QUE ES LA ADMINISTRACIÓN?

La administración es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se

realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas

(Robbins, 2005).

Coordinación.- Reunir medios, esfuerzos, etc., para una acción común.

Eficiencia.- Obtener los mayores resultados con la mínima inversión. Como los

gerentes tienen recursos escasos (de personas, dinero y equipo) se preocupan

por aprovecharlos eficientemente. “hacer bien las cosas”.

Eficacia.- completar las actividades para conseguir las metas de la organización.

“Hacer las cosas correctas”.

QUE HACEN LOS GERENTES?

Robbins y Coulter (2005) resumen las actividades que realizan los gerentes, en

una clasificación de acuerdo a tres esquemas:

Por funciones

Papeles

Habilidades

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANEACIÓN.- Función de la administración en la que se define las metas, se

fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan los planes para integrar y

coordinar las actividades.

ORGANIZACIÓN.- función de la administración que consiste en determinar que

tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuentas a

quien y donde se toman las decisiones.

DIRECCIÓN.- Función de la administración que consiste en motivar a los

subordinados, influir en los individuos y en los equipos mientras hacen su trabajo,

elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del

comportamiento de los empleados.

CONTROL.- Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño

actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.

ROLES GERENCIALES

Los roles son categorías particulares del comportamiento administrativo.

Henry Mintzberg, luego de realizar un estudio a los gerentes en la práctica

determinó 10 roles muy relacionados entre sí, los cuales son:

ROLES PERSONALES.- Son roles del gerente que tienen que ver con la gente y

otros deberes de índole protocolaria y simbólica.

Figura de autoridad (Jefe simbólico)

Líder (Motivador)

Enlace (Red de contactos)

ROLES INFORMATIVOS.- Roles del gerente que consisten en recibir, almacenar

y difundir información.

Supervisor (Busca y recibe información)

Difusor (transmite información externa dentro de la organización)

Vocero (Comunica externamente información de la organización)

ROLES DE DECISIÓN.- Roles del gerente que giran en torno a la toma de

decisiones.

Empresario (Busca oportunidades y planes de mejora)

Manejador de perturbaciones (acciones correctivas)

Distribuidor de recursos (asigna recursos)

Negociador (representa a la organización frente a las principales organizaciones).

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Estas son: Habilidades técnicas, de trato personal y conceptuales.

Las habilidades técnicas son los conocimientos y competencia en un campo

especializado, como ingeniería, cómputo, contabilidad o manufactura. Estas

habilidades son más importantes en los niveles inferiores de la administración,

pues estos gerentes tratan con los empleados que hacen el trabajo de la

organización.

Las habilidades de trato personal consisten en la capacidad de trabajar bien con

otras personas, tanto en forma individual, como en grupo. Como los gerentes

tratan directamente con las personas, estas habilidades son cruciales. Los

gerentes que las poseen son capaces de sacar lo máximo de su personal. Saben

cómo comunicarse, motivar, dirigir, e infundir entusiasmo y confianza.

Las habilidades conceptuales son las que deben poseer los gerentes para

pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas. Con estas habilidades

los gerentes contemplan la organización en su totalidad, comprenden las

relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa el entorno general.

Estas habilidades son más importantes en los niveles administrativos superiores.

ORGANIZACIÓN

La organización es el proceso que consiste en crear la estructura de una

organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura Organizacional es la distribución formal de los empleos dentro de

una organización.

DISEÑO ORGANIZACIONAL

Desarrollo o cambio de una estructura de la organización.

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN

Los administradores generalmente describen la estructura de la organización a

partir del organigrama el cual es un diagrama que ilustra las líneas de

dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización.

Aquí unidades son los equipos, departamentos, grupos o divisiones. En pocas

palabras, un organigrama es el esqueleto de una organización.

Según Hellriegel (2009) El organigrama trasmite 4 tipos de información:

1.- Los cuadros representan a las diferentes unidades (marketing y recursos

humanos).

2- Los títulos en cada cuadro indican el trabajo que desempeña esa persona.

3.- Las líneas que conectan a los superiores de los subordinados muestran las

relaciones de dependencia o reporte.

4.- El número de estratos verticales del organigrama indica la cantidad de niveles

que hay en la organización.

Vicepresidente ejecutivo decomercialización y marketing

Vicepresidente ejecutivo ydirector definanzas

Vicepresidente ejecutivo dedesarrollo denegocios

Vicepresidente derecursos humanos

Vicepresidente ejecutivo delogística ydistribución

Vicepresidente deauditoría interna

Vicepresidente ejecutivo deoperaciones delas tiendas

Vicepresidente deasuntos corporativos

Vicepresidente ydirector deinformación

Vicepresidente ydirector decontabilidad

Vicepresidente dela división centronorte

Vicepresidente dela división noreste

Vicepresidente dela división centrosur

Vicepresidente dela división sureste

Vicepresidente dela divisiónoccidente

Vicepresidente ycontralor corporativo

Vicepresidente dela región 1

Vicepresidente dela región 2

Vicepresidente dela región 3

Gerente de distito Gerente de distrito Gerente de distrito

Ejemplo de Organigrama: Empresa Lowe (Hellriegel 2008)

Presidente del consejo, presidente ydirector General

Beneficios y limitaciones del organigrama:

- Presenta cierta información de la manera en que encajan ciertos puestos de

toda la organización. Es decir indica la relación que existe entre los

diferentes puestos dentro de la organización.

- El organigrama puede mostrar lagunas o duplicidad de actividades. Una

limitación es que se trata de una imagen que no muestra la realidad de

cómo se hacen las cosas en la organización (peso político y el flujo de

información).

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

En el campo de la organización, las empresas de cada sector y por ubicación

geográfica enfrentan retos muy diferentes a la hora de organizar su empresa, pero

siempre recurren a dos principios básicos que son: La Diferenciación y la

Integración.

DIFERENCIACIÓN

La diferenciación significa que la organización está compuesta por unidades que

desempeñan tareas especializadas, utilizando diferentes métodos de trabajo, y

que requieren de empleados que posean competencias únicas.

La diferenciación se crea por medio de la división del trabajo y la especialización

de los puestos. La división del trabajo significa que el trabajo de una organización

se divide en tareas más pequeñas. La especialización es el proceso que sirve

para identificar tareas particulares y asignarlas a los departamentos, equipos o

divisiones. La división del trabajo y la especialización son conceptos muy

relacionados. Las numerosas tareas que se deben desempeñar en una

organización hacen que la división del trabajo y la especialización sean

necesarias. De lo contrario, la complejidad de dirigir a una organización sería

demasiado grande para una sola persona.

INTEGRACIÓN

Significa que las diversas unidades coordinan su trabajo para alcanzar metas

comunes. Las reglas y procedimientos son un medio que utilizan los

administradores para coordinar las actividades permanentes de diversas unidades

de una organización. Cuando los departamentos tienen metas comunes, están

organizados de manera similar y trabajan juntos para alcanzar las metas de la

organización, la cual entonces estará muy integrada.

A medida que las organizaciones diferencian sus diseños, los administradores

también se ocupan de la integración. Una organización es más que la suma de

sus partes, es la integración de sus partes. Dado que las unidades diferentes

forman parte de la organización principal, se necesita de cierta medida de

coordinación de las mismas para que la organización pueda ser efectiva.

1. Organización de línea o militar.

Es el tipo más simple de estructura organizacional, encontrado históricamente en

la organización de los antiguos ejércitos.

Está representado gráficamente en una forma piramidal, en la que solo existen

relaciones línea o jerarquías. Posee las siguientes características básicas:

a. Rígida unidad de mando.

b. No valora la especialización.

c. La Jefatura es fuente exclusiva de autoridad.

d. Las órdenes se siguen por la vía jerárquica.

e. Cada empleado recibe órdenes de un solo jefe inmediato.

Ventajas

Este tipo de estructura, dentro de la teoría tradicional de la Administración,

presenta las siguientes ventajas:

• De aplicación simple.

• De fácil transmisión de órdenes y recibimiento de información.

• De definición clara de deberes y responsabilidades.

• De decisiones rápidas.

• De fácil control y mantenimiento de la disciplina.

• De bajo costo para la Administración.

Desventajas

Por otro lado, de la misma forma la estructura lineal o militar presenta las

siguientes desventajas:

• No favorece a la especialización.

• De organización rígida.

• Sobrecarga de trabajo a la Dirección.

• Exige jefes excepcionales.

• No favorece el espíritu de equipo, de cooperación.

• La excesiva centralización dificulta la sustitución del jefe.

La estructura de línea o militar es larga aplicación en las Organizaciones

burocráticas y alto grado de formalismo.

2. Organización Funcional

Este tipo de estructura se fundamenta en el trabajo sobre supervisión funcional, en

donde prevalece la especialización. Del análisis que realiza Cury de este tipo de

estructura, se determina que existen, por ejemplo, cuatro supervisores de

planeamiento y cuatro de ejecución, actuando simultáneamente en la supervisión

de los empleados encargados de la ejecución (fe j las tareas; cada supervisor es

un especialista en su área.

El tipo de estructura funcional, pretende maximizar la eficiencia en una fábrica.

Este sistema se caracteriza por:

a. Separa las funciones de preparación de las de ejecución,

b. El empleado o trabajador recibe órdenes de más de un jefe.

Características de la estructura funcional

• Mantiene una dirección única.

• Valora la especialización.

Fuente:

http://www.mailxmail.com/curso-

empresa-organigrama/empresa-

tipos-organigramas-tercera-parte

• Existe multiplicidad de contactos entre supervisores y ejecutores: cada empleado

recibe órdenes simultáneamente de más de un supervisor.

• Aplica la división del trabajo, las tareas de ejecución de las de dirección.

Ventajas

La estructura funcional presenta las siguientes ventajas:

• Promociona la especialización y el perfeccionamiento.

• Posibilita pagar mejores sueldos y salarios frente al mayor rendimiento.

• Da mayor facilidad de adaptación para el desarrollo de las capacidades y

aptitudes de la función.

• Promociona la cooperación del trabajo en equipo.

• Es de mayor rendimiento económico en el mediano y largo plazo.

• Torna más flexible a la Organización.

Desventajas

La estructura funcional presenta las siguientes desventajas:

• Es de difícil aplicación, toda vez que se requiere mayor habilidad gerencial.

• Requiere de mayor y más difícil coordinación.

• El mantenimiento de la disciplina es más difícil y complejo.

• Existe división en el control de las operaciones y funciones.

• Se presentan dificultades en la formación de jefes administrativos.

• Elevado costo.

Este tipo de estructura tiene larga aplicación en trabajos de naturaleza industrial,

especialmente con operarios de línea de producción o montaje en gran volumen.

3. Organización de Línea y Staff

Este modelo de organigrama es similar al tipo de estructura militar, es decir, es de

estructura linear, con la diferencia de que existen dependencias de staff junto a los

gerentes de línea. Los órganos o dependencias de staff tienen la función de

asesorar, aconsejar, ayudar, recomendar al ejecutivo y/o al nivel de quien

dependan.

El staff debe estar siempre integrado por personal altamente calificado y

competente, conocedor de las funciones, normas, técnicas y procedimientos a

aplicarse; además debe tener mesurado y definido criterio profesional sobre la

actuación de la administración en el cumplimiento de las actividades y procesos y

principalmente sobre la elección de la alternativa sobre las decisiones que toma el

ejecutivo, en el nivel pertinente, dentro de la organización.

Fuente: http://www.mailxmail.com/curso-empresa-organigrama/empresa-tipos-organigramas-segunda-parte

Fuente: Usca, Jorge. Ambato. 2007. Organización y Planificación de empresas privadas y públicas.

4. Estructura Divisional por producto

Este tipo de estructuración debe ser aplicado cuando existan actividades similares,

pero que, estén vinculadas a un objetivo final y específico. Por tanto, el conjunto

de actividades debe ser agrupado por afinidad, procedimiento, cofuncionalidad y

coherencia en una misma unidad organizacional que por lo general deben tener

pertenencia de una dependencia administrativa como División, departamento y

sección.

5. Estructura Divisional Geográfica

Este tipo de estructura presenta la particularidad de que la organización es

departamentalizada de manera estratégica con total visión a una región a ser

atendida. La Estructura Divisional Geográfica mantiene la misma estructura de la

Organización Global (empresa, institución, dependencia), con todos sus niveles

jerárquicos, pero señala para cada región la estructura interna que debe tener

para ejecutar sus operaciones y actividades, con toda la estructuración orgánica

que es propia de su competencia y naturaleza para cumplir con los objetivos.

6. Estructura Matricial

Este tipo de estructura, según el mismo Cury sirve para organizaciones que

desarrollan proyectos por lo que dependen de un órgano directriz; pues, si bien su

funcionamiento es desconcentrado, se interrelacionan la estructura con base en la

función con las estructuras con base en los proyectos o productos.

Este tipo de modelo de estructura sirve para manejar un proyecto o un conjunto de

proyectos que persigan el cumplimiento de un mismo objetivo; operando con sus

subestructuras funcionales (ingeniería, marketing, producción, técnica, económica,

administrativa), pero los órganos funcionales centrales (Gerencia, Dirección

Ejecutiva, Desarrollo Organizacional, Planeamiento) actúan apoyando la gestión

del / los proyectos como el/ los productos.

Los gerentes de los proyectos/productos ejercen la coordinación y supervisión de

los grupos funcionales ubicados en sus respectivas estructuras, con la finalidad de

lograr una acertada cohesión orgánica factible de aplicar los controles necesarios

para obtener los productos/proyectos en beneficio de los mercados a servir

(clientes, usuarios, empresas, entidades).

La estructura matricial es recomendable aplicar en las organizaciones que tienen

gran diversificación de proyectos/productos a atender dentro de un gran entorno

de servicios y mercados. La Estructura Matricial puede ser aplicada para

estructurar y dirigir organizaciones descentralizadas y desconcentradas públicas o

privadas, por ello será necesario sujetarse al ordenamiento jurídico vigente en

cada entorno, en cada sociedad, atendiendo las necesidades de desarrollo

integral, porque:

• Mantiene una sola estructura.

• Es multidimensional, por tener estructura permanente para ser aplicada en el

desarrollo del producto, función y proyecto que persigue cumplir la organización ya

sea con la finalidad de servicio y/o lucro, según sean sus intereses.

• Labora con grupos o equipos temporales de trabajo hasta cumplir con los

objetivos señalados en el proyecto/ producto, por tanto es dinámica y de fácil

adaptabilidad su estructuración orgánica; ya que además, el personal

permanentemente se especializa en la ejecución de proyectos específicos de la

organización, por lo que el recurso humano puede convertirse en factor

multidisciplinario de ejecución y resultados.

• Existe equilibrio organizacional para el cumplimiento de objetivos.

• Se da total coordinación y control del cumplimiento de políticas, funciones,

procedimientos y acciones administrativas.

• Convierte en una simple y manejable estructura lo que en esencia podría ser

una superestructura orgánica.