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IT: Profesionales con Valor Agregado
Un enfoque de negociosMayo de 2010
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Dr. Alberto Zimerman - alberto@zimerman.net
IT: Profesionales con Valor Agregado
Hoy: Planificación, Administración de
Proyectos, Ciclo de Vida de los Sistemas.
• ¿Porqué planificar?
• ¿Qué es un Proyecto?
• ¿Qué es un ciclo de vida?
• Casos
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Planeamiento
• ¿Por qué planear sus actividades?
• Las Organizaciones deben planear
para promover que se piense en
futuro de manera creativa:
Preparándose para lo inevitableAdelantándose a lo indeseableControlando lo controlable
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Planeamiento
• Las Organizaciones deben planear para ser racionales.
• Las Organizaciones deben planear para comunicar (influir) y controlar
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Sistemas de Información
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• Los Sistemas de Información se desarrollan en cuatro niveles de actividades:
Construcción o compra e Implantación
Análisis del Negocio
Diseño del Sistema
Planeamiento estratégico de Información
Y se integran a la Cadena de Valor de la Organización
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Planeamiento Estratégicos de los Sistemas de Información
• Es un procedimiento formalizado
• Hace que un Plan Estratégico de Negocio, se traduzca en un Plan Estratégico de Información.
MODELO DEL NEGOCIO
MODELO DE LA INFORMACIÓN
MODELO TECNOLÓGICO DE INFORMACIÓN
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¿Qué es un Plan Estratégico de Sistemas?
• Un conjunto de escenarios asociados a objetivos a alcanzar con:– Una interpretación de la posición
competitiva de la empresa en el mercado y
– Un modelo prospectivo del negocio
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• Un sistema integrado de
– Decisiones
– Procedimientos
– Mecanismos de Control
• Tecnología de la Información para mejorar la posición de la empresa en el mercado
• Sistemas de Información formando parte de la cadena de valor de la Organización
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Una visión Estratégica de los Sistemas de Información
¿Qué es un Plan Estratégico de Sistemas?
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¿Cuáles son sus características?
¿Qué es un Proyecto?
TEMPORAL
• Tiene un comienzo y un fin definido.
• Termina cuando se construyó el producto.
• Su producto puede durar indefinidamente.
ÚNICO • No se hizo antes.
PROGRESIVO
• Implica proceder por pasos lo cuales deben ser permanentemente coordinados.
• El alcance es constante, la elaboración es progresiva, es decir, se producen entregables parciales orientados a un entregable final.
(*) El producto del proyecto podrá ser un bien o un servicio
“Un Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para obtener un producto o servicio único”
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¿Qué es un Proyecto?
• Realizados por personas
• Restringidos por recursos limitados
• Planificados, ejecutados y controlados
• Ventana de oportunidad
• Equipo de proyecto transitorio
Otras Características:
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Operaciones
• Continuas
• Es un esfuerzo permanente
que produce la misma salida
cada vez que se ejecuta
• Salidas predecibles con poco
riesgo y bajo costo
• Alcanzado el objetivo busca
nuevos objetivos
Proyectos
• Temporarios
• Únicos
• Menor grado de
previsibilidad e inversión
significativa
• Alcanzado el objetivo se
disuelve el equipo
¿Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto?
¿Qué es un Proyecto?
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Ciclo de Vida de Proyectos
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IdeaEquipo del Proyecto
Acta del Proyecto
Enunciado de Alcance
Plan
Línea de Base
Progreso
Aceptación
Aprobación
Cierre
Entradas
Fases
Salidas de la Gestión
del Proyecto
Producto
Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto
Inicio Diseño Planificación Desarrollo Entrega
Entregable del
Proyecto
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Procesos
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Inicio Autorizar el inicio del proyecto o de una fase del mismo
Planificación
Definir/redefinir objetivos y establecer cursos de acción para cumplir los
objetivos.
Motivos para Planificar:
Eliminar o reducir la incertidumbre
Mejorar la eficiencia de las actividades
Proveer una línea base a para monitorear y controlar el proyecto
Mejorar el entendimiento de objetivos y expectativas
EjecuciónEjecutar las actividades definidas en el plan del proyecto, coordinando personas y recursos.
ControlAsegurar que se cumplan los objetivos del proyecto supervisando y monitoreando regularmente el avance para identificar variaciones con respecto al plan y tomar acciones correctivas
CierreFormalizar la aceptación del proyecto o de una fase y organizar un final ordenado
Descripción de los Procesos de la Gestión de Proyectos
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Áreas de conocimiento
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Gestión de Proyectos
Administración de la Integración
Administración del Alcance
Administración de Calidad
Administración del Tiempos
Administración de Costos
Administración de Comunicación
Administración de las Adqui-siciones
Administración de los RRHH
Administración del Riegos
FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre
Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento
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Objetivo y Alcance
4. IntegraciónAsegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados
Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios
5. Alcance
Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente
Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un proyecto
6. TiemposVelar para que el proyecto se complete a tiempo
Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma
7. CostosGarantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado
Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto
8. CalidadAsegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión)
Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control
9. RecursosHumanos
Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto
Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo
10. Comunica_ción
Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información
Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final
11. Riesgos
Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos
Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo ycontrolarlo
12. Adquisición
Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante
Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos
Áreas de Conocimiento
¿Qué es un buen sistema?
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Está bien diseñado un Sistema de Información:
Solo si detecta sus principales categorías de problemas:
¿Qué información proveerá?
¿Cómo será estructurado y operado?
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Enfoques de los sistemas
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Sistemas de
Información
Sistemas Objeto
Sisteama de
datos
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Interfases de Sistemas y Subsistemas
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Sistema
Subsitema
Sistema
SubsitemaInterface
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Sistema de información por ciclo de
vida
Identificar
Necesidade
s Usuario
Metas de la organización
Requisitos de los usuarios
Características físicas
del sistema
Establecer
requerimiento
s Usuarios
Determinar
ambiente del
software y
hardware
Diseño
del
Sistema
Reporte del facilitador
Especificación de estructura
Construcción del Sistema
Diseño de las espeficaciones del sistema
Características del software y hardware del sistema
Integración del sistema a la organización
Desarrollo de Test de aceptación de sistema
Test de aceptación de usuarios
Softaware de documentación y texto
Operación, modificación y mejora del sistema
Metas del funcionamiento de sistema
Redefinición, mejora del sistema
Sistema evaluado por el usuario
Se toman los requerimientos del usuario
para el nuevo sistema, se prepara una declaración explicita de los objetivos del sistema, alcance y funciones y se evalúan los requisitos. Se evalúa si las promesas del
sistema propuestos son suficientes para invertir los recursos adicionales que establezcan los requerimientos de los usuarios en mayor detalle.
Identificación de las necesidades de los usuarios
Producto: Reporte del facilitador
Establecimiento de los requerimientos de los usuarios
Involucra el análisis de cómo las cosas
actualmente se hacen y entonces se describe las especificaciones del nuevo sistema en detalle. El resultado en la especificación estructurada que es un
documento que contiene los requerimientos del nuevo sistema y define qué partes deben
ser automatizadas
Producto: Especificación estructurada
Determinación del ambiente del
hardware y software del sistema
Incluye una selección general de los
componentes del hardware y su configuración, el ambiente del sistema
operativo, el software de la base de datos y el software que soporta la aplicación para la
cual fue creado
Producto: Características del software y hardware del sistema
Diseño del sistema
Se basa en los requisitos presentados en la Especificación Estructurada. Incluye el diseño de aplicaciones de software para un
sistema automatizado. Se ajusta al hardware seleccionado para implementar el sistema
Producto: Diseño de especificación del sistema con manual de usuario preliminar
Desarrollo de tests de aceptación del
sistema
Se desarrollan tests de aceptación para
determinar si el sistema construido por sus desarrolladores satisfacen los requerimientos de los usuarios. Deben ser desarrollados por gente que no este involucrada en el diseño o construcción del
sistema
Producto: Pruebas de aceptación de usuarios
Construcción o adquisición del sistema
Cada unidad del programa es codificada, depurada y testeada. Se requiere un incremento de módulos adicional del sistema
hasta que el sistema entero fue testeado.
También podemos proceder a comprarlo,
pero previamente debemos testearlo.
Productos:
1) Documentación y testeo del sistema con manual de
usuarios y operaciones
2) Reporte de pruebas completo de aceptación de usuarios
Integración del sistema a la organización
Después de que se acepta el test de
aceptación, se integra el sistema a la organización. Esto requiere el entrenamiento de los usuarios, la descarga e instalación de algún hardware adicional, la conversión o creación de archivos o bases de datos para el sistema y posibilitar un período de instalación
entre el viejo y el nuevo sistema
Productos:
1) Sistema operacional
2) Reporte de evaluación de la post implementación
Operación, modificación y mejora del
sistema
Se completa el desarrollo e instalación del sistema. La revisión post implementación
puede llevar a modificaciones para corregir las deficiencias.
Productos:
1) Refinamiento, depuración del sistema
2) Requerimiento de modificaciones en el desempeño y mejoramiento del sistema
RESUMEN SISTEMA RESUMEN PROYECTO TRASFONDO OBJETIVOS DEL PROYECTO RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO
SISTEMA ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA
Resumen de alternativas Descripción de cada alternativa Mejoras esperadas ( para cada alternativa ) Mejoras en servicio Impactos esperados ( para cada alternativa )
PROYECTO Empleados Presupuesto
APÉNDICE Comparación Costo / Beneficio de las alternativas Estimación de costos del proyecto y programa
Documento Objetivo o Reporte Facilitador