PLAN DE IMPLANTACION DE TRAZABILIDAD · Web viewPLAN DE IMPLANTACION INFORME DE PROCESOS Y FASES...

PLAN DE IMPLANTACION

INFORME DE PROCESOS Y FASES PARA LA IMPLANTACION DE TRAZABILIDAD EN EUROWIN CATERING

Luis Mª Caballero

Consultoría Informática

MERLOS-INFOR, SL

PLAN DE IMPLANTACION DE TRAZABILIDADJULIO 2009

CLIENTEEmpresa de Catering

SITUACION La empresa necesita implantar la Trazabilidad a través de todos sus procesos. Para ello cuenta con un Eurowin 8 SQL con los módulos de Trazabilidad y Catering. Actualmente no tienen implantado ningún sistema automático para el etiquetaje de las materias primas y los productos producidos con su correspondiente Lote y Caducidad. Asimismo se tiene que garantizar la trazabilidad en los dos sentidos así como información extra concernientes a los procesos de producción de esos productos para un control de calidad y sanitario tales como: Temperaturas de congelación, Temperaturas de cocción,….

OBJETIVOS El objetivo de la empresa es implantar la trazabilidad en su sistema de producción y redefinir los procesos de trabajo para conseguir una mejor eficiencia

En este informe se plantearán las fases de trabajo y la división de todos los procesos de trabajo en diferentes partes independientes de manera que se puedan implantar gradualmente sin afectar al resto de trabajo. De esta manera se podrá ir adaptando el software y los procesos de trabajo gradualmente por fases para conseguir un funcionamiento más eficiente de la empresa. Las fases serán secuenciales, es decir se empezarán por la planificación y se acabará en la venta, y se han diseñado de manera que se pueda realizar una fase sin interrumpir el trabajo actual de las siguientes ni afectar a su funcionamiento.

A continuación definiremos las fases y los procesos en que se ha dividido la actividad de la empresa y se haré un primer análisis de las necesidades de cada fase. A cada una de estas fases se le asignará un responsable por parte de la empresa que se encargará de autorizar y guiar, así como realizar un aprendizaje de cada fase para su posterior seguimiento dentro de la empresa y poder verificar su correcto funcionamiento tanto a nivel informático como de protocolos de trabajo.

Más adelante se realizará un informe detallado de cada una de las fases con los requerimientos y las adaptaciones necesarias en cada proceso. Una vez concluidas las pruebas se realizará otro informe con los procedimientos y protocolos de trabajo que servirán tanto de manuales como de guiones de trabajo.

MERLOS-INFOR, SL Página 2/14


Anexo1



PLANIFICACIÓN DE MENUS

DESCRIPCION Esta es la primera fase. En ella se genera la planificación de los menús de todos los clientes, junto con los pedidos de venta de menús adicionales.

Trabajos Previos- Introducción de materias primas (artículos): Se tiene que re codificar los

platos y los ingredientes, bien usando lo que ya hay o bien creando artículos nuevos.

- Ingredientes: los ingredientes se tienen que crear de manera única, siempre que sea posible, para facilitar el control de stock. Junto a ellos se tiene que poner el tipo de unidad que se va a utilizar en la producción de los platos (en adelante Ud. Cocina), así como el factor de conversión que hay del tipo de unidad en que compramos a cada Proveedor respecto a esta.

- Platos. Se tiene que crear el detalle de los componentes de cada plato con las unidades de cocina correspondiente. Esto asimismo será la receta. También se elaborará una hoja de preparación de cada plato (receta).

- Se tiene que tener en cuenta la creación de guarniciones diferentes para los platos que componen un menú.

- Creación de una ficha técnica de los productos.- Configuración de platos e ingredientes con lotes.- Menús: creación de los artículos de menús que se van a crear

Procesos- Gestión de menús: Definición de los menús diarios por tipo de menú.- Planificación de clientes- Pedidos de venta: pedidos adicionales de menús o platos que se salen de la

planificación.

Personal- En esta fase intervendrán los dietistas, los encargados de pedidos, y el

responsable de esa fase.- También es necesaria la intervención del responsable de compras para

definir las unidades de Proveedor y el factor de conversión

Recomendaciones- Sería conveniente que el jefe de cocina y el responsable de compras

interviniera en la creación de ingredientes y platos para ayudar a definir las unidades de cocina, así como los tipos de unidades que se quieren utilizar.



PLANIFICACIÓN SEMANAL

DESCRIPCION En esta fase, totalmente nueva, se crea una planificación semanal de los pedidos de compra que se tienen que hacer a los proveedores

Trabajos Previos- Definición de prioridades de Proveedor: Se tienen que definir las prioridades

de servicio de cada proveedor para los diferentes artículos, de manera que el programa pueda determinar automáticamente que Proveedor es el indicado para cada servicio.

- Servicio de Proveedores por Cocina: Se tiene que definir a que cocinas sirven cada uno de los proveedores y a cuales no (pensado para las cocinas externas).

Procesos- Planificación Semanal: Planificación de las necesidades por cocina para

producir los platos y menús configurados en la gestión de menús + los pedidos de venta.

Personal- En esta fase intervendrán los encargados de los pedidos de compra, el

responsable de compras, y el responsable de esa fase.

Recomendaciones- Sería conveniente esta pantalla junto con el responsable de compras y el

responsable de la fase para decidir la funcionalidad de ésta, así como redefinir el proceso de trabajo en torno a ésta.



COMPRAS

DESCRIPCION En esta fase se realizarán y verificaran los pedidos de compra al proveedor, se definirán los precios de producto por unidad de cocina y se podrán establecer ofertas especiales de producto por proveedor

Trabajos Previos- Ingredientes: los ingredientes se tienen que crear de manera única, siempre

que sea posible, para facilitar el control de stock. Junto a ellos se tiene que poner el tipo de unidad que se va a utilizar en la producción de los platos (en adelante Ud. Cocina), así como el factor de conversión que hay del tipo de unidad en que compramos a cada Proveedor respecto a esta.

- Se tienen que crear los precios de cada ingrediente por proveedor, así como poner la referencia del proveedor siempre que sea posible.

- Para cada proveedor se tiene que definir el tipo de medida (unidades de proveedor) en que se va a calcular el precio de compra.

Procesos- Planificación semanal: A través de la planificación semanal se pueden

generar los pedidos de compra correspondientes a todas las necesidades de producción de una cocina. Adicionalmente desde esta pantalla se pueden enviar todos los pedidos por mail a su correspondiente proveedor.

- Pedidos de Compra- Ofertas especiales de Proveedor.- Mantenimiento de Precios de Compra. Se puede estudiar una forma de

importación automática desde Excel tanto para las Ofertas especiales de Proveedor como para el mantenimiento de precios de compra.

Personal- En esta fase intervendrán todos los encargados de pedidos a proveedor, el

responsable de compras y el responsable de esa fase.

Recomendaciones- Se tienen que revisar todos los procedimientos y procesos internos de la

empresa referentes a esta fase. El objetico es agilizar todo este proceso y hacerlo más eficiente.



RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA

DESCRIPCION En esta fase se realizará la entrada de productos en los diferentes almacenes. Esta fase se tiene que diseñar enteramente nueva, ya que actualmente la empresa no está utilizando ningún sistema de entrada con trazabilidad y control de stock.

Trabajos Previos- Definición detallada de la información necesaria concerniente a los

productos de entrada.- Definición detallada de la información necesaria concerniente al

almacenamiento de los productos.- Definición detallada de la información necesaria concerniente al tipo de

trazabilidad de cada producto (ingredientes).- Definición detallada de la información necesaria concerniente al control de

calidad de los ingredientes.- Creación de los campos adicionales pertinentes para los cuatro puntos

anteriores.- Definición del control de stock que se va a hacer o no para cada producto

según lo configurado en fases anteriores.- Definición de las áreas de trabajo del personal para esta fase, así como los

procedimientos adecuados. Se tiene que definir quien hace que y como.- Definición de todos los procedimientos necesarios para la empresa: control

logístico, control de calidad, control de trazabilidad…

Procesos- Albaranes de compra: En este proceso se va a hacer la entrada de

ingredientes y productos traspasando los pedidos de compra en su correspondiente almacén.

- Control de Trazabilidad: Todos los ingredientes que así lo requieran tendrán que ser entrados con su correspondiente lote y caducidad.

- Control calidad: Todos los ingredientes que así lo requieran tendrán que ser entrados con su información correspondiente según lo definido en los trabajos previos de esta fase (temperaturas de recepción…).

- Control logístico: realización de entradas por almacén o cocina dependiendo de donde entra el material. Control de envasados.

- Etiquetaje: Etiquetaje de los productos con su correspondiente lote y caducidad.

Personal



- En esta fase intervendrán el personal responsable de la entrada de material, y el responsable de esa fase.

- También es necesaria la intervención del responsable de compras y el responsable de cocina para definir los diferentes procedimientos.

Recomendaciones- Esta fase requiere rediseñar y revisar todos los procedimientos de compra y

entrada de producto existentes en la empresa. Sin ello no se podrá implantar la trazabilidad puesto que es el punto de partida de esta. También debe servir para agilizar todo el proceso, así como permitir un control de stock (que dependerá del nivel de procedimientos que se exijan).

- Estudiar la posibilidad de incorporar lectores e impresoras de etiquetas así como cualquier otro tipo de hardware para poder agilizar el proceso de entrada de stock.



PRODUCCIÓN

DESCRIPCION En esta fase se realizará la producción de los diferentes platos necesarios para cada día. Se realizará la producción con trazabilidad, el alta y baja de stock… Esta producción se enviará a un cliente o se almacenará en cámaras dependiendo del destino del producto o de la línea de producción (Catering Frío o Caliente). La implantación de esta fase, así como su detalle puede variar en función de la implantación que se haga de las fases anteriores y de su configuración. Por eso se detallará aquí procesos generales que posteriormente pueden no implementarse.

Trabajos Previos- Definición detallada de la información necesaria concerniente al

almacenamiento de los productos fabricados para las diferentes líneas de negocio (catering caliente y frío).

- Definición detallada de la información necesaria concerniente al tipo de trazabilidad de cada producto (platos).

- Definición detallada de la información necesaria concerniente al control de calidad de los platos (temperaturas de cocción, preparado, …), así como de sus Lotes.

- Creación de los campos adicionales pertinentes para los tres puntos anteriores.

- Definición del control de stock que se va a hacer o no para cada producto según lo configurado en fases anteriores.

- Definición de todos los procedimientos necesarios para la empresa: control logístico, control de calidad, control de trazabilidad…

- Definición de la documentación automática necesaria en esta fase: etiquetaje, cuadrantes de cocina, rutas…

- Definición de las áreas de trabajo del personal para esta fase, así como los procedimientos adecuados. Se tiene que definir quien hace que y como.

Procesos- Producción de cocina: En este proceso se va a definir la producción de platos

con las cantidades de ingredientes y los lotes de cada ingrediente. Esta producción vendrá dada por la planificación, la gestión de menús y los pedidos de venta manuales.

- Albaranes de Traspaso: Los albaranes de traspaso se crearán automáticamente a partir de la producción dependiendo del stock de los almacenes de cocina y provisiones (siempre que sean diferentes), generando un traspaso del almacén de provisiones al de cocina con los



productos con stock insuficiente. El sistema asignará automáticamente los lotes por orden de caducidad para su traspaso.

- Albaranes de Producción: se crearán automáticamente a partir de la producción generando un lote automático para cada producción. En ellos también se pondrán toda la información de control de calidad de producción especificada anteriormente.

- Control calidad: Se tendrá que entrar la información definida con anterioridad en los partes de producción de cada lote para los elementos que así lo requieran ( temperaturas de cocción…)

- Etiquetaje y embalaje: Etiquetaje de los productos finalizados con su correspondiente lote y caducidad, así como el etiquetaje de los envases o contenedores preparados para enviar a clientes.*Esta parte puede estar incluida en esta fase o en la siguiente de almacenaje y envío dependiendo de la línea de negocio y del funcionamiento de la empresa.

- Pedidos y Albaranes de venta/envío: albaranes de envío de producto final a los respectivos clientes. Aquí se tendrá en cuenta la ruta de envío para los transportista, la lista de contenidos y el etiquetaje de los contenedores. .*Esta parte puede estar incluida en esta fase o en la siguiente de almacenaje y envío dependiendo de la línea de negocio y del funcionamiento de la empresa.

Personal- En esta fase intervendrán el personal responsable de la producción, el

etiquetaje y el personal responsable de la recepción de pedidos de clientes.- También es necesaria la intervención del responsable de pedidos, el

responsable de calidad y el responsable de cocina para definir los diferentes procedimientos.

Recomendaciones- Esta fase requiere diseñar o adaptar por entero el núcleo de los procesos de

calidad de la empresa entorno a un sistema informático. Para ello tendrá que definirse que controles de calidad se registraran en el sistema, que tipo de etiquetaje se realizará, como funcionará el uso físico de lotes para la producción y quiénes serán los encargados de realizar estas tareas así como supervisarlas.

- Estudiar la posibilidad de incorporar lectores e impresoras de etiquetas así como cualquier otro tipo de hardware para poder agilizar el proceso de etiquetaje y salida de almacén.



ALMACENAJE Y ENVÍO

DESCRIPCIONEn esta fase se realiza el almacenaje y/o envío del producto final (platos),

dependiendo .

Trabajos Previos- Definición detallada de la información necesaria concerniente al

almacenamiento de los productos fabricados para las diferentes líneas de negocio (catering caliente y frío).

- Definición de los formatos de la documentación automática necesaria, así como la información a contener, según especificada en la anterior fase y dependiendo de la línea de negocio:

o Etiquetaje de platoso Etiquetaje de contenedoreso Albaranes de entregao Listado de rutas de transporte

Procesos- Producción de cocina y albaranes de producción: En estos procesos se

podrán etiquetar los platos ya cocinados con toda la información pertinente.- Pedidos y Albaranes de venta/envío: albaranes de envío de producto final a

los respectivos clientes. Aquí se tendrá en cuenta la ruta de envío para los transportista, la lista de contenidos y el etiquetaje de los contenedores.

- Etiquetaje y embalaje: Etiquetaje de los productos finalizados con su correspondiente lote y caducidad, así como el etiquetaje de los envases o contenedores preparados para enviar a clientes.

Personal- En esta fase intervendrán el personal responsable de la producción, el

etiquetaje y el envío de producto a clientes ( transporte).- También es necesaria la intervención del responsable de pedidos, el

responsable de calidad y el responsable de cocina para definir los diferentes procedimientos, así como el responsable de transporte y etiquetaje.

Recomendaciones

- En esta fase es totalmente necesario la incorporación de hardware adicional como las impresoras de etiquetas para asegurar una mínima agilidad en el proceso de envío.



VENTA

DESCRIPCION En esta fase se realizará la venta y facturación de los diferentes conceptos a los clientes pertinentes. Los Albaranes de ventas de clientes ya estarán creados después de generar la producción

Debido a que la configuración de esta fase depende de la configuración de las fases anteriores, se detallará en un informe posterior una vez se haya implantado las tres primeras fases.



CONCLUSIONES

ESTIMACION DE TIEMPO Algunas fases requerirán más tiempo que otras. Esto viene dado no solo por la adaptación informática o de personal, sino por el propio cambio de estructura y procedimientos de la empresa.

Es muy importante tener un fase bien aplicada, con todo el personal encargado y responsable de ella seguro de sus funciones, y con todo el proceso funcionando perfectamente antes de pasar a la siguiente.

Como cada fase afecta a las posteriores y prácticamente todas dependen de los datos que les proporciona un fase anterior, la mala aplicación de una fase inicial puede afectar al rendimiento de toda la empresa. Igualmente las primeras fases tienen muchos más trabajos previos, así como la creación de la base datos que se usará posteriormente. Por ello se ha estimado que las primeras fases requerirán mucho más tiempo y trabajo por parte de la empresa y de nosotros.

Teniendo en cuenta todo esto, la estimación inicial mínima de tiempo necesario de trabajo para la empresa es de 30 días repartidos de la siguiente manera:

Planificación de Menús - 9 días

Planificación Semanal – 5 días

Compras – 3 días

Recepción de Materias Primas – 5 días

Producción – 6 días

Almacenaje y Envío – 2 días

*En esta estimación no se ha tenido en cuenta la fase de venta, pues dependiendo de lo que se quiera hacer no hará falta ninguna adaptación.

RECOMENDACIONES GENERALES La implantación de trazabilidad en una empresa requiere informatizar una gran cantidad de información que antes se hacía sobre la marcha, tarde o nunca. Para el correcto funcionamiento del sistema, incluso siquiera para que



funcione, esta información debe ser fiable y segura. Todo esto va a requerir el cambiar una parte importante de los métodos y procesos de trabajo de la empresa para asegurar esta información. Es de suma importancia que todo personal implicado sepa cuál es su función, como hacerla correctamente y como corregir sus propios errores, sino la trazabilidad se romperá. Por ejemplo si en la entrada de material se introduce mal el lote, o la fecha de caducidad, o no se introduce ninguno… Este error en un simple ingrediente puede producir que el sistema no deje cerrar una producción porque no hay stock, que diga que hay stock caducado cuando no lo hay, que NO diga que hay stock caducado cuando lo hay, que se compre de más… incluso que se prepare algún plato con algún ingrediente caducado. Para ello habrá que enseñar bien a los trabajadores el trabajo que tienen que realizar ( en cuanto a los cambios de procedimientos), y sobre todo a los supervisores y encargados que son los que pueden detectar los errores.

A tenor de lo anterior es necesario diseñar cuidadosamente cada proceso, no solo teniendo en cuenta el propio proceso, sino los posteriores, y hacerlos lo más agiles posibles ( siempre cumpliendo todos los requisitos de información). Un proceso mal pensado puede duplicar o triplicar el tiempo de trabajo, y lo esencial es que la agilidad esté en la producción.

Además de la información que salga directamente del sistema informático (visual, impresa, en Excel…), hay una cantidad enorme de información que nos llega por vía impresa, fax o vía electrónica que se debe guardar y almacenar par un posible uso, o por seguridad. Tal es el caso de: facturas de proveedor, albaranes de recepción y entrega debidamente firmados, toda documentación enviada por proveedores, toda documentación firmada por clientes… Para ello recomendamos la instalación de un sistema informático de gestión documental digitalizada, puesto que puede hacer muchísimo más eficiente y ágil el almacenamiento y la búsqueda de documentación, así como reducir la carga de trabajo destinada a esto, puesto que así se puede repartir la carga entre todo el personal al que afecta la documentación

Insistimos en la necesidad de contar con una serie de hardware para agilizar procesos de por sí lentos. Ese sería el caso de los lectores de códigos de barras para la entra y salida de producto, las impresoras de etiquetas para el etiquetaje de entrada y de salida de producto, así como el embalaje.


PLAN DE IMPLANTACION DE TRAZABILIDAD · Web viewPLAN DE IMPLANTACION INFORME DE PROCESOS Y FASES...

Documents

Transcript of PLAN DE IMPLANTACION DE TRAZABILIDAD · Web viewPLAN DE IMPLANTACION INFORME DE PROCESOS Y FASES...