Cátedra de Introducción a las Organizaciones

Proceso AdministrativoProceso Administrativo

Nelson Alberto Torres Saavedra

2011

Esucomex

Cátedra de Introducción a las Organizaciones

Proceso AdministrativoProceso Administrativo

La administración comprende una serie de fases o etapas, cuyo conocimiento resulta esencial para aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina.

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Proceso AdministrativoProceso Administrativo

En la administración de cualquier empresa existen dos fases:

Estructural: Donde uno o más fines determinan el cómo obtenerlos.

Operacional: Donde se ejecutan las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de formación.

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Etapas del proceso Etapas del proceso administrativoadministrativo

1. PLANEACIÓN ¿Qué se quiere obtener?2. ORGANIZACIÓN ¿Cómo se hace?3. INTEGRACIÓN ¿ Con Quién?4. DIRECCIÓN Ver que se realice5. CONTROL ¿Cómo se ha efectuado?

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PlanearPlanear – Organizar – Dirigir– Organizar – Dirigir – Coordinar - – Coordinar - ControlarControlar

Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás.

Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.

Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.

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Fases de la PlanificaciónFases de la Planificación

1. Determinación de Objetivos a alcanzar

2. Toma de decisiones

3. Elaboración de planes

4. Acciones empresariales

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Determinación de ObjetivosDeterminación de Objetivos

Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar.

Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro.

Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

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Red de Objetivos en la OrganizaciónRed de Objetivos en la Organización

Jerarquía de objetivos – algunos son más importantes y predominan. Objetivos organizacionales Objetivos de la división Objetivos del departamento Objetivos operacionales

El resultado es una red jerárquica e integrada que orienta la acción de la organización en dirección de los objetivos organizacionales.

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Desdoblamiento de los objetivosDesdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionales

Políticas

Directrices

Metas

Programas

Procedimientos

Métodos

Normas

Gustavo Viñales:Gustavo Viñales:

Menor DETALLE Mayor

AMPLITUD

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Toma de decisionesToma de decisiones

Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas.

Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección – Ejecución (Resultados)

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Diferentes Tipos de PlaneaciónDiferentes Tipos de Planeación

Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una jerarquía de la planeación:

Planificación estratégica – es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.

Planificación táctica – realizada a nivel departamental.

Planificación operativa – realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.

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Planificación EstratégicaPlanificación Estratégica

Está definida en la cúpula estratégica.Abarca a la organización en su totalidadEstá proyectada a largo plazo, efectos y

consecuencias en el futuro.Implica analizar y comprender el medio

ambiente (Oportunidades vs Amenazas).Implica analizar los distintos factores

internos (Fortalezas vs Debilidades)

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Planificación OperativaPlanificación Operativa

Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad.

Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa.

Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.

Proyectado para el futuro inmediato. Metas específicas; muestra actividades por

separado.

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Clases de PlanesClases de Planes

Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.

Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.

Proyectos – programas específicos. Políticas – son guías para las decisiones. Procedimientos – son instrucciones para una acción.

Relacionados con los métodos. Reglas – medidas específicas para situaciones dadas.

Relacionados con los comportamientos.

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Misión - VisiónMisión - Visión

Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:

Visión Misión

Planeamiento Estratégico

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Misión - VisiónMisión - Visión

Visión – se define con los siguientes elementos:

Propósito principal de la empresa Su futuro Definición de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados

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Misión - VisiónMisión - Visión

Misión – la declaración de la misión incluye:

Que es lo que hacemos (cuál es el negocio) En dónde lo hacemos (cuál es el mercado) Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y

cómo lo hacemos)

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Misión - VisiónMisión - Visión

Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):

Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”

Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”

(1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

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Principios de administración aplicados a Principios de administración aplicados a la Planificaciónla Planificación

Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo.

Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

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Principales características de la Principales características de la Planeación - IPlaneación - I

Es un proceso permanente y continuo Está siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de

decisiones Busca seleccionar un curso de acción entre

varias alternativas La planeación es “sistémica” – considera

sistemas y subsistemas que la conforman

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Principales características de la Principales características de la Planeación - IIPlaneación - II

La planeación es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor

Es una técnica de asignación de recursos Es cíclica, permite evaluación y medición para

establecer nueva planeación Es una función del proceso que interactúa con las

demás Es una técnica de coordinación e integración Es una técnica de cambio e innovación

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Análisis FODAAnálisis FODA

Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas

Análisis: De la industria y el mercado De los competidores Político y regulatorio Social – aspectos sociales y grupos de interés De recursos humanos Macroeconómico Tecnológico

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Análisis FODAAnálisis FODA

Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades

Análisis: Financiero Evaluación de recursos humanos De comercialización y marketing De operaciones De otros recursos internos – administración, I + D,

compras, informática

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Test de repasoTest de repaso

Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso de planificación ?

Cómo diferenciamos la planificación estratégica de la planeación táctica y operativa ?

Para qué es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organización ?

Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo ?

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Test de repasoTest de repaso

Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas

Los “objetivos organizacionales” determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización.

La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización.

Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.

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Test de repasoTest de repaso

En las políticas se especifican acciones a realizar. El establecimiento de objetivos mejora la performance

porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema.

Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretos y sus políticas.

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Test de repasoTest de repaso

Llene los espacios en blanco, completando las siguientes frases:

La red de objetivos de una organización es……… Las políticas son……… En los programas se determinan……. Los presupuestos son……….