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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALModalidad Especial

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ALCALDIA MUNICIPAL DE AYAPEL Vigencia Auditada: 2014

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INFORME FINAL

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CGDC, MAYO DE 2015

Contralor Departamental de Córdoba Javier Alberto Cogollo Padilla

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Vicecontralor Lina Luz Noble Tordecilla

Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal

Soad Zamira Spath Agámez

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Equipo de Auditores:

Coordinador de Auditoría Rodolfo José Martínez Marcelo

Integrantes del Equipo Auditor Milena Mileidy Macea Galvis

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TABLA DE CONTENIDO

CARTA DE CONCLUSIONES Pág.

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1 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 6

1.1 CONTROL FINANCIERO - ESTADOS CONTABLES 61.1.1 Evaluar el Comité de Sostenimiento Contable 61.1.2 Evaluar Inventario de Bienes Muebles 71.1.3 Evaluar la Depreciación Acumulada 91.1.4 Evaluar los Estados Contables 91.1.5 Evaluar el Informe de Control Interno Contable y Notas a

los Estados Financiero 1210


2. OTRAS ACTUACIONES 142.1 Beneficios del Proceso Auditor 14

3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 15

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Monteira,

Doctor FABIO MIGUEL PATERNINA ESCOBAR

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Alcalde Municipal Ayapel - Córdoba

Asunto: Auditoria Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Especial

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los

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recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General, Estado de Cambio en el Patrimonio y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a 31 de diciembre 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Alcaldía de Ayapel que incluya

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pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de Auditoría adoptados por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación, la ejecución del trabajo y la elaboración del informe, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y opiniones expresados en este Informe.

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La auditoría se realizó a la información Contable del Municipio, que incluyó el examen sobre las evidencias y documentos que soportan el manejo de los recursos de la entidad, y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

RELACIÓN DE HALLAZGOS

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En desarrollo de la presente auditoría, y conforme a la mesa de Validación de observaciones se establecieron dos (2) hallazgos administrativos que se estructuran en el informe final.

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1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA21


1.1 CONTROL FINANCIERO - ESTADOS CONTABLES

CONTABILIDAD

El sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública.

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LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad de las entidades públicas le permiten el conocimiento y la verificación de los hechos económicos y sociales realizados por el ente público, adicionalmente los libros le permiten conocer, ordenar y controlar las operaciones que lleva a cabo el ente público en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal, los libros de contabilidad, son la base para la elaboración de los estados financieros de las entidades públicas. Además permiten la comprensión y verificación de los hechos financieros, económicos y sociales de los entes territoriales. En última

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instancia los libros de contabilidad permiten el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le competen a las entidades de control, inspección y vigilancia.

El municipio de Ayapel para el registro de las operaciones financieras, económicas, y social en la vigencia fiscal 2014, presento los libros de contabilidad de forma sistematizada a través de un Software Contable.”

En revisión a los libros de contabilidad, presentados por el municipio de Ayapel el grupo auditor logro constatar que estos presentan anexos el acta de apertura, de

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conformidad con el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública y resolución número 357 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación.

1.1.1 EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

La Resolución 119 de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación en el artículo 1 establece: Adóptese el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera,

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económica y social en los entes públicos que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

En el desarrollo de la auditoria se evidenció que el municipio de Ayapel, para la vigencia fiscal 2014, tiene implementado el comité de sostenibilidad contable que tiene como objeto asesorar a los funcionarios responsable de la información financiera, económicas, social y ambiental con el fin de garantizar la presentación contable confiable, razonable y oportuna, adicionalmente el comité técnico es el encargado de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos

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encaminados a la ejecución control y mejora continua de los procesos administrativos y contables del municipio.

El comité técnico de sostenimiento contable del municipio de Ayapel está integrado por:

El Alcalde Municipal o su delegado El Jefe de la Oficina jurídica El Secretario de Gobierno El Tesorero

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Jefe de Archivo y Correspondencia Jefe de Presupuesto Jefe de Control Interno Asesor Contable

Durante la vigencia fiscal 2014 el comité de sostenibilidad contable del municipio de Ayapel se reunió (4) cuatro veces, reuniones en las que abordaron los temas relacionados con el inventario de bienes del municipio e incluyendo la legalización de los bienes inmuebles del municipio, las Depreciaciones y Amortizaciones de forma individual.

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1.1.2 EVALUACION DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Según el Plan General de Contabilidad Pública los inventarios comprenden los bienes corporales a cualquier título o producidos en desarrollo de la actividad fundamental del Ente Público.

El Capítulo III -Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades Planta y Equipos del Régimen de Contabilidad Pública, Numeral 18 establece “que el valor de la propiedad planta y equipo es objeto de

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actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización;” a su vez el numeral 20 “contempla la frecuencia de las actualizaciones de las Propiedades Planta y Equipos con una periodicidad de tres (3) años a partir de la última realizada”.

Se evidenció de acuerdo a las entrevistas realizadas y la información recaudada que en el municipio de Ayapel no presenta un inventario de bienes debidamente codificado con las cuentas y subcuentas del Plan General de Contabilidad Pública.

PROPIEDADADES PLANTA Y EQUIPOS 30


Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos o que se encuentren en tránsito en construcción, en mantenimiento o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales. Deben reconocerse de acuerdo a su costo histórico, para el caso del Municipio de Ayapel según el Balance General a diciembre 31 de 2014 reporto propiedades planta y equipos por cuantía de $45.596.391.717, de los cuales $41.498.109.286, es decir el 91.01% son bienes inmuebles y el resto la suma de $4.098.282.431 corresponden a bienes muebles que equivalen a un 8.99%.

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Hallazgo No.01 Falta de soportes de los Bienes Muebles e Inmuebles

Durante el desarrollo de la auditoria, el grupo logró constatar que el municipio de Ayapel no presenta la identificación plena de los bienes muebles e inmuebles, sin embargo según el comité técnico de sostenibilidad contable, la entidad se encuentra realizando la depuración y valoración de los bienes muebles e inmuebles, sin que el proceso se haya concluido.

Criterio: Circular Numero 003 de 2014 expedida por la Contaduría General de la Nación y manual de proceso y procedimientos contables

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Causa: Falta de seguimiento y supervisión del registro e inventarios los Bienes muebles e inmuebles del municipio.

Efecto: Deficiencia administrativas en la documentación soportes de los Bienes muebles e Inmuebles del Municipio.

Este hallazgo es de tipo administrativo

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1.1.3 EVALUACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Y LA AMORTIZACIÓN

A diciembre 31 de 2014, el municipio de Ayapel registró Depreciación acumulada de bienes de uso público por la suma $857.599.025, depreciación esta que se ajusta a los parámetros del marco conceptual del plan general de contabilidad pública.

Hallazgo No. 02 Deficiencias en los Papeles de Trabajo de las Depreciaciones

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A diciembre 31 de 2014 el municipio de Ayapel en el Balance General registró depreciación acumulada por cuantía de $857.599.025, en los papeles de trabajos de las depreciaciones fueron presentados de manera global por cada cuenta contable.

Criterios: Manual de procesos y procedimientos contables expedidos por la Contaduría General de la Nación, métodos de Depreciación. Causas: Falta de Seguimiento y evaluación de los procedimientos administrativos de la entidad.

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Efectos: Deficiencias administrativas, presentada por la incertidumbre en la depreciación y amortización registrada por la entidad en el Balance General a 31 de diciembre de 2014.

Este hallazgo es de tipo administrativo

1.1.4 EVALUACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

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A diciembre 31 de 2014, el municipio de Ayapel, administración Central, presentó los estados financieros (Balance General, Estado de Resultado y estado de Cambio en el Patrimonio), los cuales fueron analizados por el grupo auditor obteniendo el siguiente resultado.

1.1.4.1 BALANCE GENERAL

El Balance General presentado por el Municipio de Ayapel en el informe CHIP a la contaduría General de la Nación a diciembre 31 de 2014, registro activos por valor

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$113.596.561.000, pasivos por $5.301.887.000 y patrimonio por valor de $108.294.674.000. Presentando la siguiente estructura:

CODIGO NOMBRE SALDO FINAL(Miles) SALDO FINAL CORRIENTE(Miles)

SALDO FINAL NO CORRIENTE(Miles)

1 ACTIVOS 113.596.561 28.886.540 84.710.0211.1 EFECTIVO 17.961.881 17.961.881 01.3 RENTAS POR COBRAR 4.781.852 4.781.852 01.4 DEUDORES 6.142.807 6.142.807 01.6 PROPIEDADES, PLANTA 42.736.389 0 42,736,389

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Y EQUIPO

1.7

BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES

25.191.035 0 25.191.035

1.9 OTROS ACTIVOS 16.782.597 0 16.782.5972 PASIVOS 5.301.887 3.476.107 1.825.7802.4 CUENTAS POR PAGAR 2.590.007 2.590.007 0

2.5

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

563.420 563.420 0

2.6 OTROS BONOS Y 32.610 32.610 0

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TÍTULOS EMITIDOS2.7 PASIVOS ESTIMADOS 1.825.780 0 1.825.7802.9 OTROS PASIVOS 290.070 290.070 03 PATRIMONIO 108.294.674 0 108.294.6743.1 HACIENDA PÚBLICA 108.294.674 0 108.294.674

En el Balance General del Municipio de Ayapel a diciembre 31 de 2014, presento activos por $113.596.561.000, de los cuales los activos corrientes, alcanzaban la suma de $28.886.540.000 que representaba el 25.42% del total de activos.

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Por su parte los activos no corrientes se situaban en la suma de $84.710.021.000, es decir el 74.58% del total de activos.

Dentro de los activos corrientes el grupo más significativo es el de efectivo con un valor de $ 17.961.881.000, siguiendo en su orden el grupo de deudores con un valor de $6.142.807.000, mientras que las rentas por cobrar menores a un año que registro el municipio a diciembre 31 de 2014 alcanzaron la suma de $4.781.852.000.

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Los activos no corrientes del municipio a diciembre 31 de 2014 estaban conformado por las propiedades planta y equipo con una cuantía de $42.736.389.000, y los bienes de uso público con un valor de $25.191.005.000.

Respecto al pasivo que registró el municipio a diciembre 31 de 2014, asciende a la suma de $5.301.887.000, clasificado en pasivo corriente $3.476.107.000, y el no corriente con una cuantía de $ 1.825.780.000,

Observándose que el total del pasivo del municipio a diciembre 31 de 2014, se cubre con el 4.66% de los activos totales del municipio a la misma fecha.

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La cuenta más representativa del municipio es la de cuentas por pagar con un valor de $2.590.007.000, que corresponde al 48.85% del total de los pasivos del municipio.

El patrimonio del municipio a diciembre 31 de 2014, es de $108.294.674.000, lo que significa que presenta el 95.33% de sus activos libres y sin compromiso. Las anteriores cifras del Balance general del municipio fueron revisadas y analizadas por el grupo auditor mediante la confrontación y comparación con los registros

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contable y los libros de contabilidad del municipio, los saldos fueron tomados directamente de los libros de contabilidad del municipio.

1.1.4.2 ESTADO DE RESULTADO

La alcaldía Municipal de Ayapel a diciembre 31 de 2014, registró ingresos por valor de $48.183.423.000, de los cuales los ingresos tributarios alcanzaron la suma de $3.188.739.000, que corresponde al 6.61% del total de los ingresos del municipio, mientras que el rubro más representativo fue el de ingresos por transferencias con un

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valor de $42.326.108.000, que representan el 87.84% del total de los ingresos del municipio, por su parte la cuenta otros ingresos representaron el 5.55%, con un valor recaudado de $2.668.576.000. A continuación se detalla lo anterior.

CODIGO NOMBRE SALDO FINAL(Miles)4 INGRESOS 48,183,4234.1 INGRESOS FISCALES 3,188,7394.4 TRANSFERENCIAS 42,326,1084.8 OTROS INGRESOS 2.668.5765 GASTOS 48.183.4235.1 DE ADMINISTRACIÓN 2.211.7855.2 DE OPERACIÓN 1.296.012

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5.4 TRANSFERENCIAS 874.1815.5 GASTO PÚBLICO SOCIAL 26.164.7735.7 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 679.1495.8 OTROS GASTOS 1.958.179

Del análisis de la información del estado de resultado presentado por el municipio a diciembre 31 de 2014, se evidencio que los saldos de las cuentas contables de estos corresponden con los registrados en los libros de Contabilidad a la misma fecha, generando razonabilidad en el estado de resultado a diciembre 31 de 2014.

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1.1.4.3 ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO

El patrimonio del municipio de Ayapel a diciembre 31 del 2014, ascendió a $108.294.674.000 con un aumento del 21.22% comparado con la vigencia 2013 que se sitúa en la suma de $89.332.025.000. A continuación se detalla lo anterior.

Patrimonio a diciembre 31 de 2013 $89.332.025.000

Patrimonio a diciembre 31 de 2014 $ 108.294.674.000

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Variaciones (Aumento) $18.962.649.000

1.1.5 EVALUACION DEL INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

1.1.5.1 CONTROL INTERNO CONTABLE

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En desarrollo de la auditoria se evaluaron los mecanismos de control interno inherentes a los procesos o líneas evaluadas en el municipio de Ayapel para la vigencia 2014, de lo que se concluye que los mecanismos de control interno en los procesos evaluados son eficientes toda vez que el Control Interno detectó las falencias administrativas, las cuales se reflejan en las observaciones detectadas.

Mecanismos de Control Interno Contable

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La Resolución 357 de 2008, de la CGN establece en su Artículo 1°.”Adóptase el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.”

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En lo que respecta al Municipio de Ayapel en la vigencia fiscal 2014, se logró detectar que el municipio presento el informe control interno contable de acuerdo a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación.

1.1.5.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Durante la vigencia fiscal 2014, el municipio de Ayapel presentó las notas a los estados financieros relacionando las de carácter general y las de carácter específico, en las cuales se muestran las falencias en los inventarios y en el cálculo de las depreciaciones que presenta el ente territorial. Observándose que las notas a los

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estados financieros se ajustan a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación.

OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, practico Auditoria Gubernamental Con Enfoque Especial – Auditoria Al Balance y Dictamen de los Estados Financieros del Municipio de Ayapel Administración Central, vigencia fiscal 2014, con fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de

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Colombia y la ley 42 de 1993, con miras a realizar una evaluación a la gestión financiera, en cumplimiento de las normas aplicables en los diferentes procesos de la administración, en el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2014. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión financiera de la Entidad y se utilizaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto del dictamen a los estados financieros, todo lo

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anterior teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias o internas aplicables en cada una de sus actuaciones. Dentro de este informe también se aplicaron los parámetros y procedimientos establecidos en la Normas Internacionales de auditoria (NIA) especialmente las números 540 y 705.

Los Estados financieros presentados por el Municipio de Ayapel con corte a diciembre 31 de 2014, presentan las siguientes observaciones.

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El grupo de Propiedades Plantas y Equipos registrados por el Municipio en sus estados financieros no presentan identificación plena de los bienes Muebles e inmuebles especialmente en la cuenta Terrenos. La cual tiene una subestimación por cuantía de $4.098.282.000 afectando el patrimonio del Municipio así:

Código contable Nombre cuenta Valor debito Valor crédito160501 Terrenos urbanos 2.784.746.064165802 Terrenos Rurales 1.313.535.936310504 Patrimonio Municipio 4.098.282.000

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Las depreciaciones de las propiedades planta y equipo son realizadas de manera global por cada cuenta.

El Balance General del Municipio de Ayapel con corte a diciembre 31 de 2014 registra en la cuenta terrenos por valor de $4.098.282 Millones que representa el 3.6% del total de los activos del Municipio. Sin embargo esta cuenta no presenta la identificación plena de los bienes que hacen parte de ella. En nuestra opinión, “Excepto” por el efecto de los asuntos mencionados en los párrafos anteriores los

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Estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes la situación financiera Económica y social del Municipio de Ayapel Córdoba administración central a 31 de diciembre de 2014, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivos por el año que termino en esta fecha, de conformidad con los principios de Contabilidad Generalmente aceptados. En consecuencia el resultado de la auditoria al balance vigencia fiscal 2014 del Municipio de Ayapel es con Salvedades, por cuanto el valor de las observaciones equivalen al 3.6% del total de los activos del Municipio.

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2. OTRAS ACTUACIONES

2.1 Beneficios del Proceso Auditor

Como valor agregado o beneficio del control fiscal el municipio de Ayapel deberá realizar las gestiones administrativas pertinentes para organizar su sistema contable, que le permitan tener la identificación plena y soportes de los bienes Muebles e Inmuebles, lo que le permitirá realizar una depreciación y amortización individual de los bienes sujetos a estas así mismo la identificación plena de los bienes inmuebles y muebles del Municipio.

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3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOSVigencia 2014

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR (en pesos)1. ADMINISTRATIVOS 2

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2. DISCIPLINARIOS 03. PENALES 04. FISCALES 0

TOTAL HALLAZGOS 2

Equipo Auditor:

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RODOLFO J. MARTINEZ MARCELO MILENA M. MACEA GALVIS Coordinador Auditor

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