FERIAS

INTERNACIONALES ANTES, DURANTE Y DESPUES

Víctor M. Mondragón Gutiérrez Facilitador Avansys www.victormondragon.com

“Se estima que existen en el mundo, 1’070

ferias, con área expositiva de mínimo 5 mil

metros cuadrados. Europa concentra 44%

de las ferias en el mundo.”

Administración de Negocios Internacionales

Negociación Internacional Víctor M. Mondragón Gutiérrez

vmondragon@avansys.edu.pe

® Presentación de los derechos reservados.

Una presentación de Víctor Martín Mondragón Gutiérrez para el VI semestre de la carrera de Administración de Negocios Internacionales de Avansys, Grupo el Comercio – Lima, se diseño y editó en la ciudad en la ciudad de Lima a los 03 días del mes de Diciembre del 2015.

Queda prohibido su reproducción total o parcial sin autorización expresa de los autores.

LOGRO DEL CURSO

Al finalizar la unidad didáctica, el

estudiante comprende la

importancia de un trabajo pre y

post feria de las empresas con

criterio según la base teórico

práctica.

FERIAS INTERNACIONALES

ANTES, DURANTE Y DESPUES Víctor Mondragón

vmondragon@avansys.edu.pe

¿Qué son las Ferias

Internacionales?

Definición

Las ferias internacionales, son un mecanismo

privilegiado de promoción comercial, que facilita el

acceso y la permanencia de un producto en un

determinado mercado.

Elementos

Promoción

Publicidad Investigación de

Mercado

Relaciones Publicas

OPORTUNIDADES

COMERCIALES

Tipos

1. Las ferias generales son aquellas ferias en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos; ejemplo la Expocruz en Santa Cruz (Bolivia).

2. Las feria Universal, eventos en los que participan todos los países del mundo para dar a conocer sus creaciones e innovaciones más importantes; ejemplo la Expo Lisboa (Portugal).

3. Las Ferias especializadas en las que se presenta productos o servicios de un sector en especifico como la Agrishow, en Ribeirão Preto www.agrishow.com.br en Brasil o Iberjoyas en España o la Feria del Mueble en Colonia, en Alemania www.imm-cologne.com o la feria de calzados y bolsos “Modama” en Guadalajara en México www.modama.com.mx

Relación Empresa - Feria

Las empresas muestren sus productos y

aprovechen contactos para nuevos

negocios y clientes, y su vez ayuda a

crear y mantener la imagen de un país y

fortalece la presencia de las empresas y

sus productos dentro de un ámbito global.

La participación en ferias hace parte del

plan promocional de la empresa y

representa cerca de 40% a 50% del

presupuesto destinado à la comunicación

y promoción.

¿Por qué participar en una Feria

Internacional?

1. Alta concentración de público posible comprador y de competidores.

2. Posibilidad concreta de evaluar, “al vivo”, las reacciones del cliente potencial.

3. Aprovechamiento de la motivación a comprar del público visitante.

4. Acceso a un público desconocido.

5. Relación costo-contacto muy competitiva.

6. Motivación y soporte para la eventual estructura de venta local.

7. Posibilidad de despertar interés en inversionistas.

8. Desarrollo de imagen de la empresa.

9. Posible inicio de negociaciones.

10. Prueba para el nivel de aceptación de nuevos productos.

11. Realización de investigación de mercado.

12. Posibilidad de seleccionar la red de ventas.

13. Posibilidad de consolidar el relacionamiento con los clientes.

14. Acelerar el proceso de decisión de compras y buscar pedidos de compras.

15. Evaluar la competitividad de la red de proveedores.

16. Obtener una idea más clara de cómo anda el mercado.

17. Encontrarse con los clientes habituales y estrechar aún más la relación cliente-proveedor.

18. Buscar nuevos mercados.

19. Lograr contactos con especialistas en comercio exterior.

20. Posicionarse con relación à la competencia.

21. Conocer y /o comprobar el

grado de satisfacción de los

clientes.

22. Posibilidad de participar a

eventos paralelos (como

work-shop, seminarios,

ponencias) con la finalidad

de evaluar las tendencias

¿Participar como expositor o

como visitante?

1. ¿Para cual mercado nos dirigimos y lo que queremos comunicar?

2. ¿La empresa tiene la capacidad de internacionalizarse?

3. ¿Cuáles son los objetivos comerciales y de marketing?

4. ¿Cuál es el presupuesto disponible?

5. ¿Existe otra actividad que vamos

poder realizar paralelamente a la feria? (work-shop, congreso, etc)

6. ¿Tenemos otro compromiso más importante que ocurre en el mismo periodo?

7. Tipo de público visitante y de expositores.

8. Período de realización.

9. Imagen internacional de la feria.

10. Importancia para la empresa del mercado en que la feria se realiza.

11. Disponibilidad de la empresa para invertir después de la feria y relación costo-beneficio.

12. Adaptación del producto a normas y

tendencias internacionales.

13. Calidad intensidad de la promoción

del evento por parte de los

organizadores

14. Resultados de una investigación

preliminar del mercado

15. Nivel de especialización de la feria

16. Posibilidad de obtener un stand con

una buena localización (depende del

tamaño del stand y el poder

contractual de la empresa).

Participar en una Feria

Internacional

A veces, las empresas

participan a una feria sin

haber elaborado un plan de

acción en los mercados.

En este caso, la inversión

probablemente no tendrá

frutos o incluso podrá ser

contraproducente.

Proyecto Feria (Fases)

Antes de una Feria

Durante una Feria

Después de una Feria

El “antes”: la preparación

Una óptima

preparación puede

representar la

diferencia entre el

fracaso y el éxito

de una empresa en

la feria

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (I)

1. Defina de forma clara los objetivos de la participación a la feria.

2. Solicite informaciones sobre la feria a la entidad organizadora.

3. Asegúrese de la feria sea adecuada a sus objetivos.

4. Busque encargar un coordinador interno a la empresa para el “proyecto feria”.

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (II)

5. Elabore un cronograma de todas las actividades incluyendo la preparación, la presencia en la feria y la fase de seguimiento

6. Busque una investigación de mercado sobre tu sector industrial en el País (o área geográfica) donde se desarrolla la feria.

7. Defina quien de sus colaboradores de su empresa estarán presentes en la feria y haga una adecuada capacitación para ellos.

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (III)

8. Haga una revisión sobre las normas de participación a la feria a través del reglamento suministrado por los organizadores.

9. Elabore el proyecto del stand, o contacte los servicios de empresas especializadas, y solicita la aprobación del proyecto por parte de la entidad organizadora (cuando así es especificado en el reglamento).

10. Seleccione los productos y las respectivas muestras que Ud. presentará en la feria.

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (IV)

11. Prepare un listado de precios con las alternativas de Incoterms FOB, CIF y para los países de mayor interés.

12. Procure conocer la estructura de costos de importación de su producto en el mercado-meta de la feria y investigue cual es la documentación necesaria para el despacho de los productos.

13. Programe la preparación del material de soporte, como documentación técnica, trípticos, catálogos, desplayes, “espectaculares”, etc.

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (V)

14. Envíe una invitación a los

clientes potenciales que podrán

interesarse en visitar su stand.

15. Verifique la posibilidad de ser

ponente en eventuales congresos,

encuentros y participar a “ruedas

de negocios” en la feria.

¿Cuánto será la

inversión para

participar en la

feria?

Formato de los costos de

participación de una Feria (I)

1. Alquiler del espacio ferial.

2. Proyecto y instalación completa del stand.

3. Registro en el catálogo de la feria.

4. Registro en el sistema de informaciones de la feria.

5. Servicios de limpieza y seguridad del stand.

Formato de los costos de

participación de una Feria (II)

6. Servicios de “catering”. (alimentos, bebidas, etc.)

7. Gadget (regalos para los visitantes).

8. Documentación, catálogos, folletos, trípticos.

9. Preparación de eventuales videos.

10. Promoción (compra de listados de potenciales visitantes, envío de invitaciones, anuncios en revistas o periódicos, anuncios en intranet)

Formato de los costos de

participación de una Feria (III)

11. Compras de boletos de entrada para envío a los clientes prioritarios.

12. Servicios fotográficos durante la feria.

13. Elaboración de materia (muestras) específico para llevar en ferias.

14. Despacho de las muestras.

15. Costos para viaje y estancia de los funcionarios de la empresa.

Formato de los costos de

participación de una Feria (IV)

16. Costo de la documentación necesaria para la importación de las muestras en el País donde se desarrolla la feria.

17. Eventuales servicios de traducción e interpretes

18. Eventuales servicios de presencia de azafatas en el stand.

Es fundamental

que la empresa

realice un plan

promocional

agresivo y muy

profesional, de

forma a optimizar

al máximo su

participación en la

feria

Acciones de promoción antes de

la realización de la feria

1. Registro en el catálogo de la feria y el sistema informático de la feria.

2. Envío de mensajes para otros exportadores que tengan sinergia con la empresa (por ejemplo, puede sacar los nombre y direcciones a través del catálogo de la edición anterior de la misma feria).

3. Envío de mensajes a posibles interesados en su empresa.

El durante: la presencia en

la feria

Ya instalamos

nuestro stand y

preparamos

nuestros

colaboradores

para el grande

evento

Acciones que deben ser

desarrolladas y cuidados para

observar durante la feria (I)

1. No sea agresivo con el visitante. La mejor estrategia es despertar la curiosidad del visitante.

2. Procure identificar pronto quien es el visitante, para que Uds. pueda emplear el lenguaje y los argumentos más adecuados (o incluso....liberarse!). No use de inmediato un lenguaje excesivamente técnico.

3. En el caso de ferias en el exterior, contrate un intérprete profesional para las negociaciones con posibles clientes.

4. Ojo a los “coleccionadores de catálogos”: sea moderado en la distribución de su documentación.

Acciones que deben ser

desarrolladas y cuidados para

observar durante la feria (II)

5. Asegúrese de que el personal responsable del stand sea profesional y sepa suministrar las informaciones necesarias a los visitantes sobre su empresa y los productos.

6. Recuerde que la presencia de directores, gerentes y funcionarios de alto nivel de la empresa es fundamental.

7. Controle a diario el estoque de material publicitario, para evitar sorpresas del tipo “se terminaran los catálogos”! en el medio del periodo de la feria.

Acciones que deben ser

desarrolladas y cuidados para

observar durante la feria (III)

8. Muestra a los visitantes el interior de su empresa con una videocámara, “al vivo”.

9. Publica en su página internet, los hechos más relevantes que ocurren durante la feria.

10. Averigüe si Ud. puede comprar el listado de los nombre de los participantes de los seminarios eventualmente realizados durante la feria. Esto puede ser muy útil, pues se trata de un mailing actualizado, que tiene apenas gente interesadas en su sector de negocios.

Actividades a ser realizadas

antes de la participación en una

feria (IV)

11. Instale un laptop conectado à Internet, para que los participantes puedan entrar en su página web, caso están con curiosidad de hacerlo.

12. Organice eventos para motivar la prensa especializada a visitar su stand (demonstraciones de productos, por ejemplo).

13. Averigüe si es posible ofrecer un servicio, como informaciones técnicas sobre el sector, investigación, consultorías, chequeos técnicos, etc.

Quien ya ha

participado en

grandes ferias

internacionales

conoce la cantidad

de visitas que un

stand puede

recibir durante el

periodo de la feria

Ejemplo de formato de

“Dados del visitante”

Fecha: Nombre de la feria: Nombre del visitante: Función en la empresa: Actividad principal de la empresa : Direcciones informáticas : Interés específico demostrado: Informaciones solicitadas por el visitante : Documentación que ha sido entregada

durante el encuentro : Plan de acción a desarrollar : a corto y

mediano plazo Observaciones: Nombre del vendedor:

Evaluación de la calidad del contacto (escaso, bueno, optimo) e Interese para las empresas para mediano y largo plazo.

“El después “: evaluación

de los resultados de la

feria

Una vez terminada

la feria, tenemos

que hacer una

evaluación global

para medir el

resultado de la

inversión y si vale

la pena repetir la

experiencia.

Evaluación de los resultados (I)

1. ¿La feria era adecuada a nuestros objetivos?

2. ¿Los objetivos establecidos han sido alcanzados?

3. ¿El número y la calidad de los visitantes estaban de acuerdo con lo previsto?

4. ¿Logramos divulgar de forma agresiva nuestra presencia en la feria antes del evento?

5. ¿Logramos transmitir la imagen correcta de la empresa?

Evaluación de los resultados (II)

6. ¿El mensaje que queríamos transmitir con nuestra presencia ha sido entendido?

7. ¿El producto que llevamos a la exposición era el más adecuado? Tendremos que realizar cambios?

8. ¿Cuáles actividades deben ser realizadas, después de la feria, con relación a: especificaciones técnicas del producto, empaque, diseño, precio, forma de venta?

9. ¿Hemos tenido concretas oportunidades de venta?

10. ¿Los encargados del Stand estaban preparados para cada tipo de público visitante?

Evaluación de los resultados (III)

11. ¿El presupuesto de los costos ha sido respectado?

12. ¿Cuál es la importancia de los eventuales contratos firmados?

13. ¿Cuantos fueran los contactos potencialmente interesantes?

14. ¿Vale la pena participar de la próxima edición de la feria?

15. Si sí, tenemos que hacer algún cambio ¿Dónde, porque y cómo?

Un importante

porcentaje del éxito

en la participación

en una feria depende

de la tempestividad

con que daremos

continuidad a los

contactos realizados

y a las informaciones

colectadas

Acciones que deben ser

desarrolladas después de la

evaluación de la feria (I)

1. Envíe un mensaje de agradecimiento a quien ha visitado su stand.

2. Envíe los documentos y las informaciones que le fueran solicitadas.

3. De continuidad a los contactos realizados en la feria (después de clasifica-los).

4. Defina un plan de acción en función de los resultados de la feria.

Acciones que deben ser

desarrolladas después de la

evaluación de la feria (II)

5. Envíe una comunicación a los medios especializados.

6. Envíe, a los contactos que no estuvieran en su stand (y que Ud le envió la invitación), un mensaje con la documentación de la empresa (catálogo, DVD, folletos etc.).

7. Mantenga contacto frecuente con su red de ventas.

Acciones que deben ser

desarrolladas después de la

evaluación de la feria (III)

8. Haga un clipping de los

artículos publicados sobre la

feria para tener un registro de

las noticias más importantes

con relación a los productos y

los expositores.

9. Envíe su propia evaluación à la

entidad organizadora de la

feria.

Una feria es una

operación

compleja y exige

el involucramiento

de todos los

sectores de la

empresa, además

de la elaboración

de un buen

planeamiento y

cronograma

Referencia

La información de la

presente diapositiva se basa

en los CHECK-LIST

extraídos del libro

«Ingeniería de la

exportación» de Nicola

Minervini

"Las pequeñas OPORTUNIDADES son el principio de las grandes EMPRESAS.“

Víctor Mondragón

Asesor en exportación

Diario del Exportador www.diariodelexportador.com

Tel. +51 944 973 066 martinmondragon@outlook.com

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