Taller de presentación y comunicación de proyectos
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1 ALEJANDRO DOMÍNGUEZ TORRES JOSÉ ENRIQUE ÁLVAREZ ESTRADA PEDRO PABLO GONZÁLEZ PÉREZ TALLER DE PRESENTACIÓN Y COMUNICACIÓN DE PROYECTOS Fundación Arturo Rosenblueth – Agosto de 1999
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1
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ TORRES
JOSÉ ENRIQUE ÁLVAREZ ESTRADA
PEDRO PABLO GONZÁLEZ PÉREZ
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
Fundación Arturo Rosenblueth – Agosto de 1999
2
PANORÁMICA GENERAL
DEL TALLER
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
3
Objetivos
Comunicar y presentar proyectos
utilizando los recursos
computacionales disponibles
Tener una panorámica de las
técnicas para la presentación de
proyectos utilizando multimedia
Aprender a utilizar algunas
técnicas multimedia y de
interactividad
4
Contenido
Presentación de los alumnos y el
instructor
El papel de la interactividad
Presentación de proyectos
Presentaciones efectivas
Formación de documentos
Fuentes de información
5
PRESENTACIÓN DE LOS
ALUMNOS Y EL INSTRUCTOR
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
6
EL PAPEL DE LA
INTERACTIVIDAD
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
7
La interactividad y las
computadoras
Las cosas que uno
realiza en la computadora
tienen que ser siempre
interactivas
Las computadoras y las
herramientas de software
tienen como propósito
interactuar con palabras,
números e imágenes
8
Interactividad y multimedia
Con las herramientas multimedia e
interactivas hoy en día disponibles,
las personas:
– están cambiando documentos y
presentaciones en experiencias que
se pueden visualizar en pantalla
– están descubriendo que agregar
multimedia e interactividad es sencillo
• pero hacer que esto funcione puede ser
un proceso totalmente nuevo
9
REDACCIÓN DE
PROYECTOS
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
10
Etapas fundamentales
Existen 6 etapas fundamentales
de redacción de proyectos
– Etapa 1: Establecer el objetivo
– Etapa 2: Investigar y organizar la
información
– Etapa 3: Estructurar el proyecto
– Etapa 4: Escribir con un estilo claro
– Etapa 5: Utilizar correctamente el
idioma
– Etapa 6: Agregar los toques finales
11
Etapa 1: Establecer el
objetivo (1)
¿Por qué se necesita un
objetivo?
– Ayuda a decidir la información que
se incluirá u omitirá
– Ayuda a preparar la redacción del
proyecto de forma apropiada
– Simplifica la redacción del
proyecto
12
¿Cómo establecer el objetivo?
La respuesta a esta pregunta es la
conjunción de las respuestas a las preguntas
siguientes
– ¿Quiénes leerán el proyecto?
– ¿Por qué desean leerlo?
– ¿Qué aspectos desean conocer?
– ¿Qué no desean conocer?
– ¿Qué tanto saben sobre el tema?
Etapa 1: Establecer el
objetivo (2)
13
Hacer especifico el objetivo
– Establecer los requerimientos del
proyecto, con el fin de hacerlo más
específico, e incorporarlos en el
objetivo
Convenir en el objetivo
– Asegurarse que el objetivo está acorde
con lo solicitado
– Una vez escrito el objetivo es necesario
mostrarlo a las personas que lo
evaluarán
Etapa 1: Establecer el
objetivo (3)
14
Decidir la información que se
requiere
– Hacer referencia al objetivo y
desarrollar una lista de temas
generales
– Los temas generales se anotan en
cualquier orden
• aunque se sugiere utilizar mapas mentales
para esta estructuración
– Enumerar los subtemas bajo
encabezados generales
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (1)
15
Recolectar el material de
tres tipos de fuentes
principales
– Material interno (folletos,
boletines, informes,
minutas)
– Material público (libros,
revistas, Internet)
– Entrevistas con otras
personas
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (2)
16
Correlacionar la información
– Escribir en una hoja separada un
resumen de cada punto que se
desea incluir
• con una nota del lugar donde encontrar
la información pertinente
Clasificar la información en grupos
– Organizar las hojas de papel en
grupos lógicos
• Los grupos no necesariamente están
relacionados con la estructura final del
proyecto
Etapa 2: Investigar y
organizar la información (3)
17
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (1)
La estructura existe para ayudar al
lector a:
– Seguir la información con facilidad
– Tomar la información y comprenderla
– Regresar y descubrir cualquier
información con rapidez si se desea
recapitular
Existen dos tipos de proyectos en lo
que respecta a estructura:
– Proyectos de investigación o desarrollo
– Proyectos informativos
18
Proyectos de investigación o
desarrollo
– Se estudia un tema y después se informa
lo que se descubrió
– Se puede incluir o no recomendaciones
sobre el uso de tales descubrimientos o
desarrollos
– Su estructura es similar a la que se
emplea para describir un experimento
científico: Meta, Método, Resultados,
Conclusiones
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (2)
19
Proyectos informativos
– La estructura que se le da es
organizar los grupos de información
existentes en el orden más lógico
• fechas
• ventas
• ubicación
• orden de importancia
– En algunos casos no habrá una
secuencia obvia y no es posible crear
la lógica en donde no existe
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (4)
20
Análisis, síntesis y objetivo de la
información:
– Análisis consiste en hacer un estudio del
significado de un mensaje
– La síntesis consiste en armar el mensaje
de una forma más clara y concreta
– Todo mensaje posee objetivos
– Lo ideal es que exista un objetivo por
mensaje
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (5)
21
El proceso de análisis:
– ¿Cuál es el objetivo del mensaje?
– ¿El mensaje cumple con el objetivo?
– ¿Cuáles son las ideas en el mensaje?
– ¿Cuál idea va al principio, cuál a la mitad, y cuál al
final?
– ¿Qué partes del texto deben desecharse?
– ¿En qué lugar debo poner las partes restantes del texto
para apoyar el objetivo?
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (6)
22
Mensaje
original
Conocimiento
a priori
Separación
en oraciones
BorradorObjetivo
del párrafo
Reconstrucción
del mensaje
El esquema general
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (7)
23
Etapa 3: Estructurar el
proyecto (8)
Síntoma Escrito difícil de entender
Causas
• Oraciones demasiado largas
• Palabras raras o sofisticadas
• Secuencia confundida o ilógica
• Varios objetivos mezclados
Párrafos confusos
24
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (1)
El verbo escribir :
– Es uno de los muchos
procesos para transferir
información de una persona
a otra
– Es un canal o medio para
comunicar pensamientos,
ideas, emociones, etc.
25
Claridad de la escritura:
– Se debe dejar en el lector el
mensaje que se pretende
trasmitirle
– El contenido debe permitirle al
lector emprender acciones
precisas deseadas por el texto
– El texto debe ser descifrable
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (2)
26
Condiciones para escribir con
claridad:
– Conocimiento del tema o asunto
– Habilidad para seleccionar las
palabras adecuadas
– Capacidad para organizar las
palabras
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (3)
27
Reglas básicas para escribir con
claridad:
– Regla 1: Utilizar oraciones y párrafos
cortos
– Regla 2: Utilizar palabras simples
– Regla 3: Seguir un orden lógico
– Regla 4: Tomar en cuenta la audiencia
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (4)
28
Oraciones cortas
– Una oración es la distancia más corta entre dos
mentes
– Una oración es un conjunto de palabras que
expresan una idea
Los componentes de una oración son:
– sujeto
– verbo
– complemento
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (5)
29
Secretos de las oraciones cortas:
– conservar un orden lógico
– expresar claramente quién hace qué
– limitar el número de palabras
Un párrafo es un conjunto de
oraciones
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (6)
30
Secretos para escribir párrafos
cortos:
– Limitar el número de oraciones
– Cada oración debe contener una idea
básica
– Aplicar los secretos de las oraciones
cortas
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (7)
31
Cambiar los hábitos de escritura
implica:
– reconocer que es difícil cambiar: lo
primero es reconocerlo
– No tratar de aplicar las cuatro reglas al
inicio: primero captar las ideas
– Aplicar las cuatro reglas analizando,
corrigiendo, aclarando y simplificando
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (8)
32
Dificultades para escribir:
– Si algo está escrito no significa que sea
legible
– La buena ortografía no hace legible el
texto
– El que parezca muy técnico no ayuda al
factor comunicación
– Sólo el redactor puede hacer que el
mensaje sea efectivo
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (9)
33
El costo de la escritura obscura se
refleja en el tiempo invertido en:
– investigar y reunir información
– redactar
– capturar lo escrito
– hacer llegar el mensaje
– reproducir el mensaje
– leer, entender y decidir lo que el
mensaje quiere que hagamos
Etapa 4: Escribir con un
estilo claro (10)
34
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (1)
Los problemas del idioma se
concentran en la utilización
incorrecta:
– del vocabulario
– de la ortografía
– de la puntuación
– de las abreviaturas
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Vocabulario
– Utilizar la palabra correcta que se
trata de decir
– No existe una regla simple para
asegurar que se utiliza la palabra
correcta
– Tener siempre en mente que el
lenguaje natural es ambiguo
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (2)
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Ortografía
– Si no se tiene la certeza de cómo se escribe una
palabra, es mejor verificarla
– Las verificaciones ortográficas por computadora no son
confiables
– Siempre es preciso buscar a alguna persona cuya
ortografía y gramática sean buenas
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (3)
37
Puntuación
– Dos puntos: se utilizan para
señalar la siguiente parte del
texto, o para indicar una lista
completa (no se puede utilizar el
etcétera o el así sucesivamente)
– Punto y coma: Hace una pausa
mayor que una coma pero menor
que un punto, o divide una lista
que ya contiene comas
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (4)
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Puntuación (continuación)
– Guiones: Se utilizan si el diccionario
dice que la palabra lo lleva, o si el
significado pudiera ser poco claro
sin él
– Signos de admiración: Debe
utilizarse únicamente para
exclamaciones
– Mayúsculas: Sólo usarlas al principio
de las oraciones y de los nombres
propios. Difíciles de leer
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (5)
39
Abreviaturas
– Es insultante para el lector no
tomarse la molestia de escribir la
palabra completa
– De ser posible, deben utilizarse
iniciales en lugar de títulos largos
• Utilizar el nombre completo o título la
primera vez que se menciona, seguido
a continuación de las iniciales entre
paréntesis
• Después, emplear las iniciales cada
vez
Etapa 5: Utilizar correctamente
el idioma (6)
40
Etapa 6: Agregar los toques
finales (1)
Toque de diseño:
– Escribir el texto a doble espacio y dejar
márgenes bastante generosos
– Usar gran cantidad de encabezados y
sub-encabezados
– Numerar las secciones si se considera
que esto ayudará al lector
– Donde sea posible, utilizar listas en
lugar de texto continuo
– Mantener el diseño limpio y sencillo
41
Toque de apéndices:
– Utilizarlos para cualquier
información suplementaria, a
fin de mantener breve el
cuerpo principal del proyecto
– En particular el listado del
código siempre se ubica en
un apéndice
Etapa 6: Agregar los toques
finales (2)
42
Toque de gráficas
– Para comparar
componentes, usar una
gráfica de pastel. Para
hacerlo con grupos de
componentes, usar dos
gráficas de barras al 100%
– Para comparar puntos, usar
una gráfica de barras
Etapa 6: Agregar los toques
finales (3)
– Para comparar una serie
con respecto al tiempo, usar
una gráfica de columnas o
líneas
– Para comparar la
distribución de frecuencias,
usar una gráfica de
columnas
– Para las correlaciones, se
deben emplear dos gráficas
contiguas de barras
43
Toques adicionales
Se deben incluir todas las
características normales, como
título, fecha, nombre del
departamento y nombre del autor
Agregar listas de contenido de
figuras, ecuaciones, abreviaturas y
tablas
Agregar siempre un resumen,
excepto en los informes más breves
Etapa 6: Agregar los toques
finales (4)
44
PRESENTACIONES EFECTIVAS
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
45
Láminas efectivas
Incluir solamente la información
necesaria
El contenido de la lámina debe ser
autoevidente
Evitar láminas con mucha información
Aplicar la regla fundamental: 7 palabras
por línea, 7 líneas por lámina
46
Empleo de gráficas
Presentar información de manera
gráfica siempre que se pueda
El arte visual ilustra mejor un
punto
Preparar gráficas de buen tamaño
y en letras que sobresalgan
No tener más de dos gráficas por
lámina
47
Utilidad de las gráficas,
diagramas y tablas
Muestran las relaciones, las
comparaciones y los cambios
No mostrar demasiado detalle en
las gráficas
Utilizar gráficas distintas para
propósitos diferentes
Los diagramas ayudan a mostrar
realidades
48
Detalles generales
La vista del público siempre se dirige al
centro de la pantalla
Crear un balance visual en la lámina
No amontonar información
Dejar espacio suficiente entre líneas
49
Detalles del fondo
Utilizar un fondo visual para las láminas
Estandarizar posiciones, colores y estilos
Incorporar un logotipo o distintivo en la plantilla
50
Uso de colores
Limitar el uso de colores
Emplear colores que
contrasten
Tener cuidado con las
combinaciones
Un fondo obscuro con un
texto claro o viceversa
siempre son mejores
51
Utilización del tipo de letra
(1)
El tamaño de letra habla de la
importancia del texto
El tamaño de letra debe ser entre
18 y 48 puntos
Tipos de letra ilegibles disminuyen
el impacto del mensaje
Utilizar tipos de letra que sean de
uso común (de fácil acceso)
52
Las letras mayúsculas
son difíciles de leer
Evitar el uso de
abreviaciones
No omitir signos de
puntuación
Tener buena ortografía
Utilización del tipo de letra
(2)
53
Uso de señaladores
Utilizar poco los señaladores láser
Guiar a la audiencia dentro de la lámina
Evitar leer la lámina al auditorio
54
Creación de una
presentación efectiva
Planear la presentación cuidadosamente
Conocer la audiencia
Practicar la presentación
Hablar de forma clara y precisa
Hablar al auditorio
Disfrutar la presentación
55
FUENTES DE INFORMACIÓN
TALLER DE PRESENTACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS
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¿Dónde obtener más
información?
Internet
Kristof, Ray and Amy Satran. Interctivity by
design with new media. Adobe Press, USA,
1995.
Multimedia, guía completa para el usuario de
los CD-ROM, la World Wide Web, la Realidad
Virtual, los Juegos 3D y las Autopistas de la
Información. Dorling Kindersley Limited,
Londres, 1996
57
Bibliografía general de la
MSI (1)
Revistas
– Soluciones Avanzadas, Editorial Xview, México
Libros
– Curtis, G. Business Information Systems, Analysis,
Design and Practice. 3ª Edición, Addison-Wesley,
UK, 1996
– Laudon, C.K. and J.P. Laudon. Management
Information Systems. Prentice-Hall, USA, 1998.
– McLeod, R. Management Information Systems.
Prentice-Hall, USA, 1998.
58
Bibliografía general de la
MSI (2)
Páginas WEB
– http://www.rspa.com/
– http://www.cetus-links.org/
– http://www.sei.cmu.edu/
