REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO SANTIAGO MARIÑO

EXTESIÓN CARACASINGENIRÍA EN SISTEMAS

CÁTEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Integrantes:Holinthe Cherilus PinalCI. 17671656

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• Sistemas• Función de los Sistemas• Procedimiento• Manual Administrativo• Necesidad de Los Manuales• Estructura de los Manuales• Manuales como Instrumento de comunicación en las

empresas.• Importancia de los Manuales en las Empresas en el área de

Sistemas de Información.

CONTENIDO

SISTEMASSe entiende por sistemas una serie

de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un

plan de procedimientos que buscan una metas o metas común, mediante la manipulación de datos energía o

materia.

Función de los SistemasEl funcionamiento del sistema es un conjunto complejo

de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran que abarcan relaciones de

interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.

Además el sistema es concebido como una entidad en la que influyen interese humanos, actividades y cometidos, se puede concluir que sistema es una concepción unitaria

de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia de sus partes.

PROCEDIMIENTOUn procedimiento puede considerarse como la

sucesión cronológica y secuencial de operaciones unidas entre sí, que se

constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica

dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

MANUAL ADMINISTRATIVOLos manuales administrativos son

documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos

administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de

la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que

deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Necesidad de Los Manuales Es muy importante contar con los manuales administrativos, ya que permiten instruir y proporcionar

información referente a la organización a los empleados de

nuevo ingreso en la realización de sus actividades, así como el evitar

la ineficiencia de los mismos.

Estructura de los ManualesPara la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas

universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Estudio preliminar

Es lo primero en realizarse, ya que con esto se va a conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se

va a actuar.

Recopilación de información

Consiste obtener una descripción lo más detallado y exacto posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental.

Interpretación y diseño de la información

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.

Elaboración del manual

Es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización.

Estructura de los Manuales

Aprobación y actualización del manual

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.

Estructura de los Manuales

Manuales como Instrumento de comunicación

en las empresas Los manuales son una herramienta importante para las distintas organizaciones, debido a que persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como las unidades administrativas que lo constituyen.

En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración

concerniente a políticas, organización y procedimientos.

Importancia de los Manuales en las Empresas

en el área de Sistemas de Información

Ya que un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y

diseminar (salida) datos e información, para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo, es importante

emplear el uso de los manuales ya que los mismo permiten asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido

encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.

Dichos manuales deberán emplear en su documentación las características técnicas y operacionales del sistema. Es esencial ya que proporciona

entendimiento del sistema a quien lo vaya a utilizar, para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema, para enseñar a los usuarios como interactuar con

el mismo y los operando como hacerlo funcionar.