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Organización de eventosAutor: Alicia Iruretagoyena

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Presentación del curso

La organización de eventos constituyen comunicaciones de gran significación paralos públicos. Desde la perspectiva de la comunicación empresarial son mensajesgrandilocuentes que inciden en la conformación de la imagen corporativa. Estaforma directa de relacionarse supone un alto grado de exposición que pone aprueba el prestigio de la institución, y el éxito muchas veces depende de unacorrecta planificación.

Este quinto curso es un recorrido por el proceso de organización de un eventopara examinar cada uno de los pasos; y la descripción de los eventos más comunes,siempre en el marco del Ceremonial que está presente en todo el proceso.

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1. Los eventos. Concepto y clasificación[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos-concepto-clasificacion]

Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académica,artística o deportiva; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o porla divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácterpúblico o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización o en elentorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial.

La palabra evento se ha incorporado al lenguaje cotidiano. Durante algún tiempo seconsideraba una incongruencia “planificar un evento”, ya que el diccionarioexplicaba evento como un suceso inesperado. Pero, la Real Academia Españolafinalmente ha agregado otra acepción que está impuesta por el uso popular yconsidera como evento lo que en la práctica se refiere a distintos tipos de reunionesempresariales y sociales. Las entidades dedicadas a esta actividad se presentancomo organizadores de eventos y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectosde la presentación y el desarrollo de estos encuentros destinados a las celebracionessociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta producción, una planificación de las acciones y la aplicación del protocolo necesarioen cada caso.

Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan acabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición o porconvenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo quees necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. Así comoen el área oficial los encargados de la organización son los agentes de Ceremonial olas oficinas de Protocolo, en el ámbito privado ha surgido en los últimos años unnuevo perfil profesional para quienes desarrollan estas tareas: El OPR, OrganizadorProfesional de Reuniones o Eventos.

Si el resultado de los eventos contribuye a la conformación de la imageninstitucional, del mismo modo ocurre con los acontecimientos sociales. Cadaindividuo ocupa una posición dentro de su grupo social; él y su familia representanaquellos valores que han proyectado a través de su comportamiento y con los que suentorno ha conformado una imagen, un concepto que no es otra cosa que suprestigio personal. Crear o mantener esa reputación es una tarea diaria; pero, elhecho de participar y compartir con el medio los sucesos personales sonoportunidades que ponen a prueba la imagen personal. En esas circunstancias, elprincipal objetivo será el mayor éxito de la reunión para conformidad tanto de losinvitados como de los anfitriones.

El OPR es quien administra todos los elementos económicos, políticos y sociales queconfluyen en la organización de un evento. Tanto los acontecimientos familiarescomo los empresariales dan lugar a reuniones más o menos complejas,generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunión y elfestejo, agasajo o celebración que se brinda a los invitados. Cualquiera sea elmotivo, se deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos ritualespropios de cada ocasión; una boda, un aniversario o el lanzamiento de producto,por ejemplo, tienen sus propias características y una rutina tradicional. Luego, elagasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los festejos, a ladiversión o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendrá el control como coordinadordel evento y dirigirá un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas



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del evento y dirigirá un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintasnecesidades. Se concentrará en la planificación de todas las acciones, hasta el másmínimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo contrataron, y será elresponsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas delegadas a terceros.Por ende, deberá tener un listado de proveedores confiables para abastecer todoslos servicios y contar con un equipo de colaboradores eficiente. Pero además, nadiepuede supervisar lo que no conoce; por lo que deberá tomar conocimiento de lastradiciones culturales, las prácticas ceremoniales, los usos sociales, el medio dondese desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan.

La Producción de un evento incluye la planificación, la organización de los recursosy el desarrollo de todas las acciones que darán como resultado la concreción de unaidea que se esbozó al decidir la realización de un evento. En la producción seconjugan tantas especialidades que se puede decir que un evento es un hechomultidisciplinario que abarca actividades tan diferentes como son las que definen laescenografía, la iluminación, la animación y el protocolo, entre tantas otras.

Hay distintas formas de clasificar los eventos:

Eventos propios

- Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Son aquellos actos propios de lacomunicación interna de la empresa, tales como reuniones deaccionistas, degerencia, de departamentos; seminarios de capacitación, conferencias para elpersonal o reuniones de distintas áreas de la empresa para tratar temasrelacionados con el accionar de la organización.

- Dentro de la entidad y con asistencia de terceros:Son aquellos actos que se llevana cabo cotidianamente como parte de las actividades de la empresa, pero en los queparticipan terceros. Una reunión con proveedores, un visitante, los almuerzos denegocios; las videoconferencias, la firma de convenios y las reuniones de prensa sonrutinas habituales en las que se involucran distintos aspectos de la empresa. Elestado de la sala de espera y del resto de las instalaciones, la atención y eltratamiento protocolar que cada ocasión exige son señales que pueden afectar laimagen de la empresa.

- Eventos propios organizados fuera de la empresa: Estas reuniones puedeninvolucrar solamente al personal o contar con la participación de terceros;inauguraciones, aniversarios, despedidas, presentaciones, desayunos de trabajo,comidas de negocios, son reuniones que por distintos motivos pueden organizarsefuera de la empresa.

Eventos de Terceros

Son las reuniones organizadas por otras entidades públicas o privadas que invitan arepresentantes de la organización. En estos casos, la empresa puede tenerparticipación directa si patrocina el evento o si la reunión se ofrece en homenaje deun directivo o de un socio; o puede no tener participación directa si susrepresentantes asisten solamente como invitados. Estos eventos se puedenclasificar según el ámbito donde se desarrollan o la temática que tratan o por lamagnitud de la convocatoria:

Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios.Empresariales: Lanzamiento de producto.Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones.Académicos: Entrega de diplomas, inicio del año lectivo.






Académicos: Entrega de diplomas, inicio del año lectivo.Científicos: Congresos, Convenciones, Jornadas, Foros.Deportivos: Campeonatos, carreras.Macroeventos Comerciales: Ferias y Exposiciones.Macroeventos culturales: Festivales, Semana del cine.






2. La etapa previa al evento[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/etapa-previa-evento]

Todos los eventos tienen dos partes bien diferenciadas: el evento propiamentedicho, aquello que dio lugar a la reunión, y el agasajo que puede dar marco alacontecimiento o que puede ser el agasajo que se brinda a los invitados. También ladifusión es una tarea que se suma al programa de acciones aunque la actividad sedelegue en organizaciones especializadas o en la oficina de prensa de la empresa sicuenta con el personal necesario.

Cualquiera sea el ámbito, para planificar el desarrollo de un evento se cumplenciertos pasos, pero antes de empezar el proceso de producción es necesario con unaserie de datos. Con este motivo se confecciona un documento que es un resumendetallado sobre el evento; algunos autores lo llaman brief o briefing y consiste enobtener toda la información sobre la empresa, sobre la actividad que desarrolla,cómo está posicionada en el mercado, cuál ha sido su estilo en eventos anteriores yademás, una descripción sobre el evento a realizar. De qué se trata, es unainauguración, un aniversario, el lanzamiento de un producto; cuál es la intención dela empresa para darle un marco adecuado al acontecimiento; con qué propósito lorealiza; desea promover la organización o hay motivos subyacentes; cuál es lacategoría de los invitados que desea convocar; cuál es el nivel, la amplitud y ladivulgación que quiere dar al acto. Además, es útil saber si se cuenta con laadhesión del personal que directa o indirectamente estará vinculado con el evento.Según el evento de que se trate, pueden incluirse datos técnicos o científicos. El briefsirve para presupuestar el evento, salvo que la empresa aporte información precisasobre lo que está dispuesta a gastar.

Estas consideraciones son los aspectos básicos de la producción del evento ypermiten definir el perfil del evento, a saber:

a) Las características del acontecimiento: Es necesario determinar el motivo yanalizar si el suceso realmente justifica la realización del evento. Si es así, se debeaclarar la intención que tiene la empresa para realizar el evento.

b) Los objetivos son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posiblesde alcanzar. Pueden ser parte de un proyecto general de comunicación a largo plazoo estar previstos para el corto plazo. Pueden ser la consecuencia de una serie delogros de la empresa o pueden considerarse como una respuesta ante algúnproblema coyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la importanciaque revestirá el acontecimiento y la proyección que se desea darle y con estos datosse podrá definir el perfil de los invitados.

c) Invitados:El evento es un mensaje institucional, de modo que está condicionadopor el tipo de públicos al que va dirigido. Cuando se convocan diferentes grupos,las listas de invitaciones se ordenan por categorías: empresarios, funcionarios delestado, artistas, representantes de la prensa, etc. Las características del evento, susobjetivos y la cantidad de invitados son los datos que se necesitan para elegir ellugar donde ser desarrollará el evento.

d) Dónde:Según sus características, el evento puede realizarse dentro de la mismaempresa y en ocasiones es un importante factor de difusión institucional; pero si esnecesario se busca el lugar o las locaciones más apropiadas. En general, los grandes



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hoteles o los espacios destinados a eventos y convenciones suelen estar muy bienequipados y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.

e) Cuándo:La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si se invitaalguna personalidad destacada se acuerda una fecha que no esté comprometida.También se verifica previamente que en la misma oportunidad no tenga lugar otroevento dirigido al mismo público y que con un mayor poder de convocatoria puedapolarizar la concurrencia y de esa forma empañar el éxito del evento que se estáorganizando.

f) El presupuesto: En el brief puede estar fijado un tope de gastos. Si el organizadorya conoce cuáles son los recursos económicos de la empresa puede determinar losmedios y los procedimientos necesarios para llevar a cabo la organización delevento e debe disponer la forma más apropiada de distribuirlos de acuerdo con lasnecesidades y los objetivos del evento. Muchas veces, el presupuesto puedecondicionar la categoría del evento, de modo que no permite seleccionar el mejorlugar, ni contratar servicios de primer nivel, ni invitar más que a un número acotadode personas; el evento queda supeditado a otras opciones con las que elorganizador debe contar. Salvo que la empresa ya haya elegido el lugar y requierade antemano determinados servicios, siempre se presentan distintos presupuestospara que los directivos puedan elegir el que consideren más conveniente.

g) El Programa de la ceremonia o el evento: Si la empresa llama a concurso para laproducción de un evento, las propuestas deberán ajustarse a determinadascondiciones ya estipuladas en el pliego explicativo que entrega la empresa. Pero si elevento se solicita en forma directa, el organizador trabaja y da forma a la ideageneral que le ha planteado la empresa. Para eso prepara un programa que se vaajustando a medida que se elabora el proyecto. El programa es una guía para laorganización; es una descripción detallada de la secuencia que tendrá el evento. Allíse establecen los distintos pasos a seguir y se especifica cada una de las acciones.Pero es un listado que puede modificarse a medida que se avanza en la produccióndel evento.

h) El cronograma de las actividades: Se confecciona un listado de todas las accionesnecesarias para organizar el evento y se determinan los plazos para desarrollar cadauna. En el cronograma se plantea con una secuencia lógica de cada tarea, porejemplo, antes de confeccionar las invitaciones se tiene que elegir el lugar donde sellevará a cabo la convocatoria. A continuación se observa una planilla tipo que debeestar en la oficina del coordinador del evento.

i) Conformación del equipo de trabajo: Una vez formado el grupo que se harácargo del trabajo, se designa un coordinador que será el responsable de distribuirlas tareas y de controlar el cumplimiento de las acciones que se han encomendado.






En equipos reducidos, es posible que una persona se ocupe de más de una tarea,incluso de elaborar el resumen final de resultados donde se consignan aciertos yerrores. Cuando la institución no cuenta con los recursos necesarios puede recurrira agencias especializadas en la organización de estas actividades o en algún aspectode la misma. Catering, difusión, animación artística, etc.






3. El Marketing del evento[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/marketing-evento]

Los eventos suelen tener un presupuesto asignado y también generar ciertosrecursos, como ocurre con las inscripciones que se cobran para participar de uncongreso. Pero lo habitual es que a la propia financiación del evento se sume lacontribución de uno o varios patrocinadores. Esa colaboración depende del tipo deevento y de lo que la entidad patrocinadora está dispuesta a ofrecer; puede ser unaporte de dinero, de materiales para el evento (bolígrafos, papelería, folletos,carteles, etc.), de servicios (traslado de los participantes, rebaja de tarifas en laslocaciones o en los servicios, etc.) o el canje de elementos (productos o servicios) ode otros beneficios en el marco de acuerdos comerciales entre las partes. Tambiénel intercambio puede consistir en unir el nombre de la institución organizadora al deotra de gran prestigio, evaluando si ambas imágenes institucionales estánigualmente posicionadas en el mercado como para favorecer la promoción delevento o conseguir alguna otra utilidad. En cualquier caso, cuando llega a unacuerdo con un patrocinador se formaliza el compromiso mediante un contrato enel que quedan establecidas las responsabilidades y las atribuciones de cada entidad,la duración del acuerdo, la ubicación de los símbolos institucionales, y todosaquellos detalles que se hayan acordado. Pueden ser patrocinadores, los entesoficiales, las empresas y organizaciones sin fines de lucro.

El patrocinio es una de las estrategias del marketing y también un recurso de lapolítica de comunicaciones que no solo tiene como objetivo obtener alguna ventajapara el evento, sino que pretende posicionar una marca o una institución, de modoque algunos resultados no se obtienen en el corto plazo. Cuando el patrocinio estádestinado a actividades culturales se lo reconoce como mecenazgo. Si bien se tratatambién de la contribución de recursos (dinero, materiales, publicidad, etc.) porparte de personas, empresas o instituciones a otra entidad, este aporte reviste uncarácter diferente porque no existe ninguna contraprestación. No obstante, enalgunos países este tipo de actividades están reguladas por leyes que en generalestimulan estas acciones con la desgravación de impuestos, lo que finalmente setraduce en un beneficio monetario para el patrocinante.

La búsqueda de patrocinadores está orientada por la naturaleza y el contenido delevento; con esos datos se puede perfilar el tipo de institución puede estarinteresada y con la que conviene asociarse. Para captar contribuciones, se debepresentar una propuesta atractiva según sus intereses, sus necesidades y lacapacidad del potencial patrocinador, exaltando los beneficios que se puedenalcanzar. En este aspecto, el organizador puede encontrar en el mismo eventoargumentos sólidos para conseguir buenos patrocinios. En efecto, los grandeseventos constituyen un acontecimiento de importantes consecuencias para el lugardonde se desarrollan porque desencadenan una serie de actividades que moviliza yle da impulso a muchas y variadas actividades, y de esta forma se promueve laeconomía del lugar. Son ejemplos emblemáticos de eventos internacionales de gransignificación el Carnaval de Río de Janeiro en Brasil, el Festival de Tango de BuenosAires en la Argentina, las Fallas de Valencia en España, por ejemplo. En el ordeninterno, algunos grandes eventos están relacionados con la producción de unaregión (cereales, bebidas, etc.) o con las actividades artísticas de una ciudad, y deesta forma se organizan la Fiesta de la Cerveza, la Semana del cine o la Feria dellibro. Los medios de comunicación cumplen una función decisiva en la difusión de



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estos eventos ya no solo pueden promover el acontecimiento sino que tambiénpueden poner en primer plano de la agenda internacional la ciudad, la región o lanación.

En otra escala, también las convenciones y los congresos internacionales, porejemplo, dan cabida a una importante cantidad de personas que llegan desdedistintos puntos del planeta, y de esta forma las líneas aéreas y otros medios detransporte se benefician con una mayor demanda de servicio. También es habitualque se ofrezca un programa para visitar lugares de interés como complemento delas actividades del congreso y estas iniciativas promueven los circuitos turísticos delpaís y los servicios que los sustentan.

Una ciudad debe contar con la infraestructura necesaria para alojar a losparticipantes, de modo que la hotelería deberá estar preparada y contar con elpersonal necesario para satisfacer las necesidades de los visitantes, y de esta forma,indirectamente satisface necesidades laborales. Durante su estadía, los visitantesconsumen con el espíritu de quien está de vacaciones; se activa la gastronomía, elcomercio en general y los productos locales que se compran como regalos de viaje,la cadena de entretenimiento y espectáculos, las comunicaciones y todo tipo deservicios.

El organizador de un evento debe lograr que el acontecimiento sea declarado deinterés por las autoridades de la ciudad donde se llevará a cabo, de la región(cualquiera sea su denominación: provincia, departamento, etc.) y de la nación. Esta“declaración de interés” es la mejor carta de presentación cuando se necesitarealizar alguna gestión y en el caso de necesitar espacios o servicios oficiales esposible que se logre alguna consideración especial. Si el patrocinador considera queel evento favorece su imagen institucional, la declaración de interés es un valoragregado que potencia los beneficios.

Según la naturaleza del evento, el organizador debe tramitar contratos y seguros. Lasituación más frecuente se presenta cuando el evento requiere de una locación fuerade la empresa y se alquilan los espacios; en estos casos, el contrato estableceobligaciones y derechos de ambas partes. En cuanto a los seguros, se necesitanpara las exposiciones de obras de arte, de instrumental científico o de cualquierotro tipo de elemento sofisticado cuyo valor es necesario asegurar. En estos casos,el contrato establece el período de exposición, la forma de traslado y lascondiciones en que permanecerán los elementos (temperatura y humedad, porejemplo), la descripción de responsabilidades de los organizadores, las penalidadespor su inobservancia y la asignación de un tribunal para resolver el incumplimientode los términos del contrato. Es evidente que en la organización de algunos eventoses necesario contar con asesoramiento legal, más aún cuando las partescomprometidas se encuentran en distintos países y están sujetas a distintaslegislaciones.

Cada país tiene un marco regulador para respetar la propiedad intelectual medianteel pago de los derechos de autor. Si el evento tiene algún tipo de animaciónmusical, ya sea que se haya contratado la presentación en vivo de una orquesta, unconjunto instrumental, un grupo de canto o danza, o que se utilice música grabada,se deberán pagar los respectivos derechos de autor. Del mismo modo se debenobtener los permisos para el uso de fotografías o de ciertas imágenes en carteles,folletos o cualquier otro elemento gráfico.

Por último, para algunos acontecimientos, el organizador debe contratar un seguropara el personal que trabaja en condiciones especiales tanto en la preparación como






en el desarrollo del evento y esta forma tener cubierto el riesgo de posiblesaccidentes.

Todas estas gestiones que significan una erogación, se consideran parte de loscostos y deben incluirse en el presupuesto del evento.






4. La producción del evento[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/produccion-evento]

La locación (el lugar del evento) ha cobrado importancia en los últimos años; hoy elmercado ofrece espacios especialmente destinados a diferentes reuniones. Si bienla elección de las locaciones refleja el espíritu del evento y condiciona en granmedida su realización, también es cierto que el lugar depende del tipo de reunión yde los objetivos propuestos. Una simple comida de negocios puede ser organizadaen un restaurante y en estos casos se elige el más adecuado para la ocasión; podráser el gran comedor de un restaurante de primerísimo nivel o un salón “reservado”,más modesto, pero el lanzamiento de un producto o la celebración de unaniversario requieren un marco especial y un proceso de producción más complejo.

En algunas ocasiones el evento se realiza dentro de la misma empresa porqueconviene mostrar las instalaciones al público y a los medios de comunicación. Enotras, la envergadura de la reunión requiere otros espacios y los hoteles o las salasde convenciones pueden ser la mejor opción, ya que cuentan con todos loselementos de infraestructura y además con el personal necesario. En la selecciónincide en gran medida la ubicación geográfica: los lugares alejados del circuito decirculación habitual pueden ser atractivos pero tienen la desventaja de los trasladosde personas y equipos.

Una vez elegida la locación, la decisión final dependerá de la inspección de todoslos elementos, pues antes de cerrar el trato se supervisa el estado del edificio y lapintura de los salones; se controlan las conexiones eléctricas, la toma de agua, elfuncionamiento de los sistemas de sonido y de iluminación y de los equipos de aireacondicionado; los servicios sanitarios, los accesos y todo el equipamiento engeneral.

Los eventos al aire libre suelen ser un riesgo porque quedan supeditados a lasvariaciones del clima. Aunque se preparen carpas, gazebos o cualquier otraestructura para cobijar a los invitados, en estos casos se recomienda contar conuna alternativa para que en caso de lluvia, fuertes vientos u otro fenómenometeorológico, el evento se pueda llevar a cabo sin problemas y no se debapostergar la fecha, que no siempre es posible.

La estética de los espacios constituye hoy verdaderas escenografías que se concibende acuerdo con la dinámica propia de cada evento. Hace unos años, este criterio seaplicaba en los grandes eventos temáticos (fiestas ambientadas en una época o endeterminado contexto), pero hoy se ha reemplazado la simple decoración de loslugares por auténticas puestas en escena que como en el teatro tienen en cuenta elconcepto central de “la obra” (en este caso, el evento) para organizar cada momentoen sus mínimos detalles. Para estas producciones la iluminación y el color juegan unimportante papel porque se suelen utilizar estructuras transitorias, de fácil montaje,y pocos elementos corpóreos. El siglo XXI aporta nuevas herramientas técnicas y unade las más sofisticadas es el diseño 3D (tres dimensiones) que permite controlar losproyectos “virtualmente” en la pantalla del ordenador y evaluar previamente eltratamiento de los espacios.

La presentación en su conjunto representa un valor, de modo que el mobiliario, lailuminación, el sonido, el catering y la animación deben tener un estilo dentro de losparámetros estéticos de cada grupo social. Aunque el presupuesto no permita un



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gran despliegue escenográfico, el evento puede mantener en otra escala el mismocriterio. Según sus características, se disponen los diferentes elementos (tales comolos que se mencionan en la siguiente lista), y personal.

Necesidades

· Plataformas o palcos para las autoridades.

· El mobiliario (mesas, sillas, etc.)

Los elementos de apoyo (proyectores, pantallas, pizarras, marcadores, tizas,muestras)

· La ornamentación (banderas, gallardetes, flores, plantas, cuadros, carteles)

La señalización (alfombras, cordones, carteles, demarcación de áreas, etc.)El estacionamiento (Playa propia o parking contratado)Personal a cargo de la seguridadLos fotógrafos (video)El personal de apoyo (recepcionistas, asistentes, promotores, etc.)Maestro de ceremonias o animadorOtras necesidades (de acuerdo con las circunstancias)

El día del evento: Se supervisa el lugar y todos los elementos necesarios, y seatienden los aspectos protocolares de la reunión:

Tarjetas de ubicación de las autoridades y de los invitados especiales: seubican en los estrados o en los asientos, dependiendo del tipo de evento.Puestos de atención: Es la ubicación del personal que recibe y atiende a losinvitados (recepcionistas y asistentes del evento)Recepción y ubicación de los invitadosLínea de recepción: se disponen los anfitriones y las personas quecorrespondan según la ocasión (Ver detalles en el capítulo 4.8. de la Unidad deCeremonial)Ubicación de las autoridades en un estrado o en la primera fila del auditorio,según el tipo de evento.Guión del evento: son las palabras de bienvenida, la presentación de losoradores, los discursos, el saludo final y cualquier otro parlamento que esté acargo del maestro de ceremonias.Dinámica del evento: es la secuencia de actos que correspondan al evento.

Secuencia del evento: En general, los eventos se desarrollan de acuerdo con lossiguientes pasos:

· Palabras de apertura a cargo del maestro de ceremonias.

· Himnos: cuando sea pertinente por el motivo de la ceremonia.

· Discursos

· Acción característica de la ceremonia: Entrega de diplomas, corte de cintas,presentación del producto o descubrimiento de una placa.

· Bendición de instalaciones, de los espacios o de los elementos, si corresponde,y según los usos del lugar.

· Recorrida de las instalaciones si es una inauguración; degustación o prueba sies la presentación de un producto.






es la presentación de un producto.

· Cierre del evento: puede culminar con la invitación al agasajo que se haprogramado.

El Agasajo: ya sea un cóctel, una comida o un bufé, es posible que se presenten lassiguientes opciones.

Los Brindis: al iniciar la comida o a los postres.Las Palabras: si se han previsto breves discursos, al iniciar la comida o a lospostres.El Pergamino: si es un homenaje, es un recuerdo que se entrega al invitado dehonor con las firmas de los presentes.Los Obsequios: se entregan como recuerdo en distintos eventos.






5. Las invitaciones[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/invitaciones]

Son el medio adecuado para invitar por escrito a los distintos eventos; importa tantoel aspecto formal como el contenido, de modo que se recomienda elegir una buenacartulina y una impresión de primera calidad. Hay dos tipos de invitaciones: laspersonales, que llevan el nombre y apellido del invitado, y las generales o “masivas”,totalmente impresas, con un texto que puede decir “tiene el agrado de invitar austed”, o “tiene el agrado de invitarlo”, de modo que no es necesario escribir elnombre del destinatario. En las invitaciones personales hay un espacio paracompletar los datos en forma manuscrita, con buena caligrafía y el mismo color detinta que se eligió para imprimir la tarjeta. Aunque existe cierta libertad en cuanto ala redacción, para que la invitación sea clara, y no deje dudas a quien la recibe, deberesponder las siguientes preguntas:

Quién invita: Nombre y apellido para los eventos privados. Si invita unaorganización, el cargo de la máxima autoridad tanto para institucionespúblicas como privadas es lo más correcto, aunque algunos prefierenmencionar también el nombre. Por ejemplo, “El Presidente de la Asociación deAmigos del Museo de Arte Español”, o bien “El Director General de laFundación América, Dr. Juan Carlos Peña”. Estas tarjetas llevan impreso elsímbolo de la organización; en la esfera oficial, el escudo nacional.A quién se invita: Nombre completo del destinatario, con su correspondientetratamiento: “...tiene el agrado de invitar al señor Dr. Alberto Rodríguez Loza...”Cuál es el motivo: No siempre se aclara, pero en ocasiones es convenienteespecificar el motivo del acontecimiento: “...a la recepción que ofrecerá conmotivo de cumplirse un nuevo aniversario de la Empresa...”; “...a la recepciónque en honor del Sr. Ernesto Castro ofrecerá...”Cuándo:Día, fecha y hora del evento: “...el viernes 23 de octubre, a las 20...”Aunque en algunos círculos se pone la palabra “horas”, el mismo sentido delas palabras que siguen a la fecha no deja lugar a dudas y es redundanteaclarar que son “horas”.Dónde:La dirección y los datos precisos del lugar donde se desarrollará elevento: “...en el Salón América del Hotel Continental, San Juan 1255.”

Invitación personal Invitación general

Como en el encabezado se especifica quién invita, las invitaciones no se firman ytampoco corresponde imprimir los nombres de los directivos de la institucióndespués del texto. A continuación -sobre la derecha- se detalla el lugar, el mes y el



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año que se manda la invitación: San José, agosto de 2009, por ejemplo. En el ánguloinferior izquierdo o en el derecho, se escriben las siglas RSVP (repondez s'il vousplait, en francés), o SRC (se ruega contestar, en español), con el número de teléfonopara confirmar la asistencia. También en la parte inferior de la tarjeta puede figurarel tipo de vestimenta solicitada: de etiqueta, por ejemplo. Esta indicación es paraque los caballeros vistan de esmoquin; las damas acompañan con una vestimentaacorde. Algunas tarjetas incluyen la leyenda “Invitación personal e intransferible”, obien “Se ruega presentar esta invitación”; un recurso para evitar que concurranpersonas que no han sido invitadas. Si el sitio donde se desarrollará la actividad espoco conocido o de difícil acceso, suele adjuntarse un gráfico con la descripción delcamino, marcando los puntos destacados del recorrido.

Observaciones

· Si por alguna circunstancia (un encuentro circunstancial, por ejemplo) se invitadirectamente, en persona, aunque acepte y confirme su asistencia en ese mismomomento, igualmente, se debe enviar la tarjeta de invitación. Como en estos casos,es un recordatorio del compromiso asumido, se tachan sutilmente las siglas RSVP yse agrega a mano “p/m” (“pour memoire”, en francés) o “p/r” (“para recordar”, enespañol). De esta forma se cumple con la formalidad necesaria y se evita que elinteresado confunda lugar, día u hora de la recepción.

· Para invitar a una ceremonia o a una recepción a personalidades de máximajerarquía dentro de su medio (autoridades nacionales, provinciales o municipales dealto rango, directivos de instituciones de primer nivel o personalidades del quehacernacional en cualquiera de sus especialidades), lo correcto es invitar por medio deuna carta firmada por la autoridad que invita. Desde el punto de vista protocolar seprefiere esta modalidad pues la tarjeta se considera impersonal; pero además,permite dar más información sobre los motivos de la convocatoria, datos que suelenasegurar la presencia del invitado. En caso de que no pudiera asistir, agradecerá yenviará excusas, también por escrito, junto con una adhesión al evento.

· Para invitar a una pareja, en el tarjetón se suele poner el nombre del caballero, y acontinuación se agrega “y Sra.”; pero cuando la destinataria es una dama, locorrecto es enviar en el mismo sobre otra tarjeta en blanco y así tendrá libertad deelegir a su acompañante. Si bien no es una regla escrita, es costumbre que -tanto elhombre como la mujer que representan instituciones- concurran acompañados a losactos o ceremonias. Del mismo modo, por tradición se espera que una damaconcurra a una reunión social acompañada, especialmente si la cita es nocturna.

· Cuando se organizan reuniones sociales y se tiene conocimiento de que dospersonas se encuentran enemistadas es importante actuar con prudencia y evaluarcada caso antes de cursarles la invitación. Aunque las características personales delos involucrados -y sus antecedentes- avalen una conducta social correcta, se debeevitar cualquier situación violenta o desagradable para los invitados.

· Siempre hay que adaptarse a los usos del lugar, pero en general se recomiendaenviar las invitaciones con quince días de anticipación para que los interesadospuedan organizar su agenda. Una vez recibida, debe responderse dentro de las 48horas. La inmediatez es una cortesía que permite organizar la reunión sinimprovisaciones ni desajustes. Además, una invitación aceptada se cancela, salvocasos de fuerza mayor, cuando los motivos realmente impidan la asistencia.






6. El agasajo[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/agasajo]

Un cóctel (ver capítulo en la Unidad de Ceremonial), un almuerzo o una comidapueden ser la culminación de una ceremonia o ser un acontecimiento en sí mismo.Pueden organizarse para recordar alguna fecha significativa o para festejar algúnlogro comercial o profesional, luego de concretar un negocio o para homenajear aun personaje que puede estar, o no, acompañado por su propia comitiva. Una vezdeterminado el presupuesto y establecido el lugar, la fecha y la hora, el Coordinadorconsiderará –con suficiente anticipación– una serie de aspectos necesarios para laorganización, que pueden agruparse de la siguiente manera:

Necesidades de infraestructura: Si se cuenta con las instalaciones necesarias, lacomida puede ofrecerse en la misma institución; de lo contrario se contratan losservicios en hoteles o residencias especialmente destinados a estos fines. Una vezelegido el lugar se hace un reconocimiento de las instalaciones para supervisar lacomodidad de los salones –uno para la recepción y otro para el servicio de lacomida– el guardarropa y los sanitarios. Los salones deben ser espaciosos, bieniluminados, climatizados y funcionales, con accesos que faciliten losdesplazamientos. Según las características del espacio, se analizará la mejordisposición de las mesas, la decoración, el funcionamiento de los aparatos desonido y la iluminación y cualquier otro detalle de interés.

De acuerdo con el tipo de acontecimiento y el nivel de los invitados, se puedecolocar una alfombra y cordones para señalar el área de recepción. Del mismo modose organizan las medidas de seguridad y las comodidades necesarias para el estacionamiento de los automóviles.

Cuando es necesario, se contratarán los servicios de un maestro de ceremonias o deun locutor y de un fotógrafo. Si es oportuno, se prepara un cartel con la inscripciónque describe el motivo del evento o con el nombre de la institución (Por ejemplo,“50° aniversario de...")

La música grabada es un excelente complemento para dar un marco agradable a lacomida; se recomienda seleccionar música instrumental a un volumen no debeinterfiera con la conversación, y alternar quince minutos de música y quinceminutos de silencio pues un sonido constante finalmente produce fatiga. La músicase interrumpe en el momento de los brindis o de los discursos y cuando se entreganrecordatorios u obsequios. Si las comidas son amenizadas con un espectáculomusical, se sugiere disponer las presentaciones después de que los mozos retiranun plato, y antes de que sirvan el siguiente. No es oportuno hacerlo durante elservicio o mientras los invitados están comiendo pues los artistas merecen respetopor su trabajo.

Cuando las grandes instituciones organizan su comida anual, el encargado deprensa debe calcular los tiempos para la difusión del evento. Estas comidas tienengran trascendencia en el medio porque convocan a muchas personas. Ahí se dan citalas máximas autoridades nacionales, los políticos, los empresarios, representantesde las distintas actividades económicas y culturales, y de los medios decomunicación.

· El servicio: Como el servicio será aprobado por alguna autoridad, se presentan por



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lo menos tres opciones para elegir el menú, los vinos y la copa previa a la comida.Hoy se acostumbra presentar un menú con una entrada, un plato principal y unpostre, y antes de la comida se sirve un cóctel para dar tiempo a que lleguen todoslos invitados y el equipo de trabajo pueda supervisar los últimos detalles.

· El personal: El Coordinador debe calcular la cantidad de asistentes que senecesitan para recibir y atender a los invitados. Habitualmente, si hay muchosinvitados se instalan en la recepción varios puestos de atención con listados pororden alfabético para controlar la asistencia e indicar la mesa a los comensales. Encada puesto se exhibe un cartel bien visible donde se aclara qué letras se atienden.A medida que llegan, los invitados se acreditan en el puesto que les correspondepor su apellido.

· Las Invitaciones: Se confecciona un listado que deberá ser aprobado por unainstancia superior, ya sea el presidente, el director o el gerente de la entidad. A lasmáximas autoridades se las invita mediante una nota de estilo, explicando losmotivos de la celebración.

· Cuando las comidas son organizadas a beneficio de instituciones de bien público yse cobra el cubierto para recaudar fondos, es necesario recurrir a un sistema debilletes numerados para llevar el control del dinero. Generalmente, el billete constade tres partes iguales donde se consignan los datos del invitado. Una parte seentrega al interesado como comprobante de pago, otra a la oficina contable y latercera se reserva para el Coordinador como confirmación de asistencia. Por logeneral, los invitados especiales no pagan el cubierto, y menos aún si larecaudación no tiene fines benéficos. En esta misma categoría suelen estar incluidoslos periodistas y algunas personalidades relevantes.

· Ubicación de los comensales: Una vez enviadas las invitaciones y de acuerdo conlas confirmaciones recibidas, el Coordinador organizará la distribución de loscomensales en la mesa (o las mesas) de acuerdo con el orden de precedencias, ydeterminará la cabecera (o las cabeceras). Se trabaja con un plano de lasinstalaciones y un gráfico de la distribución de las mesas. Como ya se ha visto, lacomida será presidida por la persona que invita y sus homenajeados, si los hubiera,y los demás comensales se ubicarán según el orden de precedencias, intercalandodamas y caballeros. En caso de que se disponga de mesas individuales, se asignaránlas cabeceras y se distribuirá al resto de los comensales según el listado; si losinvitados pertenecen a diferentes actividades pero sus jerarquías son equivalentes,se intercalan personas de distintas especialidades o se los reúne en grupos porintereses comunes. Para elegir la mejor opción se tienen en cuentan los objetivos dela reunión; se requiere conocer el medio, tener experiencia en situaciones similaresy cierto grado de creatividad.

· Los planos de orientación: El Organizador tiene algunos recursos para que losinvitados encuentren sus ubicaciones en la mesa. En estas comidas cada comensaltendrá en su sitio una tarjeta con el nombre y el cargo; según ese orden, se exponeen un lugar visible y próximo al comedor, un plano de las mesas y un listado de losinvitados –por orden alfabético– con el número de la mesa asignada.

También para agilizar las ubicaciones se le entrega a cada invitado un planoreducido de las mesas en el que se señala su sitio; si el salón tiene más de unapuerta, se indica en el plano la que está más próxima a su asiento. En comidasmenos formales, solamente se ponen tarjetas de sitio en la mesa presidencial y elresto de los comensales se sienta libremente. Un modelo similar se aplica en lasrecepciones organizadas en el ámbito de la vida empresarial cuando se usan mesas






individuales en las que solo se marcan las cabeceras y cada responsable de lasdistintas áreas (el Gerente de Publicidad, el de Producción, y el de Marketing, porejemplo) puede invitar en la mesa que él preside a distintas personas, ya sea porafinidad con la actividad o por la relación de negocios establecida. Es una reglaelemental a tener en cuenta que nadie se sienta ni se levanta antes de que lo haga elque preside la mesa.

· La copa previa: Durante el servicio de la copa o del cóctel de recepción de losinvitados, el Coordinador llevará un control de la asistencia y tildará en un listadolos nombres a medida que llegan los comensales. Si falta algún invitado, antes de lacomida tendrá tiempo de redistribuir las ubicaciones para que las mesas quedenequilibradas. Es importante observar la más estricta puntualidad en todo tipo derecepciones, y más aún en aquellas de carácter oficial. Solo un grave motivo justificafaltar a una comida cuando ya se ha confirmado la asistencia, y en estos casos es derigor avisar –si las circunstancias lo permiten– en cuanto se conoce el impedimento.

· Oportunamente, el Coordinador indicará al anfitrión cuando todo está dispuestopara pasar al comedor. El anfitrión y su invitado de honor o quien invista la mayorjerarquía ingresarán en primer término; se recuerda que en las comidas mixtasambos anfitriones son acompañados por el caballero y la dama que sentarán a susrespectivas derechas. Durante la comida, el Coordinador se ubicará en un puntoestratégico del salón para atender discretamente cualquier requerimiento;permanecerá alerta y controlará que el servicio se desarrolle tal como se haprogramado.






7. Las inauguraciones[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/inauguraciones]

El primer paso es esbozar el programa del evento. A partir de los objetivosgenerales, de la trascendencia institucional que se le dará a la inauguración y delpresupuesto asignado, se hace una descripción de todas las acciones y loselementos necesarios para la organización:

· INFRAESTRUCTURA

1) La locación

Mapas: Se visitará el terreno para marcar en un croquis en escala a designar, lasdimensiones y las características del lugar, el área destinada para elestacionamiento, las vías de circulación y los sanitarios. Se determina el mejor lugarpara el acto y la instalación de palcos, gradas o cualquier otro elemento para laubicación de autoridades, invitados y público en general. Si fuera oportuno, ademásdel plano general se usarán croquis parciales. Si el proyecto es realizar el acto al airelibre, como ya se mencionó, es imprescindible prever un espacio cubierto por si elclima impida hacerlo a cielo abierto.

Pabellón de visitas: Si el programa incluye una conferencia informativa previa antesde la inauguración, y las instalaciones no cuentan con un auditorio, se prepara unasala con capacidad suficiente para los invitados y para la prensa.

Desplazamientos: Cuando es necesario que los participantes se trasladen de unpunto a otro, se marca el recorrido con alfombras, cordones, etc.

Señalización: Los carteles indicadores se utilizan para señalar los diferentes sectoresdel edificio y sirven para orientar a los visitantes.

Ornamentación: Según el criterio estético de cada lugar, se usan plantas y arreglosflorales; también algunas instituciones envíen este tipo de presente, de modo que sereserva algún espacio para poder exhibirlo.

Banderas: Tanto en el exterior como en el interior pueden colocarse banderasnacionales o institucionales, banderines o gallardetes. Si el acto se desarrolla en elinterior y las autoridades se ubican en un estrado o una tarima, la insignia nacionalocupa el sitio de honor y las demás se colocarán respetando las pautas protocolaressobre uso y tratamiento de banderas (Ver Unidad de Ceremonial).

Sonido: Se disponen los equipos necesarios para la locución del acto. En lasinauguraciones oficiales de gran trascendencia es habitual que el acto se transmita en cadena por la red nacional de radiodifusión y que el canal oficial de televisiónsiga en directo el desarrollo del acto. Estas ceremonias también cuentan con laparticipación de alguna banda militar.

Libro de visitas: Forma parte de la memoria de la institución y se pone a disposiciónde los visitantes para que dejen registrada su firma.

2) Personal y servicios complementarios

Maestro de Ceremonias: Se contratan los servicios de un profesional.



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Personal de apoyo: Se distribuirán puestos de atención para recibir y acompañar alas autoridades y a los invitados en cada uno de los puntos clave del evento.Asimismo, se prevé personal auxiliar para el estacionamiento y control deautomóviles y, en algunos casos, un servicio de primeros auxilios.

Seguridad: Se determinan las medidas a tomar y el personal necesario. En estoscasos se recurre a la institución policial.

Fotógrafo: Se registran las distintas alternativas del acto para la memoria gráfica y lahistoria de la institución. Además, la filmación de momentos claves, como el cortecintas, el descubrimiento de la placa, la visita guiada, o el agasajo pueden utilizarsetambién como un excelente medio de comunicación institucional.

Traslados: Si la empresa inaugura un planta, por ejemplo, lejos de la ciudad dondetiene su sede y ofrece un servicio para trasladar a los invitados especiales, debeorganizar con anticipación la este aspecto del evento. Disponer de los vehículos,determinar las ubicaciones en el avión, etc.

3) Requerimientos para la ceremonia

Cintas: En inauguraciones de índole civil se usan cintas con los colores corporativosy la tijera queda como recuerdo en la institución. En el ámbito oficial, la cinta tienelos colores nacionales y en algunos países no se corta sino que se prepara un moñodesde cuyos extremos tirarán las autoridades como símbolo del “corte de cintas”.

Bendición: Puede o no haber bendición de las instalaciones.

Placa: Es habitual colocar una placa de mármol o bronce en recordación delacontecimiento. Se elige el modelo y se encarga la inscripción correspondiente. Unavez colocada se cubre con un lienzo blanco que las autoridades descubrirán sindificultad.

Guión de la ceremonia: Se preparan las palabras de bienvenida y presentación de losoradores que estarán a cargo del locutor que oficiará de maestro de ceremonias.

Himno: Su ejecución puede estar a cargo de una agrupación musical, pero si seoptara por una grabación deberá ser la versión apta para el canto, y se recomiendatener un duplicado previniendo cualquier accidente.

4) El tratamiento de los visitantes

Recepción: Se determinará el lugar para recibir a las autoridades y a los invitadosespeciales; desde allí pasarán al salón si está prevista una conferencia previa al actoy en el que se habrán reservado los asientos correspondientes. Es convenientedisponer de otro lugar para recibir al resto de los invitados y a la prensa que asípodrán ubicarse a medida que llegan.

La precedencia: Cuando concurren jerarquías similares de distintas instituciones sedetermina la equivalencia de las categorías de acuerdo con las normas vigentes encada país, tanto para los organismos gubernamentales, militares y el clero comopara los directivos de la entidad organizadora y los representantes de empresasprivadas. Para las personalidades que están fuera de la normativa específica seaplica la precedencia de cortesía en consideración a su trayectoria y a sus méritos.

Ubicaciones: Se asignarán según el orden de precedencia tanto para los trasladoscomo para las posiciones en el palco si desde allí acompañan el acto. Se tratará demantener el mismo orden la visita guiada o para cualquier otro desplazamiento. El






público general y la prensa se sientan libremente.

La conferencia: Estas conferencias suelen ser informativas, ilustradas con laproyección de imágenes, y en general están a cargo del director de la nueva planta ypuede intervenir un especialista para tratar los temas técnicos.

Obsequios: Acorde con la jerarquía de la inauguración y el nivel de los invitados sepuede entregar un recuerdo del evento.

Tarjetas de ubicación: Son cartulinas con el nombre, el cargo y la institución a quepertenece el visitante, y sirven para indicar las ubicaciones de las autoridades y delos invitados especiales en la conferencia previa y en el palco.

Discos para la solapa: En algunos casos (cuando hay muchos invitados) suelen serde distintos colores y se distribuyen a los invitados para que los organizadoresidentifiquen rápidamente algún grupo de interés; prensa, por ejemplo.

· INVITACIONES

Listados: Se preparan listas por categorías: autoridades, empresarios, prensa, etc.Los listados serán aprobados por la institución.

Invitaciones: Se seleccionan tanto el texto como el tipo de invitación. Para las másaltas autoridades y las personalidades de primer nivel se envían notas de estilo. Parael resto de las autoridades e invitados especiales se recomienda imprimir lainvitación en una cartulina doblada por la mitad, de las llamadas "díptico", quepermite incluir el programa de la ceremonia en una de las caras de la tarjeta. En latapa figurará el símbolo y el nombre de la institución; al abrirla, a la derecha se veráel texto de la invitación y a la izquierda el programa. Cuando hay gran cantidad deinvitados se recurre a cartulinas de distinto color para identificar rápidamente lascategorías. Si el lugar donde se realiza el acto no es de fácil acceso, puedeadjuntarse un pequeño plano de referencia con el camino marcado e indicacionespara el estacionamiento.

Distribución y seguimiento de las invitaciones: Se enviarán con un mínimo de quincedías de anticipación y un máximo de veinte. Se lleva un control de lasconfirmaciones y se gestiona la asistencia de aquellas personalidades que másinteresan a la institución organizadora.

· EL DESARROLLO DE LA CEREMONIA

Antes de la Ceremonia, el responsable de Ceremonial debe dar las instrucciones alos directivos sobre la organización general y presentar el programa de lasactividades, indicar cuáles serán las ubicaciones y marcar los desplazamientos.

Si se realiza una conferencia previa, una vez concluida, el público se desplazará allugar donde se desarrollará la ceremonia. A continuación, hacen su entrada lasautoridades y los invitados especiales que han de ubicarse en el palco.

Habitualmente, la secuencia de los distintos actos de la ceremonia es la siguiente:

Apertura de la ceremonia: El maestro de ceremonias dará comienzo al acto yanunciará cada una de las instancias.

Himno Nacional: Suele ser una grabación, aunque en ocasiones puede ser ejecutadopor una banda o alguna agrupación musical convocada por los organizadores.

Discurso de un directivo: Son las palabras de bienvenida a los presentes.






Discurso de un directivo: Son las palabras de bienvenida a los presentes.

Corte de cintas: Es el símbolo clásico de una inauguración. Se colocan en un lugarapropiado, y el anfitrión invita a cortarlas a la máxima autoridad presente en el acto.Previamente, se habrá designado un padrino que participa de la ceremonia.

Descubrimiento de una placa de recordación: Generalmente descubren dosdirectivos y los dos invitados de más alta jerarquía.

Bendición de las instalaciones: En ocasiones, el sacerdote puede dar la bendiciónsimbólicamente desde el palco o acercarse a las instalaciones.

Palabras de la más alta jerarquía invitada: El Presidente de la Nación, el Ministro o elSecretario del área a la que se refiera la inauguración: Educación, Obras Públicas,Comercio, etc. cierra los discursos; en ocasiones esta autoridad habla acontinuación de las palabras de bienvenida del anfitrión, pero los organizadoresdecidirán, en cada situación, cuál es el mejor momento para cerrar los discursos.

Visita guiada a las instalaciones: Se efectuará una vez finalizada la ceremoniainaugural y su finalidad es ofrecer más información a los visitantes sobre elproyecto, la infraestructura y la potencialidad futura. Se darán más detalles y explicaciones técnicas que las enunciadas en los discursos.

Cierre de la ceremonia: Palabras del locutor.






8. La entrega de diplomas y medallas[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/entrega-diplomas-medallas]

La entrega de diplomas o medallas: Cualquiera sea el motivo de la entrega, unacolación de grados o el homenaje de despedida a los empleados que se retiran deuna institución, la organización del evento (en este caso se toma como ejemplo unaentrega de diplomas) consiste en cubrir una serie de tareas relacionadas con: LosDiplomas (o las Medallas); las invitaciones; el salón y los elementos; la recepción; yel desarrollo de la Ceremonia.

· Diplomas

Se preparan las listas de los diplomados; se prepara el modelo de diploma y semanda a hacer la impresión.

· Invitaciones

Nómina de Invitados: Generalmente se confeccionan por categorías: lista deautoridades e invitados especiales, de los graduados, de sus familiares y de losperiodistas. Se selecciona un modelo de invitación y una vez aprobado se encarga laimpresión y se organiza el envío (entrega por correo o en mano).

· Salón y elementos

El espacio ideal para estos actos es un auditorio. Un salón con butacas suficientespara el público invitado y un estrado que permita ubicar cómodamente a lasautoridades. Además, se necesitan los siguientes elementos:

Mesa y sillas para las autoridades: Se recomienda cubrir la mesa con un pañooscuro, salvo que sea de calidad y esté en perfecto estado. Sobre la mesa, vasos yuna jarra de agua cada dos o tres personas. También pueden ponerse los nombresde las autoridades en cada una de las posiciones.

Mesa auxiliar para los Diplomas: Se ubican los diplomas, los premios especiales ydiplomas de honor en el orden en que serán entregados.

Micrófonos: Si es necesario, además del micrófono de pie que generalmente seubica a la derecha del estrado, debe contarse con uno de mano.

Cartel de la institución: Se ubica de acuerdo con las características del salón, perosuele colocarse en la parte superior del estrado.

Banderas: La nacional a la derecha (izquierda del espectador) y la de la institución ala izquierda (derecha del espectador). Si hubiera que ubicar más banderas se recurrea los esquemas convencionales (Ver el capítulo sobre el tema en el de Ceremonial).

Prueba de equipos: Antes del evento se controla el funcionamiento de los equiposde sonido, las instalaciones de las luces, etc.

Guión de la ceremonia: Se preparan las palabras que leerá el locutor, y si esnecesario, los discursos de las autoridades.

Guardarropa: Es un servicio siempre útil, especialmente en época invernal.

Fotógrafos: Se contrata a profesionales de la fotografía o el video.



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Ensayo de los graduados: Según el orden en que serán nombrados, se dispone laubicación de forma tal que se desplacen desde la izquierda, suban al estrado,reciban el diploma y se retiren por la derecha.

· Recepción de los concurrentes

Autoridades e invitados especiales: Se reserva la primera fila para aquellos que noestarán en el estrado; se los recibe en la entrada y se los acompaña a susubicaciones. Las autoridades que presidirán el acto se instalan en el estrado unosminutos antes de iniciar la entrega.

Graduados: Se los convoca una hora antes del acto En ese lapso, un equipo derecepción se encargará de recibirlos e indicarles la ubicación. El control de laasistencia se hará consignando en los listados a los ausentes para retirar losdiplomas antes de que empiece la ceremonia.

Familiares y público en general: Se los ubicará a continuación de los graduados, enforma libre y a medida que lleguen.

Fotógrafos: Son contratados de antemano y registran las alternativas de laceremonia para el archivo institucional y para los graduados que lo deseen.

Prensa: Ingresan y se ubican en forma libre en las filas destinadas al públicogeneral.

· Desarrollo de la Ceremonia

Iniciación: El acto se inicia con las palabras de apertura a cargo de un maestro deceremonias. A continuación se suele entonar el Himno nacional.

Discurso del Rector: El maestro de ceremonias anuncia las palabras quehabitualmente dirige la máxima autoridad presente.

Juramento de los graduados. En el ámbito universitario, si el acto es una colaciónde grados corresponde el juramento de práctica.

Entrega de Diplomas: Las autoridades –Decanos de cada Facultad, SecretariosAcadémicos, o Directores– son los que entregan los diplomas a cada graduado.Inmediatamente después, es costumbre saludar con un apretón de manos, por esoes importante recordar que se recibe el documento con la mano izquierda y de estaforma la derecha queda libre para el saludo. Los graduados suben al estrado engrupos a medida que el maestro de ceremonias los nombra. Ingresan, como se dijo,por la izquierda, y se paran delante de la autoridad que les entregará el diploma. Eldesplazamiento hacia sus lugares se realiza por el extremo opuesto para noentorpecer el ingreso de los siguientes graduados.

Entrega de premios especiales: Los premios de honor y las menciones especiales seentregan con la misma rutina; la medalla de oro al promedio más alto es el últimopremio y lo entrega la autoridad de más jerarquía que preside la ceremonia.

Discurso de un egresado: Cuando se incluye en el programa, un graduado es elencargado de hablar en representación de todos.

Cierre del acto: Lo hará el maestro de ceremonias.






9. Organización de un congreso[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/organizacion-congreso]

(*) Cabe aclarar que en otra escala, los seminarios y las convenciones tienencaracterísticas similares a los congresos.

Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio paraintercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollotécnico, científico y cultural. La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estasreuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano,incentivar la creatividad y la solidaridad de los grupos sociales con una participaciónconcreta y efectiva para compartir la información, y fijar metas comunes en elavance de las distintas especialidades.

En otros términos, tanto en la actividad profesional como en la institucional o laempresarial, un Congreso es un encuentro entre personas que tienen intereses,profesiones o actividades comunes, convocado por un ente gubernamental o civil,durante un lapso determinado, con el objeto de facilitar el intercambio deinformación sobre temas de su competencia. La convocatoria a un Congreso segenera tanto en los organismos oficiales como en las instituciones civiles queagrupan profesionales de las distintas disciplinas. Estas reuniones son uninstrumento valioso para la comunicación institucional, siempre que su correctodesarrollo garantice el logro de sus objetivos. Para ello es necesaria la intervenciónde un equipo de expertos que atiendan los distintos servicios que se requieren.

Las comisiones

Generalmente, en los congresos de gran trascendencia, la Presidencia de Honor esofrecida al Jefe de Estado, a un Ministro del área de competencia o a algunapersonalidad relevante vinculada con el tema, al que acompañará una lista demiembros destacados que constituyen la Comisión de Honor del congreso. Respectode la temática, las comisiones científicas se ocupan de los contenidos, de lasponencias o de los trabajos que los participantes presentan, y de las sesiones detrabajo, según el Reglamento que las entidades organizadoras de cada congresoelaboran para determinar las responsabilidades y las normas a la que se debenajustar las acciones.

Aunque cada Congreso, Conferencia o Asamblea tiene una modalidad propia para laconstitución de sus órganos específicos, generalmente para la planificación de estasactividades se forma un Comité Ejecutivo con una Secretaría General que es launidad de mando, de acuerdo con los objetivos que este comité define y aprueba; laSecretaría coordina las distintas actividades de los grupos de trabajo; tiene a sucargo los servicios técnicos y aglutina las actividades relacionadas con el despachoadministrativo, la prensa, las publicaciones, la realización de las sesiones, lasRelaciones Públicas y el Ceremonial.

Los congresos se financian con recursos de diferente origen. Para ello, el Comité deFinanzas cuenta con el dinero de las inscripciones de los participantes, el patrocinioy el aporte privado, pues un acontecimiento de estas características involucra a lasempresas relacionadas con el turismo, con las comunicaciones y el comercio:compañías de transporte aéreo y terrestre, hoteles, restaurantes, lugares derecreación y una amplia gama de negocios que comercian productos locales. Otras



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fuentes de ingresos son la venta de las publicaciones del congreso y el alquiler deespacios destinados a la exhibición de productos, en el lugar donde se realizan lasreuniones. En virtud del prestigio y de la promoción del sector turístico y económicoque la convocatoria de un congreso le ofrece a una ciudad y al país en general, elGobierno suele dar su respaldo institucional o patrocinar los congresos.

Organización técnica del Congreso

En realidad, la organización consiste en la planificación coordinada de diferentesunidades de acción como son las ceremonias de inauguración y de clausura, y lasactividades relacionadas con los delegados; el viaje, el hospedaje, las jornadas detrabajo y las de esparcimiento. La primera etapa corresponde a la constitucióninstitucional del Congreso (comité de honor, etc.), al desarrollo de un programatentativo y al diseño de una estructura integrada por sesiones plenarias, comisiones,conferencias y seminarios, que permiten estimar los costos y calcular el presupuestonecesario. De acuerdo con las prioridades, en esa etapa es necesario considerar lossiguientes temas:

· Establecer los objetivos del Congreso; definir su duración, los temas a tratar ylas dimensiones de la convocatoria. Elegir la sede; designar un Presidente de Honordel Congreso. Nombrar un Comité organizador y asignar las responsabilidades delos distintos comités.

· Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.

· Hacer un estudio previo de las necesidades.

· Elaborar un programa. Tener en cuenta todas las etapas de trabajo, con lasfechas de iniciación y terminación y procurar que no coincidan con otros eventosque le puedan impedir la asistencia de personalidades o restar el brillo que elacontecimiento debe tener.

· Iniciar los contactos con las instituciones afines, en el país y en el exterior si esun Congreso internacional.

· Obtener el material que se presentará como ponencias de los profesionales dela especialidad noventa días antes del Congreso para poder analizarla y hacer lascopias necesarias.

· Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y lainfraestructura para el desarrollo de las reuniones.

· Seleccionar los hoteles, las compañías de transporte y las agencias de turismo,y gestionar las mejores condiciones para los participantes.

· Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas que sirva decomplemento a las sesiones de trabajo, sin interferir con ellas.

· Del mismo modo, armar el programa turístico para los congresistas y susacompañantes con inclusión de obsequios y atenciones.

· De acuerdo con la especialidad del Congreso, preparar un programa técnico.

· Organizar los traslados y la atención de los congresistas en sus necesidades.

· Preparar el material que se entregará a los congresistas.

· Administrar los fondos del congreso.






La organización y las comunicaciones

Las Relaciones Públicas deben tener competencia en todos los aspectosrelacionados con las tareas de organización y desarrollo que involucren cuidar laimagen institucional del congreso y de la institución organizadora, hacer efectivaslas comunicaciones, y lograr el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto, laactividad está íntimamente ligada a la Oficina de Prensa y a la de Ceremonial para asegurar la mejor funcionalidad del Congreso y proyectar una imagen relevante dela institución que lo organiza. En la etapa inicial, previa al desarrollo de sus tareasespecíficas, deberá informarse sobre todos los aspectos relacionados con lainstitución organizadora y con el tipo de encuentro que se realizará: su historia, sutrayectoria, sus objetivos, su normativa y el grado de vinculación con los entesestatales, privados, nacionales e internacionales. Asimismo, recabará informaciónsobre los objetivos directos del congreso y también los indirectos, generalmentedestinados a mejorar la imagen de la institución; analizará su repercusión y sualcance en el ámbito nacional, regional e internacional. También estudiará elReglamento del Congreso; conocerá a los integrantes del comité organizador y susrespectivas competencias. Del mismo modo, obtendrá datos sobre los concurrentesal Congreso que serán organizados y fichados por categorías: procedencia,profesión, nivel sociocultural, intereses, actividad, prestigio, acompañantes y calidadde los mismos. Y conocerá el presupuesto destinado a Relaciones Públicas.

El trabajo se planifica según un cronograma de actividades para llevar un control delas acciones y los plazos de cumplimiento. La organización requiere del trabajo deun equipo de personas que deben desarrollar las actividades en forma coordinada.Esas acciones pueden agruparse en los siguientes rubros: a) entrevistas y visitas, b)la ambientación, c) los servicios auxiliares, d) la imagen gráfica y simbólica, e) lascomunicaciones y f) el Ceremonial.

a) Entrevistas y visitas: Son de diferente naturaleza: de protocolo, de difusión y desupervisión y control. Las primeras están destinadas a autoridades, auspiciantes,miembros de la comisión de honor y altas personalidades; implican unasesoramiento a las autoridades de la institución sobre las formalidades a tener encuenta, la planificación de las entrevistas y la preparación de la documentaciónnecesaria en cada caso; también se realizan los contactos previos y el registro de losresultados obtenidos. Una de las acciones relacionadas con el prestigio de lainstitución y con la trascendencia del acontecimiento, es la gestión ante lasautoridades de gobierno nacional la declaración de “interés nacional”; del mismomodo ante las autoridades provinciales y las municipales. Obtener la declaración deinterés y el auspicio o el patrocinio del área gubernamental relacionada con latemática del Congreso, jerarquizan la reunión y facilitan el desenvolvimiento de lastareas de organización.

Las entrevistas de difusión involucran a la Oficina de Prensa y están dirigidas alperiodismo y los medios. Para la promoción de un Congreso es necesario convertircada una de las acciones en noticia de interés para los medios de comunicación. Elanuncio de su realización, los motivos y el lugar escogido para llevarlo a cabo; lapresentación de los máximos responsables de la organización, del Comité de Honory de las personalidades que participarán; información de interés para losprofesionales del sector, el anuncio de la apertura y la relación con lospatrocinadores deberán ser noticias publicadas.

b) La ambientación: Tiene competencia en la adecuación de la sede para satisfacerlas necesidades referidas a la programación, a los espacios necesarios, su






funcionalidad y confort; la facilidad de los accesos, del estacionamiento y de lacomunicación. De acuerdo con la cantidad de actividades simultáneas, entenderá enla distribución de los lugares de trabajo, los de descanso y los de esparcimiento; lailuminación y la acústica adecuadas, la circulación de los participantes y el serviciogastronómico (restaurante y cafetería).

c) Los servicios auxiliares: Comprende la selección y supervisión de un ampliorepertorio de servicios de apoyo cuya atención está a cargo, generalmente, deempresas contratadas o de personal especialmente entrenado. Son los distintoshoteles donde se alojan los participantes, las agencias de turismo, los autos y losómnibus para los traslados. También la vigilancia, el mantenimiento; la iluminación,el sonido, la proyección de audiovisuales, la música, la fotografía, las flores, ladecoración, la cafetería y la publicidad. Dada la gran cantidad de servicios que serequieren, es habitual que se contraten las instalaciones de un gran hotel o de uncentro de convenciones que contará con todos los elementos necesarios: salonespara las reuniones plenarias y para las sesiones de las comisiones de trabajo.Comodidades para instalar un centro de información para los congresistas, salapara la prensa, para las comunicaciones telefónicas y postales, y para lasprestaciones auxiliares del congreso. Servicio gastronómico y personal para atenderlos refrigerios y las comidas o bebidas que se servirán durante las jornadas.

d) La imagen gráfica y el símbolo: Como elemento visual es determinante el buendiseño del símbolo y de la imagen gráfica del Congreso. Es una tarea deasesoramiento y control para la presentación de las comunicaciones escritas ygráficas que deben caracterizar todos los elementos de comunicación: emblemas,logotipos, formato y estilo para la correspondencia; presentación y contenido de losfolletos, de las publicaciones, las invitaciones, los programas, las carpetas condocumentación y los recordatorios; el estilo de los obsequios, las identificacionesdel personal y de los congresistas y la señalización de los espacios, los carteles,murales, tableros y banderines.

e) Las comunicaciones: Tiene competencia en el asesoramiento y el control detodas comunicaciones; cualquiera sea el mensaje o la información controla queexista una unidad de criterio en la presentación y la distribución, y con este fintrabaja en forma coordinada con la Comisión Técnica y la de Prensa.

f) El Ceremonial: La organización de Congresos en una tarea que realiza un equipocapacitado en cada área específica de trabajo. El Ceremonial tiene vinculación conlos distintos aspectos de la tarea, y trabaja en estrecha conexión con la Secretaría ycon Relaciones Públicas. Es la oficina que tiene a su cargo la atención y el agasajo delas delegaciones y las tareas referidas al tratamiento de los congresistas. Intervienedirectamente en todas las ceremonias a que dé lugar la conferencia y donde elprotocolo y la cortesía son requisitos de una buena relación: la recepción de loscongresistas, los actos de inauguración y de clausura, las presentaciones, las visitasy las comidas programadas, las excursiones, los programas especiales para losacompañantes, y cualquier otra contingencia durante el desarrollo de las demásactividades. En íntima relación con la Oficina de Relaciones Públicas, debe planificary establecer el contacto previo para las visitas y entrevistas que realizarán lasautoridades de la institución organizadora. Interviene y es nexo en las relaciones delos miembros de la comisión de honor, de los auspiciantes, de los patrocinadores yde las personalidades del Congreso. Del mismo modo se encarga de las visitasprotocolares de los delegados, y colabora, si es necesario, en la presentación de lascomunicaciones escritas y gráficas que les son dirigidas: correspondencia,programas, folletos, publicaciones, carpetas, invitaciones, carteles, señalización e






identificación de los participantes del Congreso.

Participa en la confección del programa y servirá de enlace entre los participantes ylas autoridades. Se encarga de la acreditación de los congresistas, de la distribuciónde las invitaciones y el control del acceso a todas las actividades. Dispone de unservicio de información para satisfacer las necesidades de las delegaciones y proveea la oficina de Publicaciones el material necesario para la impresión del diario desesiones, de las actas de las sesiones plenarias y de los comités de trabajo. Tambiéninterviene en la ubicación de las delegaciones, de los invitados especiales y de laprensa; de los símbolos y los carteles, y cuando se trata de reunionesinternacionales también se ocupa de la disposición de las banderascorrespondientes a los países de los delegados presentes. Del mismo modo,supervisa los elementos utilitarios para uso de los oradores: carteles con susnombres, elementos de proyección y de sonido, jarras con agua y los vasos.

Información sobre las delegaciones

Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesariotener la nómina de las delegaciones para luego preparar el plan general de acción.Con cierta anticipación, se envía un formulario a cada participante para que puedaremitir a la Secretaría de la Organización el nombre completo, la dirección, elteléfono, el nombre de la institución a la pertenece, el cargo, si llegará acompañado,el día de llegada al país, la compañía aérea y el número de vuelo así como losmismos datos referidos al regreso. Junto con el formulario de datos personales semandan las tarifas de distintos hoteles para que los participantes puedan elegir einformarlo con tiempo suficiente, de modo que los organizadores hagan lasreservas, organicen la recepción de los delegados en el aeropuerto, y soliciten lassalas VIP y los alojamientos. Cabe recordar que para agilizar el traslado de losdelegados conviene alojarlos en hoteles estratégicamente ubicados respecto de lasede del Congreso. También se acostumbra enviar información sobre distintospaquetes turísticos que el participante podrá reservar desde el exterior o cuandollegue al país. Además, se manda información útil para el viajero respecto del climay las temperaturas, el cambio de moneda, los horarios del comercio, los porcentajesde las propinas y los demás usos sociales propios del lugar donde se realizará elcongreso.

Al preparar el programa se tendrá en cuenta días y horas de las reuniones, lostemas, los disertantes, el lugar y los salones en que se llevarán a cabo lasrecepciones que habrán de realizarse, las visitas técnicas y la reunión de clausura.Conviene dejar libre alguna mañana y alguna tarde para que los participantespuedan cumplir con asuntos privados.

Recepción en el Aeropuerto

Los congresistas serán recibidos por personal de Ceremonial especialmentedestacado. Si una delegación es presidida por una alta personalidad, también debeconcurrir a recibirlos un miembro importante de la delegación local. Esrecomendable gestionar anticipadamente las mayores facilidades para los visitantes,particularmente en la Aduana. A tal efecto, la intervención del encargado deCeremonial puede ser muy útil ya que hará valer ante las autoridades competentesel carácter y la importancia de la conferencia internacional que se ha de realizar,para obtener un tratamiento de privilegio para los conferenciantes y los invitadosespeciales.

Una vez que ha llegado la delegación se los acompañará hasta el vehículo asignado






y se los informará sobre el programa de actividades. En los hoteles serán recibidostambién por personal de Ceremonial destacado en el lugar para satisfacer cualquierrequerimiento. En el salón de entrada del hotel se habilitará una cartelera con elprograma de las reuniones –técnicas y sociales– del día y del siguiente.

Salas de reuniones

Una perfecta organización exige que los salones donde han de desarrollarse lassesiones ofrezcan todas las comodidades: las cabinas para las traduccionessimultáneas, los auriculares necesarios, la Secretaría, la oficina de prensa, la deperiodistas, la sala principal de reuniones y pequeños salones para el trabajo de lasdistintas comisiones; teléfonos para llamadas locales e internacionales, telefax y unaestafeta de correos. La Secretaría debe ofrecer un servicio de computadoras yoperadores de computación, máquinas para fotocopiar, papel, tinta y una personaque se ocupe exclusivamente del trabajo de copiado. Se habilitará una oficina depasajes y turismo para resolver los regresos y los paseos de los delegados.

Para ubicación de los participantes se elige el modelo más apropiado de acuerdocon la cantidad de congresistas y las dimensiones del salón. Como ya se vio en elcapítulo correspondiente, en las reuniones plenarias las delegaciones puedensentarse como en un teatro; frente a ellas y sobre una tarima estará la mesa de lapresidencia de la sesión, que incluye al presidente, al vicepresidente y al secretariogeneral. Frente a esta mesa se coloca un pupitre desde donde hablarán losdelegados. Las delegaciones serán ubicadas por orden alfabético. Durante losintervalos de las reuniones es conveniente contar con un servicio de café, té ygaseosas; las empresas más caracterizadas del ramo suelen ofrecerlo sin cargomediante un sistema de contraprestación publicitaria.

Atención especial para VIP

Expositores de primer nivel e invitados especiales reciben el tratamiento especial delos VIP (Very important person). Se les brindan las mayores comodidades desde quellegan hasta que parten, respecto de las reservas de pasajes y de las ubicaciones enlos aviones, el uso del salón VIP, atención de los trámites relacionados con ladocumentación, el equipaje, los trámites migratorios, policiales y aduaneros, y todolo referido al hospedaje. El encargado de Ceremonial debe asistirlo en susnecesidades y le hará entrega del programa de las actividades planificadas deantemano y de una propuesta de actividades turísticas para él y, de ser necesario,para su acompañante.

Las inscripciones

La recepción de los invitados especiales y los preparativos previos a la inauguraciónde un congreso no permiten dar una adecuada atención a la inscripción de lasdelegaciones el mismo día de la inauguración. Por tal motivo, es habitual que lainscripción se concrete un día antes, en el marco de una recepción de bienvenida.Este encuentro permite establecer el primer contacto entre las delegaciones yajustar cualquier detalle de organización. También es el momento de entregar unacarpeta con el programa de las reuniones, folletos de información general del país ymuy especialmente de la ciudad donde se realiza la reunión, y toda la informaciónpráctica sobre bancos, teatros, cines, Embajadas, hospitales, correos, y cualquierotro punto de interés.

El Programa social

Comprende tanto la recepción de bienvenida como las de apertura y de clausura. En






Comprende tanto la recepción de bienvenida como las de apertura y de clausura. Enlos Congresos internacionales incluye una comida típica, la visita a la ciudad, a losprincipales monumentos y lugares de interés. La agenda puede contemplar otrasactividades optativas, tales como la presentación de un espectáculo folclórico o detango, el paseo de compras y las excursiones a distintos puntos turísticos del país,con itinerarios alternativos, como ya se ha mencionado. Con el mismo criterio, juntocon los formularios de inscripción, se ofrece un programa de actividades para losacompañantes. Una vez confirmada la oferta, se hacen las correspondientes reservas.

Las jornadas de inauguración y de clausura

Son dos ceremonias y cada una requiere su propia organización. La oficina deCeremonial interviene en la preparación de un salón con capacidad para todos losparticipantes; se encarga de ordenar la ornamentación con las banderas de lospaíses representados, y se ocupa de la ubicación de las autoridades del Congreso yde los invitados especiales. De igual modo, reserva las primeras filas para losparticipantes de acuerdo con un orden de precedencia ya establecido. En ambasocasiones elabora un guión de la ceremonia y contrata un maestro de ceremoniaspara las palabras de apertura y cierre, y la presentación de los oradores. En estasocasiones es habitual que se organice una velada de gala en un teatro o un salónemblemático de la ciudad. Este agasajo es un detalle de prestigio para el Congreso ysignifica un gran atractivo para los participantes por la trascendencia que puedatener el lugar.






10. Otros eventos[http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos]

Descubrimiento de una placa recordatoria

En ocasiones, una inauguración, una fecha representativa en la vida de la institucióno algún acontecimiento importante para la marcha de la organización son un motivopara descubrir una placa conmemorativa que será un testimonio genuino pararecordar esos hechos en el futuro. La actividad, generalmente, es un acto más en elmarco de una ceremonia, como la de una inauguración, pero también puedeconstituirse en una ceremonia en sí misma cuando la razón es, por ejemplo lacelebración de un aniversario. Cualquiera sea la circunstancia, los organizadores dela ceremonia desarrollan los pasos que ya se han mencionado y determinan elmomento más oportuno para el descubrimiento; durante una inauguración, eshabitual hacerlo luego de la bendición de las instalaciones y antes de la recorrida; enun aniversario, luego de los discursos. La placa debe estar cubierta con un paño, decuyos extremos penderán las cintas para que con un simple movimiento dejendescubierta la placa. Las máximas jerarquías se desplazan hasta el lugar, y si asistealguna personalidad relevante, el anfitrión lo invita a participar del acto en el queambos retirarán el paño. En el ámbito oficial, las cintas tienen los colores patrios; enla actividad privada pueden tener los colores propios de la empresa.

La piedra fundamental

Las ceremonias que se organizan con motivo de la fundación de obrasarquitectónicas de interés público, tales como escuelas, hospitales o plantasindustriales, centran su dinámica en la colocación del primer ladrillo o lo que se hadado en llamar la “piedra fundamental”. Para ello se prepara en el terreno un hoyotan profundo como para depositar dentro el primer ladrillo; este ladrillo tendrá unhueco que pueda contener un cilindro de metal (hoy, de acrílico por ser un materialmás resistente a la humedad) donde se coloca un original del acta de fundación quelas autoridades firmarán sobre un pequeño atril durante el acto. Junto con el acta, ycomo testimonio del momento en que se inicia la obra, se guardan billetes ymonedas de curso legal -es decir, dinero en circulación en ese momento- y uno odos artículos, vinculados con el tema, publicados en periódicos del día que serealiza la ceremonia o del día anterior. El cilindro se introduce en el ladrillo hueco ylas autoridades lo cierran con cemento para colocarlo después en el hoyo.

La ceremonia respeta la secuencia habitual, y luego de los discursos y de las firmas,las autoridades se dirigen al lugar para colocar la primera piedra. El símbolo de estaceremonia es una pequeña pala de plata, o de un metal plateado, en la que segrabará la fecha y una leyenda recordatoria del acontecimiento; con ella lasmáximas autoridades depositarán la primera colada de cemento para cerrar elladrillo y la mayor jerarquía, presente en la ceremonia, la conservará como recuerdo.

El bautismo de una nave

Es habitual llamar así a estas ceremonias; sin embargo, el Diccionario de la RealAcademia aclara que “Bautismo” es el nombre del primero de los Sacramentos de laIglesia, pero la acción de bautizar y la fiesta con que se solemniza se denominan“Bautizo”.

Durante la ceremonia de botadura de una embarcación se organiza,



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Durante la ceremonia de botadura de una embarcación se organiza, tradicionalmente, su bautismo, antes de que inicie su vida útil con el viaje inaugural.En coordinación con el personal del astillero que la ha construido, se ubicaestratégicamente una gran botella de champán, de modo que al liberarla del soporteque la mantiene sujeta, choque y se rompa contra la nave. Los organizadores debenasegurarse de que la botella se romperá al estrellarse contra la embarcación; locontrario se considera como un signo de “mala suerte”. Generalmente, después delos discursos de las autoridades, la dama designada como madrina, es la encargadade poner en práctica el ritual propio de la ceremonia; luego, una banda puedeacompañar musicalmente el momento en que las autoridades y los invitadosespeciales recorren el interior del barco, si es que se ha programado esta visita.

De igual forma se puede organizar el bautismo de una aeronave sobre una de laspistas del aeropuerto donde empezará a operar; pero generalmente, por unatradición referida a la fragilidad de los aviones, no se rompe la botella sobre elfuselaje. Se la destapa, se agita y se rocía simbólicamente la nave.

El lanzamiento de un producto

Es uno de los acontecimientos más destacados de la vida empresaria por latrascendencia institucional que puede alcanzar, y el éxito depende de una correctaorganización. Una vez destinado un presupuesto, se prepara el programa de lapresentación, se conforma un equipo de trabajo y se distribuyen las acciones deacuerdo con un cronograma de actividades que prevé la fecha de la ceremonia.

Como cualquier otro suceso de esta naturaleza, se seleccionará el lugar másapropiado y se considerarán las necesidades de infraestructura. Será convenienteevaluar la conveniencia de hacer la presentación en la propia empresa o elegir unespacio ya destinado a estos acontecimientos y que cuenta con todos los elementosnecesarios: las instalaciones, el mobiliario, la iluminación, el sonido, laornamentación, la señalización adecuada de los espacios, el estacionamiento, laseguridad y el personal (servicio gastronómico, azafatas, promotores,estacionamiento). A veces, solo restará contratar los servicios adicionales(fotógrafos, por ejemplo). En cuanto al tratamiento de los invitados y a laorganización del agasajo, siguen el mismo orden ya expuesto. Se acordará el mejormomento para los brindis, los discursos y la entrega de los obsequios.

El lanzamiento de un producto es quizás el suceso empresario que permite a losorganizadores desplegar la mayor creatividad. Es habitual que estas presentacionesse realicen antes o durante una comida. En ocasiones, el marco adecuado es unaexhibición artística o algún tipo de espectáculo con el que se entretiene a losinvitados. La originalidad de la presentación pone a prueba el ingenio de losorganizadores para no repetir los consabidos shows que el público ya hapresenciado. También se acostumbra gratificar a los invitados con algún recuerdodel lanzamiento, y una vez más la libertad de acción da lugar a las más variadasposibilidades.

Los aniversarios

Son fechas significativas para la institución en las que se conmemoran hitosimportantes de su trayectoria, y dan motivo a celebraciones de diferente tipo.Algunas tienen las características formales de una ceremonia tradicional en el salóndestinado a los actos, con la presencia de las autoridades de la organización, elpersonal e invitados especiales, generalmente representantes del quehacer político,económico y social. Durante estas celebraciones, luego de los discursos de las






autoridades, es habitual descubrir una placa conmemorativa y entregar medallas alos empleados más antiguos. Una vez concluida la ceremonia, se agasaja a losinvitados con un cóctel, un almuerzo o una comida.

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