Simplifique las finanzas de su empresa
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El Rol de finanzas en la economía interconectada Samuel Aiza
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El Rol de finanzas en la economía
interconectadaSamuel Aiza
Experiencia inmediataProblema: demasiados grupos de interés• El departamento de abastecimiento necesita una
herramienta, el departamento legal necesita una herramienta, el departamento de aprovisionamiento quiere una y el departamento de finanzas no quiere cambiar la suya
• Los proveedores tienen que registrarse, llaman, necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente, quieren que se les pague.
¿Qué se debe hacer al respecto?• Consiga que todo el personal
utilice una única herramienta. Áreas de abastecimiento, legal,
aprovisionamiento, finanzas.• Olvídese de los documentos en
papel, en todas las fases.• Permita que sus proveedores
también trabajen con una sola herramienta, incluso para múltiples clientes.
Esto implica:Silos: cada grupo trabaja por su cuenta y le resultan molestos los
procesos del resto de grupos.
Exceso de dependencia del departamento de TI: cada solución
requiere mantenimiento, medidas de seguridad, actualizaciones y
la creación de perfiles para los usuarios.
Pérdidas de dinero: el incumplimiento de las normativas genera
abusos.
"La vida es realmente simple, pero insistimos en complicarla."
Confucio
Resumen de Ariba
El camino
hacia la
felicidad
Una factura
existe una PO
con acuse de recibo
un formulario de precios de su propio catálogo
de sus contratos
múltiples proveedores
algunos nuevos que ni siquiera conocía
sus gastos no estaban diversificados
depurados y reclasificados
se paga porque
en base a
con descuentos
negociados en línea con
entre los que se incluyen
porque
en función de sus datos
PagoNo
¿Pago
puntual?
Descuentos
Penalizaciones
SíDescuentos según
condiciones de pago
PAGO
Los puentes entre sus grupos
Factura en papel
Facturación
electrónica
Apertura y
archivado
Escaneo y
OCR
Recopilación
de facturasGestión de
excepcionesConciliaciónFACTURA
Automatizada
Origen / Contrato Oferta ContratoBase de
proveedores
Seguimiento
de KPIPublicación
en catálogosPRECIO
Búsqueda en catálogo
Solicitud y aprobación
Recepción
Inicio de la
solicitudBúsqueda
Seguimiento
de
modificaciones
Flujo de
trabajo de
aprobaciónRecepción Flujo de
trabajo de
recepción
PO GRN
Hojas de horarios
Artículos
Formularios
Servicios
Contrato
Comercio colaborativo
3) Publicación
Abastecimiento colaborativo
2) Firma del contrato
1) Búsqueda de una oportunidad de negocio
Visibilidad de los
gastosIdentificación (gratuito) Abastecimiento colaborativo
Análisis IdentificaciónRegistro de
proveedoresNegociación
Seguimiento
del
rendimiento
Contrato Catálogos
Imagínese
que necesita
comprar
10.000 sillas
La solución AribaComercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertas
Negociación y firma de contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de facturación
Visualización del estado de los pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red
Aprovisionamiento a demanda
4) Aprovisionamiento
Solicitud AprobaciónPedido y
recepción
Finanzas en colaboración
5) Facturación
Facturación
6) Pago
Finanzas
Envío de ofertas
Negociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de
facturaciónVisualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Acerca de la redComercio colaborativo
Ariba Network
Cliente
s
Envío de ofertas
Negociación y firma de contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de facturación
Visualización del estado de los pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red
© 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7
Generación de informes de todos los módulos,
datos y actividades, incluidos
usuarios, tareas, flujos de trabajo,
proyectos, ahorros,
calidad, riesgos,
etc.
Integración completa entre los módulos
Gestor de
perfiles de
proveedor
Empresa, usuario,
banco, riesgo,
estado, historial,
contactos, etc.
Ofertas y
subastas
Solicitud, información, clasificación, precios, coste total de propiedad, valoraciones, segundas rondas, etc.
Contratos
Tipos, duración, notificaciones, ampliaciones, biblioteca de cláusulas, borradores, condiciones.
Seguimiento
de KPI
Encuestas, KPI maestros, cuadros de mandos, revisiones, valoraciones, clasificaciones.
Proceso desde el aprovisio-namientohasta el pago
Catálogos,
descuentos, hitos de
las facturas,
condiciones, precios
detallados, etc.
Fuente de
datos externa
Datos transaccionales como el valor de la factura, volumen, días pendientes, fecha de entrega.
Visibilidadde los gastos
Análisis,
racionalización,
clasificación, mejora,
cubo de gastos.
Comercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertas
Negociación y firma de contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado de facturación
Visualización del estado de los pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón de
proveedores en la red
Búsqueda de una oportunidad de
negocio
Firma del
acuerdo
Compra Pago
Publicación
"En la nube"
Ariba está en la nube
Su ERP Sus proveedores
Significa que no tiene que
instalar nada:
está en Internet
Tres áreas de valor con Ariba
Simplificación1
Trabajo en equipo2
Control3
1: Simplificación
Las aerolíneas ofrecen billetes electrónicos, los gobiernos ofrecen declaraciones fiscales
en línea, las instituciones financieras ofrecen banca en línea: ¿a qué espera para
simplificar su proceso de aprovisionamiento?
Solución en 10 pasos 1. Iniciar sesión en una única herramienta2. Revisar los gastos (de toda su ERP)3. Conseguir que sus compradores logren la
mejor negociación4. A continuación, convertirla en un contrato
firmado5. Convertir los precios y descuentos en
catálogos electrónicos6. Permitir que sus empleados accedan a
los mismos para el aprovisionamiento7. Simplificar las aprobaciones en forma de
un simple correo electrónico8. Adoptar y cumplir presupuestos y planes
de contabilidad9. Realizar todos los envíos a sus
proveedores de manera electrónica10.Conciliar automáticamente las facturas
digitalizadas
"Antes de trabajar con Ariba, cuando un proveedor nos enviaba una factura, esta caía en un agujero negro.
Con Ariba, ahora tanto nosotros como nuestros proveedores controlamos todo el proceso P2P, desde la
solicitud hasta el pago."Jeff Phillips, responsable de proyectos P2P, UPS
1 2 3
Ventajas• Visibilidad, generación de informes y
seguimiento en una única ubicación para todo
• Un único lugar para las aprobaciones y los flujos de trabajo para todos sus departamentos, lo que implica que el aprovisionamiento y la contabilidad de acreedores se gestionan de manera conjunta.
• Enfoque digitalizado que proporciona ahorro de costes, mejora de la eficacia e iniciativas medioambientales.
RFP Contrato CatálogoPedido/Fa
ctura
2: Trabajo en equipo 1 2 3
Consiga que todo el personal trabaje para alcanzar sus objetivosCuando todo el personal está en la misma sala, tiene la ventaja de lograr su atención y de que todo el mundo esté
dispuesto a participar. Esto es justamente lo que supone una red de proveedores: permite que todos sus
proveedores compartan la misma ubicación y estén preparados para colaborar.
• descubrir nuevos proveedores• solicitar ofertas a múltiples proveedores• realizar una comprobación de precios antes de
enviar un pedido
se logra trabajando en
equipo para...Mejor precio
• catálogos de proveedores• confirmaciones de entrega vinculadas a los pedidos• contratos que se utilizan para generar facturas
se consiguen cuando el
trabajo en equipo
proporciona...
Mejores condiciones
• se publican nuevas listas de precios con solo un clic• las facturas se comprueban previamente con los
pedidos• todos sus usuarios pueden trabajar en la misma
herramienta
es el resultado del
trabajo en equipo
cuando...
Automatización
3: Control 1 2 3
"Libertad sin elección" es algo que se dijo una vez sobre la aplicación del
control. Significa que lo que se suministra proviene de lo que se ha
gestionado internamente.
...mediante conocimientos• ¿Es hora de actualizar sus
informes?
• Sus proveedores clasificados por números DUNS.
• Sus pedidos/facturas ordenados y clasificados.
• Sus gastos comparados con los de sus empresas homónimas.
• Nuevos planes para la reducción de gastos.
• Todo ello independientemente del estado de sus datos y de cuántos provengan de ERP.
...mediante plantillas• Seguimiento de sus
procesos simplificado.
• Interfaz basada en preguntas para acceder a la plantilla adecuada.
• Reutilización de mejores prácticas y de proyectos de personal con experiencia.
• Tareas, hitos, aprobación y siguientes pasos para todo el proceso.
• Adaptación a cada tipo de usuario en función de sus necesidades.
...mediante flujos de trabajo• Información resumida o
detallada, según sus necesidades.
• Aprobación mediante correo electrónico.
• Información sobre quién hizo qué y cuándo.
• Permitir a los usuarios añadir a otros participantes, como supervisores y responsables de aprobación.
• Basado en una matriz de temas, como aprobación de importes, presupuestos, proveedores, productos peligrosos, aprobación de categorías, proveedores, etc.
...mediante cumplimiento de normativas• No más aprovisionamiento
vía "Google": lo que se pide
es lo que aparece en el
contrato.
• Es una buena idea dificultar
la generación de pedidos
fuera de su propio catálogo.
• Los proveedores deben
utilizar su pedido para
generar una factura; si no, no
se envía.
Al final del día
Todos sus procesos se pueden vincular dentro de una única
solución. No habrá más silos.
Ariba es una aplicación en la nube, lo que significa que no
tiene que instalar ni realizar el mantenimiento de ningún
hardware.
Usted controla sus gastos, tanto en el contexto de la
empresa como de sus proveedores.
Soluciones Ariba
El conocimiento es poder
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PR
OV
EE
DO
RE
SC
OM
PR
AD
OR
ES
Carga de catálogos
Modificació
n de
catálogosAprobación del
comprador
Facturas
Estado de la factura
Nota de pago directo
Información de
proveedor
Certificaciones
Rendimiento
Solicitud
Subastas electrónicas
Datos de los
proveedores
Contratos
Negociaciones
Firmas
Pedido
Modificación de
pedido
Cancelación de
pedidoConfirmación de
pedido
Publicidad
Notificación de envío
Compras puntuales
Factura
Catálogos
Aprovisionamiento
Gestión de proveedores
Origen
Contratos
La red Ariba__
Más de 1 millón de
partners comerciales de
todos los sectores
Más de 40 millones
de pedidos
Más de 60 millones de
facturas
Cerca de 400.000
millones en gastos
142 países
72 divisas
40 países que cumplen
las normativas de
facturación
El área Experiencia de proveedor
empresarial líder unificada
© 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 15
Una potente combinación
Más de
190.000clientes
14.300
millones
de ingresos totales de SAP en 2013
63%
de los ingresos por
transacciones a nivel
mundial están relacionados
con un sistema SAP
34
idiomas
Más de
5 millones
de usuarios
Más de
800.000
empresas en 140 países
Más de
500 millones
de dólares
de ingresos en 2012 (est.)
Más de
340.000
millones
en operaciones comerciales
anuales
Clientes propietarios de Ariba
