Proceso Auditoria Sistema Gestion Calidad

8/18/2019 Proceso Auditoria Sistema Gestion Calidad

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Llevar a cabo el Proceso de Auditoría de un

Sistema de Gestión de la Calidad

Avanzamos a través del conocimiento


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Llevar a cabo el Proceso de Auditoría de un SGC

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LLEVAR A CABO EL PROCESO DE AUDITORÍA DE UN SGC

Para el desarrollo de esta competencia, será necesario conocer y ser capaz de evaluar la conformidaddel sistema de gestión, verificando que está implantado en la empresa y en plena vigencia, de modo queresulte eficaz.

CONOCIMIENTOS

En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

Conocer las Etapas de la Auditoría.Desarrollar la Etapa 2 de la Auditoría.

Profundizar en la Etapa 1 de la Auditoría.Llevar a Cabo la Reunión de Apertura.

Profundizar en la Etapa 2 de la Auditoría. Comprender el Proceso de Ejecución de la Auditoría.

Conocer las Herramientas de las que el Auditor

dispone para Desarrollar una Auditoría.Llevar a Cabo la Reunión de Cierre.

HABILIDADES

En esta Unidad de Competencia desarrollarás las siguientes habilidades relacionadas con losconocimientos profesionales:

Trabajo Individual: Cumplimentar una nota de hallazgo A realizar a lo largo de esta Unidad deCompetencia.

Caso Práctico: Evaluar si el sistema de gestión implantado en la empresa cumple los requisitos

exigidos por la Norma ISO 9001. A realizar a lo largo del Módulo/Curso.

Debate: Reconocer la importancia de la realización de auditorías internas en una empresa que tenga

implantado un SGC. A realizar a lo largo del Módulo/Curso.

ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

Rectitud.

AUTOEVALUACIÓN

Etapas de la AuditoríaDesarrollo de la Etapa 2 de la Auditoría

Etapa 1 de la AuditoríaReunión de Apertura

Etapa 2 de la AuditoríaEjecución de la Auditoría

Herramientas para Desarrollar una AuditoríaReunión de Cierre

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS


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ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Para realizar una auditoria exitosa es necesario:

■ Una buena planificación y preparación.

■ Mantener buenas comunicaciones (con cliente, auditados y auditores).

■ Realizar una búsqueda de hechos precisa y objetiva.

El proceso de auditoría de un Sistema de Gestión consta de dos etapas diferenciadas, ambas llevadasa cabo en las propias instalaciones de la organización auditada, siendo el líder del equipo auditorsobre el que recae la responsabilidad de que se lleve a cabo todo el proceso de auditoría, desde el iniciohasta que ésta finalice.

Etapas de la Auditoría de un SGC

Etapa 1

En ella se evalúa la documentación del Sistema de Gestión de la organización:

■ Política y objetivos.

■ Procedimientos.

■ Registros.

■ Fichas de proceso.

■ Fichas de indicadores

■ Normativa aplicable.

■ Etc.

La etapa 1 está destinada a realizar una revisión documental del sistema.

Etapa 2

Se evalúa, in situ, la conformidad del Sistema de Gestión de la organizaciónfrente a los requisitos de la Norma con respecto a la que se está auditando.

El objetivo de esta segunda etapa es evaluar la implementación y eficacia delSistema de Gestión del auditado.

Obviamente, la realización de la auditoría in situ es la fase que consume la mayor parte del tiempo. Sinembargo, su éxito depende en gran medida del tiempo que se dedique a su planificación y preparación.


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DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Ac ces o t ravés de l a Platafo rm a)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedesdescargar el Guía elaborada por ISO e IAF, sobre la Necesidad de un enfoque de

dos etapas para la auditoría.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Ac ces o t ravés de l a Platafo rm a)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedesdescargar el Esquema de las etapas de la auditoría.


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ETAPA 1 DE LA AUDITORIA

Para comenzar a familiarizarse con el sistema de gestión del auditado es necesario hacer acopio de ladocumentación básica.

En ese sentido, el auditor debe revisar de manera general su contenido con el fin de:

■ Comprobar que la documentación está completa.

■ Comprender el Sistema de Gestión establecido en la organización, a través de su documentación.

Finalidades de la Primera Etapa de Auditoría

El auditor debe:

■ Recopilar la información.

■ Revisar la documentación del sistema, mínimo:

- Manual de Calidad (si la organización dispone de él).

- Cláusula 7.5 de ISO 9001.

- Descripción de Alcance y de las exclusiones.

- Procedimientos y referencias.

- Descripción de los procesos y de sus interacciones.

- Registros de la Revisión por la Dirección.

- Registros de las auditorías internas.

■ Evaluar el grado de preparación para la auditoría de Etapa 2.

■ Validar el alcance del sistema de gestión.

■ Evaluar la ubicación y las condiciones específicas de la organización.

■ Evaluar si las auditorías internas y la revisión por la dirección se planifican y se realizan.

■ Proporcionar el enfoque para la auditoría de Etapa 2, comprendiendo:

- Planificación y adjudicación de recursos.

- Verificación de los requisitos de competencia del equipo.


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Los resultados de esta primera etapa de la auditoría deben ser documentados y comunicados a laorganización. En este informe quedará reflejado:

■ La adecuación de la documentación del Sistema de Gestión.

■ El análisis por la organización auditada de los aspectos clave.

■ El nivel de implementación del Sistema de Gestión, de forma que se decida si la organización está

preparada para llevar a cabo la segunda etapa de la auditoría.

Si el auditor encontrase anomalías o considerase que la norma no ha sido correctamente aplicada, puedellegar a posponer o cancelar la segunda etapa de la auditoría, hasta que las desviacionesencontradas en la revisión documental del sistema sean subsanadas.


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ETAPA 2 DE LA AUDITORÍA

Una vez superada la primera etapa de la auditoría, incluyendo, si es necesario, la realización por partedel auditado de las acciones indispensables para que esto sea así, se llevaría a cabo el desarrollo de lasegunda etapa de la auditoría, por parte del equipo auditor, y de nuevo, en las instalaciones de laorganización auditada.

Entre la realización de las dos etapas de auditoría no deben transcurrir más de seis meses de intervalo.De hecho, si este intervalo de tiempo se supera, debe volver a repetirse la etapa 1 de auditoría, ya queen ese entretiempo pueden haberse producido cambios significativos que no hayan sido contempladosen la primera ocasión.

En la etapa 2 de auditoría, las partes del Sistema de Gestión que, auditadas durante la primera etapa, elauditor estime que se encuentran perfectamente implementadas y conformes con los requisitos, notendrán que volver a ser reauditadas.

El propósito de esta segunda etapa es evaluar la implementación y eficacia del Sistema de Gestión dela organización.

Finalidades de la Segunda Etapa de Auditoría

Se debe analizar el sistema de gestión en base a los requisitos de la norma y a lo establecido en losdocumentos que integran el sistema. Debe incluir al menos:

■ Información y evidencia de conformidad con todos los requisitos de la ISO 9001.■ Realización de actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

■ Control operacional de los procesos.

■ Auditorías internas y revisión por la dirección.

■ Gestión de los riesgos y oportunidades.

■ Gestión de la dirección para asegurar el cumplimiento de los requisitos, las necesidades y

expectativas de los clientes.

■ Vínculos entre política, objetivos, y desempeño consistentes con las expectativas de la norma,

requisitos legales, responsabilidad, competencia del personal, operaciones, análisis de los datos y

conclusiones de las auditorías internas.

■ Evaluar la eficacia del sistema en:

- Alcanzar los objetivos.

- Implantar los compromisos de la política, es decir, conformidad, cumplimiento de los requisitosdel cliente, mejora continua, etc.).

- Mantener los controles operacionales.

Al finalizar esta auditoría se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

■ ¿Es completo el sistema?

■ ¿Funciona el sistema?


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HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR UNA AUDITORÍA

Para obtener la mayor cantidad de información posible durante el desarrollo del proceso de una auditoría,el equipo auditor puede ayudarse de una serie de herramientas para conseguir este fin.

Contacto Inicial con el Auditado

Antes de la realización de la auditoría, es conveniente que se establezca un primer contacto por parte dellíder del equipo auditor con el auditado, ya sea de una manera formal o informal.

Objetivos Contacto Inicial

■ Establecer comunicaciones con los representantes del auditado.■ Confirmar la autoridad para llevar a cabo el proceso de auditoría.

■ Proporcionar información acerca de los objetivos de auditoría, el alcance y la composición del

equipo auditor.

■ Solicitar acceso a la documentación del sistema con el objetivo de realizar una planificación de la

auditoría.

■ Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos permanentes para

las actividades y productos del auditado.

■ Determinar la necesidad de la presencia de observadores, guías o expertos técnicos durante la

auditoría.

Comunicación Durante la Auditoría

Durante el proceso de auditoría, debe mantenerse en todo momento una comunicación fluida a todos losniveles:

■ Entre los miembros del equipo auditor que deberán informarse y consultarse periódicamente con

el fin de:

- Intercambiar información.

- Evaluar el progreso de la auditoría.

- Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.

■ Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el líder deberá comunicar periódicamente los

progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.

■ Entre los miembros del equipo auditor, y el cliente de la auditoría, cuando se considere

necesario.

Las no conformidades críticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto seevidencien, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunión diaria de información.


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Pautas de Minimización

de Errores

■ Elaborar listas de comprobación que guíen al auditor a través de la

entrevista.

■ Formular preguntas abiertas para obtener información.

■ Realizar el mismo tipo de preguntas a personas distintas. Así el auditor

podrá juzgar la veracidad de las respuestas.

■ Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea

práctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.

■ Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la

entrevista.

■ Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome.

■ Evitar preguntas que predispongan respuestas.

Un requisito a tener en cuenta en la auditoría es que el auditado se sientacómodo. Para ello no se debe realizar una entrevista en forma de interrogatorio,sino, por ejemplo, intercalando las preguntas en la conversación general.

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.

Gestión del Tiempo

Es tarea del auditor gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que con frecuencia puede acarreardificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.

Un método apropiado en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible, entre las distintas actividadesque se van a revisar.

El auditor deberá estudiar y establecer una ruta lógica y conveniente a través del sistema, que le ayudaráa controlar las desviaciones de la misma, con el fin de minimizar el muestreo y las discusionesirrelevantes.

Muestreo

El auditor deberá tener claro cuántos documentos y de qué tipo, son necesarios muestrear.

Este muestreo se puede realizar por métodos diferentes:

■ Aleatorio.

■ Estadístico.

■ Por objetivos.

■ Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común.


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Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividadque está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentra una no conformidad o información

que pueda dar lugar a posibles problemas.

Técnicas de Muestreo

Muestreos por Cortes

Horizontales

Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en un sólo elementodel sistema y referido a especificaciones consideradas en un documento.

Sirve para evaluar un elemento del Sistema de Gestión con precisión yexactitud, en cuanto a su grado de aplicación y cumplimiento.

Ejemplo: Examinar 30 registros (diferentes muestras) correspondientes a la

recepción de materias primas, para confirmar si la inspección en recepción hasido realizada como se dice en el procedimiento elaborado al respecto.

Muestreos por Cortes

Verticales

Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en varios elementosdel sistema y referido a especificaciones consideradas en varios documentos.

Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado número de elementosdel Sistema de Gestión interrelacionados entre sí, a la vez que sirve paraobtener evidencias sobre la calidad del producto final.

Ejemplo: Examinar un solo albarán y el registro correspondiente a la recepción

del material, a la vez que se verifica:

■ El pedido cursado al proveedor referente al material suministrado.

■ La evaluación efectuada para calificar al proveedor.

■ La cualificación del personal que ha realizado la recepción e inspección.

■ La adecuación de las condiciones de aceptación/rechazo del procedimiento

de inspección al producto comprado.

■ El estado de inspección del producto recepcionado, etc.


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DESARROLLO DE LA ETAPA 2 DE AUDITORÍA

Con carácter general, la etapa 2 de una auditoría se puede desarrollar en tres fases:

Reunión de Apertura

Entre los representantes de la empresa y el equipo auditor, durante el cual:

■ Se harán las presentaciones oportunas.

■ Se confirmará el programa de la auditoría y el alcance de la misma.

■ Se describirá la sistemática a seguir.

Ejecución de la

Auditoría

Donde se procederá a la investigación, a través del análisis de documentos,registros y de entrevistas con el personal de la empresa, de la implementación y

eficacia del Sistema de Gestión de la organización.

Reunión de CierreEntre el equipo auditor y los representantes de la empresa, con objeto depresentar a los responsables de la misma, los resultados de la investigación.

LECTURA RECOMENDADA

Se recomienda la lectura del Capítulo 6 – Realización de una Auditoría, de la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de

sistemas de gestión”.


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REUNIÓN DE APERTURA

Resulta conveniente realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado e incluso, cuando seaapropiado, con los responsables de las funciones o procesos que se van a auditar.

Objetivos

■ Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditoría.

■ Presentar al equipo auditor.

■ Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditorías planificadas.

■ Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Procedimiento

En el caso de las auditorías internas, estas reuniones no suelen hacerse en los mismos términos quese emplean en las auditorías externas. Así pues, por ejemplo, pueden consistir simplemente encomunicar que se está realizando una auditoría, y explicar la naturaleza de la misma.

En otros casos, la reunión debería ser formal y manteniendo un registro de los asistentes. Esta reunióndebería ser presidida por el líder del equipo auditor debiendo tener en consideración los siguientespuntos:

■ Presentación de los miembros del equipo auditor , incluyendo una descripción formal de sus

funciones y citando la identificación de su registro de auditor cualificado.

■ Elaboración de un registro de los asistentes.

■ Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, explicando el propósito de la

auditoría, y aclarando el tipo de auditoría solicitada por la empresa.

■ Confirmación del plan de auditoría que seguirán los auditores. Éste deberá haber sido aceptado y

acordado unas semanas antes, sin objeciones por ninguna de las partes.

■ Métodos procesos y procedimientos que los auditores utilizarán para realizar su trabajo.

Información de la necesidad de tomar notas, recoger evidencias documentales y comunicarse

directamente con los poseedores de la información.

■ Confirmación de los modos de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado.

■ Confirmación de que durante la auditoría, el auditado será informado del progreso de la

misma.

■ Verificación de la disponibilidad de medios y recursos, tales como sala de reunión,

fotocopiadora, pases de seguridad, equipos de protección, interlocutor o guía, etc.

■ Modo de presentación de la información, incluyendo la clasificación de las deficiencias.

■ Confirmación de la garantía de confidencialidad .


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EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el auditordeberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de auditoría.

El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:

■ Entrevistas con el personal del área a auditar.

■ Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales y productos.

■ Observación de los procesos, operaciones y actividades.

■ Consulta de la documentación.

La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al área en curso. Para

ello, el auditor se podrá ayudar de la lista de verificación previamente realizada

Ejemplo: Departamento de Diseño

Se está auditando el departamento de diseño, por lo que se debe comprobar que éste

cumple todos y cada uno de los requisitos del apartado 7.3 de la ISO 9001, es decir:

■ Que la Organización planifica y controla el diseño y desarrollo del producto.

■ Que se determinan los elementos de entrada en relación con los requisitos del producto, y se

mantiene registros de ello.

■ Que los resultados de diseño y desarrollo se aprueban antes de su liberación.

■ Que todas y cada una de las etapas se revisan, manteniendo los registros pertinentes.

■ Que los resultados del diseño y desarrollo son verificados, validados y registrados.

■ Que los cambios son identificados adecuadamente y registrados, así como nuevamente revisados,

verificados y validados.

Una vez se hayan comprobado todos y cada unos de los requisitos, del apartado 7.3 (el cual puede estardesglosado en una lista de verificación) se anotaran los hallazgos correspondientes.

Concluido esto, ya se podrá dejar el departamento de compras para pasar a la siguiente área, de

acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría.


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El proceso a seguir es el siguiente:

Recopilación y Verificación de la Información

Durante el proceso de auditoría, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la informaciónpertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información

relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su análisis, se extraeránuna serie de evidencias objetivas.

Fuentes de Información

Las fuentes de información a recurrir, pueden variar en función del alcance y complejidad de la auditoría,pudiendo incluir:

■ Entrevistas con empleados u otras personas.

■ Observación de actividades, control operativo, ambiente de trabajo y condiciones externas.

■ Resultados de la monitorización y medición, de los informes y de la revisión comparados con losprincipales objetivos y metas de ejecución.

■ Documentos tales como objetivos, política, procedimientos, normas, instrucciones,

especificaciones, cualquier requisito legal aplicable, etc.

■ Registros, tales como actas de reunión, informes de auditorías, resultados de mediciones,

competencia del personal, etc.


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VIDEO EN LA PLATAFORMA (Ac ces o a través de la Plat aforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma,puedes visualizar un vídeo ilustrativo del tema, en el que se muestran losaspectos importantes de la realización de Entrevistas en la Auditoría.

Búsqueda de Evidencias

Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la Norma y del Sistema, es necesario realizar unabúsqueda de evidencias objetivas.

Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y condiciones, que en principio pueden llegar a serfáciles de identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no se puede probar de una formatangible y objetiva. Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo los criterios deauditoría previamente definidos, hasta llegar a obtener los hallazgos y posteriores conclusiones de laauditoría.

Las evidencias de la auditoría, se basan en muestras de la información disponible. Por tanto, siemprehabrá un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actúan sobre lasconclusiones de la auditoría.

Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan, deberán revisarse junto con elauditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las noconformidades se han comprendido, debiendo mantener un registro de ello.

Evaluación y Generación de Hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto alo establecido en el Sistema o norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de noconformidad o desviación.

Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de calidad, o con el responsable del área

involucrada, con el fin de obtener su conformidad.

Categorización de los Hallazgos

Una vez identificadas y cuantificadas las evidencias objetivas, se procederá a su valoración, para lo cuales necesario haber establecido previamente una clasificación.

No existe una categorización estándar , pudiendo variar en función del organismo auditor, ya bien setrate de una auditoría interna, externa o de certificación, dependiendo en este caso de cada OrganismoCertificador. En general se suelen establecer tres categorías distintas de no cumplimiento:


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No Conformidad

Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema de Gestiónde la calidad, u otras, que puede afectar directamente a la calidad del producto yque por tanto, debe ser solucionado inmediatamente.

Ejemplos:

■ No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas durante la última

auditoría.

■ No se ha podido comprobar la existencia de declaraciones documentadas

de la Política de la organización.

■ No se ha podido comprobar el seguimiento de la información relativa a la

satisfacción del cliente, al no haberse enviado ninguna encuesta de

satisfacción durante el periodo de estudio.

Desviación

Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema de Gestión,de las especificaciones del cliente u otras, que no afectan directamente a lacalidad del producto. Son fallos aislados, no sistemáticos, que han de sersolucionados, pero que no requieren que se haga inmediatamente.

Ejemplos:

■ Se ha detectado que uno de los calibres no está identificado tal como

establece el Procedimiento de Calibración de Equipos de Trabajo.

■ En contra de lo establecido en el Procedimiento de Medición de laSatisfacción de Clientes, el envío de encuestas no se ha realizado según los

métodos descritos en tal procedimiento (se ha enviado a los 50 clientes de

mayor facturación cuando el procedimiento especifica que se hará sobre

60).

Observación

Hallazgo que no incumple un requisito de la norma, o del cual no se tieneevidencia objetiva, pero que implica un alto riesgo futuro. Sería un indicativo demalas prácticas.

Ejemplos:

■ Se detectan algunos documentos del sistema de gestión con errores en su

paginación.

■ Se evidencia un bajo número de encuestas de satisfacción de clientes

recopiladas respecto a las enviadas, aunque el método seguido para el

envío de cuestionarios se considera adecuado.


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Documentación de los Hallazgos

■ La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de formaque sirvan para:

- Informar de los incumplimientos a la organización.

- Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.

- Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido solucionadas.

■ A la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear fórmulas del tipo “ se ha

evidenciado ….en contra de ….” .

Ejemplo de Nota de Desviación

La empresa "PLAGAS S.L.", perteneciente al sector químico, pretende certificarse según la ISO 9001.Durante la visita del auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado lo siguiente:

Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su

distribución no son adecuados, por ejemplo, los bidones de productos no están convenientemente

etiquetados de acuerdo a las especificaciones de identificación del producto final.

Auditor: "¿No se dispone de una instrucción para identificación de los productos finales?"

Jefe de Calidad: "Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a los subcontratistas"

Al concluir la visita, el Auditor y el Responsable de Calidad se dirigen al despacho de éste último. El Auditor solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en el punto 4 se refiere alcumplimiento de las exigencias de calidad por parte de todo el personal, incluyendo subcontratistas.


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Tras concluir el análisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

AUDITORÍA:

InternaCertificaciónSeguimientoRenovación

EMPRESA: PLAGAS SL

FECHA: 15-12-2011 NOTA Nº: 03

NORMA DE APLICACIÓN: ISO 9001

Punto de la norma al que afecta: 8.5.4 Preservación

Deficiencias encontradas:

Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su

distribución no son adecuados. Se han encontrado bidones de productos que no están

convenientemente etiquetados.

No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservación del producto, dado que el

etiquetado no cumple las especificaciones de identificación del producto final.

Categorización: x No conformidad Desviación Observación

Firma del auditor: Firma del auditado:

Preparación de las Conclusiones de la AuditoríaUna vez auditadas todas las áreas, y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá realizar unapuesta en común de la información obtenida con el fin de:

■ Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la auditoría.

■ Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del

proceso de auditoría.

■ Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera especificado en la auditoría.

■ Comentar el seguimiento de la auditoría, si así se ha definido en el plan de la misma.


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REUNIÓN DE CIERRE

La reunión de cierre, formaliza la clausura de la auditoría en las dependencias de la empresa auditada.Deberá ser presidida por el líder del equipo auditor y a ella asistirán en principio, los mismos miembrosque fueron convocados a la reunión de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y losrepresentantes de la empresa y áreas auditadas.

Objetivos

■ Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la

correcta comprensión y aceptación de los resultados.

■ Establecer , si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un

plan de acciones correctivas y preventivas. ■ Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equívocos, aunque en

ningún caso puede convertirse en un foro de discusión y debate.

Procedimiento

■ En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas en pequeñas Organizaciones, la reunión de

cierre puede consistir únicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin

embargo, en otras situaciones, la reunión debería ser formal, debiendo conservarse las actas yregistros de asistencia.

■ En ocasiones, como por ejemplo, en auditorías de certificación, durante la reunión de cierre se

suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditoría. No obstante, en

otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes

implicadas.

■ Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría, entre el equipo

auditor y el auditado, deberían resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso

contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.

■ En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, se deberán presentar

recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.


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HABILIDADES

TRABAJO INDIVIDUAL

Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad deCompetencia y complétalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo “Instrucciones para la

preparación y resolución de un Trabajo Individual”

Puedes acceder a este archivo a través de la ventana principal, “ Campus Virtual”, dentro del apartado

Recursos > Documentación/ Documentación General.

CASO PRÁCTICO

Descarga desde la Plataforma el Caso Práctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia delMódulo ó temáticas del Curso y resuélvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo“Instrucciones para la preparación y resolución de un Caso Práctico”.

Puedes acceder a este archivo a través de la ventana principal, “Campus Virtual”, dentro del apartadoRecursos > Documentación/ Documentación General.

DEBATE

Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Guía del Alumno, y debate junto con el resto de compañeros en los diferentes temas abiertos.

Puedes acceder a la Guía del Alumno a través de la ventana principal, “Campus Virtual”, dentro del

apartado Recursos/Documentación.


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ACTITUD

RECTITUD

Actuar siempre de manera justa y de acuerdo con las circunstancias exigidas en la situación concreta.

En cualquier ámbito de la vida de una persona actuar correctamente representa, tener la conciencia

tranquila de que se ha actuado como se debía.

Una empresa debe transmitir un clima de credibilidad y justicia en todo aquello que hace, y que estaconfianza se vea reflejada en las acciones y comportamientos que realicen sus trabajadores.

En el trabajo diario es necesario ser responsable de los actos realizados y que éstos sean conformes alas normas y procedimientos que se consideran adecuados y justos.

La rectitud ofrece seguridad y certeza en base al cumplimiento de los compromisos y la integridad de lasactuaciones realizadas.

Una persona que se deje influenciar o que tenga diversos criterios de actuación en una situación, no sepuede considerar una persona recta, además vulneraría claramente los principales valores queacompañan a la rectitud como son la justicia, la sinceridad e integridad y por supuesto la equidad.


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NOTAS


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