INTRODUCCION La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas.

METODOS DE RECOLECCION DE DATOSPara la recoleccin de datos primarios en una investigacin cientfica se procede bsicamente por observacin, por encuestas o entrevistas a los sujetos de estudio y por experimentacin. Encuesta: Constituye el trmino medio entre la observacin y la experimentacin. En ella se pueden registrar situaciones que pueden ser observadas y en ausencia de poder recrear un experimento se cuestiona a la persona participante sobre ello. Por ello, se dice que la encuesta es un mtodo descriptivo con el que se pueden detectar ideas, necesidades, preferencias, hbitos de uso, etc. La encuesta la define el Profesor Garca Fernando como una investigacin realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo ms amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogacin con el fin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de caractersticas objetivas y subjetivas de la poblacin. Aplicar una encuesta a una muestra representativa de la poblacin es con el nimo de obtener resultados que luego puedan ser trasladados al conjunto de la poblacin. Entre las caractersticas fundamentales de una encuesta se destacan: 1.- La encuesta es una observacin no directa de los hechos por medio de lo que manifiestan los interesados. 2.- Es un mtodo preparado para la investigacin. 3.- Permite una aplicacin masiva que mediante un sistema de muestreo pueda extenderse a una nacin entera. 4.- Hace posible que la investigacin social llegue a los aspectos subjetivos de los miembros de la sociedad. Las encuestas surgen en Estados Unidos en las investigaciones de mercado y en los sondeos de opinin ante las elecciones a la Casa Blanca. Hasta nuestros odos llegan nombres como Gallup o Crossley.1. Las encuestas son una de las escasas tcnicas de que se dispone para el estudio de las actitudes, valores, creencias y motivos. Hay estudios experimentales en que no se conocen inicialmente las variables que intervienen y mediante la encuesta, bien por cuestionarios o por entrevista hacen posible determinar las variables de estudio. 2. Las tcnicas de encuesta se adaptan a todo tipo de informacin y a cualquier poblacin. 3. Las encuestas permiten recuperar informacin sobre sucesos acontecidos a los entrevistados. 4. Las encuestas permiten estandarizar los datos para un anlisis posterior, obteniendo gran cantidad de datos a un precio bajo y en un corto periodo de tiempo.Pasos ms importantes para preparar una encuesta: 1. Definir el objeto de la encuesta, formulando con precisin los objetivos a conseguir, desmenuzando el problema, eliminando lo superfluo y centrando el contenido de la encuesta. 2. Formulacin del cuestionario 3. Trabajo de campo, consistente en la obtencin de los datos. Para ello ser preciso seleccionar a los entrevistadores, formarlos y distribuirles el trabajo a realizar de forma homognea. 4. Procesar codificar y tabular los resultados de la encuesta, que sern presentados en el informe y para posteriores anlisis. Tipos de encuestas Las encuestas las podemos clasificar atendiendo a diversos criterios.

LA ENTREVISTALas entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales delsistemaexistente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar alpersonalen forma individual o engrupos algunos analistas prefieren estemtodoa las otras tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin.Dentro de unaorganizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un canal decomunicacinentre el analista y la organizacin; sirve para obtener informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por otra parte,la entrevistaofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpata con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.Preparacin de la Entrevista1. Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin).2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y losdocumentosnecesarios (Organizacin).3. Fijar un lmite detiempoy preparar la agenda para laentrevista. (Sicologa).4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicologa).5. Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).

Conduccin de la Entrevista1. Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).2. Explicar lafuncinpropietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).3. Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad yactitudessimilares (habilidad).5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).6. Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios devalores. (Objetividad).7. Conservar elcontrolde la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin.8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas (Comunicacin).Secuela de la Entrevista1. Escribir los resultados (Documentacin).2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia yanlisisposteriores (Documentacin).Recabar datos mediante la EntrevistaLa entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin, al analizar las caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no estn disponibles en ningn otra forma.En lasinvestigacionesde sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin importante. La informacin cualitativa est relacionada con opinin,polticay descripciones narrativas de actividades oproblemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de informacin cualitativas, los otros mtodos tiende a ser ms tiles en la recabacin de datos cuantitativos.Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relacin a como se podra hacer eltrabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de lasempresas. La entrevista pueden descubrir rpidamente malos entendidos, falsa expectativa o inclusoresistenciapotencial para las aplicaciones dedesarrollo; ms an, a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.CuestionarioLos cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; si embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse cuidadosamente para una mxima efectividad.Recabacin de datos mediante cuestionariosPara los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran nmero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relacin al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no ver a los que responde; no obstante, tambin esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas ms honesta (y menos respuestas pre hechas o estereotipadas). Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables.

Seleccin de formas para cuestionariosEl desarrollo y distribucin de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos.Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.Cuestionario AbiertoAl igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un medio.El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran ms fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por s mismas.Cuestionario CerradoEl cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma su opinin sobre los aspectos importantes.

LA OBSERVACINOtra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades degrupoy como miembros dela organizacin. El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y por qu se hace.Tipos de ObservacinEl analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas. Primero, puede observar a una persona oactitudsin que el observado se d cuenta y suinteraccinpor aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operacin sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observacin. Por ltimo, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una explicacin, etc.Preparacin para la observacin1. Determinar y definir aquella que va a observarse.2. Estimular el tiempo necesario de observacin.3. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin.4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

Conduccin de la observacin1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de observacin.2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica.3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.5. Observar las reglas de cortesa y seguridad.Secuela de la observacin1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

Diagrama de FlujoEs una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Al examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se puede descubrir con frecuencia lasfuentesde problemas potenciales. Losdiagramasde flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo dematerialeshasta los pasos para hacer laventau ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo ms pequeo puede agregar niveles segn sea necesario durante elproyecto.

Cundo se utiliza unDiagramaDe Flujo?Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.Algunas aplicaciones comunes son:Definicin deProyectos: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados decostosde mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo. Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para reducir lasresistenciasfutura alcambio.Identificacin de las causas principales: Desarrollar planes para reunir datos. Generarteorassobre las causas principales. Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar las causas principales. Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.Diseo de soluciones Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales. Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios propuestos.

Aplicaciones desoluciones: Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta. Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios propuestos simplificarn el proceso.Control (retener las Ganancias): Revisar y establecer controles y monotonas al proceso. Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los nuevos procedimientos. Entrenar a nuevos empleados.Consejos para la construccin / Interpretacin:Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseern un conocimiento comn, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energa en observar el proceso fsicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teoras sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teoras sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripcin del problema en un pedazo pequeo del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teoras sobre las cosas que podran salir mal en el paso del proceso de forma sistemtica a medida que producen teoras sobre las posibles causas principales del problema.Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su anlisis. Por ejemplo, considrese el problema de analizar los tiempos de reparacin. Una rpida revisin de los Diagramas de Flujo puede sugerir un nmero de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparacin.

CONCLUSIONLa Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas yobjetivos. El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicacin, comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de informacin a travs de las herramientas antes mencionada. La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operacin desde el Presidente o el Jefe de Operaciones. Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.Como conclusin podemos ver la vital importancia que tienen estas herramientas para la recoleccin de datos ya que nos facilita y nos ayuda a que sea ms precisa la informacin obtenida.