Auditoria de Gestion

AUDITORIA DE GESTION

* El trmino de Auditoria se ha empleado incorrectamente

con frecuencia ya que se ha considerado como una

evaluacin cuyo nico fin es detectar errores y sealar

fallas.

* Se define a la gestin como la ptima aplicacin del

proceso administrativo en una organizacin con la

finalidad de obtener eficientes y efectivos resultados de

corto, mediano y largo plazo que permitan cumplir con la

misin de la entidad, lograr los objetivos estratgicos y

alcanzar la visin establecida.

**Es la evaluacin o examen sistemtico de la informacin administrativa y operativa presentada por los

administradores de una organizacin, realizada con

posterioridad a su ejecucin, para obtener evidencia

suficiente del grado de eficiencia, eficacia y calidad en el

logro de metas y objetivos propuestos

**Se refiere a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos y su comparacin con un estndar de desempeo establecido.

*Relacin entre el producto - expresado en bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos.

*Buen uso de los recursos.

*

*Se refiere al grado en el cual una entidad o actividad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan alcanzarse, previstos en la normatividad legal o fijados documentadamente por autoridad competente.

*Es la medida en que se logran los objetivos, y la relacin entre los resultados pretendidos y los resultados reales de una actividad.

*Nivel de cumplimiento de los objetivos.

*

* Se refiere al grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos establecidos en un proceso o por una entidad.

* Los indicadores de calidad son instrumentos de medicin, basados en hechos y datos, que permiten evaluar la calidad de los procesos, productos y servicios para asegurar la satisfaccin de los clientes, es decir, miden el nivel de cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada actividad o proceso empresarial.

*Nivel de satisfaccin logrado es un resultado de impacto.

*Evaluar el grado de cumplimiento de la misin, polticas, objetivos , estrategias, consideradas en los planes y programas a travs de la aplicacin de indicadores de gestin.

Identificar y evaluar las variables generadas en la gestin, en procesos o actividades que genera valor agregado.

Determinar el grado de confiabilidad del control interno, que podran afectar la consecucin de los objetivos y metas.

Verificar el uso adecuado de los recursos, aplicando indicadores de gestin.

*Aspecto Auditora de

Gestin

Auditora

Financiera

ALCANCE Ilimitado Limitado

NFASIS En reas crticas En reas financieras

significativas

EQUIPO DE TRABAJO Multidisciplinario Contadores Pblicos y

eventual apoyo de

otras profesiones

CRITERIO REFERENCIAL Mejores prcticas

gerenciales (de gestin)

NIIF y NIC

NORMATIVIDAD Escasa normatividad, se

acoge en lo aplicable a

normas de auditora

financiera.

Extensa normatividad.

*Aspecto Auditora de

Gestin

Auditora

Financiera

DICTAMEN No emite dictamen Si emite dictamen

INFORME Informe Largo.

Comentario.

Conclusin.

Recomendacin.

Informe Corto (evaluacin

de control interno).

Observacin.

Recomendacin.

OPERACIONES

EVALUADAS

Operaciones corrientes y

recientes (generalmente los

ltimos seis meses).

Operaciones concluidas

(generalmente el ltimo

ejercicio contable)

REALIZACIN Cuando la organizacin lo

estima necesario

Segn disposiciones

legales y cuando la

organizacin lo estima

necesario

* Existe alguna similitud?

Si, las dos estudian y

evaluan el Sistema

de Control Interno

*1. Alternativas de mejora

2. Identificacin de problemas

3. Anlisis de causas

4. Reduccin de costos

*5. Mejorar mecanismos de medicin

6. Mejorar los sistemas de informacin y control de la gerencia

7. Identificar vacos de informacin

8. Evaluacin objetiva de las operaciones o gestin

* Puede abarcar:

Toda la entidad o parte de ella

Un proyecto, una actividad, un proceso o grupo de operaciones.

Operaciones ejecutadas o en ejecucin.

* Proceso de auditora Control Interno Indicadores de Gestin

Diagnstico Y Planificacin

Estratgica

Informe de

Planificacin Estratgica

Procedimientos aplicados para

conocer el negocio:

Visita de observacin. Obtencin de informacin. Revisin de la informacin. Definir el alcance y objetivos de auditora. Identificar las reas potenciales a ser

consideradas en la

estrategia de auditora. Plan de Trabajo.

FASE 1. Planificacin

Cuestionarios de

Control Interno

Matriz de riesgos

por componente.

Programas de auditora

Procedimientos aplicados:

Anlisis de la informacin

y documentacin.

Evaluacin del Control

Interno.

Anlisis de Riesgo y

determinacin del nivel de

confianza.

Elaboracin de programas

de auditora

Planificacin Especfica

Archivo Corriente Procedimientos aplicados:

Aplicacin de Programas de auditora.

Obtencin de evidencia.

Desarrollo de Hallazgos por componente.

Fase 2 Ejecucin

Fase 3 Comunicacin de Resultados

INFORME DE AUDITORA DE

GESTIN Definicin de la estructura del

informe.

Redaccin del Informe

Comentarios y recomendaciones

-

Fase 4 Plan de Seguimientos

de Recomendaciones

INFORME DE AUDITORA DE

GESTIN Definir responsables y fechas tentativas de presentacin de resultados de recomendaciones.

-

Cuando se evala una organizacin,

es necesario analizar su visin

sistmica, es decir, los factores

internos que en ella intervienen, as

como los del entorno prximo y

remoto.

* 1. Fase I:Visin Sistmica

Fase I: Visin Sistmica

Fase I: V Sistmica V, Estratgica

* Siempre que se comienza una Auditora de Gestin es

necesario obtener una visin sistmica, es decir, una

idea general de la organizacin como sistema, su

contexto interno y externo

Evaluacin de factores

internos y de entorno

Organizacin

Factores Internos

Factores del Entorno

Visin Sistmica

El anlisis sistmico involucra que, el equipo auditor

previamente determine:

*

Factores Internos

*

Factores Internos Planificacin Operacional

Consiste en evaluar los objetivos de gestin

(formulacin y seguimiento) y su relacin con los

objetivos estratgicos y la ejecucin de las operaciones

definidas para el logro de los objetivos. Entre los

procesos a revisar se encuentran:

*


1. La elaboracin de la programacin fsica y financiera

de operaciones.

2. La ejecucin de la programacin fsica y financiera.

3. El seguimiento y evaluacin a la programacin fsica y

financiera

*

Qu deficiencias puedo encontrar en este sistema?:


*

Se refiere a la manera de analizar el estado de la

organizacin

Evala:

Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa

*


*


Qu deficiencias puedo encontrar ?

*


Funciones no cubiertas o innecesarias. Relaciones de autoridad mal definidas. Asignacin de funciones con inters opuesto, a un mismo departamento.

Amplitud de control excesiva o muy reducida.

Funciones con sobrecarga de trabajo. Muchos niveles o muy pocos. Centralizacin excesiva o muy reducida. Falta de funciones de asesoramiento.

*


El anlisis de la organizacin permite tener una

idea del grado de delegacin (autoridad -

responsabilidad) hacia los distintos niveles de

conduccin.

Tambin es necesario listar los distintos sectores

o personas que pueden tener relacin con las

decisiones a tomar, ya sea en forma ejecutiva o

prestando asesoramiento.

As mismo, verificar qu participacin real tienen

los responsables en la toma de decisiones

*


Las conclusiones a las que hemos llegado

que efectos negativos pueden llegar a

tener ?

*


- Decisiones no analizadas tcnicamente.

- Lentitud en la decisin.

- Dilucin de responsabilidad en los resultados de las acciones

dispuestas.

- Desconocimiento de las decisiones tomadas

*

Factores Internos Sistema de Administracin de Personal

*


Evaluar la Estructura de Personal (Clasificacin de Puestos) que consiste en la clasificacin de los

puestos en niveles: Superior, Asesor, Directivo,

Mando Medio, Profesional, Tcnico- Administrativo y

Auxiliar, y de Servicios.

Evaluar el ausentismo y sus causas.

Rotacin de personal,

*


Que deficiencias puedo encontrar ?

*


Alta Rotacin. Ausentismo laboral. Niveles de remuneracin no acordes con el Mercado Laboral.

Problemas de cultura organizacional. Debilidades en la capacitacin y desarrollo.

*

Factores Internos Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

Evaluacin de los procesos de contratacin de

bienes y servicios (modalidades de contratacin),

el manejo y la disposicin

*


*


Podemos evaluar:

Los procesos de contratacin existentes. La existencia de registros de proveedores; los mtodos de seleccin y de calificacin.

Efectuar un anlisis en detalle del procedimiento utilizado en los pedidos de compra, quines y hasta qu montos estn

autorizados para emitirlos, la calidad de la descripcin de los

elementos en los pedidos.

Los mecanismos de precios, en la asignacin de las rdenes de compra, la emisin de stas, datos que contiene y a quin

se informa

En el manejo de bienes, el control de los almacenes, el registro de Activos fijos muebles e inmuebles.

Finalmente, las diferentes modalidades para la disposicin de bienes.

*

Factores Internos Sistema de Administracin

Financiera

Consiste en una evaluacin de los registros y el procesamiento

de las transacciones con incidencia econmica y financiera

*

Es importante evaluar:

La captura de la informacin debe ser completa por fuente de financiamiento, organismo financiador, entidad de

transferencia y rubros - partidas (ingresos y gastos

respectivamente).

El registro debe ser en un sistema nico, comn y oportuno que afecte de forma separada o integral a los componentes del

sistema integrado.

El registro de las operaciones debe estar en funcin del cumplimiento con una normativa especfica que lo oriente.

Factores Internos Sistema de Administracin

Financiera

*

Factores Internos Sistemas de Informacin

Se refiere a un anlisis particular de la informacin que se

genera en la organizacin con el fin de conocer:

Para qu y en qu extensin se utiliza? Dnde se origina? Cules son sus caractersticas? Qu modalidades de procesamiento se utilizan?

El proceso de control origina por su lado la necesidad de

contar con informacin.

**


Estas necesidades de informacin (externa e

interna) han originado la creacin de

sistemas especiales; las principales fuentes

de informacin se refieren bsicamente a los

registros contables, extracontables y la

informacin externa provista por el

gobierno.

*


Entre los aspectos a

evaluar se encuentran:

Calidad Oportunidad Piramidacin Alcances Procesamiento

*

Factores Internos Sistema de Gerencia

Se refiere a la capacidad

de los niveles estratgicos

y gerenciales de la

organizacin para analizar

y lograr una visin

sistmica de la

organizacin que le

permita dar

direccionalidad y control a

los procesos de una

manera efectiva.

*

Factores Internos Sistema de Gerencia

En este mbito se

consideran entre otros, los

siguientes aspectos:

Estilo de liderazgo Comunicacin Cultura organizacional

*

*Factores del entorno

Entorno prximo

Entorno remoto

* Factores del entorno prximo: Actores

Estos aspectos son indivisibles e

interactan entre s de manera tal que

uno afecta al otro y deben analizarse sus

vinculaciones

* Factores del entorno prximo: Actores

Competidores

Entidades o sistemas que poseen objetivos y metas similares o parecidas a la organizacin, y sirven a los mismos clientes o potenciales

Proveedores

Entidades o sistemas que suministran insumos a la organizacin

Clientes

Destinatarios o usuarios de los productos (bienes y servicios) de la organizacin.

* Factores del entorno remoto: Fuerzas

Factores del entorno remoto: Fuerzas

Sociales

Son las caractersticas y costumbres sociales que pueden afectar los factores internos de la organizacin.

Econmicas

La evolucin econmica del pas, sus condiciones de crecimiento y desarrollo, y de las relaciones internacionales.

Polticas

Decisiones de nivel gubernamental o legislativo que afectan a la organizacin.

Factores del entorno remoto: Fuerzas

Demogrficas

El crecimiento de la poblacin, entre otro, son factores que pueden afectar el desarrollo organizacional

Regulatorias

Instrumentos legales, as como entidades o sistemas que regulan la realizacin de los procesos de la organizacin o al sector al que pertenece

Cientfico/tec.

Avances de la ciencia y herramientas tecnolgicas aplicables a los procesos de la organizacin en un tiempo determinado

**La visin estratgica sirve de marco de referencia para el anlisis de la situacin actual de la organizacin.

Dnde est la organizacin?

Hacia dnde se proyecta?

* Para el anlisis de la Visin estratgica de una

organizacin, se puede utilizar el PODERR, cuyo anlisis

se inicia en la planificacin.

* La Planificacin (p)

El proceso de planificacin estratgica debe adaptarse a la organizacin y en l se deben

considerar dos aspectos claves:

Enfocar la planificacin en los factores crticos que determinan el xito o fracaso de una

organizacin.

Disear un proceso de planificacin que sea realista.

* La Planificacin

El Proceso de Planificacin estratgica

consta de los siguientes elementos:

* La Organizacin de Recursos (o)

La Dinamizacin de los Recursos (d)

Una buena planificacin y organizacin

de los recursos, con todos los

elementos necesarios, no es garanta

suficiente, para el xito de las

organizaciones. La dinmica de la

organizacin debe ayudar a que estos

componentes interacten

eficientemente, para lograr la visin o

situacin deseada y para ello se deben

manejar los siguientes elementos

*:

Clima Organizacional Apropiado

Motivacin

Comunicacin

Liderazgo

Sentido Comn:

Promocin y Testimonio

Compromiso

Toma de Decisiones

Escenarios

La Dinamizacin de los Recursos

Elementos

* La Dinamizacin de los Recursos

Para conjugar estos valores que deben

coexistir en una organizacin que lucha

por el xito, se deben manejar los

siguientes mecanismos dinamizadores que

permitan la ejecucin fsica de los planes

y programas y la ejecucin financiera del

presupuesto:

2. Visin Estratgica

La Evaluacin (e)

Los resultados deben ser evaluados por los responsables durante y al finalizar el perodo en

cuestin, y en l se deben incluir aspectos

cuantitativos y cualitativos, sobre la base de los

indicadores de eficacia, eficiencia, economa y otros

aspectos que permitan medir el grado de

cumplimiento de los objetivos

2. Visin Estratgica

El reajuste (r)

La evaluacin de los resultados, puede poner de

manifiesto el incumplimiento de los aspectos

considerados en las fases anteriores, por lo que se

deben generar las medidas necesarias de reajuste

de los procedimientos, para lograr el cumplimiento

de los objetivos estratgicos

2. Visin Estratgica

La Responsabilidad(r)

Es la obligacin tica y moral, que tiene el servidor pblico de informar a los ciudadanos, sobre lo que ha

hecho o est haciendo con los fondos y recursos, que

el pueblo a puesto a su disposicin, para ser

utilizados en beneficio de la sociedad.

Realizaremos un programa que bsicamente contendr:

-Entrevista con directivos -Visin sistmica de la Organizacin -Anlisis de factores internos -Anlisis de factores del entorno -Visin estratgica (Visin, misin, objetivos y metas)

-Revisin de los Indicadores de Gestin -Informe Conocimiento Preliminar

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