Proyecto de Tesis Original Caynarachii
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1. GENERALIDADES O ASPECTOS INFORMATIVOS 1.1. TÍTULO: Diseño y aplicación de un plan estratégico orientados a la gestión administrativa de la Municipalidad Distrital de Caynarachi en el período 2010 1.2. AUTOR 1.2.1. Apellidos y Nombres: 1.2.2. Dirección Electrónica: 1.2.3. Escuela Académico Profesional: 1.3. ASESOR (es) 1.3.1. Asesor Metodológico: Apellidos y Nombres: Grado Académico: Magíster en Ciencias Dirección Electrónica: 1.3.2. Asesor Temático: Apellidos y Nombres: Grado Académico: Titulo Profesional: Contador Público Colegiado 1
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1. GENERALIDADES O ASPECTOS
INFORMATIVOS
1.1.TÍTULO:
Diseño y aplicación de un plan
estratégico orientados a la gestión
administrativa de la Municipalidad
Distrital de Caynarachi en el período
2010
1.2.AUTOR
1.2.1. Apellidos y Nombres:
1.2.2. Dirección Electrónica:
1.2.3. Escuela Académico Profesional:
1.3.ASESOR (es)
1.3.1. Asesor Metodológico:
Apellidos y Nombres:
Grado Académico:
Magíster en Ciencias
Dirección Electrónica:
1.3.2. Asesor Temático:
Apellidos y Nombres:
Grado Académico:
Titulo Profesional:
Contador Público Colegiado
Dirección Electrónica:
Domicilio: Jr: Partido Alto
1.4.TIPO DE INVESTIGACIÓN
1
1.4.1. De acuerdo al FIN que persigue:
Aplicada. Esta investigación también considerada
como práctica, viene a constituir la aplicación de los
conocimientos adquiridos durante el proceso de
enseñanza aprendizaje, se consolidará el saber en la
aplicación de la gestión y ciencia administrativa, es
decir combinando la teoría con la práctica, producto
de ello; el resultado de esta investigación se pondrá
al servicio de la Municipalidad de Caynarachi a
través de un Plan Estratégico.
1.4.2. De acuerdo con el PERÍODO en que se capta la
información:
Prospectiva: Se utilizara la información para poder
elaborar a futuro un Plan estratégico.
1.4.3. De acuerdo con la EVOLUCIÓN del fenómeno
estudiado:
De Corte Transversal: Debido a que la información
que se obtendrá se dará en un solo momento, se
realizará en el Diseño y Aplicación de un Plan
Estratégico orientado de la Gestión Administrativa
de la Municipalidad de Caynarachi.
1.4.4. De acuerdo con la COMPARACIÓN de las
poblaciones:
Descriptiva: Porque vamos a describir todo el
análisis de información de las diferentes aéreas de la
municipalidad, lo que permitirá elaborar un plan
estratégico a un corto y mediano plazo.
1.4.5. Régimen de la Investigación:
Libre
1.5.LOCALIDAD E INSTITUCIÓN A LA QUE PERTENECE
Y DONDE SE DESARROLLARÁ EL PROYECTO
2
1.5.1. Institución a la que pertenece:
Universidad Privada César Vallejo.
Facultad de Ciencias Empresariales.
Escuela Profesional de Contabilidad.
1.5.2. Institución en la que se desarrollará:
Municipalidad Distrital De Caynarachi
Localidad: Pongo De Caynarachi
1.6.DURACIÓN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO (en
meses)
ActividadesFecha de
Inicio
Fecha de
Termino
Horas
Semestra
les
Planificació
n07
Septiembre 2009
12 Septiembre
200904
Organizació
n14
Septiembre 2009
18 Diciembre
200902
Recolección
de datos14 Enero
201015 Febrero
201004
Procesamie
nto de
datos
16 Febrero 2010
17 Abril 2010
06
Elaboración
del Informe18 Abril
201030 Junio
201004
Presentació
n del
Informe
01 Julio 2010
15 Julio 2010
02
3
1.7. CRONOGRAMA DE TRABAJO
ITE
MACTIVIDADES SETIEMBRE
OCTUBR
E
NOVIEMB
RE
DICIEMBR
E ABRIL MAYO JUNIO JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
PRIMERA PARTE
1 Idea del Proyecto X X
2Planteamiento del
Título X
3
Generalidades o
aspectos informativos
del proyecto X X
4
Antecedentes y
justificación del
proyecto X
5
Elaboración del
Problema del
Proyecto X X
6 Definición de la X X
4
Hipótesis del
Proyecto
7
Determinación del
diseño de
investigación X X
8
Elaboración de
referencias
bibliográficas X X X
9Sustentación del
Proyecto X X
SEGUNDA PARTE
10Mejoramiento del
Proyecto X X X
11 Recopilación de Datos X X
12Elaboración de la
Base de Datos X
13Procesamiento –
Descripción X X
14Contrastación de
Hipótesis X X
5
15Discusión de
Resultados X X
16Conclusiones y
Recomendaciones X X
17
Presentación -
Sustentación del
Informe Final
X
6
1.8. RECURSOS
1.8.1. Personal:
01 Investigador
02 Asesores.
1.8.2. Bienes:
Material de escritorio:
Papel bond A-4
Lapiceros
Lápiz
Grapas
Corrector
Perforador
Engrapador
Borrador
Tinta de Impresora
Fólder Manila
USB 1GB
1.8.3. Servicios:
Movilidad
Anillado
Internet
Teléfono
Energía Eléctrica
Asesor
7
CLASIFICADOR
DESCRIPCIONUNIDA
DCANTIDA
D
PRECIO UNITARI
O
TOTAL
BIENES Y SERVICIOS
2.3.15.12
Material de escritorio
Papel Bond T/A4 Millar 1 25.00 25.00Lapicero Unidad 2 2.50 5.00Corrector Unidad 1 8.50 8.50
Lápiz Unidad 2 1.00 2.00Grapas Caja 1 5.00 5.00Fólder Unidad 10 0.70 7.00Engrapador Unidad 1 10.00 10.00Borrador Unidad 1 0.60 0.60USB 1GB Unidad 1 45.00 45.00Tinta para impresora
Cartucho
2 65.00 130.00
Perforador Unidad 1 35.00 35.00TOTAL 273.1
0
Servicios23.21.21 Movilidad Pasaje 80 3.00 240.0
023.27.11.99 Anillado Unidad 10 5.00 50.0023.22.23 Internet Horas 160 1.50 240.0
023.22.22 Teléfono Minutos 150 0.50 75.0023.22.11 Energía Eléctrica kWh 160 0.4136 66.18
Asesor Unidad 2 600.00 1200.00
TOTAL 1,871.18
1.8.4. Cuadro de Cuentas:
1.8.5. Resumen:
8
Naturaleza del Gasto
Precio Total
(nuevos soles)
2.3 Bienes 273.10
2.3 Servicios 1,871.18
TOTAL 2,144.28
1.9. FINANCIAMIENTO
1.9.1. Con Recursos Propios:
Autofinanciado.
2. PLAN O DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
2.1.1. Situación o Realidad Problemática:
La Municipalidad Distrital de Caynarachi se encuentra
ubicada a la altura del Km. 60 de la carretera Tarapoto-
Yurimaguas, frente a la desembocadura de las quebradas
MUTICO Y YURACYACU. Está dividido en 3 Barrios:
Progreso, Ricarte Ramírez y La Perla (barrio comercial); en
la parte Este de la Provincia de Lamas. Fue fundado el 25 de
Noviembre de 1876. No hay fuentes escritas sobre la
fundación del Distrito de Caynarachi, solamente relatos
orales que intentan explicar como fue su origen. El número de
personas que laboran en dicha institución son 12, designados
en sus respectivos cargos, no se cuenta con un plan
estratégico establecido ni puesto en práctica, hasta el
momento solo cuentan con planes de desarrollo concertados
que abarcan principalmente problemas sociales y culturales,
el personal no se encuentra identificado y comprometido con
la institución, lo cual conlleva a la ineficiencia y deficiente
ejecución de sus labores, también existen escasos niveles de
coordinación y participación entre el personal para la solución
de problemas en la municipalidad, actualmente no se propicia
la interrelación de las labores y actividades en la búsqueda de
objetivos comunes entre la Municipalidad y la población, es
decir la población no interviene al momento de tomar una
decisión en cuanto al mejoramiento o elaboración de
proyectos en bien de la comunidad; existe poca transparencia
institucional en la rendición de cuentas, teniendo en cuenta
que es importante entregar la información que demanda la
9
población para el conocimiento respectivo de las actividades
de dicha institución. Para el año 2009 esta previsto la
ejecución de 10 proyectos de los cuales solo 5 ya se han
ejecutado hasta el momento como el fortalecimiento
institucional del distrito de Caynarachi, construcción de
trocha carrozable Alianza- San Miguel de Shanusi,
construcción del sistema de Agua Potable y Alcantarillado en
el C.P. Alianza, Promoción de la cultura y el deporte en el
distrito de Caynarachi, Apoyo a las iniciativas comunales en el
Distrito de Caynarachi; pero muchas veces no se logran
ejecutar todas las obras que se tienen previstas porque no
cuentan con el presupuesto necesario y por la mala
planificación de la gestión que se da, ocasionando así que no
se logre la culminación de las obras. Es por ello donde entra a
tallar la elaboración de un plan estratégico con la finalidad de
mejorar la gestión administrativa, la toma de decisiones
municipales, la capacidad de que puedan ejercer
correctamente sus funciones, dirigir, controlar y ejecutar con
eficiencia para el desarrollo en la Municipalidad Distrital de
Caynarachi.
2.1.2. Antecedentes:
A nivel Internacional:
COLOMBO, Marcelo A. en su trabajo de investigación “Plan
estratégico de Recursos Humanos en la Municipalidad
de Villa Constitución”, Argentina publicado en Junio del
2004, afirma que el Plan Estratégico pretende contribuir a un
cambio significativo y sustentable en la cultura de trabajo de
la Municipalidad. Para su implementación se plantean dos
etapas. La primera, en la que se espera predisponer al
personal para el cambio a partir de una modificación de sus
paradigmas actuales, tiene un horizonte de planificación de
10
un año y medio. La segunda, con un horizonte de tres años,
corresponde a la implementación definitiva de nuevos
modelos de gestión, culmino con las siguientes conclusiones:
A pesar del esfuerzo de algunas personas, la organización
no ha evolucionado en el tiempo; no ha crecido a la par del
ambiente que la rodea debido a que no cuentan con un plan
estratégico, y hoy es incapaz de satisfacer las demandas de
la ciudad con la calidad que se requiere.
La Municipalidad es una organización que a través de los
años no ha dado importancia al desarrollo personal y
profesional de sus Recursos Humanos ni ha pensado en
ellos estratégicamente.
Es evidente que se ha trabajado lo mínimo indispensable en
cuanto a salud laboral, higiene y seguridad, capacitación,
integración, reconocimiento de méritos y otros aspectos
relacionados con la gestión de los empleados que, tratados
de manera adecuada, impactarían muy positivamente en los
resultados finales.
CRUZ LÓPEZ, Manuel de Jesús, en su artículo
“Planificación Estratégica” elaborado el 10 de diciembre
del 2006 (Panamá), concluye que el Planeamiento
estratégico no es otra cosa que anticipar como será el futuro
de nuestra empresa, tanto inmediato como a largo plazo, y
plantearlo en forma de trabajo. Ni más ni menos.
El futuro ya no es, fue…por ello cuando hablamos de futuro
hablamos de presente en acción futura y detallo las siguientes
conclusiones:
Las decisiones que tomamos hoy marcarán el rumbo que
tengamos mañana. Por ello, a menos que nuestras
11
decisiones del hoy (presente) formen parte de un futuro que
hayamos planeado, serán conjeturas y orientaciones
erróneas que no nos servirán.
Debemos anticipar el futuro, visionarlo, palparlo y tratar de
plasmarlo mediante un plan estratégico, ya sea a un corto,
mediano y largo plazo.
A Nivel Nacional:
CRUZ LEYVA, Sandro; licenciado en Administración, realizo
un trabajo de investigación en el año 2003(Piura) “El plan
Estratégico Paso a Paso”, donde concluye afirmando que el
plan estratégico nos da la amplitud del marco de referencia
empresarial en el cual nos vamos a desarrollar y se puede
enfocar
Desde dos sentidos. El primero ¿Dónde se quiere llegar? Y
¿Cómo estamos para llegar? El segundo en sentido inverso
¿Cómo estamos? Y ¿Dónde queremos llegar?, el cual llego a
las siguientes conclusiones:
No necesariamente la competencia, los clientes y aun
nuestra propia organización reaccionan de la manera
esperada.
Es preciso puntualizar que la implementación de la
planificación estratégica implica un elevado grado de
flexibilidad para poder modificarla con rapidez cuando las
circunstancias lo aconsejen.
Una forma de conseguir esta flexibilidad es dotando a los
escalones operativos de una gran autonomía dentro de una
estricta responsabilidad.
12
QUEDENA, ZAMBRANO Enrique; MELGAR PAZ Walter Y
ARNILLAS TRAVERSO Gina (CAJARMARCA, 2004), en su
trabajo de tesis “Plan Estratégico Municipal de
Cajamarca como instrumento de Transformación”, nos
dice que el Plan Estratégico Institucional busca convertirse en
un instrumento que contribuya al ejercicio del Buen Gobierno,
así como un medio que permita mejorar los mecanismos de
comunicación e intercambio con las instituciones públicas y
privadas.
El éxito que pueda lograrse a partir del presente plan
dependerá en buena parte de la adecuada difusión que tenga
este documento entre los trabajadores municipales, los líderes
sociales y representantes de organizaciones del sector público
y privado, así como entre las autoridades distritales, el cual
detallo las siguientes conclusiones:
Establecer políticas, estrategias y actividades orientadas
hacia el incremento del capital humano, prioritariamente de
los sectores pobres, en las organizaciones del gobierno, del
sector privado y de la sociedad civil, dando cuenta del logro
de resultados.
Se debe Orientar a los programas sociales y los
presupuestos participativos principalmente hacia la
universalización de los servicios básicos.
Contribuir al incremento de la gobernabilidad en todos los
niveles: nacional, regional y local, basado en el
empoderamiento de la sociedad civil, de los gobiernos
locales y regionales.
A Nivel Regional y Local:
No se encontraron investigaciones referentes al tema en
estudio.
2.1.3. Justificación:
13
Justificación Teórica:
Los deseos de abordar este tema es de aportar conocimientos
teóricos y prácticos adquiridos durante el transcurso de la
Universidad y plasmarlos para buscar la solución a la
problemática y la deficiente planificación que se da
internamente en la gestión administrativa de la Municipalidad
distrital de Caynarachi.
Justificación Metodológica:
La presente investigación se efectuará en la Municipalidad
Distrital de Caynarachi, en el área de Planificación de dicha
jurisdicción, evaluando la Gestión Administrativa Municipal
aplicando el método descriptivo, análisis documental para la
recopilación de información y obtener los resultados
pertinentes. La investigación efectuada servirá como
antecedentes para otras investigaciones relacionados con este
tema.
Justificación Práctica:
La presente investigación se justifica mediante la aplicación
de la teoría y de la práctica busca demostrar, que un buen
plan estratégico, logrará mejorar la gestión administrativa de
manera eficaz y eficiente; que permitirá a la Municipalidad
Distrital De Caynarachi evitar escasos niveles de
coordinación y participación para la solución de problemas
municipales.
Justificación Académica:
Por ser política de la Universidad César Vallejo, que todo
estudiante que curse el noveno ciclo de la facultad de
Ciencias Contables y Administrativas, siendo alumno de la
escuela de contabilidad; lleve este curso importante que se
concibe como una experiencia curricular que contribuye a la
14
formación profesional del estudiante de la carrera de
contabilidad, para su formación como persona buscando
desarrollar en ellos: actitudes, capacidades intelectuales
necesarias y así obtener el título profesional.
2.1.4. Limitaciones:
En el desarrollo del presente trabajo de investigación se han
presentado las siguientes limitaciones:
Limitación Temporal:
El estudio estará enmarcado en el diseño y Aplicación de un
Plan estratégico el cual será proporcionado a la Municipalidad
Distrital de Caynarachi para el año 2010.
Limitación Geográfica:
Una de las limitaciones que tiene la Municipalidad es que se
encuentra en un lugar muy apartado de la ciudad de Tarapoto
en el Km 60 de la carretera Yurimaguas viéndome obligado a
movilizarme con movilidad propia hasta dicha ciudad para la
información correspondientes de algunos datos adicionales
tales como encuestas, entrevistas referente al tema de
investigación.
Limitación por Generalización:
Los resultados del presente estudio, serán validos sólo para
la Municipalidad Distrital De Caynarachi que será tomada
como universo muestral, permitiendo mejorar el
cumplimiento en sus metas y objetivos en el área de la
Gestión Administrativa.
Limitación por Cobertura:
15
Este problema es amplio y abarca todos los problemas que se
dan internamente en dicha municipalidad, por tanto nuestra
cobertura es la Gestión Administrativa de la Municipalidad
Distrital de Caynarachi.
2.1.5. Marco de Referencia Científico:
2.1.5.1. Marco Teórico:
PLAN ESTRATÉGICO
La planificación Estratégica es una herramienta por
excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la
búsqueda de una o más ventajas competitivas de la
organización y la formulación y puesta en marcha de
estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas,
todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del
medio ambiente y sus presiones y de los recursos
disponibles. Por ello, un plan estratégico se establece
generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5
años.
A.Características de la planeación estratégica
Se puede observar que esta se ocupa de cuestiones
fundamentales. La planeación estratégica da respuesta a
preguntas como las siguientes:
1. ¿En qué negocio estamos y en qué negocio deberíamos
estar?
2. ¿Quiénes son nuestros clientes y quienes lo deberían
ser?
16
Al mismo tiempo, la planeación estratégica ofrece un
marco de referencia para una planeación más detallada
para la toma de decisiones ordinarias. El gerente al
afrontar tales decisiones se preguntará cuales opciones
serán las más adecuadas con nuestras estrategias.
A la vez, este también supone un marco temporal de
tiempo más largo que otros tipos de planeación. Este
ayuda a orientar las energías y recursos hacia las
características de alta prioridad.
La planeación estratégica es una actividad de alto nivel en
el sentido de que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista más
amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los
aspectos de la organización. Además se requiere adhesión
de la alta dirección para obtener apoyo y aceptación en
niveles más bajos.
En la actualidad, la mayor parte de las organizaciones
reconocen la importancia de la planeación estratégica
para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha
demostrado que si los gerentes definen eficientemente la
misión de su organización estarán en mejores condiciones
de dar dirección y orientación a sus actividades. Las
organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan
más sensibles ante un ambiente de constante cambio.
B. Ventajas de la planeación estratégica
Para el autor Velasco (2000) la planeación estratégica
ofrece puntos importantes para las actividades de la
organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su
organización objetivos definidos con claridad y métodos
para lograrlo. Este proceso de planeación estratégica les
ayuda a prever los problemas antes que surjan y a
afrontarlos antes que se agraven, también ayuda a los
17
gerentes a reconocer las oportunidades seguras y
riesgosas y a elegir entre ellas.
Todo este proceso de planeación y dirección estratégica se
produce sobre la base de la teoría general del sistema, la
cual consiste en un conjunto organizado de elementos
integrados y ordenados lógicamente entre sí, que tienden
hacia un mismo fin, que supone la existencia de una serie
de procesos interconectados, cuyo resultado global es
superior al resultado de cada uno de ellos separadamente.
Partiendo de la propia expresión de que la planeación
estratégica evoca un viejo dilema, la planeación implica
algo de rigidez e inflexibilidad y por su parte estratégica
indica adaptación, cambio y flexibilidad. Es por eso que en
estos tiempos convulsos de constantes cambios, en el
mundo se acostumbra a hablar de gerencia o gestión
estratégica.
Gestión Estratégica es el proceso que permite a las
organizaciones ser proactivas en la proyección del futuro,
en sus tres etapas: formulación, ejecución y evolución
logrando a través de ello los objetivos de la organización.
Al hablar de gestión debemos tener en cuenta que la
herramienta fundamental está en la brújula, en la
determinación correcta del destino a donde hay que
conducir el sistema. La cuestión derivada esta en el mapa,
en la selección adecuada de las opciones de avance para
cada situación, garantizando que cada paso conduzca y
acerque al destino, no que aleje o desvíe de este.
Se trata fundamentalmente de definir una proyección a
largo alcance para el desarrollo de los sistemas, basado no
en la suposición de un futuro conveniente para la
dirección, sino en la determinación de cursos de acción
flexibles, lo suficientemente conveniente para cada futuro
que se pudiera presentar ante el sistema.
18
Existen muchos modelos de dirección estratégica, dentro
de ellos se encuentran los modelos de decisión u
optimización, los cuales son útiles en la planeación para la
determinación del mejor curso de acción entre alternativas
disponibles.
Los modelos para la formulación, implantación y control
de la estrategia requieren de cierta flexibilidad y de un
mínimo de estructuración, permitiendo el uso de
diferentes herramientas que contribuyen a la
intensificación del pensamiento creativo para así ofrecer
las soluciones adecuadas.
Si se observa la planeación constituye una base que
determina el resto del proceso que permite proyectarse
hacia el futuro, desde los tiempos ancestrales, el hombre
ha mostrado preocupación en saber por anticipado aquello
que deberá enfrentarse en los días por venir. Como si de
esa manera pudiera esquivar su destino en el caso de
algunos, o bien, cuando se trata de buenas promesas,
tranquilizándose disfrutándola por adelantado.
Planear es sin duda una de las actividades características
del mundo contemporáneo, la cual se vuelve más
necesaria ante la creciente interdependencia y rapidez
que se observa en el acontecer de los fenómenos
económicos, políticos, sociales y tecnológicos.
No obstante la planeación sigue siendo en esencia un
ejercicio de sentido común, a través de esta se pretende
entender en primer término los aspectos cruciales de una
realidad presente, para después proyectarla, diseñando
escenarios de los cuales se busca finalmente el mayor
provecho.
De ahí se dice que el carácter estratégico de la planeación
no se trata solo, de prever un camino sobre el que
debemos de transitar, sino que se busca anticipar su
rumbo y si es posible cambiar su destino, el objetivo de la
19
planeación estratégica no es solo planear sino realizar en
forma ordenada un amplio numero de actividades que a su
vez, implican el uso de recursos humanos y materiales.
Un aspecto importante en la planeación es su
actualización, pues un plan que no se actualiza no tiene la
misma vigencia que un rayo en la oscuridad, en su efecto,
tan efímero, solo nos permitiría conocer
momentáneamente el camino, pero finalmente lo
recorreremos a oscuras.
C.Importancia de la planeación estratégica
La importancia de la planeación estratégica consiste, en
establecer un camino bien definido en el cual la empresa
puede conducirse firmemente en el presente y orientar su
futuro.
Con la planeación estratégica, se desarrolla una visión de
lo que se quiere alcanzar a largo plazo, al mismo tiempo
permite dar claridad sobre lo que se quiere decir y a
donde se quiere llegar.
Sin planes, los administradores no pueden saber cómo
organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan
ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan
organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o
esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los
administradores y sus seguidores tienen muy pocas
probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y
dónde se están desviando de su camino. El control se
convierte en un ejercicio útil. Con frecuencia, los planes
erróneos afectan la salud de toda la organización.
D. Futuro de la planeación estratégica
El rompimiento de fronteras al comercio mundial es un
hecho, las tasas arancelarias tienden a desaparecer esto
implica un comercio mundial libre las condiciones
20
tributarias llaman la atención a los inversionistas
extranjeros, lo cual da lugar a una competencia fuerte,
todo esto como parte de la globalización económica.
Para sobrevivir entonces habrá que competir, y para
competir se debe de producir, esta producción requerirá
eficiencia y eficacia, dentro de un marco de calidad, pero
la calidad es una estrategia y las estrategias se deben de
planear.
Habrá necesidad de segmentar el mercado, de contratar
más personal, de aumentar la capacidad de la empresa, de
mejorar la calidad del producto, de generar nuevos
productos.
A cualquiera de estas opciones tendrá que decidir la
empresa, en consecuencia, la pequeña empresa y la
mediana empresa, tendrán que trabajar mucho, planear su
futuro y definir sus estrategias a mediano y largo plazo.
La planeación estratégica tendrá entonces mayor auge,
como ya lo esta teniendo hoy en día, los pequeños
empresarios aplican muchas estrategias para resolver sus
problemas inmediatos y no se dan cuenta.
Si el empresario planificara estas estrategias, actuaría de
una manera más solvente, cuanto antes se de cuenta el
pequeño empresario guatemalteco, este estará preparado
para enfrentar el futuro, mas terreno se habrá avanzado,
reducirá así el riesgo y aumentara las oportunidades de la
empresa, mayormente si define y planea estratégicamente.
E.El proceso de la planeación estratégica
Como se definió en el capítulo I, la planeación estratégica
es un proceso de reflexión ante la actual misión, tomando
en cuenta los recursos de la empresa y situación del medio
en que esta opera, con el objetivo de tomar decisiones a
mediano y largo plazo basadas en estrategias globales y
especificas.
21
Basados en estos análisis, se define la estrategia
corporativa de la empresa o estrategia global, esto es
previo a definir los objetivos operacionales de la empresa.
La estrategia o las estrategias seleccionadas son las que
definirán la visión de la empresa.
Estas estrategias deberán posteriormente ser
instrumentadas, es decir deberán introducirse a los
planes, programas y políticas de la empresa.
El proceso de planeación estratégica define 10 pasos:
A. Definir la visión.
B. Definir la misión de la organización.
C. Establecer los objetivos.
D. Analizar los recursos de la organización.
E. Examinar el ambiente.
F. Hacer predicciones.
G. Analizar oportunidades y riesgos.
H. Identificar y evaluar estrategias alternativas.
I. Seleccionar las estrategias
J. Instrumentar las estrategias
A continuación se da el detalle de cada paso:
a)Definir la visión
Muchas empresas hoy en día no saben a que se dedican, la
misión es el propósito de una empresa, es decir, su meta
global que encierra todas las acciones y decisiones de una
organización.
b)Lineamientos para definir una misión
Una misión debe tener un sentido social, pensar en
ayudar, en colaborar con el consumidor, cuando se hace
un producto o servicio, pensando en el consumidor
quedara satisfecho, y esto origina un sentimiento de
respeto y lealtad hacia el cliente.
22
La misión debe responder a preguntas como:
¿En que negocio estamos?
¿Cual es el objetivo de la organización?
¿Quienes son los consumidores o usuarios?
¿Por que nos compran?
A continuación se presenta un esquema de la misión y organización.
LA MISIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
En la figura se puede observar que la misión esta enlazada
y relacionada con la organización de la empresa debido a
que en esta se encuentran los trabajadores, los
accionistas, los proveedores y clientes, los cuales forman
una comunidad en la empresa, pero esta comunidad
depende del liderazgo y la ética que posee el gerente para
llevarlos a cumplir con la misión de la empresa.
c)Establecer objetivos
23
El siguiente paso del proceso de planeación estratégica es
el establecimiento de objetivos, es decir, trasladar a
términos concretos la misión.
Los objetivos determinan las metas de la empresa y los
medios para alcanzarla, y es la parte operativa de la
misión.
Los objetivos no son medibles en cuanto a tiempo, pero se
asocia que los generales son a largo plazo y los específicos
a corto y mediano plazo. Sin embargo son determinantes y
deben cumplirse.
En la planeación estratégica, todos los objetivos serán
generales, es decir definirán las metas globales
propuestas en la misión. Existen varios lineamientos para
formular objetivos los cuales son:
Los objetivos deben ser claros.
Los objetivos expresan una finalidad
Los objetivos son pronunciamientos de lo que una
organización desea o quiere hacer.
Los objetivos no son explicativos.
d) Analizar los recursos de la organización
Se llama recurso a un objeto, forma, procedimiento o
método capaz de solucionar un problema con base en
características propias. Toda empresa para operar
necesita de tres recursos fundamentales:
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos físicos
Recursos Tecnológicos
e)Examinar el Ambiente
24
Toda empresa cuenta con dos ambientes, el ambiente
externo y el interno.
Ambiente externo
Se refiere a las instituciones o fuerzas externas a la
organización y que afectan su desempeño.
El ambiente externo se divide en macro ambiente y
microambiente.
El macro ambiente lo constituye:
1. Demografía.
2. Situación económica.
3. Competencia.
4. Fuerzas sociales y culturales.
5. Fuerzas políticas y legales.
6. Tecnología.
7. El microambiente lo constituye
8. Los proveedores
9. Los intermediarios
10. Los clientes
Ambiente interno
Se refiere a las fuerzas internas de la organización que
son controladas por la administración de la empresa. Estas
fuerzas internas incluyen:
1. La capacidad de producción
2. Capacidad financiera
3. Capacidad de personal
4. Investigación y desarrollo
f) Hacer Predicciones
Aunque el subtema que estamos definiendo es predicción,
para efectos de análisis será importante también incluir el
pronóstico.
25
Definición de predicción
Predicción es un proceso de estimación de un suceso
futuro basándose en consideraciones subjetivas diferentes
a los simples datos provenientes de pasado, estas
consideraciones subjetivas no necesariamente deben
combinarse de una manera predeterminada
Definición de pronóstico
Pronóstico es un proceso de estimación de un
acontecimiento futuro, proyectando datos del pasado, que
serán útiles como herramientas, por lo cual son de
importancia para predecir nuestro ambiente interno y
externo.
g)Analizar oportunidades y riesgos
Oportunidad
Es una posibilidad que se abre ante la cual podrá lograrse
algo a favorable para la consecución de un objetivo.
Entre las oportunidades más comunes para una empresa
están:
1. Oportunidad de crecimiento
2. Penetración intensiva en el mercado
3. Desarrollo de los mercados
4. Desarrollo de los productos
Riesgo
Es una aproximación al peligro entre los principales
riesgos de una empresa están:
1. Avance de la competencia
2. Productos o servicios obsoletos
3. Mano de obra, escasa y no calificada
26
En realidad que oportunidades o que riesgos sufrirá la empresa, depende de cada una, en función del producto que realice o el servicio que genere.
h) Identificar y evaluar estrategias alternativas
Con base en el análisis de los recursos, estudio del
ambiente, las predicciones y el análisis de las
oportunidades y riesgos, podrán seleccionarse las
diferentes estrategias.
La planeación estratégica define cuatro estrategias
globales que son:
a) Crecimiento
b)Estabilidad
c) Contracción
d)Combinada
Crecimiento
Significa aumentar el nivel de operaciones de la
organización.
Estabilidad
Se caracteriza por la ausencia de cambios significativos.
Contracción
Es la contraria al crecimiento, es decir, se contrae o
reduce su nivel de operación.
Combinada
Se puede dar para situaciones diferentes que afronte la
empresa.
i) Estrategias de mercado
Dentro de las estrategias de mercado se deben contemplar
tres aspectos que son:
a) Mezcla de mercadotecnia
27
b)Segmentación de mercados
c) Fijación de precios
d)Seleccionar estrategias
j) Instrumentar la estrategia
Después de haber seleccionado las estrategias, deberán
instrumentarse, esto se refiere introducirlas a planes,
programas y políticas de la empresa.
Una estrategia no podrá realizarse, si no cuenta con el
apoyo y conocimiento de la empresa en todas sus fuerzas,
y principalmente con el convencimiento del recurso
humano desde la alta gerencia hasta el nivel operativo y
de servicio.1
I. Objetivos e importancia de la planificación estratégica
OBJETIVOS
Los objetivos estratégicos se elaboran con un alcance de
cinco años y mínimo de tres. Depende del tamaño de la
empresa. Los objetivos organizacionales tienen una
duración de un año. Los primeros objetivos son de
responsabilidad de la alta dirección, ellos son los
encargados de señalar la línea de acción de la empresa
hacia el futuro. Son responsables de cambiar esta
dirección, antes que la empresa se vaya al fracaso en el
mercado que actúa.
Sobre los objetivos generales de una empresa:
Fortalecer el patrimonio.
Renovar el sistema de producción con tecnología de
punta.
Mantener un crecimiento sostenido.
1 Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa, Quinta Edición - Joaquín Rodríguez Valencia - 2005
28
Rebajar la cartera pesada.
Integración de los socios y la sociedad.
Capacitación y perfeccionamiento del personal.
Una solución integral que abra el camino hacia la
excelencia.
La fácil accesibilidad en la compra del producto por los
clientes y expansión continúa.
Un plan estratégico es un cuerpo organizado de
proposiciones que incluye y fusiona típicamente unos 6
elementos:
1.La declaración: Es un elemento “apriorístico”, al estilo
de una declaración de principios, que refleja la
cosmovisión del planificador e incorpora esa
intencionalidad normativa que es el único elemento de la
programática política.
2.El contexto: Establecido mediante un análisis
estructurado de la realidad.
3.Los objetivos: Formulados en una serie de propuestas
globales, orientadas por la intención normativa, pero
respetando el contexto impuesto por la realidad.
4.Las metas: Formuladas en una serie de propuestas
especificas y puntuales, establecen los caminos a recorrer
para alcanzar los objetivos.
5.La instrumentación: Consistente en asignaciones de prioridades, recursos, funciones, y responsabilidades.6.La implementación: Establece un Plan de ejecución o al menos un plan de acción inicial.
IMPORTANCIA
La planeación estratégica nos ayuda a adquirir un
concepto muy claro de nuestra organización, lo cual a su
vez hace posible la formulación de planes y actividades
que nos llevan hacia los objetivos organizacionales.
29
El planeamiento estratégico nos permite evaluar las
perspectivas o tendencias organizacionales mediante una
autoevaluación continua, identificando exactamente hacia
donde se quiere llegar, como y cuando y según ello
seleccionar los programas o proyectos a implementar en la
organización.
Por ello debe conocerse a sí misma y saber el ambiente en
el cual va actuar. También el planeamiento es importante
porque permite desarrollar diferencias competitivas,
anticipar sucesos desfavorables, desarrollar servicios y
productos adecuados al mercado.
A continuación se muestra en el cuadro Nº 1 los aspectos que han hecho importante este tipo de planeación.
CUADRO Nº 1
Aspectos que han hecho importante la planeación estratégica2
Acontecimientos Descripción
Aceleración del cambio tecnológico
A raíz de la explosión tecnológica surgieron industrias completamente nuevas. Esto hizo necesario que las empresas buscaran nuevas oportunidades en lugar de reaccionar defensivamente ante la competencia.
La creciente complejidad de la actividad general
Los gerentes tienen que enfrentarse a factores externos: la inflación, el aumento de costos fijos, traslados de los mercados, responsabilidad social y la práctica administrativa.
La administración moderna no se puede limitar a los asuntos
2 El poder del planeamiento estratégico, Primera Edición – Luis Milla Lostaunau- 2007
30
Creciente complejidad del ambiente externo
internos, si no hay que considerar las demandas e influencias del entorno.
Un intervalo mayor entre las decisiones actuales y sus resultados futuros.
Muchas decisiones estratégicas descansan más bien en la expectativa de utilidades a largo plazo, que en las perspectivas de ventas inmediatas. Esto significa que los planificadores tienen que ver más adelante que antes.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La gestión administrativa es el conjunto de acciones
mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades
a través del cumplimiento de las fases del proceso
administrativo: Planeación, Organización, Ejecución,
Control.
La gestión administrativa se instala en la parte superior
mas operativa, consiste en implementar y poner en
práctica la coordinación de las áreas funcionales
(producción, comercialización, administración, personal,
etc.), administrando el conjunto, a fin de que la empresa
funcione como un todo eficientemente.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA MODERNA
Podemos decir que la gestión administrativa moderna es la
acción de confeccionar una sociedad que sea
económicamente estable cumpliendo con una mejora en
cuanto a las normas sociales y con un gobierno que sea
31
mucho más eficaz. Pero si nos referimos a la gestión
administrativa de una empresa entonces debemos tener en
claro que la misma funciona en base a la determinación y
la satisfacción de muchos de los objetivos en los aspectos
políticos, sociales y económicos que reposan en la
competencia que posea el administrador. En los casos
donde se presentan situaciones algo más complejas para
las que se necesitara la acumulación de los recursos
materiales en una empresa, la gestión administrativa
ocupa un lugar importantísimo para el cumplimiento de
los objetivos.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción
que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
Es un proceso racional que busca prever posibilidades o
condiciones futuras y tomar una serie de decisiones para
llegar a ellas.
Principios:
Los principios de la administración son verdades
fundamentales de aplicación general que sirven como
guías de conducta a observarse en la acción
administrativa.
1.Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
2.Objetividad y cuantificación: Establece la necesidad
de utilizar datos objetivos tales como estadística, estudios
de mercado, cálculos probabilísticos, modelos
32
matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para
reducir al mínimo los riesgos.
3.Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de
holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
4.Unidad: Todos los planes específicos de la empresa
deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de
los propósitos y objetivos generales.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en
relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo
completamente.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su
realización se pueden clasificar en:
a. Corto Plazo: menor o igual a un año. Estos a su vez pueden ser:
Inmediatos: hasta seis meses.
Mediatos: mayor de seis o menor de doce meses.
b. Mediano Plazo: de uno a tres años.
c. Largo Plazo: mayor a tres años.
Etapas De Planeación.
Esta integrada por las siguientes etapas:
Propósitos:
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o
semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro características los diferencian de los
objetivos.
33
a)Son básicos o trascendentales porque constituyen el
fundamento delos demás elementos.
b)Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en
términos numéricos.
c)Permanentes, porque permanecen vigentes durante el
periodo de vida de la organización.
d)Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo
determinado.
Investigación:
La investigación es un proceso que, mediante la aplicación
del método científico, procura obtener información
relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y
predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que
proporciona información a las etapas de la misma para
que se lleve a cabo racionalmente.
Premisas:
Las premisas son suposiciones que se deben considerar
ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que
afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: Cuando se originan dentro de la empresa y
pueden influir en el logro de los propósitos.
2.- Externas: Son factores o condiciones cuyo origen es
ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en
el desarrollo de sus actividades. Están premisas externas
pueden ser:
e)De carácter político.
f) De carácter legal.
g)Económicas.
h) Sociales.
i) Técnicas.
34
j) Otros factores.
Objetivos:
Representan los resultados que la empresa espera
obtener, son fines para alcanzar, establecidos
cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo especifico.
Clasificación de los objetivos:
1.Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y
se establecen a largo plazo.
2.Tácticos o departamentales: se refieren a un área o
departamento de la empresa, se establecen a corto o
mediano plazo.
3.Operacionales o específicos se establecen en niveles o
secciones más especificas de la empresa e invariablemente
son a corto plazo.
Estrategias:
Las estrategias son cursos de acción general o
alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de
los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las
condiciones ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta
para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida
de la empresa en sí.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres
etapas:
1.Determinación de los cursos o alternativas: consiste en
buscar el mayor número de alternativas para lograr cada
uno de los objetivos.
35
2.Evaluación: analizar y evaluar cada una de las
alternativas tomando en consideración las ventajas y
desventajas de cada una de ellas.
3.Selección de alternativas: considerar las alternativas
más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.
Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al
logro del objetivo.
Determinarlas con claridad.
No confundir las estrategias con las tácticas, ya que
estas últimas combinan la acción con los medios para
alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su
establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número
de cursos de acción.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al
momento de aplicarlas.
Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y
de planeación.
Políticas:
Las políticas son guías para orientar la acción, son
criterios, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una organización
ORGANIZACIÓN
La palabra organización tiene tres acepciones; la primera,
etimológicamente, proviene del griego órganon que
significa instrumento; otra se refiere se refiere a la
organización como una entidad o grupo social; y otra mas
que se refiere a la organización como un proceso.
36
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la
obtención de eficiencia que solo es posible a través del
ordenamiento y coordinación racional de todos los
recursos que forman parte del grupo social.
Organización es la estructuración de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados.
Los elementos básicos del concepto son:
Estructura. La organización implica el establecimiento
del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo
social, ya que establece la disposición y la correlación de
funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr
los objetivos
Sistematización. Esto se refiere a que todas las
actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse
racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y
responsabilidades. Organizar implica la necesidad de
agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización.
Jerarquía. La organización, como estructura, origina la
necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro
de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos
básicos de la organización es establecer los métodos más
sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera
posible.
Así, podemos decir que la organización es el
establecimiento de una estructura donde habrá de operar
un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y
la agrupación de actividades, con el fin de obtener el
37
máximo aprovechamiento posible de los recursos y
simplificar las funciones del grupo social.
Existe una red de relaciones personales y sociales, no
establecidas ni requeridas por la organización formal pero
que se producen espontáneamente a medida que las
personas se asocian entre sí, se conoce como:
organización formal.
Importancia:
Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar
las actividades eficientemente, con el mínimo de
esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la
empresa, la autoridad y su ambiente.
Ventajas:
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
38
Es rígida e inflexible.
La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
No fomenta la especialización.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan
funciones de dirección, solamente son operativos.
EJECUCIÓN
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten
de los pasos de planeación y organización, es necesario
que el gerente tome medidas que inicien y continúen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas
por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir,
desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros
a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
Actividades importantes de la ejecución:
- Poner en práctica la filosofía de participación por todos
los afectados por la decisión.
- Conducir y retar a otros para que hagan su mejor
esfuerzo.
- Motivar a los miembros.
- Comunicar con efectividad.
- Desarrollar a los miembros para que realicen todo su
potencial.
- Recompensar con reconocimiento y buena paga por un
trabajo bien hecho.
- Satisfacer las necesidades de los empleados a través de
esfuerzos en el trabajo.
- Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los
resultados del control.
39
CONTROL
Concepto de control
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las
debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
plantación.
Medición. Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes
al control es descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia del control
Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
40
Principios del control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe
proporcionársele el grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en
función de los objetivos, el control es un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz,
necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se
efectué el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, para
poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que
este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora
por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la función que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar
Etapas del control
Establecimiento de estándares
41
Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en
el cual se efectúa el control. Los estándares representan el
estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos
definidos de la organización.
Tipos de estándares
En cuanto al método
Estadísticos
Por apreciación
Técnicamente elaborados
Cuantitativos
Físicos
De costo
De capital
De ingreso
de programas
Cualitativos.
Evaluación de la actuación
Curvas de comportamiento
Perfiles
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante
la aplicación de unidades de medida que deben ser
42
definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se
vale primordialmente de los sistemas de información; por
lo tanto la efectividad del proceso de control dependerá
directamente de la información recibida, misma que debe
ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que
mida realmente el fenómeno que intenta medir), con
unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe
estar en los canales adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta
información, será necesario comparar los resultados
medidos en relación con los estándares preestablecidos,
determinándose así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares.
El tomar acción correctiva es una función de carácter
ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una
causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar
a la retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a
través del proceso de retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del
tiempo.
De la calidad de la información dependerá el grado y
rapidez con que se retroalimente el sistema.
43
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con
los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles: eliminando
aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos
para perfeccionarlos.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La tarea de construir una sociedad económicamente
mejor; normas sociales mejoradas y un gobierno más
eficaz, es el reto de la gestión administrativa moderna.
La supervisión de las empresas está en función de una
administración efectiva; en gran medida la determinación
y la satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales
y políticos descansan en la competencia del administrador.
En situaciones complejas, donde se requiera un gran
acopio de recursos materiales y humanos para llevar a
cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa
una importancia primordial para la realización de los
objetivos.
Este hecho acontece en la administración pública ya que
dado su importante papel en el desarrollo económico y
social de un país y cada vez más acentuada de actividades
que anteriormente estaban relegadas al sector privado, las
44
maquinarias administrativas públicas se han constituido
en la empresa más importante de un país.
En la esfera del esfuerzo colectivo donde la
administración adquiere su significación más precisa y
fundamental ya sea social, religiosa, política o económica,
toda organización depende de la administración para
llevar a cabo sus fines.3
3 La dirección de la empresa futura, segunda edición - Ing. Roberto Casás Ríos-2003
45
2.1.5.2. Marco Conceptual:
Planeación
Es la función y primera fase del proceso administrativo,
que tiene como finalidad la determinación del curso
concreto de las acciones que habrán de efectuarse en
una actividad, lo cual involucra entre otros aspectos la
fijación y selección de diversas alternativas, la
determinación de las normas y políticas que las
orientan, la secuencia en las operaciones y tareas a
realizar, expresadas en términos de tiempo, recursos y
medios necesarios para su puesta en marcha.
Plan estratégico
Es un proceso que en la práctica debe mantener unido
al equipo al equipo administrativo para traducir la
misión, visión y estrategia en resultados tangibles. Así
permite ahorrar el valioso tiempo administrativo,
reducir los conflictos y fomentar la participación y
compromiso con los esfuerzos requeridos para hacer
realidad el futuro que desea.
Visión:
La visión no sólo es el escenario a futuro al que se
espera llegar, sino también sus resultados son posibles.
La visión es un sueño, esta no tiene como base la
realidad actual, sino que es capaz de imaginar la
estrategia del entrenamiento o de la capacitación en un
tiempo no definido.
Misión:
46
La misión de una empresa, de un área o de una persona,
clarifica y establece su razón de ser y de existir en un
ámbito o actividad especifica. La misión se descompone
en qué, cómo y para qué se hace lo que se hace.
Diagnóstico:
Efectuar un diagnóstico de una empresa representa
identificar sus puntos fuertes y débiles, es decir,
determinar su perfil estratégico y configurar la forma y
condiciones en que dicha empresa trabaja y puede
competir. El diagnóstico empresarial pretende medir la
eficiencia de la empresa, con el significado íntegro de la
competitividad, en el sector industrial o de servicios
donde actúa y realiza sus actividades. El diagnóstico
consta dos partes específicas: la externa, o análisis del
entorno, y la interna, o análisis de la empresa. Existen
muchas definiciones que pueden explicar el entorno
empresarial externo:
Estrategia:
Es el conjunto de acciones que en el presente hace una
institución, empresa u organización, encaminadas al
logro de resultados a futuro, que le permitirán tomar
decisiones con la mayor certidumbre posible,
organizando eficaz y eficientemente los esfuerzos
necesarios para ejecutar esas decisiones y darles el
seguimiento correspondiente, todo ello en el marco de
las contingencias por las que pueda atravesar la
organización en el corto, mediano y largo plazo.
Programa:
Instrumento normativo del sistema nacional de
planeación democrática cuya finalidad consiste en
desagregar y detallar los planteamientos y orientaciones
47
generales del plan nacional, mediante la identificación
de objetivos y metas. Según el nivel en que se elabora
puede ser global, sectorial, institucional y específico. De
acuerdo a su temporalidad y al ámbito territorial que
comprende puede ser nacional o regional y de mediano
y corto plazo, respectivamente.
Presupuesto:
Un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un
determinado lapso, por lo general un año.
Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones
privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines
puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos
superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser
posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará
un superávit (los ingresos superan a los gastos).
Gestión:
La gestión es esencialmente algo muy similar a
ejecución, a la capacidad de hacer, de sincronizar
aspiraciones y objetivos bajo la premisa del uso eficiente
de recursos y capacidades para lograr beneficios dentro
de parámetros aceptables de eficiencia. Asimismo,
posee componentes fundamentales que se refieren a la
estrategia, los procesos internos, la cultura, los
productos y el mercado.
Gestión administrativa:
Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el
que trabajando en grupos los individuos cumplen
eficientemente objetivos específicos.
48
Es un proceso muy particular consistente en las
actividades de planeación, organización, ejecución y
control desempeñados para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros
recursos.
2.2. PROBLEMA
2.2.1. Resumen de la Realidad Problemática:
De acuerdo a los problemas mencionados anteriormente
se observa que el de mayor importancia es que la
Municipalidad Distrital de Caynarachi no cuenta con un
plan estratégico definido y aplicado hasta el momento
generando deficiencias internas en la gestión
administrativa.
2.2.2. Enunciado del Problema:
¿Qué efectos ocasionará el diseño y aplicación de un
plan estratégico orientados a la gestión administrativa
de la Municipalidad Distrital de Caynarachi en el
periodo 2010?
49
2.3. LA HIPÓTESIS
2.3.1. Enunciado
“El Diseño y aplicación de un plan estratégico será
positivo para la gestión administrativa de la
Municipalidad de Caynarachi en el periodo 2010”
2.3.2. Objetivos
Objetivo General:
- Diseñar y aplicar un Plan Estratégico orientado a la
gestión administrativa de la municipalidad distrital de
Caynarachi en el período 2010.
Objetivos Específicos:
- Elaborar un diagnóstico de la gestión administrativa
de la Municipalidad Distrital de Caynarachi.
- Diseñar un Plan Estratégico a corto mediano y largo
plazo para la entidad en estudio.
- Aplicar el Plan Estratégico con indicadores de
evaluación a corto plazo
- Evaluar los objetivos de corto plazo del Plan
Estratégico aplicado.
2.3.3. Operacionalidad de las Variables
Variable Independiente:
Plan estratégico.
Indicadores de la Variable Independiente:
Visión
Misión
Objetivos estratégicos
Líneas estratégicas
50
Análisis Foda
Valores
Estrategias de implementación
Variable Dependiente:
Gestión Administrativa.
Indicadores de la Variable Dependiente:
Cumplimiento de objetivos
Cumplimiento de metas
Estructura organizativa adecuada
Documentos de Gestión Estratégica
2.4. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN:
2.4.1. Métodos y técnicas:
Diseño de la investigación:
La investigación es descriptiva, ya que se diseñara y
aplicara un plan estratégico orientados a la gestión
administrativa de la Municipalidad distrital de
Caynarachi para lograr alcanzar nuestros objetivos
trazados a un corto, mediano y largo plazo.
M - O
En donde:
o M: Evaluación de la gestión administrativa.
o O: Resultado de la evaluación de la gestión
administrativa
Población del estudio:
51
La población es un conjunto de elementos que
concuerden en una serie de características, que en el
presente trabajo de investigación, estará representada
por la Municipalidad distrital de Caynarachi.
Muestra del estudio:
En cuanto a la muestra de investigación serán los 12
trabajadores distribuidos en 8 áreas específicas cada
uno, con el cual cuenta la Municipalidad Distrital de
Caynarachi.
2.4.2. Procedimientos:
Técnicas de Recolección de Datos
Se utilizará la técnica de observación, entrevista y
cuestionarios, puesto que se realizará una planificación
a corto, mediano y largo plazo de la gestión municipal,
asimismo se llevará a cabo bajo el análisis documental.
TECNICA INSTRUMENTOS ALCANCE
FICHAJE Ficha de
Investigación
- Marco teórico
- Marco conceptual
- Antecedentes
ENTREVISTAS Guía de Entrevista - Trabajadores (Alcalde
y Regidores)
CUESTIONARI Guía de Cuestionario - Trabajadores
(Personal de la
52
O Municipalidad)
ANALISIS
DOCUMENTAL
Guía de Análisis
Documental
- Plan de Desarrollo Concertado
2.5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín (2005).Como Aplicar la
Planeación Estratégica a la Pequeña y Mediana Empresa.
(5ª.ed.).México: International Thomson Editores.
MILLA LOSTAUNAU, Luis (2007).El Poder del Planeamiento
Estratégico. (5ª.ed.).Perú: San Marcos.
CASÁS RÍOS, Roberto (2003).La Dirección de la Empresa
Futura. (2ª.ed.).Venezuela: San Antonio.
PINTO VILLATORO, Roberto (2000).Planeación Estratégica de
Capacitación. (4ª.ed.).México: Interamericana Editores.
LORENZI, Peter (2002).Planificación Bajo el Enfoque de Calidad
Total. Revista de Investigación y Programas de Especialización
Vol. XV Nº 1, enero.
53
Universidad Nacional de Trujillo. Perú: Litoflex Ltda.
INVESCA: GESTION ADMINISTRATIVA: Informe, Perú.2006.
http://www.invesca.com/capacitacion-pyme/INVESCA-GESTION
(18.Sep.2009)
IDEC: GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LAS
MUNICIPALIDADES: Investigación, Colombia.2005.
http://www.monografias.com/trabajos25/gestion-
administrativa/gestion- administrativa.shtml (18.Oct.2009)
Este cuestionario esta dirigida a los 12 trabajadores que
desempeñan labores en las 8 áreas funcionales de la
Municipalidad de Caynarachi, con la finalidad de conocer
la Gestión Municipal actual.
CUESTIONARIO
Buenos días:
Estoy trabajando en un estudio de investigación que
servirá para elaborar una tesis profesional en la
Universidad César Vallejo de la Facultad de Ciencias
Empresariales acerca del “Diseño y aplicación de un plan
54
estratégico orientados a la gestión administrativa de la
Municipalidad Distrital de Caynarachi en el periodo 2010”,
y para ello le pediría si fuera tan amable de contestar unas
preguntas. Le pedimos que conteste este cuestionario con
la mayor sinceridad posible, muchas gracias por su
colaboración.
1. ¿Qué funciones desempeña dentro de la Municipalidad?
………………………………………..
2. ¿Como evalúa hasta este momento la Gestión del actual Alcalde?
Muy Buena ( )
Buena ( )
Regular ( )
Deficiente ( )
Mala ( )
3. Usted considera que la municipalidad esta trabajando bajo una planificación o no.
Si ( ) No ( )
Por qué: ………………………………………………………………………….
4. Usted cree que es importante la elaboración de un plan estratégico para mejorar la gestión administrativa de la municipalidad
Si ( ) No ( )
Por qué: ………………………………………………………………………….
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5. Conoce usted las obras que esta haciendo la municipalidad
Si ( ) No ( )
6. Se están realizando obras por parte de la municipalidad, menciónelas
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
7. ¿Qué obras cree usted que son necesarias para el distrito y no se están cumpliendo?
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
8. ¿Qué sugeriría usted para mejorar la actual Gestión de la Municipalidad?
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
ENTREVISTA
56
Esta entrevista esta dirigida al Alcalde y Regidores que
desempeñan labores para la Municipalidad de Caynarachi, con
la finalidad de conocer la Gestión Municipal actual.
1. Cargo que desempeña actualmente.
2. Qué actividades esta desarrollando la Municipalidad en la actualidad.
3. La Municipalidad cuenta con un plan de desarrollo o plan estratégico actualmente.
4. Están trabajando en base a un plan estratégico, si, no, porqué.
5. Estaría usted de acuerdo en que se pueda elaborar un plan estratégico.
6. Quienes deberían formar parte para la elaboración de dicho plan estratégico.
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OBJETIVOS HIPOTESIS VARIABLES INDICADOR
ES
INSTRUMENTOS
FUENTE
OBJETIVO GENERAL.
Establecer el efecto de un Plan Estratégico
en la Gestión Administrativa de la
Municipalidad Distrital de Caynarachi en el
periodo 2010
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Elaborar un diagnóstico de la Gestión
administrativa de la Municipalidad Distrital
de Caynarachi.
Diseñar un Plan Estratégico a corto,
mediano y largo plazo para la entidad en
estudio.
Aplicar el Plan Estratégico con indicadores
de evaluación a corto plazo.
Evaluar los objetivos de corto plazo del Plan
Estratégico aplicado.
El diseño y aplicación de
un plan estratégico
permitirá mejorar la
calidad de la gestión
administrativa de la
Municipalidad Distrital de
Caynarachi en el periodo
2010
INDEPENDIENTE
Plan estratégico
DEPENDIENTE
Gestión administrativa
Visión
Misión
Líneas estratégicas
Análisis Foda
Valores
Estrategias de
implementación
Sistemas de gestión
Estructura
organizativa.
Objetivos y metas
Fichas de Investigación
Libros
Revistas
Textos
Guía de Cuestionario
A los trabajadores que laboran en la Municipalidad Distrital de Caynarachi
Guía de entrevista Alcalde y Regidores
Guía de Análisis Documental
Plan de Desarrollo Concertado
.
“DISEÑO Y APLICACIÓN DE UN PLAN ESTRATEGICO ORIENTADOS A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CAYNARACHI EN EL PERIODO 2010
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FICHAS TEXTUALES
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Planificación Estratégica
La planificación Estratégica es una herramienta por excelencia
de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más
ventajas competitivas de la organización y la formulación y
puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar
sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos,
del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
Características de la Planeación Estratégica:
Se puede observar que esta se ocupa de cuestiones
fundamentales. La planeación estratégica da respuesta a
preguntas como las siguientes:
1. ¿En qué negocio estamos y en qué negocio deberíamos
estar?
2. ¿Quiénes son nuestros clientes y quienes lo deberían ser?
AUTOR: JOAQUÍN RODRÍGUEZ VALENCIA (2005) Página
60
Objetivos y Elementos de la Planificación Estratégica
OBJETIVOS
Los objetivos estratégicos se elaboran con un alcance de cinco
años y mínimo de tres. Depende del tamaño de la empresa. Los
objetivos organizacionales tienen una duración de un año. Los
primeros objetivos son de responsabilidad de la alta dirección,
ellos son los encargados de señalar la línea de acción de la
empresa hacia el futuro.
ELEMENTOS
1.La declaración: Es un elemento “apriorístico”, al estilo de una
declaración de principios, que refleja la cosmovisión del
planificador e incorpora esa intencionalidad normativa que es el
único elemento de la programática política.
2.El contexto: Establecido mediante un análisis estructurado de
la realidad.
3.Los objetivos: Formulados en una serie de propuestas
globales, orientadas por la intención normativa, pero respetando
el contexto impuesto por la realidad.
4.Las metas: Formuladas en una serie de propuestas especificas
y puntuales, establecen los caminos a recorrer para alcanzar los
objetivos.
5.La instrumentación: Consistente en asignaciones de
prioridades, recursos, funciones, y responsabilidades.
6.La implementación: Establece un Plan de ejecución o al
menos un plan de acción inicial.
Un plan estratégico
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Gestión Administrativa
La gestión administrativa es el conjunto de acciones
mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a
través del cumplimiento de las fases del proceso
administrativo: Planeación, Organización, Ejecución,
Control.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción
que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
ORGANIZACIÓN
Se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a
través del ordenamiento y coordinación racional de todos
los recursos que forman parte del grupo social.
EJECUCIÓN
Para llevar a cabo físicamente las actividades que
resulten de los pasos de planeación y organización, es
necesario que el gerente tome medidas que inicien y
continúen las acciones requeridas para que los miembros
del grupo ejecuten la tarea.
CONTROL
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos.
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