingresos de la unidad de servicios públicos presentaron un recaudo del 85% por valor de $165.891.484 quedando un saldo por recaudar de $30.139.905 con respecto a lo presupuestado, de los cuales comprometió $97.797.037, pagando el 100%. La venta de servicios por concepto de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del municipio de Guadalupe, se distribuye de acuerdo al porcentaje de participación del recaudo como se demuestra en la siguiente gráfica:
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Mediante Acuerdo No 005 de marzo 19 de 2013 el Concejo Municipal de Guadalupe facultó al Sr Alcalde organizar legalmente la prestación de los servicios de Acueducto Alcantarillado y Aseo del municipio, mediante la constitución de una sociedad para una nueva empresa. Una vez cumplido el trámite, se procedió a realizar la reunión de la Asamblea General Ordinaria de la nueva empresa, en la cual se aprobaron los Estatutos y se realizaron los nombramientos de Presidente y Secretario de la Asamblea, además de la designación de dignatarios para la junta directiva y del Gerente y/o representante legal; posteriormente se realizó el contrato de Operación de los Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo a la nueva empresa por una vigencia de 20 años. La unidad de servicios públicos dejo de prestar los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo a partir del 28 de junio de 2014, por constitución de la nueva empresa.
1.3.2 Gestión Presupuestal La gestión presupuestal de la Alcaldía de Guadalupe en el 2013, se basó en el siguiente resultado:
LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Acuerdo No. 025 de Noviembre 23 de 2012, por medio del cual se fija el presupuesto general de ingresos y gastos del municipio de Guadalupe, por valor de CUATRO MIL SETENTA Y OCHO MILLONES SETENTA Y UN MIL CIENTO CINCO PESOS ($4.078.071.105).
En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2013:
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal - Cifras en pesos
La Alcaldía para la vigencia 2013 adicionó recursos por un valor significativo de $4.953.736.268, por concepto de transferencias (SGP), por Recursos del Balance, suscripción de convenios con el Departamento y la Nación y mayor recaudo por recursos propios, correspondiente al impuesto predial. Igualmente presentó reducciones por valor de $60.835.654, para un presupuesto definitivo de OCHO MIL CIENTO TRECE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y UN MIL QUINIENTOS VEINTITRÉS PESOS ($8.113.951.523).
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HISTORICO DE EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS 2010 – 2013
(Cifras en pesos)
Según el cuatrienio analizado se observa que el mayor recaudo presentado fue en la vigencia del 2013, con un incremento del 72% respecto de la vigencia anterior debido a: Transferencias (SGP), Recursos del Balance, suscripción de convenios con el Departamento y la Nación y mayor recaudo por recursos propios que correspondieron al impuesto predial. En cuanto al presupuesto comprometido vigencia 2013, presentó un aumento con respecto a las vigencias anteriores, que comparado con la vigencia anterior (2012) su aumento fue del 58%, reflejado en los Gastos de Inversión, los cuales son gastos destinados a incrementar, mantener o mejorar la calidad de vida de la población, mediante la ejecución de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo, de acuerdo con las funciones y competencias que le han sido asignadas al municipio.
A continuación se detalla el porcentaje del recaudo y sus compromisos, a lo largo de los últimos cuatro años, donde se observa que el mejor comportamiento de recaudo fue el realizado en la vigencia 2011.
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EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2013 EJECUCION DE INGRESOS A DICIEMBRE 31 DE 2013 (Cifras en pesos)
Fuente: Sria de Hacienda Municipal
El total presupuestado de los Ingresos que recibió el municipio de Guadalupe durante la vigencia 2013 por concepto de Recursos Propios (Impuestos Tributarios y No Tributarios), ascendió a la suma de $5.932179.007, de los cuales se recaudó $5.712.052.696 que corresponde al 96% de lo presupuestado, A continuación se observa la distribución de sus ingresos:
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En cuanto a la composición de los ingresos del municipio, se observa que los rubros más representativos para la vigencia de 2013, son los ingresos No tributarios por concepto de Transferencias y Aportes aprobados (Sistema General de Participaciones, etc.) con un porcentaje de 63% con respecto del total del presupuesto; otro rubro significativo en dicha vigencia son los Recursos de Capital con un 20% y los ingresos tributarios con el 8%.
RECURSOS PROPIOS –IMPUESTO PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO (Cifras en pesos)
En cuanto a los ingresos por concepto de recursos propios lo relacionado con Impuesto Predial vigencia actual y vigencias anteriores, se presentó un recaudo de $263.047.261 y por industria y Comercio un valor de $29.796.090, observándose que recaudaron por encima de lo presupuestado en la vigencia 2013. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS La ejecución presupuestal de gastos para la vigencia 2013, presentó el siguiente comportamiento:
(Cifras en pesos)
Registró un presupuesto inicial de $4.078.071.105, se realizaron créditos y contra créditos por valor de $258.414.375, adiciones por $4.953.736.285 y reducciones por valor de $60.835.654, para un presupuesto definitivo de $8.970.971.736, de los
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cuales comprometió la suma de $6.999.821.176 que representan el 78% de los recursos comprometidos, distribuidos así:
En la ejecución presupuestal de gastos el mayor porcentaje comprometido corresponde a los Gastos de Inversión con el 89%, donde los sectores: infraestructura vial, salud y educación, fueron los de mayor asistencia. Los gastos de funcionamiento representaron el 11%, la Unidad de servicios públicos el 7% y por el Sistema General de Regalías el 7%. SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2010 - 2013
La Situación Presupuestal tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado de la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia, cuyo comportamiento histórico fue el siguiente:
(Cifras en pesos)
Fuente. Secretaria de Hacienda
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Analizado el cuadro anterior se observa que durante el cuatrienio, la Administración Municipal presentó Superávit Presupuestal, ya que sus compromisos adquiridos fueron inferiores al valor recaudado, generando eficiencia en el gasto, efectividad y cumplimiento de las metas diseñadas en el plan de inversiones y cumplimiento del Plan de Desarrollo, lo cual redunda en la efectividad de sus compromisos.
RESERVAS PRESUPUESTALES Para la vigencia 2013, la Alcaldía no constituyó reservas presupuestales, según certificación dada por el representante legal. ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES Dentro del presupuesto se tuvieron en cuenta los siguientes rubros presupuestales: ESTAMPILLA PRO CULTURA A continuación se relaciona lo recaudado, lo comprometido y la relación de pagos, durante la vigencia 2013 en el municipio de Guadalupe, referente a la Estampilla Pro Cultura, con el fin de dar apoyo logístico y realizar actividades culturales, para mejorar el nivel de vida y el enriquecimiento cultural, divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales de esta región.
(Cifras en pesos)
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
Ejecución De Gastos – Estampilla Pro- Cultura
De acuerdo al auxiliar de presupuesto, lo correspondiente al rubro de cultura, sus compromisos fueron de la siguiente manera:
(Cifras en pesos)
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
RELACION DE CONVENIOS EJECUTADOS
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La evaluación de la Contraloría General de Santander sobre los recursos de la Estampilla Pro cultura, está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines estatales, en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales. Sin embargo, sí es posible identificar elementos que nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficaz y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural.
Es pertinente recordarle a los ordenadores del gasto, seguir cumpliendo la ejecución de los recursos destinados al área de Cultura, de acuerdo a lo consagrado en la normatividad vigente: Ley 666 de 2001, Arts. 1 (especifica la destinación que se debe dar a los mismos); Ley 715 de 2001, Art. 76 (establece las competencias municipales en materia cultural) Ley 863 de 2003, Art. 47 (establece retención con destino al fondo de pensiones); Ley 111 de 2006, Art. 37 (establece el destino de las transferencias relativas al IVA a la telefonía móvil).
Así las cosas, se observa que del total recaudado Vs los compromisos (pagos) por parte del municipio en la vigencia analizada, se ejecutaron en un 75% los recursos correspondiente a la estampilla Pro cultura. Se recomienda seguir fortaleciendo las expresiones culturales, que le permita el cumplimiento de las metas programadas.
FONDO SEGURIDAD CIUDADANA
A continuación relacionamos los recaudos y lo ejecutado, durante la vigencia 2013 en el Municipio de Guadalupe en lo relativo al Fondo de Seguridad Ciudadana así: Ejecución Presupuestal de INGRESOS
(Cifras en pesos)
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
Igualmente por este rubro Fondo de Seguridad Ciudadana, se realizaron pagos por valor de $124.685.950, es decir un 70% de ejecución, en los contratos relacionados a continuación: (Cifras en pesos)
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Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR (Cifras en pesos)
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
La estampilla y el Fondo de Pro Adulto Mayor para la vigencia 2013 presentó un presupuesto definitivo por $171.073.738 de los cuales se recaudó el 122% ($209.122.839), comprometiéndose y ejecutándose el 77% en lo siguiente: (Cifras en pesos)
Fuente: Secretaria Hacienda Municipal
Relación de pagos
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CENTROS VIDA REGISTRO FOTOGRAFICO CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO “SAN JOSE”.
El municipio de Guadalupe - Santander presenta un (1) Centro de Bienestar del anciano, donde adicionalmente funciona el Centro de Vida. El equipo auditor practicó visita al C.B.A. y verificó el cumplimiento de la actividad diaria plasmada en el calendario establecido previamente, estas Instituciones están contribuyendo y garantizando la protección, defensa y restablecimiento de los derechos de las personas adultos mayores del municipio; sin embargo, se requiere presentar los proyectos y actividades a tiempo y con todos los soportes respectivos que le permitan le giren los recursos. De otra parte,
es responsabilidad de la Alcaldía el seguimiento a los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar en la dependencia afín el control de los mismos, a través de la Secretaria de Salud, la ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida y Centro de Bienestar del anciano y crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo a la gestión por estos realizada, orientados a garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura, recreación; capacitación en actividades productivas de acuerdo con los talentos, gustos y preferencias de la población beneficiaria, es por ello que se hace necesario
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la inversión de estos recursos en esta población tan vulnerable y con amplias necesidades. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 12
Del análisis realizado a los rubros de las Estampillas Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Seguridad Ciudadana, se observa que del total recaudado Vs los compromisos (pagos) por parte del Municipio en la vigencia 2013, no se ejecutaron en su totalidad. Se exhorta al municipio para que tome los correctivos frente a la mencionada observación, la cual deberá incluirse en el Plan de Mejoramiento.
ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR HERNANDO SIERRA Z. Alcalde Municipal RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio implemento estrategias con el fin de la ejecución del 100% del presupuesto proveniente de las estampillas por cultura, pro adulto mayor y seguridad ciudadana. Sin embargo es necesario precisar que el municipio realizo grandes inversiones en estos sectores, tal y como puede observarse en el contrato No.015 de 2013 cuyo objeto lo constituía: “Compra de motocicletas, equipos y artículos en el marco del proyecto de seguridad ciudadana y control del orden público a desarrollarse en el Municipio de Guadalupe, Santander” por valor de $77.685.950, contrato No. 014 de 2013 cuyo objeto lo constituye: “Adquisición, dotación, material didáctico, mobiliario, equipos de oficina para establecimientos educativos, sala de lectura infantil, biblioteca, elementos y equipos de cocina restaurantes escolares y compra de recipientes para la recolección residuos sólidos para el Municipio de Guadalupe, Santander” por valor de $158.080.421 (contratos incluidos en la muestra de contratación). Adicionalmente se celebraron los convenios de asociación con el Centro de bienestar (hogar San José) en su modalidad de centro de bienestar y centro vida, así como con la Fundación entrelazando amor (modalidad centro vida) para la ejecución de los recursos de adulto mayor, previa presentación de propuestas y presupuestos con lo que se garantizó la atención integral del adulto mayor en concordancia con lo preceptuado en la Ley 1276 de 2009, en este sentido durante la vigencia 2013 no se desprotegió a esta población. En este sentido se solicita al grupo auditor desvirtuar este hallazgo.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Analizada la respuesta dada por la Administración Municipal, el equipo auditor convalida el presente hallazgo, para que sea incluido en el plan de mejora que suscriba la entidad e implemente las respectivas acciones correctivas.
SOBRETASA BOMBERIL En el municipio se creó la sobretasa bomberil mediante Acuerdo No. 07 de septiembre 12 de 2007, constituyéndose en un recaudo complementario al de industria y comercio, avisos y tableros, al igual que el de circulación y tránsito, representado en un 2%, como aporte que se hace con destino a programas,
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proyectos y campañas que garanticen el orden público y la seguridad ciudadana, para lo cual se recaudó el 105% de lo presupuestado para la vigencia 2013. CUMPLIMIENTO LIMITE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - VIABILIDAD FINANCIERA – LEY 617 DE 2000, ALCALDIA. Con base en lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus Ingresos Corrientes de Libre Destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la Ley, en el caso del municipio de Guadalupe, por encontrarse clasificado en la categoría 6ª, sus Gastos de Funcionamiento no puede superar el límite del 80% de los ICLD. Con relación a los Gastos de Funcionamiento a nivel central, es de anotar que según evaluación realizada para el cumplimiento de los límites de los Gastos de Funcionamiento, se detalla así:
Se puede analizar que los gastos se encuentran sobre la variable establecida para el cumplimiento de la norma, sin que ello afecte disposiciones e inversiones en otros sectores, cumpliendo así lo preceptuado en lo referente al funcionamiento en la entidad. LIMITE DE GASTOS CONCEJO: LEY 617 DE 2000 (Cifras en pesos)
El Concejo Municipal cumplió con los límites de gasto durante la vigencia 2013, ya que estos representan el 96.35% de su ejecución de tal manera que estos cumplen con los límites establecidos en el artículo 10 de la citada norma. LIMITE DE GASTOS PERSONERIA: LEY 617 DE 2000 (Cifras en pesos)
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La Personería Municipal cumplió con los límites del gasto de funcionamiento durante la vigencia 2013, toda vez que invirtió 99% del total de los recursos destinados para su funcionamiento, de tal manera que estos cumplen con los límites establecidos en el artículo 10 de la citada norma.
Se recomienda al municipio seguir dando estricto cumplimiento de las normas de viabilidad fiscal, pues de lo contrario estarán expuestos no solo a sanciones, sino también a la restricción de apoyos financieros por parte del Gobierno Nacional y Departamental.
Ejecución De los recursos correspondientes al año 2013, la administración comprometió $6.999.821.176 equivalente al (78.03%), pagó $4.509.770.599 (88.28%) del valor comprometido
2. OTROS COMPONENTES 2.1 Deuda Pública
La Alcaldía de Guadalupe para la vigencia 2013 no presentó deuda pública, de acuerdo a la información entregada por la administración municipal y confrontada con los Estados Financieros.
2.2 Quejas y Denuncias Según oficio No. 0058 de agosto de 2014 de la Oficina de Políticas Institucionales y Control Fiscal de este ente de control, la Alcaldía de Guadalupe no cuenta con ningún requerimiento vigente.
2.3 Seguimiento a Controles de Advertencia
C- 001-2011 ALCALDES DE SANTANDER. Demora en el cumplimiento de los pagos con recursos del crédito. - La alcaldía para la vigencia 2013 no contó con deuda pública ni créditos públicos.
C- 012-2011 ALCALDES DE SANTANDER. Control sobre liquidación de fondos de salud-régimen-subsidiado. - Mediante reunión con la Secretaria de Salud Departamental y la Procuraduría a través de mesas temáticas, el municipio esta paz y salvo frente al citado control.
C- 004-2013 FECHA 13 DE MARZO DE 2013. (GOBERNADOR Y ALCALDES DE S/DER). Incentivar, tener activos los planes de contingencia y planes de emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales provocados por la ola invernal como deslizamientos, inundaciones, entre otros e igualmente prevenir y controlar los incendios forestales.
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La Alcaldía creó y aplica el plan de emergencia y contingencia para el municipio de Guadalupe. C- 007-2013. ALCALDES. 23 DE ABRIL DE 2013. Relacionado con el giro de recursos por concepto de estampilla Pro-Cultura y Pro-Adulto Mayor. - En lo interpretado en este control de advertencia para el año 2013 se ejecutaron recursos en pro cultura y en estampilla adulto mayor. C- 015-2013 ALCALDES, GERENTES ESES, ESP. FECHA 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013. Dirigido al Gobernador de Santander, alcaldes y representantes legales de entidades objeto de control de la CGS, sobre aseguramiento y legalización de bienes. El equipo auditor confirma el cumplimiento del citado control mediante el oficio de Noviembre de 2013 allegado a este ente de control por el representante legal, informando que los bienes del estado que están bajo la custodia del municipio de Guadalupe y cuentan con su respetiva póliza. C- 20-13 ALCALDES, GERENTES DE ESES, ESP. FECHA 18 NOVIEMBRE DE 2013. Designación de los responsables de Control Interno, de acuerdo a la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción. - El equipo auditor verifica que mediante Resolución No. 287 de diciembre 31 de 2013, la alcaldía nombró para el cargo de Asesor de Control Interno por el término de cuatro años a la ingeniera LESLY YOLANI RODADO PULIDO. C- 0040-13 GOBERNADOR DE SANTANDER, ALCALDE MUNICIPAL DE GUADALUPE FECHA 20 DICIEMBRE 2013. - En virtud de la situación excepcional generada en desarrollo del Convenio Interadministrativo N° 2006 de 2010 y el Contrato de Interventoría 1473 de 2011, suscritos por el Departamento de Santander para la ejecución de la obra “CONSTRUCCION DE LA E.S.E HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE GUADALUPE MUNICIPIO DE GUADALUPE, SANTANDER” y dada su importancia social y económica para la población del Municipio de Guadalupe Santander; se impone como mecanismo preventivo ADVERTIR al Dr. RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA, Gobernador de Santander y al Dr. OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde Municipal de Guadalupe. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION No 13: Incumplimiento del Control de Advertencia No 040 – 2013. Para la vigencia 2013, la Contraloría General de Santander expidió CONTROL DE ADVERTENCIA No 040 – 2013 el 20 de diciembre de 2013, mediante el cual se ADVIERTE al señor Gobernador de Santander RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA y al señor alcalde del Municipio de Guadalupe, Dr. OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, sobre el riesgo de daño al patrimonio público que el Departamento de Santander y el Municipio de Guadalupe, asume al no iniciar las acciones y seguimientos pertinentes para proteger la inversión del Departamento dado que la obra “CONSTRUCCION DE LA E.S.E HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE GUADALUPE, MUNICIPIO DE GUADALUPE – SANTANDER” no ha sido culminada ni puesta al servicio de la comunidad, lo que puede llevar al deterioro de las inversiones allí realizadas; además el no haber cumplido con el impacto social del proyecto, razón por la cual la Contraloría General de Santander, solicita al señor Gobernador de Santander y al señor alcalde del Municipio de Guadalupe que se tomen las medidas administrativas para que, de una manera eficaz, oportuna y atendiendo los principio de la función pública contrarreste el riesgo de ocasionar un
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daño fiscal al patrimonio público, por lo que solicita dentro del marco de su competencia en el termino de 10 días presente las medias adoptadas para su atención.”
REGISTRO FOTOGRAFICO El grupo auditor realiza visita de obra a las instalaciones de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, donde se observo:
Fachada y parte exterior de la E.S.E
Parte interior de la E.S.E
Duchas y baños de la E.S.E
Parte interior de la E.S.E
El grupo auditor, teniendo en cuenta la información recolectada en el trabajo de campo, puede afirmar a la fecha de realización del presente informe preliminar: PRIMERO: La última acta que reposa en el expediente del Contrato de obra No 025 – 2013 celebrado entre la Alcaldía de Guadalupe y el CONSORCIO E.S.E HOSPITAL GUADALUPE, que tiene por objeto Construcción de la E.S.E Hospital
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Guadalupe, es la de recibo final de obra (periodo de actividades ejecutadas del 6 de diciembre al 15 de diciembre de 2013) suscrita el 15 de diciembre de 2013. SEGUNDO: El señor Juan Carlos Quintero Pimientos, en calidad de interventor, no ha presentado a la Alcaldía del Municipio de Guadalupe, el informe final de interventoría; a pesar de que el 17 de diciembre de 2013, se suscribió el acta de recibo final del contrato de interventoría No 1473 – 2011, el cual hace relación a las actividades ejecutadas del 04 de noviembre al 17 de diciembre de 2013. TERCERO: El convenio interadministrativo No 2006 – 2010 suscrito entre la Secretaria de Salud del Departamento de Santander y el Municipio de Guadalupe, se encuentra sin terminar. CUARTO: Las obras (Construcción de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, Municipio de Guadalupe – Santander) objeto del convenio interadministrativo No 2006 – 2010 y del contrato de obra No 025 – 2011, no han sido entregadas de manera formal al Gerente de la mencionada entidad hospitalaria. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia sancionatoria en cabeza del señor Gobernador de Santander RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA y del señor alcalde del Municipio de Guadalupe, Dr. OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, al evidenciarse el incumplimiento a la función de advertencia No 040 – 2013; pues no existe prueba clara y concreta de las acciones tomadas por la administración Departamental y Municipal tendientes a la terminación del proyecto (Construcción de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, Municipio de Guadalupe – Santander) y al cumplimiento del objeto social para el cual fueron destinados los recursos del Departamento; razón por la cual tampoco se ha generado el impacto social esperado con el aporte de la Gobernación de Santander. Finalmente es importante indicar, que el grupo técnico de la Contraloría General de Santander, realizara el traslado del hallazgo disciplinario (Inspección Ocular al sitio de la obra el día 13 de agosto de 2013) por la falta total de planeación en la obra denominada Construcción de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, Municipio de Guadalupe – Santander, información esta que fue suministrada al grupo auditor de manera verbal, por el Arquitecto Erick Joel Triana Rodríguez y el Ingeniero Christian Amado Gaona. Así mismo se advierte que la iniciación del proceso sancionatorio, no exime a los responsables de dar cumplimiento al control de advertencia emitido por el ente de control. OBSERVACION DE AUDITORÍA No 13 ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo – Sancionatorio NORMA VULNERADA: Articulo 101 de la Ley 42 de 1993 en
concordancia con el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución No 291 de 2004, articulo 114 de la Ley 1474 de 2011 y Resolución de la Contraloría General de Santander No 403 del 25 de junio de 2014, articulo 2 de la Ley 1437 de 2011.
PRESUNTO RESPONSABLE: -OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde.
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OBSERVACIÓN: Administrativa-Sancionatoria - RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA
Gobernador del Departamento de Santander Observación Administrativa – Sancionatoria
RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 4695 del 04 de noviembre de 2014 el alcalde del Municipio de Guadalupe, manifiesta: “El municipio cumplió el control de advertencia,
pues se culminaron las obras de la Construcción de la ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE GUADALUPE y la misma fue entregada a la comunidad y al gerente de la entidad mediante acto protocolario al que asistiera representantes del Gobierno Departamental en cabeza del señor Gobernado Richard Aguilar y de los funcionarios de la administración municipal de Guadalupe, Santander en cabeza del señor alcalde Oscar Hernando Sierra Zuleta.
En este sentido no existió daño al patrimonio público, pues no existen reclamaciones por valores adicionales a los contemplados inicialmente, la obra se ejecutó bajo sus precios unitarios y se entregó a satisfacción una obra que cumplió con los requisitos técnicos contemplados en la etapa precontractual y contractual. En lo que tiene que ver con la puesta en funcionamiento de estas instalaciones, ella no obedece a situaciones imputables a la obra, sino porque para su cabal funcionamiento requiere de dotación médica especializada, por lo que el municipio de Guadalupe, ha apropiado recursos provenientes de las cuentas maestras con el fin de adquirir los elementos médicos que se requieran, contrataciones que se llevaran a cabo en el mes de Noviembre de la presente anualidad. En lo que tiene que ver con los requisitos contractuales, el municipio dio recibido de la obra, pero se encuentra a la espera de los giros finales de recursos por parte de la Gobernación de Santander para liquidar el contrato con el Consorcio ESE HOSPITAL GUADALUPE y una vez surtido ese trámite proceder a liquidar el convenio con el Departamento de Santander. En este sentido el municipio adelanta las actuaciones pertinentes con el fin de normalizar dicha situación en lo que tiene que ver con los tramites finales del convenio, entre otras la recopilación de los informes dados por la interventoría externa. Así las cosas, el municipio aclara que acato el control de advertencia pues este iba dirigido a la ejecución de las obras y la vigilancia en la correcta inversión de los recursos públicos, la obra fue culminada y entregada a la comunidad y al representante legal de la entidad como lo soporta el informe fotográfico anexo.
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En este sentido se solicita al grupo auditor desvirtuar el hallazgo Administrativo sancionatorio en cabeza del señor alcalde Oscar Hernando Sierra Zuleta y Gobernador de Santander Richard Alfonso Aguilar.”
CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta las manifestaciones realizadas por el alcalde del Municipio de Guadalupe frente a la presente observación, se consideró pertinente realizar visita de inspección ocular a las instalaciones de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, para lo cual se expidió la Resolución de Comisión No 000803 del 26 de noviembre de 2014. De acuerdo a lo expuesto; se suscribió el día 27 de noviembre de 2014, el acta de inspección ocular donde se pudo determinar: PRIMERO: El 04 de junio de 2014, el alcalde del Municipio de Guadalupe y el Secretario de planeación municipal realizaron la entrega protocolaria al señor FREDY FONSECA, en calidad de gerente interino de la entidad hospitalaria, de las obras de construcción de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe
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(contrato de obra No 025 – 2011 y del convenio No 2006 – 2010), para lo cual se realizó acto de entrega con participación del Gobernador del Departamento de Santander. SEGUNDO: El 15 de diciembre de 2013, el interventor, el contratista, el secretario de planeación municipal suscriben acta de recibo final, con la cual se presume hubo un error involuntario en la denominación, pues ésta correspondería es a un acta de pago parcial. TERCERO: Como evidencia de la ejecución del objeto del contrato de obra No 025 – 2011 y del convenio No 2006 – 2010, existen los informes realizados por el supervisor del Municipio y del Departamento de Santander, suscritos el día 20 de diciembre de 2013, así mismo se verificó la existencia del informe de interventoría final (periodo de ejecución del 27 de abril de 2013 al 20 de diciembre de 2013) y el acta aclaratoria de las actas parciales de pago y recibo final del contrato de obra No 025 de 2011, la cual se suscribió el 21 de octubre de 2014. CUARTO: Aunado a lo anterior, de la inspección ocular y no técnica se evidencia que las instalaciones físicas de la E.S.E Hospital Nuestra Señora de Guadalupe, están en condiciones normales para su funcionamiento; sin embargo, aun falta la dotación de los equipos biomédicos para prestar el servicio a la comunidad Guadalupeña; situación está frente a la cual el actual gerente, adelanta gestiones en la Secretaria de Salud Departamental y en la alcaldía del Municipio de Guadalupe. El grupo auditor, teniendo en cuenta lo expuesto por la administración municipal en la replica al informe preliminar y la información consignada en el acta de inspección ocular y trámite de comisión, desvirtúa la observación con presunto alcance sancionatorio, no obstante se convalida la observación administrativa la cual tendrá connotación de hallazgo, teniendo en cuenta que se deben adelantar los trámites pertinentes que permitan colocar en funcionamiento en el menor tiempo posible las nuevas instalaciones de la ESE y de esta manera se beneficie a la comunidad con una óptima prestación del servicio de salud. C- 011-14 GOBERNADOR DE SANTANDER ALCALDES MUNICIPALES FECHA 17 JULIO DE 2014. Dirigido al Gobernador de Santander y los alcaldes del Departamento de Santander, con relación al cumplimiento de la Ley 1276 de 2009 sobre la distribución, giro e inversión de los recursos provenientes de la Estampilla Pro Adulto Mayor y Ley 1315 de 2009 que determina las condiciones y características que deben cumplir las instituciones reguladas por la presente ley. - Para el año 2013 se realizaron 2 convenios de asociación con el Centro Bienestar del anciano San José, así como 4 convenios con Centro Vida (2CB SAN JOSE Y 2 FUNDEAMOR). C- 013-14 GOBERNADOR DE SANTANDER SECRETARIOS DE INFRAESTRUCTURA, ALCALDES MUNICIPALES FECHA 29 JULIO DE 2014. Asunto: situación excepcional generada por el deterioro temprano de obras. A pesar del deterioro evidenciado, los funcionarios públicos no están promoviendo las acciones de responsabilidad contra los contratistas y sus garantes, conforme lo establecen las normas al respecto. -Desde la supervisión de la secretaria de planeación municipal, se solicita a contratistas esta póliza.
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2.4 Seguimiento Control de Multas y/o Sanciones por Infracción de tránsito. SIMIT.
La alcaldía no posee oficina de tránsito, por lo cual no se registraron multas ni sanciones.
3. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS
3.1 Cuadro de hallazgos detectados y comunicados
#
TIPO DE OBSERVACION
DESCRIPCIÓN DEL OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA PAGINA
A D P F S
1. X
Violación al del deber de selección objetiva y a los principios de trasparencia, economía y responsabilidad, en los contratos de suministro No 006 – 2013 y No 002 – 2013. Se desvirtúa la observación disciplinaria y penal y, se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
21
2 X
La entidad contratante no realizó los descuentos correspondientes a las estampillas municipales de cultura y deporte en el convenio No 002 – 2013. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
45
3 X
Inexistencia del pago de seguridad social integral y parafiscales del personal que desarrollo las actividades necesarias para la ejecución del convenio de asociación No 003 – 2013. Se desvirtúa la observación disciplinaria y se convalida la administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
48
4 X
En los convenios de asociación se observan deficiencias en los informes de supervisión. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
50
5 X
La Alcaldía del Municipio de Guadalupe durante la vigencia 2013, no realiza la publicación en el SECOP de algunos de los actos realizados con posterioridad a la minuta del contrato. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
51
6 X
El municipio debe agilizar el proyecto de construcción de la PTAR, con el objetivo primordial de contribuir a disminuir al máximo la carga contaminante, la cual es vertida directamente a las fuentes hídricas: La Chorrera, La Llanera y La Pava. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
55
7 X
La entidad no realizó adquisición de terrenos para la conservación de fuentes hídricas. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
58
8 X
Dentro de las auditorías internas desarrolladas por la entidad, se registraron algunos aspectos a mejorar, cuyo lapso de cumplimiento de acciones de mejoramiento fu fueron muy extensas, pues su cumplimiento va hasta diciembre de 2014
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa
62
9 X
La entidad no actualiza periódicamente la página, como lo es el horario de atención al público modificado en el mes de diciembre de 2013. De otra parte, la programación de actividades tanto a realizarse como las ejecutadas por parte de cada dependencia municipal, no son divulgadas en su totalidad a la comunidad por este medio. Así mismo, la entidad no posee aplicativos o software en
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
64
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los cuales el ciudadano pueda acudir a la realización de algunos trámites, debido a la
carencia de un servidor. Se convalida
observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
10 X
En los sectores: Cultura, Deporte-Recreación y Alcantarillado del Plan de Desarrollo, el porcentaje de cumplimiento están por debajo del 50% de ejecución. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
65
11 X
Implementación de estrategias eficaces en el recaudo de la rentas por cobrar. Se convalida observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
67
12 X
Los rubros de las Estampillas Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Seguridad Ciudadana, no se ejecutaron en su totalidad durante la vigencia 2013.
OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA, Alcalde, Observación administrativa.
80
13 X Incumplimiento del Control de Advertencia No 040 – 2013. Se convalida la observación de tipo administrativa y sancionatoria.
-OSCAR HERNANDO SIERRA ZULETA Alcalde. Observación Administrativa – Sancionatoria
83
3.2 Cuadro numérico de observaciones o Hallazgos
TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR
Administrativos. 13
Disciplinarios 0
Penales 0
Fiscales 0
Sancionatorios 0
Total Hallazgos 13
4. CALIFICACION DE LA EVALUACION A LA GESTION
Evaluación a la Contratación: GESTION CONTRACTUAL Al realizar un análisis de la contratación de la Alcaldía del Municipio de Guadalupe - Santander durante las vigencias 2013, y una vez culminado el proceso de auditoría, se debe realizar un pronunciamiento sobre los aspectos positivos y negativos de las líneas auditadas con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No 000464 del 27 de mayo de 2011 la cual adiciona la Resolución 617 del 27 de septiembre de 2010. ASPECTOS POSITIVOS: 1) -Elección correcta de las modalidades y procedimientos de selección del contratista. 2) -No se observa aparentemente sobrecostos en los contratos tomados como muestra. ASPECTOS NEGATIVOS: 1) Deficiencias en la labor de supervisión al no realizarse un buen seguimiento del cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista. 2) No se verifica de manera detallada los documentos soportes para efectuar pagos a favor de los contratistas. 3) No se realiza en algunos procesos contractuales la publicación en el SECOP, de todos y cada uno de los actos que se efectuan con posterioridad a la suscripción de la minuta contractual. CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO QUE REGULA LA LINEA AUDITADA Y LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LA FUNCION FISCAL:
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En materia de contratación las normas utilizadas para realizar el proceso auditor fueron las establecidas en la Ley 80 de 1993, Decreto Ley 734 de 2012, el Decreto 019 de 2012 y demás normas concordantes. En relación con los principios de la gestión fiscal se dio aplicación a lo contenido en la ley 42 de 1993 y la ley 600 de 2000. CONCEPTO EN MATERIA DE CONTRATACION SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN DESARROLLO DE LA AUDITORIA: Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas que el manejo de la contratación en el Municipio de Guadalupe durante la vigencia 2013 es bueno, ya que la entidad ha cumplido en la mayoría de los casos, los procedimientos contractuales y la normatividad existente sobre la materia. A pesar de lo anterior, existen puntos para mejorar por parte de la entidad sujeto de control tales como: 1) Realizar la etapa pre contractual de los contratos de suministro de combustible y lubricantes, atendiendo los parámetros contenidos en el Decreto 1510 de 2013. 2) Realizar los descuentos de estampillas municipales en los convenios de asociación, de acuerdo a los lineamientos contenidos en el Código de Renta del Municipio de Guadalupe. 3) Verificar y dejar constancia en los expedientes contractuales de que que los contratistas (personas jurídicas) han realizado los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales en los términos contenidos en la Ley. 4) Mejorar la calidad de los informes de los supervisores designados y notificados para la realizar seguimiento a los convenios de asociación. 5) Realizar en el SECOP la publicación no solo de la etapa precontractual de los contratos, sino además todos y cada uno de los actos realizados con posterioridad a la suscripción de la minuta contractual.
Rendición y revisión de la Cuenta En lo correspondiente a la normatividad financiera y presupuestal la entidad cumple con la normatividad correspondiente.
Plan de Mejoramiento De conformidad con la auditoría realizada en la vigencia 2012, se planteó un Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía de Guadalupe, el cual fue aprobado por la Contraloría General de Santander el 20 de mayo de 2014, cuyo cumplimiento se encuentra en un avance significativo.
Control Fiscal Interno La entidad realizó durante la vigencia 2013 auditorías internas, arrojando planes de mejoramiento cuyas metas de cumplimiento avanzaron la vigencia. TICs Se verificó el cumplimiento de la norma relacionada con la Tics, comprobándose que la entidad no actualiza la página permanentemente. Control de Resultados
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En cuanto al porcentaje acumulado de cumplimiento del Plan de Desarrollo, se concluye que no se ha llegado a un avance total en las metas plasmadas por parte de la Administración, básicamente en algunos sectores, presentándose en algunas metas con un porcentaje de ejecución de menos del 50% de no cumplimiento. Control a la gestión financiera y Presupuestal La alcaldía de Guadalupe presentó excedentes durante las últimas cuatro vigencias, observándose que al cierre de la vigencia fiscal, el ente municipal cuenta con liquidez en el corto plazo para cumplir con sus compromisos inmediatos; sin embargo, se debe Implementar estrategias eficaces en el recaudo de la rentas por cobrar.
4.1 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDIA DE GUADALUPE- SANTANDER, VIGENCIA 2013
La Contraloría General de Santander con fundamentos en las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 294 de 2009 y el Plan General de Auditorías vigencia 2014, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la Alcaldía de Guadalupe Santander para la vigencia 2013. Basado en lo anterior y teniendo en cuenta que se realizó auditoria de modalidad especial no se da opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la Alcaldía del Municipio de Guadalupe, ni se emite pronunciamiento de fenecimiento o no fenecimiento de la cuenta correspondiente a la vigencia 2013. La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional. Las observaciones plasmadas en el presente informe de la situación de la entidad, no sólo afectan su razón de ser sino que presenta repercusiones que pueden terminar afectando los recursos públicos e ir en contra de los intereses de los ciudadanos, si no se inician con los correctivos necesarios.
POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER
(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) CLAUDIA PATRICIA VELASCO C HERNANDO RODRIGUEZ VARGAS Profesional Especializada Profesional Universitario Coordinador de Auditoría (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MABEL CONSUELO GONZALEZ J WALTHER MAYGER DUARTE G Profesional Especializado Auditor Fiscal
(ORIGINAL FIRMADO)
SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ
Subcontralora Delegada para el Control Fiscal
