CCAAPPIITTUULLOO IIVV

AANNÁÁLLIISSIISS YY RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN

RREESSUULLTTAADDOOSS DDEE LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN

Los resultados de la investigación estuvieron dados mediante el

desarrollo de las fases del sistema de información para integrar los

procesos administrativos de las secciones de compra y tesorería de la

contraloría general del estado Zulia, además de la discusión de los

resultados, las conclusiones y recomendaciones

FFAASSEE II:: IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONN PPRREELLIIMMIINNAARR

Esta fase se inició con la Aclaración de la solicitud, hecha por el

encargado de las secciones de compra y tesorería de la Contraloría

General del Estado Zulia, en la cual expuso verbalmente la necesidad de

integrar las actividades realizadas en las mismas, a través de una

aplicación automatizada, que permita una mejor realización de las

actividades concerniente en las secciones de compra y tesorería.

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De acuerdo a la solicitud expuesta se procedió a analizar

minuciosamente las actividades que se realizan en las secciones de

compra y tesorería de la Contraloría General del estado Zulia, para

establecer concretamente cual es la magnitud del problema, con sus

respectivas características y consecuencias. Para esta primera fase fue

fundamental utilizar técnicas efectivas de recolección de datos como

entrevistas grabadas no estructuradas las cuales se muestran en el Anexo

No 1, y la observación directa de todas las actividades desarrolladas en

dichas secciones, todo esto con el fin de obtener información precisa

sobre la situación actual de la empresa.

En referencia a esto, se pudo conocer que las actividades realizadas

en dichas áreas de estudio, son registradas algunas de manera manual, a

través de hojas de formato y otras como el seguimiento de las cuentas

bancarias, las llevan en formato bajo el programa Microsoft Excel, lo que

garantiza rapidez y confiabilidad al momento de solicitar alguna

información que sea de interés para la toma de decisiones dentro de la

empresa.

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De acuerdo a lo analizado, se presentó un Estudio de Factibilidad,

el cual se muestra en el Anexo No. 2, donde se mostró la viabilidad que

ofrece la alternativa planteada, a los intereses de la institución.

Dicho estudio resaltó la importancia de la adquisición de nuevas

tecnologías para toda empresa y se justificó de manera explícita la

Factibilidad Técnica, la cual consistió en realizar un inventario de

hardware y software existentes, en las secciones de compra y tesorería,

para posteriormente compararlo con los requerimientos exigidos en la

investigación. El resultado arrojando se presentan en el cuadro No.6.

Cuadro No. 6 Factibilidad Técnica

A. Descripción Cantidad Requerida

Disponible Empresa

Faltantes

ü Software * Sistema operativo Win 98 1 0 1 *Visual Foxpro Versión 6.0 1 0 1

ü Hardware * 16 Mb RAM (SIMM) 4 1 3 * 64 Mb RAM (DIMM) 2 0 2

* Disco Duro de 2.0 Gb 1 1 0 * Disco Duro de 4.5 Gb 1 0 1 * Monitor de 14´´ (SVGA) 2 1 1 * Tarjeta de video trident con 4 Mb 2 1 1 * Unidad de disco de 3 ½ de 1.44 Mb 2 1 1 * Kit Multimedia de 36X 2 1 1 * Teclado en español 2 1 1 * Mouse Genius de tres (3) botones 2 1 1 * Tarjeta de Red Genius 2 0 2 * Regulador de voltaje 2 1 1 * Impresora Deskjet 1 1 0 * Impresora matriz de punto 1 0 1

ü Otros * Concentrador (hub) 1 0 1 * Cableado 35 mts 0 35 mts

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* Conectores RJ45 6 0 6 89.47 % de Factibilidad Técnica

Fuente: Chacón L. y Delgado J. (2.000)

En dicho cuadro se observa que la organización, no posee todo el

hardware y software requerido, por lo que se recomendó la adquisición

de los mismos, para lograr el objetivo de la investigación. Cabe destacar,

que dichos equipos están conectados en red, bajo un sistema operativo

Windows 98.

Luego de determinar las características técnicas de los equipos

requeridos, se estudiaron varias cotizaciones de presupuestos que forman

parte de una Factibilidad Económica, donde se visualizaron y analizaron

los costos de los equipos, realizando un Análisis Costo/Beneficio de la

adquisición de los mismos se seleccionó la siguiente cotización, la cual

pueden Observarse en el Anexo No. 3. Por adecuarse al presupuesto y la

necesidad de la institución:

Finalmente, se considera la Factibilidad Operativa, en la cual se

utilizó la entrevista al personal involucrado, con el propósito de reunir

sus opiniones y conocer la situación del ambiente en las secciones, y

determinar si la forma de ejecutar todos los procesos administrativos

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actualmente, es la mas veraz, confiable e idónea; es decir, si cubre o no

las necesidades de la institución y los usuarios. Obteniendo como

resultado que dichos procesos se ejecutan eficientemente en forma

manual, pero recomendaron su automatización, reconociendo que se

encuentran en la capacidad de adecuarse al manejo de un nuevo sistema

de procesamiento de información, resultando factible por las siguientes

razones:

ü Proporciona información actualizada, además de procesar de una

manera más rápidas y confiable, manteniendo un acceso

controlado e inmediato, almacenamiento, resguardo optimo y

eficaz.

ü Ofrecer una interfaz muy amigable, y agradable a la vista del

usuario, logrando así una gran aceptabilidad por parte de los

mismos. Además su opinión se consideró a lo largo de toda la

investigación.

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ü Reducir el tiempo y personal empleado en los procesos,

haciéndolos menos complejos, más operativo, útil y con la

misma seguridad de la información que antes, de manera que el

exceso de estos elementos, sean empleados en otros procesos

que mejoren las operaciones de las secciones y la institución.

Las ventajas que ofrece el sistema son muy beneficiosas para la

organización en general, ya que permite un mejor aprovechamiento del

tiempo y de la información procesada.

Como última actividad involucrada en la primera fase, se encuentra

la Aprobación de la solicitud, donde después de haber hecho una

propuesta concreta y clara de la solicitud y un detallado Estudio de

Factibilidad, el personal designado para tal fin, acordaron que el sistema

de información automatizado es muy importante, porque satisface

plenamente las necesidades existentes, aprobando por tal motivo la

solicitud del proyecto

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FFAASSEE IIII:: DDEETTEERRMMIINNAACCIIOONN DDEE LLOOSS RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS DDEELL

SSIISSTTEEMMAA

Los Requerimientos del sistema de información se determinaron

mediante entrevistas no estructuradas realizadas al Tesorero de la

contraloría, el cual es el jefe de las secciones de presupuesto, tesorería y

administración (Compra); el cual aportó ideas de cómo debía estar

estructurado el sistema. Posteriormente, se realizaron los Diagramas de

flujo de datos del Sistema Actual (D.F.D) para identificar de una manera

mas amplia todos los procesos que intervienen en las secciones de

estudio (Ver Anexo No.4), la observación directa de todas las actividades

y el estudio de los formatos de Orden de Compra y Orden de Pago (Ver

Anexos 5 y 6) utilizados para la realización de dichos procesos, todo esto

contribuyó en la determinación de las necesidades y problemáticas

existentes, así como los procesos operativos involucrados, el

comportamiento de los datos, la seguridad y el tipo de la información, de

manera que facilitará el planteamiento los siguientes requerimientos:

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ü Mantener un registro actualizado de proveedores de la

institución, con sus respectivas cuentas.

ü Llevar un control de ordenes de compra y pagos generadas.

ü Verificar la disponibilidad financiera al generar las ordenes de

pago, con el propósito de evitar pérdida de tiempo que retrasan

las operaciones de la institución.

ü Control automático de libro de banco, donde se registren los

créditos y débitos de cada cuenta, los movimientos entre

cuentas y las operaciones normales que como banco requiere.

ü Elaboración de conciliaciones bancarias, cuyo objetivo es

cuadrar el libro de banco de cada cuenta, con el estado de

cuenta que envía el banco.

ü Reportes claros y descriptivos de los movimientos de cada

cuenta, de proveedores, cheques emitidos y de cuentas por

pagar.

ü Seguridad de la información almacenada en dichos

departamentos

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FFAASSEE IIIIII:: DDIISSEEÑÑOO DDEELL SSIISSTTEEMMAA

En esta fase se consideró los requerimientos establecidos en la fase

anterior, el volumen de datos, características de los equipos actuales,

rapidez para generar la información, para realizar el estudio lógico

funcional, donde se diseñó los procedimientos precisos para la captura de

datos, en los cuales se desarrollaron: Diagramas de Flujo de Datos

(D.F.D) del sistema propuesto, mostrando como funciona el sistema

propuesto en cuanto a procesos (Ver Anexo No 7), diccionarios de datos

del sistema propuesto donde se detallan explícitamente los flujos y

procesos mencionados en el DFD (Ver Anexo No. 8), también se

diseñaron: la Carta Estructurada de sistemas la cual contienen de forma

ordenada los diversos comandos del menú principal y sus

correspondientes opciones, esta carta facilita la navegación del usuario

entre las alternativas que componen al sistema propuesto (Ver Anexo

No.9), y la carta estructurada del programa donde se presenta los diversos

módulos que lo componen, cada uno de los cuales cumple una función

especifica dentro de la ejecución del sistema, esto facilita la labor del

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usuario, en cuanto a la modificación del sistema para futuras

actualizaciones o mejoras (Ver Anexo No.10).

Seguidamente, se diseñó la interfaz que conecta al usuario con él

sistema (Pantallas), tomando en cuenta los datos que este utilizara y las

opciones principales del sistema para el manejo de dichos datos, las

cuales se muestran a continuación:

1.- PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

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2.- PANTALLA DE CLAVE DE ACCESO

3.- PANTALLA DE OPCIONES PRINCIPALES DEL MENÚ

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Luego se diseñó una sola Bases de Datos, donde internamente se

hace necesario la utilización de diferentes tablas, que permita la

localización con mayor rapidez y exactitud. Estas tablas proporcionan al

analistas el apoyo directo para la determinación de la estrategia a utilizar

en el desarrollo del sistema de información. Las cuales se pueden

observar a continuación:

ENTORNO DE DATOS DE INPROTECO

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También se diseñaron las salidas del sistema, llamados también

reportes, donde se muestra la información requerida por los usuarios y la

institución, la cual puede ser presentada por pantalla o por impresora.

(Ver Anexo No. 11)

Finalmente, se seleccionó el lenguaje de programación Microsoft

Visual FoxPro 6.0, debido a que este es un Manejador de Base de datos

robusto orientado a objetos que proporciona en su entorno de datos

flexibilidad de transacciones, soportar un gran volumen de información,

mantiene la integridad y seguridad de los datos, esto aunado a que brinda

una interfaz gráfica a los usuarios permitiendo así un fácil manejo del

sistema y por basarse en plataforma gráficas como Windows 95, 98 y

NT.

FFAASSEE IIVV:: DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEELL SSOOFFTTWWAARREE

En esta fase, se construyó el sistema de información, codificando

rutinas y subrutinas, basadas en Visual FoxPro versión 6.0, y tomando en

cuenta los procedimientos y funciones determinados en el análisis lógico

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funcional. La técnica de programación utilizada fue la programación

modular descendente, ya que el sistema parte de una ventana principal,

en cuya parte superior se encuentra una barra de menú que contiene los

comandos del sistema, cada uno de ellos conlleva a otras opciones.

Todas las ventanas y pantallas fueron trabajadas como ventanas

subordinadas, donde la ventana principal del sistema es la que tiene el

control de toda la aplicación en sí.

Además se elaboró la documentación del sistema, la cual está

constituida por el manual del sistema y manual del usuario.

Al culminar con la construcción de las bases de datos con sus

respectivas tablas, relacionadas entre sí, se procedió a elaborar los

formularios, botones, menús, reportes, entre otros. Los cuales tienen

como finalidad crear una interfaz amigable y funcional entre la Base de

Datos y los usuarios.

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FFAASSEE VV:: PPRRUUEEBBAASS DDEELL SSIISSTTEEMMAA

En esta fase, se realizaron las pruebas al sistema de información,

arrojando resultados satisfactorios debido a que funcionó de acuerdo a los

requerimientos establecidos en la fase II. Las pruebas realizadas fueron:

la primera prueba llamada de Código, examinó la lógica empleada para

su desarrollo y consistió en ejecutar una a una cada instrucción del

programa, debido a que el programa al compilar la aplicación verifica la

sintaxis y lógica de programación, logrando así una depuración de

errores.

La segunda, conocida como de Recuperación, determinó la

capacidad del usuario en recuperar los datos o restablecer el sistema

luego de una falla, para esta prueba, se consideró las veces que el usuario

solicitó ayuda al presentarse estos inconvenientes. Estas pruebas se

realizaron de manera conjunta con los usuarios para evaluar los diferentes

módulos mediante los siguientes procedimientos:

• Se crearon datos de prueba.

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• Se corrieron las pruebas.

• Se analizaron los resultados.

Logrando establecer que el sistema cumple con los requerimientos

dterminados, debido a que se manejaron datos reales, es decir, se

introdujeron datos existentes sobre las actividades concernientes a las

secciones de compra y tesorería, con el fin de aprobar la aceptación del

sistema por los usuarios

Finalmente, se aplicó la prueba de Procedimientos, en la cual se

estableció con claridad toda la documentación referente a operación y uso

del sistema, y para la cual se les indicó a los usuarios que llevaran a cabo

exactamente lo que el manual explicaba en su contenido.

Los usuarios dieron validación al sistema, ya que estuvieron

involucrados junto con los datos reales durante un periodo de 3 semanas

para descartar cualquier tipo de falla que ameritara una modificación de

INPROTECO.

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FFAASSEE VVII:: IIMMPPLLAANNTTAACCIIOONN DDEELL SSIISSTTEEMMAA

En esta última fase, primeramente se verificó el equipo para la

implantación del sistema, se realizó la instalación de los equipos

Hardware (Tarjeta de Red, Concentrador, DIMM, entre otros) y se

realizó el cableado requerido para conectar las dos (2) computadoras una

en cada Sección; luego se instaló la aplicación y se adiestró a los

usuarios. Posteriormente, se dedicó un 75% del tiempo, a un ciclo de

mantenimiento, donde el usuario indicó estar conforme con el sistema de

información.

Para esta fase se determinó realizar una implantación de tipo

Paralela, en conjunto al sistema actual de manejo de procesos,

asegurándose que en el caso que el sistema propuesto, genere algún error,

no se detengan los procesos ni actividades ejecutadas por dichas

secciones dentro de la institución. Hasta lograr adaptar y solucionar todos

los inconvenientes del nuevo sistema.

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DDIISSCCUUSSIIÓÓNN DDEE LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS

Al culminar la implantación del sistema, se determinó que los

procesos administrativos de las secciones de compra y tesorería, fueron

optimizados e integrados al ser automatizados con el uso de

INPROTECO, el cual permitió obtener veracidad, confiabilidad y rapidez

en la generación de reportes solicitados por los usuarios y así dar una

respuesta oportuna al momento de la toma de decisiones, además de, la

reducción en los costos operativos al disminuir el gasto que implica la

compra de artículos de papelería, así como también, el poder manejar en

forma más eficiente la administración de la empresa.

Con estos resultados, se confirman las teorías de los autores

investigadores como Senn (1.997) y Kendall y Kendall (1.997), quienes

dicen que los sistemas de información facilitan la ejecución, operación y

función de las actividades de una organización.

Aunado a ello, se comprueba que las investigaciones realizadas por

Da Silva y Hernández, López y Rondon, tuvieron criterios acertados

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sobre la importancia de la implantación de un sistema automatizado y los

beneficios que ellos aportan a la empresa, como lo es disminución de

posibles errores en la información, llevando un mejor control de los

procesos Administrativos y al mismo tiempo permitiendo obtener la

información de una forma más rápida y segura.

Por otra parte, con las pruebas del sistema se logró detectar los

errores que afectaban su funcionamiento los cuales fueron corregidos, y

al mismo tiempo detectar las deficiencias en los usuarios en cuanto al

conocimiento sobre el manejo del equipo y el software.

Finalmente, se confirma el logro de los objetivos planteados en el

inicio de la investigación como lo son: El análisis de la situación actual

de la empresa, la determinación de los requerimientos, el diseño,

desarrollo e implantación del sistema.