situaciones especiales compiladas

CAPACITACIÓN ENTIDADES NIVEL NACIONAL Y

TERRITORIAL

CASOS ESPECIALES

GENERAL DE LA NACIÓNCO N TAD U RÍA


Se presenta incertidumbre en el saldo de las cuentas del grupo de efectivo, debido a que existen consignaciones sin identificar, notas débito y notas crédito sin reconocimiento contablemente, cheques no cobrados, con elevada antigüedad.

EFECTIVO

Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES


EFECTIVO

Acciones administrativas

• Definir una política que establezca:

• La periodicidad para realizar la conciliación bancaria

• El responsable de su elaboración

• Solicitar a la entidad financiera los soportes (Consig – ND – NC)

• Cruzar soportes con cartera (consignaciones)

• Comunicación con acreedores (Cheques no cobrados) – políticas de control interno - Anulación

• Si el banco no tiene los soportes:

- Comunicación con deudores (pagos realizados)

- Elaborar informe final sobre la gestión adelantada y sus efectos.

- Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (Asesor)

- Acto administrativo – Acta comité - Nota de contabilidad


Se pueden presentar las siguientes acciones que originen

registros contables:

• Ajustes: ND y NC (Gastos e Ingresos Financieros)

• Consignaciones sin identificar: se reconocen como un pasivo, hasta tanto se identifique el origen. En caso de que no sea posible identificarlas se reconocen como ingreso extraordinario. Concepto 97446 de julio 24 de 2007.

• Cheques no cobrados: 242529 (Anulación)

Acciones contables

EFECTIVO


EFECTIVO

Embargan las cuentas bancarias de una entidad como consecuencia de un proceso judicial el cual corresponde a otra entidad pública.

Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES


EFECTIVO

Acciones administrativa

• Identificar el origen del embargo de los recursos y el proceso respectivo

• Iniciar defensa jurídica de la entidad

• Obtener el documento soporte para informar a contabilidad sobre la situación definida.


EFECTIVO

• Cuentas embargadas: 839006/891590

• DGCPTN: 110605/110601 y 839006/891590

Ver Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias.

Acciones contables


Entidades que presentan saldos en las cuentas de INVERSIONES (Administración de liquidez y con fines de política), pero no han adelantado su actualización.

INVERSIONES

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN


INVERSIONES


• Identificación del Origen:

• Falta de información?

• Responsable no asignado?

• Desconocimiento de la norma?

• Establecer política de flujos de información interna y externa.(3.2 - 3.6 - 3.20)

• Asignación de responsable de la actualización. (3.20.1)

• Actualización permanente y formación continuada.(3.13)


Administración de liquidez: • Metodologías Superfinanciera

para inversiones negociables

Utilidad: 1201/02 - 480584/85

Pérdida: 1201/02 – 580568/69

• Por lo menos el último día de cada mes

• Si se tiene prevista la venta – se actualiza el día anterior

• Tener en cuenta riesgo de emisor –provisión 530232/128032

INVERSIONES

Acciones contables

Fines de política:

Metodologías SuperFinanciera

• Hasta el vencimiento –TIR

• Utilidad: 1203 - 480586

• Macroeconómica y disponibles para la venta- Metodología de inversiones negociables

Utilidad: 1203 – 480586

Pérdida: 1203 – 580570

• Tener en cuenta riesgo de emisor –provisión 530233/128033


INVERSIONESGENERAL DE LA NACIÓNCO N TAD U RÍA

Entidades que tienen una inversión en cooperativas, cada año entregan un aporte que genera rendimientos financieros. El dinero solo lo puede utilizar en el momento en que se retire de la cooperativa. Existe duda del tratamiento contable.

INVERSIONES

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN



• No existe control

• Inversión patrimonial en entidades no controladas

Subcuenta 120750-ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO de cuenta 1207-INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES NO CONTROLADAS.

• Actualización costo vs valor intrínseco o cotización en bolsa (Valorización – superávit).

• No son objeto de actualización – cooperativas

• Distribución de participación – Ingresos Financieros 480527

INVERSIONES

Acciones contables

Acciones Administrativas: N/A


La entidad sobreestima sus derechos e ingresos al reconocer ingresos potenciales tales como: - Intereses de mora, transferencias, procesos judiciales.

Acciones a seguir

SITUACIÓN

DEUDORES(Reconocimiento de ingresos potenciales)

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Revisión de los documentos que acreditan el derecho cierto (Claro, expreso y exigible)

• Actualización contable permanente y continuada

DEUDORES(Reconocimiento de ingresos potenciales)

Acciones contables

• Intereses de Mora:

• Reconocimiento ingresos: principio prudencia 480513

• Reconocimiento No ingresos: cuentas de orden 819003

• Transferencias:

• Causación: Ingreso - etapa de obligación del girador


La entidad reconoce como derechos e ingresos los recursos recibidos de terceros para su administración mediante convenio.

Acciones a seguir

SITUACIÓN

DEUDORES(Convenios)

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Análisis de los términos de referencia del convenio

• Identificación de Información a reportar entre las partes.

• Identificación de condiciones para la legalización de los recursos entregados.

• Disponer de los documentos soportes idóneos de la ejecución

• Liquidación del convenio al culminar su objeto.

DEUDORES(Convenios interadministrativos)


• Entidad que recibe:

• Con la recepción: 1110 / 2453-Recursos recibidos en administración

• Con la ejecución y legalización 2453 / 1110

Acciones contables

DEUDORES(Convenios)

• Entidad que entrega:

• Con la entrega: 1424-Recursos entregados en administración / 1110

• Con la ejecución y legalización Gasto / Activo/ 1424


La entidad tiene avances y anticipos entregados y/o recibidos no legalizados y convenios o contratos sin liquidar, de elevada antigüedad.

Acciones a seguir

SITUACIÓN

DEUDORES

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Análisis de los términos de referencia del convenio

• Identificación de Información a reportar entre las partes.

• Identificación de condiciones para la legalización de los recursos entregados.

• Disponer de los documentos soportes idóneos de la ejecución.

• Hacer seguimiento a cada una de los situaciones y establecer comunicación entre las partes.

DEUDORES



• Establecer el estado de los convenios identificando contraparte, grado de ejecución, recursos sin ejecutar.

• Liquidación del convenio al culminar su objeto (Unilateral o acuerdo).

• Análisis de la situación particular de los recursos no ejecutados (Devolución? – apropiación?)

• Elaborar informe final sobre la gestión adelantada y sus efectos.

• Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (Asesor)

• Acto administrativo – Acta comité - Nota de contabilidad

DEUDORES


• Entidad que recibió:

• Con la recepción: 1110 / 2450-Avances y anticipos recibidos ó 2453-Recursos recibidos en administración

• Con la ejecución y legalización 2450 ó 2453 / 1110

• Devolución de efectivo 2450 ó 2453 / 1110

• Reconocimiento de intereses 5801-Intereses/1110

Acciones contables

DEUDORES

• Entidad que entregó:

• Con la entrega: 1420-Avances y anticipos entregados ó 1424-Recursos entregados en administración / 1110

• Con la ejecución y legalización Gasto / Activo/ 1420 ó 1424

• Devolución de efectivo 1110/ 1420 ó 1424

• Reconocimiento de intereses 1110/4805-Intereses


Se presentan saldos en las cuentas de deudores sin la respectiva conciliación entre documentos y valores.

DEUDORES

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN



• Elaborar un inventario de los documentos que respaldan los derechos registrados. (3.4, 3.7 y 3.8)

• Comprobar que los documentos y sus valores están reconocidos en la contabilidad e identificado el deudor. (3.3, 3.7 y 3.8)

• Evaluar la idoneidad y validez del documento. (3.1 y 3.7)

• Comunicación con deudores para conciliar valores

• Soporte contable:


• Acto administrativo.

DEUDORES


Se pueden presentar las siguientes acciones que originen

registros contables:

• Ajustes: Según vigencia

• Reclasificaciones

• Eliminaciones: Tratamiento diferencial (GG – EMP)

• Incorporaciones: Según vigencia

Acciones contables

DEUDORES


Se realizan adiciones y mejoras a los bienes recibidos para el uso permanente sin contraprestación. Cuál es el tratamiento entre las entidades involucradas.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES




• Obtener los documentos soporte de la situación.

• Cruces de información internos y externos con el fin de actualizar el valor de los bienes.



Acciones contables

• Bienes de uso permanente sin contraprestación entre entidades del gobierno general: las adiciones y mejoras se reconocen como un mayor valor de los bienes en la cuenta del grupo 16- Propiedades, Planta y Equipo.

• Bienes de uso permanente entre empresas, o entre empresas y gobierno general se registran en la cuenta 1915-OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA, y debe amortizarlo. Adicionalmente actualizar cuenta 9346-Bienes recibidos de terceros

Concepto 99517 de octubre 11 de 2007

• La entidad que entrega el bien lo tiene registrado en cuentas de orden deudoras ( 8347) y debe actualizarlo con la adición realizada por la entidad.


Una entidad de gobierno general entrega parte de un inmueble para el uso permanente sin contraprestación a otra entidad del gobierno general.


Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES




• Disponer del documento soporte de la situación.

• La norma no contempla la posibilidad de registros contables con la entrega de alguna parte de un bien inmueble. Por tanto, la entidad propietaria o quien lo tiene contabilizado debe mantenerlo registrado en sus propiedades, planta y equipo, y revelar en notas la situación.

Concepto 93497 de julio 10 de 2007

Procedimiento contable


Una entidad pública realizó la construcción de una edificación en terrenos que son propiedad de particulares.


Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES




• Obtener el documento soporte de la propiedad del terreno de los particulares

• Disponer del documento soporte que describa la situación, con el convenio o autorización para realizar la construcción.

• Documento soporte de la construcción realizada

• Adelantar las gestiones que correspondan para la legalización de los terrenos a nombre de la entidad (donación, compra, extinción).



• Se registra la construcción (edificación) en la cuenta 1640-EDIFICACIONES

• Respecto del terreno:

- Si la propiedad no se ha trasladado a la entidad, se registra en cuentas de orden (9346-Bienes recibidos de terceros).

- Si se traslada la propiedad, pero está en proceso de legalización se registra en la subcuenta 160504 – Terrenos pendientes de legalizar / 312002 ó 323502 superávit por donación.

- Si se legaliza la propiedad para la entidad, se reclasifica a la subcuenta 160501 ó 160502.

Acciones contables


Una entidad pública entregó en arrendamiento parte de un inmueble en donde desarrolla su función administrativa.


Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES




• Disponer del documento soporte que describa la situación. (contrato de arrendamiento).

• No son objeto de reclasificación a la cuenta 1682 - Propiedades de inversión.

• Revelación en notas a los estados contables.

Acciones contables


Existencia de saldos contables que representan bienes y su respectiva depreciación acumulada globalizados.


Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Verificación de la existencia de datos básicos referenciales para la administración de los bienes

• Toma física (Estado-ubicación-responsable-soporte, etc.)

• Individualización y clasificación de acuerdo CGC-RCP

• Cuantificación del costo histórico (documento soporte o avalúo interno).




• Determinación del valor individual de la depreciación (documento soporte o asignación interna).


• Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (Asesor)

• Acto administrativo – Acta comité - Nota de contabilidad.

• Inicio investigación administrativa-fiscal si hay lugar.

• Proceso de sostenibilidad de saldos



• Realizar ajustes correspondientes:

• Mayor valor del saldo contable: Disminuye valor en libros (Costo histórico-depreciación) y la diferencia 580802- pérdida en retiro de activos.

• Control en cuentas de orden (Investigación 8361-Internas)

• Menor Valor del saldo contable: Aumento costo histórico grupo 16 y contrapartida patrimonio público incorporado.

• Determinar vida útil restante

• Continúa proceso de depreciación

Acciones contables



Una entidad adquiere un predio para ser demolido y realizar una nueva edificación. Cuál es el tratamiento contable de esta situación?.

Acciones a seguir

SITUACIÓN


• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES


• El valor de la adquisición del predio se reconoce en la cuenta 1605-Terrenos

Concepto 101183 de septiembre 18 de 2007

Acciones contables



• Evidenciar la intención al adquirir el terreno (proyecto).

• Obtención del documento soporte idóneo de la adquisición del predio.



Una entidad desarrolla su función administrativa en un bien declarado histórico y cultural. Se tiene duda sobre su registro en propiedades, planta y equipo o como un bien histórico y cultural.

BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO

E HISTÓRICOS Y CULTURALES

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN






• Obtener el acto administrativo que declaró la condición especial del bien ( Ley 1185 de 2008), el cual se constituye en el documento soporte para el reconocimiento contable. (3.7)

• Se reclasifica a la cuenta 1715.

• Valor Neto

• Se suspende la depreciación

• No es objeto de actualización

• No es objeto de amortización

Acciones contables



Una entidad identificó bienes históricos que no se encuentran registrados por cuanto no es posible establecer una medición monetaria confiable.

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN






• Identificación del Bien (mueble-inmueble)

• Descripción de las características:

• Representación del bien (arqueológico-etnográfico-histórico-artístico-científico- sociológico o tecnológico)

• Estado actual

• Ubicación

• Antigüedad

• Norma o acto administrativo que los declaró como bien histórico o cultural.





Acciones contables

• Revelación cuantitativa física en notas a los estados contables (dependiendo del tipo de bien).

• Revelación descriptiva en notas a los estados contables en donde se resuma la situación actual de este tipo de bienes.





Se necesita precisar los criterios que diferencian el reconocimiento contable de los bienes históricos y culturales y los bienes de arte y cultura.

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN






BIENES HISTORICOS Y CULTURALES

• Declarados como tal

• Muebles e inmuebles

• Tangibles o intangibles

• Construido o adquiridos a cualquier título

• Dominio y administración de la Entidad.



BIENES DE ARTE Y CULTURA

• Bienes Muebles

• Adquiridos a cualquier título

• Propósito de decorar

• Libros de investigación y consulta (Uso interno)

• Libros de investigación y consulta (Servicio de Biblioteca)

• De propiedad de la Entidad



• Bienes históricos y culturales: bienes muebles e inmuebles, Subcuentas de la Cuenta 1715

• Bienes de arte y cultura: bienes muebles: Cuenta 1960.

• No son susceptibles de actualización

• No son susceptibles de amortización

• Revelaciones en Notas a los estados contables

Acciones contables




Una CAR recibe recursos del Fondo Nacional de Regalías para llevar a cabo la ejecución de un proyecto de inversión ambiental a favor del municipio.

CUENTAS POR PAGAR

Acciones a seguir

SITUACIÓN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Disponer del documento soporte (convenio, acuerdo)

• Disponer de los documentos soporte de la ejecución del convenio

• Política de seguimiento a la ejecución del proyecto

• Disponer de Actas de entrega parciales y definitivas

CUENTAS POR PAGAR


• Registra los recursos acreditando la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN y debitando la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

• A medida que ejecuta el convenio registra el bien en la cuenta 1615-CONSTRUCCIÓN EN CURSO y acredita la cuenta 2405.

• En caso de que se pacte que una vez finalizada la obra debe ser entregada a la comunidad, se cancela el saldo de la cuenta 2453 y se acredita la cuenta 1615. Concepto 89924 de junio 7 de 2007.

Acciones contables-CAR

CUENTAS POR PAGAR


• Registra las transferencias del FNR 4428-Otras transferencias

• Registra el derecho por los recursos entregados en administración a la CAR 1425-Recursos entregados en administración

• Si el bien generado se entrega directamente a la comunidad registra el gasto público social en el grupo 55 en la cuenta 5508 y cancela el derecho reconocido en la 1425.

Acciones contables-Municipio

CUENTAS POR PAGAR


No se reconocen estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros.• Demandas judiciales• Obligaciones laborales• Pasivo pensional (Pensiones-

Bonos – cuotas partes)• Obligaciones potenciales• Impuestos• Servicios públicos

Acciones a seguir

SITUACIÓN

PASIVOS ESTIMADOS

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Determinar el origen de la situación • Revisión o definición de políticas para el flujo de

información y coordinación entre las dependencias (3.2 – 3.3 – 3.20)

• Actualización permanente de los integrantes del área contable sobre las normas contables (3.13)

• Idoneidad del documento soporte (pertinencia y cuantificación)

• Seguimiento a la evolución de las situaciones específicas

• Evaluación de riesgos - Metodologías.

PASIVOS ESTIMADOS


• Revisión de la norma técnica en general y del procedimiento contable de forma específica

• Elaborar registros contables (ESTIMACIONES):

Demandas judiciales: 531401 / 271005Obligaciones laborales: 5101 / 5202 / 7/ 2715Pasivo pensional (Pensiones - Bonos – cuotas partes) 5102 / 5202 / 7 / 2720Obligaciones potenciales: 531402 / 271006Impuestos: 5313 / 2705Servicios públicos: 511117 / 521115 / 7 /

279012

Acciones contables

PASIVOS ESTIMADOS


No se están utilizando las cuentas de orden para el reconocimiento de:Demandas (a favor y en contra)Contratos firmadosControl de derechos y bienes por retiroDeuda garantizadaPréstamos por desembolsarIntereses MoratoriosResponsabilidades ( Seguimiento)

Acciones a seguir

SITUACIÓN

CUENTAS DE ORDEN

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES



• Determinar el origen de la situación

• Revisión o definición de políticas para el flujo de información y coordinación entre las dependencias (3.2 – 3.3 – 3.20)

• Actualización permanente de los integrantes del área contable sobre las normas contables (3.13)

• Idoneidad del documento soporte (pertinencia y cuantificación)

• Seguimiento a situaciones de afectación potencial (Demandas, Responsabilidades, retiro de bienes y derechos, entre otros)

CUENTAS DE ORDEN


• Revisión de la norma técnica en general y del procedimiento contable de forma específica

• Elaborar registros contables:

Demandas a favor : 8120 / 890506

Demandas en contra: 9120 / 990505Contratos Firmados: Cuentas clase cero (compromisos) y

opcional cuentas de orden acreedoras de control: 939011 / 991590

Control de derechos y bienes por retiro: 8315 / 891506Deuda garantizada: 9125 / 990506Préstamos por desembolsar: 9350 / 991507Intereses Moratorios: 819003 / 890590Responsabilidades ( Seguimiento): 8361 / 891521

Acciones contables

CUENTAS DE ORDEN



Exigencia de los organismos de control fiscal de la impresión de los libros auxiliares de todo el año.

LIBROS DE CONTABILIDAD

• ADMINISTRATIVAS

Acciones a seguir

SITUACIÓN



• Establecimiento de la política de tenencia, conservación, custodia y exhibición de libros de contabilidad. (3.2-3.9)

• Las entidades que preparen la información contable por medios electrónicos no están obligadas a imprimir los libros de contabilidad.(3.9-3.15)

• Por tanto, cuando se requiera su exhibición, se realizará directamente en el sistema, garantizando su reproducción exacta y su disposición a los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las instancias respectivas. (3.9-3.15)

• Ley general de archivos

• Ley de comercio electrónico


LIBROS DE CONTABILIDAD



Existen diferencias en el reporte de las operaciones

recíprocas

• ADMINISTRATIVAS

• CONTABLES

Acciones a seguir

SITUACIÓN

OPERACIONES RECÍPROCAS




• Establecimiento de políticas de flujos de información interna y externa.

• Establecer mecanismos de control para asociar, en el momento de la captura de información, el reconocimiento de la transacción como una operación recíproca, identificando la entidad, el concepto y el valor.

• Establecer mecanismos de comunicación permanente con las entidades recíprocas antes de realizar el reporte con el fin de confrontar y validar saldos recíprocos y cuentas utilizadas de acuerdo con la tabla de correlaciones definida por la CGN.

• Realizar conciliaciones de diferencias con las entidades recíprocas




• Revisión del registro inicial

• Identificar el tipo de operación y origen de la diferencia (Por el momento de la causación, inconsistencia en el registro, criterio de valoración y aplicación de la norma).

• Realizar los ajustes y reclasificaciones producto de las conciliaciones o diferencias detectadas, cuando corresponda.

• Informar dificultades en la conciliación a la CGN

• Reenviar reporte

Acciones contables


situaciones especiales compiladas

Documents

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