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Gestión de empresas

Unidad II: El proceso administrativo

• El control• El papel de la medición• Indicadores de gestión• Criterios de evaluación• Tipos de indicadores

Mg. Carmen Lucía Geldres Sánchez

Unidad II: El proceso administrativo El control

Es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.



Control- Verifica que las actividades reales se ajusten a las actividades

planificadas

- Existencia de estándares para determinar posibles desviaciones de los resultados.

- Señalar las faltas y errores a fin de que se pueda corregir y evitar su repetición



Establecimiento de estándares:Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados

Pueden ser: - Físicos: cantidades de productos, unidades de servicio, horas-

hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc- Monetarios: costos, ingresos, inversiones u otros términos de

medición.



Medición de resultados:Algunos casos la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control.


Corrección:Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación:Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.


Factores del control:- Cuantitativos: Cantidad (volumen), Tiempo (fechas programadas), Costo- Cualitativos: Calidad (especificaciones


El empowermentEs el otorgamiento de poder a los empleados

Muchos gerentes se niegan a conferir poder a sus empleados porque temen que éstos cometan algún error, haciendo las cosas por sí mismos

Si tuvieran un sistema de control eficaz podrían medir el desempeño de los empleados.


Áreas de desempeño del control:

- Control de producción: verificación de calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, etc.). Desde el inicio, proceso y producto final.

- Control de información: tener información precisa, oportuna y completa. Además poseer sistemas tecnológicamente actualizados.

- Control de costo: consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad.

- Control de correspondencia: verificar cuidadosamente documentos legales que van dirigidos a organizaciones nacionales e internacionales



Tipos de control:a) El control preliminar o preventivo: Tiene lugar antes de

que principien las operaciones. Implica creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas.

Permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlo después, pero requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Por ejemplo: un gerente tiene una política de que todo cambio debe ser autorizado por escrito por su persona, con esto se observa que el gerente lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes.



b) El control concurrente: Tiene lugar durante la ejecución de planes. Incluye dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran; en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan sea llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Llamada supervisión directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

Por ejemplo: las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error, si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle porque es el error



c) El control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

Implica reunir datos, analizar y regresar los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. Su principal inconveniente es que el daño ya esta hecho

Por ejemplo: se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país, el gerente detecto que una tiene problemas financieros, mientras que las otras dos están funcionando correctamente, es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.



El proceso del controlEl proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frente a las cuales se mide el progreso del desempeño



a) Medición del rendimiento real:



b) Comparación de este con una norma:La etapa de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar.

Es fundamental determinar el margen de variación aceptable.


c) Medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas:Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar los estándares.


Corregir el desempeño real: Si el desempeño es insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas correctivas.Ejemplo: “Cambio de estrategia, la estructura, las prácticas de compensación o los programas de capacitación” o “Rediseño de empleos o el despido de empleados”

¿Debe tomar una medida correctiva inmediata o básica?- Correctiva inmediata: resuelve los problemas al instante - Correctiva básica: analiza cómo y por qué se desvió el desempeño y

después corrige la causa de la desviación


Revisar los estándares: Es posible que la variación sea resultado de un estándar poco realista

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