Manual de Induccion Lap Distribuciones

MANUAL DE INDUCCIÓNCOMERCIALIZADORA LAP

DISTRIBUCIONES

Revisión No 0 InicialFecha Octubre

2015

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MANUAL DE INDUCCIÓN

JUAN CARLOS SARMIENTO GARCIA

Bogotá Colombia Octubre de 2015


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I N D I C E

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………….

2ANTECEDENTES………………………………………………………………………………

3DESARROLLO DE TEMAS1. Inducción al Área de Comercializaciones

Bienvenida……………………………………………………………………..…………

5Recorrido a las instalaciones……………………………………………………………

6Qué son lasComercializaciones………………………………………………………………

7Productos yServicios… ………………………………………………………………..

10El proceso del Transporte……………………………………………………………..

14Cobertura Geográfica de nuestrosservicios…………………………………………..

15Misión, Visión y Valores de la comercializadora y Comercializaciones………………………………….

19Organigrama……………………………………………………………………………..

24Políticas y procedimientos de RecursosHumanos……………………………………

25Plan deCarrera…………………………………………………………………………..

27Técnicas de Mercadeo y Programa de “Sentimientos”……………………………….

32

2. Inducción al Departamento al que será asignado el colaboradorBienvenida alDepartamento…………………………………………………..…………

33Recorrido a las instalaciones……………………………………………………………

33Misión delDepartamento………………………………………………………………..

34Organigrama delDepartamento………………………………………………………..

35Funciones de cada puesto y la interrelación con otrosdepartamentos…………….

37Normas internas………………………………………………………………………….

37

3. Inducción al Puesto al que será asignado el colaboradorDescripción del puesto, procedimientos y formatos a utilizar en el puestoasignado.

39ReciboMúltiple…………………………………………………………………………….

39Asignación depadrino……………………………………………………………………

42Evaluación de lainducción………………………………………………………………

43Conclusiones yrecomendaciones………………………………………………………

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ANEXOS1. Manual para el nuevo Colaborador

2. Check list de Inducción Recibida


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INTRODUCCIÓN

Este documento constituye una guía para desarrollar el programa de inducción para las

personas que la impartan al personal de nuevo ingreso a la unidad de negocios Lap

Distribuciones:

La finalidad del programa de Inducción es darles a conocer a los nuevos colaboradores el

objetivo de existencia de la Organización , su organización, las metas, normas,

procedimientos, oportunidades, el ambiente dentro de la cual se desarrollan las actividades,

así como los derechos, obligaciones y prohibiciones que afectan al puesto que ocupará.

Es importante hacer notar que el contenido podrá ser modificado en el futuro dependiendo

del desarrollo del área misma de Comercializaciones o bien de cada puesto.


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ANTECEDENTES

Actualmente la coordinación de Talento Humano realiza una Inducción a los nuevos

miembros del personal que ingresan la cual se lleva a cabo por parte de auxiliares de Talento

humano al mando la Tecnóloga de talento Humano de la empresa - cubriendo en tres días

los siguientes temas:

1. Estructura organizacional y crecimiento del la Distribuidora

2. Visión, Misión, Grito de Guerra, Valores y Competencias Organizacionales

3. Reglamento Interno, Derechos y Obligaciones, Beneficios adicionales

4. Política de uso de Uniforme

5. afiliación al fondo de empleados

6. Imagen del Colaborador

7. El Código de Comercio

8. Prevención en el Lavado de Dinero

9. Política de seguridad informática

10. Política anti consumo de drogas

11. Técnicas de Mercadeo

12. servicio al cliente

La Inducción al área de Mercadeo y planta propuesta complementa el contenido impartido por

La inducción genérica. Dicha propuesta cubre tres áreas:

1. Inducción al área de ventas

2. Inducción al Departamento al cual será asignado el colaborador

3. Y finalmente, Inducción al Puesto de Trabajo

Cada área le permitirá al colaborador entender, aplicar y valorar a la institución a la cual se

incorpora, desarrollando con ello su sentido de pertenencia y lealtad a la misma.


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Para cada una de las áreas se incluye una lista de temas, cada uno con un objetivo a cubrir.

Estos temas pueden ser modificados en extensión y orden a conveniencia de la Gerencia de

Talento humano La metodología en la presentación de cada uno de los temas deberá ser

variada, para hacer más comprensible y amena la asimilación del contenido.

Durante el período de Inducción como en el período de prueba (dos meses) el colaboradorestará registrado en nomina como: “en Inducción””.

Asimismo se le proporcionará un Manual para el Nuevo Colaborador (ver Anexo 1) que

contendrá:

Carta de Bienvenida del GerenteRecomendaciones importantes a considerar durante la Inducción

Programa de Inducción. La Encargada de Capacitación deberá llenar para cada

colaborador que ingrese el Programa de Inducción con las fechas, horas y persona

responsable a impartir el contenido.

Hojas en blanco para anotaciones

Para dejar constancia que el colaborador recibió todos y cada uno de los temas, se creó

un Check List de Inducción (ver Anexo 2) que el colaborador firmará al cubrir cada una de las

áreas recibidas. Este documento deberá formar parte del expediente del colaborador.


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DESARROLLO DE TEMAS

1. INDUCCION A LAS DIFERENTES AREAS

BIENVENIDA

OBJETIVO:Recibir a los nuevos colaboradores de manera cordial, hacerles sentir especiales por

haber sido seleccionados al completar un proceso minucioso logrando reunir una serie de

calificaciones especiales para la Organización.

RESPONSABLE:Directora de Capacitación.

TIEMPO:15 minutos.

DESARROLLO:El primer día de labores del nuevo colaborador deberá presentarse a las 8:00 a.m. en las

oficinas centrales de Lap Distribuciones (dependiendo de la Ciudad). Se le recibirá en el

Auditorio Central con el siguiente discurso: “Buenos días. Mi nombre es… ……………….

Soy la Directora de Capacitación del Área de Talento Humano y tendré el gusto de

coordinar las diferentes actividades del Programa de Inducción y corroborar que su

incorporación a esta área se desarrolle de la mejor manera posible. Estaré atenta a

resolver cualquier duda que se le presente.

Este programa de Inducción General lo cubriremos en cuatro días aproximadamente

con ocho horas de trabajo en las que cubriremos tres áreas: Una que será la

Inducción al Área de Mercadeo, otra Al Departamento en donde va a estar

asignado(a) y la última Al Puesto que va a ocupar usted.


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El contenido será presentado utilizando diferentes dinámicas, unas pueden ser

leídas, otras escuchando alguna presentación oral, otras por medio electrónico.

Vamos a tener recesos también para no hacer muy pesada la jornada pues

comprendemos que es mucha la información que se le está proporcionando.

Tendremos dos recesos durante el día, uno por la mañana y otro por la tarde, cada

uno de veinte minutos.

Contará con una hora para su período de almuerzo y le agradeceremos presentarse

a la hora que se le indique para poder cubrir el programa que se tiene contemplado.

Oportunamente se le indicará la hora de salida.

Le agradeceremos que durante la Inducción mantenga apagado su celular, a menos

de que tenga alguna solicitud especial por recibir alguna llamada nos lo hace saber.

Al finalizar la presentación de cada una de las áreas va a tener la oportunidad dehacer

Preguntas para aclarar dudas.

RECORRIDO A LAS INSTALACIONES

OBJETIVO:Conocer físicamente las instalaciones de Lap Distribuciones, dependiendo de la

seccional donde se esté tanto de las oficinas centrales como de las agencias, además

de presentar al nuevo colaborador al personal de dichas áreas.

RESPONSABLE:Directora deCapacitación

DESARROLLO:


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Se le dará al colaborador un recorrido por todas las instalaciones de las Oficinas de

seccionales de Lap Distribuciones para que se pueda ubicar y desplazar sin ninguna

dificultad. En ese mismo recorrido le irá presentando entre los compañeros de los

diferentes departamentos a quienes se les indicará el área en donde estará ubicado el

nuevo colaborador. El colaborador solo será presentado sin


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Explicarle a qué se dedica el área para no darle demasiada información. El

recorrido a las instalaciones se puede llevar a cabo después de describir la actividad de

cada área de la empresa para poder ubicar mentalmente el área donde se llevan a cabo

dichas actividades. Esta variación será definida a criterio de la Gerencia de Talento

Humano o la Directora de Capacitación.

Para realizar este recorrido será importante que porte su escarapela que le identifique

como “EN INDUCCION”.

Se programará la visita a una o dos agencias para que ubique el área de homologadentro de la misma realizando la respectiva presentación entre el personal indicando deigual forma el área en donde estará ubicado.

QUE ES LA DISTRIBUCION

OBJETIVO:Se hará una breve revisión de cómo fue que surgieron la distribución para la empresa Se

darán a conocer los Productos y Servicios con que se cuenta a la fecha para cubrir las

necesidades del mercado actual, asimismo conocer el Perfil del Cliente que requiere los

servicios de productos de aseo y alimenticios.


TIEMPO:2horas


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DESARROLLO:

LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de productos de

alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado, padre del actual Gerente.

El señor Preciado es hijo de una familia muy humilde, cuyo padre trabajaba como tendero con

ello sostenía a su familia, compuesta por cinco hermanos. En su adolescencia el Señor

Preciado ayudaba en vacaciones a su padre en el negocio. Desempeñando este trabajo

descubre que posee una habilidad para las ventas; por ello al terminar sus estudios y con sus

ahorros, decide comprar el 90% de las acciones del negocio de su padre. Uno años después de

iniciar su propio negocio, se casa con doña Lucia González y de esta unión nacen tres hijos:

Santiago, Pedro y Catalina.

En los primeros años al frente de la tienda, el señor Preciado vio una oportunidad de negocio al

advertir que todos sus colegas tenderos, tenían que desplazarse hasta la central mayorista para

surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Esto hizo que tomara la

decisión de cerrar la tienda y convertirla en una distribuidora, para satisfacer las necesidades de

los tenderos. Sus primeros empleados fueron sus hermanos y primos.

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad

de fácil acceso para todos. Para transportar los productos compró, a crédito, una camioneta

Ford 1970.

Los primeros 10 años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo buenos

resultados económicos a la familia. El señor Preciado, siempre quiso que sus hijos estudiaran

en la universidad, ya que él no pudo, y los envió a estudiar fuera del país. Su hijo mayor,

Santiago, siempre mostró mucho interés en las actividades del negocio que realizaba su padre.

Durante las vacaciones de la universidad le pedía que lo dejara trabajar para ganarse algún

dinero extra. En ocasiones llegó a decir: “Padre este es un excelente negocio, yo te compraría

una parte como lo hiciste tú con el abuelo”. Así es como Santiago va Involucrándose cada vez

más con las actividades propias del negocio de su padre.

1. REPRESENTANTE LEGAL – UBICACIÓN – ESTRUCTURA ORGÁNICA

Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS

NIT: 800.436.543 – 9

Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345


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PBX: 8 34 90 00

[email protected]

Página Web: www.lapsas.com.co

Representante Legal: Santiago Preciado González

Documento identidad Representante Legal: 80.000.000 de Bogotá

Sector: Consumo Masivo

Entidades que la regulan: Superintendencia de Industria y Comercio

Afiliada a: Fenalco.

ESTRATEGIA DE LA EMPRESA CONRESPECTO A LOS PROCESOS CLAVES

Considerar a las Distribución como una de sus principales cinco estrategiascríticas de negocio.


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Lograr que el Transporte en el corto plazo tenga una importante participación dentro

Del negocio global la de Distribuidora

ESTRATEGIAS ADICIONALES PARA LAS COMERCIALIZACIONES

Lograr que las ventas en el corto plazo tengan una importante participación dentrodel negocio global de la comercializadora.

Emplear las mejores prácticas en el cierrede ventas

Ser innovador y romper esquemas para lograr la penetración y

posicionamiento propuestos.

Entregar productos integrados, en atención a las necesidades de los Clientes ypoblación.

Desinfectantes rancho-licores, remesas, seguro, etc.

Realizar alianzas institucionales para apoyar el Sector y dentro de ello, brindar

ventajas a intermediarias distribuidoras no reconocidas, como superetes, retailes y

Cooperativas especializadas en hogar

Captar recursos financieros concooperativas solidarias

PRODUCTOS Y SERVICIOS

EMPRESAS DE ASEOProductos a Granel o en cantidades industriales y según especialidad empresarial.

Crédito a 30 60 o 90 días

Servicio a domicilio.


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RURAL URBANO NACIONAL

Beneficios:

Ventas directas en todas las Agencias

Créditos en todas las Agencias

Seguro de saldo de cartera “no hereda deudas.”

La tasa más baja del mercado

Débitos Automáticos para pagos de crédito

Créditos Progresivos basados en capacidad de Pago y Récord Crediticio

Atención personalizada

Agilidad en el proceso de crédito

Acceso a todos los servicios de distribución para su desarrollo

CONSUMIDOR AL DETALSon productos que se otorgan en forma individual a consumidores distintos o

propietarios de Pequeñas Empresas que tienen por lo menos un año de operaciones y

un año de experiencia en la conducción del negocio.

Crédito personal: Compra de productos de aseo, alimenticios, e insumos. Monto

Máximo Hasta Q.300, 000.00

Beneficios:

Desembolsos en todas las Agencias

Pagos en todas las Agencias

Seguro de saldo de cartera “no hereda deudas.”


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MICRO ABASTO

Son créditos en productos de la empresa, destinados para productores y

distribuidores que intervienen en una cadena de producción, comercialización o

distribución de una empresa que se constituyó en cabeza de abasto.

Monto Máximo hasta: Q.160,000.00

Beneficios:

Crédito ágil y accesible

No se utiliza el capital de trabajo del negocio.

Puede hacer compras sin salir del negocio, por teléfono e Internet.Mejora la relación con el proveedor.

Obtiene precios especiales con el proveedor, ya que la compra es al contado.

Aumenta el volumen de compra y venta.Aumenta la utilidad del negocio.Permite acceder a tasas más bajas, por ser sobre saldos diarios.

Puede incrementar la línea de crédito dependiendo de la capacidad de pago y record de crédito.

PROCESO DE VENTAS DE PRODUCTOS PARA EL ASEO

OBJETIVO:Ilustrar el proceso del de ventas de productos de aseo y que se entienda de mejor

manera las diferentes dinámicas de acercamiento al cliente antes, durante y después las

ventas de los mismos

RESPONSABLE:


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Directora de Capacitación


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TIEMPO:30 minutos

DESARROLLO:Se presentará un video que ilustra la dinámica entre vendedor y cliente asimismo se

incluirá una explicación del siguiente material:

ETAPAS GENÉRICAS DEL PROCESO DE VENTAS Y COMERCIALIZACIONES DELA COMERCIALIZADORA LAP DISTRIBUCIONES

1. Promoción

2. Contacto con Clientes

3. Verificación de ingresos

4. Visita de Negocios, Evaluación y determinación de la voluntad de pago Pre-autorización

5. Competición Expediente Crédito

6. pagos en efectivo

7. Envió de productos

8. Seguimiento (Recuperación)

9. Control de Cartera10. Venta Subsiguiente

COBERTURA GEOGRÁFICA DE NUESTROS SERVICIOS

OBJETIVO:Conocer las áreas dentro de la república donde se ofrecen los servicios de Productos de aseoy Alimentos

RESPONSABLE:Directora de Capacitación


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TIEMPO:30 minutos.

DESARROLLO:Se presentarán las siguientes diapositivas que ilustran o explican las áreas dentro de laRepública donde se ofrecen los servicios de Distribución de productos de aseo ydistribución

REGIO NALIZACIONDirecciones Metropolitas

Ión

M

Región

NorteRicardo

Escobedo

SurCarlos Pineda


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MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DEL LA DISTRIBUIDORA Y VENTAS

OBJETIVO:Que el nuevo colaborador conozca la filosofía sobre la cual se sustenta la operacióntodas las aéreas así como refrescar la filosofía de la comercializadora dada a conocer porLap distribuciones

Qué actitudes y conductas se esperan de cada colaborador para reflejar los

valores de la institución

RESPONSABLE:Dirección administrativa

TIEMPO1 hora

DESARROLLO:Por medio de una presentación se compartirá al nuevo colaborador los pilares

filosóficos que sustentan el desempeño humano de las operaciones.

6.1.1 Misión:Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada

a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente

servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En

concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,

Nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

6.2 Visión:


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Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la

distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares

de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

6.3 Valores:Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a

nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan

bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y

servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas

que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible

comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto

a nivel externo como interno con todos los grupos de interés

MISIÓN MIPE

Constituirnos en el principal proveedor de productos de aseo y alimentos integrales

enfocados a las necesidades de las unidades económicas, microempresas,

pequeñas empresas y mujeres rurales, propiciando su crecimiento a los estratos

inmediatos superiores, de manera que generen medios en estos rubros para contribuir

a mejorar el nivel de vida de los miembros de su unidad familiar y sus trabajadores.

Emplearemos Recursos Humanos capacitados, comprometidos y facultados los que

con apoyo de tecnología de vanguardia, con procesos dinámicos y realizando alianzas

estratégicas efectivas nos permitan estar más cerca de nuestros clientes y apoyarlos

en forma ágil y oportuna.


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VALORES DE COMERCIALIZACION

1. ETICA PROFESIONAL:

Ética: Trata la moral en la relaciónlaboral.

2. RESPONSABILIDAD:

Capacidad u obligación de responder de los actos propios, y en algunos casos de

los ajenos. Obligación de reparar o indemnizar las consecuencias de actos

perjudiciales para terceros. Principio por el cual se impone la pena a quien ha

cometido algún delito.

3. EFICIENCIA:

Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este

efecto haciendo buen uso de los recursos.

4. EFICACIA

Virtud, actividad y poder paraobrar.

5. PRODUCTIVIDAD:

Calidad de productivo. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo,

superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.

6. COMPROMISO:

Modo de elección en que los electores son representados por compromisarios.

Convenio entre litigantes, por el cual confían a un tercero el arbitraje de su

diferencia. Escritura o instrumento en que las partes otorgan este convenio,

Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada.

7. TRABAJO EN EQUIPO:


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Trabajo: Esfuerzo humano aplicado a la producción de riqueza. Equipo: Grupo de

operarios organizados para un servicio determinado.


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8. CREENCIA:

Tener por cierta una cosa que el entendimiento no alcanza o que no está

comprobada o demostrada, Dar firme asenso a las verdades reveladas por Dios y

propuestas por la lglesia.Cristiana de Sana Doctrina Pensar, juzgar, sospechar

una cosa o estar persuadido de ella. Tener una cosa por verosímil o probable.

9. EQUIDAD:

Igualdad de ánimo, Propensión a dejarse guiar por el sentimiento del deber.

Justicia natural por oposición a letra de la ley positiva. Moderación en el precio de

las cosas o en las condiciones de los contratos.

10. EXCELENCIA:

Superior calidad o bondad, Tratamiento de respeto que se da a algunaspersonas.

11. LEALTAD:

Calidad de leal. Que es incapaz de traicionar o engañar. Que no abandona nunca

a alguien. Dijese de las acciones inspiradas por la lealtad.

12. SOLIDARIDAD:

Modalidad de una obligación en común. Adhesión circunstancial a la causa o a la

empresa de otros. Entera comunidad de intereses y responsabilidades.

13. HONESTIDAD:

Decente. Honrado,recto.

14. ESPIRITU DE SERVICIO CON CALIDAD:

Servicio: El que corresponde a un empleo y se está prestando de hecho, actual y

positivamente.

Calidad: Manera de ser una persona o cosa. Condición o requisito que se

pone en contrato, Importancia o cualidad de una cosa. Nobleza del linaje.


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ORGANIGRAMA

OBJETIVO:Conocer todas las áreas del área de la comercializadora y sus niveles jerárquicos.


TIEMPO:40 minutos.

DESARROLLO:Se presentará al nuevo colaborador la estructura organizativa de las aéreas de la

comercializadora para que conozca en términos generales cómo está constituida la

misma.


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POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO:Dar a conocer al nuevo colaborador que existen políticas y procedimientos que

orientan y resuelven la administración del personal.

RESPONSABLE:Directora de Capacitación

TIEMPO20 minutos.

DESARROLLO:Se presentará una diapositiva en la que se incluirán los temas que puede encontrar el

nuevo colaborador dentro del Manual de Políticas y Procedimientos de Recursos

Humanos, el cual estará disponible para consultas en la intranet de la comercializadora y

distribuidora

Los temas que puede encontrarson:

4.1 Política de Recursos Humanos4.2 Política de Igualdad en la Oportunidad de Empleo4.3 Política de Reclutamiento de Personal4.4 Política de Evaluación4.5 Política de Selección4.6 Política de Contratación4.7 Política de Remuneraciones4.8 Política de Horas Extras4.9 Política de Prestaciones o Beneficios adicionales a la Ley4.10 Política de Inducción


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4.11 Política de Capacitación y Desarrollo4.12 Política de Planeación de Carrera4.13 Política de Control4.14 Política Administrativa4.15 Política de Permisos y Ausencias

4.15.1 Política de Permisos4.15.2 Política de Ausencias4.15.3 Política sobre el Uso del Sistema de Marcaje

4.16 Política de Evaluación del Desempeño4.17 Política de Movimientos y Traslados de personal4.18 Política de Promociones Internas4.19 Política de Aplicación de aumentos4.20 Política de Vacaciones4.21 Política de Relaciones Laborales4.22 Política de Puertas Abiertas4.23 Política de Conflicto de Interés4.24 Política de Terminación de la Relación Laboral4.25 Política de Recontratación de Personal4.26 Política de Constancias de Trabajo4.27 Política de Relaciones Económicas entre Colaboradores4.28 Política de Relaciones entre Colaboradores4.29 Política de Ambiente Saludable4.30 Política de Uso del Sistema de Cómputo, Internet y teléfono


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PLAN DE CARRERA

OBJETIVO:Dar a conocer al colaborador la oportunidad de crecimiento profesional y económico

dentro de la organización.


TIEMPO:1 hora.

DESARROLLO:Al entender la estructura organizativa actual de Comercializadora, se diseñaron las

familias de puestos para el personal operativo de cada área, desde el nivel inferior hacia

arriba. Estas familias de puestos son aquellas posiciones que se relacionan entre sí,

generalmente en una estructura jerárquica. Al realizar este ejercicio quedó elaborado el

mapa de puestos donde se evidencia la ruta de crecimiento dentro de dicha familia.

Hay que tomar en cuenta que una ruta de crecimiento no solamente puede darse

en forma vertical, también puede incluir el desempeño de puestos en la misma línea o

incluso considerar un retroceso al ocupar un puesto de menor jerarquía. Esto será válido

si se requiere enriquecer el conocimiento del colaborador con las tareas que se realicen

en ese puesto y que le permitirán continuar su crecimiento hacia puestos de mayor

responsabilidad y experiencia.

En el mapa desarrollado se incluyó en la esquina superior izquierda el tiempo aproximado

que el colaborador deberá ocupar la plaza antes de poder acceder a la plaza siguiente.


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CRECIMIENTO PARA EL PERSONAL OPERATIVO DEL AREA DE SOPORTECOMERCIAL

Aunque está explícito en el mapa o ruta de crecimiento, vale la pena exponer que el

tipo de carrera ascendente puede darse particularmente en el área Comercial. Cuando

una Asistente Operativa puede ascender a Asesor de ventas, éste lo puede hacer a

Asesor Jr., luego a Asesor Senior, posteriormente a Asesor Máster, para luego ascender

al puesto de Supervisor y este último a su vez a Director Regional como de hecho ha

sucedido recientemente.


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En el caso de los Asesores, puede concretarse el crecimiento siempre y cuando hayan

obtenido resultados satisfactorios en sus evaluaciones al considerarse aspectos como:

1. Monto de Cartera2. Cantidad de Clientes3. % de Mora permisible


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Requerido y determinado por el Modelo de Remuneración Variable (MRV) deVentas.

Existe con esto entonces la aspiración y motivación para ascender en la ruta trazada.

Por otra parte, la misma Recepcionista, Asesor o Supervisor puede ascender a otras

posiciones en otras áreas de la comercializadora.

Para elaborar el Plan de Carrera de un colaborador, Recursos Humanos inicialmente

deberá realizar un acercamiento con cada uno y ayudarle a identificar sus talentos,

habilidades, motivos, actitudes, necesidades y valores, pues en la medida en que las

personas se conozcan mejor a sí mismas, tendrán mayores posibilidades de planear

correctamente su carrera.

Es aquí donde Recursos Humanos aplicará al colaborador el Cuestionario de Revisión de

Intereses, que es una sencilla herramienta con la cual podrá concretar el acercamiento

con los colaboradores.

Una vez establecidas las áreas de interés del colaborador así como sus

expectativas de desarrollo personal dentro de la distribuidora Recursos Humanos se

apoyará en la aplicación y calificación de pruebas psicométricas orientadas a la

identificación de capacidades, habilidades (p.e.: pruebas de habilidad verbal, numérica,

etc.) en el colaborador.

Posteriormente se le mostrará las rutas de crecimiento previamente elaboradas,revisando las

Descripciones y Perfiles de cada uno de los puestos dentro del mapa o ruta decrecimiento.


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Como se mencionó anteriormente, otra de las herramientas a considerar dentro del

expediente del colaborador para la elaboración del plan de carrera será la información

sobre los cursos o preparación académica recibida dentro de la organización.

Esta estará contenida en el Registro de Capacitación Individual y deberá ser tomada en

cuenta para evidenciar que el colaborador ha recibido determinados cursos que lo

facultan a desempeñar de manera efectiva las atribuciones asignadas al puesto actual o

bien dicho conocimiento le sirve de base para desempeñar tareas de un puesto de mayor

jerarquía.

En esta fase del proceso resulta conveniente la apreciación del jefe directo para que

indique la efectividad en la aplicación de los conocimientos adquiridos en su puesto de

trabajo, ya sea por la experiencia en el puesto o por la capacitación recibida;

asimismo de la proyección de las competencias, de su desempeño en la consecución de

los objetivos para el puesto y del grado en que cumplió los mismos al aplicar la

metodología, normas y procedimientos de las áreas de la empresa. Para dejar

constancia de esta evaluación dentro del expediente del colaborador se llenará el

formato Ficha de Evaluación General de Jefe Directo.

En cuanto a la parte técnica, los Directores o Supervisores de cada área apoyarán a

Recursos Humanos en la elaboración de pruebas para cada uno de los puestos

operativos, pues los resultados de sus aplicaciones aportarán de igual forma una

apreciación objetiva del grado de conocimiento y dominio de los colaboradores en los

diferentes aspectos requeridos para desempeñar cada uno de los puestos.

Cuando Recursos Humanos cuente con los resultados de evaluaciones o sea la evidencia

de un regular o escaso nivel de conocimiento del colaborador en determinado tema, en

forma conjunta determinarán las áreas de oportunidad o bien las habilidades o

conocimientos que debe adquirir o reforzar. Esta información se incorpora al Formato


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de Programación de Capacitación para Plan de Carrera como parte de la Detección de

Necesidades de Capacitación.


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Todo el proceso de revisión de expediente del colaborador con la documentación

mencionada con anterioridad permitirá elaborar el Plan de Carrera debiendo para ello

tener presente que el mismo será una sugerencia al colaborador sobre su posible

crecimiento dentro de la organización y que éstas pueden ser modificadas de acuerdo

a las condiciones existentes dentro de laOrganización.

TÉCNICAS DE MERCADEO Y PROGRAMA DE “SENTIMIENTOS”

OBJETIVO:Aplicar técnicas de mercadeo aprendidas en la inducción recibida a LAP

DISTRIBUCIONES orientadas al cliente de las diferentes aéreas las cuales serán

adaptadas y aplicadas a la dinámica de presentación de productos y servicios así como

a la dinámica de atención al cliente específicamente del área de Mercadeo

RESPONSABLE:Director Regional deComercializaciones.

TIEMPO:Pendiente

DESARROLLO:Vermaterial.


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2. INDUCCION AL DEPARTAMENTO

BIENVENIDA AL DEPARTAMENTO

OBJETIVO:Hacer sentir bienvenido al colaborador al Depto. donde estará ubicado.

RESPONSABLE:Jefe directo del nuevo colaborador.

TIEMPO:15 minutos.

DESARROLLO:El Director del Departamento al que ha sido asignado el colaborador le dará unas

palabras de bienvenida indicándole que es un gusto incorporarlo al equipo de trabajo

y que con su ayudaPodrán alcanzar las metas establecidas para el departamento.

RECORRIDO A LAS INSTALACIONES

OBJETIVO:Realizar un recorrido específico de las instalaciones del departamento para que se

ubique dentro de él y presentarle a sus nuevos compañeros de trabajo.

RESPONSABLE:Jefe directo.


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TIEMPO:30 minutos

DESARROLLO:El jefe directo dará al nuevo colaborador un recorrido por las instalacionesespecíficas delDepartamento (ubicarle dónde está el baño, áreas de descanso o de fumar, etc.).Durante el recorrido se irá presentando a los integrantes del mismo.

MISION DEL DEPARTAMENTO

OBJETIVO:Dar a conocer el objetivo del departamento. Para qué existe y qué es lo que se realiza

dentro de él. Compartir las metas que tiene establecidas el departamento e involucrar al

colaborador en el compromiso de lograrlas en un trabajo de equipo.

RESPONSABLE:Director delDepartamento

TIEMPO:1hora

DESARROLLO:El Director del departamento al que se incorporará el nuevo colaborador desarrollará una

Misión u Objetivo General, para qué existe y qué actividades se llevan a cabo dentro de

él. Listará las metas que le han sido asignadas por parte de la Gerencia y se hará ver al

colaborador la importancia que juega su puesto dentro del logro o consecución de

dichas metas con el trabajo en equipo.


DISTRIBUCIONES


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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO

OBJETIVO:Conocer la estructura organizacional del departamento, quién es el jefe directo, los

jefes de sección, compañeros de línea, etc.

RESPONSABLE:Director delDepartamento

TIEMPO:1hora

DESARROLLO:Para cada departamento de Lap distribuciones se desarrollará un organigrama con el

nombre de las personas que ocupan los diferentes cargos para que el colaborador los

ubique de mejor forma.


DISTRIBUCIONES


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DISTRIBUCIONES


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FUNCIONES DE CADA PUESTO Y LA INTERRELACIÓN CON OTROS DEPTOS.

OBJETIVO:Revisar la función de cada uno de los puestos dentro del departamento (los puestos

únicos en su función). Conocer cuáles son los procedimientos que se realizan dentro del

departamento. Conocer en qué forma o en qué procedimientos se apoya a otros

departamentos así como se requiere de su apoyo en las operaciones que se realizan

dentro del departamento. Reforzar el concepto de cliente interno.

RESPONSABLE:Jefedirecto.

TIEMPO:2horas

DESARROLLO:El jefe del área o la persona que se designe, con la ayuda del organigrama, comentará en

qué consisten las funciones de cada uno de los puestos, los procedimientos que se llevan

a cabo así como la forma en que las actividades apoyan o requieren de otras

áreas, haciendo ver lo importante que se mantengan relaciones armoniosas con los

clientes internos para el buen desarrollo de las operaciones. En este módulo podrá

incluir la presentación de los formatos que se utilizan dentro del departamento para que

el nuevo colaborador se vaya familiarizando conEllos.

NORMAS INTERNAS


DISTRIBUCIONES


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OBJETIVO:Revisar algún lineamiento particular que se maneje dentro del departamento.


DISTRIBUCIONES


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RESPONSABLE:Jefedirecto.

TIEMPO:30minutos.

DESARROLLO:En una presentación de PP se colocarán las normas que aplican en el desarrollo

de las actividades del departamento para poderlas transmitir a los colaboradores que se

incorporen al mismo.


DISTRIBUCIONES


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3. INDUCCION AL PUESTO

DESCRIPCION DEL PUESTO, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS A UTILIZAR

OBJETIVO:Revisar la Descripción del puesto que ocupa el nuevo colaborador y aclarar dudas sobre

la responsabilidad y desempeño requerido, revisar en detalle los procedimientos en los

cuales él estará involucrado directamente y los formatos físicos o plataformas que utilizará

como parte de sus actividades.

RESPONSABLE:Jefedirecto

TIEMPO:3horas

DESARROLLO:Se le entregará al colaborador una copia de la Descripción del Puesto al que fue

asignado. Esta será revisada en conjunto con su jefe directo para ir resolviendo de una

vez cualquier duda que se presente sobre las responsabilidades asignadas. De igual

forma se explicarán en detalle los procedimientos en los que estará involucrado y los

diferentes formatos que deberá utilizar asíComo las plataformas a las que tendráacceso.

RECIBO MÚLTIPLE


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OBJETIVO:Dotar al nuevo colaborador con el material o equipo con el cual desarrollará su trabajo.


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TIEMPO:2horas

DESARROLLO:La directora de Capacitación proporcionará al colaborador un formato de Recibo

Múltiple en el que se dejará constancia del material o equipo que se le entrega al nuevo

colaborador para que pueda desarrollar las diferentes actividades o responsabilidades

asignadas. Este formato igualmente deberá formar parte del expediente del

colaborador.


DISTRIBUCIONES


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RECIBO MULTIPLEEl (la) señor (a) (ita) Inicia sus labores enNuestra empresa a partir del día_,

De Del año 20 _,

Donde desempeñará el puesto deProporcionan las siguientes herramientasde trabajo:

_, por lo cual se le

ARTICULO

OBSERVACIONES1. Carné de identificación2. Escritorio No.3. Silla No.4. Llaves de escritorio5. Archivo No.6. Teléfono (extensión) No.7. Celular No.8. Llaves de acceso a oficinas9. Computadora No.10. Clave de acceso a la red / sistema

11. Útiles de oficinaEngrapadoraUña (sacagrapas)Base paratape

Firma de quien entrega: Firma de empleado que recibe:_

Nombre Nombre:

SeñoresLAP DISTRIBUCIONES

Me comprometo a cancelar el monto de reparaciones o de cualquiera de losartículos que me fueron asignados al ingresar a la empresa, según el ReciboMúltiple que firmé, y que por descuido de mi parte haya extraviado o sufrido daño.Dicha cantidad la entregaré de la liquidación que reciba a mi retiro de la empresa.

Firma de aceptación del empleado:


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ASIGNACION DE PADRINO

OBJETIVO:Que el nuevo colaborador cuente con el apoyo de un compañero de trabajo que lo oriente

sobre los diferentes temas que pudieran interesarle, por ejemplo: cultura, procedimientos,

normas, etc.

RESPONSABLE:Jefedirecto

TIEMPO:30minutos

DESARROLLO:El jefe directo se encargará de nombrar a un colaborador que apadrinará por dos meses

al nuevo colaborador. “El padrino” se encargará de apoyarle en la resolución de dudas

tanto operativas como administrativas y le acompañe en su hora de almuerzo, si así lo

desea, y le ayude a incorporarse al grupo de compañeros.

La asignación de un padrino es opcional, pero recomendable en vista de que propicia un

sentido de confianza y disminuye la ansiedad de una nueva relación laboral.

El padrino puede realizar una labor de “sombra” durante una semana donde el nuevo

colaborador observe el desempeño del éste en las diferentes responsabilidades y luego

hacer cambio en esta dinámica para que el padrino corrija u oriente al nuevo colaborador

en su desempeño.


DISTRIBUCIONES


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EVALUACION DE LA INDUCCIÓN

Al final de la Inducción, la Directora de Capacitación le proporcionará al nuevo

colaborador un formato Evaluación de la Inducción para que haga saber su apreciación

sobre la claridad del contenido, el material de soporte de los temas y el desempeño del

expositor en el desarrollo de los temas. Los resultados serán revisados por la Gerencia

de Talento Humano y discutidos con la Dirección de Capacitación para las respectivas

modificaciones, si el caso lo amerita.


DISTRIBUCIONES


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BienvenidaInstalacionesQué son las comercializacionesProductos y servicios de comercializaciónProceso del microcréditoCobertura de servicios (geográficamente)Misión, Misión y Valores del área de ComercializaciónOrganigrama General de ventasManual de Políticas y ProcedimientosPlan de carreraPerfil del cliente de LapTécnicas de MercadeoSentimientos

EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN

FECHA: INGRESO:

NOMBRE DEL COLABORADOR:

PUESTO QUE OCUPA:

AREA:

Sus comentarios sobre el contenido de la Inducción recibida son sumamenteimportantes para nosotros, pues de esa manera podemos realizar un controlde calidad interno sobre el mismo. Agradeceremos se sirva otorgar unacalificación a la claridad, material y exposición delContenido siendo para ello lo másobjetivo(a) posible.

CLARIDAD

MATERIAL

EXPOSITORTE

MAE R M E R M E R M

1. INDUCCION A COMERCIALIZACIONES

OBSERVACIONES:


DISTRIBUCIONES


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OBSERVACIONES:

Al concluir cada una de las fases de inducción se llevará a cabo una sesión con elcolaborador en donde se aclaren las dudas que pueda tener respecto al contenido.

De igual manera se podrá aplicar una evaluación escrita o verbal para corroborar laasimilación del contenido impartido sobre todo en la Inducción al Puesto de Trabajo.


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CONCLUSIONES

1. Las diferentes aéreas de Lap Distribuciones requiere de la implementación inmediata

del Programa de Inducción para asegurar un efectivo y eficiente desempeño e

identificación de los nuevos colaboradores con el Grupo Financiero.

2. Aún cuando existía una introducción al Grupo de ventas y al área de Transportes,

varios puntos o temas quedaban sin resolverse o aclararse hacia el nuevo colaborador.

3. El programa de Inducción propuesto complementa la inducción impartida por LAP

DISTRIBUCIONES a los nuevos colaboradores. De dicha inducción no se evidenció

control o registro en los expedientes de los colaboradores.

RECOMENDACIONES

1. Asignar la administración, registro y control del programa de inducción para los nuevos

colaboradores ya sea al área de Capacitación de Talento Humano o a una persona

adicional, si la carga de trabajo así lo amerita.

2. Incluir dentro del presupuesto un rubro para los gastos de elaboración o reproducción de

material a utilizar dentro del programa de Inducción.

3. Elaborar material de apoyo para los diferentes temas propuestos, utilizando técnicas

variadas de presentación para su mejor y más fácil asimilación.

4. Coordinar con los Supervisores o Directores la estandarización del contenido a presentar

de cada una de los departamentos de Lap Distribuciones

5. Realizar una prueba piloto con un grupo reducido de colaboradores para validar la

efectividad del proceso completo incluyendo la respectiva elaboración de documentos de

registro y control.


DISTRIBUCIONES


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6. Programar para todo el personal de LAP DISTRIBUCIONES un proceso de “Inducción” conla respectiva

Actualización de información de registro y control en los expedientes.

7. Involucrar a diferentes colaboradores de departamentos para la exposición de

determinados temas, lo cual permitirá reforzar su autoestima, identificación y sentido

de pertenencia a la institución.

8. Coordinar con Recursos Humanos las fechas de incorporación de nuevos colaboradores

para calendarizar, por lo menos dos veces al mes, el proceso de Inducción.

9. Hacer de cada proceso de inducción una actividad especial para los nuevos

colaboradores, con el fin de que su incorporación sea cordial y amena.

10. Elaborar una “Bitácora de Impresiones” donde se pueda llevar un récord de los

comentarios realizados por los nuevos colaboradores. Al concluir su proceso de

Inducción dejar estos comentarios a la vista de todo el personal para que este pueda

“nutrirse” de los mismos.

11. Revisar por lo menos una vez al año, el contenido y material del Programa de Inducción

para que no exista información desactualizada.

12. Elaborar e incorporar un glosario de los términos y abreviaturas que se usan

frecuentemente dentro Cada departamento de Lap Distribuciones

13. Revisar los tiempos de exposición real de cada uno de los temas.

ANEXOS

ANEXO 1

PROGRAMA DE INDUCCION A LAS DIFERENTESAREAS

(Manual para el nuevo colaborador)

Bogotá D.C, Octubre de 2015

Señor(a)(ita)

LAP DISTRIBUCIONESPresente

Estimado(a) señor(a)(ita)

Le damos la más cordial bienvenida al las diferentes áreas de nuestra empresa.

Usted es un elemento valioso para nosotros porque con su esfuerzo, dedicación ytrabajo nuestra empresa continuará siendo innovadora, eficiente y sólida.

El trabajo es dignidad de vida, fuente de progreso y bienestar, nos permitedesarrollarnos como personas profesionales, lo que se pone de manifiesto en untrabajo desarrollado de manera eficaz y eficiente.

Estamos convencidos que en el futuro sólo serán competitivas las empresascomercializadoras que se han comprometido a una gestión permanente demejora, este es el objetivo de la Excelencia que hoy estamos iniciando conusted: "Debemos ser competitivos y ofrecer a nuestros clientes internos y externosun servicio de calidad en productos y servicios" y para ello CONFIAMOS ENUSTED!

Esperamos que se sienta orgulloso(a) de formar parte de nuestro equipo y quepodamos contribuir a su perfeccionamiento y desarrollo profesional.

Con un cordial saludo de bienvenida,

Luis AlbertoPreciado Jr.Gerente LapDistribuciones

RECOMENDACIONES PARA APLICAR

DURANTE SU PROCESO DE INDUCCIÓN

La inducción es un proceso importante pues por medio de él usted conocerá no

solo la trayectoria y labor que realiza nuestra organización sino la importancia de

su papel dentro en las operaciones que se realizan día con día.

Agradeceremos se sirva tomar nota de las siguientes recomendaciones:

1. Preséntese puntualmente al lugar, fecha y hora indicada a las sesiones de

Inducción. De no hacerlo así afectará el programa y contenido preparado

especialmente para cubrir los diferentes temas.

2. Preste en todo momento la atención debida para tratar de entender el

contenido que se le presenta.

3. Apague su celular, este es un distractor para el capacitador y para usted.

4. Utilice la escarapela que le identifica como “ENENTRENAMIENTO”.

5. Cuide su presentación personal aún cuando no cuente por el momento con su

uniforme.

6. Comparta cualquier duda que tenga, nos dará mucho gusto aclarársela.

7. Traiga consigo este folleto para seguir el orden del Programa.

Al final de este folleto usted encontrará hojas en blanco para que anote las dudas

que vayan surgiendo a lo largo de las presentaciones y al final del día las pueda

aclarar con la coordinadora del programa de Inducción.

PROGRAMA DE INDUCCIÓN

Fecha:

1. INDUCCION LAP DISTRIBUCIONES(Día 1)

TEMA

IMPARTIDOPOR

HORA UBICACIONBienvenida Dir.

Capacitación8:00 a.m. Salón R. / Of.

C.Instalaciones Dir.Capacitación

8:20 a.m. Salón R. / Of.C.Qué son las ventas Dir.

Capacitación9:00 a.m. Salón R. / Of.

C.Productos y servicios, Perfildelcliente de MF

Dir.Capacitación

10:00 a.m. Salón R. / Of.C.

PRIMERRECESO

10:15 a.m. LIBREProceso de comercialización Dir. Regional 11:00 a.m. Salón R. / Of.

CCobertura geográfica deservicios

Dir. Regional 12:00 a.m. Salón R. / Of.CA L M U E R Z

O1:00 p.m. LIBR

EMisión, Visión y Valores Gerente Salón R. / Of.COrganigrama General Dir.

CapacitaciónSalón R. / Of.CPolíticas y Procedimientos Dir.

CapacitaciónSalón R. / Of.CSEGUNDO RECESO 3:15 p.m. LIBR

EPlan de Carrera Dir.Capacitación

Salón R. / Of.C

(Día 2)TEM

AIMPARTIDOPOR

HORA UBICACIONTécnicas de Mercadeo Dir.

CapacitaciónSalón R. / Of.CSentimientos (servicio al

cliente)Dir.Capacitación

Salón R. / Of.CCheck list de Inducción Dir.

Capacitación

Fecha:

2. INDUCCION AL DEPARTAMENTO DE:

TEMA

IMPARTIDOPOR

HORA UBICACIONBienvenida al Departamento Director

Depto.Recorrido de lasinstalaciones ypresentación decompañeros de trabajo

DirectorDepto.

Misión, metas y objetivosdelDepto.

DirectorDepto.

PRIMERRECESO

10:15 a.m. LIBREOrganigrama interno Jefe Directo

Funciones de cada puesto Jefe DirectoProcedimientos internos Jefe Directo

A L M U E R ZO

1:00 p.m. LIBREInterrelación con otros

Deptos.Jefe Directo

SEGUNDO RECESO 3:15 p.m. LIBRENormas internas Jefe Directo

Formatos Jefe DirectoCheck list de Inducción Dir.

Capacitación

Fecha:

3. INDUCCION AL PUESTO DE:

TEMA

IMPARTIDOPOR

HORA UBICACIONDescripción del Puesto Jefe DirectoProcedimientos del puesto Jefe Directo

PRIMERRECESO

10:15 p.m. LIBREFormatos Jefe Directo

A L M U E R ZO

1:00 p.m. LIBRERecibo múltiple Jefe Directo

SEGUNDO RECESO 3:15 p.m. LIBREAsignación de Padrino Jefe Directo

Resolución de dudas Dir.CapacitaciónCheck list de Inducción Dir.CapacitaciónEvaluación de la Inducción Dir.Capacitación

N O T A S

ANEXO 2CHECK LIST DE INDUCCIÓN RECIBIDA

FECHA: INGRESO:

NOMBRE DEL COLABORADOR:PUESTO: DEPTO.

Agradeceremos colocar su firma en cada uno de los temas, comoconfirmación de haber recibido dicho contenido.

1. INDUCCION GENERAL LAP DISTRIBUCIONES2.

TEMA

FIRMA

Bienvenida

Instalaciones

Qué la comercialización

Productos y servicios de Alimentos y aseo

Proceso del ventas

Cobertura geográfica de los servicios

Misión, Misión y Valores

Organigrama General de Comercializaciones

Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos

Plan de carrera

Técnicas de Mercadeo

Programa de “Sentimientos”

2. INDUCCION AL DEPARTAMENTOTEM

AFIRM

A

Bienvenida

Misión del departamento

Instalaciones

Metas y objetivos del departamento

Introducción al departamento

Organigrama interno

Funciones de cada puesto dentro del Depto.

Procedimientos internos

Interrelación con otros Departamentos

Normas internas

Formatos (opcional)

OBSERVACIONES:

3. INDUCCION AL PUESTOTEM

AFIRM

ADescripción del puesto

Procedimientos

Formatos

Recibo múltiple

Asignación de Padrino

Nombre del Padrino:

OBSERVACIONES:

Manual de Induccion Lap Distribuciones

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