Maestría en Educación

Calidad y Productividad en Instituciones Educativas.

Mtro. Samuel Benítez Trejo

DELEGANDO FUNCIONES

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Acto de compartir con los subordinados la autoridad y las obligaciones laborales

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• Delegar no sólo le permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros de su equipo a desarrollar su potencial, aumenta la eficacia del equipo.

• 1° definir el trabajo

• 2° determinar el objetivo del mismo.

• 3° busque información, si la requiere para preparar una propuesta, pídale a otro que la busque, que investigue costos, datos de rendimiento, opciones de presentación, que analice los productos de la competencia, etc.

Antes de delegar

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Decida en quién va a delegar la tarea. Escoja a la persona más indicada para realizar el trabajo. Por otro lado, no tiene sentido delegar un trabajo en alguien a quien no le corresponde, eso es desaprovechar su talento y su capacidad.

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Fije los parámetros

La persona en la que delega ha de conocer el trabajo y también el

objetivo al que responde. Es decir que conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero

necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene.

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Proporcionarle lo siguiente: •

-Un objetivo -Un plazo de entrega -Unos parámetros de calidad -Un presupuesto -Determinar hasta dónde llega su autoridad

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Que ¡NO HACER!

•

Lo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. Limítese a facilitarle todo lo necesario para obtener el resultado deseado, incluida información sobre el plazo, costos.

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Asegúrese que lo han entendido

• Anime a la otra persona a que comente sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué.

• Le puede sugerir ideas siempre que no le desoriente o le obligue a adoptar su enfoque.

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Entregue información.

• Si puede, ayude a la persona en la que haya delegado. explíquele dónde puede encontrar la información si usted lo sabe y ella no, facilítele el acceso a los documentos que puedan serle útiles.

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Siga de cerca sus avances.

• Si el proyecto es largo, organice reuniones de seguimiento

• El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también le tranquiliza.

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• Hacer un seguimiento no implica interferir.

• Compruebe que no está cometiendo errores graves, sólo debe intervenir en caso de error grave , para que las cosas vuelva a su cauce.

• Quitarle a alguien una tarea que le había delegado resulta muy desmoralizador y sólo debe hacerse en circunstancias extremas.

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Valore el trabajo

• Cuando la persona haya terminado su trabajo, prepare una reunión de evaluación. Si lo merece, felicítele y alabe su esfuerzo. Tenga en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar.

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• Es importante que el empleado haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Recuerde que tanto el éxito como el fracaso son responsabilidad suya.

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Recomendaciones

• 1. No piense que el hecho de que su jefe haya delegado en usted implica que no puede delegar en nadie más.

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2 . Si tiene prisa, es preferible que delegue en alguien que sepa hacer el trabajo.

Pero si hay tiempo busque a la persona que mejor se adapte al trabajo ,usted habrá ganado otra en la que podrá delegar en otra futura situación apurada.

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• 3. Si se trata de un proyecto amplio o es pequeño pero tiene mucha prisa, puede delegar en más de una persona a la vez. Por lo general, lo mejor es elegir a un líder de equipo.

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• 4. El hecho de que trabaje contra reloj no quiere decir que no pueda seguir de cerca el avance, compruebe que lo está haciendo bien, nada le impide dejarse “caer” por su despacho a media tarde para comprobar que todo marcha bien y no necesita nada.

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Cuanto mejor delegue, mejor sabrá realizar las tareas delegadas su equipo y, por lo tanto, más fácil le resultará delegar otras tareas en el futuro.

Si los miembros de su equipo se sienten motivados, tiene confianza en ellos mismos y saben que los valorará, su desempeño no podrá sino mejorar.

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Concepto donde integra todos los recursos: capital, producción, ventas, mercadotecnia, tecnología, equipo y colaboradores, haciendo uso de la comunicación efectiva y eficiente para lograr los objetivos de la organización

Empowerment

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Aplicar el empowerment es aplicar una fuerza motivadora que vigorice a los colaboradores (gente), representa una guía para la acción.

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EMPOWERMENT: Dar poder, no cederlo

El empowerment es delegar responsabilidad y autoridad a los trabajadores y conferirles el sentimiento de que son dueños responsables de sus propios trabajos.

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Principios del empowerment

• Delegue lo que otros puedan hacer,

• Estimule las ideas, iniciativas y la toma de riesgos;

• Metas; asegúrese de que la gente las tenga,

• Asesore para asegurar el éxito, refuerce el buen trabajo y los buenos intentos.

• Valore, confíe y respete a cada persona.

• Sinergia; canalice las energías para un objetivo común.

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Empresas tradicional

El puesto pertenece a la compañía

Solo se reciben órdenes

No siempre se sabe si esta trabajando bien

Siempre tiene que quedarse callado

Su puesto es diferente a lo que usted es

Tiene poco o ningún control sobre su trabajo

Antes y después del Empowerment

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Trabajo repetitivo y sin importancia

Falta de confianza

Falta de contribución en las decisiones

No se sabe si se trabaja bien

Nadie sabe lo que está sucediendo

No se da crédito a la gente por sus ideas o esfuerzos

Falta de recursos, conocimientos, entrenamiento

Consecuencias

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Aplicando el empowerment

El trabajo les es significativo

Se eleva la productividad

El rendimiento puede medirse

Participación en la toma de decisiones

Se escucha lo que dice

Saben trabajar en equipo

Desarrollan sus conocimientos y habilidades

Tienen verdadero apoyo

6 Pasos del Empowerment

1o. Conocer la misión de la empresa: La misión debe ser conocida y compartida por la organización, para concentrar la energía creativa de las personas en lo verdaderamente importante para la empresa.

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2o. Autonomía para utilizar recursos: Convirtiendo pequeños empresarios dentro de la organización, aumentando la motivación y eficiencia

6 Pasos del Empowerment

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3o. Flexibilizar normas y políticas: Que participen tanto los gerentes como quienes están cerca de los clientes

Aplicación del empowerment

6 Pasos a tomar en cuenta:

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6 Pasos del Empowerment

4o. Información conocida: La información es poder, no debemos tener miedo de compartirla. Nuestra competencia esta afuera, no adentro.

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6 Pasos del Empowerment

5o. Desarrollo del subordinado: Los gerentes deben formar y desarrollar al personal para que incremente su autonomía de manera paulatina.

6 Pasos del Empowerment

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6o. Autonomía en la toma de decisiones: Si lo que necesita es responder con calidad y rapidez a los clientes en entornos competitivos, los gerentes y jefes deben motivar a su personal para obtener su máximo de potencial, y para ello es indispensable entregar poder.

6 Pasos del Empowerment

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1o. Compartir con otros (con todos):

a) Es la primera clave para el empowerment del personal y de las organizaciones

b) Hace que el personal comprenda la situación con claridad

c) Comienza a fomentar la confianza en todo ámbito de la organización SBT

...desarrollando el Empowerment:

d) Quiebra el tradicional pensamiento jerárquico

e) Contribuye a que el personal sea mas responsable

f) Anima al personal a comportarse como propietario de la empresa

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1o. Compartir con otros (con todos):

...desarrollando el Empowerment:

...desarrollando el Empowerment:

2o. Crear autonomía a través de los limites de la estructura organizativa

a) Contribuye a traducir la visión en roles y objetivos

a) Desarrolla estructuras y procedimientos para lograr el empowerment del personal, etc.

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3o. Reemplazar la jerarquía por equipos autodirigidos

a) Los equipos trabajando con empowerment rinde más que los que trabajan aisladamente.

b) Cada persona tiene que recibir formación sobre trabajo en equipos, etc.

Estas claves funcionan en interacción

...desarrollando el Empowerment:

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Involucra un esfuerzo por parte de todas las personas que forman parte de la organización, que se traducirá en una nueva vida organizacional, con un mejor ambiente para sus integrantes, una mayor eficiencia, calidad y un mejor nivel de vida en todos los aspectos.

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El empowerment una buena

estrategia

Gracias

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