Curso Taller de MS Project 2010 - Respuesta del Proyecto a los Cambios

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Sesión 06:

Respuesta del Proyecto a los cambios

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MS PROJECT 2010

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Objetivo de la sesión

Monitorear y ajustar la programación y los

costos del proyecto.





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Contenido de la Sesión 06

6.1 Respuesta del Proyecto a los cambios.

6.1.1 Monitoreo y ajuste de la programación.

6.1.2 Monitoreo y ajuste de costos.





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6.1 RESPUESTA DEL

PROYECTO A LOS

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6.1.1 MONITOREO Y

AJUSTE DE LA

PROGRAMACIÓN





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Monitoreo y ajuste de la programación

Si estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tenemos que tener presente lo siguiente: • La fecha límite del proyecto. • Ruta crítica. • Las fechas de comienzo y de fin de las tareas críticas. • El progreso actual de las tareas críticas.

Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la programación para alinearla con la fecha objetivo.





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Monitoreo del progreso de la

programación





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Monitoreo y ajuste de la programación

Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para alcanzar la fecha límite utilizará una u otra técnica de entre las siguientes:

Revisar las fechas límite y la ruta crítica. Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones. Agregar recursos a las tareas.





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1. Revisión del progreso de la programación general

Se revisa las estadísticas del proyecto.





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2. Revisión de la Ruta Crítica





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3. Revisión del progreso de las tareas

Revisar el progreso de las tareas críticas es la forma más efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto va bien en cuánto a alcanzar su fecha límite. Los filtros siguientes lo pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del progreso de las tareas:

•Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a. •Deberían comenzar el. •Deberían comenzar y finalizar el. •Progreso retrasado o pospuesto. •Tareas pospuestas. •Tareas con datos adjuntos. •Tareas con fechas fijas.





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También se puede usar los siguientes informes.






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4. Visualización de las líneas de progreso

Las Líneas de Progreso proporcionan una forma gráfica de ver si las tareas se han completado, están en progreso o retrasadas. No se muestran para las tareas futuras. Los tipos de Líneas de Progreso se muestra a continuación:





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En la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o cualquier otra vista de tareas. En la pestaña Formato » dé clic en cuadrícula » luego “Líneas de Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente.

4. Visualización de líneas de progreso

En “Mostrar líneas de progreso en relación con el”, seleccionaremos si queremos que las líneas reflejen el plan real o el previsto.

En la pestaña Fechas e intervalos, seleccione la opción “Mostrar”. Después, seleccione si quiere que la línea de progreso se muestre “en la fecha del estado del proyecto” o como “fecha actual”.





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5. Corrección de la programación

Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la programación en el plan del proyecto, puede hacer lo siguiente:

Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programación como la duración, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué ajustes se pueden hacer. Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo). Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación (esto necesitará de la aprobación de los miembros del equipo).





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6.1.2 MONITOREO Y

AJUSTE DE COSTOS





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Monitoreo y ajuste de costos

Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener mucho cuidado con el costo de los recursos, de las tareas y con los costos estimados del proyecto completo.





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Seguimiento de los

costos del proyecto





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Monitoreo y ajuste de costos

Existen varias técnicas para hacer el seguimiento y ajustar los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial, algunas de estas técnicas se muestran a continuación:

Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos. Ajustar la programación para reducir los costos. Ajustar las asignaciones para reducir los costos.





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1. Revisión de los costos totales generales

Hay dos formas de revisar los costos generales del proyecto, son las siguientes: Revisar las estadísticas del Proyecto. Agregar la tarea resumen del Proyecto.





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2. Revisión de la variación de costos

Utilizar la tabla Costo para revisar las diferencias entre los costos previstos y los costos reales. Esta tabla incluye campos para los costos previstos, los costos programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de costos.





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3. Revisión de los costos fuera del presupuesto

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o recursos asociados con costos fuera del presupuesto. Para revisar los costos fuera del presupuesto, se deberá seguir los siguientes pasos:

Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y aparecerá una lista » haga clic en Más filtros.

En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el presupuestado” » y después clic en Aplicar.





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Revisión de los costos fuera del presupuesto





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4. Revisión del rendimiento del costo utilizando el análisis de Valor Ganado

Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus costos esperados con sus costos reales y son:

Valor Acumulado para las tareas. Valor Acumulado para los recursos. Indicadores de costo de Valor Acumulado. Indicadores de programación del Valor Acumulado.





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4. Revisión de rendimiento del costo utilizando el análisis de Valor Ganado

Para generar información de Valor Ganado, tendrá que tener los siguientes elementos:

Una Línea Base guardada. Recursos asignados a las tareas. Los costos asociados con los recursos asignados. La información de progreso real.





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4. Revisión de rendimiento del costo utilizando el análisis de valor ganado

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos »Tablas » “Más tablas”. 2. Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado o en Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de la información del Valor Ganado que desee revisar.





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5. Revisión del Estado del Presupuesto

Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos de las variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.





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Alineación del

Presupuesto del proyecto





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Alineación del proyecto con el presupuesto

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para reducir los costos, puede hacer lo siguiente:

Volver a comprobar los supuestos de costos. Ajustar la programación. Modificar la asignación. Recortar el alcance.





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Caso Práctico Nº 06





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