PAPELES DE INFORMACIÓN II

ESTATUTO DE RELACIÓN ENTRE LA SEDOM y LOS COMITÉS ORGANIZADORES DE ENCUENTROS CIENTÍFICOS DE DOCUMENTACIÓN MÉDICA

M. Rovira Barberá, A.J. Ramos Martín-Vegue, M.F. Abad Gorda, A. Martínez Reina y R. Gorda de la Infanta

Junta Directiva de la Saciedad Española de Documentación Médica (octubre /998)

INTRODUCCiÓN

La junta Directiva de la SEDOM organiza anualmente, junta a las Comités Organizadores de las Saciedades Autonómicas a de las Instituciones locales. un encuentra entre profesionales de la salud relacionadas can el campa de la Documentación Médica que tiene cama objetiva fomentar el intercambia de experiencias, tanta humanas, como profesionales.

De forma tradicional se vienen organizando jornadas y Congresos alternativamente, la que propicia que se pueda celebrar cama es preceptiva, según el Art. 20 de las Estatutos de la SEDOM. una Asamblea General todas las años.

Para la SEDOM es fundamental poder convocar una vez al año a todas sus sacios en Asamblea. en el ómbita de estos encuentras científicas, parque en ella se aprueba el plan de actuación de la sociedad, 105 presupuestos anuales de ingresas y gastas, el estado de cuentas y la gestión de la junta Directiva

Par otra lodo el desarrolla y el avance de nuestra especialidad, de reciente creación e implantación en el ómbita de la sanidad, estón estrechamente ligadas a la colaboración interdisciplinar. al contraste y discusión de ideas, yola comunicación de experiencias y dificulta' des, abietivas tadas ellas que estón, a deberían estarlo, en el punta de mira de cualquier Comité Organizador responsable de preparar jornadas a Congresos.

Desde este planteamiento y can la experiencia acumu' lada durante las años precedentes, la junta Directiva ha desarrollada este Estatuto de Colaboración entre la SEDOM y las Comités Organizadores de estas encuen· tras, con el fin de que sirvo paro establecer las relaciones que deben existir entre ambas instituciones.

la experiencia de su puesto en práctico y la crítica constructiva oyudarón sin duda al meioramiento de este estatuto, cuyo obietivo es establecer una mínimas bases que faciliten la organización de nuestros encuentras cien' tíficos.

Agradecimientos. lo elaboración de esIe documento no podría haberse reolrzodo sin los aportaciones de los represen/anles de los sociedades autonómicos de documentación Ángel Gómez, José Luis Silos. José Mil }uonco, }ose M g

Cosonellas, Pobla lópez, Pelro Ocán, Pilar Vicente, Fernordo Son Eusto· quio, José Nonuel Aldómiz, )osé Antonio Fo/ogon y 10005 aquellos pro(e­slonale5 de lo documentoClón que, o través de éstos. han aportado sus sugerenClos

PA/'EIE5 MEllCOS IQQQ. 81 1) 2n l

CAPíTULO 1: DEL CALENDARIO

Si no se presentan obieciones de gran consideración por parte de las Comités Organizadores se recomiendan los dos primeros semanas de junio como las fechas del calendario en las que elegir las dios paro celebrar 105

encuentros científicos.

La celebración de las jornadas y 105 Congresos siem' pre en un intervalo fijo de fechas como el que se prO" pone tiene la ventaia para 105 Comité O rganizadores de contar siempre con un año natural paro llevar o cabo todos 105 preparativos necesarios para garantizar el éxito del encuentro.

Este sistema proporciono además un grupo de fechas fijas en los calendarios de 105 encuentros, que se irían repitiendo año tras año, y facilitaría la entrega de ponen' cias, comunicaciones o paneles; los inscripciones, lo dis­tribución de información y otras tareas fiios de coda joro nada o Congreso.

Para 105 socios de la SEDOM y pare cualquier partici­pante asiduo en nuestros encuentros, uno fecho fiio supone un referente constante en el tiempo, de manera que se favorece la planificación laboral para acudir o ellos y en 105 años en 105 que se celebre congreso pero mite además preparar con tiempo necesario los aporta­ciones en formo de comunicaciones o paneles.

CAPITULO 11: DE LA ElECCiÓN DE SEDE

Artículo 1: Candidaturas

Las Sociedades Autonómicas de Documentación o las Instituciones Sanitarias interesadas en organizar un encuentro científico [¡ornodo o congreso) deberón presen' tar su candidatura a la junto Directiva de la SEDOM con 01 menos un año de antelación a la celebración del mismo y can un plazo de 15 días antes de la celebra' ción del encuentro del año en curso; de forma que la junta Directivo de la SEDOM pueda presentar la sede elegida en lo Asamblea General que se celebra en cada reunión científica de nuestro saciedad, poro que todos 105 socias queden debidamente infarmados al finalizar aquélla sobre la ciudad, la fecha, el tema elegido y, en coso de organizar congreso, la fecha tope para lo pre' sentación de comunicaciones.

El Comité Organizador debe aportar, junto a la can' didatura, un informe 105 más completa posible que, al menos, incluya el tema central del encuentra, un prepro-

grama con las actividades científicas, un preproyecto económico y lo composición del Comité Organizador.

Artículo 2: Criterios de elección de sede

Cuanta más información se presente en el informe más fácil será paro lo junto Directivo de lo SEDOM elegir sede y proyecto, en coso de que poro un mismo encuen­tro se presente más de uno candidatura. En este último supuesto, lo junto decidirá entre los candidaturas presen­tadas teniendo en cuenta los siguientes criterios:

2. l. Grupo Organizador: tendrán preferencia los Socie­dades Autanámicas frente o otros grupos e instituciones.

2.2. Originalidad del temo central del encuentro.

2.3. Ciudad: tendrón preferencia aquellas ciudades que nunca hayan sido sedes de jornadas y Congresos.

2.4. Programa: cuanto mós elaborado esté el pro­gramo de los actos cientificos mós fácil seró elegir uno sede en función de la conveniencia o interés del lema a tratar y de los ponentes a desarrollarlo.

2.5. Presupuesto económico: a igualdad de condicio­nes se elegiró aquella sede que sea capaz de organizar un encuentro con igual calidad pero con menos coste poro los porticipantes.

CAPITULO 111: DE LA CUOTA DE INSCRIPCiÓN

Artículo 3: Finalidad

La finalidad de la cuota de inscripción es autofinan­ciar lo reunión científica de monera que no se produzcan déficits económicos di ficilmente asumibles por entidades no juridicos, como son los comités Organizadores.

Este objetivo ha de ser compatible con el criterio de austeridad que demanda lo situación profesional de la mayaria de los socios de la SEDOM.

Los gastos de los actos sociales que frecuentemente suelen incluirse en los programas de jornadas y Congre­sos ¡recepciones, cenas de gola , cenas de clausura, etc.) deben quedar excluidos de la cuota de inscripción, deben ser optativos y poder ser adquiridos estas servicios en la secretaria del encuentra al precio establecido ini­cialmente en la propaganda del evento.

Artículo 4: Derechos de la cuota

La cuota de inscripcián debe incluir, respecto de los participantes, obligatoriamente los siguientes servicios:

4. ,. Documentación:

4 . 1 . 1. Programa oficial.

4.1.2. Certificados de asistencias.

4.1.3. libro de Ponencias.

4 .2. Comidas de troba;a: entendiendo como toles aquéllas que se desarrollan entre 2 sesiones de trabajo. Este aspecto de restauracián requiere igualmente planifi­carse con el criterio de auster idad anteriormente expuesto, de formo que se limite o un menú -que se pueda adquirir a iguol calidad y precio en los restauran­tes de lo ciudad sede- orientado o satisfacer los necesido-

des nutritivos bósicos y que permita o continuación un buen rend imiento intelectual en los sesiones cientificas .

4 .3. Cafés .

4 .4 . Transporte en coso de lejania -que interfiero el desarrollo puntual de los sesiones- entre lo sede de los mismos y los lugares de alojamiento. O en el coso de grandes ciudades en los que el transporte es complicado y dificil paro aquellos que visitan lo ciudad par primero vez.

Además, lo cuota de inscripcián debe cubrir determi­nados gastos y servicios indispensables para el buen éxito de lo reunián cientifica , toles como gastos de imprenta ¡mailing, carteles, tripticos). invitacián y dietas de ponentes, secretaría orgonizotivo , agencia de viajes, y un largo etcétera , paro los que sin dudo se requerirán apartaciones de empresas colabaradoras, que tienen que estor planificados y previstos cuando se proponga uno candidatura.

Artículo 5: Aportación del 10% a la SEDOM

El Arl. 35 de los actuales Estatutos de lo SEDOM esta­blece lo obligatariedad del pago del 10% de los cuotas de inscripción de los Congresos y jornadas o lo SEDOM, aspecto de gran importancia o tener en cuento cuando se establezca una cuota de inscripción.

Artículo 6: Cuota poro no socios

La cuantía para 105 socios se incrementará en un 15% Y el resultado será lo cuota de inscripción poro los portici­pantes que no sean socios de lo SEDOM ni de lo Socie­dad Autonómico que organice el encuentro.

Artículo 7: Becas

Par último, se podrá solicitar a la SEDOM o o los Sociedades Autonómicos organizadoras de los encuen­tros la concesión de cierto número de becas para la asis­tencia gratuita a los mismos. El número y la cantidad la decidiró la junta Directiva de la SEDOM, en función de sus presupuestos económicos.

Los solicitantes de estas ayudas, cuando sean asumi­das por la SEDOM, deberán solicitarlas a la Junto Direc­tiva y cumplir los siguientes requisitos debidamente docu­mentados:

7. ,. Ser licenciado en Medicina y Cirugia General.

7.2. Estar en situación de desempleo a estar cursando estudios de postgrado universitarios en Documentación Médica.

7. 3 . Ser socio de la SEDOM.

CAPITULO IV: DEL COMITÉ ORGANIZADOR

Artículo 8: Constitución y componentes

Para que uno Sociedad Autonómico solicite uno can­didatura deberá estor constituido el Comité Organizador y presentado o lo Junto Directiva de la SEDOM junto a la solicitud de organización .

FAPElESMEDlCOS 1m, 8111: 22-27

Se recomienda no superar los diez miembros en el comité Organizador con un presidente, un vicepresi­dente, un secretario general, un tesorero, un responsable del programa científico, y cualro vocales.

Artículo 9_ Presentación del encuentro científico

Uno vez aprobada por la junta Directivo la candida­tura, un representante del Comité Orgonizadar deberó estor presente en la Asamblea General de Socios que la SEDOM celebre en la jornada o Congreso del año ante­riar al que se celebre su encuentra, y deberó dirigirse o la misma para exponer las líneas generales de arganiza­ción (sede, fechas, tema central, etc.).

Artículo 10: Coordinación con la Junto Directivo

El Presidente del Comité Organizadar presentaró en el plazo de 3 meses tras la elección de su candidatura, aproximadamente en el mes de septiembre, a la junta Directiva, en reunión extraordinaria, el programa prelimi­nar y se someterá o cuantas consideraciones sean de interés para el desarrollo del encuentro cientifica.

En esta reunión se podró solicitar el adelanto a cuenta del dinero que se necesite para hacer frente o los prime­ros gastos; así como la ayudo técnica y de infraestructura que se requiero de la junta Directivo.

A petición de la junta, el Presidente o un representante del Comi té Organizadar, deberó asistir a las reuniones que celebre aquélla , para infarmar sobre aspectos con­cretos de la organización.

Artículo 11 : Certificados de asistencia

El Comité Organizodar editaró distintos cer tificados de asistencia para acreditar los diferentes niveles de par­ticipación en el encuentro científico:

1 l. l. Certificada de asistencia: se entregaró atadas los asistentes inscritas que hayan abanada la cuota de inscripción.

1 1.2. Certificada de ponente: can independencia del certificado de asistencia , se entregaró otro diploma que acredite la participación coma ponente.

1 1.3. Certificada de comunicante: con independen­cia del certificada de asistencia, se entregaró otro diploma que acredite la presentación de una comuníca­ción oral, a de un ponel.

1 1.4. Certificado de organizador: con independen­cia del certificado de asistencia, se entregaró otro diploma que acredite haber formado parte del Comité Organizador o del Comité Científica, especificando la responsabilidad en los mismos sólo en caso del Presi­dente.

Artículo 12: Balance económico

Tras la finalización del encuentro y en el plaza móximo de 3 meses el tesorero del Comité Organizador

emitirá un informe económico que presentará o lo Junta Directiva con un balance de ingresos y gastos y el número de participantes . Además se acompañaró de la aportación carrespandiente a la SEDOM en concepto del 10% de la cuota de inscripción de cada participonte. Y, en caso de haberlo solicitado, devolveró la cantidad O

cuenta prestada por la junta a la organización.

En el hipotético caso de que el balance económico fuese negativo y deficitario para la organización, tras un estudio minucioso de las cuentas y si existe suficiente iusti­ficación poro dicho défici t, basada en un número redu­cida de asistentes y una cuota establecida con los crite­rios de austeridad ya enunciados, la SEDOM se haría cargo de la mitad de la deuda generada; carrespan­diendo la otra mitad a la Sociedad Autonómica corres­pondiente, o en su defecto a la Institución Sanitaria argo­nizadora .

Artículo 13. Difusión en Papeles Médicos del encuentro

El Comité Organizador deberó redactar un artículo con el preprograma del encuentro que seró publicado en el número correspondiente al mes de octubre de Papeles Médicos, revista de la SEDOM. Además, una vez con­feccionado el programo definitivo deberá ser enviado al Comité de Redacción de lo revisto para que aparezca como publicidad en el número correspondiente al mes de marzo.

En caso de organizar un Congreso o unas jornadas, en los que se acepten comunicaciones o paneles , el Comité Organizador deberá enviar al Comité Editorial de Papeles Médicos los resúmenes normalizados de los mismos con un mes de antelación a la celebrocián del encuentro, paro facilitar su publicación en el número especial de la revista y poderse entregar junto 01 resto de lo documentación.

CAPjTUlO V: DE LA SECRETARíA TÉCNICA'

Es recomendable que el Comité Organizador cuente con el apoyo de una Secretaría Técnica con experiencia en la organización de encuentras científicos a la que poder delegar las siguientes actividades:

a) Información general y difusión del encuentro cientí­fico.

b) Gestión de inscripciones, viajes y alojamiento de las participantes:

1. Acuse de reciba de solicitud de inscripción.

11. Confirmación de la inscripción y si procede, viaie y aloiamiento.

cl Organización de las reuniones del camité Cientí­fico: convocatorias, dietas, viaies y alojamiento.

d) Gestión de comunicaciones:

1. Acuse de reciba de las comunicaciones recibi­das.

I Muchas de 105 ,deos de este capítulo y del siguiente se han elaborado siguiendo el Manual de funcionamiento de los comités científicos semFYC ISevillo. moyo de 19951.

PAPElES MErJ/COS 19QQ: 8 III 2227

11. Resúmenes devueltos por incumplimiento de los normas establecidos.

111. Resúmenes aceptados y rechazados.

e) Elaboración del libro de Ponencias.

f) Preparación y entrego de lo documentación.

g) Elabaración y entrego de los certificados de asis­tencia .

CAPITULO VI: DEl COMITÉ CIENTíFICO

Los aspectos relacionados o continuación sobre el fun­cionamiento del Comité Científico son únicamente reco­mendaciones' o tener en cuento en lo medido de lo posi­ble y que pretenden ser un manual de ayudo poro facili­tar lo organización y el trabala de los comités científicos de los congresos de Documentación Médico.

Artículo 14: Funciones

La función fundamental del Comité Cíentífica es velar por la calidad científico de las aportaciones que se pre­senten 01 Congreso.

Además, tendrá como misión asesorar 01 Comité Organizador sobre el interés científico de los temas o desarrollar, lo forma de llevarlos a cabo (conferencias, talleres, mesas redondas) y los ponentes mós idóneos poro su defensa.

Artículo 15: Constitución y componentes

El Comité Científico de los Congresos de Documenta­ción Médica será elegdo por el Comité Organizador y ratificado par lo Junto Directivo de la SEDOM.

Su composición variará según las necesidades de cada Congreso, pero siempre cantará entre sus integran­tes con un representante del Comité Organizadar, uno de lo Junto Directiva de la SEDOM, elegido de entre los miembros permanentes de lo mismo (presidente, vicepresi­dente, tesorero, secretario y vicesecretorio) y el Presidente del Comité anterior

El número Ideal de componentes del Comité Científica oscila entre 10 y 15, en función de la previsión comuni­caciones que se esperon recibir y la experiencia de encuentros anteriores.

El Comité Organizador, o la hora de establecer el proyecto económico, tendró que tener en cuenta que el Comilé Científico y los ponentes deberían ser invitados, como normo de cortesía.

Artículo 16: Evaluación de los comunicaciones

La evaluación de los comunicaciones que se presen­tan a los Congresos es una de las rozones de ser de los Comités Científicos.

2_ Con excepción del artículo /5

16. 1. Requis,tos prev,os: en lo informaCión general sobre el Congreso deben constar los criteriOS que el Comité Científico va o seguir para lo aceptación de comunicaciones, tanlo orales, como en ponel; teniendo en cuenla los siguientes aspectos:

o) Deben ser t,abajos originales, es decir que no hayan sido publicadas en revistas o presentados como comunicación en otro congreso.

b) Deben establecerse claramente los plazos de pre­sentación (como orientación, debería fijarse un plazo como mínimo 3 y 4 meses antes de la cele­bración del Congreso).

c) Debe establecerse un sistema de envío de resúme­nes que permito lo evaluación de los mismos sin que el comité científico conozca el autor o 105

outares y el centro de trabajo.

d) Deben redactarse específicamente unas normas paro la elabaración de los resúmenes. Una vez aceptados éstos se remitirán o los autores de 105

resúmenes aceptados lo formo de aceptación (oral o panel) y 105 normas para la presentación de las comunicaciones orales y de 105 paneles.

e) Paro ser aceptada lo comunicación, el interesado se compromete o presentar en 105 plazos estableci­dos por el Comité Científico el contenido integro del trabajo, para permitir (sí es pertinente) su edi­ción en el Revista Papeles Médicas.

16. 2. Criterios de evaluación de los resúmenes: para evaluar 105 resúmenes pueden tenerse en cuento a modo de ejemplo 105 siguientes aspectos:

o) Presentación

1. No es un resumen estructurado.

11. Más de 6autares.

111. Sobrepasa 105 límites.

b) Originalidad

1. Trabalas similares se han ido difundiendo previa­mente y la presentación actual no supone nin­guno novedad respecto a la presentación ante­rior.

11 . Supone un esfuerzo de imaginación o se trota de uno actualización, con uno nuevo visión, de otros estudios realizados anteriarmente.

111. El trabajo es muy original y oporto conocimien­tos nuevos.

cJ Interes poro el Congreso

1. El tema de investigación queda 01 margen del campo de la especialidad.

11. El trabajo se refiere al ámbito de nuestra espe­cialidad, pero su interés se reduce a un espacio geográfico limitado, de manero que su relevan­cia es exclusivamente de carácter local y el eva-

3 _ En los anexos I y 2 se presenton modlf/cados, por si pudIeron serVlf como modelo y oflen/oción, los normas poro lo elaboración de los resúmenes y los normas poro lo presentación de comunIcaCIones oroles del Manuol de funclonomlenlo de 105 Comllés Cienlificos semFYC

25 PAPEIESMEDlC051QQQ. 8111. 2n7

luador considera que seró mós pertinente pre­sentar lo comunicación Q un congreso de nivel autonómico.

111. El trabaja es una aportación valiosa.

d) Metodología

1. Valorar si el trabaja responde a las objetivas propuestas.

11. Valorar si la selección y tamaña de la muestra san adecuadas

111. Valoror la presencia de sesgas de selección a información.

IV. Valorar si los resultadas estón cuantificadas

V. Valorar si las conclusiones se deducen a na de las resultadas

/6.3. Presencia de paneles en el Congreso: Teniendo en cuenta el elevada número de comunicaciones que se presentan en los últimos congresos, es conveniente dar cada vez mayar relevancia a la exposición de Carteles. Si se decide aceptor esta forma de comunicación cientí­fica han de tenerse en cuenta las siguientes aspectos :

a) Deberón redactorse unas normas básicas poro la presentación de paneles que se horón llegar al congresista junta can la aceptación de su panel.

b) El Comité científico podró retirar los paneles que no cumplan las normas mínimas de calidad grófica y que no se ajusten al resumen aceptado.

c) En el ómbita del congreso, la Organización deberó tener previsto la concesión de un tiempo de defensa de las paneles que no podró coincidir con ninguna otro actividad _ Sería recomendable la agrupoción de las poneles por temas.

Artículo 17: Informe final del Congreso

Sería recomendable que en caso de Jornadas, el Comité Organizador, y en casa de Congresos, el Comité Científica elaborasen un informe final del encuentro cientí­fico para ser publicado en el siguiente número de la Revista de la SEDOM Popeles Médicos.

Esta memoria del encuentro informaría sobre la como posición de los Comités Organizador y Científica, el número de participantes, un resumen con las conclusiones finales, las normas de aceptación de resúmenes, los crite­rios de evaluación y todos aquellas aspectos del encuen­tra científica de ín terés poro los na asistentes y para las siguientes organizadores.

Anexa 1: Normas poro la elaboración de resúmenes

1. El móxima de autores por camunicacíón, seró de seis, subrayando aquel que presente la comunicación y que deberó estor inscrita necesariamente en el Congreso.

2. Título en mayúsculas, con un móximo de dos líneas. Se pueden admitir subtítulos cuando seo necesoria.

3. El texto del resumen se escribiró mecanografiado con el modela de hoja a de formato elegida par el Comité. Se recomienda un móximo de 2S0-300 pala­bras, aunque el número definitiva dependeró del formato

PAPEIESlvIlocos 1QQ9; B l1J 2227

del libro de resúmenes y de su capaCidad. Se evitaró toda referencia en el texto que pueda orientor a las eva­luadores sobre la identidad de las autores.

4 . El resumen na debe sobrepasar las límites de la hoja.

S. El resumen debe ser concreta y presentar de manera estructurada las siguientes aportadas:

a) Introducción

b) Objetivas

c) Material y Método

d) Resultadas

e) Conclusiones

6. Se mencianoró el tipo de letra y el procesador de texto recomendadas para la presentación del resumen.

7. En la hoja de resumen deberó hacerse constor la siguiente, para ser rellenado par el autor:

a) Me gustoría presentor esta comunicación a: ISeña-lor con X)

- Ponencia

- Mesa abierta

- libre

- Panel

b) Para la presentación requeriré el siguiente material: ISeñalar con una X)

- Proyectar de diapositivas

- Retroprayectar

- Vídeo

- Ordenador

- Olros. IEspecificar) ......................................... .

Anexo 2: Normas de presentación pora comunicaciones orales

1. El Comunicante debe estar presente en la meso de comunicaciones asignada 15 minutos antes del inicia, presentóndase al moderador de la misma.

2. La comunicación debe presentarse inexcusable-mente incluyendo las siguientes cinca apartadas:

- Introducción

- Objetivas

- Material y Método

- Resullados

- Conclusiones

3. Se dispone de 10 minutas para presentar la comu­nicac ión. le aconsejamos que prepare la exposición teniendo en cuento esta norma puesto que el moderador controlaró exactamente el tiempo.

4 . Es imprescindible en tregar los medios técnicos audiovisuales que acompañarón la exposición diapositi­vas en la Secretaría Técnica del Congreso can la anlela­ción suficiente para su preparación.

5. Es recomendable que sus diapositivas o transparen-cias reúnan Criterios de calidad grófica.

- Tamaño de letra legible.

- Un número óptimo de 4 ó 5 lineas de texto.

- No presentar las labias con un número excesivo de filas y o columnas.

- Gróficas sencillos evitando un excesiva número de dotas.

- El número óptima de diapositivas o transparencias es de 10.

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