UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ”

DE OAXACAFACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

INFORMÁTICA 2

PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ

TEMA: MACROS Y CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN EXCEL

FILA #4

8:00 AM - 9:00 AM

INTEGRANTES:

• CHAVEZ CHAVEZ MARTIN

• VÁSQUEZ LÓPEZ PEDRO SULAIL

• GARCIA ZARATE NORMA JUDITH

• FLORES PÉREZ ALBERTO ARMANDO

• CRUZ BERNAL NADIA IRIDIAN

• LÓPEZ COCA JOVITA

Desarrollo de la base de datosEs un conjunto de datos relacionados entre sí• Seguridad e integridad de los datos• Consulta, interrogación interactiva• Independencia de los datos Es un software que controla la organización, almacenamiento, recuperación, seguridad e integridad de los datos en una base de datos, acepta pedidos de datos desde un programa de aplicación y le ordena al sistema operativo transferir los datos apropiadosUna base de datosModelo entidad / relación (e/r)Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos orientado a la maquina/plataforma. Y esto hace que en un alto grado se pierda la conceptualidad del problema quedando tal diseño contaminado por cuestiones de implementación. Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas como: falta de eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas extremadamente largas… El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de cualquier consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o aplicación. Modelo relacionalLlegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es una operación de cierta complejidad. El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos. Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones, haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-.Presenta beneficios como:Sencillez y uniformidad: Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la tabla la estructura básica se da como resultado una gran uniformidad, junto con la sencillez de los lenguajes de usuario que pueden operar con ellas.Flexibilidad: Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su aplicación.Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos no influye en su manipulación lógica.Lenguaje sql y base de datos finalLlego el momento de crear la base de datos!Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos modelos de datos anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en lenguaje SQL el modelo relacional expuesto anteriormente. Para ello necesitaremos de:LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las distintas tablas de la base de datos.LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar: consultas, adiciones, eliminaciones de registros.Desarrollar un plan de base de datosEl primer paso al crear una base de datos consiste en elaborar un plan que sirva de guía para la implementación de la base de datos y, al mismo tiempo, como especificación funcional después de su implementación. La complejidad y los detalles de diseño de una base de datos dependen de la complejidad y el tamaño de la aplicación de bases de datos, así como de los usuarios. La

naturaleza y complejidad de una aplicación de bases de datos, así como el proceso de diseño, pueden variar significativamente. Una base de datos puede ser relativamente sencilla y estar diseñada para que la utilice una sola persona, o bien ser grande y compleja, y estar diseñada para procesar, por ejemplo, las transacciones bancarias de miles de clientes. En el primer caso, el diseño de la base de datos puede consistir en poco más que unas anotaciones en un papel. En el segundo caso, el diseño puede ser un documento formal de cientos de páginas que contenga todos y cada uno de los posibles detalles relacionados con la base de datos. Al diseñar la base de datos, independientemente de su tamaño y complejidad, lleve a cabo los siguientes pasos básicos:Recopile la información.Identifique los objetos.Cree modelos de los objetos.Identifique los tipos de información para cada objeto.Identifique las relaciones entre los objetos.Recopilar la informaciónAntes de crear una base de datos, debe conocer con detalle el cometido previsto de la base de datos. Si la base de datos va a reemplazar a un sistema de información manual o en papel, dicho sistema le proporcionará la mayor parte de la información que necesita. Debería consultar a todas las personas involucradas en el sistema para determinar lo que hacen y qué necesitan de la base de datos. También es importante identificar qué es lo que desean que haga el nuevo sistema, así como los problemas, las limitaciones y los cuellos de botella del sistema existente. Recopile copias de las instrucciones del cliente, listas de inventarios, informes de administración y, en general, de todos aquellos documentos que formen parte del sistema existente, porque le servirán para diseñar la base de datos y las interfaces.Identificar los objetosDurante el proceso de recopilación de información, deberá identificar los objetos o las entidades más importantes que vayan a ser administrados por la base de datos. El objeto puede ser tangible (una persona o un producto, por ejemplo) o bien intangible (como una transacción empresarial, un departamento de una compañía o un período de liquidación de nóminas). Normalmente hay unos cuantos objetos principales; una vez identificados, se evidencian los elementos relacionados. Cada elemento diferenciado de la base de datos debe tener su tabla correspondiente. El objeto principal de la base de datos de ejemplo AdventureWorks2008R2 que se incluye con SQL Server es una bicicleta. Los objetos relacionados con la bicicleta en las operaciones empresariales de esta compañía son los empleados que fabrican la bicicleta, los proveedores que venden los componentes utilizados para fabricar la bicicleta, los clientes que los compran y las transacciones comerciales realizadas con los clientes. Cada uno de estos objetos es una tabla de la base de datos.Crear un modelo de los objetosCuando se identifican los objetos del sistema, debería registrarlos de una manera que represente visualmente el sistema. Puede utilizar su modelo de base de datos como referencia durante la implementación de la misma. Con este propósito, los programadores de bases de datos utilizan herramientas que varían en complejidad técnica: desde papel y bolígrafo hasta procesadores de texto y hojas de cálculo e, incluso, programas de software creados específicamente para la elaboración de modelos de datos destinados al diseño de bases de datos. Sea cual sea la herramienta que decida utilizar, es importante que la mantenga actualizada.Identificar los tipos de información para cada objetoUna vez identificados los objetos principales de la base de datos como candidatos para las tablas, el siguiente paso es identificar los tipos de información que deben almacenarse para cada objeto. Estos tipos son las columnas de la tabla del objeto. Las columnas de una tabla de base de datos contienen algunos tipos de información comunes:Columnas de datos sin procesarEstas columnas almacenan información tangible, como por ejemplo nombres, determinada por un origen externo a la base de datos.

Columnas de categoríasEstas columnas clasifican o agrupan los datos y almacenan una selección limitada de datos, tales como verdadero o falso; casado o soltero; presidente, director o responsable de equipo; etc.Columnas de identificadoresEstas columnas proporcionan un mecanismo para identificar cada elemento almacenado en la tabla. Estas columnas suelen incluir un Id. o un número en el nombre (por ejemplo, IdDeEmpleado, númeroDeFactura y IdDeEditor. La columna del identificador es el componente principal para los usuarios y las funciones internas de proceso de la base de datos para el acceso a una fila de datos de la tabla. Algunas veces el objeto tiene una forma tangible de Id. utilizada en la tabla (por ejemplo, un número de la seguridad social), aunque en la mayoría de los casos se puede definir la tabla para poder crear un Id. confiable y artificial para la fila.Columnas relacionales o diferencialesEstas columnas establecen un vínculo entre la información de una tabla y la información relacionada que se encuentra en otra tabla. Por ejemplo, una tabla que realiza el seguimiento de transacciones comerciales puede tener un vínculo con una tabla clientes, de modo que pueda asociarse toda la información del cliente a la transacción comercial.Identificar la relación entre objetosUno de los puntos fuertes de una base de datos relacional es la posibilidad de relacionar o asociar información acerca de varios elementos de la base de datos. Pueden almacenarse por separado tipos aislados de información, pero el motor de base de datos puede combinar los datos cuando sea necesario. Para identificar la relación entre los objetos durante el proceso de diseño se necesita llevar a cabo un examen de las tablas con el fin de determinar sus relaciones lógicas y agregar columnas relacionales que establezcan un vínculo entre las tablas.Bases de datosToda base de datos debe de tener unas caracteristicas especiales entre las que destacan:un diseño normalizado de la base de datosuna eficacia plena de la base de datosuna disponibilidad del 100%una adaptación plena a sus necesidadesObjetivos del diseño de bases de datosEntre las metas más importantes que se persiguen al diseñar un modelo de bases de datos, se encuentran las siguientes:Acceso eficiente a la información (fácil y rápida) con redundancia mínima.Diseño de esquemas con la FORMA NORMAL. Información adicional.Especificación de limitantes (dependencias funcionales).Base de datos centralizadoLos sistemas de bases de datos centralizadas son aquellos que se ejecutan en un único Sistema informático sin interaccionar con ninguna otra computadora. Tales sistemas comprenden el rango desde los sistemas de base de datos mono usuario ejecutándose en computadoras personales hasta los sistemas de bases de datos de alto rendimiento ejecutándose en grandes sistemas.Características de las bases de datos centralizados

Se almacena completamente en una localidad central No posee múltiples elementos de procesamiento ni mecanismos de intercomunicación

como las Bases de Datos Distribuidas. Los componentes de la Bases de Datos Centralizadas son: los datos, el software del

SGBD y los dispositivos de almacenamiento secundario asociados, como disco de almacenamiento en línea de la base de datos y cintas para las copias de seguridad

Ventajas y desventajas de las bases de datos centralizados● Se evita la redundancia.● Se evita la inconsistencia.Ya que si un hecho específico se representa por una sola entrada, la no-concordancia de datos no

puede ocurrir.● Pueden aplicarse restricciones de seguridad.Al tener jurisdicción completa sobre los datos de operación, el DBA puede:a) Definir controles de autorización para que se apliquen cada vez que se intente el acceso a datos sensibles. Diferentes controles pueden establecerse para cada tipo de acceso a cada parte de la información de la base de datos.● Puede conservarse la integridad.El problema de la integridad es garantizar que los datos de la base de datos sean exactos. El control centralizado de la base de datos, es decir, que los datos se encuentren en una sola máquina, ayuda a evitar la inconsistencia de los datos, por el mismo hecho de encontrarse en una sola máquina.● El procesamiento de los datos ofrece un mejor rendimiento y resulta más confiable que en los sistemas distribuidos.● Los mainframes no ofrecen mejor proporción precio/rendimiento que los microprocesadores de los sistemas distribuidos.● Por lo general, cuando un sistema de Base de Datos Centralizada falla, se pierde toda la disponibilidad de procesamiento y sobre todo de la información confiada al sistema.● Las cargas de trabajo no se pueden difundir entre diferentes computadoras, ya que los trabajos siempre se ejecutarán en la misma máquina.● No se puede añadir poder de cómputo en pequeños incrementos, debido a lo complicado de esta operación.Arquitectura de las bases de datos centralizadas.La arquitectura ANSI-SPARC la cual divide a un sistema en tres niveles: interno, conceptual y externo.Diseño de bases de datos en ExcelSi diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.Paso 1: Identificar las tablas de la base de datosNuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información.Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.Paso 2: Determinar los campos de las tablasUna vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés  en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tablaUna llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.Paso 4: Identificar las relaciones entre tablasEste paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.Paso 5: Identificar datos repetidos en tablasAun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave.De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden.Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago.Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. Base de datos en ExcelUna base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa, una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas, si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente.Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada, los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos, Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos, para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave, es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan.El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios, El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos, Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros, las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda, Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.Crear la base de datos en ExcelUna vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.Errores que se pueden encontrar en el diseño de una base de datos:Modelo de Datos.- es un conjunto de herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones entre ellos, su semántica y sus limitantes, redundancia esta se presenta cuando se repiten innecesariamente datos en los archivos que conforman la base de datos, inconsistencia Ocurre cuando existe información contradictoria o incongruente en la base de datos, aislamiento de los datos se refiere a la dificultad de extender las aplicaciones que permitan controlar a la base de datos, como pueden ser, nuevos reportes, utilerías y demás debido a la diferencia de formatos en los archivos almacenados, anomalías en el Acceso Concurrente.- Ocurre cuando el sistema es multiusuario y no se establecen los controles adecuados para sincronizar los procesos que afectan a la base de datos.Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas que existe, es que el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos orientado a la maquina/plataforma. Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar fidedignamente la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas como: falta de

eficiencia, peor optimizado, imposibles actualizaciones, consultas extremadamente largas Modelo relacionalLlegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la máquina que al mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el modelo relacional, teniendo muy en cuenta la teoría de la normalización. Esta es una operación de cierta complejidad.El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que consigue la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones, haciendo que los datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones tablas es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para ello has de usar los formularios de datos. La opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente, otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es bajo la condición “Y”.Para crear una base de datos es necesario comenzar con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access, Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo, Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003.8.4-DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2000En Access 2000, uno de los puntos más importantes a considerar es la definición de tablas y las relaciones entre ellas; como ya se mencionó en la introducción, Access 2000 es una base de datos relacional, por lo cual su manera de guardar información es a través de dichas tablas. Por este motivo, el usuario debe hacer un diseño de cada tabla, los campos que contiene, y las relaciones entre éstas. Lo anterior no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en cualquier momento, pero esta acción puede conllevar a la destrucción de la información previamente almacenada. Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla, es que la mayoría de los elementos de la base de datos se basan en ellas, por ejemplo, las consultas, los formularios, los informes, etc. Por lo cual, las alteraciones en las tablas tienen repercusión directa sobre los elementos que la manipulan. Lo anterior pone de relieve la importancia de un correcto diseño inicial de la base de datos. Por ejemplo, cuando se va a diseñar un sistema de inventarios, se debe dilucidar la necesidad de una tabla llamada «producto», donde se guarden las descripciones, claves, etc. de todos los productos, y una tabla llamada «sucursal», que guarde la dirección de las diferentes sucursales, sus gerentes y sus características principales. Ahora bien, si se piensa en guardar la cantidad de productos por sucursal, entonces debe existir una tercera tabla que sea la unión de las dos anteriores, cuyo nombre sería «producto-tienda», y que contendrá la cantidad de productos en cada sucursal, el costo del producto, la última fecha de entrada, etc. Todo lo anterior marca una pauta en el correcto diseño de una base de datos, es decir, los pasos que se deben seguir para lograr aplicaciones de calidad y de forma rápida. Primero debe de hacerse una visión general de las estructuras que almacenarán los datos que se encuentren en el sistema y luego detallar las características que deben tener, para que la información no aparezca duplicada. Y como último paso, se construirán los mecanismos que manipularán estas estructuras. Realizar un análisis previo del problema a resolver, evita en muchos casos la duplicidad en el trabajo, ya que, como se ha venido diciendo en repetidas ocasiones, una mala conceptualización de una de las estructuras que constituye la base de los objetos del sistema, repercute en el rediseño de los mismos. Sistemas Informáticos para la Gestión Adtva Introducción a las Bases de Datos. Microsoft Access 2000 Departamento de Lenguajes y Computación. Universidad de Almería Página 9 Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen diseño y deben hacerse antes, incluso, de acceder a la creación de ningún objeto: · Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. En el caso del sistema de inventarios surgieron, como

mínimo, tres tablas: «producto», «sucursal», «producto-sucursal». · Se indicarán para cada tabla los campos que la componen. · Para cada uno de los campos, se realizará un análisis para determinar el tipo de dato y posibles restricciones de los valores que contendrán. Por ejemplo, el coste-producto debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a cero. · Se identificarán los campos comunes en las tablas, para saber cuáles tablas tienen relaciones. · Se definirán las llaves primarias. En el caso de la tabla «producto», debe encontrarse, entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca pueda ser repetido. El campo más indicado sería el ID-producto. · Finalmente se diseñarán los mecanismos que manipulen estas tablas. Después de esto se lleva el diseño a la práctica. En los siguientes apartados se aprenderá la definición de tablas y otros elementos. El primer paso en la creación de una base de datos es el diseño de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan. Una vez que se tengan las definiciones de las tablas, se pueden crear relaciones, consultas, formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos.

¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad?Las macros automatizan las tareas que se usan con frecuencia. Muchas se crean con Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseñadas por programadores de software. Sin embargo, algunas macros implican un posible riesgo de seguridad. Una persona malintencionada puede introducir una macro destructiva en un archivo o documento, lo que puede propagar un virus en el equipo.Habilitar o deshabilitar macros con el Centro de confianzaLa configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada para que nadie pueda modificarla.Nota.   Al cambiar la configuración de la macro en el Centro de confianza, sólo cambia para el programa de Office que esté utilizando. La configuración de la macro no cambia para todos los programas de Office.MacroUna macro es un conjunto de instrucciones escritas en lenguaje Visual Basic, siendo VBA (Visual Basic for Applications) una variante para el paquete Office. Este conjunto de instrucciones nos permite automatizar tareas que debemos efectuar periódicamente como así también aquellas que nos pueden insumir tiempo de trabajo (casos como los de comparar datos o filtrar por distintos criterios, etc.)Ejemplos de tareas que podemos 'programar': ocultar ciertas hojas al abrir el libro, insertar hojas al llenar una celda con cierto dato, control de contenidos antes de imprimir, crear copia del libro antes de guardar, enviar mails a criterio, y tantas otras. Son todas tareas que pueden ser automatizadas mediante rutinas o macros.Una macro (del griego μακρο, makro, que significa ‘grande’) ―es una abreviatura de macroinstrucción― y aparte es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.Las macros tienden a generarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.La diferencia entre un macroinstrucción y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa.Conjunto de instrucciones (tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc.), y que se almacenan en una ubicación especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se observa que hay una zona para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que, al llamarse desde otra instrucción, borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas.Elementos de una macro

Para automatizar una tarea mediante una macrobásicamente se necesitan los siguientes elementos:   1- un espacio de trabajo donde escribir las instrucciones o rutinas que harán esas tareas: el Editor de Macros. A este espacio se accede con el atajo de teclado Alt+F11 o desde el menú Macros.Una vez en ese 'espacio' del Editor escribiremos o copiaremos las rutinas y sea en módulos, o en el objeto HOJA o en ThisWorkbook, según el tipo de macro.2- una acción que hará que la tarea programada se ejecute. A esto llamamos  'Eventos’ que inician una macro y pueden ser: abrir o cerrar un libro, entrar o salir de una hoja, cambios o selección de celdas, antes de imprimir o guardar, el 'clic' en un botón de comando, al presionar un atajo de teclado, y otros más. 3- un lenguaje de programación. En Excel utilizamos VBA (Visual Basic para Aplicaciones)4- Ocasionalmente un formulario llamado Userform donde trabajar para luego volcar los resultados en las hojas.Cómo crear una macroAún sin conocimientos de programación VBA se puede llegar a crear una macro sencilla. Excel cuenta con la herramienta 'Grabadora de macros' la cual es posible activar desde el botón que se encuentra en la barra de estado.Pasos a seguir: se activa la grabadora y se acepta la ventana que nos informa del nombre que se le está asignando a la macro y dónde será ubicada (optar por este libro). Se realizan manualmente todos los pasos en la hoja Excel hasta obtener el resultado deseado y se detiene la grabadora. Pasamos al Editor y entre los módulos se hallará la macro recién creada.Esta rutina puede ser ejecutada desde el mismo Editor, menú Ejecutar, botón Ejecutar o tecla F5.Dónde colocar una macroEsto dependerá de lo que deba ejecutar nuestra rutina.Si las instrucciones deben ejecutarse, por ejemplo, al abrir o cerrar un libro, se colocan en el objeto. Si las instrucciones deben ejecutarse al entrar o salir de una hoja o al seleccionar o modificar una celda, se colocan en el objeto Hoja. Estos objetos se encuentran en el margen izquierdo del Editor, en la ventana Proyecto-VBAProyect.Si nuestra rutina será llamada con un botón, atajo de teclado  o desde otra rutina, se colocará en un módulo (estando en el Editor, menú Insertar, Módulo).Las instrucciones para los controles de un formulario o Userforms se colocan en la sección Código del mismo formulario.La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación.BUSCARV. Esto hace que las funciones VBA sean una herramienta muy poderosa.La primera línea de código comienza con la palabra Function la cual define el inicio de la función. Observa también cómo la última línea de código es End Function que está especificando el término de la función.Inmediatamente después de la palabra clave Function se debe especificar el nombre de la función que en este ejemplo es MiSuma seguida de paréntesis que de manera opcional pueden contener una lista de parámetros.Parámetros de una función VBALos parámetros son el medio por el cual pasamos información de entrada a la función. Algunas funciones necesitarán de dichas entradas para realizar algún cálculo y algunas otras no, es por ello que los parámetros de una función son opcionales. Puedes incluir tantos parámetros como sean necesarios y solamente debes recordar separarlos por una coma.Un parámetro no es más que una variable y por lo tanto puedes observar que en el ejemplo he definido la variable rango que será del tipo Range.Valor de retorno

Cuerpo de la función VBAUna vez definida la función se pueden especificar todas las instrucciones que serán ejecutas. En el ejemplo he comenzado por definir un par de variables, la variable celda que será del tipo Range y la variable resultado del tipo Double. En ésta última variable es donde se irá acumulando la suma de todas las celdas.La parte central de la función se encuentra en la instrucción For Each ya que realiza un recorrido por todas las celdas del rango que fue especificado como parámetro. Para cada celda que se encuentra se va sumando su contenido en la variable resultado.Retornando el valorProbando la función VBAFinalmente probaré la funciónVBA recién creada dentro de una hoja de Excel. Tal como lo definimos en el código, el único parámetro de la función debe ser un rango del cual me regresará la suma de los valores de la celda. Observa el siguiente ejemplo.

Aunque la función MiSuma hace lo mismo que la función de Excel SUMAR, nos ha servido de ejemplo para introducir el tema de las funciones en VBA. Con este ejemplo tan sencillo hemos creado nuestra primera función VBA.ControlesLos controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.Los diferentes controles de formularioExisten diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario.Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.Control de número.  Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío donde el usuario puede introducir cualquier texto.Una vez que hayas dado los primeros pasos en el mundo de las macros y la programación en VBA descubrirás que Excel se convierte en una herramienta muy poderosa para solucionar cualquier problema que afrontes en el manejo de información.¿Qué contenido tiene un macro?Un archivo de texto que es un macro contiene varias líneas. La primera especifica si es de dos o tres dimensiones: tipo_de_macro=R2  o  tipo_de_macro=R3. Luego vienen líneas que definen los auxiliares del macro y finalmente las líneas que definen los gráficos del macro. Las líneas que definen auxiliares y gráficos son exactamente las que aparecen al pulsar las etiquetas azules Auxiliar o Gráfico en los respectivos paneles de configuración. Por ejemplo el contenido del archivo de texto que constituye el macro dinamica/masa que es uno de los utilizados en la segunda escena de arriba es éste:Como puede comprobarse (por ejemplo mirando el título de la ventana) la dirección relativa al codebase de este archivo es: macros/g2d/dinámica/masa.Nota: Cuando una escena se transforma en macro sólo se traspasan al macro los auxiliares y los gráficos. Los controles, la animación y las demás partes de una escena no pasan al macro.

¿Cómo utiliza los macros un autor de escenas de Descartes?

El sistema puede tener un conjunto amplio de macros registrados explícitamente. Estos serán los llamados macros del sistema y deben tener direccionamiento general.

La utilización de los macros para configurar escenas es como la de cualquier otro gráfico. Si se desea usar un macro del sistema, bastará buscarlo usando los menús que se encuentran en el panel de configuración de macros y seleccionarlo. Si se desea usar un macro que no es del sistema, es decir que no está registrado, entonces deberá ser un macro con direccionamiento particular y será necesario escribir su nombre explícitamente, incluyendo las posibles subcarpetas a partir de donde está la página web que contiene la escena.

Todos los macros se pueden girar o trasladar utilizando los campos rotini y posini que aparecen en sus paneles de configuración. He aquí el panel de configuración de un macro de dos dimensiones:

y el de un macro de tres dimensiones:

Es importante poner un nombre diferente para cada instancia de cada macro que se utilice en una escena. Los auxiliares del macro (constantes, variables, vectores, funciones y algoritmos) pueden utilizarse en la escena precediendo la llamada a uno de ellos por el nombre de la instancia del macro y un punto. Por ejemplo la masa del objeto definido por el macro dinámica/masa de nombre M es M.m.

¿Cómo se registra un macro en el sistema?

Para registrar un macro en el sistema es necesario que si está en un subdirectorio, éste aparezca en el archivo menu.txt de macros/g2d si es de 2 dimensiones o en macros/g3d si es de 3 dimensiones y que el nombre del macro aparezca en el archivo index.txt que está dentro de dicho directorio. En otras palabras, el archivo menu.txt debe contener el nombre del subdirectorio <dir> donde está el macro y el archivo <dir>/index.txt debe contener el nombre del macro.