INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

PR-GDO-02-V1

Vigencia:02/07/2015

CONTENIDO

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Definiciones

5. Generalidades y marco normativo

6. Procedimiento

7. Registros

8. Control de revisión y cambios

Devisado Apro^aoo

Antonio Rico PrietoAsesor

Sonia Mercedes RomeroRodríguez

Jefe Of. Gestión Administrativa yFinanciera

éndez

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INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

PR-GDO-02-V1

Vigencia:02/07/2015

1. Objetivo

Determinar los criterios de eliminación de documentos en los Archivos de Gestión y en elArchivo Central del Instituto de Tránsito y Transportes de Acacias -ITTA-, como resultadode la aplicación de las Tabla de Retención Documental (TRD) y las Tablas de ValoraciónDocumental (TVD), respectivamente.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica para todas las Dependencias del Instituto de Transito yTransportes de Acacias -ITTA-, una vez se efectúe la aplicación de las Tablas deRetención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) aprobadas,previa solicitud de los jefes de Oficina, y aprobación del Comité Interno de Archivo.

Las actividades serán programadas desde el archivo central con el diligenciamiento delPlan Anual de Eliminaciones. El seguimiento se realizará a través de la recepción de losformatos de autorización, las Actas de eliminación, los Inventarios Documentales, y lasconstancias de publicación en página WEB.

3. Responsables

El desarrollo del presente procedimiento es responsabilidad del funcionario a cuyo cargoesté la custodia de los archivos, previa autorización del Comité Interno de Archivo.

4. Definiciones

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de losarchivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vezfinalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas oinstituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para elcumplimiento de sus funciones.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en (astablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que hanperdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en

, otros soportes.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

PR-GDO-02-V1

Vigencia:02/07/2015

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe demanera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientestipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.

Tabla De Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales alos cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como unadisposición final.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión alcentral, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoracióndocumental vigentes.

5. Generalidades y marco normativo

El procedimiento de eliminación documental será aplicable a los documentos registradosen las TRD y en las TVD aprobadas, cuyos tiempo de retención ya se hayan cumplido.

Los tiempos de retención iniciarán a contar una vez se haya cerrado el respectivo trámitede los expedientes, para el caso de los expedientes complejos, (contratos, procesos,historias laborales, etc.) y/o se haya culminado la vigencia, para los expedientes simples(Resoluciones, Comprobantes, informes, etc.).

Las eliminaciones documentales son responsabilidad de cada jefe de oficina, quiéndeberá efectuar las solicitudes ante el Comité Interno de Archivo, anexando los soportesque se requieran.

Quien aprueba las eliminaciones de documentos es el Comité Interno de Archivo, previajustificación por parte de los Jefes de oficina.

Las eliminaciones deberán efectuarse siempre mediante la técnica de "picado del papel",dejando evidencia fotográfica en la respectiva Acta de Eliminación.

Los documentos valorados como "históricos" no podrán ser objeto de eliminación.

Normatividad vigente:

• Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos• Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, modifica el procedimiento para

la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD yTVD

• Acuerdo 05 de 2013, se establecen los criterios básicos paro la clasificación,ordenación y descripción de los archivos.

• Acuerdo 02 de 2014, Por medio del cual se establecen los criterios básicos paracreación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes

• Acuerdo 038 de 2002, establece la obligatoriedad de los inventarios documentales.

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Vigencia:02/07/2015

6. Procedimiento

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ACTIVIDADIdentificar en las TRD y TVD los expedientes que yahan cumplido los tiempos de retención y que sudisposición final sea la eliminación.

Diligenciar el formato de Inventario Único Documentalde los documentos objeto de eliminación. (Ver FR-GDO-03-V1)

Elaborar el escrito de justificación técnica y legal paraproceder con la eliminación, y/o Solicitar el ConceptoTécnico.

Elaborar la Solicitud de Aprobación de la eliminaciónde documentos al Comité Interno de Archivo

Revisar el cumplimiento de los requisitos delprocedimiento

Diligenciar el Plan Anual de Eliminaciones con lassolicitudes allegadas

Presentar al Comité de Archivo las solicitudes deeliminación con los respectivos soportes

Aprobar o desaprobar las solicitudes de eliminación yel Plan Anual de Eliminaciones mediante Acta.

Solicitar la publicación de los inventarios documentalesde los expedientes a eliminar en la página Web.

Publicar por treinta (30) días en la página Web

Recepcionar las observaciones al proceso efectuadaspor los ciudadanos, y dar respuesta a losrequerimientos, (si los hubiere).

Atender durante los sesenta (60) días siguientes a lapublicación, los requerimientos efectuados por elArchivo General de la Nación (si los hubiere).

Informar a los jefes de dependencia de la aprobacióndel procedimiento, y de las fechas límites para allegarlos soportes.

Elaborar el Acta de Eliminación Documental

RESPONSABLEServidor a cargo del

Archivo

Servidor a cargo delArchivo

Servidor a cargo delArchivo

Servidor a cargo delArchivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Comité Interno deArchivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Ingeniero de Sistemas

Secretario ComitéInterno de Archivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

Servidor a cargo delArchivo

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ACTIVIDADEfectuar el picado del papel

Firmar el Acta de Eliminación de Documentos comoevidencia de aprobación

Conservar los soportes del proceso de eliminación deforma permanente.

RESPONSABLEServidor a cargo delArchivoSecretario ComitéInterno de Archivo

Secretario ComitéInterno de Archivo

7. Registros

Código

FR-GDO-03-V1

NOMBRE DELREGISTRO

Formato únicode i n ventanodocumental

LUGAR DEARCHIVO

ArchivoCentral

RESPONSABLEDE SU ARCHIVO

Funcionario ArchivoCentral

TIEMPO DERETENCIÓN

Según TRD

DISPOSICIÓNFINAL

Según TRD

8. Control de revisión y cambios

FECHA Versión CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

09/06/2015 Creación del documento en el marco de laactualización del MECÍ. Se establecen los parámetros ymetodología para la eliminación de documentoscuando sea aplicable, de acuerdo con los lineamientosdel Archivo General de la Nación

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