Cultura rial 7 Manual Procedimientos

Procesos y procedimientos

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Manual de Procedimientos


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Libertad y Orden

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo TerritorialRepblica de Colombia

lvaro Uribe Vlez Presidente de la Repblica Sandra Surez Prez Ministra de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial scar Daro Amaya Navas Viceministro de Ambiente Leyla Rojas Molano Directora de Agua Potable, Saneamiento Bsico y Ambiental lvaro Campy Orozco Coordinador Grupo de Municipios Menores y reas Rurales Yeini Rocio Ramrez Valbuena Investigacin y Textos Colaboradores William Carrasco Mantilla Dubn Obando Gaviria Impresin Nuevas Ediciones Ao 2005 ISBN: 958-97333-9-5 ISBN de la Obra Completa: 958-95606-8-7

Las opiniones que el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial presenta a continuacin no reflejan necesariamente los puntos de vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) o del Gobierno de los Estados Unidos.


Procesos y procedimientos Contenido

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Contenido1. Introduccin 2. Conceptos Fundamentales2.1. Definiciones necesarias 2.1.1. Qu es una actividad? 2.1.2. Qu es un proceso? 2.1.3. Qu es un procedimiento? 2.1.4. Qu es un Manual de Procedimientos? 2.1.5. Cul es el propsito del Manual de Procedimientos? 2.1.6. Cules son los objetivos del Manual de Procedimientos? 2.1.7. Cules son las ventajas del Manual de Procedimientos? 2.1.8. Cules son los principios generales del Manual de Procedimientos? 2.1.9. Cules son los anexos a incluir en el Manual de Procedimientos? 2.1.10. Qu es la informacin secundaria? 2.1.11. Cules son las etapas del ciclo de vida de los Procedimientos? 2.2. Elaboracin del Manual de Procedimientos 2.2.1. Cmo se elabora el Manual de Procedimientos de una E.S.P.? 2.2.2. Cules son los componentes del Manual de Procedimientos? 2.2.3. Quin elabora y aprueba el Manual de Procedimientos?

6 910 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 14 15 15 18 26

3. Procesos y Procedimientos3.1. rea de Planeacin y Direccin 3.1.1. Control y seguimiento 3.1.1.1. Gestin y resultados 3.1.1.2. Informes de gestin y resultados 3.1.2. Gestin de la informacin para la toma de decisiones 3.1.2.1. Gestin de la informacin 3.2. rea Administrativa 3.2.1. Gestin del talento humano 3.2.1.1. Seleccin del personal 3.2.1.2. Induccin

2728 28 28 32 35 35 39 39 39 47


Contenido Procesos y procedimientos

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3.2.1.3. Capacitacin del personal 3.2.1.4. Evaluacin del desempeo 3.2.1.5. Nmina 3.2.1.6. Permisos y vacaciones 3.2.1.7. Liquidacin del contrato laboral 3.2.1.8. Administracin del Programa de Seguridad y Salud Ocupacional 3.2.2. Administracin de materiales 3.2.2.1. Compras 3.2.2.2. Inventarios 3.2.3. Contratacin 3.2.3.1. Contratacin a travs de licitacin o concurso 3.2.3.2. Seleccin de ofertas en licitacin o concurso 3.2.3.3. Contratacin directa 3.2.3.4. Elaboracin de minutas 3.2.3.5. Perfeccionamiento del contrato y aprobacin de las garantas 3.2.3.6. Trmite para la cuenta de cobro 3.2.3.7. Trmite de anticipo 3.2.3.8. Registro presupuestal 3.2.3.9. Expedicin del C.D.P. formato autorizacin de asignacin presupuestal 3.3. rea Comercial 3.3.1. Costos y tarifas 3.3.1.1. Adopcin nuevas tarifas 3.3.2. Control de pagos al servicio 3.3.2.1. Lectura de medicin 3.3.2.2. Revisin previa 3.3.2.3. Facturacin 3.3.2.4. Recaudo

50 54 58 61 64 69 74 74 81 88 88 94 98 101 104 107 110 113 116 120 120 120 126 126 130 133 141


Procesos y procedimientos Contenido

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3.3.2.5. Plan de corte 3.3.2.6. Convenios de pago 3.3.3. Control de usuarios 3.3.3.1. Registro de los usuarios 3.3.3.2. Reporte de novedades 3.3.3.3. Censo de usuarios 3.3.4. Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos 3.3.4.1. Atencin de P.Q.R 3.3.5. Jornadas Educativas 3.3.5.1. Organizacin de Jornadas Educativas con la comunidad 3.3.6. Conexiones domiciliarias 3.3.6.1. Instalacin de acometida 3.3.6.2. Reconexin de acometida 3.3.6.3. Legalizacin de conexiones fraudulentas 3.4. rea Financiera 3.4.1. Gestin financiera 3.4.1.1. Formulacin de presupuesto 3.4.1.2. Ejecucin activa y pasiva de presupuesto 3.4.1.3. Cuadre de bancos y conciliacin bancaria 3.4.1.4. Manejo del Libro Mayor y Balance, Diario y Auxiliares

145 149 153 153 160 164 168 168 174 174 179 179 183 188 191 191 191 198 202 205

4. Implementacin del Manual de Procedimientos 2094.1. Aprobacin y distribucin de los Procedimientos 4.2. Adopcin del Manual de Procedimientos 4.3 Formato para la modificacin de los Procedimientos 210 212 213

5. Anexos 2155.1. Indicadores de Gestin y Resultados 216

6. Bibliografa 221


Introduccin Procesos y procedimientos

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1. INTRODUCCIN

La modernizacin empresarial de las entidades encargadas de prestar los servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y aseo en el pas, es un propsito prioritario del gobierno nacional y un requisito indispensable para que los municipios puedan garantizar a toda la poblacin la prestacin de servicios eficientes y de buena calidad. El programa nacional de Control de Prdidas y Agua No contabilizada y el programa de Cultura Empresarial se constituyen en las dos estrategias principales para apoyar la gestin de las entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de que alcancen sus metas de modernizacin empresarial en un contexto de sostenibilidad financiera y ambiental.


Procesos y procedimientos Introduccin

7 Dentro del marco del programa Cultura Empresarial se ha desarrollado el sptimo instrumento de la serie, cuyo objetivo es servir como gua prctica para que las empresas de servicios pblicos de los municipios menores y las zonas rurales, realicen la coleccin sistemtica de los procesos administrativos llevados a cabo al interior de cada organizacin de manera que le indiquen a los empleados cmo relacionar de forma secuencial los pasos necesarios para la ejecucin de cada proceso y la ubiquen en el manual de procedimientos. Se entiende como procedimiento una serie de actividades o pasos relacionados entre s, a travs de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio; un procedimiento se caracteriza por tener un comienzo y un fin; comienza con determinada actividad o evento y finaliza en otro; tiene siempre una secuencia que ubica cada paso en un determinado lugar: lo primero es lo primero y lo segundo es lo segundo, es decir, siempre debe haber un orden en todo trabajo. De lo contrario, sera algo as como trabajar por trabajar, sin ningn sentido ni orientacin. Por lo anterior, para la entidad prestadora de servicios es muy importante tener claridad sobre sus procedimientos, para que la relacin de los usuarios y de los mismos empleados con sta sea segura, rpida, descomplicada y dentro de un orden. Para lograr ese orden, hay necesidad de consolidar los procesos y presentarlos adecuadamente en un documento conocido como manual, que coadyuva a la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propicia la uniformidad en el trabajo, permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones, sirve de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, facilita su incorporacin al trabajo, facilita la supervisin y evaluacin del trabajo, ayuda al incremento de la eficiencia y la calidad, propicia el mejoramiento de la productividad de la empresa logrando que se produzca un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente, un ciudadano o la comunidad en general. Para el caso especfico de las entidades prestadoras son los usuarios los mayores beneficiados. Adems, es de considerar la importancia que tienen los Manuales de Procedimientos para el Sistema de Control Interno Institucional, al constituirse en una herramienta gerencial que permite organizacin y desarrollo eficiente de la gestin, permite la racionalizacin, simplificacin y la participacin de varias dependencias en la ejecucin, posibilitando fijar los niveles de responsabilidad en la ejecucin de las funciones y los elementos de control necesarios para el ajuste y retroalimentacin de dichos procesos. En realidad lo importante es que el manual se aplique dentro de la entidad a la hora de llevar a cabo el proceso productivo y como cualquier actividad que se realiza forma parte de este proceso. Todos los trabajos desarrollados al interior de la empresa deben ser divulgados para conocimiento y utilizacin de todas las personas que estn vinculadas a la misma, tanto interna como externamente, para lo que es fundamental contar con Manuales de Procedimientos bien elaborados, que al tiempo


Introduccin Procesos y procedimientos

8 que permitan tener lmites y obligaciones de trabajo definidas, e interacciones y responsabilidades internas claramente establecidas; acompaen la descripcin detallada de las rutinas de trabajo de los respectivos grficos facilitando su percepcin, retencin y aplicacin, y de los modelos de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento. Es ms, dada la importancia del instructivo, ste deber ser de estricto cumplimiento, evitndose todo trmite fuera de l1. El funcionamiento de cualquier empresa, no importa su tamao, es como una telaraa de procesos que pasa desapercibida a nuestros ojos, no es fcil visualizar la cantidad de procedimientos que a diario se ejecutan en una organizacin prestadora de servicios pblicos, por ello, un manual jams podr considerarse como concluido y completo, sino que debe evolucionar con la misma organizacin para lo cual debe contar con la capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la misma. Por tratarse de una gua, los procedimientos que se incluyen en esta publicacin deben ser revisados, adaptados y ajustados teniendo en cuenta la normatividad vigente en cada caso y bajo la responsabilidad exclusiva de la respectiva entidad o empresa que los adopta e implementa.

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MARTNEZ B., Rigoberto. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Elaboracin, Implantacin y Mejoramiento continuo. Publicacin de la Corporacin Colombiana de Organizacin y Mtodos O & M COLOMBIA. Bogot, Mayo de 1994.p. 43



2. CONCEPTOS FUNDAMENTALES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSManual de Procedimientos

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Conceptos procedimientos Procesos yFundamentales

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2.1. DEFINICIONES NECESARIAS2.1.1. Qu es una actividad?Es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un rea especfica, para realizar un proceso. Generalmente corresponden al desarrollo de los objetivos especficos y constituyen el procedimiento. Para que no se presenten ambigedades, las actividades sern descritas en forma clara y detallada, paso a paso en el Manual de Procedimientos.

2.1.2. Qu es un proceso?Se entiende como proceso una serie de actividades o pasos relacionados entre s, a travs de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio.

Recursos, Insumos, Informacin.

PROCESO DE CAMBIO

Resultado, producto o servicio.

Un proceso se caracteriza por tener un comienzo y un fin; inicia con determinada actividad o evento y finaliza en otro; tiene siempre una secuencia que ubica cada paso en un determinado lugar: "lo primero es lo primero y lo segundo es lo segundo", es decir, siempre debe haber un orden en todo trabajo. De lo contrario, sera algo as como trabajar por trabajar, sin ningn sentido ni orientacin.

2.1.3. Qu es un procedimiento?Es el modo de hacer las tareas, es decir, son los pasos que deben seguirse para la realizacin de un proceso. Debe existir un procedimiento mediante el cual se desarrolla un proceso de manera secuencial e integrada, que conduzca a conformar una organizacin y un mtodo de trabajo, para el alcance de los objetivos de la entidad. Si bien, procedimiento, es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso2, debe responder a las siguientes preguntas: Qu se hace?, Quin lo hace?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?, Dnde se hace?2 En sentido es importante tener en cuenta, que las tareas pueden ser realizadas manual o automticamente.


Procesos y Fundamentales Conceptos procedimientos

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2.1.4. Qu es un Manual de Procedimientos?Por Manual de Procedimientos se puede entender la coleccin sistemtica de todos procesos realizados al interior de la organizacin, que le indique a los empleados cules son las actividades que se deben cumplir y cul es la mejor forma de realizarlas. Permite adems establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados segn sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecucin, los controles y las formas de utilizacin general.

2.1.5. Cul es el propsito del Manual de Procedimientos?El Manual tiene como propsito describir los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; stas ltimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor; as se busca que cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la organizacin sea divulgado para conocimiento y utilizacin del individuo o grupo de individuos responsables del mismo. Es ms, dada la importancia del instructivo, ste deber ser de estricto cumplimiento, evitndose todo trmite fuera de l.3

2.1.6. Cules son los objetivos4 del Manual de Procedimientos? 3 4

Coadyuvar a la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. Servir de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, que facilite su incorporacin al trabajo. Ser instrumento til para la orientacin e informacin a los suscriptores y usuarios. Facilitar la supervisin y evaluacin del trabajo. Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.MARTNEZ B., Rigoberto. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Elaboracin, Implantacin y Mejoramiento continuo. Publicacin de la Corporacin Colombiana de Organizacin y Mtodos "O & M COLOMBIA". Bogot, Mayo de 1994.p.43 Tomado de "Los manuales de procedimientos -ABC- Diseo, elaboracin, aplicacin, implantacin y mejoramiento continuo" - 2a. Edicin1997, de Rigoberto Martnez Bermdez.


Procesos yFundamentales Conceptos procedimientos

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2.1.7. Cules son las ventajas5 del Manual de Procedimientos? Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad. Son una fuente de informacin sobre los trabajos de la empresa. Aumentan la predisposicin del personal para asumir responsabilidades. Permiten la revisin y evaluacin objetiva de las prcticas de trabajo. Sirve como una restriccin a la improvisacin. Es un instrumento efectivo de consulta, orientacin y entrenamiento. Facilitan la efectividad de las normas, procesos y funciones administrativas. Evitan discusiones innecesarias y equvocos. Ayudan a fijar criterios y patrones para normatizar las actividades administrativas, comerciales, financieras y operativas. Constituyen una forma de conservar la memoria institucional de la empresa.

Tambin es de anotar que la conformacin de Manuales por Procedimientos, permite la racionalizacin, simplificacin y la participacin de varias dependencias en su ejecucin, posibilitando fijar los niveles de responsabilidad, ejecucin de funciones y elementos de control necesarios para el ajuste y retroalimentacin de dichos procesos.

2.1.8. Cules son los principios generales del Manual de Procedimientos?Para la elaboracin del Manual de Procedimientos se deben tener en cuenta los siguientes conceptos: Flexibilidad. Debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administracin o situaciones legislativas, con miras a su optimizacin.

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Tomado de "Los manuales de procedimientos - ABC - Diseo, elaboracin, aplicacin, implantacin, y mejoramiento continuos" - 2a. Edicin. 1997, de Rigoberto Martnez Bermdez



13 Eficiencia. Un Manual de Procedimientos debe permitir el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, fsicos y tcnicos que participen de un proceso, permitiendo su mejor combinacin, con miras al alcance de los objetivos institucionales. Unicidad. La organizacin es un sistema y por lo tanto, las tareas realizadas en cada una de las dependencias o reas de trabajo, obedecen a parmetros o directrices nicas y generales. Integrabilidad. Cada proceso, independientemente debe aportar un logro a la misin de la institucin. Por ello, las dependencias o reas de trabajo no son consideradas separadamente. Mediante los sistemas de coordinacin y de informacin se deben vincular; se considera igualmente, la existencia de responsabilidades asociadas con la de autoridad necesarias de incluir. Claridad. Los Manuales de Procedimientos deben tener un fin didctico y en razn de este principio, deben permitir el rpido aprendizaje de la tarea a realizar, para evitar tropiezos a los procesos de la institucin. Controlabilidad. En otros trminos, deben considerarse mecanismos o parmetros de control, que faciliten detectar errores y que permitan ajustes dentro de un proceso constante de retroalimentacin y mejoramiento continuo.

2.1.9. Cules son los anexos a incluir en el Manual de Procedimientos?El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de trabajo, acompaadas de los respectivos grficos (diagramas de flujo) que faciliten su percepcin, retencin y aplicacin, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento. En fin, es fundamental relacionar toda la informacin necesaria y que sirva de complemento para la conformacin del manual, como son las diferentes formas de papelera: facturas, formatos de diligenciamiento, controles de documentos, cuadros, entre otros, por supuesto la llamada informacin secundaria.

2.1.10. Que es la informacin secundara?Normalmente en el anlisis de las operaciones, es necesario integrar una cantidad importante de informacin que ser utilizada para guiar

El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de trabajo, acompaadas de los respectivos grficos (diagramas de flujo) que faciliten su percepcin, retencin y aplicacin, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.



14 a las personas que estarn haciendo la operacin o actividad. Esta informacin secundaria se requiere para auxiliar en la toma de decisiones, para llevar a cabo la operacin descrita. Ejemplo: Leyes, resoluciones y normas complementarias, cartillas o memorias de capacitacin, estatutos, procedimientos de otras reas, manuales de operacin, entre otros.

2.1.11. Cules son las etapas del ciclo de vida de los procedimientos?Las etapas del ciclo de vida de un procedimiento son bsicamente seis:

Fasel

ConceptoConceptualizacin

DefinicinSe conceptualizan cada uno de los sistemas y procedimientos que se requieren mediante los diagramas de flujo. Se analizan y describen cada una de las actividades y operaciones que se definieron anteriormente. Si es preciso, se colecta la informacin secundaria necesaria. Se escribe el procedimiento, a fin de realizar su implantacin preliminar y se procede a conocer los alcances reales de lo que se defini, as como su aplicacin. (validez prctica). Si fuese necesario, se realizan los cambios y ajustes a los procedimientos que as lo requieran y se contina con la implantacin de los mismos. Se termina el proceso de implantacin preliminar y se establece la aprobacin de los procedimientos por parte de la Junta Directiva Administradora. Posteriormente, se har efectiva la actualizacin o muerte del procedimiento, si las condiciones de operacin han cambiado o requieren modificaciones o ajustes.

ll

Desarrollo

Ill

Implantacin preliminar

IV

Cambios y ajustes

V

Aprobacin

VI

Actualizacin



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2.2. ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS2.2.1. Cmo se elabora el Manual de Procedimientos de una ESP6?Se debe elaborar buscando la racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos. La elaboracin se desarrolla por etapas. Cada etapa contiene elementos esenciales que deben desarrollarse secuencialmente as:

Etapa 1Identificacin y levantamiento de la informacin (Conceptualizacin7)Este es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los pasos que se estn llevando a cabo al interior de la entidad; informacin que constituye la materia prima para el Manual de Procedimientos. El levantamiento de la informacin, se logra con el diligenciamiento del "Cuestionario sobre Informacin General de Trmites"8; que se presenta a continuacin.

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En caso que la entidad desarrolle procesos que no estn incluidos en el manual o que prefiera realizar independientemente su Manual de Procedimientos, puede seguir esta metodologa que se basa en la racionalizacin de los mismos. Esta metodologa se utiliza generalmente para las entidades existentes. Tambin aplica para elaborar el Manual de Procedimientos del rea operativa que no est incluido en este manual de consulta. Lo que se encuentra en el parntesis es la Etapa del ciclo de vida a la que corresponde. Diseado en su momento por la Fundacin Instituto Iberoamericano de Administracin Pblica (FIIAP), adaptado al caso Colombiano y propuesto por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como elemento valioso y fundamental dentro de esta metodologa.

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Cuestionario sobre informacin general de procedimientosMunicipio / Vereda: Nombre de la entidad: Naturaleza (Tipo de organizacin: prestacin directa, por acciones): Descripcin de cada uno de los factores. 1. Nombre del procedimiento Debe estar definido por la accin que se realiza. Deber enunciarse en forma clara, corta y precisa. 2. En qu consiste el procedimiento Para definir en qu consiste el procedimiento se debe tener en cuenta: Calidades del empleado y usuario que intervienen. Indicar las condiciones que se deben dar para realizar el procedimiento. Indicar qu se espera obtener, mencionando el nombre del procedimiento. En qu rea mayormente se lleva a cabo y poner el nombre de la entidad.

3. Requisitos y documentos necesarios para el procedimiento a. Anotar los requisitos que deben existir para desarrollar el procedimiento; tales como: procedimientos anteriores, condiciones necesarias, entre otras. b. Anotar los documentos que aparecen en la realizacin del procedimiento. 4. Lugar en el cual se realiza el procedimiento a. Relacionar el lugar o lugares en los cuales se llevan a cabo los pasos (la oficina, en la planta). 5. Otros datos sobre el procedimiento a. Indicar el cargo que est como responsable del procedimiento. b. Indicar el objetivo que persigue la realizacin de dicho procedimiento. c. Indicar el tiempo aproximado para la ejecucin del Procedimiento. (Perodo que media entre la iniciacin y su finalizacin).

d. Indicar cuntos procedimientos de este tipo gestiona su entidad al ao.



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Etapa 2Anlisis de los procesos y procedimientos (Desarrollo)Con base en criterios de eficacia, eficiencia e impacto; realizar el estudio y anlisis de los procesos que se generan al interior de la organizacin, descomponindolos en su ms mnimo detalle, con miras a revisar qu sucede en su interior, qu tipo de interrelaciones se presentan entre sus elementos o componentes. Para lo que debe: Consultar la normatividad: verificar las normas legales, los Manuales de Procedimientos existentes, las circulares, los memorandos y dems documentos que soporten los procedimientos. Consultar opinin: obtener opiniones del personal de la organizacin y de los usuarios enterados de la situacin actual de los procedimientos, para recoger informacin que sirva de base para la descripcin, el anlisis y mejora de los mismos. Analizar cifras estadsticas: estudiar cifras estadsticas que indiquen el comportamiento de los procedimientos, tales como: frecuencia, periodicidad, nmero de trmites mensuales y anuales, cobertura, poblacin atendida y beneficiada, tiempos de solicitud y de respuesta, variacin en los costos. Recopilar muestras de los preimpresos o formatos de los procesos: revisar los preimpresos o formatos de todos los procedimientos, en especial los seleccionados como crticos, con el fin de analizar y establecer el tipo de informacin que se requiere con la mayor claridad en la solicitud de los datos, para posteriores modificaciones. Finalmente se elabora un formato donde se describe el proceso paso a paso. Teniendo el formato es mucho ms fcil elaborar los diagramas de flujo, que son indispensables para la difusin del Manual de Procedimientos tanto al interior de la entidad como fuera de ella y que se constituyen en el paso a seguir. Tambin se recopilan los documentos relacionados con los procedimientos y se analizan para luego establecer unos formatos estndar para la entidad.



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Etapa 3Clasificacin y priorizacin de los procedimientos9Los procedimientos que se desarrollen al interior de cada entidad se deben clasificar por temas, por reas, por procesos, que se descomponen en procedimientos o por importancia. Lo que se busca es que los procedimientos aparezcan en el manual dentro de un orden, de acuerdo con algn criterio establecido en la organizacin. La priorizacin, se llevar a cabo teniendo en cuenta los ms crticos y los que mayor impacto generan en la sociedad y en el cumplimiento de la gestin de la entidad, por eso cada entidad en particular, de acuerdo con el cumplimiento de los objetivos institucionales, debe establecer sus propias prioridades, definir sus trmites y procesos claves de xito, identificar aquellos que son crticos10 para la organizacin, determinar los de mayor incidencia dentro del contexto general del mercado y los de su compromiso frente a la modernizacin de la misma.

Etapa 4Consolidacin del Manual de ProcedimientosPrecisar en el nuevo Manual de Procedimientos de manera clara la formulacin de la propuesta (de mejoramiento) del Manual Procedimientos, para su posterior implementacin.

2.2.2. Cuales son los componentes del Manual de Procedimientos?11Para la consolidacin de un Manual de Procedimientos se deben tener en cuenta los siguientes componentes y su orden para relacionar cada procedimiento:

ProcesoIdentifica el proceso al cual pertenece el procedimiento.9 Esta etapa se considera de gran importancia, puesto que la idea cuando se elaboran Manuales de Procedimientos es descongestionar y simplificar los mtodos de trabajo para hacer ms gil y eficiente el desempeo de la entidad. En algunos casos se hace necesaria la elaboracin de estudios organizacionales basados en matrices DOFA, de manera que el diagnstico que resulte permita identificar los puntos crticos y claves para el desempeo eficiente de la entidad. Este orden de elementos es el que sigue el manual propuesto.

10

11



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ProcedimientoRegistra de manera precisa y clara el nombre del procedimiento.

CdigoEs la identificacin del procedimiento segn el sistema de codificacin adoptada al interior de la institucin. Cul es la codificacin propuesta para los procedimientos en este manual? Cada vez se acude ms a la codificacin de los procedimientos para facilitar su ubicacin e identificacin rpida, se emplean esquemas numricos, alfabticos o alfanumricos. Este ltimo es muy usual y se puede estructurar as:

Primeros carcteres: identifican el rea Funcional donde principalmente12 se lleva a cabo el procedimiento, tambin va a identificar aquellos procedimientos qu atraviesan todas las reas. Segundos carcteres: identifican el proceso del cual hace parte el procedimiento en cuestin. Terceros carcteres: identifican el procedimiento especfico. Cuartos carcteres: identifican el orden de formatos de papelera.

Cuales son los primeros carcteres? Para el presente manual, los carcteres propuestos a utilizar son los siguientes: Se escogieron carcteres alfabticos en funcin del rea Funcional y una clave especial para aquellos procedimientos transversales:

rea Funcionalrea de Planeacin y Direccin rea Administrativa rea Comercial rea Financiera

ClaveGP GA GC GF

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Es importante tener en cuenta que generalmente en un procedimiento participan varios empleados de las diferentes reas funcionales. Pero hay un rea que debe ser la responsable del procedimiento.



20 Cules son los segundos? Se escogieron carcteres numricos en funcin de los procesos existentes: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 Control y seguimiento. Gestin de la informacin. Gestin del talento humano Administracin de materiales. Proceso de contratacin. Costos y tarifas Control de pagos al servicio Control de usuarios Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos (PQR) Jornadas educativas Conexiones domiciliares Control de redes Contabilidad

Por ejemplo: GA-03 significa procedimiento del rea Administrativa dentro del Proceso de Gestin del Talento Humano. Cul es el tercer carcter? Corresponde al nmero del procedimiento que se encuentra dentro de alguno de los procesos anteriores.

Ejemplo:Clave04

PROCESOAdministracin de Materiales

Clave01 02

PROCEDIMIENTOCompras Inventarios

Entonces decimos que el Cdigo GA-04-01 indica el procedimiento de compras que corresponde al proceso de Administracin de Materiales que a su vez es una Funcin del rea Administrativa. Cul es el cuarto carcter? El cuarto carcter esta destinado para asignar orden numrico a los formatos de papelera de cada uno de los procedimientos.



21 Por ejemplo: GA-04-01-01 corresponde al primer formato del procedimiento 01 del Proceso de Administracin de Materiales de 1 Funcin Administrativa.

ObjetivosConocer lo que se pretende alcanzar con cada una de las actividades desarrolladas, stas deben ser acordes con los planes, polticas y proyectos generales de proceso en particular.

AlcanceDefine a qu grupos, dependencias o trmites se aplica el procedimiento descrito, en qu casos y bajo qu condiciones.

DefinicionesExplicacin de trminos tcnicos, siglas, expresiones idiomticas, utilizadas en el procedimiento.

DesarrolloLo nombramos anteriormente en la recopilacin de formatos y preimpresos. La propuesta de este Manual es la siguiente:

ActividadEs el nmero secuencial de la actividad correspondiente. 1...............n ELABOR: corresponde al nombre com-pleto, cargo y firma de la(s) persona(s) que elabor (aron) el documento.

DescripcinDefine de manera secuencial cada una de las actividades que se ejecutan en el procedimiento.

ResponsableEnuncia los cargos, entidades o dependencias responsables de realizar las actividades del procedimiento.

APROB: corresponde al nombre, cargo y firma del titular del cargo que corresponde a la persona que aprueba el procedimiento.

FECHA: identificacin del da, mes y ao en que se aprob el procedimiento mediante el acto administrativo correspondiente. Debe incluir el tipo de acto (acuerdo, resolucin, circular, oficio).

CDIGO PROCEDIMIENTO: de acuerdo con la codificacin adoptada en cada entidad.

PGINA: se escribe el nmero de pgina correspondiente.



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Diagramas de Flujo: Qu son los diagramas de flujo? Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos tambin como flujogramas, son diseos donde se presenta cada proceso en forma grfica y detallada, establecen los diferentes pasos a dar, as como tambin, las dependencias que participan para la ejecucin y desarrollo de los procedimientos. Para el presente Manual de Procedimientos, se aplicarn los diagramas de flujo de tipo vertical, a fin de facilitar su compresin y asimilacin pedaggica por parte de los miembros de las entidades. Qu preguntas se deben responder en el flujograma? Debe responder a los siguientes interrogantes: a) Qu se hace? identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificacin de la actividad u operacin que se desarrolla. b) Dnde se hace? sirve para establecer el sitio en donde se desarrolla el proceso. c) Cundo se hace? determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la posicin exacta de cada paso dentro del proceso. d) Quin lo hace? detecta que dependencia o personas, desarrollan el proceso. e) Cmo lo hace? identifica los medios (mtodos y tcnicas) para realizar la actividad u operacin. Cules son los smbolos utilizados en los flujogramas de los Manuales de Procedimientos?

Generador o receptor: dependencia, cargo o persona que origina o da fin a un procedimiento y cuyo nombre se coloca en el cuerpo del smbolo.

Proceso: identifica una actividad u operacin que deba desarrollarse dentro de un procedimiento.



23 Documento: representa un documento fsico que genera, recibe y procesa (modifica, consulta, revisa). El nombre cdigo del documento se coloca dentro del smbolo.

O: Original: cuando interesa conocer el nmero de copias y su distribucin individual. 1: Primera copia

Nmero: de copias que se necesiten. Decisin: representa la bifurcacin de un proceso en dos, dependiendo de determinada condicin.

Lneas de flujo: simboliza el sentido o flujo de la informacin; representa una va del proceso que conecta a sus elementos.

Conectores: representan las conexiones entre elementos de un mismo procedimiento. Se utiliza para indicar la continuacin del proceso en el diagrama de flujo (paso a pgina siguiente).

Archivo definitivo: simboliza un archivo que no tiene mayor importancia o no vuelve a ser utilizado en el procedimiento (archivos muertos, personales)



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Archivo temporal: como su nombre lo indica, simboliza el archivo de un documento temporalmente mientras se ejecuta otra fase del procedimiento.

Demora: indica la interrupcin de un procedimiento por causas ajenas al mismo (por ejemplo, cuando un documento espera ser revisado).

Preparacin para un proceso: para efecto del presente documento se usar para aclaracin de procesos o procesos de terceros.

Transporte, manejo o traslado: se utiliza para mover o enviar materiales, productos y/o documentos, ya sea dentro o fuera de la empresa.

Procesos alternativos: indica que dos procesos ocurren a la vez. Quiere decir que son alternativos

Inicio o el final de un proceso.


Conceptos procedimientos Procesos y Fundamentales

25 Cules son las ventajas de los flujogramas? Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:

Permiten describir rpidamente los procedimientos que conforman un proceso. Muestran los hechos ms significativos de un proceso. Proporcionan un medio ms eficaz para comparar los procesos actuales de una determinada operacin o actividad en una dependencia especfica. Muestran cuando los documentos entran en trmite y determina claramente las omisiones y demoras en los procesos. Sirven de gua para la implantacin o mejoras de los procesos. Permiten visualizar en forma rpida la redundancia o duplicidad de actividades.

Documentacin Relacionada o Formas de Papelera: Se toman los documentos que expide la entidad y se analizan luego se seleccionan y estandarizan (de acuerdo con la racionalizacin de trmites) los ms importantes siempre que contengan la informacin necesaria. Qu formas de papelera se deben anexar? Se debe anexar una relacin de las formas de papelera de carcter oficial que se utilizan en los procesos tales como: formularios, facturas, formatos, controles de documentos, cuadros, entre otros. Deben revisarse los que se estn implementando13, para introducirlos al Manual de Procedimientos; si es necesario, hacer modificaciones que conlleven a un eficiente y controlado flujo de informacin. Igualmente, tener en cuenta que para la adopcin de una forma, se debe contar con la participacin de quienes las utilizan, con el fin de hacer su codificacin y sobre todo, para evitar duplicaciones ineficientes y teniendo en cuenta que la informacin recopilada debe ser importante para los objetivos del rea de trabajo. Igualmente se hacen consideraciones sobre el archivo de documentos, cuando stos sean soporte para el procesamiento electrnico de datos (PED).

13

Por ello, un manual jams podr considerarse como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la misma organizacin.



26

2.2.3. Quin elabora y aprueba el Manual de Procedimientos?Como se puede apreciar, el Manual de Procedimientos debe ser elaborado por cada entidad prestadora; as, cuando se tenga certeza de que se han integrado todos los elementos a los procesos operativos y administrativos, la autoridad estatutaria procede a aprobarlo. Para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponde, mediante el documento de aprobacin se establecer la fecha de cundo se inician las actividades formales emitidas en el Manual de Procedimientos, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que ms le convenga a cada uno.

El Manual de Procedimientos debe ser elaborado por cada entidad prestadora; as, cuando se tenga certeza de que se han integrado todos los elementos a los procesos operativos y administrativos, la autoridad estatutaria procede a aprobarlo.



3. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

27

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSManual de Procedimientos

7


28

3.1. REA DE PLANEACIOH Y DIRECCIN3.1.1. Proceso: control y seguimientoAnte todo el control y el seguimiento, deben ser considerados como procesos retroalimentadores y de mejoramiento continuo para la gerencia, en tal sentido, esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna por cuanto el xito de la gerencia radica en la adecuada toma de decisiones. A su vez, se encargan de medir la eficiencia, eficacia y economa de los procedimientos, asesorando a la Direccin en la continuidad del proceso administrativo, la evaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

3.1.1.1. Procedimiento: gestin y resultadosa) Cdigo: GP-01-01 b) Objetivo Lograr que los empleados se concienticen de la importancia de desarrollar sus actividades de la mejor manera posible, para hacer de la entidad una empresa eficiente y rentable. Tambin permite mantener un orden y control del trabajo diario realizado en la entidad y saber cmo se estn desarrollando los procesos al interior de la misma. c) Alcance Aplica para todas las reas funcionales, empleados, recursos, en fin, aplica para toda la entidad en general. d) Definiciones

El objetivo del procedimiento es lograr que los empleados tomen conciencia de la importancia de desarrollar sus actividades de la mejor manera posible, para hacer de la entidad una empresa eficiente y rentable.

Control: entendida como una accin de soporte; que cada persona debe ser responsable por la ejecucin de sus tareas y por ende del control de las mismas. De lo contrario, llevara a los funcionarios de la entidad a perder la nocin de su propia responsabilidad, a desmotivarse y arraigar an ms la idea de que el control es algo ajeno y en cabeza de terceros. Por tal razn, el papel fundamental es proporcionar los medios para que las personas ejecuten sus propias actividades asumiendo su propia responsabilidad.



29

Seguimiento: se trata de una labor de acompaamiento a la gestin, que se hace con la gente y para la gente; es decir no puede, entenderse el seguimiento como una observacin inquisitiva o policiva hacia la organizacin con sealamientos pocos constructivos, sino por el contrario con acciones que induzcan y aceleren el cambio de actitud. Boletn Diario: es un documento donde el Gerente lleva un cronograma de actividades a desarrollar por parte de los empleados de la entidad. En l se incluyen aspectos tales como: las rutas de trabajo, las revisiones previas, la atencin a fraudes. Tambin se describe quin es el responsable.



30 e) Desarrollo

Activ.

DescripcinElabora las rutas y el cronograma de trabajo de acuerdo con los Manuales de Funciones y Procedimientos de la entidad. Tambin propone los objetivos que cada empleado debe cumplir, los escribe en el Boletn Diario de Trabajo. Informa las labores del da a cada uno de los empleados y los objetivos propuestos. Realizan el respectivo trabajo asignado por el Gerente. Proceden a diligenciar el formato "Boletn Diario de Trabajo" colocando la hora de inicio y finalizacin y haciendo sus observaciones con respecto a los objetivos propuestos. Entrega la hoja al Jefe, el cual revisa y archiva diariamente. Toma los boletines a fin de mes, de los cuales obtiene la informacin necesaria para aplicar los indicadores de gestin*. Con base en los resultados de los indicadores, toma los correctivos necesarios. Aprob: Fecha:

Responsable

01

Gerente

02 03

Gerente Empleados

04

Empleados

05

Empleados y Gerente Gerente

06

07 Elabor:

Gerente Pgina 1

Cdigo Procedimiento GP-01-01

*

Tomado de "Los manuales de procedimientos -ABC- Diseo, elaboracin, aplicacin, implantacin y mejoramiento continuo" - 2a. Edicin1997, de Rigoberto Martnez Bermdez.



31 f) Diagrama de Flujo

PROCESO: CONTROL Y SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO: GESTIN Y RESULTADOS GerenteINICIO

Empleados

Elabora Rutas, Cronogramas y Objetivos de trabajo Escribe lo anterior en el Boletn de Trabajo Diario

Informa a los empleados, las labores y objetivos

Realizan el trabajo asignado

Revisa y archiva

Diligencian el Boletn de Trabajo Diario

Entregan al Gerente Aplica indicadores con datos de los boletines

Aplica estrategias para mejorar el desempeo

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



32 g) Documentacin Relacionada Boletn de trabajo GP-01-01-01 Indicadores de Gestin14

ACA

AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

FORMATO GP - 01 - 01 - 01

BOLETN DE TRABAJO DIARIO Fecha de ok

Actividad o Tarea

Responsable

3.1.1.2. Procedimiento: informes de gestin y resultadosa) Cdigo: GP-01-02 b) Objetivos Rendir correctamente los informes a los diferentes organismos que los soliciten, ejemplo: Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios y las dems entidades que lo requieran. c) Alcance Aplica para todos los procesos desarrollados al interior de la organizacin. d) Definiciones

Superintendencia de Servicios Pblicos: es un organismo de carcter tcnico. Creado por la Constitucin de 1.991 para que, por delegacin del Presidente de la Repblica, ejerza el control, la inspeccin y la vigilancia de las entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios. Publica las evaluaciones de gestin realizadas a los prestadores y proporciona la informacin pertinente a quien la solicite. Da conceptos a las Comisiones de Regulacin y Ministerios que as lo requieran en relacin con los servicios pblicos domiciliarios. Informes: conjunto de datos o instrucciones sobre algo o alguien.

14

La definicin, aplicacin, elaboracin de los Indicadores de Gestin los podemos ver en el Anexo 1.



33 e) Desarrollo

Activ.01 02

DescripcinRedacta toda la informacin del mes. Clasifica los documentos de las labores realizadas al interior de la organizacin. Con la informacin elabora el informe y lo enva al Gerente. Lo revisa, si est de acuerdo lo firma si no lo devuelve al auxiliar. Si lo firm entonces lo enva a las entidades que lo soliciten, si no lo corrige y lo pasa al Gerente para otra revisin. Aprob: Fecha:

ResponsableAux. Adtivo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Gerente

03

04

05

Auxiliar Administrativo Pgina 1

Elabor:





PROCESO: CONTROL Y SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO: INFORMES DE GESTIN Y RESULTADOS Auxiliar Administrativo Gerente

INICIO

Clasifica los documentos

Elabora informe

Enva al Gerente

Revisa el informe

Corrige el informe

NO

Est de acuerdo?

SI

Enva a las entidades solicitantes

Firma y enva al Aux. Adtivo.

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



35 g) Documentacin Relacionada Informes Toda la documentacin producida por la entidad

3.1.2. Proceso: gestin de la informacin para la toma de decisionesLa corrupcin florece rampante en la oscuridad de los rincones secretos de una sociedad y un estado poco transparente en su accionar, que somete al ciudadano a la desinformacin y desorientacin, a procesos complejos, lentos y con enorme poder subjetivo de funcionarios desmotivados y poco comprometidos con la institucin. Lo anterior, podr ser neutralizado en la medida en que se coloque tanta informacin como sea posible a disposicin de toda gente. Esto es, multiplicar la informacin y atencin al ciudadano, reducir el poder subjetivo del funcionario, eliminar pasos y requisitos intiles y segregar funciones dentro de sistemas abiertos y transparentes.

3.1.2.1. Procedimiento: gestin de la informacina) Cdigo: GP-02-01 b) Objetivo Mantener la informacin de manera ordenada, adecuada y oportuna, tanto para los clientes externos de la entidad como para los clientes internos, en este ltimo caso, la informacin es indispensable para la toma de decisiones respecto al futuro de la organizacin. c) Alcance Aplica para todos los procesos llevados a cabo al interior de la organizacin. d) Definiciones

Documento: por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El Archivo General de la Nacin define como el documento de archivo:"... registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en funcin de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.



36

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Archivo Central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva una vez finalizado su trmite; pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de Gestin: aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados y sometidos a continua utilizacin, as como a consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Para nuestro caso este archivo lo manejar el Auxiliar administrativo. Principio de Orden Original: ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Principio de Procedencia o de Origen: conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.



37 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinEn cada proceso en las diferentes dependencias se producen los documentos. Se organizan respetando los principios de Procedencia u Origen y Orden Original. Los enva al Archivo de Gestin de la entidad. Los clasifica, separa y organiza fsicamente de manera adecuada, de acuerdo a los lineamientos dados por el archivo general y los archiva temporalmente. Realizan las consultas necesarias de los documentos. Transfiere los documentos al archivo central. Luego que se cumple el tiempo de Archivo de gestin propuesto en las Tablas de Retencin Documental. Aprob: Fecha:

Responsable

02 03

Empleados dependencias Empleados dependencias Auxiliar Administrativo Usuarios de la informacin Aux. Adtivo

04

05

06

Elabor:


Pgina 1




PROCESO: GESTIN DE LA INFORMACIN PROCEDIMIENTO: GESTIN DE LA INFORMACIN EmpleadosINICIO

Aux. Adtivo

Usuarios Informacin

Se producen los documentos

Organiza los documentos

Enva los documentos al Archivo de Gestin

Recibe y organiza los documentos

Archiva Temporalmente

Colsutan los Documentos

Pasado el tiempo de Gestin, se envan al Archivo Central

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1k



39 g) Documentacin Relacionada Todos los documentos producidos por la entidad Formato de relacin de los documentos.15

3.2. REA ADMINISTRATIVA3.2.1. Proceso: gestin del talento humanoLa gestin del talento humano establece los mecanismos de reclutamiento y seleccin del personal para que se cumplan las caractersticas de los procesos operativos y administrativos que se realizan en la empresa y conforme se vaya generando la capacitacin necesaria para realizar el cambio cultural en las personas. Adems, se evalan los resultados del personal y se analizan, como consecuencia, los resultados en la organizacin.

3.2.1.1. Procedimiento: seleccin de personala) Cdigo: GA-03-01 b) Objetivo Encontrar y colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado de tal forma que su desempeo contribuya al logro de los objetivos del cargo o puesto. c) Alcance Se aplica a la seleccin de todo el personal o funcionario requerido para trabajar de planta en la entidad. d) Definiciones

Entrevista: concurrencia y conferencia de dos o ms personas en un lugar determinado, a fin de crear un clima de confianza y obtener la informacin necesaria sobre el historial del candidato, as como la interpretacin que hace sobre s mismo y sobre los hechos. La entrevista puede ser dirigida o espontnea, segn se siga un cuestionario preestablecido o se deje expresar libremente al examinado.16

15 16

Ver Ley 594 del 14 de julio de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos". Se deben hacer la Tablas de Retencin Documental como lo exige el Archivo General de la Nacin. DESSLER, Gary. Administracin de Personal, Captulo 6. p.201

La Gestin del talento humano establece los mecanismos de reclutamiento y seleccin del personal para que se cumplan las caractersticas de los procesos operativos y administrativos que se realizan en la empresa



40

Contrato laboral: acuerdo mediante el cual una persona se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Los tipos de contrato varan de acuerdo con la forma y la duracin.17 Exmenes mdicos: stos son financiados por la empresa y debern ser llevados a efecto por un mdico especializado en medicina del trabajo, con el conocimiento del tipo de actividades que desempear el futuro trabajador y las exposiciones a los agentes nocivos para la salud, a fin de determinar si las condiciones fsicas permiten al trabajador desempear eficientemente su trabajo. Con esto se cumplirn una serie de metas particulares: a) Contratar individuos capacitados para la realizacin de un determinado trabajo; b) Evitar que algn aspirante con padecimiento infectocontagioso pueda transmitir el mal; c) Propiciar el desarrollo, al acoplar la capacidad fsica del trabajador al tipo de puesto a desempear; y d) Proteger al aspirante de futuras enfermedades profesionales, al valorar su estado de salud.

17

CDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO, Artculo 22



41 e) Desarrollo

Activ.

DescripcinEl proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definicin literal es: el puesto o cargo no cuenta con titular. Se revisa el manual de funciones a fin de conocer cuales son las funciones y requisitos del puesto vacante. Se realiza la convocatoria pblica (a travs de carteleras, anuncios de peridicos, boletines, etc.), a fin de que todas las personas interesadas se enteren de la vacante que se presenta. Se reciben las Hojas de Vidas de los aspirantes al puesto. Se eligen las mejores Hojas de Vidas teniendo en cuenta los requisitos del cargo o puesto, para pasar a la siguiente fase del proceso. Se verifican los datos proporcionados por los candidatos en la solicitud. Se investigan sus condiciones actuales de vida y se verifican sus antecedentes como:

Responsable

01

02

Gerente

03

Gerente

04

Gerente Gerente

05

06

Antecedentes personales: estado civil, enfermedades, accidentes, estudios, antecedentes penales. Antecedentes laborales: puesto desempeados, causas del retiro, evaluacin de desempeo, comportamiento, etc.

Gerente

06

Se pide apoyo y asistencia tcnica al SENA para la aplicacin de pruebas de aptitudes y psicotcnicas a los candidatos. Aprob: Fecha:

Gerente

Elabor:


Pgina 1



42

Activ.

DescripcinSe entrevista a los candidatos, a fin de detectar los aspectos ms ostensibles de cada uno de ellos y su relacin con las funciones y requisitos del puesto. Debe informrsele tambin la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneracin ofrecida, las prestaciones, a fin de que l decida si le interesa seguir adelante con el proceso. Teniendo en cuenta los resultados de las entrevistas y las pruebas psicotcnicas aplicadas, se puede hacer la eleccin de cul de todos lo candidatos es el que rene y cumple todos los requisitos del puesto. En algunas entidades, es preciso la autorizacin de la Junta Directiva administrativa para la contratacin del funcionario. Slo si es necesaria, si no se pasa al 10. El candidato elegido se hace los exmenes mdicos. El Administrador y el candidato seleccionado firman el contrato laboral, bajo las condiciones previamente concertadas por las partes. Se abre el expediente laboral del funcionario, donde se archivarn todos los documentos soporte de su historial laboral. Se define la seguridad social del empleado (salud, pensiones, cesantas y riesgos profesionales). La vinculacin se hace a travs de una serie de instituciones creadas para su beneficio, las cuales reciben aportes tanto del trabajador como del patrono. El candidato pasa al procedimiento de induccin. Aprob: Fecha:

Responsable

07

Gerente

08

Gerente

09

Junta Directiva

10

Candidato

11

Gerente

12

Tesorero

13 Elabor:

Candidato Pgina 2





PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL GerenteINICIO Se verifican los antecedentes

Junta

Tesorero

Se presenta el puesto vacante

Aplica Pruebas

Revisa manual de Funciones

Hace entrevistas a los candidatos

Hace la Convocatoria pblica

Con los resultados diligencia el Formato de resultados de Reclutamiento

Recibe hojas de vida Escoge el que tenga ms altos resultados en las pruebas

B Selecciona las hojas de vida

Rechaza hojas de vida SI SI Escoge otra hoja de vida

NO

NO FIN A

Elabor:

Aprob:

Fecha:

Cdigo Procedimiento GA-03-02

Pgina 1



44

PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL Gerente Candidato Junta Tesorero

A Vuelve aB

NO

Junta debe autorizar?

Aprueba Eleccin

Realiza los exmenes mdicos

SI

Vuelve aB

NO Es apto? SI Define la Seguridad Social

Firman Contrato

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 2



45 g) Documentacin relacionada Gua de Entrevista estructurada GA-03-01-01 Formato de Resultados del Reclutamiento GA-03-01-02AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

ACA

FORMATO GA - 03 - 01 - 01

GUA PARA ENTREVISTAS A CANDIDATOS Fecha: Da Mes Puesto o cargo solicitado Ao

Entrevista No. Nombre del candidato

Elaborado por:

INTERES EN EL TRABAJO Por qu quiere el puesto? Por qu se considera calificado para el puesto? Qu informacin tiene acerca de nuestra empresa? Por qu quiere trabajar con nosotros? EXPERIENCIA LABORAL Describa su experiencia laboral Qu le gustaba ms de ese Trabajo? Qu le gustaba menos de ese trabajo? Por qu dejo ese trabajo? ANTECEDENTES ACADMICOS Qu capacitacin tiene que podra ayudar en el puesto solicitado? Qu seminarios, cursos, talleres ha participado? ACTIVIDADES FUERA DEL TRABAJO Qu hace en sus horas libres? PERSONAL Puede trabajar horas extras? Puede trabajar los fines de semana? Qu opina usted de la comunidad de usuarios? AUTOEVALUACIN Cules cree usted que sean sus talentos, destrezas y habilidades? Cules cree usted que sean sus defectos? Cules son sus metas a 5 aos en el futuro?



46AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

ACA

FORMATO GA - 03 - 01 - 02

RESULTADOS DEL RECLUTAMIENTO Fecha: Da Mes Ao

Cargo vacante: Elaborado por: Nombre Candidato 1: Nombre Candidato 2: Nombre Candidato 3:

Califique cada caracterstica de 1 a 5, el 1 como la clasificacin ms baja y el 5 como la ms alta. CARACTERSTICAS Apariencia personal Actitud Conversacin Cooperacin con el entrevistador Experiencia para este puesto Conocimientos del puesto Relaciones interpersonales Puntaje total Comentarios y observaciones Candidato 1 Candidato 2 Candidato 3 Comentarios



47

3.2.1.2. Procedimiento: induccina) Cdigo: GA-03-02 b) Objetivo Proporcionar al nuevo empleado la informacin y orientacin bsica sobre los antecedentes de la empresa, la informacin que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria, de tal forma que se le facilite su adaptacin a la organizacin. c) Alcance Se aplica a la induccin de todo el personal o funcionario requerido para trabajar de planta en la entidad, a fin de que ste obtenga la informacin tanto de los antecedentes bsicos sobre la empresa, como la relacionada al puesto de trabajo. Esta informacin bsica incluye aspectos como la nmina, horarios de trabajo, obtencin de credenciales de identificacin, entre otros. d) Definiciones

Induccin: orientacin que se le proporciona al responsable de un cargo con el fin de ubicarlo dentro de un contexto de necesidades y funciones. Empalme: proceso en el cual el funcionario saliente, en caso que lo hubiese, capacita al entrante sobre sus funciones, sus responsabilidades, sus procedimientos y detalles particulares del cargo.



48 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinSe requiere dar al funcionario nuevo una induccin u orientacin. Se le entrega al funcionario nuevo el manual de funciones correspondiente al cargo. Se capacita al funcionario nuevo sobre la misin, visin, valores, historia, servicios que presta, conformacin actual de la planta del personal de la entidad, entre otros. Administrador hace entrega formal al funcionario del reglamento interno de la entidad, a fin de explicrselo y para que lo tenga presente en la ejecucin de sus funciones. Se efecta un recorrido a las instalaciones de la entidad, a fin de mostrarle al funcionario el lugar de su trabajo. Se hace la presentacin formal del funcionario nuevo ante los compaeros de trabajo. Para poder asumir sus funciones, se hace entrega formal del manual de procedimientos existente del cargo. Si existe la posibilidad, se debe realizar un empalme con el anterior funcionario que tena el mismo puesto, sobre el cual el funcionario entrante se le recomienda hacer un informe evaluativo. Este informe se le deber presentar a su jefe inmediato, y reposar en el historial laboral como parte de la memoria institucional de la entidad. Aprob: Fecha:

ResponsableGerente

02

Gerente

03

Gerente

04

Gerente

05

Gerente

06

Gerente

07

Gerente

08

Gerente

Elabor:


Pgina 1




PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: INDUCCIN Gerente Empleados

INICIO

Presenta a los dems empleados de la entidad

Empleado necesita induccin Hace entrega formal del Manual de Procedimientos del Cargo Hace empalme con el empleado que ocupa el cargo

Entrega al funcionario el manual de Funciones

Elabora informe evaluativo

Capacita al Funcionario sobre la Misin, Visin, Funcionamiento de la Empresa

Recibe el informe

Enva el informe al Gerente

Entrega el reglamento interno al Funcionario

Archiva en el historial laboral

Explica el Reglamento interno

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



50 g) Documentacin relacionada El contrato laboral, sea ste a trmino fijo o a trmino indefinido. El reglamento interno de la entidad El Manual de Funciones del cargo El Manual de Procedimientos del cargo

3.2.1.3. Procedimiento: capacitacin del personala) Cdigo: GA-03-03 b) Objetivo Proporcionar a los funcionarios nuevos o actuales las habilidades necesarias para desempear su trabajo y desarrollarse personal y profesionalmente. c) Alcance Este procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la entidad. Adems puede aplicarse tambin a los miembros de la Junta Directiva. d) Definiciones

Inventario del talento humano: inventario que tiene por objeto conocer qu capacidades y habilidades tiene cada uno de los funcionarios actuales, a fin de evaluar la manera en la que se irn integrando a los planes, proyectos y actividades de la entidad. En otras palabras, se enlistan todas aquellas capacidades y habilidades que poseen cada uno de ellos y cules necesitan desarrollar, a fin de aprovechar esos talentos a favor de la entidad. Para hacerlo es necesario conocer el nivel de educacin formal, antigedad en la empresa, las destrezas, las experiencias laborales, las capacitaciones recibidas, y otras caractersticas que sean importantes para la entidad. Anlisis del desempeo: proceso que busca determinar si la capacitacin podra reducir los problemas detectados en cuanto al desempeo, a las actitudes, a las aptitudes o comportamientos negativos de los funcionarios actuales. Para el caso de los nuevos empleados, simplemente se analizan qu capacitaciones requieren stos debido a su falta de experiencia o conocimientos insuficientes. Capacitacin: proceso de aprendizaje que se le ofrece al personal acerca de las aptitudes y conocimientos bsicos que requieren para realizar su trabajo, afectando positivamente la calidad de los servicios que la empresa proporciona. Como parte de este proceso, se necesita programar y llevar a cabo el proceso de concientizacin que permita al personal conocer cul es su participacin para que el sistema d resultado.18

18

DESSLER, Gary. Administracin de Personal, p.237-241



51 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinRealizar el inventario del talento humano con el que cuenta la empresa. A fin de, establecer el nmero de personas a capacitar. Efectuar la evaluacin de las necesidades de capacitacin para los funcionarios y/o miembros de la Junta, mediante un anlisis del desempeo. Es recomendable registrar en un documento las necesidades detectadas para cada una de las personas.

ResponsableGerente

02

Gerente

03

Clasificar las capacitaciones requeridas por prioridad, a fin de realizar una planeacin ptima que no altere el normal funcionamiento de la prestacin del servicio. Establecer los objetivos de capacitaciones observables y mesurables. Establecer el cronograma de capacitacin que van a recibir los funcionarios y/o miembros de la Junta. Las capacitaciones pueden realizarse internamente o externamente a travs del apoyo de entidades gubernamentales. Se efecta la asignacin presupuestal correspondiente para cubrir los costos y gastos de la capacitacin. Ejecucin de la capacitacin en el lugar y fecha programada, o asistencia a la capacitacin externa. Se evala la capacitacin, a fin de comprobar que el funcionario o miembro de la Junta Directiva logro los objetivos. Si la capacitacin fue externa, se debe analizar la posibilidad de socializar lo aprendido con los dems compaeros de trabajo. Aprob: Fecha:

Gerente

04

Gerente

05

Gerente

06 07 08

Tesorero Gerente Gerente Empleado capacitado Pgina 1

09

Elabor:





PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: CAPACITACIN AL PERSONAL GerenteINICIO

Tesorero

Empleado

Efecta la asignacin presupuestal

Establece el nmero de personas a capacitar

Hace el anlisis de desempeo

Ejecuta la capacitacin

Diligencia el Cuadro de Necesidades de capacitacin

Evala la capacitacin

Clasifica y prioriza las capacitaciones requeridas

Capacitacin externa No

S

Socializa lo aprendido en la capacitacin

Establece los objetivos y el cronograma de la capacitacin

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



53 g) Documentacin relacionada Hojas de vida de cada uno de los funcionarios Formato cuadro de necesidades de capacitacin GA-03-03-0AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

ACA

FORMATO GA - 03 - 03 - 01 Nivel Educativo

NECESIDADES DE CAPACITACIN Antigedad Capacitacin recibida Necesidad detectada

Funcionario

Necesidades comunes identificadas 01 02 03 Elabor: Fecha:



54

3.2.1.4. Procedimiento: evaluacin del desempeoa) Cdigo: GA-03-04 b) Objetivo Ofrecer a la organizacin informacin objetiva relacionada con el comportamiento de sus colaboradores con respecto a su trabajo. c) Alcance Para efectos del presente procedimiento, se aplicar la evaluacin efectuada por el jefe inmediato. Este aplica a todos los funcionarios de la empresa, incluyendo al mismo administrador. En este ltimo caso, la evaluacin es realizada por la Junta. d) Definiciones

Escala grfica de calificacin: escala que lista varias caractersticas y un rango de desempeo para cada una. Al funcionario se le califica al identificar la calificacin que describa mejor su nivel de desempeo para cada caracterstica. Criterios poco claros: escala de evaluacin demasiado abierta a la interpretacin subjetiva. Para corregirla debe incluirse frases descriptivas que definan cada caracterstica y lo que se entiende por criterios como buenos o no satisfactorios. Efecto de halo: en la evaluacin del desempeo, el problema que se presenta es, que cuando la calificacin que hace un superior a un subordinado en una caracterstica influye en la calificacin de esta persona en las otras caractersticas.

En la evaluacin del desempeo, el objetivo es ofrecer a la organizacin informacin clara y concisa relacionada con el comportamiento de sus colaboradores con respecto a su trabajo.

Tendencia central: tendencia a calificar a todos los colaboradores en la misma forma, como calificarlos a todos en el nivel promedio. Condescendencia o severidad: el problema que se presenta cuando un superior o el examinador tiene la tendencia a calificar a todos los subordinados ya sea muy alto o muy bajo.



55 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinSe revisa el expediente del funcionario al que se va evaluar. Se establecen los criterios mensurables de desempeo para cada uno de las actividades, para poder determinar cul es actualmente el desempeo de la persona y cmo se deseara que fuera.

ResponsableGerente

02

Por ejemplo, "Mantener a los Usuarios contentos con la gestin del acueducto" seria medible en trminos de "el nmero de quejas de los Usuarios que lleguen a instancia del Administrador o la Junta", en criterios de no ms de 10 quejas por ao como objetivo que debe buscar el funcionario. Se registran los criterios definidos en el formato de evaluacin. Se compara a continuacin el rendimiento del funcionario contra los criterios definidos; evitando ante todo los problemas principales de la escala para la evaluacin: criterios poco claros, efecto de halo, tendencia central, condescencia o severidad y preferencia. Se llena el formato de calificacin con los resultados de la evaluacin. Todos los resultados de la evaluacin deben registrarse el expediente de cada funcionario como parte de su historial laboral. Se comunica los resultados de la evaluacin al funcionario a fin de que est mejores sus debilidades y aumente sus fortalezas. Si el funcionario requiere capacitacin se pasa al procedimiento correspondiente. Dentro de un periodo posterior a la evaluacin se revisa si el funcionario a presentado cambios positivos en el desempeo, a fin de felicitarlo y recompensarlo. Si el funcionario dentro de un periodo posterior a la evaluacin no mejora su rendimiento o sigue fallando, debe emitrsele una amonestacin, sancin o despido, segn sea el caso. Aprob: Fecha: Cdigo Procedimiento GA-03-04

Gerente

03 04

Gerente Gerente

05

Gerente

06 07

Gerente Gerente

08

Gerente

09

Gerente

Elabor:

Pgina 1




PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: EVALUACIN DEL DESEMPEO GerenteINICIO

Comunica resultados de la evaluacin al empleado

Revisa expediente del funcionario que se va a evaluar Necesita capcitacin No S Pasa a capacitacin

Establece criterios mesurables de desempeo

Registra los criterios en el formato de evaluacin del desempeo

Pasado un tiempo, revisa otra vez el desempeo del empleado

Compara el desempeo del funcionario con los criterios establecidos Ha mejorado? S

No

Sancin o despido

Se llena el formato de evaluacin con los resultados obtenidos

Felicitacin o recompensa Se registran los resultados en el expediente del empleado

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



57 g) Documentacin relacionada Flder o expediente historial de cada uno de los funcionarios Formato de evaluacin de desempeo de escala grfica GA-03-04-01

ACACargo

AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

FORMATO GA - 03 - 04 - 01

EVALUACIN DEL DESEMPEO

Nombre del funcionario Perodo evaluado:

IDENTIFICACIN DE LA CALIFICACIN 5 - Sobresaliente, desempeo excepcional 4 - Bueno, desempeo competente y confiable 3 - Necesita mejoramiento, deficiente en ciertas reas. 2 - No satisfactorio, resultados no aceptables 1 - Malo, requiere mejoramiento inmediato N.A. - No aplicable o demasiado pronto para calificar.

Para cada cargo, se deben especificar los criterios de evaluacin particulares. CRITERIO Calidad, precisin, cumplimiento y aceptabilidad del trabajo desempeado. Conocimiento del puesto, habilidades y tcnicas usadas en el trabajo. Disponibilidad, puntualidad, cumplimiento del horario. Independencia, grado de desempeo del trabajo con supervisin. Confiabilidad, respeto. Cumplimiento de rdenes CALIFICACIN TOTAL Elaborado por: Fecha de evaluacin: Fecha prxima evaluacin: CALIFICACIN COMENTARIOS



58

3.2.1.5. Procedimiento: nminaa) Cdigo- GA-03-05 b) Objetivo Establecer la relacin nominal de los funcionarios que han de percibir salarios, as como el control de las novedades del mismo. c) Alcance Aplica a todos los funcionarios de planta en la entidad. d) Definiciones

Salario: contraprestacin o remuneracin principal y directa que recibe el trabajador por sus servicios. Las modalidades del salario en palabras de ley son el salario mnimo (SMLV) y el salario integral.19 Trabajo extra: trabajo suplementario o de horas extras, es que excede de la jornada ordinaria y en todo caso, el que excede de la jornada mxima legal. La jornada laboral comn y corriente es de 8 horas diarias. Prestaciones sociales: conjunto de beneficios y garantas consagradas por ley laboral, a favor de los trabajadores con el fin de los riesgos inherentes al trabajo. El sistema social integral en Colombia abarca Pensin, Salud, Riesgos Profesionales y Desempleo (cesantas), garantas extensivas tambin a las familias de los trabajadores. (Referencia: Ley 100 de 1993) Deducciones: legalmente el empleador est autorizado para deducir por nmina los aportes de los trabajadores para salud, pensiones, retencin en la fuente y embargos judiciales. Adems previa autorizacin escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas, prstamos bancarios por libranza y otros.20 Aportes parafiscales: pagos obligatorios que debe realizar el empleador sobre su nmina mensual a entidades como EPS, AFP, ARP, Caja de Compensacin Familiar, Sena, entre otros.21

19 20 21

Cdigo Sustantivo del Trabajo, Ttulo V, artculo 145 Cdigo Sustantivo del Trabajo, Ttulo V, artculo 145 Cdigo Sustantivo del Trabajo, Ttulo V, artculo 145



59 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinSe recopila toda la informacin concerniente a nmina con sus soportes. (Contrato laboral, reporte de novedades, licencias, etc.). Se calcula el monto de prestaciones sociales del trabajador. Se realiza los clculos de la liquidacin de aportes parafiscales; a fin de que el Administrador la revise. El Administrador revisa los clculos de la liquidacin. Si stos presentan errores la devuelve para su correccin. Se liquida la nmina y se prepara un documento original con dos copias del mismo. Para su elaboracin se deben tener en cuenta las horas extras, el auxilio de transporte y las deducciones. Se entrega nuevamente al administrador para la revisin, aprobacin y firma de la nmina. El Administrador visa con su firma la nmina. Se efecta la asignacin presupuestal, y se elabora la orden definitiva de pago (en efectivo o en cheque) El funcionario firma la nmina, y recibe su pago. Si es pagadero en cheque, el funcionario lo cambia a travs de la entidad bancaria. Se realizan los ltimos registros correspondientes y se archiva el documento. Aprob: Fecha:

ResponsableTesorero

02

Tesorero

03

Tesorero

04

Gerente

04

Tesorero

05 06 07 08 09

Tesorero Gerente Tesorero Funcionario Funcionario

10 Elabor:

Tesorero Pgina 1





PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: NMINA TesoreroINICIO

Gerente

Funcionario

Recopila informacin correspondiente

Liquida las prestaciones sociales y aportes parafiscales

Enva al Gerente

Revisa los documentos

Recibe hace correcciones si las hay

Enva al tesorero No

Liquida la nmina (original y dos copias

Enva al Gerente

Aprueba y firma? S

Realiza la apropiacin presupuestal y elabora el cheque

Devuelve al tesorero

Firma, recibe, cheque

Realiza los dems ajustes contables

FIN

Cambia Cheque

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



61 g) Documentacin relacionada Documento contable de nmina de la entidad Recibos de egreso

3.2.1.6. Procedimiento: permisos y vacacionesa) Cdigo: GA-03-06 b) Objetivo Establecer un control en la autorizacin de permisos y llevar su registro pertinente, a fin de minimizar los impactos en la prestacin del servicio por la ausencia del funcionario. c) Alcance Aplica a todos los funcionarios de la entidad, con excepcin del Administrador; Para ste ltimo caso, la Junta Directiva debe decidir su autorizacin. d) Definiciones

Vacaciones: los trabajadores tienen derecho por ley a disfrutar de 15 das hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada ao laborado. La poca de vacaciones debe ser sealada por el patrono y concederse a peticin del trabajador. Puesto que 15 das hbiles representan generalmente 18 das calendario, para establecer la provisin mensual correspondiente a vacaciones puede utilizarse un factor del 5% sobre el valor de la nmina, ya que efectivamente, la empresa paga al trabajador vacaciones remuneradas de 18 das por cada 360 das laborados.22 Derechos por Gravidez: derechos de la mujer por estado de embarazo, tales como: a) Licencia de Maternidad, corresponde 84 das no laborados remunerados (Se hace acreedor el padre en caso que la madre fallezca en el parto); b) Permiso de lactancia, corresponde una hora diaria por tres meses; y c) Estabilidad Laboral, la madre no puede ser despedida por su estado de gravidez si lo comunica previamente.23

22 23

Cdigo Sustantivo del Trabajo, artculo 186 Cdigo Sustantivo del Trabajo, artculo 236



62 e) Desarrollo

Activ.

DescripcinAl recibirse la solicitud de permiso por parte del funcionario en forma verbal o escrita dentro de las instalaciones de la entidad, se analiza el tipo de permiso solicitado. Si es por gravidez se pasa a la actividad 6, si es por vacaciones se pasa a la actividad 2, y si es por eventualidad fortuita se pasa a la actividad 8. Si es un por permiso por vacaciones, se analiza si el funcionario cumple con los requisitos establecidos por Ley. Si cumple con los requisitos, se analiza si se puede otorgar el permiso inmediatamente. De lo contrario, se programa el permiso para despus. Las vacaciones pueden ser disfrutadas o remuneradas en dinero a favor del trabajador. Si no cumple con los requisitos, se rechaza el permiso y se registra en el expediente. Al otorgarse el permiso, ste se registra en el formato de Control de Permisos y Vacaciones. Si el permiso requiere personal de reemplazo se pasa al procedimiento de seleccin de personal. Igualmente, se registra el permiso en el expediente del funcionario. Si se trata de permisos por gravidez, el funcionario debe presentar el documento mdico positivo que compruebe el estado (Examen mdico o de laboratorio). De lo contrario, se debe analizar que cumple con los requisitos, es decir, que sea evidente el estado de embarazo a fin de otorgar el permiso. Al otorgar el permiso se pasa a la actividad 5. Si es por eventualidad fortuita, se otorga el permiso por presuncin de buena fe por parte del funcionario. Si la ausencia del funcionario, requiere personal de reemplazo se pasa al procedimiento de seleccin de personal y sigue el proceso. Al regresar el funcionario, ste debe justificar la eventualidad fortuita sufrida dentro de los 3 das hbiles siguientes. Esto es registrado en el expediente del funcionario. Aprob: Fecha: Cdigo Procedimiento GA-03-06

Responsable

01

Gerente

02

Gerente

03

Gerente

04

Gerente

05

Gerente

06

Gerente Gerente Gerente Gerente

07 08 09

10

Gerente

Elabor:

Pgina 1



63 f) Diagrama de flujo

PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: PERMISOS Y VACACIONES GerenteINICIO

Recopila solicitud de permiso Por Gravidez o Vacaciones Por eventualidad Fortuita

Analiza si cumple con los requisitos establecidos No

Concede el permiso, partiendo del principio la buena fe Cumple? S Otorga permiso Registra en formato de control de permisos y vacaciones

Rechaza permiso

FIN Seleccin de personal Registra en expediente S Requiere reemplazo No

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



64 g) Documentacin relacionada Formato de Control de permisos y al personal GA-03-06-01AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

ACAFuncionario:

FORMATO GA - 03 - 06 - 01

CONTROL DE PERMISOS AL PERSONAL Cargo: Das de ausencia: Nombre del reemplazo:

Tipo de Permiso: Causa:

Fecha de inicio del permiso: Fecha de fin del permiso: Permiso autorizado por: Fecha

3.2.1.7. Procedimiento: liquidacin del contrato laborala) Cdigo: GA-03-07 b) Objetivo Relacionar los tems de liquidacin o terminacin del contrato laboral o en una fecha determinada de un funcionario de planta de la entidad, de acuerdo con la legislacin vigente. (Referencia: Cdigo Sustantivo del Trabajo, artculos 61 al 66) c) Alcance Aplica a todos los contratos laborales de la entidad. d) Definiciones

Causas de liquidacin: la liquidacin de un funcionario puede darse por a) Trmino de contrato; b) por renuncia del trabajador (en este caso el trabajador esta obligado a pagar indemnizacin, s no presenta un preaviso de 45 das



65 antes de su renuncia); o c) despido por parte del patrono (en ste caso el patrono esta obligado a pagar indemnizacin, s no se presenta un preaviso de 45 das antes de su despido).24

Indemnizacin: compensacin en dinero de un dao o perjuicio. Su calculo depende del tipo de contrato laboral. Si el contrato es a trmino fijo, la indemnizacin es igual a un da de salario por el nmero de das que falte para culminar el contrato. Si el contrato es a trmino indefinido, la indemnizacin es igual a 45 das de salario de servicio por el primer ao laborado, despus de un ao 15 das por ao laborado.25 Primas de servicio: compensacin que debe pagar el patrono a sus trabajadores correspondiente a 30 das de salario, pagaderos por semestre, as: una quincena a finales de julio y otra quincena a mediados de diciembre, a quienes hayan trabajado el semestre completo o proporcional al tiempo trabajado.26

24 25 26

Cdigo Sustantivo del Trabajo, Terminacin del contrato por justa causa, artculo 62. Cdigo Sustantivo del Trabajo, artculo 39. Cdigo Sustantivo del Trabajo, artculo 306.



66 e) Desarrollo

Activ.01

DescripcinSe recopila toda la informacin concerniente al tiempo e historial laboral del funcionario. Se calcula los montos de cesanta, intereses sobre cesantas, vacaciones, y primas de servicio. Se analiza la causa de la liquidacin del funcionario, a fin de efectuar adecuadamente su clculo respectivo. Si es por renuncia del trabajador se pasa a la actividad 4, si es por despido se pasa a la actividad 5, y si es por termino de contrato se pasa a la actividad 6. Dado el caso de renuncia del trabajador, y ste no presenta preaviso al patrono, se le deduce la indemnizacin correspondiente. Entonces pasa a la actividad 6. Dado el caso de despido, y como patrono no se present preaviso al funcionario, se calcula el monto por indemnizacin que como patrono debe pagar al trabajador. Entonces pasa a la actividad 6. Se elabora el documento contable de liquidacin de contrato de trabajo. Se le paga al trabajador el monto total de la liquidacin del contrato. Aprob: Fecha:

ResponsableTesorero

02

Tesorero

03

Tesorero

04

Tesorero

05

Gerente

06 07

Tesorero

Tesorero Pgina 1

Elabor:





PROCESO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO LABORAL Tesorero Gerente

INICIO

Recopila todo el historial laboral del funcionario

Calcula las cesantas, vacaciones, prima de servicio. etc., que tengan lugar

Analiza la causa de liquidacin

Terminacin del contrato laboral

Despido

Renuncia de trabajo Paga indemnizacin al empleado si es despido o le descuenta si es por renuncia

S

Con preaviso

No

Elabora documento contable de liquidacin de contrato

Paga al trabajador el monto correspondiente

FIN

Elabor:

Aprob:

Fecha:


Pgina 1



68 g) Documentacin relacionada Formato de liquidacin del contrato de trabajo GA-03-07-01AGUAS DE CAMPOALEGRE - MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE

ACAFuncionario: Cargo:

FORMATO GA - 03 - 07 - 01

LIQUIDACIN DE CONTRATO LABORAL

Causa terminacin del Contrato: Fecha de retiro Permisos (das): Tiempo laborado (das):

Fecha de ingreso Tiempo transcurrido (das): Sueldo bsico Promedio horas extras Auxilio de Transporte Otros Sueldo mensual base para liquidacin Cesantas Intereses sobre cesantas Vacaciones Primas de servicios Indemnizacin Deducciones NETO A PAGAR Recib CC No. Elabor

Aprob:

Fecha:



69

3.2.1.8. Procedimiento: administracin del Programa de Seguridad y Salud Ocupacionala) Cdigo: GA-03-08 b) Objetivo Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la poblacin trabajadora, mediante la prevencin de todo dao y proteccin contra los riesgos inherentes a las condiciones de trabajo.

c) Alcance Abarca y beneficia a todos los funcionarios de planta de la entidad. d) Definiciones

Programa de Salud Ocupacional: consiste en la planeacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de las actividades de: Medicina Preventiva, Medicina de Trabajo, higiene industrial y seguridad industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinarias.27

27

MINISTERIO DEL TRABAJO. Resolucin 1016 de 1989, artculo 2.



70

Riesgo laboral: potencial de realizacin de consecuencias negativas que posee un evento en el ambiente laboral. La Organizacin Internacional del Trabajo los clasifica en mecnicos, elctricos, fsicos, qumicos, biolgicos, ergonmicos, psicosociales, saneamiento e incendios. Riesgos profesionales: accidente que se produce como consecuencia directa del trabajo o labor desempeada, y la enfermedad que haya sido catalogada por el Gobierno Nacional; produciendo en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte.28 Clasificacin de actividades: el Gobierno Nacional expide la tabla de clasificacin de actividades econmi

Cultura rial 7 Manual Procedimientos

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