MAESTRÍA EN GESTIÓN SECRETARIAL Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Módulo de Tecnología en Información Secretarial

Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría

Ing. Marcela Ochoa Herrera

04-06-2009

Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría

Básicamente la Secretaria debe realizar sus estudios a nivel superior y obtener de ser posible una especialización que le permita el conocimientos correcto de determinadas herramientas, sin las cuales no podría realizar con eficacia sus labores. Sin bien, el título de estudios es importante para que la Secretaria sea una empleada competente, precisa de una formación específica y continua, para desarrollarse profesionalmente.

1. Deberá tener conocimientos en: mecanografía, computación, taquigrafía, gramática, ortografía, caligrafía, manejo de equipos de oficina, archivo, relaciones públicas e idiomas

Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría

Al ser asistente directa del jefe y constituir el

principal eslabón de comunicación entre él y el resto

de personas, es portavoz de las decisiones de su superior

y sus funciones principales son:

1. Representar personalmente al jefe

2. Organizar el trabajo del jefe

3. Preparar la correspondencia de rutina de jefe

4. Coordinar adecuadamente las actividades de la oficina

5. Mantener la oficina en funcionamiento en ausencia del

jefe

6. Servir de enlace en al actividades externas de la oficina

Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría

El trabajo administrativo que realiza cada Secretaria puede ser diferente dependiendo del tipo de actividad al que esté dedicada la empresa, la amplitud del negocio, la forma jurídica de la institución entre otros factores. En forma general, las ocupaciones administrativas que la secretaria suele desempeñar son:

• Redactar comunicaciones • Tomar dictados y transcribirlos• Realizar trabajos de mecanografía• Preparar reuniones y juntas• Organizar entrevistas y viajes• Archivar la correspondencia de la oficina• Custodiar los documentos de la oficina

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• Preparar la correspondencia de entrada y salida• Atender llamadas telefónicas• Recibir y atender a los clientes

Herramientas para una gestión eficaz del Personal de Secretaría

Aparte de los aspectos técnicos que debe conocer la Secretaria, existen

característica personales y profesionales que hacen que ella triunfe y

cumpla su misión dentro de la empresa:

• Inteligencia

• Razonamiento

• Creatividad

• Iniciativa

• Ejecutividad y eficiencia

• Estabilidad emocional

• Adaptabilidad

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• Espíritu de colaboración • Planificación del trabajo • Capacidad de atención • Buena memoria • Trato agradable• Atractivo personal • Buena imagen

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Las relaciones de trabajo involucran el trato con los demás departamentos de la institución, por lo que es necesario cultivar otras actitudes, que determinan nuevas formas de comportamiento:

Discreción Lealtad Honestidad Amabilidad Comedimiento Tacto Paciencia Orden

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Resumiendo diríamos que el triunfo o el fracaso de una gestión

eficaz no depende únicamente de las herramientas empleadas,

sino también de las actitudes y aptitudes de la Secretaria. Es

necesario saber conducirse, qué cualidades impulsar y

perfeccionar diariamente y cuáles aspectos de su carácter y

personalidad desechar.

Bibliografía

SEVILLA Quiroz María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria eficaz, Editorial Ecuador, 1998