Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

PROJECT MANAGEMENT

Semana: 2

12 de marzo de 2013

Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto según La guía del PMBOK®

“La dirección de proyectos es la aplicación

de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades

del proyecto para cumplir con los requisitos

del mismo.

La aplicación de conocimientos requiere de

la dirección eficaz de los procesos

apropiados”.

En consecuencia, la dirección de proyectos

se logra con la ejecución de los procesos,

utilizando las herramientas, técnicas y

habilidades que tenemos.

¿Qué es un proceso?

“Un proceso es un conjunto de acciones y

actividades interrelacionadas realizadas

para obtener un producto, resultado o

servicio predefinido.

Cada proceso se caracteriza por sus

entradas, por las herramientas y técnicas

que puedan aplicarse y por las salidas que

se obtienen”.

¿Factores de éxito de un proyecto?

1. Seleccionar los procesos adecuados

requeridos para alcanzar los objetivos del

proyecto,

2. utilizar un enfoque definido que pueda

adoptarse para cumplir con los requisitos,

3. cumplir con los requisitos a fin de

satisfacer las necesidades y expectativas

de los interesados, y

4. equilibrar las demandas contrapuestas

relativas al alcance, tiempo, costo,

calidad, recursos y riesgo para producir el

producto, servicio o resultado

especificado.

Categorías principales de los procesos de dirección de proyectos , que son

ejecutados por el equipo de dirección de proyectos

Los procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los

proyectos por lo general están relacionados entre sí por el hecho de que

se llevan a cabo para un propósito integrado.

El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar

un proyecto.

Los procesos orientados a la dirección de proyectos aseguran que el

proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Estos

procesos incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la

aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las

Áreas de conocimiento.

Categorías principales de los procesos de dirección de proyectos , que son

ejecutados por el equipo de dirección de proyectos

Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto

del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de

vida del proyecto y varían según el área de aplicación.

Los procesos de dirección de proyectos se aplican globalmente a

todos los grupos de industrias.

Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a

que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de dirección

de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia

variedad de proyectos.

Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos según La guía del PMBOK®

La Guía del PMBOK® describe la naturaleza de los procesos de dirección de

proyectos en términos de su integración, las interacciones dentro de ellos, y sus

propósitos.

LA INTERACCIÓN ENTRE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS SEGÚN LA GUÍA DEL PMBOK® Un concepto subyacente a la interacción entre los procesos de dirección de proyectos es el del ciclo planificar-hacer-revisar-actuar (conforme a la definición del manual de la American Society for Quality). Este ciclo está vinculado por los resultados, es decir, el resultado de una parte del ciclo se convierte en la entrada de otra

Los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto. El Grupo de Procesos de Planificación proporciona al Grupo de Procesos de Ejecución un plan de gestión del proyecto documentado y un enunciado del alcance del proyecto, y a menudo actualiza el plan de gestión del proyecto a medida que avanza el proyecto.

La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o

es un producto entregable del proyecto.

El Grupo de Procesos de Planificación proporciona al Grupo de Procesos de

Ejecución un plan de gestión del proyecto documentado y un enunciado del alcance

del proyecto, y a menudo actualiza el plan de gestión del proyecto a medida que

avanza el proyecto.

Los grupos de procesos pocas veces son eventos discretos o que ocurren una única

vez; son actividades superpuestas que se producen con distintos niveles de

intensidad a lo largo del proyecto.

Interacción entre los Grupos de Procesos y el de nivel de superposición

Si el proyecto se divide en fases,

los grupos de procesos

interactúan dentro de una fase del

proyecto y también pueden

entrecruzarse entre las fases del

proyecto.

Entre los grupos de procesos y

sus procesos, las salidas de los

procesos se relacionan y tienen

un impacto sobre los otros grupos

de procesos.

Cuando un proyecto está dividido en fases, los grupos de procesos normalmente se repiten dentro de cada fase durante la vida del proyecto para posibilitar su conclusión efectiva. Sin embargo, así como no todos los procesos serán necesarios en todos los proyectos, no todas las interacciones serán aplicables a todos los proyectos o fases del proyecto.

Descripción de los grupos de procesos de dirección de proyectos

Los cinco grupos de procesos cuentan con dependencias

bien definidas y normalmente se los ejecuta en la misma

secuencia en cada proyecto.

Los grupos de procesos son independientes de las áreas

de aplicación y del enfoque de las industrias.

Los grupos de procesos individuales y los procesos

individuales que los constituyen a menudo se repiten

antes de concluir el proyecto.

Los procesos constitutivos pueden presentar

interacciones dentro de un grupo de procesos y entre

grupos de procesos.

Estas interacciones, cuya naturaleza varía de un proyecto

a otro, pueden realizarse o no en un orden determinado.

5 grupos de procesos de dirección de proyectos

Un grupo de procesos incluye los procesos

constitutivos de la dirección de proyectos

que están vinculados por las entradas y

salidas respectivas; de este modo el

resultado de un proceso se convierte en la

entrada de otro.

Los grupos de procesos no son fases del

proyecto.

Correspondencia entre los 42 procesos de

dirección de proyectos con los 5 grupos de

procesos de dirección de proyectos y las 9

Áreas de Conocimiento de la Dirección de

Proyectos. La Guía del PMBOK®

9 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyecto

EL DIAGRAMA DE FLUJO DE

PROCESOS, DE LA GUÍA DEL PMBOK®,

proporciona un resumen global del flujo

básico y de las interacciones entre los

grupos de procesos y los interesados

específicos.

Grupos de procesos: Son conjuntos

de acciones y actividades

interrelacionadas realizadas para

obtener un producto, resultado o

servicio predefinido.

Área de Conocimiento: describen los

conocimientos y las prácticas de la

dirección de proyectos que toda gestión

de proyectos debe gestionar.

Dirección de proyectos: es la

aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a

las actividades del proyecto para

cumplir con los requisitos del mismo.

Grupo de Procesos de Iniciación

• El Grupo del Proceso de Iniciación está compuesto

por aquellos procesos realizados para definir un

nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto

ya existente, mediante la obtención de la

autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

• Dentro de los procesos de iniciación, se define el

alcance inicial y se comprometen los recursos

financieros iniciales.

• Se identifican los interesados internos y externos

que van a interactuar y ejercer alguna influencia

sobre el resultado global del proyecto.

• Si aún no fue nombrado, se seleccionará el director del proyecto.

• Esta información se plasma en el acta de constitución del proyecto y registro de

interesados.

Grupo de Procesos de Iniciación: Entradas y Salidas

Grupo del Proceso de Planificación

El Grupo del Proceso de Planificación está

compuesto por aquellos procesos realizados para

establecer el alcance total del esfuerzo, definir

y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de

acción requerida para alcanzar dichos

objetivos.

Los procesos de planificación desarrollan el plan

para la dirección del proyecto y los documentos

del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.

La naturaleza multidimensional de la dirección de

proyectos genera bucles de retroalimentación

repetidos que permiten un análisis adicional.

Grupo del Proceso de Planificación

A medida que se recopilan o se comprenden más

características o informaciones sobre el proyecto,

puede ser necesaria una mayor planificación.

Los cambios importantes que ocurren a lo largo del

ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de

reconsiderar uno o más de los procesos de

planificación y, posiblemente, algunos de los

procesos de iniciación.

Esta incorporación progresiva de detalles al plan

para la dirección del proyecto recibe generalmente

el nombre de “planificación gradual”, para indicar

que la planificación y la documentación son

procesos repetitivos y continuos.

Grupo del Proceso de Planificación: Entradas y Salidas:

Grupo del Proceso de Planificación: Entradas y Salidas:

Grupo del Proceso de Ejecución

El Grupo del Proceso de Ejecución

está compuesto por aquellos

procesos realizados para completar

el trabajo definido en el plan para la

dirección del proyecto a fin de cumplir

con las especificaciones del mismo.

Este grupo de proceso implica

coordinar personas y recursos, así

como integrar y realizar las

actividades del proyecto de

conformidad con el plan para la

dirección del proyecto

Grupo del Proceso de Ejecución: Entradas y Salidas:

Grupo del Proceso de Ejecución: Entradas y Salidas:

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

El grupo del Proceso de Seguimiento y Control

está compuesto por aquellos procesos

requeridos para supervisar, analizar y regular el

progreso y el desempeño del proyecto, para

identificar áreas en las que el plan requiera

cambios y para iniciar los cambios

correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos

radica en que el desempeño del proyecto se

observa y se mide de manera sistemática y

regular, a fin de identificar variaciones respecto

del plan para la dirección del proyecto

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

El grupo de procesos de seguimiento y control

también incluye:

controlar cambios y recomendar acciones

preventivas para anticipar posibles problemas,

dar seguimiento a las actividades del proyecto,

comparándolas con el plan para la dirección del

proyecto y la línea base desempeño de

ejecución del proyecto,

influir en los factores que podrían eludir el

control integrado de cambios, de modo que

únicamente se implementen cambios

aprobados.

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: Entradas y Salidas:

Grupo del Proceso de Cierre

El Grupo del Proceso del Cierre está compuesto

por aquellos procesos realizados para finalizar

todas las actividades a través de todos los grupos

de procesos de la dirección de proyectos, a fin de

completar formalmente el proyecto, una fase del

mismo u otras obligaciones contractuales.

Este grupo de procesos, una vez completado,

verifica que los procesos definidos se hayan

completado dentro de todos los grupos de

procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del

mismo, según corresponda, y establece

formalmente que el proyecto o fase del mismo ha

finalizado

Grupo del Proceso de Cierre: Entradas y Salidas:

Exposición Grupal Calificada: Jueves 14 Marzo

1. Presentación del Proyecto a Dirigir

2. Justificación

3. Objetivos del proyecto

4. Descripción del producto

5. Perfil del Consumidor