Planear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar

El PROCESO ADMINISTRATIVO Planear, es la primera funcin administrativa; que sirve de base a las dems.Definicin es la accin de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin.

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Fases de la PlanificacinDeterminacin de Objetivos a alcanzarToma de decisionesElaboracin de planesAcciones empresariales

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Determinacin de ObjetivosEs la primera actividad: saber adnde pretendemos llegar.Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro.Lista de verificacin: ser especfico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafo y plantear un compromiso.

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Red de Objetivos en la OrganizacinJerarqua de objetivos algunos son ms importantes y predominan.Objetivos organizacionalesObjetivos de la divisinObjetivos del departamentoObjetivos operacionalesEl resultado es una red jerrquica e integrada que orienta la accin de la organizacin en direccin de los objetivos organizacionales.

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Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionalesPolticasDirectricesMetasProgramasProcedimientosMtodosNormasGustavo Viales:

MenorDETALLEMayorAMPLITUD

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Toma de decisionesDebemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas.

Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)

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Diferentes Tipos de PlaneacinConsideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.Planificacin tctica realizada a nivel departamental.Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.

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Planificacin EstratgicaEst definida en la cpula estratgica.Abarca a la organizacin en su totalidadEst proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro.Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas).Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

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Planificacin OperativaEst definida en el centro operativo para cada tarea o actividad.Detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa.Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.Proyectado para el futuro inmediato.Metas especficas; muestra actividades por separado.

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Clases de PlanesProgramas consideracin de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.Presupuestos expresin monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.Proyectos programas especficos.Polticas son guas para las decisiones.Procedimientos son instrucciones para una accin. Relacionados con los mtodos.Reglas medidas especficas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

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Misin - VisinPara comprender la planificacin estratgica, debemos definir algunos conceptos que influirn en este tipo de planificacin:VisinMisinPlaneamiento Estratgico

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Misin - VisinVisin se define con los siguientes elementos:

Propsito principal de la empresaSu futuroDefinicin de mercados a atenderValores, conductas y actitudes deseadasEscenarios esperados

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Misin - VisinMisin la declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio)En dnde lo hacemos (cul es el mercado)Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo hacemos)

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Misin - VisinEjemplo de una consultora internacional instalada en nuestro pas (1):

Visin: Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las reas de actuacin, los servicios de la ms alta calidadMisin: Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad

(1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

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Principios de administracin aplicados a la PlanificacinDefinicin del objetivo la finalidad de la planificacin es determinar quin, cmo y cuando se alcanzar la idea o el objetivo.Flexibilidad en la planeacin la planeacin es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

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Principales caractersticas de la Planeacin - IEs un proceso permanente y continuoEst siempre orientado hacia el futuroBusca la racionalidad en la toma de decisionesBusca seleccionar un curso de accin entre varias alternativasLa planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman

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Principales caractersticas de la Planeacin - IILa planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayorEs una tcnica de asignacin de recursosEs cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacinEs una funcin del proceso que interacta con las demsEs una tcnica de coordinacin e integracinEs una tcnica de cambio e innovacin

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Anlisis FODAAnlisis ambiental Oportunidades y AmenazasAnlisis:De la industria y el mercadoDe los competidoresPoltico y regulatorioSocial aspectos sociales y grupos de intersDe recursos humanosMacroeconmicoTecnolgico

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Anlisis FODAAnlisis de recursos internos Fortalezas y DebilidadesAnlisis:FinancieroEvaluacin de recursos humanosDe comercializacin y marketingDe operacionesDe otros recursos internos administracin, I + D, compras, informtica

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Test de repasoCules son los pasos bsicos a seguir en un proceso de planificacin ?Cmo diferenciamos la planificacin estratgica de la planeacin tctica y operativa ?Para qu es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organizacin ?Cules son los requisitos o lista de verificacin para determinar si una situacin planteada es o no es un objetivo ?

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Test de repasoResponda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas

Los objetivos organizacionales determinan los lmites dentro de los cules debern plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organizacin.La definicin de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organizacin.Slo es posible la formulacin de una estrategia exitosa a travs del anlisis profundo del interior de la organizacin, sus puntos fuertes y debilidades.

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Test de repasoEn las polticas se especifican acciones a realizar.El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersin de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificacin se familiaricen con el tema.Una vez definida la planificacin estrategica la organizacin proceder a determinar sus objetivos ms concretos y sus polticas.

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Test de repasoLlene los espacios en blanco, completando las siguientes frases:

La red de objetivos de una organizacin esLas polticas sonEn los programas se determinan.Los presupuestos son.

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Fuente: Introduccin a la teora general de la administracin. 5Idalberto Chiavenato.