Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías...

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

Proyecto de Modernización de

Secretarías de Educación


MODÚLO I. PRESENTACIÓN GENERAL1. Modernización de las Secretarías2. Enfoque de Procesos y Ciclo de Mejora 3. Cadena de Valor

MODÚLO II. PRESENTACIÓN DE CADA MACROPROCESO (Gestión de la Cobertura, Atención al ciudadano, Gestión financiera y Gestión del

Talento Humano etc…) 1. Objetivo del Macroproceso2. Procesos3. Estructura.

QUÉ DEBEMOS HACER EN LA SECRETARÍA PARA QUE EL PROYECTO TENGA ÉXITO?

ContenidoContenido


Proceso “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en

resultados” ISO9000:2000

REQUERIMIENTO

Entradas Salidas

TransformaciónInsumosProductos

Enfoque Basado en ProcesosEnfoque Basado en Procesos

• Bienes

• Servicios“Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas”

Transformación


El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos

Ciclo P-H-V-A

Definir y habilitar de acuerdo a los requisitos y medios

•qué hacer•cómo hacerlo•cuándo hacerlo

PlanificarPlanificar

Ejecutar tal como se ha planificado

HacerHacerEvaluar y demostrar conformidad con lo planificado, así como desempeño de acuerdo a los objetivos

VerificarVerificar

Establecer y generar mejoras hacia los objetivos, recursosy prácticas futuras

ActuarActuar


Modelo de Operación Procesos MENModelo de Operación Procesos MEN

¿Qué es un Macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada.

¿Qué es un Proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente.

¿Qué es un Subproceso? Es un conjunto de actividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso.

¿Qué es una Actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un subproceso.


¿En que consiste el Proyectoque se ejecutará

en la Secretaría de Educación?


•IMPLEMENTACIÓN DE LOS IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES PARA PROCESOS MISIONALES PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTION, PARA UN GRUPO DE GESTION, PARA UN GRUPO DE SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN PARTICIPANTES EN EL PARTICIPANTES EN EL PROYECTO DE PROYECTO DE MODERNIZACIÓN:MODERNIZACIÓN: Plan de capacitación Plan de capacitación Plan de Implantación Plan de Implantación Metodologías y estrategias Metodologías y estrategias

METODOLOGÍA - GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

Cadena de Valor

Mapa de procesos

Misión - Visión

Refer. Estructura

Cultura objetivo

PRODUCTOSREFERENTES

Diagnóstico

Cadena de Valor

Procesos implantados

Misión - Visión

Estructura

Cultura objetivo

PRODUCTOSREVISADOS, AJUSTADOS E IMPLANTADOS

M E

J O R

A C

O N

T I N

U A

El Proyecto


Macroprocesos EstratégicosDefine las políticas, estrategias y acciones de la organización, el desempeño y la gestión municipal.Macroprocesos MisionalesHace realidad la Misión organizacional mediante la prestación de bienes/servicios que satisfacen las necesidades del cliente externo

Macroprocesos de Apoyo Soporta y coadyuva al desarrollo de los demás procesos e incorpora las herramientas logísticas requeridas por la organización

SA

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Cadena de ValorCadena de Valor


F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos

G. Gestión de la información

H. Gestión del talento humano

I. Gestión administrativa de bienes y servicios

J. Gestión financiera

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A. Gestión estratégica

E. Atención al ciudadano

K. Control Interno

B. Gestión de

programas y proyectos

C. Gestión de la

cobertura del

servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio

educativo en educación pre

escolar, básica y media

L. Gestión de la tecnología informática

M. Atender asuntos legales y públicos

N. Administración del sistema de gestión de calidad

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Cadena de ValorCadena de Valor


Implantación - Modalidades

EJECUCIÓN (E.)Puesta en marcha de las actividades contenidas dentro

del subproceso aprobado durante la etapa de diseño,

utilizando todos los insumos mínimos requeridos. En caso que el subproceso considere actividades a ser

ejecutadas por parte de otros entes externos a la SE (como EE,

ET o proveedores) serán implantadas únicamente las actividades

que son responsabilidad de la SE.

Si existen actividades dentro del subproceso que por condiciones

particulares o estacionalidad no puedan ser ejecutadas, de igual

forma se implantarán las demás actividades en esta modalidad.

También es posible que la implantación del subproceso requiera

de la selección de una muestra para poder dar viabilidad a la

ejecución durante el tiempo definido para la implantación.

SIMULACIÓN (S)Taller de simulación o juego de roles dentro del

aula, con la participación de los funcionarios

asignados por la SE para tal efecto y con la

coordinación del líder del proceso y el equipo

consultor de la Firma. Esta modalidad será realizada cuando

definitivamente no pueda ejecutarse ninguna de las

actividades del subproceso.

Cuando la SE no cuente con el recurso humano

necesario y/o el recurso disponible no cumpla con el

perfil requerido para la implantación del subproceso, se

adoptará esta modalidad. En tal caso será necesario

que la SE designe a los funcionarios requeridos por el

subproceso para efectuar el taller de simulación.

PeriodicidadOcurrencia

ProcesosPermanentes CoyunturalesEstacionales


Implantación - Periodicidad

Tipo de implantación A01. Análisis de la información estratégica educativa

A01.01. Análisis de la información estratégica del sector E

A02.01. Análisis y definición de estrategias para el sector educativo S

A02.02. Definición del plan de inversiones S

A02.03. Aprobación y divulgación del plan de desarrollo educativo S

A02.04. Formulación y aprobación del plan indicativo E/S

A02.05. Definición y aprobación de planes de acción por área E

A02.06. Formulacion del plan operativo anual de inversiones POAI E

A03.01. Programación y ejecución de la asistencia técnica E

A03.02. Coordinación de la asistencia técnica E

A03.03. Seguimiento a la asistencia técnica E

A04.01. Revisión general del SGC S

A04.02. Revisión del avance de programas y proyectos, y seguimiento al plan indicativo

E/S

A04.03. Revisión y seguimiento del tablero de indicadores E

Tipo de implantación B01.01. Registro y análisis de viabilidad de programas y proyectos E

B01.02. Formulación detallada y registro en el banco de programas y proyectos E

B02.01. Inicio de programas y proyectos E

B02.02. Ejecución de programas y proyectos E

B02.03. Control y seguimiento a la ejecución de programas y proyectos E

B02.04. Control de cambios de programas y proyectos E

B02.05. cierre de programas y proyectos E

A04. Evaluación de resultados

B. Gestión de programas y proyectos

B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos

B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos

A. Gestión estratégica

A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo

A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y establecimientos educativos


Tipo de implantación

C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo

C01.01. Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial

E/S

C02.01. Proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos

E/S

C02.02. Consolidar proyección de cupos E/S

C02.03. Identificar estrategias de acceso y permanencia E/S

C03.01. Solicitar reserva (prematrícula) y reservar cupos para alumnos antiguos E/S

C03.02. Gestionar traslados E/S

C03.03. Asignar cupos a niños procedentes de entidades de bienestar social o familiar

E/S

C03.04. Inscribir alumnos nuevos E/S

C03.05. Asignar cupos E/S

C04.01. Registrar matrícula de alumnos antiguos y nuevos E

C04.02. Novedades de matrícula E

C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula

C05.01. Auditoría de matrícula E

Tipo de implantación D01.01. Garantizar el operativo de la aplicación de las pruebas saber en instituciones oficiales y no oficiales

E/S

D01.02. Establecer y aplicar el proceso para la evaluación del desempeño de docentes y directivos docentes en instituciones oficiales

E

D01.03. Gestionar la aplicación de la autoevaluación institucional en instituciones oficiales y no oficiales

E/S

D01.04. Promover el uso de resultados para la planeación del mejoramiento en instituciones oficiales y no oficiales

E

D02.01. Gestión del PEI en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales

E/S

D02.02. Apoyar la ejecución de los planes de mejoramiento de los establecimientos educativos oficiales y no oficiales

E

D02.03. Ejecutar planes de formación y capacitación de docentes y directivos docentes

E

D02.04. Orientación de estrategias pedagógicas para implementar ejes transversales

E

D02.05. Promover la articulación de los niveles educativos E

D02.06. Gestionar el uso de medios educativos E/S

D02.07. Fortalecimiento de experiencias significativas E

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

C02. Proyectar cupos

C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales

C04. Registrar matrícula de cupos oficiales

D01. Gestión de la evaluación educativa

D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos



Tipo de implantación E01.01. Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes E/NA

E01.02. Recibir y enviar correspondencia E/NA

E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

E02.01. Medir la satisfacción del cliente E/NA

Tipo de implantación F01.01. Organizar las actividades de control para los EE E

F01.02. Realizar el proceso de evaluación para el control de los EE E

F02.01. Aprobación y otorgamiento de licencias o reconocimiento oficial a los EE E/S

F02.02. Administración de novedades de EE E/S

Tipo de implantación G01.01. Recibir, planear y distribuir requerimientos de información E

G01.02. Recopilar y verificar información E

G01.03. Generar y analizar reportes de información E

G02.01. Planear comunicaciones E/NA

G02.02. Desarrollar comunicaciones E/NA

G02.03. Evaluar comunicaciones E/NA

G. Gestión de la información


F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos

E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos

F02. Legalización de establecimientos educativos

G01. Gestión del sistema de información

G02. Gestionar comunicaciones institucionales



Tipo de implantación H01.01. Definir o modificar la planta de personal E

H01.02. Controlar la planta de personal E

H01.03. Administrar las novedades de planta de personal E

H02.01. Concursos docentes E/S

H02.02. Concursos administrativos E/NA

H02.03. Selección de personal E/S

H02.04. Nombramiento de personal E/S

H02.05. Inducción de personal E/S

H03.01. Evaluación del desempeño E/S

H03.02. Capacitación y bienestar E

H04.01. Inscripción, actualización y ascenso en escalafón docente E

H04.02. Inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa E/NA

H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas E

H05.02. Administración de reclamaciones por salud E/S

H06.01. Administración de novedades E

H06.02. Liquidación de prenómina y nómina E

H06.03. Generación de reportes E

H07.01. Actualización del sistema de información E

H07.02. Generación de certificados E

Tipo de implantación I01.01. Elaborar y hacer seguimiento al plan de compras E

I01.02. Manejar requisiciones E

I01.03. Administrar etapa precontractual E/NA

I01.04. Administrar etapa contractual E/NA

I01.05. Realizar seguimiento y administrar convenios y contratos E/NA

I01.06. Liquidar convenios y contratos E/NA

I01.07. Evaluar y realizar seguimiento a proveedores E/NA

I02.01. Manejar almacén E/NA

I02.02. Administrar activos fijos E/S

I02.03. Gestionar servicios públicos E/NA

I02.04. Realizar mantenimiento de infraestructura E/NA

I02.05. Atender servicios generales E

I. Gestión administrativa de bienes y servicios


H01. Administrar la planta de personal

H02. Selección e inducción de personal

H03. Desarrollo de personal

H04. Administración de carrera

H05. Manejo del fondo prestacional

H06. Administración de la nómina

H07. Administración de las hojas de vida

I01. Adquirir bienes y servicios

I02. Gestionar recursos físicos



Tipo de implantación J01.01. Elaborar presupuesto E/S

J01.02. Ejecutar presupuesto E/NA

J01.03. Realizar seguimiento al presupuesto E/NA

J02.01. Elaborar y realizar seguimiento al plan anualizado y mensualizado de caja PAC

E/NA

J02.02. Elaborar flujo de caja E/NA

J02.03. Efectuar pagos E/NA

J02.04. Administrar inversiones E/NA

J03.01. Realizar procesos contables E/NA

J03.02. Efectuar cierre contable E/NA

J03.03. Realizar conciliaciones E/NA

J03.04. Generar informes y estados financieros E/NA

J03.05. Verificar y consolidar información de las instituciones educativas (Fondos de servicios educativos)

E

Tipo de implantación K01.01. Desarrollo y mantenimiento de la cultura del autocontrol E

K01.02. Autoevaluación de control E

K01.03. Seguimiento a planes de mejoramiento institucional E

K01.04. Administración de requerimientos de entes externos de control E/S

K02.01. Planeación de la evaluación independiente E/S/NA

K02.02. Ejecución de evaluación independiente E/S/NA

Tipo de implantación L01.01. Formulación E

L01.02. Ejecución E

L02.01. Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo E/NA

L02.02. Mantenimiento preventivo E/S/NA

L03.01. Administración de hardware E/NA

L03.02. Administración de software E/NA

L03.03. Administración de comunicaciones E/NA

L04.01. Administración de copias de seguridad E/NA

L04.02. Administración de sistemas de acceso E/NA

L04.03. Administración de contingencias E/S


K. Control Interno


L03. Administración de la plataforma tecnológica informática

L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica

J01. Presupuesto

J02. Tesorería

J03. Contabilidad

K01. Autocontrol

K02. Evaluación independiente

L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informáticaL02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica



Tipo de implantación M01. Atender asuntos disciplinarios M01.01. Hacer investigación del proceso y emitir fallo E/S/NA

M02.01. Atender peticiones E

M02.02. Conciliaciones extrajudiciales E/S

M02.03. Tramitar acciones judiciales E/S

M03.01. Revisar actos administrativos E

M03.02. Analizar y expedir conceptos u orientaciones de tipo jurídico E

Tipo de implantación N01.01. Auditorías internas de calidad S

N01.02. Acciones correctivas S

N01.03. Acciones preventivas S

N01.04 Control de producto no conforme S

N02.01. Archivo de gestión S

N02.02. Archivo central S/NA

N02.03. Archivo histórico S/NA

N02.04. Control de documentos y datos S

N01. Seguimiento, análisis y mejora

N02. Administración de documentos

M. Atender asuntos legales y publicos

M02. Tramitar acciones judiciales y litigio

M03. Prestar asesoría jurídica

N. Administración del sistema de gestión de calidad


Retorno


Puntos de EspecialAtenciónPuntos de EspecialAtención

PUNTOS DE ESPECIAL ATENCIÓN

Diagnóstico, Diseño e Intervención Organizacional en:

Apropiación de procesos misionales (Atención al Ciudadano, Cobertura)

Apropiación de Sistemas de Información – Inspección y Vigilancia, Gestión de la Tecnología Informática, Gestión Financiera y Recursos Humanos

Gente y Cultura (Manejo del cambio y desarrollo de habilidades gerenciales)

Conocimiento del Proyecto de Modernización


MODÚLO II. ESTRUCTURA

1. Estructura Organizacional

2. Objetivo

3. Procesos


Metodología de trabajoPropuesta de Estructura

Reingeniería de procesos

• Diseño de Cadena de Valor.

• Modelos Conceptuales.

• Diseño de procesos.

• Implementación de procesos

• Ejecución• Simulación

Manual de procesos

• Documentación preliminar:

• Diseño Detallado de Procedimientos.

• Indicadores de gestión.

• Matriz de Responsabilidades.

• Niveles de Aprobación.

• Funciones.

• Políticas.

Referentes y propuesta de

Estructura

• Definición de tipologías.

• Manual de funciones, Perfiles de cargos.

• Propuesta de Estructura orgánica

• Levantamiento de cargas de trabajo

• Análisis de Hojas de Vida.

• Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta

• Costeo• Cargos


Beneficios del ModeloBeneficios del Modelo

Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría.

Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.

Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite:


Metodología de trabajoPropuesta de EstructuraMetodología de trabajoPropuesta de Estructura

Reingeniería de procesos

• Diseño de Cadena de Valor

• Modelos Conceptuales• Diseño de procesos• Implementación de

procesos• Ejecución• Piloto• Simulación

Manual de procesos

• Documentación preliminar

• Diseño Detallado de Procedimientos

• Árboles de decisión• Días típicos• Indicadores de

gestión• Matriz de

Responsabilidades• Niveles de

Aprobación• Funciones• Políticas

Análisis y Aprobación

• Revisión y ajuste del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. actuales.

• Revisión de las matrices de costeo planta propuesta y planta actual según fuente de financiación.

• Revisión de la información relacionada con la cuota de administración.

• Plan de creación y supresión de cargos.

• Escenarios financieros

Referentes y propuesta de

Estructura

• Definición de tipologías

• Levantamiento de cargas de trabajo

• Propuesta de Estructura orgánica

• Manual de funciones, Perfiles de cargos

• Cuadro comparativo de estructura actual y propuesta

• Costeo• Cargos


Pasos a seguirPasos a seguir

Definir una política para financiar la planta de cargo requerida para la implementación de la nueva estructura.

Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial.

Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la aprobación de estructuras organizacionales


Pasos a seguirPasos a seguir

Acompañamiento a las Secretarias de Educación para la adopción de la nueva estructura.

Documentación

Adopción

Implementación


Riesgos de no implementar la estructura Riesgos de no implementar la estructura

Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio.

Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones).

Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial.

Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.


Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría. Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos

de las plantas de cargos. Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la

organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.

Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados.

Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios.

Riesgos de no implementar la estructura Riesgos de no implementar la estructura


Macroproceso Proceso


H01. Administrar la planta de personal

H02. Selección e inducción de personal

H03. Desarrollo de personal

H04. Administración de carrera

H05. Manejo del fondo prestacional

H06. Administración de la nómina

H07. Administración de las hojas de vida

H. Gestión del Talento HumanoH. Gestión del Talento Humano

H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida.


Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños al sistema educativo oficial.

C. Gestión de la Cobertura del Servicio EducativoC. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo


C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo

C02. Proyectar cupos

C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales

C04. Registrar matrícula de cupos oficiales

C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula




E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

E. Atención al CiudadanoE. Atención al Ciudadano

E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y consultas y la correspondencia en general recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación.



F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos

educativos

F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos

F02. Legalización de establecimientos educativos

F. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EEF. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EE

F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos.




J01. Presupuesto

J02. Tesorería

J03. Contabilidad

J. Gestión FinancieraJ. Gestión Financiera

J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable.




L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática.

L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

L03. Administración de la plataforma tecnológica informática

L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica

L. Gestión de la Tecnología InformáticaL. Gestión de la Tecnología Informática

L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio.


¿Qué debemos hacer en la Secretaríapara que este proyecto

tenga éxito?


Nombrar por resolución un Gerente del Proyecto

El Gerente del proyecto de modernización tiene como propósito fundamental administrar la ejecución de todas las dimensiones del Proyecto de Modernización en la Secretaría de Educación, de manera que las actividades que se desarrollen tiendan a garantizar la implementación y apropiación de los nuevos modelos dentro de una dinámica de mejoramiento continuo.

Deberá asumir un rol como gestor diferente para cada caso, dado que el Proyecto de Modernización se conforma a partir del desarrollo de diferentes proyectos inscritos en cada una de las dimensiones o actividades complementarias, y que cada uno de estos proyectos tiene alcances distintos, que a su vez, la ejecución en cada Secretaría depende de las necesidades expresadas en los diagnósticos.

Es un funcionario de planta de la Secretaría de Educación que debe estar dedicado de tiempo completo al proyecto.

Constituye un vínculo esencial entre la Secretaría y el equipo de trabajo del Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación del Ministerio de Educación Nacional.


Nombrar por resolución un Gerente del Proyecto

El gerente debe ser visto como un experto que aporta su experiencia en el sector y que se apropiará de las metodologías de mejoramiento propuestas en el Proyecto.El gerente es un recurso valioso y costoso que asigna la Secretaría para el proyecto, es responsabilidad del Secretario de Educación, de la Secretaría y del mismo Gerente del Proyecto de Modernización generar el mayor valor de la labor que desempeña.

Dentro de la estructura del proyecto, el Gerente le debe reportar al Secretario de Educación –quien es el director del Proyecto en la Secretaría- y mantener comunicación con el padrino asignado en el equipo de modernización del Ministerio.

…Continua


Crear por resolución un Comité Directivo

En el que participarán el Secretario de Educación, el gerente de proyecto y los jefes de segundo nivel. Sus reuniones serán como mínimo cada dos semanas, y sus responsabilidades serán: tomar las decisiones que cada una de las etapas del proyecto demandará, realizar gestión de riesgos, definir correctivos cuando se presenten atrasos en el proyecto; hacer revisiones globales y validaciones de los productos de las distintas etapas del proyecto.

El Comité Directivo es el máximo nivel jerárquico de decisión colegiada en la Secretaría de Educación y ejercer el control gerencial directo al Proyecto.


Crear por resolución Comitésde Avance

Se creará un Comité compuesto por los funcionarios de segundo nivel, que involucren los procesos misionales de la Secretaría. Asistirán los jefes de dependencia y los coordinadores que cada jefe defina. Sus reuniones serán semanales y sus responsabilidades serán:

• Presentar los avances del proyecto contra el cronograma detallado.• Hacer seguimiento al plan de implementación.• Aprobar los productos de las diferentes etapas.


Designar el grupo de Facilitadores

El grupo de facilitadores, integrado por profesionales de planta de la Secretaría, tendrá como responsabilidad el apoyar a la firma ejecutora del proyecto en la consecución de información, ser parte del equipo de la firma para lograr transferencia de la metodología y convertirse al final del proyecto, en el grupo de mejoramiento de procesos de la secretaría.

La dedicación de los facilitadores será de tiempo completo al proyecto y la firma consultora los capacitará en la metodología que se utilizará y les asignará funciones dentro del proyecto.


GRACIAS

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