Time ManagementComo organizarte

a pesar de ti mismo

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Introducciones

• Nombre • Escuela o departamento donde trabajas

• Tu 3 principales records de gestión de tiempo•

Que te gustaría tener archivado al final del dia de hoy.

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“El secreto de ser organizado bajo cualquier circunstancia - y cualquier situación - es hacerse

cargo de su estilos de organización en lugar de dejar que se hagan cargo de usted”

Sunny schienger AUTOR“como se organizara a pesar de usted mismo”

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La meta para hoy...

Para identificar y hacerse cargo de su estilo de tiempo y espacio.

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Agenda

• Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que hace-res” que funcionen

• Los 5 estilos de administración de tiempo

• Los 5 estilos de administración de espacio

• Cuando los estilos chocan…

• Haciéndolo funcionar para ti

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Agenda

• Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen

• Los 5 estilos de administración de tiempo

• Los 5 estilos de administración de espacio

• Cuando los estilos chocan…

• Haciéndolo funcionar para ti

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Pre labor: registro de análisis de tiempo

Por tu cuenta:Revisa tu propio registro de tiempo para la semana y respon-de las preguntas enlistadas debajo del “registro de análisis de tiempo” (10-15min) Con tu grupo en la mesa:Discutan las respuestas a las preguntas 4, 5 y 6. (10-15min)

- El líder presenta los temas del grupo a la clase.

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Planeamiento

• Planeamiento a largo plazo:1 – 5 anos o mas

• Planeamiento a corto plazo

— Planes de 6 meses — Planes de 1 mes

— Planes diarios y semanales

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Lista Maestra

• Recopila una lista maestra para el próximo mes.

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Priorizando

Te estas concentrando en lo “poco vital” o lo “bastante trivial”?

Mes:__________________________

Lista Maestra

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Programando

Factores a tener en mente:

1. El horario de otras personas

2. Limites de tiempo

3. Niveles de nergia

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Pre Labor: análisis de nivel de energía

Cuando esta tu energía: - A su máximo - A su minimo

Durante el dia?

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Agenda

√ Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen

• Los 5 estilos de administración de tiempo

• Los 5 estilos de administración de espacio

• Cuando los estilos chocan…

• Haciéndolo funcionar para ti

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Estilos de administración de tiempo

Que estilo eres tu?

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5 estilos de administración de tiempo

1. Saltamontes 2. Perfeccionista3. Alérgico a los detalles4. Neutral

5. Al borde del precipicio

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Saltamontes

Características:•Disfruta la variedad y el cambio de ritmo.

•Disfruta sentirse ocupado.

•Se distrae facilmente.

•Deceoso de la gratificación inmediata.

Consejos útiles:•Calmarce un poco.

•Eliminar las distracciones e interrupciones cuando sea posible.

•Crear más estructura en tu día.

•Descomponer proyectos con mini-metas.

•Tiempo para ti.

•Abordar la frustración, la ansiedad y el aburrimiento en algo positivo, de la manera mas productiva.

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Demasido Perfeccionista

Características•Dificultad para distinguir entre altas normas y comportamiento so-

Cree que todo puede ser realizado bien y sin ayuda de nadie.

Herramientas de Ayuda•Revise que tenga todo lo necesario.

•·Conozca la diferencia entre actividades de baja y alta prioridad.

•·Diga que no ante nuevos artículos que pueden sobrecargarle su trabajo.

• Aprenda a delegar responsabilidades con eficacia.

•·Conserve los proyectos que disfruta y que sólo usted pueda hacer.

•·¿Realmente es mejor no tan perfecto que horrible? ¿Podría usted manejarlo?

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ALERGICO A LOS DETALLES

Características• Disfruta lidiar con un panorama general.

• Es muy impaciente para dar seguimiento a las cosas.

• Le gusta moverse rápido y se resiste a las tareas rutinarias.

Herramientas de Ayuda•Cree rutinas simples y básicas.

• Agilice su memoria escribiendo las cosas, recordatorios y organi-zando su material.

•·Busque a alguien que lo ayude a diseñar procedimientos de segui-miento a sus tareas y llévelo a cabo.

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INSEGURO

Características•·No está seguro de lo que quiere.

•·Tiene miedo de tomar las decisiones incorrectas.

•·No sabe por dónde comenzar.

•·Desconfía de lo desconocido.

Herramientas de Ayuda• Aprenda a evaluar sus necesidades y deseos.

• Separe sus decisiones en pequeños pasos con fechas límites indi-viduales.

• Utilice un sistema de clasificación a la hora de comparar un número de alternativas.

• Obtenga sugerencias de un amigo que tenga conocimiento en el campo.

• Preste atención a sus instintos y corazonadas.

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AL BORDE DEL PRECIPICIO

Características•Su estimado del tiempo es inexacta.

•Se fortalece con el estrés.

•Cree que la presión es necesaria para tener un mejor desempeño.

Herramientas de Ayuda•Controle el tiempo a medida de su trabajo.

•No espere la inspiración antes de empezar una tarea.

•Incremente sus plazos

•Si tiene que postergar, hágalo sólo con las tareas más pequeñas.

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Haciendo su estilo de trabajo, no contra usted...

Discuta:

•¿Cómo su estilo de trabajo le dificulta el poder realizar las cosas?

Refiérase a las diapositivas, al libro y discuta:

•Aquellas “herramientas de ayuda” que usted con-sidere provechosas y que le gustarían implementar.

También la lluvia de ideas, cualquier idea adicional que surja con su grupo.

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Agenda

√ Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen

√ Los 5 estilos de administración de tiempo

• Los 5 estilos de administración de espacio

• Cuando los estilos chocan…

• Haciéndolo funcionar para ti

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ORGANIZANDO SU ESPACIO

Beneficios

— Ahorre dinero y tiempo.

— Sea más productivo,

efectivo y creativo.

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ESTILOS DE GESTIÓN DEL ESPACIO

¿Qué estilo es usted?

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5 Estilos de organización del espacio

1. Todo Afuera

2. Nada Afuera

3. Ángulo Recto

4. Cachivachero

5. Desastre Total

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TODO AFUERACaracterísticas•Prefiere desplegar todo afuera, para que pueda estar a la vista.

•Siente como si fuera una pérdida de tiempo guardar las cosas.

•Cree que fuera de vista está fuera de la mente.

•Ve las pilas de papeles como evidencia de un arduo trabajo.

Herramientas de Ayuda•Realice una inspección de su escritorio.

•Siga un sistema de clasificación base para el papeleo que ingresa.

•Haga uso eficaz del espacio de su pared.

•Utilice un código de color para información importante y rápida identificación.

•Busque accesorios transparentes o traslúcidos para una sensación apertura y accesibilidad.

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TODO AFUERA Y EN ACCIÓN...

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NADA AFUERACaracterísticas• Odia ver desordenado su escritorio.

• Siente que todo está bajo con un escritorio limpio.

• Superficie clara, mente clara.

• Le gustan productos organizativos que escondan cosas que estén a la vista.

Herramientas de Ayuda• Cree un sistema de archivo para proyectos activos y a largo plazo.

• Cree un libro de planificación personal o un programa de computa-dora para mantener organizada su vida.

• Mantenga cerrados cajas apiladas o carrito con ruedas.

• Utilice sistemas de ajuste de diferentes compartimientos.

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NADA AFUERA EN ACCIÓN...