PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS … · FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS GENERALES....

PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION.PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION.

CONCEPTOS GENERALESCONCEPTOS GENERALES

Concepto de necesario

Todo material o documento vivo (en buen estado de uso)

Modelos de documentos, que pueden servir de base para documentos futuros

Documentos recibidos o que generamos para el exterior como evidencia

ORGANIZACIÓN. GENERAL.ORGANIZACIÓN. GENERAL.

Concepto de innecesarioLo obsoleto o caducado

Lo que no se ha leído y no se va a leer

Lo que no se usa y cuando se necesita se puede obtener en otro sitio

Todo material deteriorado

Ejemplos de Innecesarios

Antes Después

Puerta que no se debe cerrar en el Rack por motivos de ventilación ocupa espacio innecesariamente. Se quita la puerta.

Ejemplos de Innecesarios

-Sai estropeado. Vale más arreglarlo que comprar uno nuevo. Tirar “a reciclanet”

-Zami. Post-it-s con descripción, fecha de revisión,…

La zona de tránsito está en el armario que hay trás el puesto de JonEl zami está situado en el RACKLas dos escaleras se guardarán en el RACK. Por seguridad, deberán

poder abrirse completamente en cualquier parte de la oficina.Los portátiles y los cañones de EUSKALIT se guardarán bajo llave en el

armario marrón que está en el rack, salvo cuando se vayan a usar continuadamente en alguna de nuestras salas

La Tarjeta para fotocopiar en la fotocopiadora del edificio Barco se cuelga del panel de corcho del RACK

Contraseñas de cuentas de correo electrónico, usuarios de acceso a internet, etc. estarán registrados en la carpeta E:\Procesos de apoyo\Sistema Informático\buzones de correo

Biblioteca: E:\Procesos de apoyo\control de documentos y materiales\Biblioteca\bd-biblioteca” y despacho de Mikel

Hoja de Control de Préstamos: E:\Procesos de apoyo\Control de documentos y materiales\Biblioteca\prestamos.doc

ORDEN. UBICACIONES.ORDEN. UBICACIONES.

Ejemplos de Orden

Antes Después

Armarios con recambios informáticos: cableado, ratones, discos duros,… sin separadores y desordenados. Se meten en cajas y se identifica el contenido de éstas fuera de ellas.

“ADECUAMOS EL CONTENEDOR AL CONTENIDO”

Descripción: Contenedores de compartimentos para recambios para el dymo, lápices, bolígrafos, grapas, clips,…

Descripción: 3 contenedores iguales para material de oficina.

“ESTANDARIZACION DE CONTENEDORES”

Antes Después

SEIRI

SEITON

SEISOSEIKETSU

SHITSUKE

© Bekaert Consulting EUSKALIT

Ejemplos de Orden

Limpiar: Todo en la oficina debe estar limpio y en buen estado

Identificar y eliminar de fuentes de suciedad

LIMPIEZA. CRITERIOS GENERALES.LIMPIEZA. CRITERIOS GENERALES.

Se guardarán para siempre los documentos notariales, las actas de Patronato, los informes del director, los convenios, lacontabilidad,…

Seis años otros documentos como actas de comités, documentos contables y legales, certificados de HOBETUZ y de programas, resúmenes de encuestas, procesos obsoletos, registros de equipos de mejora, etc.), avisando al “R” correspondiente antes de tirarlos.

La documentación técnica se conservará mientras esté actualizada. El director se encargará de su revisión

CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE PAPELES Y FICHEROS INFORMÁTICOS PARA QUE NO PAPELES Y FICHEROS INFORMÁTICOS PARA QUE NO

LLEGUEN A SER FUENTE DE SUCIEDADLLEGUEN A SER FUENTE DE SUCIEDAD

Ejemplos de Limpieza (Cableado)

Antes Después

DESCRIPCION: Se han metido todos los cables por tubos y hemos cerrado todas las cajas de los enchufes. Con esto conseguimos:

-no tropezar con los cables y hacernos daño

-no estropearlos al tocarlos continuamente con los pies

-que no penetre la suciedad en el hueco de las cajas de los enchufes

Ejemplos de Limpieza

Antes Después

DESCRIPCION: Entre el armario-encimera y la pared

había un hueco por el que caían papeles y otros materiales que se dejaban allí. Eliminamos el hueco y conseguimos no perder documentos y no ensuciar una zona que después va a ser muy difícil de limpiar

Armarios de la zona “almacén”: letra – armario y número –fila o balda

Carpetas y Cajas: identificación con etiquetas del título en letra grande y de su contenido en letra pequeña, todas en la misma dirección

S.I.- E\PROCESOS DE APOYO\ORDEN INTERNO\Calendario. Los 3 primeros niveles en mayúscula y estructurados según el Plan de Gestión exceptuando los archivos de aplicaciones especiales o los generados por el propio Sistema Informático.

CONTROL VISUAL. PAUTAS GENERALES CONTROL VISUAL. PAUTAS GENERALES DE IDENTIFICACIÓN/CODIFICACIÓN.DE IDENTIFICACIÓN/CODIFICACIÓN.

Ejemplos de Control Visual

DESCRIPCION: 3 primeros niveles de carpetas en mayúscula. A partir de ahí en minúscula.

Auditorías bimestrales.

-Cruzadas en puestos de trabajo y carpetas de las que somos responsables en S.I.

-Rotando auditores en Zona general y almacén.

1 paseo/mes en cada zona (almacén, z.general, puestos, S. Informático, Rack)

Utilización de tarjetas rojas para denunciar anomalías.

En las auditorías debe estar clara la diferencia entre:

* Anomalía: Cuando no se cumple lo que pone en el proceso.

* Idea de Mejora: Ideas que van surgiendo, no recogidas en el proceso que sirven para mejorar el mismo.

DISCIPLINA Y HÁBITODISCIPLINA Y HÁBITO

Planilla para anotar anomalías en auditorías y paseos

EJEMPLO DE LISTA DE PREGUNTAS PARA LOS PASEOS DE EVALUACION

Resultado tras última implantación en RackAntes Después

PROCESO. ÁREAS DE IMPLANTACIÓNPROCESO. ÁREAS DE IMPLANTACIÓN

CRITERIOS ESPECÍFICOSCRITERIOS ESPECÍFICOS

-1998- Área piloto: Algunos armarios con materiales de usocomún en zona general

-1999- Todos los armarios de la zona general y almacén

-2000- Puestos de trabajo y Sistema Informático

-2003- Traslado de las 5S al completo a las nuevas oficinas

-2003- Rack en nuevas oficinas.

IMPLANTACIÓN POR ZONAS DE LAS IMPLANTACIÓN POR ZONAS DE LAS INSTALACIONESINSTALACIONES

- Tránsito, para almacenar materiales durante un máximo de 3 días, indicando fecha límite y su programa o destino.

-ZAMI, los materiales ubicados en él se identificarán con fecha límite y descripción.

- El botiquín se colocará en un lugar visible de la zona general,irá etiquetado con una señal standard.

- Reposición de materiales – Puntos de pedido:

* Tarjetas de control de stocks de material de oficina: llevarán indicado el stock mínimo y cuando se alcance éste se seguirán las instrucciones de la tarjeta.

* Plásticos portaetiquetas: se deberán colgar del atril de Angeles. Ésta recogerá dichas etiquetas y hará el pedido correspondiente. Cuando se reciba el material se colocarán las etiquetas en el punto de pedido y se colocarán en su lugar dentro de la zona general.

ZONA GENERAL. ENTRADAZONA GENERAL. ENTRADA

EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:

Descripción: Tarjetón Punto de pedido cuando sólo quedan dos paquetes de folios. Instrucciones: Entregar esta hoja a Angeles(ella pide el material)

Descripción: Gomilla recogiendo los últimos 5 diskettes. Cuando alguien llegue a ese punto seguirá las instrucciones de la etiqueta roja.

TARJETAS DE CONTROL DE STOCKS “ORDEN Y CANTIDAD”


Descripción: Para que nunca se quede el fax sin papel, ponemos una hoja verde antes de que se acabe el taco. Cuando un fax sale en la hoja verde, hay que añadir papel.

Descripción: Fotocopiadora. Cuando la línea verde entra en el espacio rojo hay que reponer papel.

“ORDEN Y CANTIDAD”


Descripción: Estas pegatinas indican que ahí hay una puerta y que hay que empujarla para entrar y tirar hacia atrás para salir.

Descripción: Indicación de que en ese contenedor es donde dejamos el papel para reciclar.

“UBICACIONES”

Antes Después

EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:“UBICACIONES”

Descripción: Pegamos el material que hay dentro de una caja por el lado visible de ésta. Así sabemos con certeza el contenido de la caja que vamos a abrir.

Descripción: Esta indicación está al lado de la puerta junto a otra en la que pone “Mensajeria”. Tanto el cartero como el mensajero saben si hay algo para ellos sin decirles nada.

Antes Después

- Se intentará que los materiales del mismo tipo estén próximos y los más pesados ocupen posiciones más bajas.

- Se colocarán las cajas en el hueco de las baldas y sin que sobresalgan, de manera que no obstaculicen el paso, siempre que sea posible.

- No se almacenarán materiales de formación (Calidad Total, Equipos de Mejora,…) ya que KOPIAK los hace con una semana de antelación aproximadamente (depende de la cantidad).

-No debe haber almacenes intermedios en los puestos de trabajo.

-Dependiendo de la identificación que traigan los materiales se rotularán las cajas almacenadas.

ZONA ALMACÉN. PARTE SUPERIOR E ZONA ALMACÉN. PARTE SUPERIOR E INFERIOR DE LOS ARMARIOSINFERIOR DE LOS ARMARIOS


Inventario. Entrada y salida de materiales.1. Entrada de materiales en el almacén

1.1. Pedidos de un material: unidades?, nº cajas?, y cuando van a llegar. Se lo comunicamos a Jon y busca o hacemos un sitio en el almacén. Si hay espacio suficiente intentaremos que nos guarden el material en la imprenta.

1.2. Al recibir el pedido lo almacenamos en la ubicación decidida, lo identificamos y anotamos en el inventario la descripción del material, stock inicial (uds. pedidas), stock actual (uds. en nuestro almacén), stock mínimo (dependiendo del material) y ubicación. Si es un material que ya tenemos en stock, cambiaremos las unidades en el apdo. “stock actual”.

1.3. Si es un material común para varios procesos y personas, cuando llegue, cada interesado se reservará las unidades que quiera, apuntándolo en el inventario (unidades – responsable/proceso) y en las cajas donde ha venido.

2. Salida de materiales del almacén

2.1. Miraremos en la zona general a ver si tenemos el nº de unidades deseado.

2.2. No.Abrimos “inventario” y buscamos el lugar dónde se almacena éste.

2.3. Obtenemos el material y se resta del inventario las unidades retiradas.

4. Material empaquetado a bandeja “mensajería” o “correos” o se lo llevará directamente cada “R” para utilizarlo en las sesiones de formación


Biblioteca. Altas.1. El Responsable de 5S entrega el libro al responsable de leerlo y le asigna un compromiso en el con fecha límite para su cumplimiento.

2. El responsable prepara un resumen y define las palabras clave para la identificación y búsqueda del libro.

3. El Responsable de 5S registra el libro en la base de datos “Biblioteca”.

ARGI

2. Préstamos (Las revistas/videos/… de Speak Up hoja de préstamos aparte)2.1. Préstamo: rellenar la hoja de préstamos para controlar quién tiene un libro (o cualquier material) que hayamos prestado. 2.2. Devolución: borrar el préstamo de la hoja de préstamos.

Revistas. Altas.1. El Responsable de 5S entrega la revista al responsable de leerla y le asigna un compromiso en el con fecha límite para su cumplimiento de un mes, apuntando también esta fecha en la portada de la revista.

2. El responsable lee la revista y apunta sólo sus comentarios en Novedades. Cuando no la esté leyendo la revista debe estar en el revistero.

3. Toda revista del revistero cuya fecha de la portada haya pasado la escrita se guardará en su archivador correspondiente, se haya leído, se haya comentado o no.

ARGI

- Las baldas centrales de los armarios de la zona almacén (armarios altos marrones y negros) identificándolas con el nombre del propietario del puesto .

- Carpetas de anillas o las colgantes identificadas por su contenido .

- Los materiales de cursos, memorias o fotocopias de reuniones internas de formación se guardarán en carpetas o cajas etiquetadas “FORMACION”

- Resúmenes de encuestas y certificados históricos ordenados por año y programa

- No se podrá tener material de la zona general en el puesto de trabajo, a menos que estemos haciendo uso del mismo en un momento determinado.

- Bandeja superior deberá estar vacía para que los compañeros puedan depositar en ella lo que proceda

- Los casos urgentes o sobre los que se esté trabajando estarán en la bandeja inferior o bien en el atril, cajas, cajones o carpetas etiquetadas “PENDIENTE”.

- No se rotulará el hueco de las carpetas en los armarios

- Todos los cables y enchufes deberán estar en buen estado. No deberán estar al alcance de los pies y se protegerán por tubos o canaletas para evitar caídas o accidentes eléctricos cuando exista riesgo

- Cuando alguien se lleve un documento de un compañero sin haberle informado pondrá un post-it en el hueco que deja indicando en él el tipo de documento y el nombre de quien se lo ha llevado.

PUESTOS DE TRABAJOPUESTOS DE TRABAJO

¿POR QUE 5S EN INFORMATICA?• Reducción de error humano en la manipulación de archivos (cuanto

más claros los nombres de archivos y carpetas menos errores de uso y al enviarlos por correo, etc.)

• Mayor rapidez al buscar cualquier archivo

• Ocupar justamente el espacio necesario en el Servidor Central (para navegación más rápida por la unidad del Server y para reducir el riesgo de pérdida de información con copias de seguridad más eficientes)

• Ahorro de tiempo en la instalación y configuración de los equipos (Drivers y ficha de características de cada equipo identificadas y descritas)

• Control de stocks de piezas de hard y periféricos (ratones, teclados, módulos de memoria, discos duros,…) de recambio y por seguridad estado óptimo de cables, enchufes, etc.

SISTEMA INFORMÁTICOSISTEMA INFORMÁTICO

- Guardamos toda la información que manejamos en una unidad de red llamada “Unidad E:”.

- Al ser toda la información accesible para todos, los criterios de ubicación, modificación y eliminación de documentos tienen que quedar bien claros para que toda la plantilla actuemos de la misma forma:

- Todos los archivos se organizan según una estructura acorde con la piedra angular de nuestro día a día: gestión por procesos.

* Los 3 primeros niveles en mayúscula y estructurados según el Plan de Gestión, exceptuando los archivos de aplicaciones especiales o los generados por el propio Sistema Informático. Ejemplo: E\PROCESOS DE APOYO\ORDENINTERNO\Calendario.

* Los nombres de los ficheros deben ser descriptivos y completos ( por años, por grupo, por edición, etc.), salvo los acrónimos. Por ejemplo E:\PROCESOSDE APOYO/ORDEN INTERNO\Actas\No lucrativas\1ª edicion\060300.doc

* Es preferible que no haya mas de 6 niveles desde la raíz del árbol de directorios.

SISTEMA INFORMÁTICOSISTEMA INFORMÁTICO

- Las presentaciones (conjunto de “Transparencias”) generadas en EUSKALIT se guardarán en E:\Procesos de apoyo\Orden Interno\Presentaciones.

- Se clasificarán según el programa al que correspondan. Existe una carpeta “Modelos de Presentaciones” en la que se ubicarán presentaciones genéricas de “Calidad Total”, “Actividades EUSKALIT”,… Existe otra carpeta “Personas-Formación” en la que debemos ubicar las presentaciones utilizadas para formación interna.

- Antes de utilizar tanto los modelos como las demás presentaciones se comprobará si están obsoletos, y si lo están, deberán ser actualizados por la última persona que los utilice. Si se ha actualizado la presentación completa la fecha de actualización se pondrá en el nombre de la presentación. Si sólo se ha actualizado alguna transparencia de una presentación se pondrá la fecha de actualización en la propia transparencia (con un cuadro de texto).

- Antes de cada auditoria, el R del proceso “Control de documentos y materiales” recordará que las transparencias innecesarias de las presentaciones de las que somos R han de ser eliminadas.

- Las transparencias no generadas en EUSKALIT (archivos de ponentes, …) no se considerarán presentaciones y se ubicarán en la carpeta de su proceso.

SISTEMA INFORMÁTICO SISTEMA INFORMÁTICO PRESENTACIONESPRESENTACIONES

Antes Después

DESCRIPCION:

Ejemplos de Organización en Presentaciones

Antes Después

DESCRIPCION: Se han eliminado 75 presentaciones Power Point que estaban obsoletas o duplicadas en otra carpeta. Las restantes las hemos guardado en una carpeta centralizada y accesible para todos. También hemos reducido el nº de subcarpetas creadas.

Después

DESCRIPCION:

Ejemplos de Orden (Presentaciones) Antes

DESCRIPCION: Carpeta de presentaciones “Apoyo a otras entidades”. Había 35 presentaciones sueltas que las hemos eliminado o reubicado en sus carpetas correspondientes del directorio Presentaciones. Con lo que esta carpeta queda únicamente con 3 subcarpetas y sin archivos sin clasificar.

Después

DESCRIPCION:

Ejemplos de Limpieza (Presentaciones)

Antes Después

DESCRIPCION: Las transparencias se actualizan en su directorio de “Modelos” y luego se utilizan para crear las presentaciones particulares de cada uno. Antes se copiaban primero a las presentaciones particulares, allí se actualizaban y después se nos olvidaba actualizarlas también en “Modelos” para ahorrarle trabajo al siguiente que fuese a utilizar la misma transparencia y para evitar que un compañero mostrase en alguna de sus presentaciones datos antiguos.

Ejemplos de Control Visual (Presentaciones)

Antes Después

DESCRIPCION: No sabíamos cuándo había sido actualizada por última vez una presentación “modelo”

DESCRIPCION: Añadimos al nombre de la presentación la fecha de actualización y así sabemos si tenemos que comprobar los cambios que haya podido haber hasta entonces.

- Todas las fotos necesarias para la futura publicación de documentos (boletines,…), evidencias, históricas, etc. que tengamos en la Unidad E: se deben ubicar en P.O./DIFUSION/Desarrollo de materiales/Fotos. Las que no vayamos a utilizar para nada las eliminaremos.

- Se clasificarán por proceso o tema y se ha habilitado una “vida corta” en la que guardaremos las fotos que vayamos a necesitar sólo temporalmente, indicando la fecha de eliminación al final del nombre.

- Intentaremos guardar únicamente las dos o tres mejores fotos de cada proceso. Sólo crearemos subcarpetas para clasificarlas en caso de que tengamos más de tres fotos buenas de un mismo proceso que luego vayamos a necesitar.

- Los nombres que pongamos a las fotos serán descriptivos, aclarativos e inequívocos para facilitar su búsqueda.

- Antes de cada auditoria, el R del proceso “Control de documentos y materiales” recordará que las fotos innecesarias de nuestros procesos han de ser eliminadas y si no lo están contarán como anomalía en las auditorias cruzadas del S.I.

SISTEMA INFORMÁTICO SISTEMA INFORMÁTICO FOTOSFOTOS

Antes Después

Ejemplos de Orden (Fotos)Antes Después

DESCRIPCION: La única identificación de las fotos era la numeración que le asignaba la cámara digital al sacarlas

DESCRIPCION: Se identifican las fotos con nombres explicativos. Si hay mas de 3 fotos de un proceso, se crearán subcarpetas.

Después

DESCRIPCION:

Ejemplos de Control Visual (Fotos)Antes Después

DESCRIPCION: Al no existir vida corta,

no sabíamos cuando debíamos borrar algunas fotos.

DESCRIPCION: Al tener Vida Corta sólo tienes que

ponerle la fecha hasta la que crees que va a tener utilidad y si en una auditoria aparece un archivo de

estos con fecha pasada se aprecia claramente la anomalía.

Después

Ejemplos de Control Visual (Fotos)

Antes Después

DESCRIPCION: Para ver el contenido de una foto hay que hacer click sobre ella o abrirla.

DESCRIPCION: Con la Vista en miniatura del explorador se ven todas las fotos sin hacer sólo con abrir el directorio en el que se encuentran.

- Eliminaremos los logos e imágenes en documentos a distribuir por e-mail o que se puedan bajar de nuestra web para así aligerar su peso. Dejar únicamente nuestro nombre EUSKALIT.

- Los e-mails masivos deberán, salvo excepción, llevar los destinatarios escritos en CCO para que al recibirlo no aparezca el listado de todas las personas a las que se ha enviado y éstas puedan así hacer uso indebido de las direcciones de correo (Protección de datos).

- Al adjuntar archivos importantes, sobre todo los confidenciales, en e-mailsdirigidos al exterior, habrá que comprobar que sea realmente el que queríamos enviar y que dicho archivo no contenga información relevante referente a otras organizaciones.

- Deberán colgar el menor número posible de carpetas y subcarpetas de la bandeja de entrada, así ahorraremos espacio al guardar los archivos .pst en la unidad E:

-Los mensajes emitidos y recibidos se guardarán en las carpetas 3 meses máximo, salvo en casos excepcionales, en los cuales se podrá abrir una carpeta en la que archivaremos los mensajes de antes de esa fecha que queramos conservar.

-¡¡¡IMPORTANTE!!! Debemos ser conscientes de que los archivos adjuntos que consideremos importantes hay que guardarlos en E: en el mismo momento en el que los recibimos en vez de dejarlos almacenados en el Outlook.

SISTEMA INFORMÁTICO SISTEMA INFORMÁTICO OUTLOOKOUTLOOK

5S Y MOTIVACIÓN5S Y MOTIVACIÓN

En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos mecanismos son importantes para entender y conseguir la motivación. Entre todos cabe destacar:

1.“Novedades”:fichero en el que se apuntan todas las novedades concernientes a toda la plantilla, entre las que se encuentran las novedades sobre 5S.

2.Argi: aplicación de Mejora Continua para gestionar sugerencias propuestas, incidencias ocurridas, proyectos de mejora puestos en marcha o nuestro desarrollo de competencias, que irán originando compromisos adquiridos con un Responsable y una fecha_límite de cumplimiento.

En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos mecanismos son importantes para conseguir la motivación. Entre todos cabe destacar:

3.Reuniones plenarias mensuales y trimestrales: en ellas se requiere la participación de toda la plantilla con todo tipo de aportaciones y las 5S tienen su tiempo reservado para que todos expongamos lo que consideremos oportuno sobre 5S.

4.El contacto directo y casi diario entre el director, el Responsable 5S y el resto de la plantilla permite, asimismo, las sugerencias informales (no escritas) cruzadas entre toda la plantilla sobre 5S o cualquier otro tema.

En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos mecanismos son importantes para conseguir la motivación. Entre todos cabe destacar:

Conocer y estar bien informadoFormación inicial en implantaciones desde 0, sesiones de estudio para comunicación de cambios en el proceso y posterior puesta en común

La pertenencia al Club nos aporta conocimientos (visitas cruzadas, jornadas técnicas, ventana 5S, …) que luego compartimos con el resto de la plantilla.

Sesiones excepcionales del Club sobre temas concretos (5S digital)

Recepción de revistas sobre materiales útiles para 5S

Se muestran los resultados de las auditorias en las reuniones trimestrales.

Encontrarlo significativo

En las primeras implantaciones se forma previamente a toda la plantilla y el director actúa como facilitador.

Existe un proceso escrito sobre el mantenimiento de las 5S que toda la plantilla debemos tener interiorizado.

Tiempo dedicado a las 5S: **en las reuniones mensuales para mostrar los últimos progresos, para

sensibilizar sobre errores más comunes, …**en las sesiones de estudio (1h) para interiorizar el proceso recalcando los

aspectos más importantes del mismo.

Todas las anomalías 5S registradas en las auditorías pasan a ser compromisos con fecha límite de cumplimiento en Argi.

Las anomalías detectadas fuera de auditoría y que consideremos muy importantes las registraremos en Argi como Incidencia.

Requerir la participaciónImplantaciones de buenas prácticas en cadena: Se explican las buenas prácticas en sesiones de estudio surge el debate entre los asistentes (plantilla) se consensúa qué prácticas hay que poner en marcha obligatoriamente las personas más a favor de la causa lo implantan seguidamente, tras ver los resultados que se obtienen, lo implanta toda la plantilla.

Se realizan auditorias bimestrales en las que rota toda la plantilla, incluído el director.

Tarjetas rojas para denunciar anomalías. Todas las personas debemos estar alerta y no solo identificar anomalías, sino pensar en cómo solucionarlas o evitarlas en un futuro. Siempre que ponemos una tarjeta roja, surge el pique y esto hace que todos abramos más los ojos en busca de anomalías por toda la oficina.

Todas las ideas son bienvenidas y ninguna rechazada de primeras. Se registran en Argi. Si al R le parece OK. se ejecuta. Si hay dudas, el comité de ideas decide si procede seguir adelante con la idea o no.

Requerir la participación

Se facilita documentación para la realización de las auditorias para que éstas sean lo más ágiles posibles: planilla para el registro de anomalías,…

Todas las personas saben que cuentan con el Responsable del proceso “5S” para ayudarles en tareas 5S.

El Responsable 5S, así como el director, deben predicar con el ejemplo.

Mano izquierda al identificar “malas prácticas” o al denunciar anomalías. Para no perder participación ni desmotivar a las personas.

Se invita a las revisiones anuales del proceso 5S a diferentes personas cada vez.

Se han creado comités o equipos de mejora permanentes para diferentes aspectos de las 5S fijando objetivos con fecha límite para su cumplimiento.

Sentirse apoyado en la funciónEl Responsable 5S tiene acceso a todo tipo de recursos materiales. En ocasiones falta tiempo.

El Responsable 5S puede pedir ayuda al resto de la plantilla para cualquier cuestión 5S encontrando el momento apropiado. Asimismo, toda la plantilla sabe que puede contar con el Responsable 5S para que le apoye encualquier tarea 5S a realizar.

La plantilla ha de tener claro que la responsabilidad de que las 5S funcionen no es exclusiva del Responsable 5S.

El Responsable 5S cuenta con el apoyo del director tanto para la toma de decisiones como para la búsqueda de soluciones a problemas.

El Responsable 5S cuenta con el apoyo de las otras dos participantes de EUSKALIT en el Club 5S para poner en marcha las acciones surgidas de las jornadas que se celebran.

La crítica que realiza el Responsable 5S debe ser constructiva para no ofender al resto de la plantilla y que ésta se sienta “arropada” y le apoye en su labor.

Ver resultados y progresos

Se difunden ejemplos prácticos para demostrar que proyectos 5S que ponemos en marcha funcionan. Ej.: 5S Digitales. 2 personas implantaron lo visto en esta jornada (escritorio limpio,…). El resto de la plantilla se fijó en la buena práctica y empezó también con la implantación.

Bimestralmente, tras las auditorias, se publican los resultados obtenidos por persona mediante gráficos en las reuniones plenarias.

2 personas dedicaron una mañana entera a mejorar parte del cableado de la oficina metiéndolo en canaletas para evitar riesgos innecesarios y desperfectos. Los resultados fueron latentes y ahora toda la plantilla quiere esta misma mejora para su puesto.

Ser recompensadoEn EUSKALIT contamos con un sistema de reconocimientos en el que se contemplan 2 tipos:**Rec. Informal: verbal y entregando una canica al reconocido (simbólico)**Rec. Formal: escrito. Puede acabar significando un día de vacaciones o el sueldo equivalente si el comité de reconocimientos al analizarlo lo considera oportuno.

Fotos del antes y después cuando se realizan mejoras significativas y difusión de las mismas en nuestras reuniones plenarias.(foto de mejora en cableados)

Cuando alguien realiza alguna mejora que requiere de mucho esfuerzo en un plazo corto de tiempo, se publican los resultados de la mejora para que a la plantilla le sirva de ejemplo y a la persona que ha realizado la mejora de reconocimiento.

Reconocimiento no sistemático: 1 o 2 veces al año, cuando el Responsable 5S o cualquier otra persona lo considere oportuno, se hará entrega de un pequeño obsequio que servirá para “alargar los ojos” al resto de la plantilla y como reconocimiento al que recibe el obsequio.

Ser recompensado

En las reuniones plenarias se informa a toda la plantilla sobre nuevos proyectos 5S puestos en marcha, evolución del nº de anomalías por persona y zona de la oficina y se comentan algunas buenas evoluciones.

Premios a decidir por el comité correspondiente:**Al mejor puesto de trabajo**A la mejor gestión del Outlook**Al mejor escritorio**Al mas tarjetero (al que más anomalías denuncie)

Conclusiones y Beneficios obtenidosLa formación, la comunicación entre empleados y una buena recompensa fomentan la participación y ayudan a encontrar significativas las 5S.

La puesta en marcha de comités o equipos de mejora para determinados proyectos 5S ha mejorado la comunicación entre los empleados que no tenían demasiado roce anteriormente.

Con las auditorías cruzadas y el sistema de tarjetas rojas surge el pique entre nosotros y hace que seamos más críticos y denunciemos y reparemos cada vez más anomalías.

Ahorramos tiempo al buscar cualquier archivo en cualquier área de la oficina.

Evitamos incidencias o errores al realizar envíos de documentos, al presentar datos (siguiendo el sistema siempre deben estar actualizados), etc.

Ahorramos dinero?

Dificultades Escasez de tiempo para implantaciones y mejoras en lo que ya está implantado, así como para poder realizar las auditorías bimestrales.

Prioridad de otros asuntos ante cualquier acción 5S.

Desmotivación y relajación de las personas al no mostrar buenos resultados rápidamente durante una implantación.

Indisciplina de las personas no siguiendo al pie de la letra los criterios marcados en el proceso 5S al guardar e identificar materiales, ficheros informáticos, etc. en sus sitios correspondientes. Suele ocurrir cuando tenemos mucha actividad.

PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS … · FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS GENERALES....

Documents

Transcript of PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS … · FASES DE IMPLANTACION. CONCEPTOS GENERALES....