Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos - Sesión 06

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

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SESIÓN

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIÓN MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS

6.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

Durante la fase de ejecución del proyecto, los recursos estarán trabajando en sus

tareas y el Director de Proyecto (Project Manager) estará haciendo el seguimiento

del progreso mediante la comparación de los valores reales con el Plan de Proyecto.

De esta manera, podrá analizar el rendimiento del proyecto, ver cómo va y tomar

las Acciones Correctivas apropiadas.

A veces, los cambios generales en el proyecto son necesarios debido a la fecha

límite programada, los costos generales o porque la asignación de los recursos no

está alineada con la programación. En ese caso, medidas radicales serán necesarias

para devolver al proyecto al cauce que le corresponde.

En tanto, si los cambios son grandes o son impuestos por terceros, se tendrá que

volver a planificar o a reprogramar el proyecto. Las técnicas utilizadas son similares

a las que utilizó para cumplir los objetivos cuando estuvo planificando por primera

vez. En el Plan de Proyecto, se harán los ajustes en la programación, los costos, los

recursos y el alcance y Microsoft Project 2010 volverá a calcular la programación de

tal manera que se pueda ver de forma rápida los resultados de la replanificación.

6.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN

Si está gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tendrá que tener presente

lo siguiente:

La fecha límite del proyecto.

Ruta crítica.

Las fechas de comienzo y de fin de las tareas críticas.

El progreso actual de las tareas críticas.

Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas hasta el punto en

que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la

programación para alinearla con la fecha objetivo.

6


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MONITOREO DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN

Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para alcanzar la

fecha límite utilizará una u otra técnica de entre las siguientes:

Revisar las fechas límite y la ruta crítica para ver si el proyecto va bien o si el

proyecto se ha demorado.

Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y

duraciones según sea necesario para tener el proyecto terminado a tiempo.

Agregar recursos a las tareas para acortar la duración de las tareas.

Por ejemplo, puede establecer una Línea Base para las tareas que están cerca de

las fechas límites programadas, en función de los valores reales introducidos.

Después, puede revisar las variaciones entre las fechas previstas y las

programadas.

REVISIÓN DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN GENERAL

Las estadísticas del proyecto muestran las fechas de comienzo y de fin

programadas actualmente, junto con las previstas, las reales y las restantes. Se

han de revisar todas las estadísticas del proyecto para obtener una amplia visión de

cómo se compara el proyecto con la Línea Base.

Para revisar las estadísticas del proyecto, hará lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del

proyecto”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Información del proyecto”.

FIGURA 1: Cuadro de Información del proyecto

2. Haga clic en la opción “Estadísticas”. Aparecerá el cuadro de diálogo

“Estadísticas del proyecto”. La fecha límite programada aparece en la columna

Fin.


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FIGURA 2: Cuadro de Estadísticas del proyecto

En el Diagrama de Gantt, la información de las tareas se resume para todo el

proyecto y todos los totales se muestran en la fila tarea resumen. Especialmente, la

columna Fin de la tarea resumen muestra la fecha límite del proyecto.

Para visualizar la programación, deberá agregar la fila de la tarea resumen del

proyecto, lo hará de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u ocultar » opción tarea

de resumen del proyecto.

Otra forma de visualizarla es la siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo » Opciones.

2. Luego haga clic en Avanzado » grupo Mostrar opciones para este proyecto,

coloque un check en: “Mostrar tarea de resumen de proyecto”.

Si agrega campos adicionales o visualiza tablas diferentes, la información se

resumirá para dichos campos según convenga.

Por defecto; el diagrama de Gantt, en el área gráfica temporal, muestra el progreso

como una barra negra delgada dentro de cada barra de tareas.

Para ver el porcentaje completado al lado de las barras de tareas, utilizará la vista

Gantt de seguimiento.

1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » en la parte inferior del botón

Diagrama de Gantt » “Gantt de seguimiento”.

2. Se mostrará la vista con los porcentajes completados.


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FIGURA 3: Gantt de seguimiento

REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DE LA PROGRAMACIÓN

Para revisar las diferencias entre los valores previstos y los valores programados,

utilizará la tabla Variación de la forma siguiente:

1. Muestre la vista Diagrama de Gantt u otra vista de tareas.

2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » opción Tablas » luego

seleccione “Variación”.

La tabla Variación muestra las fechas de comienzo y de fin programadas

actualmente y las compara con las fechas de Línea Base.

FIGURA 4: Tabla Variación

REVISIÓN DE LA RUTA CRÍTICA

Visualizando las fechas límite o la ruta crítica puede ver si es que aún está dentro

de las fechas para alcanzar la fecha límite. La revisión de la ruta crítica ayuda a

tener control sobre las tareas que deben completarse a tiempo. Para ver la ruta

crítica, seguirá los siguientes pasos:


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1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » De la lista despegable del

Diagrama de Gantt elija “Gantt de seguimiento”.

Si necesita alcanzar la fecha límite, tendrá que centrarse en las tareas críticas.

Puede ver las tareas críticas de color rojo en el Diagrama de Gantt, dando clic en la

pestaña Formato » grupo Estilos de barra » tareas críticas, como se muestra a

continuación:

FIGURA 5: Búsqueda de la opción Tareas Críticas

También puede filtrar la hoja de tareas para que muestre sólo las tareas críticas

usando la herramienta filtro.

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » filtro , luego en la lista

despegable, haga clic en “tareas críticas”.

FIGURA 6: Formas de Búsqueda tarea crítica

2. Project 2010 da la facilidad de poder acceder a la ruta crítica de forma directa.

Para ello, haga clic derecho en el área gráfica temporal, luego en “Mostrar u

ocultar estilos de barra” y finalmente seleccione “tareas críticas”. Cuando haya

terminado, haga clic en la opción “Sin filtro”.


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EJERCICIO 1: Análisis de las estadísticas y Ruta Crítica del Proyecto

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la

Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de

suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Usted como Director de Proyecto (Project Manager) desea analizar las estadísticas

de su proyecto, pues requiere hacer una comparación de los costos, trabajo y

duración. Además, desea ver las tareas críticas, para ello primero deberá

configurar el Gantt de seguimiento y la tabla variación para luego filtrar las tareas

críticas. Inmediatamente después de realizar las modificaciones al proyecto se le

pide responder lo siguiente:

1. ¿Cuál es el trabajo actual en horas del proyecto? _____________________

2. ¿Cuál es la duración real en días del proyecto? _____________________

3. ¿Cuál es el costo restante en dólares del proyecto?____________________

4. ¿Cuántas y cuáles son las tareas de la semana del 03 de marzo del año

2013 que se muestran como tareas críticas?_________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

REVISIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Revisar el progreso de las tareas críticas es la forma más efectiva de descubrir

rápidamente si un proyecto va bien en cuánto a alcanzar su fecha límite. Los filtros

siguientes lo pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del progreso

de las tareas:

1. Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.

2. Deberían comenzar el.

3. Deberían comenzar y finalizar el.

4. Progreso retrasado o pospuesto.

5. Tareas pospuestas.

6. Tareas con datos adjuntos.

7. Tareas con fechas fijas.

Para aplicar uno de estos filtros, haga lo siguiente:

1. Muestre una vista de tareas como el Diagrama de Gantt.

2. En la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en Filtro, luego acceda a la lista

de filtros » “más filtros”, seleccione el que desee utilizar y finalmente, haga clic

en “Aplicar”


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FIGURA 7: Filtros para revisión del progreso de las tareas

3. Si desea mostrar de nuevo todas las tareas, elegirá la opción “Sin filtro”.

EJERCICIO 2: Uso de filtros




Usted desea revisar el progreso de las tareas de su proyecto, pero para ello quiere

hacer uso de la herramienta Filtro del MS Project. Por experiencia en este tipo de

proyectos inmobiliarios, usted tiene conocimiento que siempre surgen

inconvenientes con los recursos, las asignaciones de las tareas, costos específicos,

etc. por ello se recomienda usar filtros para realizar un análisis centralizado de los

problemas.

Se sugiere que en cada paso o filtrado active la opción SIN FILTRO, de esa

forma cada paso se realizará en un proyecto completo (sin filtros).

Se pide que se realice y luego se responda lo siguiente:

1. Filtrar las tareas que Deberían comenzar el “26 de marzo del 2013”.

RESPONDER:

¿Cuál es la Duración Restante de la tarea Reconstruir suite?

____________________________________________________________


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2. Filtrar las tareas que Deberían comenzar y finalizar el (21/01/13 al

25/01/13.)

RESPONDER:

¿Cuál es la Costo Real de la tarea Conseguir estimaciones primarias?

____________________________________________________________

3. Haciendo uso del filtro Progreso retrasado o pospuesto a las tareas del

proyecto.

RESPONDER:

¿Cuál sería El comienzo programado de la tarea Instalación de

mobiliario?

____________________________________________________________

4. Filtrar las tareas con Tareas pospuestas.

RESPONDER:

¿Cuál es la tarea con mayor Porcentaje completado según las Tareas

pospuestas?

____________________________________________________________

5. Hacer uso del filtro Tareas con datos adjuntos de su proyecto.

RESPONDER:

¿Cuál es la tarea que tiene datos adjuntos?

____________________________________________________________

6. Hacer uso del filtro Tareas con fechas fijas de su proyecto.

RESPONDER:

¿Cuál es la tarea que tiene fecha fija y a la vez tiene un Porcentaje

Completado de 50%?

____________________________________________________________


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También puede utilizar Informes basados en texto o visuales para proporcionar

información sobre el progreso de las tareas de la forma siguiente:

Para ejecutar un informe basado en texto, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » seguidamente, haga clic

en “Informes”.

2. Dé Doble clic en el tipo de informe que desee, en este caso Actividades

Actuales» y elija el tipo de actividad que desee reportar.

FIGURA 8: Filtros para revisión del progreso de las tareas

FIGURA 8: Ejecución de Informes de Texto

3. Si apareciese un cuadro de diálogo pidiendo información, se la brindará y luego

le da clic en Seleccionar.

El informe aparece en una ventana de previsualización en la vista Backstage de

forma que pueda acercarlo o imprimirlo, la ventaja de MS Project es que puede

visualizar todo en la misma pantalla.

Para ejecutar un informe visual, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » “Informes visuales”.

2. En la pestaña “Todas”, haga clic en el Informe visual que desee generar.

3. Usted puede editar la plantilla dándole clic en el botón “Editar plantilla” donde

podrá agregar campos a su elección. Finalmente, deberá dar clic a “ver”.

El informe se genera a partir de los datos de MS Project data y se muestra

utilizando un gráfico dinámico (en caso de exportar a Excel) o un diagrama

dinámico (si se exporta a Visio).

Las actividades

actuales son las

siguientes:

Tareas sin comenzar.

Tareas que

comenzarán pronto.

Tareas en curso. Tareas completadas.

Tareas que deberían

haber comenzado.

Tareas pospuestas


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FIGURA 9: Crear informes visuales

Se puede usar también tablas para ver el progreso de las tareas, estas tablas son:

La tabla Variación.

La tabla Costo.

La tabla Trabajo.

Para ver el progreso de los recursos, se pueden usar las siguientes tablas también:

La tabla Trabajo.

La tabla Costo.

Para poder acceder a estas tablas haga clic en la pestaña Vista » clic a Tablas » y

busque la tabla que quiera usar. Si no la encuentra, haga clic en “Más Tablas” y

seleccione una tabla en el cuadro de diálogo. Para las tareas usar cualquier Vista de

tareas, para los recursos usar la hoja de recursos o uso de recursos según sea

conveniente.

EJERCICIO 3: Informes de textos y visuales.




La próxima semana tiene una reunión de estado y tiene que presentar un informe

general del proyecto. El informe que usted considera es el mejor para llevar a la

reunión es el Informe Resumen del Proyecto. También necesita un informe visual,

pues usted siente la obligación de explicar a la gerencia de una manera gráfica el

costo previsto.


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Se le pide a usted responder lo siguiente en base a:

1. Revise el Informe de texto “Resumen del proyecto” y responda:

¿Cuál es el estado TOTAL de los recursos?_________________________

¿Cuál es el estado TOTAL de las tareas?___________________________

2. Revise el Informe visual:

¿Cuál es el rango de Costo previsto de la semana 10 de este proyecto?

___________________________________________________

EJERCICIO 4: Usando tablas para ver el progreso de las tareas y recursos




Usted como Project Manager desea hacer el seguimiento de las tareas y los

recursos para asegurarse de que el progreso sea el que usted originalmente

planeó. Para ello hará y luego responderá lo siguiente:

1. Configurar la Tabla Variación de las tareas.

RESPONDER:

¿Cuál es la fecha de comienzo de la tarea resumen Requerimientos?

____________________________________________________________

2. Configurar la Tabla Costo de las tareas.

RESPONDER:

¿Cuál es el Costo Total de la tarea resumen Estimados y opciones?

____________________________________________________________

3. Configurar la Tabla Trabajo de las tareas.

RESPONDER:

¿Cuál es el Porcentaje de Trabajo Completado de la tarea resumen

Renovación de contrataciones y adquisiciones?

____________________________________________________________


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4. Configurar la Tabla Costo de los recursos con la hoja de recursos.

RESPONDER:

¿Cuánto es El Costo del recurso Rogelio S.?

____________________________________________________________

5. Configurar la Tabla Trabajo de los recursos usando la hoja Uso de

recursos.

RESPONDER:

¿Cuánto es el Trabajo previsto de todos los recursos de tipo material?

____________________________________________________________

VISUALIZACIÓN DE LÍNEAS DE PROGRESO

Project contiene otra herramienta que puede usar para comprobar el progreso que

está haciendo en su proyecto, si ha guardado la Línea Base de su proyecto.

Puede agregar Líneas de progreso al Diagrama de Gantt de forma que proporcionen

una forma gráfica de ver si las tareas están por delante de la programación, por

detrás o según lo programado.

Las líneas de progreso se muestran para las tareas que se han completado, están

en progreso o retrasadas. No se muestran para las tareas futuras. Para una fecha

de progreso dada, que podemos configurar como fecha de estado, podemos tener

dibujada una línea de progreso de MS Project que conecte las tareas en progreso

con las tareas que deberían haber comenzado.

Puede establecer la fecha de progreso de forma que esté en la fecha actual, la

fecha de estado del proyecto o cualquier otra fecha que seleccionemos. También

puede establecer varias fechas de progreso a intervalos iguales, por ejemplo, el

primer lunes de cada mes. Las líneas de progreso pueden crear un gráfico en el

diagrama de Gantt que proporcione información valiosa de la siguiente manera:

Explicación Gráficos

Una línea de progreso angulada a la izquierda

indica el trabajo tras la programación de la fecha de la línea de progreso.

Una línea de progreso recta indica que una tarea va según la programación con la fecha de la línea de progreso.

Las tareas que no tocan la línea de progreso son aquellas que están programadas para comenzar en el futuro a partir de la fecha de la línea de progreso o también aquellas que ya se terminaron.


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Para agregar una Línea de Progreso en un Diagrama de Gantt, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o

cualquier otra vista de tareas.

2. En la pestaña Formato » dé clic en cuadrícula » luego “Líneas de

Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente.

FIGURA 10: Cuadro Líneas de progreso

3. Configure cualquier otra preferencia que desee sobre fechas e intervalos de forma

que sean representadas por las Líneas de progreso. Puede introducir Líneas de

Progreso específicas, mostrar Líneas de Progreso en unos determinados

intervalos y demás.

FIGURA 11: Cuadro Formato Líneas de progreso

Si ha definido fechas de Líneas de Proyecto aparte de fechas de estado o actuales,

puede elegir mostrarlas sólo cuando quiera. Por ejemplo, si desea mostrar Líneas

de Progreso en una vista de impresión para una reunión de estado, pero ocultarlas

cuando esté actualizando el progreso. Oculte temporalmente las Líneas de Progreso

de la siguiente manera:

Haga clic en la pestaña

Estilos de línea y configure

las preferencias de formato de

cómo quiere que aparezcan las Líneas de Progreso en el

área gráfica del diagrama de

Gantt. Puede indicar el tipo y

color de las líneas, la forma y

color del punto de progreso

actual y otras líneas de

progreso.

En “Mostrar líneas

de progreso en

relación con el”,

seleccionaremos si

queremos que las

líneas reflejen el plan

real o el previsto.

En la pestaña Fechas e

intervalos, seleccione la

opción “Mostrar”. Después,

seleccione si quiere que la

línea de progreso se

muestre “en la fecha del

estado del proyecto” o

como “fecha actual”.


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1. En la pestaña Formato » grupo Formato » dé clic en Cuadrícula » luego

“Líneas de progreso”. En la pestaña Fechas e intervalos, desmarque el cuadro

de selección Mostrar. Las Líneas de progreso definidas desaparecerán del

diagrama de Gantt, pero las fechas permanecerán en el cuadro de diálogo para

cuando quiera volver a visualizarlas.

Puede quitar una o varias líneas de progreso definidas. Para ello:

1. En la pestaña Formato » dé clic en Cuadrícula » luego “Líneas de

progreso”. Asegúrese de que la pestaña Fechas e intervalos esté visible.

2. Al lado derecho del cuadro diálogo elegir la opción Fechas de la línea de

progreso e introduzca una fecha que desee eliminar del diagrama de Gantt y

después haga clic en el botón Eliminar.

CORRECIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Suponga que está revisando los detalles de la programación y que encuentra un

punto en el que el proyecto no se está desarrollando tan rápidamente como estaba

programado, y se complica cumplir la fecha límite o que quizás algún jefe superior

ha impuesto un cambio en la programación y tiene que considerar otra fecha límite.

Si tiene que tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para que se cumpla

una fecha límite programada, puede hacer lo siguiente:

Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programación como la

duración, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué

ajustes se pueden hacer.

Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo).

Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación (esto

necesitará de la aprobación de los miembros del equipo).

Cuando ajusta el Plan de Proyecto para alcanzar la fecha límite que necesita, ha de

asegurarse de comprobar los costos, la asignación de los recursos y el alcance.

Tendrá que saber cómo afectan los cambios al resto de las partes del Plan de

Proyecto. Podrá también necesitar establecer una nueva Línea Base, especialmente

si se han producido cambios importantes.


161

EJERCICIO 5: Agregar recursos y mostrar Líneas de Progreso


Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo

“Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Usted como Director de Proyecto (Project Manager) requiere ver las tareas que se

han completado, están en progreso o retrasadas, para si fuera el caso, hacer

ajustes. Porque la semana que viene tiene que informar ante Gerencia General y

los principales Stakeholders (Interesados) los avances y el estado de las tareas y

del proyecto en general. Se da cuenta que tiene algunos recursos sobreasignados

y desea saber cómo eliminar algunas sobreasignaciones además, desea saber el

progreso de las tareas del proyecto. Para ello, primero deberá redistribuir

automáticamente los recursos a todo el proyecto completo para luego establecer la

Línea de Progreso al proyecto. Una vez realizado los dos pasos, se le pide responder:

1. ¿Cuáles son las tareas y a qué grupo de tareas pertenecen dichas tareas que se

encuentran en la semana del 17 de septiembre del 2000 que justo coincide con

el estado del proyecto y no se encuentran muy retrasados?

___________________________________________________

___________________________________________________

6.1.2 MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS

Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener mucho

cuidado con el costo de los recursos, de las tareas y con los costos estimados del

proyecto completo. También puede ajustar el Plan de Proyecto si recibe nuevos

valores reales que puedan hacer que el presupuesto se dispare.

SEGUIMIENTO DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Utilizar una o varias de las técnicas siguientes para hacer el seguimiento y ajustar

los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial:

Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos.

Ajustar la programación para reducir los costos.

Ajustar las asignaciones para reducir los costos.

REVISIÓN DE LOS COSTOS TOTALES GENERALES

Hay dos formas de revisar los costos generales de un proyecto. Son las siguientes:

Revisar las estadísticas del Proyecto.

Agregar la tarea resumen del Proyecto.


162

Los totales del proyecto se mostrarán en esta tarea resumen en la parte superior

de la hoja. Si una tabla contiene información de costos, la tarea resumen mostrará

los costos totales.

REVISIÓN DE LA VARIACIÓN DE COSTOS

Utilizar la tabla Costo para revisar las diferencias entre los costos previstos y los

costos reales. Esta tabla incluye campos para los costos previstos, los costos

programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de costos. Para

utilizar esta tabla, seguirá los pasos siguientes:

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas.

2. Haga clic en Vista » grupo Tablas » tablas » “Costo”, de forma que

aparezca la tabla en la vista actual.

FIGURA 12: Cuadro Tabla Costo

También está la tabla de costos para los recursos, que incluye información para

todas las asignaciones de recursos.

Se accede a esta tabla de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Vista » “Hoja de recursos” o “Uso de recursos”.

2. Podrá utilizar la tabla Costo.


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Esta tabla tiene costo, costos previstos, costos reales, costos restantes y variación

de costos para todas las asignaciones de los recursos. La información de costos se

muestra para todos los recursos tipo: trabajo, material y costo.

Véase la siguiente figura:

FIGURA 13: Cuadro Tabla Costo en la Vista Uso de Recursos

REVISIÓN DE LOS COSTOS FUERA DE PRESUPUESTO

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o

recursos asociados con costos fuera del presupuesto.

Si se desea esta vista y utilizar la tabla que contiene la información que quiera

revisar en el contexto de costos fuera del presupuesto, se deberá seguir los

siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y

aparecerá una lista » haga clic en Más filtros.

2. En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el

presupuestado” » y después clic en Aplicar.

Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero tiene tareas o recursos con

costo mayor que el presupuestado, en el mismo cuadro de diálogo haga los

mismos pasos en la opción Resaltar.

3. Revisará las tareas o recursos para analizar la extensión de los costos por

encima del presupuesto.

4. Cuando termine, si desea mostrar todas las tareas de nuevo, deberá dar clic en

la pestaña Vista, luego dirigirse a y seleccione Sin filtro.


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FIGURA 14: Revisión de los costos fuera de presupuesto

EJERCICIO 6: Revisión de la Variación del Costo y Costos fuera del

presupuesto.


Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Proceso de

planeamiento.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Para el desarrollo del ejercicio, primero debe Establecer una Línea Base, luego

usted desea visualizar algunas variaciones de costos, para ello siga lo que se pide

en los siguientes enunciados y responda a las preguntas:

1. Incremente la Tasa Estándar utilizando la Hoja de Recursos a $60 de los

siguientes recursos: Equipo de Revisión y Usuarios de Herramientas y

responda, usando la Tabla Costo con la Hoja de recursos, ¿Cuál es la

Variación del Costo de dichos recursos?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

2. Utilice la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo y mencione, ¿Cuáles

son los nombres y variaciones de costo de las fases principales del proyecto

que se han modificado?


165

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

3. Utilizando la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo, filtrar las tareas

usando el filtro Costo Mayor que el presupuestado y responder ¿Cuál es

la Variación de Costo de las tareas Reunión revisión de plan preliminar

(límite de 2 horas) (Fila 15) y Llevar a cabo reunión de revisión final

(límite de 2 horas) (Fila 22)?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

REVISIÓN DEL RENDIMIENTO DEL COSTO UTILIZANDO EL ANÁLISIS DEL

VALOR GANADO

MS Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus

costos esperados con sus costos reales y son: Valor Acumulado para las tareas,

Indicadores de costo de Valor Acumulado, Indicadores de programación del Valor

Acumulado y Valor Acumulado para los recursos.

Estas 4 tablas lo ayudan a evaluar la relación entre el trabajo y los costos. Puede

usar las tablas de Valor Acumulado para pronosticar una tarea que terminará

dentro del presupuesto; un pronóstico está basado en la comparación de los costos

reales incurridos en la tarea hasta la fecha con los costos previstos.

Para generar información de Valor Ganado, tendrá que tener los siguientes

elementos:

Una Línea Base guardada.

Recursos asignados a las tareas.

Los costos asociados con los recursos asignados.

La información de progreso real.

Para revisar la información de Valor Ganado, haga lo siguiente:

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic

en la pestaña Vista » grupo Datos »Tablas » “Más tablas”.

2. Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado

o en Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de

la información del Valor Ganado que desee revisar.


166

FIGURA 15: Cuadro Valor Acumulado

A continuación, se muestra el contenido de cada una de las tablas:

Nombre de la tabla Campos incluidos

Valor Acumulado

para las tareas

CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado),

también conocido como PV (Valor Planificado).

CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado),

también conocido como VA (Valor Acumulado).

CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también

conocido como AC (Costo real).

VP (Variación de la Programación).

VC (Variación del Costo).

CEF (Estimación hasta la Conclusión).

CPF (Costo Previsto).

VAF (Variación a la Conclusión).

Valor Acumulado

para los recursos


también conocido como PV (Valor Planificado).



167

también conocido como VA (Valor Acumulado).

CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también

conocido como AC (Costo real).



CEF (Estimación hasta la Conclusión).



Indicadores de

Costo del Valor

Acumulado


también conocido como Valor Planificado.


también conocido como Valor Acumulado.


%VC (Porcentaje de la Variación de Costos).

IRC (Índice del Rendimiento de Costos).


CEF (Costo Estimado al Finalizar).


IRPC (Índice de Rendimiento Para Completar).

Indicadores de

Programación del

Valor Acumulado


también conocido como Valor Planificado.


también conocido como Valor Acumulado.


%VP (Porcentaje de la Variación de la Programación).

IRP (Índice del Rendimiento de la Programación).

REVISIÓN DEL ESTADO DEL PRESUPUESTO

Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de

Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para

tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite comparar

varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla Indicadores

de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos de las

variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.

Para mostrar la tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado se realiza los

siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas”.

2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de

Costo del Valor Acumulado”.

Para mostrar la tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado, realice los

siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas”

2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de

Programación del Valor Acumulado”.


168

FIGURA 16: Cuadro Indicador de Costo de Valor Acumulado

ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON EL PRESUPUESTO

Suponga que se han revisado todos los detalles del presupuesto con los costos del

proyecto actual y que se ha encontrado que se pasará significativamente el

presupuesto asignado o quizás un jefe le ha pedido que recorte los costos un 10% y

necesita trabajar ahora sobre otro costo en el proyecto.

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para reducir los

costos, puede hacer lo siguiente:

Volver a comprobar los supuestos de costos, tales como las tasas de los

recursos, los costos por uso de los recursos, la cantidad de recursos de costos

asignados a las tareas y los costos fijos de las mismas.

Ajustar la programación para reducir los costos, reduciendo la duración de las

tareas.

Modificar la asignación para reducir costos. Agregar, quitar o reemplazar

recursos en las asignaciones para recortar costos de forma apropiada.

Recortar el alcance para reducir costos (lo que probablemente necesite la

aprobación por parte de los diferentes participantes).

Cuando ajuste el Plan de Proyecto para conseguir el presupuesto que busca, se ha

de revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance. Se tiene que saber

cómo afectan los cambios a las otras partes del proyecto. También se puede

considerar la configuración de una nueva Línea Base, especialmente si se producen

grandes cambios en los costos que afectarían a la programación.


169

EJERCICIO 7: Uso de tablas Indicador de Costo de Valor Acumulado e

Indicador de Programación de Valor Acumulado.


Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped

autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Al revisar en la Hoja de Recursos, se da cuenta que los recursos Jefe de Ingenieros

y Consultores Marketing tienen una Tasa estándar superior al mercado. Usted hace

una búsqueda y encuentra que existe una competencia feroz en el mercado de

estos tipos de recursos, por lo que decide retenerlos. Después de conversar con

dichos recursos llegan a un acuerdo para ambas partes. Se aprobó bajar la tasa

estándar de los recursos en mención a $50 /hr.

Ahora, con este cambio, se le pide a usted revisar el nuevo estado del presupuesto

usando las tablas Indicadores de Costo de Valor Acumulado e indicador de

programación del Valor Acumulado, y responder lo siguiente:

1. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor acumulado de la

tarea resumen Fase 1- Marketing del producto?

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2. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor planeado de la

tarea resumen Fase 2- Diseño del sistema?

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3. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es

el %VP de la tarea resumen Fase 3- Crear diseño detallado y

construcción de prototipo?

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4. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es

el IRP de la tarea resumen Fase 4- Modificaciones y pruebas?

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Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos - Sesión 06

Marketing

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