Tesis Original
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA U.P.T.P “LUIS MARIANO RIVERA” MENCION: ADMINISTRACION GERENCIAL MUNICIPALIZACION GÜIRIA GUIRIA - ESTADO SUCRE. ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA ACOSTA ASOCIADOS, C.A., UBICADA EN LA CALLE BOLÍVAR N° 31 DE LA CIUDAD DE GUIRIA ESTADO SUCRE. Tutor: Bachilleres: LIC. JOSE LUIS MARTINEZ Inés Figuera
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
U.P.T.P “LUIS MARIANO RIVERA”MENCION: ADMINISTRACION GERENCIAL
MUNICIPALIZACION GÜIRIAGUIRIA - ESTADO SUCRE.
ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA ACOSTA ASOCIADOS, C.A., UBICADA EN LA CALLE
BOLÍVAR N° 31 DE LA CIUDAD DE GUIRIA ESTADO SUCRE.
Tutor: Bachilleres:
LIC. JOSE LUIS MARTINEZ Inés Figuera
Asesora: C.I.: 4. 039. 084
LIC. YAMILET LOPEZ Isis Díaz
Código Del Saber: A238SCTP C.I.: 19.125.767
Marifel Matamoro
C.I.: 21.286.664
Güiria, Julio 2012
DEDICATORIA
Primeramente a Dios todopoderoso por iluminar mi camino, darme
salud, fuerzas, y suficiente valor en el logro de mis metas propuestas.
En especial a mis padres Antonio Tortolero y Leonidas Figuera
quienes me formaron y me dieron la base fundamental, el estimulo, la fuerza
y la fortaleza para mi formación, motivo especial para continuar al logro de
mis triunfos. A donde quiera que estén, este título es para ustedes, se lo
dedico con todo mi corazón y amor. Gracias por encaminarme y formar una
mujer con buenos principios, y buenos sentimientos. Gracias madre, padre.
Bendíganme desde el cielo.
A mis hijos quienes nunca se impusieron a mis decisiones, los cuales
me brindaron mucho apoyo, este triunfo es para ustedes. Los amo
A mis hermanas y hermanos Amarilis, Soncires, Indira, Simón Antonio,
Félix, Romel, Ángel, Jesús, Lisandro, Henri, gracias por apoyarme.
A la Universidad Politécnica Territorial Paria (Luís Mariano Rivera)
quien me abrió las puertas y me brindo la oportunidad de iniciar y culminar mi
etapa de estudios, a todos los profesores que de una u otra manera me
ayudaron a alcanzar mi meta.
¡Gracias a todos, Dios los Bendiga!
Inés Figuera.
II
DEDICATORIA.
A Dios, por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, al brindarme una familia maravillosa.
Mami, no me equivoco si digo que eres la mejor mamá del mundo, gracias por todo tu esfuerzo, tu apoyo y por la confianza que siempre has depositado en mí. Gracias por siempre estar a mi lado.
Papá, este es un logro que quiero compartir, gracias por todos esos consejos, que cada día me ayudan a formarme como una gran mujer; quiero que sepas que ocupas un lugar especial.
Elaidys Ramos, a parte de mi amiga, mi tutora en este proyecto. Gracias por tu ayuda, esfuerzo y dedicación para lograr esta meta tan deseada. Te quiero mucho amiga.
A todos mis profesores, no solo de la carrera sino de toda la vida, mil gracias porque de alguna manera forman parte de lo que ahora soy. Especialmente a la Profesora Mery Aboud.
En definitiva a todas esas personas que han creído en mi, a los que nunca dudaron que lograría este triunfo.
Es la hora de partir, la dura y fría hora que la noche sujeta a todo horario. (Pablo Neruda).
Isis Díaz
III
DEDICATORIA
Primeramente le agradezco a Dios todo poderoso por iluminar mi camino, darme la fuerza y valentía de lograr mis metas propuestas.
En especial a mis padres quienes me formaron y me apoyaron en todo momento gracias por su amor y confianza hacia mí, los amo.
A mi hija Eduanyelis quien fue mi motivo y fuerzas para seguir adelante cuando pensaba que ya no podía más. Te amo hija, esto te lo dedico a ti princesa.
A mi esposo por su cariño y apoyo hacia mí, te quiero.
A mi hermana Vanesa porque en una u otra forma me apoyo y me ayudo. Gracias Puri te quiero mucho.
A mi cuñada Iliana que con sus palabras y consejos me motivaron a seguir adelante. Gracias, mil gracias.
Marifel Matamoros
IV
AGRADECIMIENTO
Le agradezco a Dios por guiarme, iluminarme y darme la fuerza que necesitaba para vencer los obstáculos presentados en el trayecto de mi carrera.
A mis padres Antonio Tortolero y Leonides Figuera estén a donde
estén, hoy estoy cumpliendo una de las metas deseadas por ustedes, no
tienen idea de cuánto los amo, gracias por traerme al mundo.
A todos mis hermanos y hermanas, sobrinos y sobrinas, nietos y
nietas y todos los demás familiares que me apoyaron en este trayecto.
A la profesora Mery Aboud de manera muy especial, gracias profesora
mil gracias de corazón por apoyarme en todo momento, sobre todo por su
buena intención en colocarme en esta distinguida empresa Acosta Asociados
C.A. reciba de mi parte un fuerte abrazo. La quiero mucho.
A todos los demás profesores quienes se compenetraron conmigo y
me brindaron su asesoría y el apoyo suficiente para seguir adelante. Gracias
a ustedes.
De manera muy especial a la Empresa Acosta Asociados C.A. por
aceptarme en calidad de pasante: Sr. Teófilo Acosta, Sra. Josefina de
Acosta, Dr. Miguel Ángel Acosta (miguelito), Julio Cesar Acosta, Ángel
V
Francisco Acosta (Pachico), no me quedan palabras para agradecerles a
todos la solidaridad para conmigo. Gracias, mil gracias.
Elaidys son tantas las palabras que quiero decirte y no encuentro
como expresarlas, eres una chica maravillosa con una calidad humana como
muy pocas personas, solidaria, amable, dispuesta, con un gran conocimiento
y echada hacia adelante, muchísimas gracias por tu atención, Dios te
Bendiga siempre!
Inés Figuera
VI
AGRADECIMIENTO
Principalmente a Dios.
A mis padres, Julio Díaz y Yezenia Rodríguez, que siempre me han dado su apoyo incondicional y a quienes debo este triunfo profesional.
A la profesora Mery Aboud por traernos a esta prestigiosa Empresa como lo es Acosta Asociados c.a; Ayudarme y orientarme totalmente en la elaboración de este Proyecto. Muchas Gracias.
A la administradora y gran amiga Elaidys Ramos por brindarnos algo que no se recupera jamás (su Tiempo); una persona digna de admirar por ser tan echada para adelante, un ser humano como pocos y con un conocimiento único. Muchas gracias por tu dedicación. Que Dios te bendiga hoy y siempre.
Al presidente de la Empresa tan prestigiosa el Sr. Teófilo Acosta Daliz por abrirnos las puertas y por darnos apoyo en espacios y equipos para el desarrollo de la investigación.
A todos mis amigos, amigas y todas aquellas personas que han sido importantes para mí durante todo este tiempo. A todos mis profesores que aportan a mi formación.
A mis compañeras de proyecto gracias por su ayuda. A todos, GRACIAS.
Isis Díaz
VII
AGRADECIMIENTO
Le agradezco a mi Dios por estar conmigo en todo momento, darme
salud y fuerzas suficientes para seguir.
A mis padres por traerme a este mundo y ser de mí una mujer de bien,
gracias papi y mami los quiero.
A mi bebe que es mi razón de vivir y alcanzar todas mis metas
propuestas, te adoro mi corazón mis éxitos son tuyo.
A mi esposo porque de una u otra manera estuviste a mi lado, gracias por tu
comprensión y apoyo, te amo.
También le agradezco de todo corazón a Elaidys Ramos por ser
nuestra tutora en este proyecto; gracias por tu paciencia, apoyo y horas de
dedicaciones que estuviste conmigo. Te deseo todo lo mejor del mundo y
que el Dios todopoderoso te cuide siempre, Dios te bendiga.
Les agradezco a todos mis profesores por su ayuda y comprensión en
especial a la profesora Mery Aboud quien fue que nos trajo a esta empresa y
permitió que la empresa Acosta Asociados C.A. nos abrieran las puertas
para la realización de nuestro proyecto, mil gracias profe.
VIII
A la empresa Acosta Asociados c.a y todos sus integrantes por
abrirme las puertas y brindarme su apoyo y confianza de realizar mi
proyecto, gracias mil gracias. Dios los bendiga a todos.
A todos muchas Gracias…
Marifel Matamoros
IX
INTRODUCCION
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, el manual incluye además los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación, suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto
desarrollo de las actividades dentro de una empresa, en el se encuentran
registradas y transmitidas sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando
adecuadamente.
Es por este motivo que se hace necesario que la empresa Acosta
Asociados C.A cuente con un instrumento que sirva de apoyo para la
comprensión e interpretación del proceso administrativo, que ayude a
determinar el flujo de información de forma consistente y perfectamente
integrado para evitar conflictos al momento de fluir las informaciones. Por lo
que se hace importante que se implante un sistema administrativo,
constituido por un manual de normas y procedimientos que permita
documentar el trabajo realizado por el personal de cada departamento.
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ÍNDICE
Pág.
Dedicatoria (Inés Figuera)………………………………………………..…II y III
Dedicatoria (Isis Díaz)…………………………………………….…………… IV
Dedicatoria (Marifel Matamoros)………………………………….……....…...V
Agradecimiento (Inés Figuera)…………………………………...…..…VI y VII
Agradecimiento (Isis Díaz)………………………………………………..…..VIII
Agradecimiento (Marifel Matamoros)…………………………………....IX y X
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………..….1
CAPITULO I…………………………………………………………………….…..4
DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO……………………………..……………...…4
DESCRIPCION DE LA SITUACION……………………………………………..4
DATOS DE LA EMPRESA…………………………………………………….….5
ABORDAJE SOCIOCOMUNITARIO DE LA ORGANIZACIÓN………….......9
CARACTERISTICA DE LA ORGNIZACION………………………………......10
DESCRIPCION Y ANALISIS DE PARTICIPACION (JURIDICA)………...…51
OBJETIVOS………………………………………………………………………..57
Objetivos General…………………………………………………………….…...57
Objetivos Específicos…………………………………………….…………….....57
FACTIBILIDAD…………………………………………………..………………..58
CAPITULO II………………………………………………………...……………..60
FUNDAMENTOS TEORICOS Y METODOLOGICOS………………..……….60
FUNDAMENTOS TEORICOS………………………………..…………..….…..60
ANTECEDENTES…………………………………………………………..……..60
BASES TEORICAS………………………………………………….……..….….60
FUNDAMENTOS METODOLOGICO…………………………………….……..77
2
Nivel De la Investigación…………………………………………………….……78
Tipo De Investigación……………………………………………………………..79
PROCEDIMIENOS REALIZADOS PARA DETECTAR PROBLEMAS
(DIAGNOSTICOS)………………………………………………………….……..79
CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES……………………………..…………...81
POBLACION…………………………………………………….…………………82
MUESTRA…………………………………………………….……………………82
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LEVANTAR LA INFORMACION…83
ANALISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS………………….…85
ARBOL DEL PROBLEMA……………………………...………………………..89
ARBOL DE OBJETIVOS……………………………...…………………….……90
MATRIZ FODA……………………………………………...……………………..90
CONCLUSIONES………………………………………………………………….91
RECOMENDACIONES…..……………………………………………………… 92
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………….93
ANEXOS……………………………………………………………………………94
GLOSARIO DE TERMINOS……………………………………………….…...110
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CAPITULO I
Diagnostico Participativo
1.1 DESCRIPCION DE LA SITUACION.
Las normas y procedimientos administrativos son la realización de una
serie de labores en forma organizada; guardando una sucesión cronológica
en la manera de realizar dichas labores; dándole fisonomía y no permitiendo
confundirlos con cualquier otro concepto.
Los manuales administrativos son documentos de carácter informativo
e inclusive instructivo, que poseen la descripción de las actividades que
deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de
comunicación y coordinación en las decisiones administrativas a tomar, por
ello se relaciona y atañen al empleado directamente, es decir, orientando a
los miembros de la organización. Por lo tanto los manuales reflejan las
funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institución, por ende
cumplen con el propósito de registrar y señalar en forma sistemática la
información de una organización.
El siguiente trabajo comprende un estudio realizado en la Agencia
Naviera y Aduanal Acosta Asociados, C.A. con la finalidad de elaborar un
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos en el departamento de
Facturación de dicha empresa.
El objetivo del Manual de Normas y Procedimiento para la Empresa
Acosta Asociados, C.A. consiste en documentar en forma integral y detallada
las dichas normas y procedimientos administrativos, tomando en cuenta las
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necesidades específicas de la empresa y sus características. Además de su
uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada
departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar
adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual.
A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso
humano como material, y obtener seguridad en el registro de las
operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
Como bien se sabe, tanto las actividades del área contable como de la
parte administrativa forman una base de gran significado para el desempeño
de una organización y por consiguiente se debe de contar con manuales bien
planteados en donde se reflejen normas y procedimientos sólidos de la
empresa.
Sin duda alguna, el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos dirigido al Departamento de Facturación de la Empresa
Acosta Asociados, C.A., facilitara de manera eficiente los procesos y
lineamientos que concluyen en la emisión de las facturas por cada uno de los
servicios prestados dentro de dicha organización.
1.2. DATOS DE LA EMPRESA.
Acosta Asociados C.A., es una empresa cuyo componente esencial
es de las actividades comerciales a nivel Nacional e internacional.
Esta tiene su domicilio en la ciudad de Guiria Estado Sucre, en la
Calle Bolívar, Casa No. 31, Sector centro.
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Fue creada por Ángel Teofilo Acosta Daliz en 1978, con el propósito
de brindar asistencia técnica a la gestión comercial de AVENSA. Proponiendo
soluciones a los problemas y obstáculos que limitaban la efectiva
comercialización de la época.
Con ese fin para el año 1984 el Grupo Acosta había crecido y
desarrollado comercialmente, creando un potencial empresarial capacitado para
fortalecer su actividad económica.
En 1990 se inicia como empresa Naviera y Aduanal, brindando a los
empresarios de los diferentes sectores del país las herramientas necesarias para
realizar operaciones comerciales en los mercados internacionales, con el pleno
conocimiento de las condiciones que caracterizan, las normas, tramites y
procedimientos que deben cumplirse para realizar exitosamente la negociación y
conquista de nuevas plazas.
La Agencia Naviera y Aduanal Acosta Asociados, C. A. es sin duda
una de las empresas que tiene un potencial para la creación de un desarrollo
socio económico que demuestra la importancia de las oportunidades comerciales
generando en gran parte el crecimiento económico del Municipio o el País.
En un contexto de comercio más liberal las políticas comerciales que
promueve Acosta Asociados, C.A. conllevan a mejores perspectivas comerciales
en función de las operaciones aduaneras de Importación, Exportación y trafico de
mercancías favoreciendo su inversión.
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Se atienden grandes empresas que conforman la Industria Petrolera del
país, tales como:
PDVSA
Schlumberger Venezuela, S.A.
Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
MI Drilling Fluids de Venezuela, C.A.
DHL
Geohidra Consultores, .C.A.
Tucker Energy Services de Venezuela, S.A.
Entre Otras.
Embarcaciones Internacionales de Turismo:
WINDWAR LINE: Presta servicios por mas de 18 años a esa
embarcación.
El Panorama: Años 1980.
C-Prowler (Pier 1 Cruises): Actualmente representado y atendido por
la empresa apoyando el turismos entre Trinidad & Tobago y
Venezuela.
Entre Otras.
Mediante esta investigación se lograron establecer las normas y
procedimientos administrativos para un mejor funcionamiento sistemático de
las actividades que se realizan en el Departamento de Facturación de la
empresa Acosta Asociados, C.A.
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MISIÓN:
La Agencia Naviera y Aduanera Acosta Asociados, C.A., tiene como
misión brindar a sus clientes y usuarios actuales y potenciales, un servicio
oportuno, suficiente y de calidad en materia de Importaciones,
Exportaciones, Asesoráis Técnicas en Comercio Exterior, Fletes Marítimos
de Mercancías y Viajes de Pasajeros hacia Trinidad y Tobago. Así como
también el cumplimiento de las funciones relacionadas con los asuntos de la
misma, garantizando un mejor funcionamiento y logro de los planes y
programas establecidos, para lo cual deberá cumplir y ejercer la potestad
naviera y aduanera dentro de la circunscripción, de conformidad con lo
establecido en la ley orgánica de aduana, sus reglamentos y demás
disposiciones aplicables.
VISION:
Ser líderes en el mundo de Comercio Exterior, con tecnología y
sistemas innovadores y de vanguardia, excediendo las expectativas de
nuestros clientes y del mercado contribuyendo en forma activa y con un alto
sentido ético, al desarrollo económico de país, como facilitadores de las
operaciones de comercio exterior en Venezuela y otros países, aplicando los
conocimientos de las normas aduaneras, navieras, turísticas, cambiarias y de
comercio internacional, optimizando los servicios, para satisfacción total de
nuestros clientes.
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1.3 ABORDAJE SOCIOCOMUNITARIO DE LA ORGANIZACIÓN.
En la actualidad Acosta Asociados, C.A. cuenta con un personal de 07
trabajadores, los cuales están distribuidos en diferentes departamentos.
El objetivo general de Acosta Asociados, C.A. es prestar a sus clientes
y usuarios actuales y potenciales, un servicio oportuno, suficiente y de
calidad en materia de Importaciones, Exportaciones, Asesoráis Técnicas en
Comercio Exterior, Fletes Marítimos de Mercancías y Viajes de Pasajeros
hacia Trinidad y Tobago.
El abordaje en cuanto al proceso de la comunidad, en este caso,
tratándose directamente de la empresa Acosta Asociados, C.A., alude al
conjunto de experiencias colectivas que a través de procesos múltiples,
basados en la realización de actividades, guiado por un equipo técnico y
administrativo por todos los participantes que integran dicha organización,
posibilitan instancias a partir de las cuales se desarrollan mecanismos que
favorecen la demanda de necesidades más allá de la comunidad y/o
empresa. De esta manera se llego y procedió a la utilización de técnicas e
instrumentos de indagación con información directa y objetiva pertinente para
recoger respuestas variadas, así como la metodología de trabajo
concluyendo la elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos al
departamento de facturación para cubrir las necesidades de implantación de
proceso al finiquito de la emisión de facturas por todos y cada uno de los
servicios prestados.
El objetivo es implementar acciones tendentes a potenciar y fortalecer
la participación de la comunidad organizada en las distintas esferas de su
desarrollo, ejecutando programas que buscan generar las condiciones
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mínimas para la adecuada participación de las organizaciones sociales, a
saber: motivación, legalización e información, entre otras.
El propósito fundamental para el desarrollo de la pasantía, es
proporcionarle al Departamento de Facturación de la empresa Acosta
Asociados, C.A. un manual o instructivo, en el cual puedan describirse todas
y cada una de las normas y procedimientos administrativos con la intención
de corregir las diferentes fallas que presenta dicho Departamento.
La intención es mejorar el sistema de facturación para agilizar la
emisión de comprobantes de crédito fiscal, facturas de consumidor final y sus
similares; y así brindar un mejor servicio al cliente. También se desea
entender como funciona éste dentro de la empresa y dejar un sistema que
podrá ir creciendo junto con la misma.
1.4 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Acosta Asociados, C.A. actuando como colaboradores ante las
autoridades aduaneras en el cumplimiento de las normas legales
relacionadas con los procedimientos aduaneros, navieros turísticos y
actividades del comercio exterior, consta de muchas funciones, en la cual se
podrán considerar unas de las más importantes las siguientes:
Gestión o agenciamiento de trámites para aplicaciones operativas de
comercio exterior.
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Coordinación y supervisión de los despachos aduaneros.
Gestión de procedimientos aduaneros.
Supervisión e información empresarial de la aplicación procedimental
en relación a temas legislativos aduaneros y de comercio exterior.
Asesoría técnica y empresarial en comercio exterior.
Prestar excelentes servicios a nivel de comercio exterior.
1.4.1 Esta empresa cuenta con los siguientes departamentos:
Presidente: Dirigido por el Presidente de la empresa, el cual es la
máxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles más
altos de la organización y sus funciones son: Dirigir y controlar el
funcionamiento de la compañía. Representar a la empresa en todos los
negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad,
también convoca y preside las reuniones entre todo el personal que
comprende la dicha empresa.
La Presidencia de la Agencia Naviera y Aduanal Acosta Asociados,
C.A. es la encargada de la correcta aplicación de las normas y disposiciones
que regulan las obligaciones derivadas de las actividades aduaneras
(Importaciones y exportaciones de Mercancías).
El cumplimiento de las funciones relacionadas con los asuntos de la
gerencia, garantizan un mejor funcionamiento y logro de los planes y
programas establecido, para lo cual deberá cumplir con las siguientes
obligaciones:
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1. Ejercer la potestad aduanera dentro de la circunscripción, de
conformidad con lo establecido en la ley orgánica de aduana, sus
reglamentos y demás disposiciones aplicables.
2. Velar por la correcta aplicación de las normativas que regulan las
operaciones aduaneras.
3. Cumplir las funciones administrativas de las rentas aduaneras a través
de la verificación de los contribuyentes, así como las liquidaciones y
pagos de los correspondientes tributos.
4. Aceptar y supervisar la constitución régimen de garantías establecido
en la ley orgánica de aduanas y sus reglamentos que respondan
operaciones aduaneras y otras obligaciones legales.
5. Ejercer la administración del personal, de acuerdo con el estatuto del
sistema profesional de recursos humanos.
6. Firmar los movimientos y conceder la autorización y permisos que le
competan.
7. Llevar a cabo las gestiones administrativas.
8. Dirigir la elaboración de la nomina anual.
9. Elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su área.
Son atribuciones del Presidente:
* Ejercer la representación legal de la empresa.
* Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas dentro de la empresa.
* Apoyar las actividades de la Empresa.
* Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear,
supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la
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ejecución de las funciones administrativas y técnicas, la realización de
programas y el cumplimiento de las normas legales de la empresa.
* Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios:
Vicepresidente y Tesorero.
* Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.
* Dirigir las labores de la coalición Empresarial.
* Sugerir a sus delegados medios y acciones que considere para la buena
marcha de la gestión de la empresa.
* Ejercer las demás atribuciones que le correspondan según el Estatuto y
Reglamento correspondientes.
En caso de falta, ausencia o impedimento del Presidente, este podrá
ser reemplazado por el Vicepresidente Administrativo.
Representante Legal de la Empresa: En forma practica, a
continuación algunas de las principales responsabilidades del representante
legal de Acosta Asociados, C.A.:
* Firmar contratos y convenios a nombre de la sociedad.
* Representar a la empresa ante las autoridades, del trabajo, de hacienda, de
economía.
* Responsable de la firma de contratos y asuntos laborales.
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* Firma a autorizada ante los bancos para efectos de abrir cerrar y modificar
cuentas bancarias.
* Obligado solidario con al empresa de todas las actividades comerciales.
* Responder ante las autoridades en caso de algún juicio.
Así mismo, su tarea debe ser desarrollada dentro de un marco
especial de deberes contenidos en los estatutos y la ley.
Vice-Presidente Administrativo: Este se ocupa de la optimización
del proceso administrativo y asuntos de administración financiera de la
empresa
Sus responsabilidades son:
* Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
* Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas
esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general
(activos).
* Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir
las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.
Las variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos
provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.
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* La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los
activos que requiere la empresa para prestar servicios cuyas ventas
generarán ingresos.
* Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el
objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la
empresa.
* Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y
costos.
* Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el
objeto de que la empresa pueda asignar a sus servicios, un precio
competitivo y rentable.
* Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del ejercicio.
* Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organización y maximizar el valor de la misma.
* El Vice-Presidente Administrativo interactúa con las otras gerencias
funcionales para que la organización opere de manera eficiente, todas las
decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras deberán ser
consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia
general afectan al crecimiento de ventas y, consecuentemente modifican los
requerimientos de inversión, por lo tanto se deben considerar sus efectos
sobre la disponibilidad de fondos, las políticas de inventarios, recursos,
personal, etc.
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* El Vice-Presidente Administrativo vincula a la empresa con los mercados de
dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en
donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorización
previa del Presidente o Gerente General.
* Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la
situación económica y financiera de la empresa, así como los resultados y
beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de
probabilidad y certeza.
* Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos
especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos
financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.
* Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de
proyectos.
* Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de
mantener los días de inventario lo más bajo posibles.
* Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias.
Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable
y oportuna para el uso de la gerencia.
* Manejo de la relación con el proveedor del servicio de tercerización
contable y auditores.
* Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos
humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.
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* Manejo del archivo administrativo y contable.
* Supervisión de la facturación de servicios prestados emitidas bajo lo
establecido en los contratos firmados con el cliente.
Gerente de Operaciones: En este departamento se planean y
ejecutan cualquier cambio que pueda ocurrir en la empresa, modificación o
mejora. El gerente de Operaciones en este Departamento tiene total
autoridad en el manejo del personal a su cargo autorizado para la
contratación de personal temporal para proyectos, contratación de personal
definitivo junto con la presidencia o gerencia general. Adicionalmente tiene
autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad de la
empresa. Tiene la libertad para negociar con los clientes y otorgar crédito
tomando en cuenta ciertos criterios como: los servicios recibidos por los
proveedores, el tiempo del servicio, el monto de la venta, la rentabilidad del
servicio y el efecto en la liquidez de la empresa. Además se encarga
totalmente del manejo de la importación y exportación de Mercancías.
El Gerente de Operaciones esta relacionado con los siguientes
factores dentro de la empresa:
1.- Ventas:
* Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta,
con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.
* Es el responsable de elaborar la lista de materiales y cotizaciones que se
va a utilizar en un determinado proyecto así como también el presupuesto del
mismo.
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* El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del servicio
junto con su cotización, además de encargarse de la negociación con el
cliente en cuento a precio y crédito.
2.- Técnico:
* El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificación del
servicio y tiempo de ejecución del mismo buscando la calidad y eficacia.
* Asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecución del servicio.
* El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión del servicio y de la
entrega del mismo al cliente.
3.- Importaciones y Exportaciones:
* Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver
con la importación de mercancías, considerando que para importar una suma
mayor a 10.000 dólares se debe pedir aprobación de la Gerencia General.
* Es responsable de la relación directa con los proveedores en el extranjero,
para pedir cotización y realizar la negociación.
* Realiza la coordinación de la importación con el agente afianzado de
aduanas. Enviar el packing list y la factura.
* Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del mismo.
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* Revisar la mercadería cuando llega al Puerto de Importación o Exportación.
* Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de exportación de
mercancías mayormente de la industria petrolera.
* Realizar el seguimiento de la exportación hasta que llegue a su lugar de
destino.
Administración: En este departamento se crea el proceso
consistente en la distribución y asignación correcta de recursos de la
empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por
medio de las actividades de Plantación, Organización, Dirección, Control de
la misma.
Su importancia radica en fijar objetivos y al mismo tiempo administrar
los recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los
resultados deseados dentro de las limitantes de tiempo, esfuerzo y costos
predeterminados.
Las responsabilidades principales dentro de este Departamento son
las siguientes:
* Llevar sistemas adecuados de contabilidad y control interno.
* Manejo de clientes, nómina, bancos y viáticos.
* Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la
contabilidad.
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* Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.
Actividades Principales:
1.- Actividades en cuanto a proveedores:
* Mantener el archivo de proveedores.
* Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.
2.- Actividades Bancos:
* Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia Financiera.
* Conciliaciones bancarias.
* Manejo de informaciones y accesos de cuentas bancarias con autorización
de la Gerencia para el control de ingresos y egresos.
* Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.
3.- Actividades Clientes:
* Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.
* Archivo de facturas secuenciales del cliente.
* Manejo de facturas y comprobantes de retención.
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* Brindar atención a los clientes que van a la empresa, dirigiéndoles con la
persona que los va a atender.
4.- Actividades Nómina:
* Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los
ingresos, descuentos, bonos de alimentación, seguros de asistencia médica,
descuentos del SSO, BANAVIH, entre otros.
* Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos
del SSO, contratos de trabajo, avisos de entrada, y cualquier otro documento
relacionado con el empleado.
* Elaboración de memos de permisos.
* Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de
trabajo.
5.- Actividades Viajes:
* Manejo de facturas y viáticos.
* Elaboración de memos de viáticos.
* Control de los respaldos.
6.- Actividades Contabilidad:
* Coordinación de la entrega de información a los contadores. La empresa
que realiza la contabilidad visita a la empresa Acosta Asociados, C.A., 10 o
21
12 veces al mes en las cuales la administradora entrega copias de carpetas
de proveedores, clientes, comprobantes de retención, egresos de caja,
registro de nómina, notas de crédito, libro de bancos y conciliaciones con la
finalidad de obtener el mejor control contable dentro de la empresa.
* Actualización continúa de los archivos.
* La administradora se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas
por la Gerencia cuando se debe realizar una compra.
7.- Actividades Cuentas De La Gerencia General:
* Realización de pagos de gastos personales.
* Pago a los empleados de la empresa.
* Conciliaciones bancarias.
* Custodia de las chequeras.
* Realización de informes de chequeras con autorización de la Presidencia.
* Elaboración de reporte de ingresos y egresos.
8.- Otras Actividades:
* Apoyo al Gerente General en lo que requiera.
* Manejo de caja chica y ventas de contado.
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* Cobranza.
* Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.
* Atención a clientes.
* Manejo de suministros de oficina y cafetería.
* Control del fax y correspondencia.
* Cobros a clientes todos los viernes.
* Ingreso de datos al sistema.
* Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar. (se pasa
un reporte semanal de los que hay que pagar).
* Coordinación de actividades sociales de la empresa.
Departamento de Facturación: Es el que se encarga de que se haga
efectivo el cobro de todos y cada uno de los servicios prestados dentro de la
empresa, así como también de impuestos, tasas y derechos aduaneros
productos de las operaciones aduaneras y navieras. Dentro de las
responsabilidades que tiene, está además, entregar al presidente o gerente,
un informe detallado de todos los ingresos llevando un registro y control de
los pagos recibidos (Depósitos Bancarios, Cheques, efectivo, entre otros).
23
Cumple Las Siguientes Funciones:
1. Expedir en el término legal las facturas con el objeto que se cumpla el
pago de las mismas.
2. Mantener un sistema actualizado de información para ejercer el cobro
correspondiente a las facturas.
3. Llevar el registro de la emisión y cobro de facturas.
4. Informar al presidente o gerente en forma periódica, los resultados de
las gestiones servicios culminados y prestados.
5. Exigir a cada Departamento toda la documentación concerniente al
cobro de todos y cada uno de los servicios prestados en relación a
Exportaciones e Importaciones, así como también la facturación de los
boletos vendidos por el Departamento de Operaciones y Venta de los
mismos.
6. Exigir y recibir de los clientes, Ordenes de Compras de los servicios
que se van a prestar para conformar la facturación una vez que dicho
servicio se haya prestado a cabalidad.
7. Las demás que se atribuyan.
En este departamento se debe tener en cuenta que La Factura es un
documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta
24
de mercaderías, servicios u otros afectos, porque con ella queda concluida la
operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice
con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito
fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar
gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportación e importación
.
Se le denomina Factura Fiscal, ha aquella Factura que proporciona
información sobre las operaciones económicas de los sujetos pasivos
(empresarios, comerciantes y profesionales) y de terceros, al fisco (Sujeto
Activo) facilitando así; las labores de control, recaudación de los impuestos, y
verificación e investigación fiscal.
Naturaleza Jurídica De La Factura:
La Factura es, desde el punto de vista de su naturaleza jurídica, un
documento. En derecho y según Devis Echandía, un documento es "toda
cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la
vista y del tacto, que sirve de prueba histórica indirecta y representativa de
un hecho cualquiera". Lo que interesa destacar es que la factura, cualquiera
sea su forma exterior, es un documento, o sea, un objeto creado por el
hombre para representar, reproducir o dejar constancia histórica de un hecho
que es jurídicamente relevante. Por esa capacidad de representación, la
25
factura fiscal y los documentos equivalentes gozan de la misma naturaleza
jurídica que la factura mercantil. Para que esta factura, adquiera la condición
de "Documento", en sentido propio, es preciso que contenga un mensaje, es
decir, que en ella se reflejen ciertos hechos o recoja declaraciones de
conocimiento con trascendencia tributaria.
El "documento" en sí, puede cumplir varias funciones jurídicas. Existen
documentos necesarios para la existencia o validez de actos jurídicos, cuya
naturaleza jurídica es mixta, por ser a un mismo tiempo, constitutivos del
derecho y medios de prueba, tanto dentro como fuera del proceso; mientras
que otros, sin duda la gran mayoría, tienen un valor jurídico de instrumento
probatorio. Ahora bien, puede suceder que el documento no sea necesario
para adquirir validamente un derecho, pero sí para ejercitarlo, bien sea en un
proceso o extrajudicialmente, o que simplemente sea útil para facilitar el
cumplimiento de una obligación.
La Factura Fiscal Como Deber Formal:
Para la Administración tributaria, resulta conveniente que los
contribuyentes le provean de documentos que le permitan obtener de forma
fácil y segura la prueba de sus operaciones comerciales y los créditos y
debitos fiscales derivados del Impuesto al Valor Agregado. La Factura, es el
documento idóneo, pues tratándose de un gravamen a determinadas
operaciones comerciales e intercambios de bienes y servicios de diaria
concurrencia, su contenido resulta mas fiel que cualquier otro comprobante
privado y mas seguro que un conjunto de indicios o testimonios, cuando ésta
es clara, autentica, exacta y reúne todos y cada uno de los requisitos
26
proclamados por la ley como necesarios para otorgarle pleno valor a su
contenido. Así pues, es por una razón de facilidad probatoria y de evidente
control fiscal que el Código Orgánico Tributario establece como deber formal
de contribuyentes, responsables y terceros, la emisión de facturas y
documentos equivalentes.
Es un Deber Formal, aquella obligación tributaria impuesta por la ley
(Código Orgánico Tributario) a los contribuyentes, responsables o terceros.
Entre los Deberes Formales, se encuentra el Deber de; emitir los
documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los
requisitos y formalidades en ellas requeridas. Para lo cual la Administración
Tributaria, en ejercicio de su potestad normativa, se ha dado a la tarea de
regular los procedimientos para la emisión y elaboración de las facturas y de
otros documentos similares o equivalentes, estableciendo exigencias no sólo
en cuanto a los requisitos formales que tales documentos deben contener, si
no también, en todo lo que tiene que ver con su valoración como prueba de
las operaciones en ellos contenidos.
Los deberes de facturación, adquieren relevancia y eficacia diversa
como deber formal de los contribuyentes y responsables, dependiendo del
impuesto en el que se encuentren disciplinados; ya sea en el campo del
impuesto sobre la renta (I.S.L.R) o del impuesto al valor agregado (I.V.A).
Junto al deber fundamental de emitir la factura fiscal, existen otros
deberes que o bien son complementarios o bien son conexos a la emisión.
Los deberes complementarios dotan de sentido y razón de ser al acto mismo
de la emisión, y permiten el exacto y cabal cumplimiento de este deber.
27
Estos deberes complementarios son el de entregar la factura fiscal al
adquiriente del bien o al receptor del servicio, y el de conservar un ejemplar
de la factura emitida, como prueba de emisión. Por su parte, el deber conexo
al emitir la factura fiscal, es el de rectificarla. Es un deber conexo en el
sentido de que su cumplimiento es aleatorio o accidental, puesto que sólo
será exigible en la medida en que la factura fiscal adolezca de algún error.
Documentos Equivalentes A La Factura Fiscal:
Los documentos equivalentes son aquellos que pese a no reunir los
requisitos de una factura, surten su mismo efecto, y por ende, dan derecho a
la deducción del crédito fiscal causado en la operación comercial gravada
con el impuesto al valor agregado (I.V.A).
Nota de Entrega u orden de entrega: Es el documento que detalla la
mercancía o servicio que se entrega o presta al cliente. Una vez iniciada la
operación de compra-venta a través del pedido o apartado, el proveedor
prepara la mercancía que hay que enviar o describe el servicio que se va a
prestar y emite la nota de entrega.
La nota de entrega cumple una doble finalidad:
Justifica el servicio a prestar y/o la salida del artículo.
Acreditan la entrega de la mercancía o servicio al cliente.
28
Nota de Despacho o Guía de Despacho: Es un documento mercantil
que acredita la entrega de un pedido o servicio. El receptor de la mercancía o
servicio debe firmarlo para dar constancia de que ha recibido correctamente.
Este documento justifica el servicio prestado y/o la salida de la mercancía de
los almacenes y su posterior entrega al comprador. Sea como sea, se
constituye en un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la
entrega ó puesta a disposición del material o servicio vendido.
La ausencia de este importantísimo documento debidamente, firmado
y/o sellado por el cliente, implica que las posibilidades de éxito en una
reclamación posterior son nulas.
La nota o guía de despacho tiene dos objetivos:
1. Para el comprador: comparar con el pedido o servicio, a efectos de
controlar si es la mercancía o servicio solicitado y, fundamentalmente,
para controlar la posterior facturación.
2. Para el vendedor: al recibir el duplicado de la guía debidamente firmada
por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercancía
o servicio que el comprador recibió conforme y, en base a la guía,
confeccionar la Factura.
Nota de Débito: Llámese así a la comunicación que envía un
comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
29
Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación,
interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos
de ellos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado
que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una
mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que
ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
Error en menos en la facturación.
Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, entre otros.
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La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del
comprador, por lo tanto es un documento registrable.
Nota de Crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a
su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos
en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, servicios mal prestados,
rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores
por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador
para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe
determinado, por alguno de los siguientes motivos:
Error en más en la facturación.
Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del
comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
31
Valor Probatorio De La Factura Fiscal:
Desde el punto de vista tributario, la fe que merece la factura fiscal
dependerá en gran medida del cumplimiento de las normas sobre
facturación. En efecto, para que su eficacia probatoria sea reconocida debe
provenir de un contribuyente y haberse verificado su legitimidad o
autenticidad por el funcionario fiscalizador en el procedimiento de
determinación de oficio sobre base cierta; además debe estar completa, esto
es reunir todos los requisitos legales y reglamentarios y estar libre de todo
defecto que le quite credibilidad o exactitud a su contenido y que no existan
otras pruebas que la contradigan o que hagan presumir que es falsa o no
fidedigna.
Es por ello que, se han dispuesto una serie de formalidades con las
cuales la factura debe cumplir; así como también requisitos para su
elaboración y emisión. El conocimiento de estas Normas Generales de
Emisión de Facturas y Otros Documentos, publicada en la Providencia
Administrativa Nº SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional
Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria; son las que van a permitir que los contribuyentes
obligados a emitir facturas, órdenes de entrega o guías de despacho, notas
de debito y notas de crédito, puedan cumplir correctamente con lo dispuesto
en ella; evitando así incurrir en ilícitos tributarios.
32
Factura Con Omisiones Formales:
La problemática de la existencia de créditos fiscales desde el punto de
vista probatorio, se presenta cuando la Administración Tributaria le atribuye a
la factura completa la categoría de prueba tasada de valoración, en el
entendido de que sólo aquellas facturas o documentos equivalentes que
cumplan con los requisitos legales o reglamentarios, podrán otorgar el
derecho a la deducción de las cuotas de impuesto soportadas,
fundamentándose para ello en el único aparte del Artículo 30 de la Ley del
IVA. Y el incumplimiento de tales deberes formales conlleva al rechazo de los
créditos fiscales.
Por ejemplo, tal y como está configurado el Impuesto al valor
agregado, la capacidad contributiva que quiere gravarse es la del consumidor
final y no la de los empresarios o profesionales, de tal suerte que si uno de
estos no puede deducirse la cuota soportada, por no poseer una factura
completa, jurídicamente serán éstos los incididos por el impuesto, con lo cual
se estaría gravando la capacidad económica de un sujeto que no está
obligado a soportar la carga tributaria, de modo que la única solución
"económica" mas no "jurídica" es la de trasladar la cuota vía costos, situación
ésta que no es la que se pretende con la implantación del impuesto.
En todo caso, debe existir coherencia en toda ley tributaria, en cuya
base debe aparecer necesariamente el principio de capacidad contributiva
como elemento fundamental de interpretación. Para las personas que hacen
vida económica en Venezuela, pueden resultar exageradas las exigencias
contempladas en la providencia Nº 0257, pero son las que van a permitir
33
darle el carácter legal a la factura; y existen en aras a la prevención del
fraude o evasión fiscal. Estos contribuyentes están obligados, de acuerdo al
ámbito de aplicación a cumplir con los Deberes Formales expresados en el
Artículo 145 del Código Orgánico Tributario, donde se encuentra, el emitir las
facturas y documentos exigidos por las leyes tributarias especiales; tomando
en cuenta que la elaboración de estos, debe estar a cargo de imprentas
autorizadas y la emisión de facturas y otros documentos, se debe hacer a
través de maquinas fiscales aptas.
Reseña De Las Normas Generales Que Han Regulado La
Elaboración Y Emisión De Las Facturas Y Otros Documentos En
Venezuela:
Hasta el 31 de Enero del 2008, se utilizó lo consagrado en la
Resolución Nº 320 de fecha 28 de Diciembre de 1999, a esta se le pretendió
sustituir con la Providencia Administrativa Nº 0421 que establecía las
Normas.
Generales de Emisión y elaboración de Facturas y otros Documentos,
publicada en Gaceta Oficial Nº 38.548 de fecha 23 de Octubre de 2006, la
cual nunca entro en vigencia, debido a diversas consideraciones presentadas
por el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas en la Resolución Nº
1.891, publicada en Gaceta Oficial Nº 38.659 de fecha 9 de Abril de 2007.
Luego de efectuar, las modificaciones pertinentes al planteamiento hecho
dentro de la Providencia Administrativa Nº 0421; esta se convirtió en dos
instrumentos normativos del Régimen de Facturación Venezolano las
Providencias Administrativas Nº 0591 y Nº 0592.
34
Finalmente, el 19 de agosto de 2008 fue publicada en la Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.997, la Providencia
Administrativa Nº SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional
Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT), que establece las Normas Generales de
Emisión de Facturas y Otros Documentos, que deroga la Providencia
Administrativa Nº 0591, dictada por el SENIAT, que regulaba la misma
materia; y el artículo 12 de la Providencia Administrativa Nº 0592, también
dictada por el SENIAT, que establece las Normas Relativas a Imprentas y
Máquinas Fiscales para la Elaboración de Facturas y Otros Documentos,
dicho Artículo expresaba que en los casos en que un emisor cambie de
imprenta autorizada, la nueva imprenta no podrá elaborar facturas y otros
documentos, hasta tanto el emisor haya notificado tal situación al SENIAT y a
esperar la publicación de la notificación en el Portal Fiscal de la
Administración Tributaria (http://www.seniat.gob.ve/) para proceder a la
nueva impresión.
En este sentido, la Providencia Nº 0257 modifica formalmente su
ámbito de aplicación respecto de lo previsto por la Providencia Nº 0591,
cuando mediante una redacción más sencilla del Artículo 2 aclara
expresamente que el régimen de facturación allí previsto es aplicable a todos
los tributos nacionales administrados por el SENIAT, sin distinción de tipo,
para los sujetos descritos en el Artículo 3 de la Providencia: personas
jurídicas y entidades económicas sin personalidad jurídica; personas
naturales con ingresos anuales superiores a 1.500 unidades tributarias;
personas naturales con ingresos anuales iguales o inferiores a 1.500
unidades tributarias, cuando las facturas sean empleadas como prueba del
gasto a los fines de la determinación del impuesto sobre la renta para el
35
adquirente, siendo que en el caso contrario las facturas deberán emitirse
conforme a lo previsto en la Providencia Administrativa Nº 1.677, que regula
las formalidades de facturación para contribuyentes formales del impuesto al
valor agregado, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 37.661 del 31 de marzo de 2003.
Así mismo, la Providencia Nº 0257 elimina la prohibición de la
Providencia Nº 0591 respecto de la emisión de facturas sobre formas libres
de forma mecánica, manteniéndose dicha prohibición para el empleo de
medios manuales para el llenado de dichas formas libres.
Igualmente, la Providencia Nº 0257 modifica el régimen de sujeción a
la obligación de emplear máquinas fiscales a que se refiere el Artículo 8, para
los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Duty Free Shops y los sujetos que no califiquen
como contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado cuyos
ingresos brutos superen las 1.500 unidades tributarias, en los siguientes
casos: se sustituye el supuesto de ventas de equipos de calefacción por el
de venta de equipos de aire acondicionado; se obliga a los prestatarios de
servicios de instalación de vidrios, reparaciones de artículos de cuero,
textiles, calzados, prendas de vestir o sus accesorios, maletas, bolsos de
mano, accesorios de viaje y artículos similares; se obliga a los vendedores
de productos farmacéuticos, medicinales, nutricionales, ortopédicos, lentes y
sus accesorios, equipos de computación, sus partes, piezas, accesorios y
consumibles, equipos de impresión y fotocopiado o sus partes, piezas y
accesorios; y se libera de la obligación en comentarios a los hoteles, casas
de huéspedes, campamentos y otros lugares de alojamiento.
36
Por otra parte, la Providencia Nº 0257 elimina una polémica
prohibición contenida en la Providencia Nº 0591, en lo relativo al empleo de
más de un medio de facturación en los casos de sujetos obligados al uso de
formatos elaborados por imprentas autorizadas, antiguo Artículo 9 de esta
última. Asimismo, los sujetos obligados al empleo de máquinas fiscales
podrán emitir sus facturas y otros comprobantes mediante formatos
elaborados por imprentas autorizadas en el caso que la máquina fiscal no
sea capaz de imprimir el nombre y número de Registro de Información Fiscal
(RIF) del adquirente, y el comprobante sea utilizado por éste como prueba
del gasto a los fines de su deducción en el impuesto sobre la renta o la
operación se realice entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor
agregado. A esta última disposición se agrega el supuesto en que el
adquirente requiera del emisor de la factura o documento equivalente más de
una copia del comprobante respectivo.
En lo atinente a los requisitos que deben cumplir las facturas y otros
comprobantes en el momento de su emisión por los contribuyentes ordinarios
del Impuesto al Valor Agregado, la Providencia Nº 0257 señala que, en el
caso de facturar la venta de un bien o la prestación de un servicio no gravado
esto es, no sujeto- al Impuesto al Valor Agregado, debe colocarse al lado de
su precio de venta la leyenda "(E)", antes únicamente reservado para las
operaciones exentas o exoneradas del impuesto al valor agregado;
asimismo, es necesario reflejar el número de control de la factura que
soporta la operación al momento de la emisión de notas de débito o de
crédito, en caso que aquella haya sido emitida sobre un formato o sobre una
forma libre elaboradas por imprentas autorizadas. Ya no es obligatorio incluir
las condiciones de pago en la factura; describir el bien enajenado o el
servicio prestado en un espacio máximo de 5 líneas; y la mención "facturas
37
de exportación" en los casos de exportación de bienes o servicios, bastando
la referencia a la denominación "Factura".
En el caso de las facturas emitidas por cuenta de terceros, la
Providencia Nº 0257 agrega toda una serie de requisitos adicionales, no
exigidos previamente por la Providencia Nº 0591 para su emisión, a saber:
nombre o razón social y número de RIF del tercero; descripción de la venta
del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y
monto, y si el bien o servicio están exentos, exonerados o no sujetos al
impuesto al valor agregado, entonces deberá colocarse la leyenda "(E)" a su
lado; especificación del monto total de la base imponible del Impuesto al
Valor Agregado, de ser el caso, discriminada según la alícuota, indicando el
porcentaje aplicable, así como el monto total exento o exonerado;
especificación del monto total del Impuesto al Valor Agregado discriminado
según la alícuota aplicable en cada caso, e indicando el porcentaje aplicable;
(v) indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del
servicio o de la suma de ambos, si corresponde; y (vi) en el caso de
operaciones gravadas con el Impuesto al Valor Agregado, cuya
contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a
la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas
cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio
aplicable. En este caso, el emisor deberá entregar una copia certificada de la
factura a los sujetos a favor de quienes se emite dentro de los 5 días
siguientes a su emisión, Artículo 31 de la Providencia Nº 0257.
En los casos de facturas emitidas en el extranjero por personas no
residentes, la Providencia Nº 0257 indica que estos documentos deben
38
cumplir con lo señalado en la legislación aduanera, en caso que la operación
respectiva implique la importación de bienes.
En las disposiciones comunes a la emisión de facturas y otros
documentos, es innovador respecto del régimen previsto en la Providencia Nº
0591 la supresión de la referencia que contenía dicha Providencia, en cuanto
a que las facturas emitidas en distintas áreas de un mismo establecimiento;
en más de un establecimiento o sucursal; o fuera del establecimiento,
siempre que el emisor carezca de sistemas centralizados de facturación,
deban utilizarse por cada área o por cada establecimiento o sucursal,
manteniéndose la obligación de imprimir tales comprobantes por series que
deben mantener una numeración consecutiva y única.
Desde el punto de vista de los requisitos preimpresos de las facturas y
otros documentos equivalentes, la Providencia Nº 0257 presenta las
siguientes innovaciones, respecto de la regulación anterior contenida en la
Providencia Nº 0591: para las facturas que se emitan manual o
mecánicamente, es necesario –cuando corresponda- colocar la palabra
"serie" y los caracteres que las identifiquen y diferencien (letras, números); es
obligatorio que las formas libres no incluyan preimpresa la mención "Factura"
u otra semejante; por ultimo, la Providencia Nº 0257 omite expresamente la
referencia contenida en la Providencia Nº 0591 respecto de la posibilidad de
empleo de los formatos de facturas incluidos en el Web Site del SENIAT.
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Las Imprentas:
Se entiende por Imprenta; toda aquella empresa o establecimiento
constituido formalmente y dedicado a la impresión de facturas, documentos
equivalentes que las sustituyan, órdenes de entrega o guía de despacho,
notas de debito, notas de crédito u otros comprobantes.
Son imprentas autorizadas las personas naturales constituidas bajo la
figura de sociedades cooperativas y las sociedades mercantiles, domiciliadas
en el país, cuya actividad principal sea la elaboración de facturas y otros
documentos regulados en la Providencia Administrativa Nº 0257, en virtud de
la autorización otorgada por la Gerencia Regional de Tributos Internos del
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT).
Las Imprentas autorizadas deberán cumplir con las obligaciones
dispuestas para ellas en la Sección II de la Providencia Administrativa Nº
0592. Así mismo para obtener la autorización, la solicitud de ésta debe
hacerse, ante la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat;
anexándole una serie de recaudos especificados en el Artículo Nº 3 de la
Providencia Administrativa Nº 0592. Aquellas imprentas a las cuales se les
hayan autorizado o revocado dicha autorización, se publicaran a través del
Portal fiscal.
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Expendedores de Maquinas Fiscales:
Los expendedores de maquinas fiscales; son aquellas personas
naturales; constituidas bajo la figura de Sociedades Cooperativas y las
sociedades mercantiles domiciliadas en el país, cuyo objeto de trabajo sea la
fabricación o enajenación de Maquinas Fiscales. Éstos así como también, las
personas naturales constituidas bajo la figura de sociedades cooperativas y
las sociedades mercantiles, domiciliadas en el país, que representen a
fabricantes no residentes en el país, sus distribuidores y servicios técnicos
especializados; deberán solicitar la autorización respectiva en la Gerencia de
Fiscalización del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT), anexándole a dicha solicitud los recaudos especificados
en el Artículo Nº 24 de la Providencia Administrativa Nº 0592. La Maquina
Fiscal autorizada o aprobada será aquella; maquina registradora fiscal, punto
de venta fiscal o impresora fiscal, que haya cumplido con los requisitos o
exigencias establecidas en la Sección II. De la Providencia Administrativa Nº
0592.
Los fabricantes y representantes, sus distribuidores y centros de
servicio técnico autorizado de maquinas fiscales, estarán obligados a cumplir
con los deberes dispuestos para ellos en la Sección IV de la Providencia
Administrativa Nº 0592. El incumplimiento de estos deberes podrá ser
causante de la negación revocación de la autorización otorgada.
41
En este Departamento, el facturador (ra) debe tener en claro y
manejar con cautela para evitar errores, las respuestas a las siguientes
preguntas:
¿Es permitido colocar dos direcciones fiscales en el membrete de la
factura?
La providencia 0257, indica que debe colocarse la dirección fiscal.
Esta viene detallada en el RIF de la persona natural o jurídica que hace la
solicitud de emisión de facturas.
En consecuencia, solo debe indicarse una sola dirección. De acuerdo
a los artículos 31 y 32 del código tributario.
Artículo 31. A los efectos tributarios y de la práctica de las actuaciones de la
administración tributaria, se tendrá como domicilio de las personas naturales
en Venezuela:
a) El lugar donde desarrollen sus actividades civiles o comerciales. En
los casos que tengan actividades civiles o comerciales en más de un
sitio, se tendrá como domicilio el lugar donde desarrolle su actividad
principal.
b) El lugar de su residencia, para quienes desarrollen tareas
exclusivamente bajo relación de dependencia, no tengan actividad
comercial o civil como independientes o de tenerla no fuere conocido
el lugar donde ésta se desarrolla.
42
c) El lugar donde ocurra el hecho imponible, en caso de no poder
aplicarse las reglas precedentes.
d) El que elija la administración tributaria, en caso de existir más de un
domicilio según lo dispuesto en este artículo, o sea imposible
determinarlo conforme a las reglas precedentes.
Artículo 32. A los efectos tributarios y de la práctica de las actuaciones de la
administración tributaria, se tendrá como domicilio de las personas jurídicas y
demás entes colectivos en Venezuela:
a) El lugar donde esté situada su dirección o administración efectiva.
b) El lugar donde se halle el centro principal de su actividad, en caso de
que no se conozca el de su dirección o administración.
c) El lugar donde ocurra el hecho imponible, en caso de no poder
aplicarse las reglas precedentes.
d) El que elija la administración tributaria, en caso de existir más de un
domicilio según lo dispuesto en este artículo, o sea imposible
determinarlo conforme a las reglas precedentes.
43
¿Qué es el SENIAT?
Es el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT), el cual se encarga de todo lo referido a las normativas y
recaudación de impuestos en el territorio venezolano.
¿Cómo Puedo Emitir Facturas U Otros Documentos?
Todos los sujetos que rige la providencia 0257 deben emitir facturas,
notas de débito, notas de crédito, notas de entrega, a través de los siguientes
medios:
a. Formatos prediseñados o elaborados por imprentas autorizadas por el
SENIAT.
b. Formas libres prediseñadas o elaboradas por imprentas autorizadas
por el SENIAT, donde bajo ningún concepto las facturas y otros
documentos (bajo esta modalidad) podrán emitirse de manera manual.
c. A través de máquinas fiscales (registradora fiscal, impresora fiscal o
punto de ventas fiscales).
¿Cuándo se utilizan las facturas en serie?
Las facturas en serie deben utilizarse cuando estas se emiten en
diferentes áreas de un mismo establecimiento, en más de un establecimiento
o sucursal o fuera del establecimiento.
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¿El número de control siempre debe coincidir con el numero de
documento que estoy elaborando?
El número de control coincidirá con el número del documento solo en
aquellos casos cuando:
a) Se elaboren facturas por primera vez. (Ejemplo: Factura 0001 a la
Factura 0100; numero de control 00-0000001 hasta 00-0000100).
b) No exista más de un tipo de documento a imprimir por segunda vez.
(Ejemplo: Factura 0101 a la Factura 0200; numero de control 00-
0000101 hasta 00-0000200).
¿Las Formas Libres Se Pueden Emitir De Manera Manual?
No, toda forma libre debe ser emitida a través de sistemas
computarizados o herramientas informáticas de facturación. Art. 6
providencia 0257.
¿Cómo Se Obtiene La Autorización Para La Elaboración De Facturas Y
Otros Documentos?
A los fines de obtener el permiso de imprenta autorizada para la
elaboración de facturas y otros documentos, la imprenta interesada deberá
presentar una solicitud ante la gerencia regional de tributos Internos del
servicio nacional integrado de administración aduanera y tributaria (SENIAT),
correspondiente a su domicilio fiscal o a la que sea competente en virtud de
su condición de sujeto pasivo especial, cuando corresponda.
45
Función del Departamento de operaciones y venta de Boletos: Se
encarga de controlar y supervisar la recepción y despacho de buques que
arriben a este puerto, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la
legislación nacional e internacional suscritos por el país.
Se encarga de la información de todas aquellas actividades
relacionadas con el turismo o viajes al exterior, tiene como finalidad informar
a los usuarios de aquellas normas que regulan los impuestos de salida.
Entre sus misiones tiene recibir los documentos relacionados con las
operaciones aduaneras, emitir las solicitudes y autorizaciones
correspondientes al ejercicio de las funciones administrativas.
Debe cumplir con las siguientes funciones:
1. Evaluar las actividades relacionadas con su gestión impartiendo las
instrucciones para la ejecución de sus funciones.
2. Programar actividades especialmente aquellas que tiendan a crear un
conocimiento previo sobre el turismo y el área administrativa.
3. Fortalecer la imagen de la entidad como organismo fundamental en el
manejo del servicio.
4. Informar y orientar a los usuarios del servicio.
5. Las demás que se le atribuyan.
46
Departamento de Aduana: En este departamento se cumplen todos
los procedimientos con las operaciones aduaneras (Importación y
Exportación), llevando un control de las actividades de acuerdo a la L.O.A.
Para alcanzar el logro de sus objetivos, de manera eficiente, se
cumplen las funciones que se indican a continuación:
1. Verificar y conformar que la recepción y despacho de vehículo y/o
buques se tramiten conforme al procedimiento previsto en L.O.A., y
sus reglamentos.
2. Tramitar las solicitudes de exoneraciones y exención de gravámenes
aduaneros que requiere autorización previa.
3. Procesar las solicitudes de habilitación del despacho de vehículos y/o
buques.
4. Efectuar operaciones aduaneras.
5. Recibir de los usuarios la documentación que conforme a la L.O.A., y
sus reglamentos es exigibles en el proceso de desaduanamiento de
las Mercancías, Recepción y despacho de Buques.
6. Procesar la documentación recibida y remitirla a las unidades que
corresponda para la continuación del trámite respectivo.
47
7. Llevar registro de los importadores y exportadores que operan en
coordinación con la gerencia de aduana.
8. Elaboración de Expedientes en SIDUNEA para las Importación y
Exportaciones de Mercancías siguiendo las normativas de la L.O.A.
9. Firmar los documentos relativos a las funciones de su competencia.
Las demás que se atribuyan.
Departamento de Turismo y Boletería: Contiene información de
todas aquellas actividades relacionadas con el turismo o viajes al exterior y
tiene como finalidad informar a los usuarios de aquellas normas que regulan
los impuestos de salida.
Entre sus misiones se establece recibir los documentos relacionados
con las operaciones aduaneras y navieras (Buques y Personas), emitir las
solicitudes y autorizaciones correspondientes al ejercicio de las funciones
administrativas.
Debe cumplir con las siguientes funciones:
1. Evaluar las actividades relacionadas con su gestión impartiendo las
instrucciones para la ejecución de sus funciones.
48
2. Programar actividades especialmente aquellas que tiendan a crear un
conocimiento previo sobre el turismo y el área administrativa.
3. La venta de Boletos en ferry hacia el país Trinidad y Tobago.
4. Brindar un buen servicio y atención a los pasajeros.
5. Fortalecer la imagen de la entidad como organismo fundamental en el
manejo del servicio.
6. Informar y orientar a los usuarios.
Departamento Naviero: En este Departamento se ejecutan atraques y
desatraque de buques, notificando y tramitando ante las autoridades
competentes los permisos de atraque y desatraque. Informan a los
operadores portuarios la hora de atraque y zarpe de los buques actuando de
acuerdo al poder que le delegue el Armador.
Las personas que comprenden este Departamento actúan como auxiliar de
aduana.
49
Departamento de Facturación
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
Fuente: Administradora de la Empresa: Elaidys Ramos
1.5 DESCRIPCION Y ANALISIS DE PARTICIPACION (JURIDICA):
PRESIDENTERepresentante Legal.
Departamento Aduanero
Turismo y Bonetería
Departamento Naviero
Vice-Presidente Administrativo
Gerente de Operaciones
Administración
50
BASES LEGALES: Este estudio se sustenta por preceptos legales tanto
como la constitución de la República Bolivariana de Venezuela año (1.999)
Gaceta oficial.
Artículo # 131: Toda persona tiene el deber de
cumplir y acatar esta constitución, las Leyes y
los demás actos que en ejercicio de sus
funciones dicten los órganos del Poder
Público. (1.999). (Pág. 52).
Análisis: Todos los venezolanos tenemos la obligación de cumplir con
las normas y leyes, para así poder gozar de los derechos que tenemos en
nuestra constitución.
Capitulo II: GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA “IVA, PROVIDENCIA 0071): De los medios de emisión de
factura.
Artículo # 6: Los sujetos por esta Providencia
Administrativa deben emitir las lecturas, las
notas de debitos y créditos, a través de los
siguientes medios:
1.- Sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas por el Servicio Nacional Integrado
de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT).
2.- Sobre formas libres elaboradas por
imprentas autorizadas por el Servicio
Integrado de Administración Aduanera y
51
Tributaria (SENIAT). En ningún caso las
facturas y otros documentos podrán emitirse
manualmente sobre formas breves.
3.- Mediante maquinas fiscales.
La adopción de cualquiera de los medios
establecidos de este artículo queda a la libre
elección de los contribuyentes, salvo lo
previsto en el artículo 8 de esta providencia
administrativa.
Articulo # 7: A los fines de lo previsto en esta
Providencia Administrativa se entiende por.
Formato elaborado por imprentas
autorizadas: Medio de emisión que debe
contener desde la imprenta los datos y
campos señalados en el artículo 30 de esta
providencia administrativa.
Forma libre elaborada por imprentas
autorizadas medio de emisión que debe
contener desde la imprenta los datos
señalados en el artículo 31 de esta Providencia
Administrativa.
Articulo # 8: Los contribuyentes ordinarios del
impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Almacenes Libres de
Impuestos (Duty Free Shops) y los agregados
deben utilizar exclusivamente maquinas
52
fiscales para la emisión de facturas, cuando
concurran las siguientes circunstancias:
Obtengan ingresos brutos anuales
superiores a un mil quinientas unidades
tributarias (1.500 UT).
Realicen mayor números de operaciones
de ventas o prestaciones de servicios, con
sujetos que no utilizan las facturas como
prueba del desembolso o crédito fiscal según
corresponda.
Desarrollen conjunta o separadamente
algunas de las actividades que se indican a
continuación:
a.- Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y
demás manufacturas de tabaco, golosinas,
confiterías, bombonerias y otras similares.
b.- Venta de productos de limpieza de uso
domestico o industrial.
c.- Ventas de partes, piezas, accesorios,
lubricantes, refrigeración, entre otros.
Articulo #9: Los sujetos regidos por la
Providencia Administrativa, deben emitir las
ordenes de entrega o guías de despacho
únicamente durante los medios previstos en
los numerales uno y dos del articulo 5, salvo
que sean elaborados por entes publicas
nacionales, en los términos y condiciones que
establezcan las normas aplicables.
53
En los casos que se utilicen Maquinas Fiscales
como medio de Facturación las ordenes de
entrega o guías de despacho deben emitirse
sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas.
Articulo # 10: Cuando los sistemas
computarizados o automatizados para la
emisión de facturas y otros documentos
inoperantes o averiados, los documentos
deberán emitirse sobre formatos elaborados
por imprentas autorizadas, con el numero del
documento precedido de la palabra ¨serie¨.
Seguida de caracteres que le identifiquen y
diferencien. En estos casos, los emisores
deben mantener permanentemente en el
establecimiento los referidos formatos, a los
fines de dar cumplimiento a lo establecido en
este articulo.
Articulo # 11: Los usuarios obligados a utilizar
Maquinas Fiscales con forma a lo establecido
en el articulo 8 de esta Providencia
Administrativa, no pueden emplear
simultáneamente otros medios para emplear
facturas y notas de debito o de crédito, salvo
cuando ocurre alguna de las situaciones que
se enumeran a continuación, en cuyo caso
deberá admitir dichos documentos sobre
54
formatos elaborados por imprentas
autorizadas.
La Maquina Fiscal empleada no sea capaz de
imprimir al hombre o razón social y el numero
de Registro Único de Información Fiscal (RIF)
del receptor de bienes o servicios, cuando las
operaciones se realicen entre contribuyentes
ordinarios del Impuesto de Valor Agregado o
cuando las operaciones se realicen por
sujetos que no califiquen como contribuyentes
ordinarios del impuesto al valor agregado y se
quiere al documento como prueba del
desembolso con forma a lo previsto en la ley
del impuesto sobre la renta. En este caso, si la
factura de la Maquina Fiscal fue admitida la
misma debe anexarse a la copia de la factura
emitida sobre formatos elaborados por
imprentas autorizadas.
La Maquina Fiscal se encuentre inoperante o
averiada.
La Maquina Fiscal no debe emitir notas de
debitos y notas de crédito.
El usuario realice operaciones por cuenta de
terceros.
El usuario realice operaciones de ventas
fuera del establecimiento de vendedores a
domicilio, representantes y otros similares a
los aquí señalados.
55
El usuario realice operaciones en donde
debe emitir más de una copia de la factura, por
exigencias de normas legales o
reglamentarias, así como por solicitud de los
órganos y entes públicos.
Articulo # 12: El Servicio Nacional Integrado
de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT), mediante Providencia Administrativa
de carácter general, podrá autorizar el uso de
medios distintos a los previstos en el Articulo
6 de esta Providencia Administrativa, para la
emisión de facturas y otros documentos.
1.6 OBJETIVOS:
1.6.1 Objetivo General.
Implementación de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos para el Departamento de Facturación de la empresa Acosta
56
Asociados, C.A., Ubicada en la Calle Bolívar N° 31 de la Ciudad de Guiria
Estado Sucre.
1.6.2 Objetivos Específicos.
Lograr y concluir el Manual de Normas y procedimientos para el
departamento de facturación de la empresa Acosta Asociados C.A.
con la finalidad de mejorar el buen funcionamiento de los procesos de
emisión de facturas en dicho departamento.
Obtener los requisitos mínimos para la redacción de un manual dentro
de una organización para mejorar el buen funcionamiento de los
procesos de facturación en dicho Departamento.
Determinar las ventajas y desventajas del uso de manuales dentro de
las organizaciones.
Señalar las actividades que realiza el personal que labora en el
Departamento de Facturación Empresa Acosta Asociados, C.A.
Sugerir a la Administración de la Empresa posibles técnicas para
mejorar algunos procedimientos llevados a cabo en el departamento
de Facturación.
1.7 FACTIBILIDAD:
57
Las técnicas e instrumentos utilizadas para la obtención de la información
fueron mediante una investigación de campo ya que por medio de
entrevistas se detecto la debilidad en el departamento de facturación de la
Empresa Acosta Asociados C.A. Estas técnicas fueron directas e
indirectas, pertinentes para recoger respuestas variadas, así como la
metodología de trabajo para cubrir las necesidades de implantación de
proceso al finiquito de la emisión de facturas por todos y cada uno de los
servicios prestados.
1.7.1 Técnica: Conectividad con la Ley Orgánica de Aduana, ley de IVA y
Facturación.
1.7.2 Operativa: La ejecución de las actividades realizadas y el manual
elaborado fue en función de solucionar los problemas administrativos y de
facturación de la empresa que permita ayudar a mejorar el buen
funcionamiento para emisión de facturas una vez prestado el servicio a
cabalidad.
1.7.3 Económica: La implementación y ejecución del Manual de Normas
y Procedimientos no tiene mucha incidencia económica, ya que lo que se
está proponiendo no es más que organizar dichas Normas y los
Procedimientos Administrativos para el Departamento de Facturación de la
empresa Acosta Asociados, C.A. es decir, la factibilidad implementada es
de aplicación de conocimientos.
58
1.7.4 Psicosocial: Nuestro conocimiento y la elaboración de la Tesis al
igual que el Manual de Normas y Procedimientos causo un impacto
positivo a la empresa ACOSTA ASOCIADOS, C.A. y a todos sus
empleados, incluyendo de una manera u otra a todos los Proveedores y
Público en general.
CAPITULO II
Fundamentos teóricos y metodológicos
2.1 FUNDAMENTO TEORICO:
59
En todo los procesos investigativos es de vital importancia en al
acopio de información, lo cual conlleva la revisión minuciosa de diversos
autores que han escrito sobre determinada temática. De acuerdo con los
objetivos planeados en este estudio se señalan los principales aspectos
teóricos que soportan el plan de trabajo desarrollado, entre los cuales se
encuentra antecedentes, concernientes a organización, materiales e
importancia.
A continuación se hace referencia a los antecedentes y teorías que
sustentan este proyecto.
2.1.1 ANTECEDENTES:
Zorrilla, J. (2005). Diseño un Procedimiento que Permita controlar la
Importación de Mercancías bajo el Régimen especial de admisión temporal
para Perfeccionamiento activo en la Aduana Principal Aérea de Valencia. Se
tomo como referencia ya que su objetivo general es “Proponer un
Procedimiento que Permita controlar la Importación de Mercancías bajo el
Régimen especial de admisión temporal para Perfeccionamiento activo en la
Aduana Principal Aérea de Valencia. La metodología utilizada para esta
investigación se baso en un estudio de campo, utilizando como instrumento
para la recolección de datos fue el cuestionario, la entrevista y la observación
directa y participativa. Tomando como población a los funcionarios que
laboran en la aduana principal de valencia. Teniendo como conclusión:
Que la experiencia acumulada por distintos países en vías de
desarrollos durante las últimas décadas, el factor más importante en el
60
mejoramiento económico ha sido una política de apertura a la competencia
internacional. Buscando la creación de un esquema de competitividad
internacional que supere las limitaciones del modelo de economía cerrada
que se siguió en Venezuela, siendo la única solución de fondo para potencial
la capacidad generadora de riqueza del aparato productivo.
Brito, F. (2003). Elaboración de un manual de Procedimiento
aduaneros aplicados en la Aduana Principal de Guiria Municipio Valdez,
Estado Sucre, en las operaciones de importación, exportación y trámite de
mercancía. Se tomo como referencia ya que su objetivo general es “Diseñar
un manual de procedimiento aduaneros aplicados en la Aduana Principal de
Guiria Municipio Valdez, Estado Sucre, en las operaciones de importación,
exportación y trámite de mercancía”, utilizando como población y muestra la
Aduana Principal de Guiria específicamente en la división de operaciones y
como conclusión:
Que los procedimientos aduaneros aplicados en la Aduana Principal
de Guiria, las operaciones de importación, exportación y tramite de
mercancía se logro establecer o desarrollar un instrumento útil que contiene
de forma adecuada y metodológica dichos procedimientos el cual permitirá
una mejor fluidez de la información y organización del trabajo que realizan
las empresas de las diferentes divisiones y áreas involucradas en las
operaciones aduaneras, igualmente la administración de la aduana dispondrá
de un medio que contribuirá a desarrollar cualquiera operaciones aduaneras
de manera eficiente, además de constituir una valiosa herramienta
administrativa para mejorar el control y ejecución de las operaciones antes
mencionadas y servirá de manera significativa en la inducción del nuevo
61
personal que ingrese a laborar en la aduana como también para el
funcionario que sea trasladado para prestar servicios en otra división o área
distinta en la que se desempeña y a pesar que es un instrumento de uso
interno de la administración aduanera es de vital importancia para los nuevos
contribuyente, consignatarios y auxiliares de la administración aduanera que
deseen comenzar a realizar operaciones ante la aduana principal de Guiria
ya que les permitirá conocer los procedimientos establecidos o desarrollados
en cada división o área durante una operación determinada.
2.1.2 BASES TEORICAS:
A fin de fundamentar los aspectos teóricos relacionados con el
constructor de investigación, se revisaron y analizaron diversas teorías y
autores, que han tomado como tema principal los manuales de normas y
procedimientos desde sus diferentes enfoques. En consecuencia se abordan
los siguientes términos:
2.1.2.1 Manuales:
Un Manual de Normas y Procedimientos es el documento que
contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de
ellas.
62
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Los Manuales de Normas y procedimientos son un instrumento
administrativo que contienen en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una empresa; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo
asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la
institución.
Utilidad De Los Manuales:
63
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
64
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.
Tipos Y Requerimiento De Manuales:
Existen los manuales que son elaborados en tomos de hojas
intercambiables y los que se consultan por pantalla. La elaboración
cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgación y control facilitan el
éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de
que su elaboración sea en hojas o visibles en computadora.
Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las
rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las
consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar
adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de
trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y
retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el
diligenciamiento.
Los manuales requieren de ciertas características que son:
• Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.
• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas.
65
• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.
• Redacción simple corta y comprensible.
• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
• Tener un proceso continuo de revisión y actualización.
• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización.
• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.
2.1.2.2 Normas:
Es un término que proviene del latín y significa “escuadra”. Una
norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas
conductas o actividades. En el ámbito del derecho, una norma es un
precepto jurídico.
Para la lingüística, la norma es el conjunto de los usos habituales que
los hablantes de una lengua llevan a cabo en la vida cotidiana. Algunos
teóricos propusieron otras definiciones, considerando a las construcciones
gramaticales usuales o las realizaciones prototípicas de la fonética como
normas.
Norma también es un nombre femenino bastante frecuente en España
y América Latina. La actriz argentina Norma Aleandro y la actriz española
66
Norma Duval son algunas de las personalidades públicas que llevan ese
nombre.
2.1.2.3 Procedimientos:
Según RAMÓN V. MELINKOFF; define los procedimientos como; “La
realización de una serie de labores en forma orgánica y guardando una
sucesión cronológica en la manera de realizar esas labores”. (Pág. 28).
Son los mecanismos que deben usan tanto los exportadores como los
importadores para realizar una debida operación aduanera.
A continuación se refiere un esquema de los procedimientos que se
debe utilizar para realizar una debida operación aduanera.
PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL (LA) FACTURADORA:
Facturador (a)
Entrada
Orden de Compra por partes de los Clientes (Solicitud del
Servicio)
Solicitud de Documentación a diferentes departamentos del servicio prestado (Soportes)
67
PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL EXPORTADOR:
Exportador
Elaboración del Documento según Orden de Compra y Soportes de los
departamentos(FACTURA)
(Se imprime 1 Original y 2 Copias)
Entrega de Factura original al Cliente
Archivar 1 copia de la factura en
carpetas de clientes
Enviar segunda copia a contabilidad para archivo y libro de ventas
Archivo
68
Implementación Del Plan De Exportación
Transacción Compra-Venta
Plantación de la Exportación
Despacho De Mercancía
PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL IMPORTADOR:
Importador
- Decisión de exportar- Infraestructura- Organización- Recursos
- Fijación De Precios
- Envió De Muestra- Mecanismo
Promociónales
Sistemas BancariosAduana
Agencia De Carga
Cobranza
Seguimiento Post-Venta
69
Clasificación ArancelariaRegistro Normas CoveninSistema Franja de PreciosSi tiene precios oficiales CIFSi tiene Derechos AntidumpingSi esta exento de IVA
2.1.2.4 Administración:
Selecciona al agente de aduanas
Chequear el Régimen Legal de la mercancía nota: Art. 12 de Decreto Nº 3.679 del 30/05/2005, Arancel de Aduanas, publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.774 Extraordinario del 28/06/2005
El régimen legal comprende: 1) Importación Prohibida.2) Importación reservada al Ejecutivo
Nacional.3) Permiso del Ministerio del Poder
Popular para la Salud y Desarrollo Social.
4) Permiso del Ministerio del Poder Popular de Industrias Ligeras y Comercio.
5) Certificado sanitario del país de origen6) Permiso sanitario del Ministerio de
Agricultura y Tierra7) Permiso del Ministerio de Defensa8) Licencia de importación administradas
por el Ministerio de Alimentación9) Licencia de importación administrada
por el Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio
10) Permiso del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales
11) Permiso del Ministerio de Energía y Petróleo
12) Registro sanitario expedido por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social
13) Registro sanitario expedido por el ministerio de agricultura y tierra
14) Permisote Ministerio de Alimentación15) Permiso del Ministerio de Industrias
Básicas y Minería
También chequera
Tramitar los permisos y registros correspondientes
Tramitar los permisos y registros correspondientes
70
Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos
de los miembros de la organización y el empleo de los demás recursos
organizacionales para lograr los objetivos establecidos por la empresa.
RAMÓN V. MELINKOFF; (1990) en su libro titulado los procesos
Administrativos Primera Edición; Define la Administración como;
Una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a recursos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes, que individualmente no son factibles de lograr. (Pág.22)
2.1.2.5 Funciones Administrativas:
HAROLD KOONTZ Y HEINZ WEIHRICH, (1998) en su libro de
Administración una Perspectiva Global (Décima Primera Edición),
señala:
Pronuncian que el análisis de las inflaciones facilita la organización útil ya clara de los conocimientos. Estos dos autores dicen que al estudiar esta disciplina resulta útil dividirlas en cinco funciones como: planeación, organización, integración de personal, dirección y control. (Pág. 94)
71
2.1.2.6 Planeación:
Esta incluye la selección de misiones y objetivos así como las
acciones para lograrlas, es decir, seleccionan cargos futuros de acción
entre varias opciones.
CHRUDEN/SHERMAN (1997), en su libro Administración de
Personal, Primera Edición; dicen que:
La planeación debe estimular y utilizar el talento creativo del personal de todos los niveles de una empresa mediante una serie de ideas.
Estos aseguran que la planeación no debe limitarse a ser solo proyección hacia el futuro tomando en cuenta el pasado, si no que debe crear nuevas rutas de acción para el futuro. (Pág. 90).
2.1.2.7 Organización:
Cuando existen un grupo de personas que trabajan juntas con la
finalidad de alcanzar alguna meta determinada deben existir papeles que
estas personas necesitan desempeñar con el propósito de que se pueda
trabajar de forma sistemática.
En el vocabulario administrativo quizás ninguna palabra presente
mayores problemas semánticos que organización. Gran parte de este
72
problema se deriva del hecho de que ninguna definición del término ha
sido afectada de forma universal por parte de los intelectuales y los
participantes en el campo de la administración.
Este problema nace ya que se pueden asociar diferentes significados
al término. Por ejemplo, puede emplearse para referirse a cualquiera
unidad institucional, tal como una compañía, hospital, escuela, unidad
militar, agencia gubernamental, entre otros, sin distinguir específicamente
su propósito, el término organización también puede emplearse para
referirse al proceso por el cual se establece una estructura normal.
2.1.2.8 Clases De Documentos Para Realizar Las Operaciones
Aduaneras.
Toda operación se debe realizar paso a paso siguiendo las reglas y
procedimientos, es por ello que dichas operaciones debemos realizarlas
conociendo los documentos necesario para ello.
2.1.2.9 Tipos De Documentos Aduaneros:
Declaración Única de Aduana (DUA): No necesario en el comercio
intracomunitario. Sí para terceros países para importación y exportación.
(www.seniat.gob.ve)
73
Documentos de Transporte: Se deberá tomar en cuenta la
naturaleza de las mercancías, los plazos de entrega, los costos y las
condiciones de seguridad. (www.seniat.gob.ve).
Factura Comercial Definitiva: Es el documento de contabilidad
mediante el cual el vendedor transfiere la mercancía al comprador.
(www.seniat.gob.ve).
Certificado de Origen: Es el documento que certifica el origen o
procedencia de la mercancía y por lo general lo emite una dependencia
gubernamental. (www.seniat.gob.ve).
Certificado de Calidad: Se emite para certificar la calidad de la
mercancía. (www.seniat.gob.ve).
Registro Sanitario: Documento cuyo objetivo es controlar y fiscalizar
que los productos sujetos a este régimen cumplan con las normas sanitarias
vigentes y es obligatorio para los productos de algún grado de elaboración:
alimentos, bebidas, medicamentos y cosméticos. (www.seniat.gob.ve).
74
Certificado Fitosanitario: se exigen para productos de origen vegetal
en las aduanas venezolanas como en el país importador.
(www.seniat.gob.ve).
Certificado Zoosanitario: es el documento necesario para la
exportación de animales vivos y de productos y subproductos de origen
animal. (www.seniat.gob.ve).
Certificado Ictiosanitario: es que se utiliza para exportar productos
pesqueros o agrícolas. (www.seniat.gob.ve).
Registro de Exportadores: es complicar en un sistema de
información sistematizado el controla y otorga celeridad a los regimenes de
incentivos fiscales y al mecanismo de reintegro establecido en las leyes de
carácter tributario y a los que sean originarios por las operaciones aduaneras
de exportación. (www.seniat.gob.ve).
Conocimiento de Embarque: Es el documento probatorio de un
contrato de transporte marítimo de mercancías. (www.seniat.gob.ve).
Guía Aérea: Es un contrato entre el embarcador y la línea aérea en
donde se especifica las obligaciones de la compañía, y es además una
constancia de recepción de la mercancía. (www.seniat.gob.ve).
75
Póliza de Seguro: Esto significa que el asegurador transfiere los
riesgo a que están expuestos sus bienes y que una compañía de seguros les
acepte, la cual se compromete a pagar en caso de siniestro el monto de la
perdida. (www.seniat.gob.ve).
Conocimiento de Embarque Terrestre: documento elaborado a
partir de las instrucciones de embarque y de la declaración de importación.
Representa la constancia de que se ha recibido la mercancía que en el se
describe. (www.seniat.gob.ve)
Certificado de Valor Agregado Nacional: es el documento en el cual
se expresa la relación porcentual del trabajo, insumos capital nacional
incorporado al producto terminado. (www.seniat.gob.ve)
Clasificación Arancelaria: es un documento emito por el SENIAT y
su función es asegurar tanto al exportador como a los funcionarios públicos,
se entienden por clasificación el proceso de separar las unidades de un
grupo de productores del mismo genero de acuerdos con normas o clases
establecidas, tiene como finalidad asegurar tanto al exportador como a los
funcionarios públicos que la nomenclatura donde se clasifico la mercancía es
el que efectivamente le corresponde de acuerdo a lo establecido en el
arancel de aduana. (www.seniat.gob.ve).
76
Seguro de Crédito a la exportación: Estos son los documentos para
realizar las exportaciones e importaciones, operaciones que nos garantiza la
legalización de ella. (www.seniat.gob.ve).
2.1.2.10 Aduanas:
Según Rivas (2000) las Aduanas son:
Oficinas públicas el cual su finalidad primordial es la de controlar el paso de mercancías nacionales o extranjeras que van hacia otros territorios aduaneros o circulantes entre diversos puntos de un mismo ámbito geográfico, también se encarga de la liquidación de los impuestos establecidos por las importaciones de mercancías. (Pág. 15)
Las aduanas son entidades publicas que se encarga de controlar
espacio aduanero, es decir, el trafico de mercancía que en ella circulan,
además se encarga del cobro de los impuestos a los empresarios
importadores las cuales serán entregados al gobierno nacional.
2.2 FUNDAMENTO METODOLOGICO:
El Método de investigación se define como un procedimiento racional
y lógico que consiste en delimitar problemas de investigación y darles
respuesta. Básicamente las etapas de la metodología de investigación
utilizadas en este proyecto fueron cualitativas, y son las mismas de la
investigación cuantitativa, las cuales son las siguientes:
77
Para la consecución de la elaboración del Manual de Normas y
procedimientos administrativos dirigido al Departamento de Facturación de la
empresa Acosta Asociados, C.A. y sus objetivos específicos planteados se
utilizó la siguiente metodología:
Definición del problema de investigación.
Elección y operacionalización de las variables de estudio.
Definición de los objetivos o planteamiento de la hipótesis.
Elección y operacionalización de la unidad de estudio.
Elección, adaptación o construcción de técnicas e instrumentos.
Aplicación de instrumentos, recolección de datos o prueba de hipótesis.
Elaboración y discusión de resultados y elaboración de las conclusiones.
Elaboración del informe final y comunicación.
Nivel de Investigación.
La investigación fue documental - descriptiva, ya que en el presente
informe se describen las normas y procedimientos utilizados en el
Departamento de Facturación de la Empresa Acosta Asociados, C.A.
78
Tipo de Investigación.
La investigación utilizada fue documental – descriptiva.
De Campo: Ya que se trabajó en la misma área de análisis, es decir,
en el Departamento de Facturación de la Empresa Acosta Asociados, C.A.
Documental: Se empleo material bibliográfico como manuales, textos,
informes e internet, con la finalidad de poder argumentar la información.
2.2.1 PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA DETECTAR PROBLEMAS
(DIAGNOSTICO):
Primeramente se ejecuto una reunión con el presidente y
administradora de la empresa con la finalidad de descubrir la problemática,
falta de soportes, documentos, manuales de normas y procedimientos, entre
otros, en el departamento de facturación de Acosta Asociados, C.A., luego se
visito la empresa a manera de pasantias por 2 meses consecutivos para
determinar las posibles causas potenciales, donde claramente se pudo
comprobar que no existía un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos que describa y defina el proceso y manera correcta para la
implementación de facturación y todo lo relacionado con los cobros de todos
u cada uno de los servicios que presta la empresa en común.
Es indispensable tener en cuenta que en todas la empresas la meta es
brindar o vender un buen producto o servicio para concretar el cobro
mediante facturas a los clientes y culminar con éxito cada operación de
compra – venta, por esta razón, en el levantamiento de la información que
79
ejecutamos para la elaboración de este proyecto empleamos las siguientes
técnicas:
La Observación:
No Estructurada: Diario de Campo
Cámaras (Fotografías y Videos)
Encuesta:
Oral: Guía de encuesta, Grabador, Cámara de Video.
Escrita: Cuestionario.
Entrevista
Estructurada: Guía de Entrevista, Grabadora, Cámara de
Video.
No Estructurada: Libreta de Notas.
Grabador, Cámara de video.
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2.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:
Actividades Mayo Junio Julio
Buscar
información:Semanas 1, 2,
Recolección de
datos:Semanas 3, 4
Análisis de la
información:
Semanas 1,
2, 3, 4
Elaboración del
proyecto:
Semanas 1,
2, 3
Horas de asistencia a la comunidad: 138 Horas.
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2.4 POBLACION:
De acuerdo con Hurtado y Toro (2000) la población:
“Se compone de todos los elementos que van a ser estudiados y a quienes podrán ser generalizados los resultados de la investigación una vez concluida esta” (Pág. 79)
La población objeto de estudio esta constituida por nueve (09) personas
que son los responsables de dirigir y prestar servicios en la empresa Acosta
Asociados, C.A. Guiria Municipio Valdez, Estado Sucre.
2.5 MUESTRA:
Debido a lo pequeño de la población no será necesario aplicar criterios
estadísticos por lo que la muestra será igual a la población. Por tal razón, el
muestreo que justifica la selección de la muestra es el intencionado no
probabilística el cual explica que la población es igual a la muestra, uno (1);
La Empresa Acosta Asociados, C.A. de Guiria. Al respecto Morles (1994)
expresa:
“La muestra es un subconjunto representativo de un universo o
población” (Pág. 54).
Se toma en cuenta que la muestra en relación al personal que labora en la
empresa fue básicamente la administradora y facturadora de la misma.
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2.6 TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LEVANTAR LA INFORMACION:
Para la recolección de datos la técnica de la entrevista y como
instrumento de recolección de datos el cuestionario.
2.6.1 Entrevista:
Mas que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un dialogo y conversación cara a cara entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistado pueda obtener la información que requiere. Arias Fidias 2004 (Pág. 71).
La entrevista es un interrogatorio a base de dialogo entre el entrevistado
y el entrevistador.
2.6.2 Cuestionario:
Arias Fidias (2004) señala:
Es la modalidad de la encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato de papel contentivo de una serie de preguntas. Se lo denomina cuestionario porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador (Pág. 72)
83
El cuestionario representa la herramienta o instrumento que permitirá
recoger la información mediante una serie de pregunta el cual debe ser
llenado y contestado por el encuestado.
84
2.7 ANALISIS Y PRESTACION DE LOS RESULTADOS:
A continuación se describen los resultados:
Se logro y concluyo el Manual de Normas y procedimientos para el
departamento de facturación de la empresa Acosta Asociados C.A.
con la finalidad de mejorar el buen funcionamiento de los procesos de
emisión de facturas en dicho departamento.
Se obtuvo todos y cada uno de los requisitos mínimos para la
redacción del manual dentro de una organización para mejorar el buen
funcionamiento de los procesos de facturación en dicho
Departamento.
Determinamos las ventajas y desventajas del uso de manuales dentro
de las organizaciones.
Señalamos las actividades que realiza el personal que labora en el
Departamento de Facturación Empresa Acosta Asociados, C.A.
Sugerimos a la Administración de la Empresa, posibles técnicas para
mejorar algunos procedimientos llevados a cabo en el departamento
de Facturación.
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El análisis de los datos o resultados es específicamente resumir las
observaciones hechas y en el cual toda la información recolectada por el
instrumento de la investigación la transformamos en información numérica en
cuadros estadísticos.
Los resultados que fueron obtenidos en la investigación será mostrado a
través de gráficos los cuales se utilizaran como instrumento explicativo de
esta investigación, dichos análisis de los resultados será tabulados cada una
de forma individual y dando un análisis cualitativo y cuantitativo de los
mismos.
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CUADRO 1
Distribución Absoluta y Porcentual con relación a las opiniones emitidas
sobre; Si conoce usted cuales son los procedimientos que llevan a cabo en
las Operaciones de Acosta Asociados, C.A.:
RespuestasFrecuencia
Absoluta
Frecuencia Relativa
(%)
Si 09 -0-
No -0- 100%
Total 09 100%
Fuente: el Investigador
El 100% de las muestras presento una respuesta de forma
positiva, es decir que todos saben o conocen los Procedimientos
aplicados al momento de realizar las Operaciones Aduaneras.
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CUADRO 2
Distribución Absoluta y Porcentual con relación a las opiniones emitidas
sobre; Si conoce usted que es un Manual de Procedimientos Administrativos.
RespuestaFrecuenci
a Absoluta
Frecuencia
Relativa (%)
Si 09 100%
No -0- -0-
Total 09 100%
Fuente: el Investigador
El 100% de los entrevistados conoce acerca de lo que son los
Manuales de Procedimientos administrativos, ya que han escuchado
que existe en otras empresas y sabes de sus contenidos.
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2.8 ARBOL DEL PROBLEMA:
En la empresa Acosta Asociados, C.A. existía un factor
negativo en cuestión de una situación, el cual era, el no contar con un
manual que describiera todas y cada una de las normas y
procedimientos administrativos que deben llevarse a cabo en el
departamento de Facturación de dicha empresa:
2.9 ARBOL DE OBJETIVOS:
Ramificaciones: Elaboración del Manual de Normas y procedimientos.
Soluciones Posibles: lograr y concluir el Manual de Normas
y procedimientos para el departamento de facturación de la
empresa Acosta Asociados C.A. con la finalidad de mejorar
el buen funcionamiento de los procesos de emisión de
facturas en dicho departamento.
Tronco: Falta de un Manual que describa las Normas y procedimiento Administrativos.
El problema radicaba en el proceso a seguir para la emisión de las facturas.
Raíces: Departamento de Facturación sin Manual de Normas y Procedimientos.
Debilidades: Posibles falla en la manera de factura, archivar y recabar informaciones.
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El objetivo para solucionar el problema, fue la elaboración de un
Manual de Normas y Procedimientos administrativos que será de gran
utilidad, ya que permitirá conocer las formas, maneras, medios, leyes, entre
otros, que se deben utilizar y realizar, específicamente permitiendo un mayor
desenvolvimiento al momento de realizar o emitir las facturaciones por los
servicios prestados de la empresa Acosta Asociados, C.A.
2.10 MATRIZ FODA:
FORTALEZAS: OPORTUNIDADES:
Compromiso de la Administradora
de la empresa para la ejecución de
pasantias y ayuda en este proyecto
Apoyo de todo el personal que
labora en Acosta Asociados, C.A.
para la elaboración del manual de
Normas y procedimientos
DEBILIDADES: AMENAZAS
Falta de Documentos que
argumentan la investigación.
Barreras económicas para la
realización del proyecto
CONCLUSIONES.
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De acuerdo al análisis realizado en este proyecto, se presentan a
continuación una serie de conclusiones como resultado del mismo.
La Empresa ACOSTA ASOCIADOS, C.A., cuenta con muy buenos
procedimientos útiles para el logro de los objetivos propuestos por ésta,
los cuales permiten que la empresa realice un trabajo más efectivo en lo
que respecta el Departamento de Facturación.
Existe dentro de la empresa un comportamiento eficiente en cuanto a las
actividades realizadas por cada uno de los trabajadores que laboran en la
misma, lo cual es positivo para la organización en cuanto al logro de sus
objetivos, a pesar de esto, algunas veces se reflejan fallas de
organización, en lo que respecta a la ejecución de los procesos para
concretar el servicio solicitado.
Actualmente en el Departamento de Facturación no se cuenta con una
persona capacitada para realizar la suplencia de las funciones pertinentes
al encargado de emisión de facturas.
Se concreto satisfactoriamente el Manual de Normas y Procedimientos
dirigido al Departamento de Facturación.
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RECOMENDACIONES.
De acuerdo a las conclusiones señaladas anteriormente se hacen las
siguientes recomendaciones:
Implantar manuales de procedimientos en todos los departamentos de la
empresa que le permitan a los empleados tanto experimentados como
aspirantes al puesto, ejecutar de la mejor forma posible todas las
operaciones que estos deben realizar.
Se sugiere que se le de la importancia requerida a la información
expuesta en este trabajo, con la finalidad de hacer las correcciones
necesarias para el buen funcionamiento de las operaciones que se
realizan en este departamento.
Se debe preparar o capacitar a una persona para realizar las funciones
referentes al departamento de facturación, es decir, que actué como
suplente en caso de ausencia temporal del encargado de dichas
actividades.
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BIBLIOGRAFÍA.
CHURDEN y SHERMAN. Administración de Personal. Venezuela
Editorial Panapo. 1997. Primera Edición.
DICCIONARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, 1999.
ENCICLOPEDIA DEL ESTUDIANTE, 2010.
ENCICLOPEDIA ENCARTA, 2011.
INTERNET.
GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA (IVA, PROVIDENCIA 0071.
93
ANEXOS
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