Post on 22-Jan-2018
FERIAS
INTERNACIONALES ANTES, DURANTE Y DESPUES
Víctor M. Mondragón Gutiérrez Facilitador Avansys www.victormondragon.com
“Se estima que existen en el mundo, 1’070
ferias, con área expositiva de mínimo 5 mil
metros cuadrados. Europa concentra 44%
de las ferias en el mundo.”
Administración de Negocios Internacionales
Negociación Internacional Víctor M. Mondragón Gutiérrez
vmondragon@avansys.edu.pe
® Presentación de los derechos reservados.
Una presentación de Víctor Martín Mondragón Gutiérrez para el VI semestre de la carrera de Administración de Negocios Internacionales de Avansys, Grupo el Comercio – Lima, se diseño y editó en la ciudad en la ciudad de Lima a los 03 días del mes de Diciembre del 2015.
Queda prohibido su reproducción total o parcial sin autorización expresa de los autores.
LOGRO DEL CURSO
Al finalizar la unidad didáctica, el
estudiante comprende la
importancia de un trabajo pre y
post feria de las empresas con
criterio según la base teórico
práctica.
FERIAS INTERNACIONALES
ANTES, DURANTE Y DESPUES Víctor Mondragón
vmondragon@avansys.edu.pe
¿Qué son las Ferias
Internacionales?
Definición
Las ferias internacionales, son un mecanismo
privilegiado de promoción comercial, que facilita el
acceso y la permanencia de un producto en un
determinado mercado.
Elementos
Promoción
Publicidad Investigación de
Mercado
Relaciones Publicas
OPORTUNIDADES
COMERCIALES
Tipos
1. Las ferias generales son aquellas ferias en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos; ejemplo la Expocruz en Santa Cruz (Bolivia).
2. Las feria Universal, eventos en los que participan todos los países del mundo para dar a conocer sus creaciones e innovaciones más importantes; ejemplo la Expo Lisboa (Portugal).
3. Las Ferias especializadas en las que se presenta productos o servicios de un sector en especifico como la Agrishow, en Ribeirão Preto www.agrishow.com.br en Brasil o Iberjoyas en España o la Feria del Mueble en Colonia, en Alemania www.imm-cologne.com o la feria de calzados y bolsos “Modama” en Guadalajara en México www.modama.com.mx
Relación Empresa - Feria
Las empresas muestren sus productos y
aprovechen contactos para nuevos
negocios y clientes, y su vez ayuda a
crear y mantener la imagen de un país y
fortalece la presencia de las empresas y
sus productos dentro de un ámbito global.
La participación en ferias hace parte del
plan promocional de la empresa y
representa cerca de 40% a 50% del
presupuesto destinado à la comunicación
y promoción.
¿Por qué participar en una Feria
Internacional?
1. Alta concentración de público posible comprador y de competidores.
2. Posibilidad concreta de evaluar, “al vivo”, las reacciones del cliente potencial.
3. Aprovechamiento de la motivación a comprar del público visitante.
4. Acceso a un público desconocido.
5. Relación costo-contacto muy competitiva.
6. Motivación y soporte para la eventual estructura de venta local.
7. Posibilidad de despertar interés en inversionistas.
8. Desarrollo de imagen de la empresa.
9. Posible inicio de negociaciones.
10. Prueba para el nivel de aceptación de nuevos productos.
11. Realización de investigación de mercado.
12. Posibilidad de seleccionar la red de ventas.
13. Posibilidad de consolidar el relacionamiento con los clientes.
14. Acelerar el proceso de decisión de compras y buscar pedidos de compras.
15. Evaluar la competitividad de la red de proveedores.
16. Obtener una idea más clara de cómo anda el mercado.
17. Encontrarse con los clientes habituales y estrechar aún más la relación cliente-proveedor.
18. Buscar nuevos mercados.
19. Lograr contactos con especialistas en comercio exterior.
20. Posicionarse con relación à la competencia.
21. Conocer y /o comprobar el
grado de satisfacción de los
clientes.
22. Posibilidad de participar a
eventos paralelos (como
work-shop, seminarios,
ponencias) con la finalidad
de evaluar las tendencias
¿Participar como expositor o
como visitante?
1. ¿Para cual mercado nos dirigimos y lo que queremos comunicar?
2. ¿La empresa tiene la capacidad de internacionalizarse?
3. ¿Cuáles son los objetivos comerciales y de marketing?
4. ¿Cuál es el presupuesto disponible?
5. ¿Existe otra actividad que vamos
poder realizar paralelamente a la feria? (work-shop, congreso, etc)
6. ¿Tenemos otro compromiso más importante que ocurre en el mismo periodo?
7. Tipo de público visitante y de expositores.
8. Período de realización.
9. Imagen internacional de la feria.
10. Importancia para la empresa del mercado en que la feria se realiza.
11. Disponibilidad de la empresa para invertir después de la feria y relación costo-beneficio.
12. Adaptación del producto a normas y
tendencias internacionales.
13. Calidad intensidad de la promoción
del evento por parte de los
organizadores
14. Resultados de una investigación
preliminar del mercado
15. Nivel de especialización de la feria
16. Posibilidad de obtener un stand con
una buena localización (depende del
tamaño del stand y el poder
contractual de la empresa).
Participar en una Feria
Internacional
A veces, las empresas
participan a una feria sin
haber elaborado un plan de
acción en los mercados.
En este caso, la inversión
probablemente no tendrá
frutos o incluso podrá ser
contraproducente.
Proyecto Feria (Fases)
Antes de una Feria
Durante una Feria
Después de una Feria
El “antes”: la preparación
Una óptima
preparación puede
representar la
diferencia entre el
fracaso y el éxito
de una empresa en
la feria
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (I)
1. Defina de forma clara los objetivos de la participación a la feria.
2. Solicite informaciones sobre la feria a la entidad organizadora.
3. Asegúrese de la feria sea adecuada a sus objetivos.
4. Busque encargar un coordinador interno a la empresa para el “proyecto feria”.
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (II)
5. Elabore un cronograma de todas las actividades incluyendo la preparación, la presencia en la feria y la fase de seguimiento
6. Busque una investigación de mercado sobre tu sector industrial en el País (o área geográfica) donde se desarrolla la feria.
7. Defina quien de sus colaboradores de su empresa estarán presentes en la feria y haga una adecuada capacitación para ellos.
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (III)
8. Haga una revisión sobre las normas de participación a la feria a través del reglamento suministrado por los organizadores.
9. Elabore el proyecto del stand, o contacte los servicios de empresas especializadas, y solicita la aprobación del proyecto por parte de la entidad organizadora (cuando así es especificado en el reglamento).
10. Seleccione los productos y las respectivas muestras que Ud. presentará en la feria.
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (IV)
11. Prepare un listado de precios con las alternativas de Incoterms FOB, CIF y para los países de mayor interés.
12. Procure conocer la estructura de costos de importación de su producto en el mercado-meta de la feria y investigue cual es la documentación necesaria para el despacho de los productos.
13. Programe la preparación del material de soporte, como documentación técnica, trípticos, catálogos, desplayes, “espectaculares”, etc.
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (V)
14. Envíe una invitación a los
clientes potenciales que podrán
interesarse en visitar su stand.
15. Verifique la posibilidad de ser
ponente en eventuales congresos,
encuentros y participar a “ruedas
de negocios” en la feria.
¿Cuánto será la
inversión para
participar en la
feria?
Formato de los costos de
participación de una Feria (I)
1. Alquiler del espacio ferial.
2. Proyecto y instalación completa del stand.
3. Registro en el catálogo de la feria.
4. Registro en el sistema de informaciones de la feria.
5. Servicios de limpieza y seguridad del stand.
Formato de los costos de
participación de una Feria (II)
6. Servicios de “catering”. (alimentos, bebidas, etc.)
7. Gadget (regalos para los visitantes).
8. Documentación, catálogos, folletos, trípticos.
9. Preparación de eventuales videos.
10. Promoción (compra de listados de potenciales visitantes, envío de invitaciones, anuncios en revistas o periódicos, anuncios en intranet)
Formato de los costos de
participación de una Feria (III)
11. Compras de boletos de entrada para envío a los clientes prioritarios.
12. Servicios fotográficos durante la feria.
13. Elaboración de materia (muestras) específico para llevar en ferias.
14. Despacho de las muestras.
15. Costos para viaje y estancia de los funcionarios de la empresa.
Formato de los costos de
participación de una Feria (IV)
16. Costo de la documentación necesaria para la importación de las muestras en el País donde se desarrolla la feria.
17. Eventuales servicios de traducción e interpretes
18. Eventuales servicios de presencia de azafatas en el stand.
Es fundamental
que la empresa
realice un plan
promocional
agresivo y muy
profesional, de
forma a optimizar
al máximo su
participación en la
feria
Acciones de promoción antes de
la realización de la feria
1. Registro en el catálogo de la feria y el sistema informático de la feria.
2. Envío de mensajes para otros exportadores que tengan sinergia con la empresa (por ejemplo, puede sacar los nombre y direcciones a través del catálogo de la edición anterior de la misma feria).
3. Envío de mensajes a posibles interesados en su empresa.
El durante: la presencia en
la feria
Ya instalamos
nuestro stand y
preparamos
nuestros
colaboradores
para el grande
evento
Acciones que deben ser
desarrolladas y cuidados para
observar durante la feria (I)
1. No sea agresivo con el visitante. La mejor estrategia es despertar la curiosidad del visitante.
2. Procure identificar pronto quien es el visitante, para que Uds. pueda emplear el lenguaje y los argumentos más adecuados (o incluso....liberarse!). No use de inmediato un lenguaje excesivamente técnico.
3. En el caso de ferias en el exterior, contrate un intérprete profesional para las negociaciones con posibles clientes.
4. Ojo a los “coleccionadores de catálogos”: sea moderado en la distribución de su documentación.
Acciones que deben ser
desarrolladas y cuidados para
observar durante la feria (II)
5. Asegúrese de que el personal responsable del stand sea profesional y sepa suministrar las informaciones necesarias a los visitantes sobre su empresa y los productos.
6. Recuerde que la presencia de directores, gerentes y funcionarios de alto nivel de la empresa es fundamental.
7. Controle a diario el estoque de material publicitario, para evitar sorpresas del tipo “se terminaran los catálogos”! en el medio del periodo de la feria.
Acciones que deben ser
desarrolladas y cuidados para
observar durante la feria (III)
8. Muestra a los visitantes el interior de su empresa con una videocámara, “al vivo”.
9. Publica en su página internet, los hechos más relevantes que ocurren durante la feria.
10. Averigüe si Ud. puede comprar el listado de los nombre de los participantes de los seminarios eventualmente realizados durante la feria. Esto puede ser muy útil, pues se trata de un mailing actualizado, que tiene apenas gente interesadas en su sector de negocios.
Actividades a ser realizadas
antes de la participación en una
feria (IV)
11. Instale un laptop conectado à Internet, para que los participantes puedan entrar en su página web, caso están con curiosidad de hacerlo.
12. Organice eventos para motivar la prensa especializada a visitar su stand (demonstraciones de productos, por ejemplo).
13. Averigüe si es posible ofrecer un servicio, como informaciones técnicas sobre el sector, investigación, consultorías, chequeos técnicos, etc.
Quien ya ha
participado en
grandes ferias
internacionales
conoce la cantidad
de visitas que un
stand puede
recibir durante el
periodo de la feria
Ejemplo de formato de
“Dados del visitante”
Fecha: Nombre de la feria: Nombre del visitante: Función en la empresa: Actividad principal de la empresa : Direcciones informáticas : Interés específico demostrado: Informaciones solicitadas por el visitante : Documentación que ha sido entregada
durante el encuentro : Plan de acción a desarrollar : a corto y
mediano plazo Observaciones: Nombre del vendedor:
Evaluación de la calidad del contacto (escaso, bueno, optimo) e Interese para las empresas para mediano y largo plazo.
“El después “: evaluación
de los resultados de la
feria
Una vez terminada
la feria, tenemos
que hacer una
evaluación global
para medir el
resultado de la
inversión y si vale
la pena repetir la
experiencia.
Evaluación de los resultados (I)
1. ¿La feria era adecuada a nuestros objetivos?
2. ¿Los objetivos establecidos han sido alcanzados?
3. ¿El número y la calidad de los visitantes estaban de acuerdo con lo previsto?
4. ¿Logramos divulgar de forma agresiva nuestra presencia en la feria antes del evento?
5. ¿Logramos transmitir la imagen correcta de la empresa?
Evaluación de los resultados (II)
6. ¿El mensaje que queríamos transmitir con nuestra presencia ha sido entendido?
7. ¿El producto que llevamos a la exposición era el más adecuado? Tendremos que realizar cambios?
8. ¿Cuáles actividades deben ser realizadas, después de la feria, con relación a: especificaciones técnicas del producto, empaque, diseño, precio, forma de venta?
9. ¿Hemos tenido concretas oportunidades de venta?
10. ¿Los encargados del Stand estaban preparados para cada tipo de público visitante?
Evaluación de los resultados (III)
11. ¿El presupuesto de los costos ha sido respectado?
12. ¿Cuál es la importancia de los eventuales contratos firmados?
13. ¿Cuantos fueran los contactos potencialmente interesantes?
14. ¿Vale la pena participar de la próxima edición de la feria?
15. Si sí, tenemos que hacer algún cambio ¿Dónde, porque y cómo?
Un importante
porcentaje del éxito
en la participación
en una feria depende
de la tempestividad
con que daremos
continuidad a los
contactos realizados
y a las informaciones
colectadas
Acciones que deben ser
desarrolladas después de la
evaluación de la feria (I)
1. Envíe un mensaje de agradecimiento a quien ha visitado su stand.
2. Envíe los documentos y las informaciones que le fueran solicitadas.
3. De continuidad a los contactos realizados en la feria (después de clasifica-los).
4. Defina un plan de acción en función de los resultados de la feria.
Acciones que deben ser
desarrolladas después de la
evaluación de la feria (II)
5. Envíe una comunicación a los medios especializados.
6. Envíe, a los contactos que no estuvieran en su stand (y que Ud le envió la invitación), un mensaje con la documentación de la empresa (catálogo, DVD, folletos etc.).
7. Mantenga contacto frecuente con su red de ventas.
Acciones que deben ser
desarrolladas después de la
evaluación de la feria (III)
8. Haga un clipping de los
artículos publicados sobre la
feria para tener un registro de
las noticias más importantes
con relación a los productos y
los expositores.
9. Envíe su propia evaluación à la
entidad organizadora de la
feria.
Una feria es una
operación
compleja y exige
el involucramiento
de todos los
sectores de la
empresa, además
de la elaboración
de un buen
planeamiento y
cronograma
Referencia
La información de la
presente diapositiva se basa
en los CHECK-LIST
extraídos del libro
«Ingeniería de la
exportación» de Nicola
Minervini
"Las pequeñas OPORTUNIDADES son el principio de las grandes EMPRESAS.“
Víctor Mondragón
Asesor en exportación
Diario del Exportador www.diariodelexportador.com
Tel. +51 944 973 066 martinmondragon@outlook.com
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