seguimiento de proyectos

Programa Agua para Programa Agua para TodosTodos

“Fundamentos y Aspectos Generales para el

Seguimiento de Proyectos”

Expositor: Ing. Carlos J. Jerí De Pinho

Contenidos del Curso

Fundamentos Gestión de la Coordinación Regional Gestión del Coordinador Descentralizado Esquema del Seguimiento de Proyectos Técnicas de Monitoreo de Proyectos Documentación y Sistemas de Información

para el Monitoreo de Proyectos

Consideraciones a tomar en cuenta

Decisiones para un proyecto pueden impactar en otros proyectos.

Estos impactos pueden llevar a que la eficiencia de una Entidad disminuya globalmente.

Se hace necesaria la presencia de las Coordinaciones para poder así, prevenir, mitigar y manejar adecuadamente los impactos y la toma de decisiones en la gerencia de proyectos.

La Coordinación Regional del Shock de Inversiones

2 funciones esenciales:

• Gestión de las transferencias de recursos

• Gestión de las competencias técnicas en la gerencia de proyectos de saneamiento financiados por el PAPT

Objetivos fundamentales:

• Sacar adelante los proyectos financiados con calidad y eficiencia, coordinando con las Entidades Ejecutoras, el know-how de gestión financiera y técnica de la infraestructura de saneamiento.

• Evaluar y actuar decisivamente sobre posibles riesgos priorizando sus impactos sobre los proyectos a cargo.

El Coordinador Regional puede influir en forma:

Orientativa – Administrativa - Gerencial

• Son responsabilidades del Coordinador Regional:Administrar los proyectos del Programa Agua para Todos

a nivel técnico – financiero, de acuerdo a su alcance.

Ejercer control global sobre los proyectos a su cargo.

Prever la transferencia de recursos en monto, oportunidad y sistema de emisión y ejecución.

Planificar los riesgos que afecten a los proyectos a su cargo.

Manejo de Recursos El Coordinador Regional estará permanentemente

enlazado a las Entidades Ejecutoras a su cargo, con la finalidad de determinar el manejo más adecuado de los recursos asignados a los Proyectos dentro del ámbito de su competencia.

Además, el Coordinador Regional debe orientar y asistir a los Titulares de dichas Entidades, y a los Jefes de Proyectos, sobre el manejo más adecuado de los riesgos detectados en los proyectos, y de los recursos que pudieran comprometerse seriamente en ellos.

Aseguramiento de la Calidad El Coordinador Regional debe implantar políticas de

calidad, bajo los lineamientos normativos vigentes, relativos a la ejecución de proyectos de saneamiento.

El Coordinador puede verificar que los procesos constructivos se estén llevando con la calidad debida, sin menoscabo de las acciones que el Supervisor o Inspector de Obra realicen para alcanzar tal fin.

El Coordinador brindará la asistencia y herramientas necesarias a nivel de gestión programática, a los Supervisores o Inspectores de las obras a su cargo, impulsando las políticas de calidad emanadas por el PAPT.

Gestión de la Cartera Regional de Proyectos

La Cartera Regional de Proyectos está compuesta por todos los proyectos de saneamiento con compromiso de ejecución o que se están ejecutando en la Región.

Estos proyectos están formalmente reconocidos por el PAPT.

Todos los proyectos antes de iniciar la Obra, contarán con los Estudios necesarios y suficientes para llevar a cabo un buen trabajo.

Preguntas para un buen manejo de Cartera de Proyectos

¿Se tienen los recursos suficientes para la buena ejecución de los proyectos?

¿Se conoce con precisión el costo y variaciones de cada Proyecto a controlar?

¿Las variaciones en el costo de los Proyectos serán onerosas para el Estado o la población beneficiaria en el futuro?

¿Cómo se puede planificar adecuadamente al conjunto de proyectos, para obtener un manejo eficiente de toda la Cartera Regional?

Reglas de Oro para la Gestión de la Cartera Regional

Busque maximizar la eficiencia en la ejecución

Asegure la calidad en todo momento Minimice los riesgos con todos sus

esfuerzos

Los Documentos Clave de la Gestión de la Cartera Regional

La Programación o Plan Maestro Regional

La Gestión de los Recursos El Presupuesto Regional

Proceso de Gestión de Cartera Regional

Planificación de Cartera Regional

Balancear avance físico, transferencias y riesgos respecto a los objetivos principales

Examina qué proyectos están ejecutándose o no, y desde cuándo

Genera proyecciones en caso de mayores transferencias

La planificación es mensual

Seguimiento de Cartera Regional

Busca detectar a priori las variaciones significativas en los proyectos:• Analiza variaciones en costos y plazos

• Calcula y proyecta rendimientos

• Verifica puntos críticos

• Encuentra las soluciones para mejorar el rendimiento de cada proyecto

Macro Control de Cartera Regional

Analiza las variaciones acumuladas y ponderadas de todos los proyectos, para una determinada Región

Se estiman y analizan las posibles acciones correctivas

Se rebalancean las acciones y decisiones finales sobre la Cartera de Proyectos.

Las Actividades del Coordinador Descentralizado

El Coordinador Descentralizado del Shock de Inversiones es un profesional que brinda soporte a su Coordinador Regional, con la finalidad de gerenciar mejor la Cartera de Proyectos.


Estas Actividades son:• Intercambia conocimientos de campo y pareceres con la

Coordinación Regional, para mejorar la Gestión de la Cartera

• Verifica el manejo de los Contratos de Consultoría y Ejecución de Obras

• Verifica los diseños según los Expedientes Técnicos

• Sirve de mediador entre las partes involucradas en la ejecución directa de los proyectos

• Analiza y reporta todos los eventos relevantes relacionados con el manejo de recursos financieros de los proyectos


• Evalúa la calidad de los procesos constructivos y de gestión de los proyectos

• Provee asistencia y orientación inmediata en conocimientos de manejo y ejecución de proyectos, a las Entidades encargadas de ello

• Verifica que los acuerdos adoptados entre las partes involucradas se cumplan en la práctica


• Elabora cuadros estadísticos y reportes históricos para un mejor seguimiento del proyecto

• Elabora los planes de visita de campo, gastos a prever, documentación pertinente y la gestión de comunicaciones.

El Coordinador Descentralizado es evaluado por su Coordinador Regional, quien le recomendará lo que debe hacer para mejorar sus actividades o ser un colaborador más eficaz con el Programa.

La Administración del PAPT y el Control de Cartera Regional

• La Administración efectúa actividades de control a nivel más detallado, y orientado preferentemente a la gestión administrativa y financiera de los Proyectos financiados por el Shock de Inversiones.

• Puede sugerir cambios en la Gestión de Cartera, solicitar intervenciones para auditorías o controles inopinados de los Proyectos, evaluar el rendimiento global de las transferencias financieras.

Esquema Básico para el Seguimiento de Proyectos

1. Estrategia• Priorización de acciones• Modelo Resultado > Objetivo > Meta

2. Administración de los recursos• Equipo de proyecto

3. Gestión de los compromisos• Promesas• Reuniones de seguimiento• Acta de acuerdos y compromisos

4. Control de avance• Carta Gantt, Valor Ganado• Hitos y puntos de control• Seguimiento de resultados

5. Gestión del cambio

Gestión de los compromisos:Promesas

Acción futura a desarrollarse

• Resultados medibles que se quieren obtener (condiciones de satisfacción)

Responsable único por el desarrollo de la acción Recursos para el desarrollo de la acción

• Humanos / Físicos / Financieros Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados

• Carta Gantt, Valor Ganado

• Hitos y puntos de control Relación con otras actividades

Gestión de los compromisos:Reuniones de seguimiento

Planificación• Periodicidad de las reuniones

Preparación de las reuniones• Temas a tratar

• Duración de la reunión Pauta de la reunión

• Asistentes Roles

• Moderador

• Secretario

• Administrador del tiempo Seguimiento

• Acta de acuerdos y compromisos

Gestión de los compromisos:Acta de acuerdos y compromisos

Acuerdos• Declaración que condiciona las acciones futuras

• Emplear la analogía del “Rayado de Cancha”

• No involucra acciones específicas a desarrollar

Compromisos• Acción específica y concreta que debe ser desarrollada

• Acción

• Responsable

• Plazo

• Condiciones de satisfacción

Acta de acuerdos y compromisos:Formato Básico

EncabezadoAsistentes

TemaFechaLugar

Cuerpo

Plazo Acción

FechaLugar

Temas a tratarPróxima Reunión

Responsable

Acuerdos

CompromisosCondiciones de

Satisfacción

Control de avance:Hitos y puntos de control

Hitos intermedios:

• Productos intermedios que dan cuenta del correcto avance del proyecto

• Resultados visibles que validan el proyecto frente a la organización

• Oportunidad para dar seguridad a los directivos y funcionarios

Puntos de control:

• Programa de evaluaciones en que se medirá el cumplimiento de los hitos del proyecto

• Reuniones de seguimiento con enfoque de mejoramiento continuo

Control de avance:Seguimiento de resultados

Asociar Indicadores que reflejen el grado de obtención de resultados

Evaluar los tiempos y la dificultad de los cambios Establecer una gradualidad en la obtención de los

resultados Definir fuentes de información, herramientas y

metodología para la definición de indicadores Elaborar plan de seguimiento

Técnicas para el Monitoreo de Proyectos

Manejo de Diagramas PERT-CPM y Gantt

Análisis del Valor Ganado – Programación Ganada

Diagrama de Redes

El diagrama de redes es esencialmente una consecuencia del diagrama de barras que fue propuesto por Gantt en el contexto de los requerimientos para la Primera Guerra Mundial.

El gráfico de barras está diseñado primariamente para controlar el elemento tiempo.

Diagrama Gantt Los pasos para preparar un gráfico de barras son:

1. Analizar el proyecto.2. Dividir el proyecto en un número razonable de actividades a ser programadas.3. Estimar el tiempo requerido para la ejecución de cada actividad.4. Colocar las actividades en orden secuencial de tiempo, tomando en cuenta los requerimientos de ciertas actividades (algunas actividades deben ser ejecutadas secuencialmente y otras simultáneamente).5. Si una fecha de fin es especificada, el diagrama es ajustado hasta que la restricción es satisfecha.

Diagrama Gantt

La primera ventaja del gráfico de barras es que la planificación, la programación y el progreso del proyecto pueden ser mostrados gráficamente.

Pese a esta gran ventaja, los gráficos de barras no tienen mucho éxito en proyectos muy complejos o largos por las siguientes razones:

Diagrama Gantt

1. La planificación y programación están consideradas simultáneamente.

2. La simplicidad del gráfico de barras evita mostrar suficiente detalle para habilitar la detección a tiempo de las demoras en la programación de las actividades con tiempos de duración relativamente largos.

Diagrama Gantt

3. El gráfico de barras no muestra explícitamente las relaciones de dependencia entre las actividades. Es muy dificultoso imputar los efectos de las demoras en el proyecto a actividades individuales.

4. El gráfico de barras es esencialmente un procedimiento gráfico manual, difícil de mantener para proyectos largos y tiene una tendencia a desactualizarse rápidamente y perder utilidad.

El Análisis del Valor Ganado (VG) en las Obras Públicas

Herramienta de gestión creada y desarrollada por el Departamento de Defensa de EE.UU. (1996). Estandarizada por el PMI (Project Management Institute,2004)

Mide los avances entre el presupuesto programado (VP), el presupuesto realizado (VG) y el costo actualizado (CA)

El presupuesto realizado (o avance físico) es el Valor Ganado del Proyecto

Integración del Earned Value Management (Análisis del Valor Ganado)Integración del Earned Value Management (Análisis del Valor Ganado)


Metodología del Análisis del Valor GanadoMetodología del Análisis del Valor Ganado



Es útil para:

• Conocer el estado de “salud” del Proyecto

• Estimar o proyectar los sobrecostos o ampliaciones de plazo del proyecto

• Tomar acciones preventivas a tiempo para evitar situaciones de riesgo que comprometan el objetivo del Proyecto

Medición Tradicional del Desempeño del Medición Tradicional del Desempeño del ProyectoProyecto


Medición del Desempeño del Proyecto con el Medición del Desempeño del Proyecto con el Análisis de Valor GanadoAnálisis de Valor Ganado



Fórmulas para el AnálisisFórmulas para el AnálisisValor Ganado (VG) = Monto Valorizado AcumuladoValor Ganado (VG) = Monto Valorizado Acumulado

Valor Planificado (VP) = Monto Presupuestado AcumuladoValor Planificado (VP) = Monto Presupuestado Acumulado

Costo Actual (CA) = Valor Ganado + Reajustes – Deducciones Costo Actual (CA) = Valor Ganado + Reajustes – Deducciones

Variación en el Alcance (dA) = VG – VPVariación en el Costo (dC) = CA – VG

Variación en el Alcance (dA) = VG – VPVariación en el Costo (dC) = CA – VG

Cálculo de VariacionesCálculo de Variaciones

Cálculo de Índices de DesempeñoCálculo de Índices de Desempeño

Eficiencia (IDC) = VG / CAEficiencia (IDC) = VG / CA Eficacia (IDA) = VG / VPEficacia (IDA) = VG / VP


Estimaciones y ProyeccionesEstimaciones y Proyecciones

•Estimación del Presupuesto al Término de Obra (EPT):

EPT = PT / IDCEPT = PT / IDC

PT : presupuesto total de la obra

•Estimación de la Variación Final del Costo (VFC):

VFC = EPT – PTVFC = EPT – PT

•Estimación del Trabajo Faltante (ETF):

ETF = PT – VGETF = PT – VG


Modelo de Gráfico de Curvas “S” - AVG EstándarModelo de Gráfico de Curvas “S” - AVG Estándar


Modelo de Gráfico de Curvas “S” – AVG en Obras PúblicasModelo de Gráfico de Curvas “S” – AVG en Obras Públicas

0.00

2000.00

4000.00

6000.00

8000.00

10000.00

12000.00

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Mil

lare

s

TIEMPO (MESES)

MO

NT

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VGVPCAVFEPT


Modelo de Gráfico de Índices de Desempeño del ProyectoModelo de Gráfico de Índices de Desempeño del Proyecto

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

2.50

3.00

3.50

4.00

4.50

5.00

5.50

6.00

6.50

7.00

7.50

8.00

8.50

9.00

9.50

10.00

10.50

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

TIEMPO (MESES)

VA

LO

RE

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EL

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IDCIDAIDPBASE


Modelo de Gráfico de Variaciones del ProyectoModelo de Gráfico de Variaciones del Proyecto

-1800.00

-1300.00

-800.00

-300.00

200.00

700.00

1200.00

1700.00

2200.00

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TIEMPO (MESES)

MO

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dCdABASE

La Programación Ganada (PG) en Obras Públicas

Modelo de Gráfico para determinar la Programación Ganada (PG)Modelo de Gráfico para determinar la Programación Ganada (PG)

Fórmulas para el AnálisisFórmulas para el Análisis


VG(fecha n+1) – VP(fecha n)VG(fecha n+1) – VP(fecha n) PG = n + PG = n + VP (fecha n+1) – VP(fecha n)VP (fecha n+1) – VP(fecha n)

VG(fecha n+1) – VP(fecha n)VG(fecha n+1) – VP(fecha n) PG = n + PG = n + VP (fecha n+1) – VP(fecha n)VP (fecha n+1) – VP(fecha n)

Obras atrasadas o en plazo:

Donde “n” es el tiempo o período inicial del intervalo del VP donde está el VG actual.

VG(fecha n) – VG(fecha n-1)VG(fecha n) – VG(fecha n-1) PG = n + PG = n + VP (fecha n+1) – VP(fecha n)VP (fecha n+1) – VP(fecha n)

VG(fecha n) – VG(fecha n-1)VG(fecha n) – VG(fecha n-1) PG = n + PG = n + VP (fecha n+1) – VP(fecha n)VP (fecha n+1) – VP(fecha n)

Obras adelantadas:

Variación en el Plazo (dP) = PG – PPVariación en el Plazo (dP) = PG – PP:. PP = Programación Planificada o Plazo Actual

Índice de Desempeño en cuanto al Plazo: IDP = PG / PPÍndice de Desempeño en cuanto al Plazo: IDP = PG / PP


CA

VP

VG

Tiempo (meses)

Mon

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S/.

)

Tér

min

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Obr

a P

lan

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do

Líne

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te

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Modelo de Gráfico para determinar la PG – Obras PúblicasModelo de Gráfico para determinar la PG – Obras Públicas

PG PP

dP = PG - PP

VG a la fecha de corte

Hoja Reporte de Indicadores Modelo para el Análisis del Valor Ganado en Obras Públicas

Implementación del Sistema para el Análisis del Valor Ganado

Se recomienda, de forma previa al análisis:

Basarse en las partidas del presupuesto de obra, que estén relacionadas a alguna actividad de ingeniería.Tener precisados los costos de cada partida.Tener la programación de las partidas.Crear la línea base y verificar que es aceptable.

Se debe hacer lo siguiente:

Actualizar el cronograma reportando el progreso de las actividades.Ingresar el costo real de las actividades (CA).Hacer los cálculos del Valor Ganado e imprimir los reportes y gráficas.Analizar los datos obtenidos y escribir el reporte de Desempeño.

Pasos para el Análisis del Valor Ganado

Clase 1: Obra por Contrata o Financiamiento Externo a la Entidad

CA

VP

VG

Tiempo (meses)

Mon

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Clase 2: Obra por Adm. Directa

CA

VP

VG

Tiempo (meses)

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Líne

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cor

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:. No presenta curva por VF.

Clase 3: Concurso Oferta

CA

VP

VG

Tiempo (meses)

Mon

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curs

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VF

Expediente Técnico

Verificación de Viabilidad del

PIP

Obra

Clase 4: Obra acelerada

VF

CA

VP 1

VG 1 = VP 2

Tiempo (meses)

Mon

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)VP 2

Clase 5: Ampliación de Plazo

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Tiempo (meses)

Mon

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Clase 6: Obra paralizada

VF

CA

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Tiempo (meses)

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PG(1) = PG(2)

Clase 7: Obra con adicionales

VF

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VP Obra original

VG Obra Original

Tiempo (meses)

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VP Obra original + VP Adicional

VP Adicional

VG Obra Original + VG Adicional

Clase 8: Obra intervenida

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VG 1 = VP 2

Tiempo (meses)

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Penalidades

VG 2

Pautas para el Análisis del Valor Ganado y Programación Ganada en Obras Públicas

AVG y PG: Ideales para emplearse en el Control de Obras Públicas (implementados en México, Argentina, Canadá, Japón, EEUU), incluso en las Entidades Públicas de nuestro país.

AVG permite identificar el momento en el cual el Proyecto está teniendo problemas en su Desempeño.

Los pronósticos del AVG nos dan un estimado aproximado de cuándo estará terminado el proyecto, así como las posibles variaciones finales en cuanto a costo y plazo.

Es posible que un análisis del valor ganado muestre que no existe variación de programación, en este caso se estaría en presencia del caso ideal en el que el proyecto se encuentra aún dentro de la programación.

Es necesario complementar el AVG con criterios y evidencias propios del seguimiento de los trabajos o partidas ejecutadas (informes y pruebas de campo).

AVG puede emplearse en todo el plazo de ejecución del proyecto; pero adquiere mayor potencial entre el 25% y 75% del plazo.

AVG sufre menos distorsiones al estimar costos y plazos finales, si el Proyecto tiene un costo superior a 300,000 nuevos soles y tiene un plazo superior a 3 meses.

Para analizar las causas de retrasos y sobrecostos, y tomar medidas específicas por partidas, usar: PERT-CPM, diagramas GANTT, Cadena Crítica, Teoría de Restricciones, etc.

Pautas para el Análisis del Valor Ganado y Programación Ganada en Obras Públicas

Documentación y Sistemas de Información para el Monitoreo de Proyectos

Reportes Sistemas Informáticos para el

Seguimiento y Monitoreo de Proyectos (SISEM, SSP)

Reportes de Monitoreo

Estos deben contener:

• Antecedentes

• Estado situacional a la fecha

• Principales indicadores y estadísticas

• Conclusiones y recomendaciones

• Anexos al Reporte

Sistemas de Monitoreo del PAPT

SISEM.- Sistema Integrado de Seguimiento y Monitoreo (PAPT)

SSP.- Sistema de Seguimiento de Proyectos (VIVIENDA)

SISEM SSP

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