CAPACITACION EN MATERIA DE TRANSPARENCIA … · LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIOIN DE ARCHIVOS...

UNIDAD DE INFORMACIÓNCOORDINACIÓN DE ARCHIVOS

CAPACITACION EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y

ARCHIVO

Presentación

Unidad de Información

• El objetivo particular de este curso se centraen sensibilizar a todas las personal queparticipa, en la importancia que revisten losarchivos públicos en el ejercicio del derechode acceso a la información pública, latransparencia, la protección de datospersonales y la rendición de cuentas

• Por lo expuesto, es de vital importancia quelos documentos generados por los servidorespúblicos se encuentren organizados,conservados y preservados en un archivo, paraasí hacer efectivo el derecho a saber.


INTRODUCIÓN

Hoy en día los archivos han tomado relevancia porsu relación con los temas más sensibles de lasociedad actual como son:• La transparencia, el acceso a la información• La rendición de cuentas• La protección de datos personales• El gobierno abierto• El gobierno digital, etc


• Se consideran a los archivos centros deinformación, donde se concentran losdocumentos de manera organizada, paracoadyuvar con la gestión administrativa. Y almismo tiempo se conciben como lospreservadores de la memoria corporativa ysocial.


De esta manera, los archivos son la base de unmodelo de transparencia, acceso a lainformación y rendición de cuentas.


Temática


o Conocimiento de la normatividad en materia de transparencia y archivo

o Protección de datos personales y solicitudes de información o Estructura de archivo o Actualización del cuadro general de clasificación archivísticao Ciclo vital del documentoo Integración de expedienteo Depuración/ expurgoo Transferencia primaria

Herramientas de Apoyo

http://www.slpsalud.gob.mx/ui/


http://www.slpsalud.gob.mx/ui/

Unidad de Información 14 de Mayo de 2015

Normatividad:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

– Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado.

– Ley de Archivos.


Constitución Política

• Reforma al artículo 6° constitucional queestablece el acceso a la información públicacomo un derecho fundamental de losmexicanos.


Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública

• Información Pública de Oficio.

• Solicitudes de Información.

• Protección de Datos Personales


Protección de Datos Personales


Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí

• Publicada 20 de Octubre de 2012


¿Qué son los archivos?

• Tradicionalmente se han propuesto, al menos, tres formas de definir a los archivos:

El edifício que alberga documentos administrativos o históricos

El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología desarrollada por la ciencia archivística

La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo General de la Nación o un Archivo General de un Estado.


Centros de información y casa de la

memoria histórica


Centros de información y casa de la

memoria histórica


• Controlan la inmensa masa de documentospara la eficacia y eficiencia de lasadministraciones.

• Mientras que como casa de la memoria, losarchivos resguardan el patrimonio documentalde la sociedad y coadyuvan a sustentar laidentidad de un pueblo.

• En esta perspectiva, los archivos administrativos y los históricos forman un proceso continuo que da como resultado una visión integral de la archivística.

• Es decir, desde que nacen hasta su destino final se les asigna un valor de utilidad social y con base en ello se conservan como históricos, en trámite o se eliminan.


Organización de los Archivos


TIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVO DE TRAMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTORICO


CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1-2

AÑOS

ARCHIVO TRAMITE

FASE ACTIVA

3-5

AÑOS

ARCHIVO CONCENTRACIÓN

FASE SEMIACTIVA

INDEFINIDAMENTE

ARCHIVO HISTORICO

CONSULTA


• Los archivos se organizan de acuerdo a un esquema lógico.

• Los archivos son reflejo de las funciones y atribuciones, así como de las decisiones que se toman en las instituciones gubernamentales.


• Los documentos que poseen las instituciones públicas se agrupan y ordenan dando como resultado un expediente. Y al conjunto de expedientes de las áreas Administrativas de éstas instituciones se les conoce como series documentales.

Unidad de Información 14 de Junio de 2014

• A su vez, estas series son producidas y relacionadas con unidades administrativas (secciones), que son quienes las generan en apego a sus funciones establecidas por alguna normatividad vigente.


• Al conjunto de documentos producidos y organizados por una dependencia, se le conoce como fondo documental y se conserva en un archivo


• De esta manera, se van identificando las series con una nomenclatura fija y oficial, dando como resultado un cuadro general de clasificación archivística , que es una guía segura y confiable para ir estructurando un sistema de información.


Cuadro de General de Clasificación

Archivística

• Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

C.G.C.A


Expediente


INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIOIN DEARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ

ARTICULO 9

• Los documentos de archivo deben integrarse y obrar enexpedientes, o unidades de documentación compuesta,constituidos por uno o varios documentos de archivo,ordenados lógica y cronológicamente y relacionadospor un mismo asunto, materia, actividad o tramite.


EL SANDWICH • TAPA

• RELLENO

• TAPA 2

• Inicio del asunto

• Desarrollo del asunto

• Fin del asunto

ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o tramite.


¿ De que se integra los expediente?

DOCUMENTO

• Es aquel que sin importar su formato o medioha sido creado, recibido, manejado y usadopor un individuo u organización encumplimiento de obligaciones legales y en elejercicio de su actividad, es decir, sonproducidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.


CARACTERÍSTICAS

1. Documentos identificados con alguna codificación del CuadroGeneral de Clasificación Archivística de la dependencia.

2. Testimonio y garantía documental del acto administrativo, esdocumentación única.

3. Son o pueden ser patrimonio documental.

4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo deConcentración para su conservación precautoria o se tramita su baja.

5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID


ADMINISTRATIVOS

CONTABLES

Caratula de Expediente


IDENTIFICACIÓN CARPETA LEFORT


Inventario de Transferencia al Archivo de

Tramite


EXPURGO/ DEPURACIÓN


DEPURACIÓN

• Importancia del documento según su valor.

• Se determina si la documentación es materiade expurgo o sigue el proceso del ciclodocumental. Doc.

Comprobación admon.

Inmediata

Apoyo informativo


DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

• Está constituido por ejemplares múltiplesde origen y características diversas cuyautilidad en las unidades responsablesreside en la información que contienepara apoyo de las tareas asignadas


CARACTERISTICAS

•Generalmente son ejemplares múltiples queproporciona información, no son originales.

• No se transfiere al Archivo de Concentración.

• Carecen de conceptos tales como vigencias o valoresadministrativos.

• Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad.


DOCUMENTOS DE COMPROBACION

ADMINISTATIVA INMEDIATA

• Son creados o recibidos por una institución oindividuos en el curso de trámitesadministrativos o ejecutivos y amparan larealización de un acto administrativoinmediato.


CARACTERISTICAS

• Son producidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.

• Son comprobantes de la realización de un actoadministrativo inmediato.

• No son documentos estructurados con relación aun asunto.


CARACTERISTICAS

• No se clasifican conforme al Cuadro General deClasificación Archivística.

• No son transferidos al Archivo de Concentración.

• Su baja debe darse de manera inmediata al terminó desu utilidad o una vez concluida su vigencia,eliminándose bajo supervisión y levantamiento de unacta administrativa.

• Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses.


ESPECIFICACIONES PARA EL EXPURGO

Los documentos deben estar debidamente

relacionados.

Sin carpetas ledfort, clip, grapas, post-it, broches

Baco

Almacenados en las cajas que deberán estar

identificadas

Relacionados caja con inventario de expurgo

Separados de documentos de Comprobación

Administrativa Inmediata de los de Apoyo

Informativo


FORMATO –DEPURACIÓN


Foliación

• Los expedientes deberán foliarse para laintegridad de la información que contienen ytambién deberá evitarse incorporar en ellos,en lo posible, elementos que dañen o lastimenlos documentos.


TRANSFERENCIA PRIMARIA

• LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ

ART. 2• TANSFERENCIA PRIMARIA: EL PROCESO DE TRASLADO

CONTROLADO Y SISTEMATICO DE EXPEDIENTES DE CONSULTAESPORÁDICA DE UN ARCHIVO DE TRÁMITE A UN ARCHIVO DECONCENTRACIÓN


ELEMENTOS PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA

LINEAMIENTOS PARALA GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL ESTADODE SAN LUIS POTOSÍ

ART 38.

Los entes obligados deberán contar con los inventarios dedescripción básica de los expedientes y series que se encuentrandepositados en los diversos archivos de la institución, en los quedeberán registrarse la información que permita la plenaidentificación, descripción y localización de los expedientes yseries que se incluyan en los propios inventarios.


CARATULA DE LEGAJO


IDENTIFICACIÓN DEL LOMO


INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA


CEDULA DE IDENTIFICACIÓN DE LA CAJA


TRANSFERENCIA PRIMARIA

• VALIDACIÓN PREVIA

• TRANFERENCIA VÍA OFICIAL Dirigido al Director de Planeación, Evaluación y Proyectos Especiales

Numero de cajas

Anexar formato


ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


Fuente:

• El ABC de los Archivos. COMAIP

• El ABC de los Datos Personales. COMAIP


Subdirección Informática y Estadística en salud


L.M.I Isaac Moreno Flores

[email protected]

Coordinación de Archivos

L.A Y. Adilene Piña [email protected]

Información publica de Oficio

Cristina Esquivel [email protected]

Solicitudes de InformaciónL.D. Blanca Estela Parra

[email protected]

(444) 834-1100 Ext. 21352 y 21293

mailto:[email protected]




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