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MSProjectAvanzadoDoloresLankenauCaballeroDerechosdeautor
DoloresLankenauCaballero
Derechosdeautor
Elcontenidointelectualdeestemanualespropiedaddelautor.Derechosreservados.
ElcursodeMSProjectAvanzadoysulogosonunamarcaregistrada,prohibidosuusoparacualquiernsinconsentimientoescritodelautor.
Noviembre2012
EnAegisCampusMonterreyestamosparaservirle
Ventas
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FacturacinyCobranza
MarthaLizethRodrguezCastilloTel.8358-20-00ext.5184lizeth.rodriguez@itesm.mx
Logstica
VictorMiguelLuisAcostaTel.8358-20-00ext.5345vmla@itesm.mx
Direccin
AdnLpezMirandaTel.8358-20-00ext5114adlopez@itesm.mx
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*Elcontenidodelmanualylapresentacinpuedenvariarporpropsitosdidcticosyderechosdeautor
*SerecomiendausarelprogramaFoxitReader(Pc)ySkim(Mac)paraunamejorvisualizacindelcontenidoytomadenotas.
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NombrePerlpblicoenLinkedIn
DoloresLankenauCaballerohttp://www.linkedin.com/pub/dolores-lankenau/54/675/209
InstructorMSProjectAvanzado
ndice
1.Laplaneacinintegraldelproyecto
2.Programacindeactividadesyasignacinderecursos
3.Administrandolaholguradelproyecto
4.Lanivelacinderecursos
5.Elpresupuestodelproyecto
6.Vistasejecutivasdelcronograma
7.Laadministracindeproyectosmltiples
8.Elcontroleficientedeproyectos
9.Cmoprepararseparalosreportesdeavance
10.ElmtodoEarnedValue
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11.Reportedelavariacindelcostoconlavistasemforo(StoplightView)112
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1.Laplaneacinintegraldelproyecto.Laespecificacindelproyecto;introduciendolaEstructuradelaDivisindelTrabajoylospaquetesdetrabajo(WorkBreakdownStructure);lamatrizderesponsabilidades,aprovechandofiltrosybanderas.
EnestemanualseutilizanlassiglasMSPparahacerreferenciaaMicrosoftProject2010.
DESCRIPCINDELCASO
Laplaneacinintegraldeunproyecto
Dimecmoempiezaelproyectoytedircomovaaterminaresunafrasequeresumelaimportanciadecomenzaradecuadamentelosproyectos;sinembargolapreguntabsicaesdndecomenzarlos?ocmoiniciarlos?
Indudablementequelajustificacindelproyecto,comosatisfactordeunanecesidad,esunbuenprincipio,peroapartirdeahsedeberealizarunaplaneacinadecuadaysistemtica,dondeelconocimientoyladifusindelobjetivodelproyectoesdeterminante.
Elobjetivosedebecompletarconinformacinquepermitaconocerlascaractersticasrelevantesdelproyecto,dichainformacinseconstituyeenunaespecificacindelproyecto.Entrelosdatosrelevantesdelaespecificacindelproyecto,sedebemencionarquineselcliente,qunecesidadsatisfaceelproyecto,culeselpresupuestoylosbeneficios,entreotros.
LaplaneacindelproyectosevatejiendodemanerasistemticayordenadacuandoapartirdelaespecificacinsegeneralaestructuradeladivisindeltrabajoEDT-(WorkBreakdownStructure),herramientaquepermitedesglosarelproyectoensusdiferentescomponenteshastallegaralpaquetedetrabajo,ltimoniveldelaEDTyquedescribeelvolumendetrabajoaejecutarporunapersonaounidadorganizacional.SeconsideraquelaEDTylospaquetesdetrabajoayudanadefiniradecuadamenteelalcancedelproyecto.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina2
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Unavezquesetienenloselementosdescritosanteriormente,sedarespuestaalqusevaahacerenelproyecto.Elpasoinmediatoseradefinirquinlovaahacer.Enestecasolamatrizderesponsabilidadespermiteasignardiferentesfuncionesdentrodelproyecto.
LautilizacindeMSP
Enlosproyectosesnecesariointegrarlatodalainformacininicialdemaneraquesealabaseparalaprogramacindelproyecto(eldiagramadeGanttolaRed),asegurandoademsquecadavezqueunmiembrodelequipodetrabajoaccedaalarchivodelproyectopuedarevisarlaespecificacindelproyecto,laEDTolamatrizderesponsabilidades.
UnavezquelainformacinseencuentraenelarchivodeMSP,esposibledisearfiltrosy/obanderasdetalmaneraquesepuedamostrareimprimirsolamentelasactividadesquelecorrespondenacadaresponsable.Estopermitequeelresponsabledelaactividadrecibasolamentesusactividadesynotodoelprogramadelproyecto.
Actividades:
1.Iniciarunproyectonuevo2.IntroducireldocumentodeespecificacindelproyectoenelarchivodeMSP3.DefinirlaEDTconsusrespectivoscdigosestructuradosyelObjetivoGeneraldelProyecto4.Describirelpaquetedetrabajoparadosactividades5.Disearlamatrizderesponsabilidades6.Programarfiltrosybanderasdemaneraquesepermitamostrarsolamentelasactividadesporresponsable7.UsarelOrganizerparaimportaryexportarvistas,tablas,mdulos,yotroscomponentesdelMSP
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1.Laplaneacinintegraldelproyecto.Laespecificacindelproyecto;introduciendolaEstructuradelaDivisindelTrabajoylospaquetesdetrabajo(WorkBreakdownStructure);lamatrizderesponsabilidades,aprovechandofiltrosybanderas.
SOLUCINDELCASO
1.Iniciarunproyectonuevo
UnproyectopuedesercreadoapartirdeunnuevodocumentooutilizandoplantillaspreviamentecreadasodelsitiodeOffice
Dependiendodelaseleccinhecha,semostrarnlasplantillasdisponiblesquepuedensermodificadasenelprocesode
creacindelproyecto:
Figura1.1
Figura1.2EjemplosdeplantillasdeOffice.com
Paraesteejerciciosecrearunnuevoarchivoconelnombredelproyecto:"SimposiumInternacionaldeSoldadura"
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Aliniciarelproyectosedespliegalapginaprincipaldelproyecto:
Figura1.3
Unavistaesunformatoparaanalizarlainformacindelproyectooparaintroducirdatos.Existentresformatosdevistas:HojasGrficasydiagramasFormulariosLasvistaspuedencombinarsemostrandodosvistasindividualesParadesplegarlabarralateraldedesplazamiento,sedebepresionarelbotnderechodelmouseyseleccionarlaopcinViewBar
Lasvistasseseleccionandesdelabarradedesplazamientolateralquemuestralas14vistasmsusadasomediantelaopcinOtherViewsdelapestaaViewLasvistasporomisinsonlaGrficadeGanttylalneadetiempoTimeLine
Figura1.4
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Parainiciarelproyectoserealizalosiguiente:DefinirlafechadeiniciodelproyectoenlapestaaFile,seleccionandoInfoyhaciendoelcambioenlaopcinStartDatequeaparecealaderechadelaventanaoaccediendoalaopcinProjectInformationdelapestaaProject:
Proporcionarlosdatossolicitados:Fechadeinicio(Startdate)Fechadeterminacin(Finishdate)Programarsegn(Schedulefrom)Fechadeinicio(ProjectStartdate)Fechadeterminacin(Projectfinishdate)Fechaactual(Currentdate)FechadeStatus(Statusdate)Tipodecalendario(Calendar):Estndar,24horas,TurnosPrioridaddelproyecto(Priority)
Figura1.5
Ajustarlaescaladetiempoquerepresentaeltiempoenelqueserealizanlastareaseincluyedeunaatresescalas.
Pararealizarelajustesehacedobleclicsobrelaescala:
Figura1.6
OseseleccionalaopcinTimescaleEnlapestaaView:
Figura1.7
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ActividadDuracin
Definirobjetivos2d
Investigarlaaudiencia10d
Buscarpatrocinadores5d
Contratarexpositores3d
Seleccionarsalasdeexposicin5d
Salasseleccionadas(meta)0d
Disearreconocimientos8d
Reconocimientoslistos(meta)0d
Prepararinauguracin7d
Seleccionarconductordeinauguracin2d
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Definirelcalendariodelproyectoparaindicarlosdasdetrabajoylosdasenquenosetrabaja.EstosehaceenlapestaaProjectenlaopcinChangeWorkingTime:
Figura1.8GuardarelproyectoconelnombreindicadoenlapestaaFile,enlaopcinSave.
2.IntroducireldocumentodeespecificacindelproyectoenelarchivodeMSPEnlaplaneacindelproyectosedefineelesquemadetrabajoqueserequiereparadesarrollarlosentregablesdelproyectoconbaseenlaestructuradedesglosedeltrabajo.Elproyecto"SimposiumInternacionaldeSoldadura"estdefinidoconlassiguientesactividadesyduraciones:
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Inauguracin(meta)0dParaintroducirlastareasseseleccionalavistadeldiagramadeGantt(GanttChart)delapestaaViewyseintroducenlosnombresdelastareasenlacolumnaTaskName,incluyendoactividadessumariasymetasintermedias.
Lastareaspuedencalendarizarsededosmodos:CalendarizadasmanualmenteAutocalendarizadas
Poromisin,lastareasestndefinidasparacalendarizarsemanualmente,porloquesisedeseaqueseanautocalendarizadas,debehacerseelcambioenelmendesplegable.
Sisedeseaquetodaslastareasseanautocalendarizadas,seseleccionanyseutilizalaopcindeseadadelapestaaTaskModeFigura1.9
OseestableceenformageneralenlasopcionesdelproyectoenlapestaaFile,enopciones(Options)yseleccionandolaventanaparacalendarizacin(Schedule):
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ActividadSumariaSub-actividades
Planeacin1,2,3
Programacin4,5,6
Preparacin7,8,9,10,11
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Figura1.10
LastareassonadministradasenMsProject2010deacuerdoasudefinicindelasiguientemanera:Tareascalendarizadasmanualmente:Lastareasnosemoverndespusdesercreadas,aunsiseleshanasignadorecursos,seencuentrenligadasoserealizancambiosalcalendariodelproyecto.Tareascalendarizadasautomticamente:Secalendarizanconbaseenlasdependencias,restricciones,calendariosyotrosfactoresqueafectensuprogramacin.
Puedenintroducirsetareasquesolosedeseadocumentarperoquenoafectenlaprogramacindeactividadesmedianteelbotn:
Aunquelastareaspermanecenenelproyecto,noafectanlaprogramacinoladisponibilidaddelosrecursos.
Parainsertarunanuevatarea:SecolocaelcursorenelnombredelatareaendondeseinsertarlanuevatareaOprimirlateclaInsoseleccionarelbotnTaskdelapestaaTaskParaeliminarunatareaSecolocaelcursorsobreelnmerodelrenglndelatareaqueseeliminarOprimirlateclaDeloseleccionarlaopcinCutdelapestaaTaskParadesplazarunatareadeunaposicinaotra:SeleccionarelidentificadordelatareaodevariastareasDesplazarla(s)alaposicindeseada(Noserequiereinsertarunrengln)
Lasactividadesdelcasodebenseragrupadasenlassiguientesactividadessumarias:
UngrupooresumendetareasgeneraunesquemadeagrupacinportipoParaindicarqueunatareaespartedeungruposeutilizaelbotndeindentacinaladerecha.
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Laindentacinalaizquierdageneraunnuevogrupoounanuevatarea
LastareasseapreciarnenformadegruposOtraformadehacerloesseleccionandolastareasyutilizandolaopcindelreaInsertdelapestaaTask.
Paraverlastareasdeungruposehaceclicenelsigno(+)delgrupo.Paracerrarelgrupo,sehaceclicenelsigno(-)Oseselecciona,desdelapestaaView,elbotnOutline,teniendoelcursorsobreelgrupodeseado
Paraabrirtodaslastareasonivelesdeterminadosdeellas,seseleccionalaopcinAllSubtasks
Figura1.11
Laduracindelastareaspuedeintroducirsedelasiguientemanera:
EnlacolumnaDurationcorrespondientedelaTablaEntryHaciendodobleclicenlatareaparaverlaventanaTaskInformation
Seintroduceeltiempoestimadoenhoras,das,semanasomeses
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Figura1.12
Lasduracionespuedeningresarsedediferentesformas,dependiendodelmtododecalendarizacinseleccionado:Tareascalendarizadasmanualmente:Seingresaladuracinenformadenmerootexto.Porejemplo:AliniciodeMarzooDespusdeterminarXTareascalendarizadasautomticamente:Seingresaladuracinnumricaoenformaestimada,agregandounsigodeinterrogacin(?).
Cuandolaprogramacinesautomtica,debeevitarseelingresodelasfechasdeiniciooterminacin,quesecalculandeacuerdoalafechadeinicio,duracinydependencias,yquepuedencambiardependiendodelosrecursosasignados.Sisecreaunatarearesumenconduracin,fechadeinicioofechadeterminacin,lastareasdelgruponosecalcularnyaqueseconsideranindependientes.EstoseconocecomoprogramacinTop-down.
3.DefinirlaEDTconsusrespectivoscdigosestructuradosyelObjetivoGeneraldelProyecto.
Estilreferenciarlasactividadesdeunproyectomediantesunumeracinyunaactividadresumenparaconocerlosdatosconsolidadosdelproyecto.
ParaasignarloscdigosdelaEDTseactivalacasillaOutlineNumberqueseencuentraenlapestaaFormat,talycomosemuestraenlafigura1.13
Figura1.13
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Elresultadoseraelsiguiente:
Figura1.14Esposibledefinirunaactividadresumenquesirvecomomarcodereferenciaparaelproyecto.EnlamismapestaaFormat,activarlacasillaProjectSummaryTask.Acontinuacinsemuestraenfigura1.15:
Figura1.15
EnlatabladedatosapareceunaactividadconnmeroIDigualacero,stacorrespondealaactividadresumen.Elresultadoseraelsiguiente(figura1.16):
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Figura1.16
OtraopcinparainsertarunaactividadresumenperoconIDiguala1esinsertandounaactividaddirectamenteenlatabladedatosymoviendoaunnivelinferiortodaslasactividadesdebajodestaconlaopcinIndentqueseencuentraenlapestaaTask.
Figura1.17
Unmilestoneesunatareaquenotieneduracinperoqueidentificaeventosimportantesdelcalendario,porejemplo,laterminacindeunafasemayor.Paracolocarunmilestone,seingresaunatareaconduracincero
EstotambinpuedehacersemediantelaopcindelapestaaTask
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ActividadPredecesora
1.1.1-
1.1.21.1.1(FS)
1.1.31.1.2(SS)
1.2.11.1.3(FS)
1.2.21.1.3(FS)
1.2.31.2.2(FS)
1.3.11.2.1(FS+2)
1.3.21.3.1(FS)
1.3.31.3.2(FS)
1.3.41.3.3(FS)
1.3.51.3.4(FS)
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Lasdependenciasorganizanelordenenelqueserealizanlastareas.Paraelejercicio,seconsideranlassiguientes:
Poromisin,ladependenciaentredostareasesdefinainicio
Paradefinirunadependencia:Seseleccionanlastareasquedependernentres
SeoprimeelbotnqueseencuentraenlapestaaTask,enelapartadoScheduleOtraopcinesdescribirladependenciaenlaventanaTaskInformationenlapestaaPredecessors
TambinpuedenintroducirselasdependenciasenlacolumnaPredecessorsdelatablaEntry
Paraeliminarunadependencia:Seseleccionanlastareasquedependernentres
Seoprimeelbotn
Paraambasacciones,silastareasnoestncontiguas,seseleccionalaprimeratareayoprimiendolateclaCtrlseseleccionanlassiguientes.
ActividadesHamacaEstetipodeactividadesextiendesuduracinenlamedidaenqueotrasactividadessondefinidas.Paraespecificarlasserealizalosiguiente:
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SecreaunatarearesumenqueincluyadosactividadesdefinidascomometasintermediasLaprimerametaintermediaseligaconlatareainicial,contipoStarttoStart(SS)Lasegundaactividadseligaconlaltimatarea,contipoFinaltoFinal(FF)Sedefineunabarranuevaparalaactividadresumen.Deestamaneralatarearesumendefinirsuduracindependiendodeladuracindesustareasdelgrupo.
ParaintroducirelobjetivogeneraldelproyectoseinsertaelarchivodelaEspecificacindelProyecto(ArchivoEspecificacion.doc)enlaactividadresumenSimposiumInternacionaldeSoldadura.EstosehacedesdelapestaaTaskyenseguidaseseleccionalaopcinTaskNotes.
Figura1.18
SeseleccionalaopcinInsertObjectcomosemuestraenlafigura1.19:
Figura1.19
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EnlaventanaqueapareceseseleccionalaopcinCreatefromfileyconelbotnBrowseseeligeelarchivo.ActivarlaopcinLinkparaquecualquiercambioquesehagaalobjetoinsertadosereflejetantoenMSPcomoenelprogramadeldocumentooriginal.AsmismoactivarlaopcinDisplayasIconparaquesemuestrecomounconojuntoalaactividad.
Figura1.20
ElproyectoquedacomosemuestraenlaFigura1.21.Elproyectotieneunaduracinde29das,lasfechasnonecesariamentedebencoincidir.
Figura1.21
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4.Describirelpaquetedetrabajoparadosactividades.
Paraejemplificarestaaccinserealizaelejercicionicamentecondosactividades:"BuscarPatrocinadores"y"Disearreconocimientos".
SeinsertanlosdocumentossiguiendolosmismospasosquealinsertarlaEspecificacindelProyecto.ParalaactividadBuscarPatrocinadoresseinsertaelarchivoBuscarPatrocinadores.doc.ParalaactividadDisearReconocimientosseinsertaelarchivoDisearReconocimientos.doc.EnamboscasossedebeseleccionarlaopcinLinkyDisplayasIcon.
Finalmentequedacomosemuestra,conlostresdocumentosinsertados:
Figura1.22
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5.Disearlamatrizderesponsabilidades.Paracrearlamatrizderesponsabilidades,seseleccionalaopcinMoreTablesenelmenTables,enlapestaaView:
Figura1.23
EnlaventanaqueapareceseseleccionalatablaEntryysepresionaelbotnEdit.
Figura1.24Secambiaelnombrea&MatrizdeResponsabilidadesparaqueloscambiosquesehaganseveanreflejadosenestanuevatablaynoenladeEntry.EliminartodosloscamposdeestatablaaexcepcindeIDyName(Figura1.25).
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FieldNameAlignDataWidthTitleAlignTitleHeaderWrapingTextWraping
Text1Left40ResponsibleCenterYesYes
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Figura1.25
Agregarunnuevorenglnconlasiguienteinformacin:
Figura1.26
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina19
ActividadResponsable
1.1.1HernnGonzlez
1.1.2JuanSantos
1.1.3HernnGonzlez
1.2.1JessMontes
1.2.2VicentePereda
1.2.3JuanSantos
1.3.1HernnGonzlez
1.3.2SindyRivera
1.3.3JessMontes
1.3.4AntonioCarbajal
1.3.5HernnGonzlez
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SisedeseaqueaparezcaestatablaenelmendetablassedebemarcarlaopcinShowinmenu.AlterminarloscambiosydarclicenOKaparecenuevamentelaventanaMoreTables,seseleccionalatablanuevaysedaclicenApply.LatablaMatrizdeResponsabilidadesaparecealaizquierdadelavistaGantt.
Lainformacinquedebecontenerestatablaeslasiguiente:
Finalmentequedacomosigue(figura1.27):
Figura1.27
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina20
NameFieldNameTestValue(s)
&ResponsibleText1equalsResponsible?
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6.Programarfiltrosybanderasdemaneraquesepermitamostrarsolamentelasactividadesporresponsable.
Paracrearfiltros,sedebeiralapestaaViewyenelapartadoFiltersedebeseleccionarlaopcinMoreFilters.
Figura1.28Enlaventanaqueapareceestndefinidostodoslosfiltrosdelproyecto.ParacrearunonuevoseseleccionaNew.AparecelaventanaFilterDefinition.Llenarunrenglnconlasiguienteinformacin:
Figura1.29
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina21
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MarcarlaopcinShowinmenu.AlterminardarclicenOKparavolveralaventanaMoreFilters.AlseleccionarelFiltroResponsibleydarclicenApply,apareceunapantallaenlaquesepideelnombredelresponsableafiltrar.TeclearelnombredealgunodelosresponsablesdefinidosydarclicenOK.Semuestraenlafigura1.30:
Figura1.30
Aparecenenlapantallanicamentelasactividadesdelresponsableescrito:
Figura1.31
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina22
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ParaaplicarelfiltronuevamentesedebeiralmenProjectyseleccionarlaopcinFilter:Responsible.ParaquitarelfiltrosedebeseleccionarFilter:[Nofilter].
Figura1.32
TambinesposibleresaltarelementosdelaprogramacinmedianteelusodeHighligtsparadiferentescaractersticasincluidas,utilizandolaopcinHiglightsdelapestaaTask.Porejemplo,siseseleccionalaopcinMilestonessedesplegarresaltadalasiguienteactividad:
Figura1.33
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina23
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7.UsarelOrganizerparaimportar/exportarvistas,tablas,mdulos,yotroscomponentesdeMSP.
MSPpermiteimportaryexportartablas,filtros,vistasyotroscomponentes.Parahacerdisponiblesestoscomponentesatodoslosproyectos,MSPdesignaunespaciollamadoGlobal.mpt,endondeseguardanlasdefinicionesdeloscomponentes.EstearchivoseabreautomticamenteporMSPaliniciarelprograma,demaneraquesimplementeelconocersuexistenciapermitehacerusodelmismo.
Sisecreaunavista,filtro,otabla,staestardisponiblesnicamenteparaelproyectoenelquesecrea,esdecirenelarchivodelproyecto.Parapoderutilizarcomponentescreadosenunarchivo(.mpp),stosseimportan/exportanalarchivoGlobal.mpt.
Paraimportar/exportararchivosiralapestaaFile,seleccionarlaopcinInfoyenseguidaOrganizer(figura1.34).
Figura1.34
EnlaventanaOrganizeraparecenvariaspestaas,lascualescorrespondenacadaunodeloscomponentesquesepuedenimportar/exportar(VerFigura1.35)
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina24
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Figura1.35
Todaslaspestaastienenelmismoformatoparaexportar/importarcomponentes.
EjerciciosExtras:
AgregarlacolumnaPuestoalaMatrizdeResponsabilidadesymostrarlaenlapantalla.Elaborarunfiltroquemuestrenicamentelasactividadessumarias.ExportarlaMatrizdeResponsabilidadesalarchivoGlobal.mpt.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina25
2.Programacindeactividadesyasignacinderecursos.
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Manipulandoelcalendarioyelhorario.Determinarlashorasdetrabajo,la
duracinylasunidadesasignadas.
DESCRIPCINDELCASO
EnunacompaadesoftwareseestllevandoacaboelproyectoDesarrollodeProyectosenRed.Elobjetivoespecficodeesteproyectoes:
Dentrodelalcancesedebeincluirlacompraeinstalacindelsoftwarenecesariopararealizarelproyecto,yaquelacompaanolotiene.Deberconsiderarsequehayquecargarlealproyectopartedelcostodelarentadellocalcomouncostofijo.Losrecursosquesevanainvolucrarenelproyectotienenunhorarioycalendariodiferente,comosedescribeacontinuacin:
Analista.Eselasistentedeinvestigacinquedesarrollardirectamenteeltrabajo.Sucalendarioesdelunesaviernes,de9:00a.m.a13:00p.m.
Lderdelproyecto.Eselresponsabledelproyectoytrabajaensteparcialmente,yaqueatiendeotroscuatroproyectos.Susemanalaboralesdelunesaviernesde9:00a14:00yde16:00a19:00p.m.
Consultor.Secontrataunconsultorparaelproyecto,elcualestdisponiblesolamenteviernesde16:00a20:00p.m.ysbadode9:00a12:00p.m.
ElanalistapreparundiagramadeGanttconlasduracionesaproximadasconsiderandolosrecursosarribacitados,sinembargo,quiereestarseguroqueeltiempoasignadoacadarecursoesadecuadoyverificarladuracintotaldelproyecto.Encasonecesario,elanalistaestautorizadoaprogramarhorasextras,siconellosostieneladuracindelproyecto.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina26
MSProjectAvanzado
LautilizacindelMSPEnestecasosernecesarioutilizarelpaqueteparadesignarloscalendariosdetrabajocorrespondientesyasignarlosrecursosacadaactividadyrevisarlacargadetrabajodecadapersona.
Ejercicio
AbrireldiagramadeGanttdelproyectoCaso2.ProyectosenRedyrealizarlossiguientespasos:
1.Ingresarlosrecursosalahojaderecursos.2.Definirelcalendariolaboralparacadarecurso.3.Asignarlosrecursosrespectivosalasactividades.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina27
2.Programacindeactividadesyasignacinderecursos.
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Manipulandoelcalendarioyelhorario.Comodeterminarlashorasdetrabajo,la
duracinylasunidadesasignadas.
SOLUCINDELCASO
1.Ingresarlosrecursosalahojaderecursos.
Laprogramacindeestecasoseencuentraenelsiguientearchivo:Caso2.mpp.ElcasoinicialdebeapreciarsecomoenlaFigura2.1.
Figura2.1Asignarlosrecursosenlahojaderecursos,seleccionandoResourceSheetenelmendesplegabledelapestaaView-Gantt-Chart-MoreViews:
Figura2.2
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina28
NombredelRecursoUnidadesCuotaCuotaporHoraExtraCostoporUsoSeAplicaal
Analista2$100.00$200.00$0.00Prorrateado
LderdeProyectos1$200.00$0.00$0.00Prorrateado
Consultor1$0.00$0.00$10,000.00Final
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Lainformacinqueseingresaenlahojaderecursoseslasiguiente:
Losrecursospuedenmostrarseenporcentajeodecimales.ParaindicarelformatodepreferenciasehaceelcambioenlapestaaFile,seleccionandoOptions-Schedule-Showassignmentsunitsasa:
Figura2.3
LahojaderecursosdebepresentarsecomoenlaFigura2.4:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina29
NombredelRecursoCalendario
AnalistaLunesaViernesde9:00a13:00hrs.
LderdeProyectoLunesaViernesde9:00a14:00hrs.yde16:00a19:00hrs.
ConsultorViernesde16:00a20:00hrs.ysbadosde9:00a12:00hrs.
MSProjectAvanzado
Figura2.42.Definirelcalendariolaboralparacadarecurso.
Unavezespecificadoslosrecursosdisponiblesparaelproyecto,sedefineuncalendarioparacadaunodestos.Acontinuacinseespecificanloscalendariosqueutilizacadaunodelosrecursos:
Enlamismahojaderecursos,dardobleclicencualquieradelosrecursosdefinidos.AparecelaventanadelCalendariodelRecurso;enlapestaaGeneral,hacerclicenChangeWorkingTimeApareceunanuevaventanaconelcalendariodelrecursoseleccionado.
EnlapestaaWorkWeeksdarclicenelbotnDetailsApareceotraventanaenlaqueseespecificaelhorarioparacadadadelasemana.Enestaventanasedebedefinirelcalendariodetrabajoparacadarecursodelproyecto.
LaFigura2.5muestraelcalendariodefinidoparaelcasodelanalista:
Figura2.5
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina30
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LoscalendariosdelosrecursosdebenaparecerenlasopcionesdecalendariosenlaventanaChangeWorkingTimedelapestaaProject:
Figura2.6
ElcalendarioestndardelMSPutilizaunhorarioporomisinde8:00a.m.a5:00p.m.,deLunesaViernes(40horasalasemana).Estosdatosporomisinaplicanalasactividadesyalosrecursosquenotenganotrainformacincomocalendariosespecialesingresadosdirectamente.
Porlotanto,sienunacompaasetrabajanormalmenteotrohorarioolossbadosporejemplo,esconvenientecrearelcalendarioparalacompaaycambiarlosdatosenelmendeopciones.Paracrearunnuevocalendario,sedebepresionarelbotnCreateNewCalendarenlaventanaChangeWorkingTime.Seescribeelnombredelcalendarionuevoyseactivalaopcinparacrearuncalendarionuevobasadoenelestndarouncalendariobasadoenlacopiadealgunoexistente.
3.Asignarlosrecursosrespectivosalasactividadesdeacuerdoalasiguientelista.
Haytresconceptosimportantesrelacionadosconlasactividadesylosrecursos:
Duracin(Duration).Serefierealtiempoquetomallevaracabounaactividad.Poromisin,MSPdefinejornadasdetrabajode8horasenundalaboral.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina31
TaskTypeMantieneFijoConEffortDrivenSinEffortDriven
FixedDurationDuracinCambialasunidades
Excepcin:cuandoseasignanunidadesdelmismorecursocambiaelesfuerzoCambiaelesfuerzo
FixedUnitsUnidadesCambialaduracinCambiaelesfuerzo
Excepcin:cuandoseasignanunidadesdelmismorecursocambialaduracin.
FixedWorkEsfuerzoCambialaduracinCambialaduracin
MSProjectAvanzado
Unidades(Units).Sonunidadesderecursos(personasoequipo)asignadosaunaactividad,lascualespuedenestartiempocompletooparcial.Esfuerzo(Work).Eslacantidaddetiempoquerequierentodoslosrecursosasignadosaunaactividadparallevarlaacabo.Cuandounaactividadnotienerecursosasignados,elesfuerzoesigualacero.
Larelacindeestostresconceptoses:Duracin=Esfuerzo/Unidades.MSPdefinetrestiposdeactividades:FixedDuration(duracinfija),FixedUnits(unidadesfijas)yFixedWork(esfuerzofijo).
ElMSPdefineporomisintodaslasactividadescomoFixedUnitsyconEffortDriven.Esteltimoconceptoserefierealaprogramacindirigidaporelesfuerzo(sincambiarelesfuerzodecadaactividad);endondeelMSPextiendeoreduceladuracindeunaactividadcuandoseasignanoremuevenrecursosalamisma.Esimportanteremarcarqueesteconceptonicamenteseaplicadespusdelaprimeraasignacinderecursos.Lasreglasqueseaplicanparacadatipodeactividadsemuestranenlatablaacontinuacin:
EltipodeactividadsepuedemodificarenlapestaaTaskenlaopcinInformationhaciendoclicenlapestaaAdvanced:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina32
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Figura2.7
Sisedeseahacerelcambioatodaslastareasdelproyecto,serealizalosiguiente:
SeseleccionalacolumnaTaskNameEnlapestaaTaskseseleccionaInformationSerealizaelcambioenlaventanaqueaparece:
Figura2.8
PararealizarlaasignacinderecursosdebeestarseleccionadaenlapantallalavistaGantt.UnavezenestavistasedebeiralapestaaResources,yseleccionarlaopcinAssignResources.Enestaventanaaparecentodoslosrecursosdisponiblesparaserasignados.EnlaColumnaTaskNameseseleccionaunaactividadyenlaventanaderecursosseasignanlosmismos:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina33
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Figura2.9
OtramaneradehacerlaasignacinderecursosesdividiendolapantallaenlapestaaView,seleccionandoDetailslaopcinSplitviewyaccediendoalavistaTaskFormqueapareceenlalistadesplegable.Conesto,aparecelavistaenlaparteinferiordelapantalla:
Figura2.10
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina34
ActividadRecursosAsignados
DefinirEquipo1Analista
ComprarEquipo1Analista+1Consultor
ConseguirManuales1Analista
ComprarDiskettes1Analista
Supervisin1LderdeProyecto(1hora)
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Parallevaracabolaasignacinderecursosseutilizalasiguientetabla:
Ellderdeproyectoutilizanicamente1horadiariaparalaactividaddeSupervisin,porloquesisucalendariodetrabajoesde8horasdiarias,sedebeasignar1/8delrecursoaestaactividad.Seasigna0.125(o12.5%)delrecursoalaactividad.
Despusdellevaracabolaasignacinderecursos,lagrficadeGanttdebertenerlaaparienciadelaFigura2.11.
Figura2.11
DespusdeasignarlosrecursossequitalamarcaparaladivisindelapantallaenlapestaaView,pormediodelaopcinDetailsenSplitView.
Figura2.12
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina35
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ParaverlautilizacindecadarecursosedebeseleccionarlavistaResourceUsage.LaFigura2.13muestraladistribucindelesfuerzoenlasactividadesasignadas,durantelasprimerasdossemanasdelproyecto.
Figura2.13
Planeacindelasactividadesdelequipo:ParaactivarlavistaseseleccionaTeamPlannerdelapestaaFileConestavistasepuedenhacerasignacionesoajustesarrastrandolastareashaciaelrecursoofechadeseadaPuedeninsertarseoborrarsenuevastareas
Inspeccindelosefectosdeloscambiosenlastareas
SisedesearevisarlaformaenqueloscambiosaunatareaafectanaotrasSeseleccionalapestaaTaskylaopcinInspectTaskenelgrupodeopciones
ScheduleSedesplegarunpanelalaizquierdaenelquesemuestranlascaractersticasdelastareasylosnuevosvaloresquesegeneranconloscambios.
Algunadeestainformacintambinpuedeobservarsesisecolocaelcursorsobrelabarra
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina36
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delastareasenlagrficadeGantt.
Figura2.14
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina37
ActividadDuracin(Semanas)PrecedenciaCostos(x1000)
A5-1.5
B3-3.0
C8A3.3
D7A,B4.2
E7-5.7
F4C,D,E6.1
G5F7.2
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3.AdministrandolaholguradelRutacrtica,iniciomstemprano,
proyecto.
iniciomstarde,laliquidezdel
proyecto(ligadoconexcel).
DESCRIPCINDELCASO
UnadelasherramientasmsutilizadasenlaadministracindelosproyectoseslaReddeActividades.ElarregloderedmsampliamenteutilizadoactualmenteeselDiagramadeActividadesenlosNodos,tambinconocidocomoDiagramadePrecedencias.
Unprogramadordeproyectosquedeseaadministrarunproyectomediantelared,debetenerunconocimientoprecisodelasactividadespredecesorasysucesorasqueintegranelproyecto.Deigualimportanciasonlasdependenciasobligatoriasylasdependenciasopcionales.
Eltrabajodeprogramarlareddeactividadesesintensoeimportante,peroesigualmenteimportanteelanlisisdelareddeproyectosunavezquehasidoconstruidaparaoptimizarlasoperaciones.
Supongaquesenecesitaalimentarunaseriedeactividadesparaunproyectoqueempiezaelmircoles03/10/11,cuyaduracin,precedenciasycostossemuestranenlasiguientetabla.
Tabla3.1Sedeseaprogramarunaredcondichasactividadesyconocerlarutacrticadelproyecto,ascomolossiguientesdatosasociadosacadaactividad:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina38
-Tiempomstempranodeinicio-Tiempomstardodeinicio
-Tiempomstempranodeterminacin-Tiempomstardodeterminacin
-Holguratotal-Holguralibre
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Unavezquesetienentodosloselementosanteriores,sedeseaobtenerundiagramadeflujodecajadelproyecto,ascomosuscostosacumulados.
LautilizacindelMSP
Deacuerdoalainformacinanterior,habrqueutilizarelMSPparaconstruirlareddelproyectoyrealizarlosanlisiscorrespondientes.
Actividades:
1.Construirlareddelproyectoenlalistadeactividadesycostosmencionadosenlalistaanterior.2.Modificarlainformacindecadamduloparaobservareltiempomstempranoymstardodeinicio,ascomoelmstempranoymstardodeterminacin.3.ConstruirundiagramadeGanttquemuestrelarutacrticaylaholguratotal.4.Variarlostiemposdeduracindelproyectoyrevisarelcomportamientodelaholguralibreydelaholguratotalylarelacindeambasconladuracintotaldelproyecto.5.Obtenereldiagramadeflujodecajaconsiderandoeliniciodelasactividadeslomsprontoposibleylomstardeposible.6.LlevarlosdatosaExcelygraficarlosdiagramasdeflujoparacadacaso.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina39
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3.Administrandolaholguradelproyecto.Rutacrtica,iniciomstemprano,iniciomstarde,laliquidezdelproyecto(ligadoconexcel).
SOLUCINDELCASO
1.Construirlareddelproyectoconlalistadeactividadesycostos.
AbrirelarchivoCaso3.mpp.LaFigura3.1muestralavistaNetworkDiagramdeestearchivo.
Figura3.1
2.Modificarlainformacindecadamduloparaobservareltiempomstempranoymstardodeinicio,ascomoelmstempranoymstardodeterminacin.
Paramostrarlostiemposdeinicioydefinmstemprano,ylosdeinicioydefinmstardeencadaunodelosnodos,esnecesariomodificarlosvaloresqueporomisinmuestraMSP.EstosehacecuandoseestenlavistaNetworkDiagram,enlapestaaFormat,hagaclicenBoxStyles.(VerFigura3.2)
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina40
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Figura3.2
Loscamposquetieneestaventanasonlossiguientes:
Stylesettingsfor:Enesteespacioseseleccionaeltipodecajaquesedeseaeditar.Preview:Muestraelaspectodelacajaeditada.Showdatafortaskid:Enestecamposepuedeseleccionarunaactividadamodificar,(seleccionandoelIDdelaactividadaeditar);sisedeseaqueloscambiosapliquenparatodaslasactividades,esteespaciosedebedejarenblanco.Datatemplate:enestaseccinsepuedeseleccionarcualquieradelasvistaspredeterminadasdelMSP,sisedeseacrearunanuevasedebedarclicenelbotnMoreTemplatesBorderybackground:Enestasdosseccionessemodificaeldiseodellacajaeditada.
SeleccionarelbotnMoreTemplatesApareceunaventanaconunanuevaplantillapredeterminada.SecreaunonuevodandoclicenelbotnNew(Figura3.3).
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina41
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Figura3.3
DespusdehaberdadoclicaNewaparecelaventanadeedicindedatos.ParacambiarelnmerodeceldasenlanuevacajasedebedeeditardesdeelbotnCellLayoutyparaincrementarelnmeroderenglonesdelascajasseutilizalaopcinLimitcelltextto:
LascajasdelproyectoseeditancomosemuestraenlaFigura3.4.
Figura3.4
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina42
NameAppearanceShowforRowFromTo
TotalSlack2TaskFinishTotalSlack
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Despusdecrearestavista,sedaclicenOKyenlaventanaBoxStylesseseleccionaestanuevaopcinparalasactividadescrticasenelapartadoDatatemplate.SeseleccionantambinlasactividadesnocrticasyseaplicalamismaopcinenDatatemplate.
3.ConstruirundiagramadeGanttquemuestrelarutacrticaylaholguratotal.
SedebeutilizarlavistaDetailGantt,yaquestamuestralarutacrticadelproyecto(encolorrojo).EstavistaseencuentraenlapestaaView,enlaopcinOtherViews,posteriormenteseleccionarlaopcinMoreViews
SepuedemodificarlavistaDetailGanttparaquemuestrelaholguratotaldecadaunadelasactividadesdelproyecto.ParahacerestoseutilizalapestaaFormatyenelbotnFormat,seseleccionalaopcinBarStyles.Estaventanasedivideendospartes,enlapartesuperiorseencuentranlossmbolosdisponiblesenesavistayenlaparteinferiorsepuedeeditarelsmboloqueseseleccione.
InsertarunrenglndebajodeSlack,yeditarlassiguientescaractersticasenlapestaaBars:
Seleccionarelsmbolonuevo,TotalSlack,ymodificarlosatributosenlapestaaText.EnelrenglnLeft,seescribeTotalSlack,yenelrenglnRight,seescribeFreeSlack.EnelrenglnSlacksecambiaelnombredelsmboloporFreeSlack.
LaventanaBarStylesdelavistaDetailGanttdebeversecomolaFigura3.5.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina43
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Figura3.5Unavezhechasestasmodificaciones,sepodrvisualizarlaHolguraTotal(izquierda)ylaHolguraLibre(derecha)decadaunadelasactividades,ascomounalneaenlabasedecadabarradeunaactividadnocrticaqueindicalaholguralibre.
LagrficadeGanttsedebevercomosemuestraenlaFigura3.6.
Figura3.6
4.Variarlostiemposdeduracindelproyectoyrevisarelcomportamientodelaholguralibreydelaholguratotalylarelacindeambasconladuracintotaldelproyecto.
Cuandosemodificaladuracindeunaactividad,susvaloresdeHolguraLibreyTotalcambiantambin.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina44
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SisemodificaelvalorladuracindelaactividadBde3a5semanas,laholguralibredeesaactividadesigualacero,mientrasquelaholguratotalesde1semana.Estoindicaqueunasemanamsderetrasosobreestaactividadimpactaralasactividadessucesoras;sinembargonoimpactaraalafechadeterminacindelproyecto.SisemodificanuevamenteladuracindelaactividadB,ahoraa7semanas,seafectarlafechadeterminacindelproyecto.LaRutaCrticapuedecambiarcadavezquesemodifiqueladuracindealgunaactividad.
ModificarladuracindelaactividadBasuvalororiginal:3semanas.
5.Obtenereldiagramadeflujodecajaconsiderandoeliniciodelasactividadeslomsprontoposibleylomstardeposible.
SeutilizalavistaTaskUsageparamostrarelflujodecajasemanaldelproyecto.SeleccionarlavistaenelmenView.
ParaqueaparezcalainformacindecostosenlavistaTaskUsage,sedebeiralapestaaFormatyseleccionarlaopcin:Cost.Aparecelainformacindecostos,aligualqueladeesfuerzo(work).ParaocultarinformacindeesfuerzosedebeiralmenFormatyquitarlaseleccinen:Work.
Parahacerelcorteporsemana,sedebeiralaventanaTimescalequeseencuentraenlapestaaView,enelbotnTimescaleynuevamenteenTimescale.EnlapestaaMiddleTierseseleccionaMonthsenUnitsysedebeverificarqueelvalordeCountsea1;enlapestaaBottomTierseseleccionaelWeeksenUnitsydeigualmaneraseverificaqueelvalordeCountsea1.AldarclicenOKlasmodificacionessedebendeverenlavistaTaskUsage.
ElflujodecajasemanalsedebedevercomoenlaFigura3.7.
Figura3.7
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina45
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Debidoaqueelproyectoserigeporlafechadeinicio,todaslasactividadesempiezanlomsprontoposible,conloqueelflujodecajaqueacabamosdeobtenercorrespondeaestasituacin.Paraobtenerelflujodecajasuponiendoqueeliniciodelasactividadesfueralomstardeposiblesedebeseleccionarsimultneamentetodaslasactividadesnocrticas(actividadesdecolorazul:B,DyE).ConelbotnderechodelmouseseabrelaventanaInformation.EnlapestaaAdvanced,enelcuadroConstrainttypesedebeseleccionalaopcinAsLateAsPossible:(Figura3.8).
Despusderealizarestotodaslasactividadessevuelvencrticasyeliniciodelasactividadesseprogramalomstardeposible.
Figura3.8
Losflujosdeefectivocambian,ydebenversecomoenlaFigura3.9.
Figura3.9
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina46
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6.LlevarlosdatosaMicrosoftExcelygraficarlosdiagramasdeflujoencadacaso.
Paraunamejorinterpretacindelflujodecajasemanalsegraficanlosdatos.Enestepuntoseasumequeelflujodecajaestdefinidoparauniniciolomstempranoposible,porloquesedebeseleccionarnuevamentelasactividadesB,DyEycambiarelConstraintypeaAsSoonAsPossible
MSPpermitellevardatosdeunproyectoaunarchivodeMicrosoftExcel.EstafuncinseencuentraenlapestaaProjectenlaopcinReports.SeabreunaventanaenlaquesepuedeseleccionarlainformacinquesedeseatenerenExcel,seseleccionalaopcinCostsyposteriormentelaopcinCashFlow(Figura3.10)
Figura3.10
ExistenmuchasopcionesdereportesquesepuedencreardirectamenteenExcelutilizandolosdatosdeMSP.SerecomiendapracticarconunproyectoparavertodoslosreportesdisponiblesenelMSP.
EjercicioExtra:
Cerrarelarchivo"Caso3"singuardarloscambiosyabrirlonuevamenteparacontestarlassiguientespreguntas:
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina47
CampoNoVariable
1Name
2ID
3Duration
4Freeslack
5Totalslack
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EnlavistaPertcambiarelformatodelascajas(boxstyles)conlasiguienteinformacin:
a)CuleslaholguratotaldelaactividadA?b)CuleslaholguralibredelaactividadE?
EnlavistaDetailGanttmodificarelformatodelasbarras(barstyles)agregandolaholguratotalylaholguralibrecomosemuestraenlapgina43.
a)CambiarladuracindelaactividadEa9semanaseidentificarlosnuevosvaloresdesuholguratotalylibre.b)CambiarladuracindelaactividadAa6semanasQuesloqueseafectaconestecambioyporqu?
Obtenereldiagramadecajaconelcomienzolomsprontoposibleyqueseamensual.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina48
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4.Lanivelacinderecursos.Opcionesdenivelacin,anlisisdeflujodecaja(ligadoconExcel).
DESCRIPCINDELCASO
Alasignarrecursosenunproyectosepretendeasegurareldesarrollodecadaunadelasactividadesdelproyecto.Elprocesonormaldeasignacinderecursosempiezaporprogramarlasactividadesysussecuencias(vercaso2),despusseasignanrecursos,yaseamaquinariay/oequipo.
Despusdequeseharealizadolaasignacinderecursosalasactividades,losadministradoresdeproyectosdebenasegurarsequelosrecursosseapliquendemanerauniformealolargodelproyecto,loqueseconocecomonivelacinderecursos.
Lanivelacinderecursospermiteunusomseficientedestos,evitandoqueendeterminadasfechassetengaunautilizacinexcesivayenotrasfechasunasubutilizacindelosrecursos.
Esimportanteanalizartambinsilafechadeterminacindelproyectoserecorreporelhechodenivelarlosrecursos,ysiesteretrasoeseconmicamenteviable,enfuncindeposiblesmultasoexcesodegastosindirectos,osencillamentesielclienteloacepta.
Habrquehacerentoncesensayosdenivelacinconalgunasvariantesyrevisarelflujodeefectivo,paradeterminarelusomsadecuadodelosrecursosconsiderandolaliquidezdelproyecto,demaneraquelosflujosdecajaoefectivoseanuniformes.
LautilizacindelMSPDeacuerdoalainformacinanterior,habrqueutilizarlasopcionesdeasignacinynivelacinderecursos.
Actividades:
1.ApartirdelproyectoAutomatizacindelHornodeFusinB,quetieneunaseriederecursosasignados,revisarelhistograma,lashorashombreasignadasacadarecurso,elcostocorrespondienteporrecursoyverificarsiexistenrecursossobre-asignadososubutilizados.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina49MSProjectAvanzado
2.RealizarlanivelacinconlasdiferentesopcionesdelMSPhastaobtenerlamejoropcindesdedospuntosdevistadiferentes:a)Laopcinqueeliminelasobre-asignacinderecursossinquevarelafechadeterminacindelproyecto.b)Laopcinqueoptimizaelusouniformedelosrecursos,permitiendounflujodecajauniforme.3.Obtenerlosdiagramasdeflujodecaja(enMicrosoftExcel)paralasdosopcionesdenivelacin(ayb)mencionadasenelincisoanterior.
4.Lanivelacinderecursos.Opcionesdenivelacin,anlisisdeflujodecaja(ligadoconExcel).
SOLUCINDELCASO
1.ApartirdelproyectoAutomatizacindelHornodeFusinB,quetieneunaseriederecursosasignados,revisarelhistograma,lashorashombreasignadasacadarecurso,elcostocorrespondienteporrecursoyverificarsiexistenrecursossobre-asignadososub-utilizados.
ElArchivoconlasactividadesseencuentraenCaso4.mpp.Sedebeguardarestearchivoconotronombre,puesenvariasocasionesdeestecasoseutilizaelproyectoinicial.
ParaverlashorashombreasignadasacadarecursoparacadaactividadseutilizalavistaResourceUsagequeseencuentraenlapestaaView.Aparecenencolorrojolosrecursosqueestnsobre-asignados.Paraesteejemploslosedisponedeunacantidadmximadeunoparacadarecursodefinido(comoapareceenlavistaResourceSheet).LaFigura4.1correspondealainformacinquemuestralavistaResourceUsage.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina50
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Figura4.12.RealizarlanivelacinconlasdiferentesopcionesdelMSPhastaobtenerlamejoropcindesdedospuntosdevistadiferentes:
ParaestepuntodelcasoseutilizalavistaTrackingGantt,queseeligeenpestaaView,opcinOtherViewssubmenMoreViews.(Figura4.2)
Figura4.2
a)Laopcinqueeliminelasobre-asignacinderecursossinquevarelafechadeterminacindelproyecto.
SedebegrabarelcasoconelnombreCaso4a.mppsinlneabase(Baseline).PararealizarlanivelacinderecursosseseleccionalaopcinLevelingOptionsdelapestaaResource.VermenFigura4.3
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina51
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Figura4.3
Parahacerlanivelacinrespetandolafechadeterminacindefinidaoriginalmente,seeligelaopcinLevelonlywithinavailableslackyLevelcanadjustindividualassigmentsonataskyseseleccionalaopcinAutomaticdelapartadoLevelingCalculations.MSPintentaresolverlosconflictosenlamedidaquelasholguraslibresdelasactividadesdelosproyectoslopermitan.(Figura4.4)
Figura4.4
Esprobablequealgunosconflictosnosepuedanresolver,precisamenteporlasholguraslibresquesedebenrespetar.EnestecasoMSPleavisaalusuariomedianteunmensajecomoeldelaFigura4.5
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina52
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SepuedeindicaralMSPquesaltelasnivelacionesquenopuedaresolver(SkipAll),quesaltelanivelacinactual(Skip),oquedetengalanivelacin(Stop)paratratardenivelardeotramanera.
Figura4.5
Otraalternativaeslanivelacinmanual;sinembargoenunproyectolargonoserasencillo.Siestonoesunaopcinsepuedepermitirelretrasodealgunasactividades.
LaFigura4.6muestraelefectodeaplicarlanivelacinderecursosusandolasholgurasparallevaracabolanivelacinyevitarelmodificarlafechadeterminacindelproyecto.Enesteejerciciotodavasiguenexistiendosobre-asignaciones,perostaspuedensermanejadasdedistintasmaneras,desdeasignarmsrecursosparadeshacerlassobre-asignaciones,hastaretrasaralgunasactividades.
Paraestecasonosehacelanivelacin,perosepuedehacerparacomprobarloqueocurre.
Figura4.6
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina53
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b)Laopcinqueoptimizaelusouniformedelosrecursos,permitiendounflujodecajauniforme.
Enesteejerciciosecomparalalneabasedelproyectosinnivelarconlalneabasedelproyectonivelado.EstoesparatenerunamejorvisindelosefectosdelanivelacineneldiagramadeGantt.
SedebeabrirelproyectooriginalCaso4.mppygrabarloconelnombreCaso4b.mppconbaseline,deestamanerasepuedeestablecerunadimensincomparativautilizandolalneadebasedelproyecto.
Unavezgrabadalalneabasesehacelanivelacinderecursossinqueserestrinjalafechadeterminacinactualdelproyecto.SedebeiralaopcinLevelingOptionsdelapestaaResource.AsegurarsedeNOteneractivadalaopcinLevelonlywithinavailableslack,ylasotrasopcionespuedenonoestarseleccionadas.LaopcinAutomaticdelapartadoLevelingCalculationsdebeestarseleccionada.Lanivelacinderecursossehacedemanerauniforme.Figura4.7
Figura4.7
Sepuedeobservar(figura4.8)laprogramacinoriginal(engris)contralanuevaprogramacin.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina54
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Figura4.8
LaFigura4.9muestralanivelacinderecursos,permitiendounflujodecajauniforme.
Figura4.9
3.Obtenerlosdiagramasdeflujodecaja(enMicrosoftExcel)paralasdosopcionesdenivelacin(ayb)mencionadasenelincisoanterior.
ParallevarlainformacindelosflujosdecajaaExcel,primerosedebeseleccionarlavistaTaskUsagedelapestaaView,paraobservarenpantallalosflujosdecaja.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina55
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SeleccionarDetails:CostdelapestaaFormatparaincluirlainformacindeloscostosydeigualmaneraseleccionarDetails:Workparadeshabilitarlainformacindeasignacindecargadetrabajo.
SielflujonoestenmesessemodificalaescaladetiemposeleccionandoTimescaleenlapestaaView.
LainformacinsepuedecopiaraunahojadeExcelpararealizarlagrfica.LaFigura4.5correspondealarchivoCaso4a.xls,elculseusparaconstruirlagrfica.Sepuedeabrirestearchivoyusarlocomoreferenciaobienconstruirlagrfica.Elprocedimientoparaconstruirlagrficaes:
EnExcelenlacolumnaAenelprimerrenglnseescribelapalabraMeses,enelsegundorenglnCostoayenelterceroCostob.Enelprimerrenglnseescribenlasfechasdecortecorrespondientesalproyecto,mensualmenteyapartirdelmesenqueinicianlosproyectoshastaelmesdefinalizacindelproyectomslargo.
DelarchivoCaso4a.mpp,delavistaTaskUsage,secopiaelrenglndeloscostosdelproyecto(actividadsumaria)alahojadedatosdeExcel,ubicndolosenelsegundorengln;sehacelomismoparaloscostosdelCaso4b.mpp,ubicandolosdatoseneltercerrengln.Porltimoseconstruyelagrficadelosdatosdeflujodecajaqueeselresultadodeambasnivelaciones.
!"#$"%&%!"#$"%'%
Figura4.10
EjerciciosExtras:
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina56
MSProjectAvanzado
Realizarlanivelacinenordenestndar,desactivandoLevelonlywithinavailableslackydesactivandoLevelingcanadjustindividualassignmentsonatask.Comentarconelgrupolasdiferencias.
Quseraloprimeroqueseutilizaraparanivelarlosrecursos,silarestriccinprincipalfueralafechadeterminacindelproyecto?
Esconvenientehacerlanivelacinmanualmente?,Porqu,yenqucasos?
Culessonlosparmetrosmsimportantesatomarencuentacuandosequierellevaracabolanivelacin?
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina57
5.Elpresupuestodelproyecto.
MSProjectAvanzado
Latabladecostosdelproyectoapartirdelosrecursosasignados,costofijoy
costovariable,costodelneabase,eldiagramadeflujodecajaylacurvaacumuladadecostos(exportadaaExcel).
DESCRIPCINDELCASO
Unadelasactividadesmsimportantesdelproyectoeslapreparacindelpresupuesto.LarecomendacinprincipalparaelaborarloesatravsdelaEDTensusdiferentesniveles,paratenerdeestamaneradiferentesnivelesdecontrol.
Enunpresupuestodebernincluirsetodoslosconceptosdeloscostos,tantodirectoscomoindirectos.ComopartedeloscostosdirectoshayqueincluirloscostosdeManodeObra,Materiales,MaquinariayEquipo.Dentrodeloscostosindirectossepuedenmencionarlasrentasdeinstalacionesdeoficinas,gastosadministrativos,entreotros.
Unavezquesetieneelpresupuestoporactividades,habrqueprepararunflujodecaja,paraasegurarlaliquidezdelproyectoyunacurvaacumuladadecostospararealizarposteriormenteunbuencontroldegastosdelproyecto.
Finalmente,esnecesarioprepararunreportedelpresupuestodetalladoparaelgrupodetrabajodelproyectoyunpresupuestoanivelejecutivo,conlosrubrosmayores.
LautilizacindelMSP
Atravsdeunejercicio,seconocernlasposibilidadesdelMSPparaprepararyreportarunpresupuesto.
Actividades:
1.Introducirlasdiferentesactividadesaunproyectoyasignarrecursoshumanos,materialyequipo2.Asignarcostosindirectos3.Revisarlatabladecostosdelproyecto4.Alimentarhorasextras5.Obtenerelflujodecajayloscostosacumulados
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina58
ActividadRecursos
DefinirEquipo1Analista
ComprarEquipo1Analista+Software
ConseguirManuales1Analista
ComprarDiskettes1Analista+Diskettes
ArmarEquipo2Analistas
ConectarRed2Analistas
InstalarSoftware1Analista
ProbarSoftwareenRed2Analistas+1Consultor
RealizarMacros2Analistas
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5.Elpresupuestodelproyecto.
Latabladecostosdelproyectoapartirdelosrecursosasignados,costofijoy
costovariable,costodelneabase,eldiagramadeflujodecajaylacurvaacumuladadecostos(exportadaaExcel).
SOLUCINDELCASO
1.Introducirlasdiferentesactividadesaunproyectoyasignarrecursoshumanos,materialyequipo.
ElArchivoconlasactividadeseselCaso5.mpp.
LosrecursosdelproyectosoncomosemuestranenlaFigura5.1.,enlavistaResourceSheet.
Figura5.1
Losrecursosseasignandeacuerdoalasiguientetabla:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina59
MSPMultiusuarios2Analistas
IntegrarLigasMultiusuarios2Analistas
Supervisin0.25LderdeProyectos
MSProjectAvanzado
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina60
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2.Asignarcostosindirectos.
ParaverlatabladecostosdedebeseleccionariralapestaadeViewTables-Cost.
Figura5.2
Laactividad"PagarLocalseconsiderauncostoindirecto,porloqueseleasignauncostode$1,100.00porcadaocurrenciadelaactividad.AsignarestevalorenlacolumnaFixedCostdelatabladecosto.
3.Revisarlatabladecostosdelproyecto.
LatabladecostosdebelucircomolaquesemuestraenlaFigura5.3.
Figura5.3
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina61
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4.Alimentarhorasextras.
ElMSPnotienelacapacidaddeinterpretarlassobre-asignacionesparaintroducirlashorasextrasdetrabajo,porloquesetienenquedefinirdemaneramanual.
SedebeiralavistaResourceGraphparaobservarlasobre-asignacinenelproyecto.SepuededividirlapantallayelegirlavistaResourceGraphenlaparteinferiordelapantalla.ParaDividirlapantallaseseleccionalaopcinDetailsylavistadeseadadelmendesplegable:
Figura5.4
Enlosdas24y25deOctubreapareceunasobre-asignacin,enlasactividadesProbarSoftwareenRedyRealizarMacros(verFigura5.5).
Figura5.5
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina62
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Paraquitarlasobre-asignacinsevaaretrasarunadelasactividades,aunqueestoprovocaelretrasodetodoelproyecto.QuiteladivisindelapantalladesmarcandolaopcinDetailsyelijalavistaResourceFormqueseencuentraenOtherViewsenlapestaaViewEnestavistaapareceunacolumnallamadaDelay,endondeseescribeelvalorcorrespondienteadosdas(16hrs)paralaactividad"RealizarMacros".LaFigura5.6muestralaoperacin.
Figura5.6
Paravolveralafechadefindeproyectooriginal,sepuedenasignarhorasextrasalosAnalistasenlaactividad"RealizarMacros".
ParapoderverinformacintilrelativaalaasignacindecargadetrabajoseseleccionaWorkenelreadeDetailsenlapestaaFormat.SobrelaactividadRealizarMacros,enlacolumnaOvt.Work,colocarelvalorde32hrs,quecorrespondealacargadetrabajoparadosanalistastrabajandodosdas.
LaFigura5.7muestracmodebelucirlaasignacindehorasextras.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina63
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Figura5.7
5.Obtenerelflujodecajayloscostosacumulados.
SeutilizalavistaTaskUsagedelapestaaViewparamostrarlosflujosdecaja,ascomounodelosreportespararevisarenformaimpresalainformacin.
Figura5.8
Semodificanlosdetallesdeestavistaparaqueslomuestrelainformacindecostos.EstosehaceenlapestaaFormatseleccionandoCostenelreadeDetails.Sisedeseasepuededeshabilitareltrabajo(Work).
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina64
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Figura5.9
Comosepuedeobservar,losflujosdecajasondiarios,peroparaestecasoesmsfcilvisualizarlosdemanerasemanal.ParalograrestosemodificalaescaladetiempoenlapestaaViewenlaopcinTimescale.
Figura5.10
LaFigura5.11muestratodoslosajustes,estnmarcadoslosflujosdecajasemanalesdelproyecto.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina65
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Figura5.11
LainformacinsedebecopiaraunahojadeExcelpararealizarlagrfica.SeutilizaelarchivoCaso5.xls.ysecopianalahojalosdatosdelosflujosdecajasemanalesdelavistaTaskUsage.Seagregaunrenglnconelacumuladoylasfechasdecorte.
Paraconstruirlagrficaseutilizanlosdatosacumulados.LaseriesellamaCostoAcumulado,losvaloresdeYsonloscostosacumulados,lasetiquetasdelascategorassonlasfechasdecortesemanales.
EnlaFigura5.12semuestranlosdatoscopiadosyenlaFigura5.13lagrficacreada.
Figura5.12
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina66
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!"#$#%&'()
()*"+$%(,*"+$%(-*"+$%(.*"+$%(/*"+$%(0*"+$%
Figura5.13
ParaobtenerelreporteimpresoenMSPseseleccionaReportsdeldelapestaaProject,yaparecelaventanadereportes.Seleccionarelgrupodereportesdecostos(Cost),ydestosseleccionarelreporteCashFlow(UsandoelbotnSelect).Apareceunavistapreviadelreporte.
EjerciciosExtras:
Enquvistaseeditanlashorasextrasyendndeseponeelcostodestas(puedesermsdeunlugar)?Revisarlasdiferentesopcionesdereportesdecostosyeditarelflujodecajaparaqueseamensualenvezdesemanal.
!CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina67
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6.Vistasejecutivasdelcronograma.Presentacinejecutivadelcronograma,dandoformatodecoloryexportacinalapresentacinfinaldesdeMsProject.
DESCRIPCINDELCASO
Unadelasactividadesmscomunesqueunlderdeproyectosrealizaesladecomunicareficazmentelacronologadelproyectoalosinvolucrados.
Apesardetodoslossistemasparagestionarproyectos,formatosdebalance,plantillasdisponiblesparalaadministracindeproyectos,esmseficientepresentarmediantecuadrosydiagramaslacronologa,locualrepresentaunretoparaeladministradordeproyectosalrealizarlapresentacindelcronogramamedianteprogramascomoPowerPointoVisioyaqueelestarajustandofechas,horariosyactividadesengrandesproyectospuederesultartediosoeinvolucrainversindetiempo.
Enestecasoseanalizarunaformarpidaysencilladerealizarelcronogramadelproyectoparalapresentacindenuestroinforme.
LautilizacindelMSP
UtilizarlafuncinTimelinedelMSPparaabrirlavistadelcronograma.
Actividades:
1.Abrirelcaso6habilitandolavistaTimeline.2.IncluirlastareasEquipo,Supervisin,InstalacineimplementacinalavistaTimeline,ascomolosmilestonesdelasactividadesEquipocompleto,PlataformacorriendoyMarcosterminados.3.DarformatoalavistayexportaraPowerPointoOutlook.
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6.Vistasejecutivadelcronograma.Presentacinejecutivadelcronograma,dandoformatodecoloryexportacinalapresentacinfinaldesdeMsProject.
SOLUCIONDELCASO
1.AbrirvistadeTimeline.
EnlapestaaViewseleccionelaopcinTimeline.
Figura6.1
2.IncluirlastareasEquipo,Supervisin,InstalacineimplementacinalavistaTimeline,ascomolosmilestonesdelasactividadesEquipocompleto,PlataformacorriendoyMarcosterminados.
ParaincluirlastareasymilestonesquesernpartedeldiagramaseleccioneExistingTasksdelapestaaFormatenlavistaTimeline.
Figura6.2
Enlasiguienteventanaseencuentrantodaslastareasdelproyecto,enellaseleccionelastareasymilestonesqueformaranpartedesudiagrama.
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Figura6.3
Siaparecenlasactividadesenunasolalneadetiempo,sepuedeactivarlaopcindeOverlappedylaopcinDetailedTimelineTaskenlapestaadeFormat,estasopcioneslepermitenvisualizarelnombreydetallesdelasactividades.ReviselasdiferentesopcionesqueproporcionalavistaDateFormat.
Figura6.4
3.DarformatoalavistayexportaraPowerPointoOutlook.
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Paracambiarelformatodelcronograma,vayaalapestaadeFormatseleccionelatareaenlaqueaplicarelcambiodeformatoseleccionelatipografadeletra,tamao,colorascolordelabarra.
Figura6.5
ParaexportarelcronogramadentrodelapestaadeFormatseleccioneCopyTimelineestaopcinlepermitecopiarelcronograma,esimportantetengaabiertoelarchivoPowerPointoOutlookadondeserexportado.
Figura6.6
Nota:Sideseaagregarnuevastareas,ttulodetareasomilestonesquenoexistenenelproyectolopuedehacerdesdeelTimelinemediantelosbotonesTask,callouttaskomilestones,localizadosenlaseccindeInsertenlapestaaFormat
EjerciciosExtras:Estavista(Timeline)nomuestralahoradeiniciodelastareas,mediantelaopcinDateFormatactivelaopcindetalformaqueseincluyada,fechayhora.InserteelnombredelproyectoInstalacineimplementacindeequipoinsertandolaactividadenelcronogramayseleccioneDisplayasCallout
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7.Laadministracindeproyectosmltiples.
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Asignacinderecursos,elpoolderecursos,consolidacindeproyectos,
nivelandorecursos.
DESCRIPCINDELCASO
Cmoasignareficientementerecursosendosomsproyectossimultneos?Cmoasegurarquenosesobrecarganlosrecursoscuandotrabajanenvariosproyectossimultneos?Cmonivelarrecursosenproyectosqueseestnejecutandoalmismotiempo?
Estaspreguntassepresentanfrecuentementeenlaadministracindeproyectosmltiples,situacinquesepresentaparatodosaquellosqueadministranoparticipanendiferentesproyectosalavez.
ElusodeherramientasdeadministracindeproyectoscomoeldiagramadeGantt,laasignacinynivelacinderecursos,losdiagramasdecargasdetrabajo,seaplicantambinenelcasodeproyectosmltiples.Elprincipiodeaplicacineselmismo,sloquesedebetenercuidadodereflejarlasnecesidadesderecursostomandoencuentalaexigenciadecadaproyecto.
LautilizacindelMSP
Realizarlaasignacin,nivelacinyconsolidacinderecursosenproyectosmltiples
Actividades:
1.Alimentarelpoolderecursos.2.Alimentarlasactividadesdedosproyectosindependientes,asignndoleacadaunosusrecursosrespectivos,tomndolosdelpoolderecursos3.Consolidarlosproyectosyhacerunanlisisdenecesidadesderecursos4.Integraruntercerproyectoqueyatieneasignadoslosrecursosyrevisarnuevamentelasnecesidadesdetodoslosrecursos5.Nivelarlosrecursosdetodoslosproyectos6.Ligarlaactividaddeunproyectoaunaactividaddeotroproyecto
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7.Laadministracindeproyectosmltiples.
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Asignacinderecursos,elpoolderecursos,consolidacindeproyectos,
nivelandorecursos.
SOLUCIONDELCASO
1.Alimentandoelpoolderecursos.
Alasignarrecursosavariosproyectossedeberevisarqueestnadecuadamentedistribuidos,paraquenohayasobreasignacionesnirecursossubutilizados.Elconjuntoderecursoshumanosymaterialesyequipoeselpoolderecursos.
EnMSPsepuededardealtaungrupoderecursosabriendounarchivonuevoyalimentandolosrecursosdisponiblesenlahojaderecursos.EnelarchivoGrupoAdeP.mppseencuentranlosrecursoshumanosasignadosalgrupodeAdministracindeProyectoscomosemuestraenlaFigura7.1.
Figura7.1
Enelmismoarchivo,enlavistaGanttsepuedeverquenoestdadadealtaningunaactividad,yaquesedeseaqueestearchivoseanicamenteutilizadoparaelregistrodelosrecursos.
2.Asignandorecursosalosproyectos,tomndolosdelpoologrupodetrabajo.
SevanautilizarlosrecursosdeAdministracindeProyectosparadosproyectosdiferentes:elcursodeMSPAvanzadoyelcursodeCoordinacinEfectivadeProyectos.AdemssetieneotroproyectoyaenmarchaqueeslaImplantacindelanormaISO9000enelCSIM.
Abrirlossiguientesarchivos:-CursoMSProject.mpp
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-OrganizacincursoCEP.mpp
Paraempezarlaasignacinderecursos,sedebeindicaralMSPquelosrecursossevanatomardelarchivoGrupoAdeP,porloquesedebetenerabiertoestearchivoparatenerloactivo.
ActivarelproyectoCursoMSProject,seleccionndoloenlaopcinSwitchWindowdelapestaaView.
Figura7.2
Paradardealtalosrecursos,enlapestaaResourceseseleccionaResourcePoolydespusShareResources.
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Figura7.3Aparecelaventanaparacompartirrecursosconotrosproyectos(Figura7.4).SeleccionarlaopcinUseresourcesydarclicenelmenFrom,dondesemuestranlosnombredelosproyectosabiertos.SeleccionarGrupoAdeP.SerecomiendaelegirlaopcinSharertakesprecedence,paraquecualquiercambionecesarioenlosproyectosnuevossearespetadosobrelosdatosquetieneelarchivodelgrupoderecursos.
Figura7.4
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RealizarlamismaoperacindecompartirlosrecursosdelGrupoAdePenelproyectoOrganizacindelcursoCEP.Losrecursosdisponiblessedebendepodervisualizarenlahojaderecursosdecadaunodelosproyectos.
EnlapestaaTask,seseleccionalaopcinInformation.AparecelaventanaMultipleTaskInformation.EnseguidaseseleccionalapestaaAdvancedyesimportantedesactivarEffortDrivenymarcarcadaactividadconFixedDuration,paraquesepuedaplanearlaasignacinderecursossincambiosenladuracindelasactividades.
Figura7.5
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CursoMSProjectRecursos(Unidades)
EspecificacindelcursoAdnLpez(50%),VicentePrez(50%)
ElaboracindelcontenidoAdnLpez(50%),VicentePrez(50%)
PreparacindeloscasosAdnLpez(100%)
SolucindeloscasosAdnLpez(25%)VicentePrez(100%)
EdicindelmanualVicentePrez(100%),AlejandraRivera(50%)
Curso1y2AdnLpez(100%),VicentePrez(100%)
OrganizacincursoCEPRecursos(Unidades)
RegistrosPilarEnriquez[50%],IvonneGonzlezGutirrez(100%)
EstacionamientosPilarEnriquez[50%]
SalasPilarEnriquez[50%]
ReproduccindemanualesIvonneGonzlezGutirrez(100%),PilarEnriquez(100%)
PreparacindidcticaAdnLpezMiranda(100%)
CursoCEPAdnLpezMiranda(100%)
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AsignarlosrecursosalproyectoCursoMSProjectdeacuerdolasiguiente
tabla:
EldiagramadeGanttconlosrecursosasignadosdebeversecomosemuestraenlaFigura7.6.
Figura7.6.
AsignarlosrecursosalproyectoOrganizacindelcursoCEPdeacuerdoalasiguientetabla:
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EldiagramadeGanttdelproyectodebequedarcomoeldelaFigura7.7.
Figura7.7
Cerrarlostresarchivos.
3.Consolidandoproyectos.
SeabreunarchivonuevoconelnombreProyectosConsolidados.EnlaceldadelaprimeraactividadseinsertaelproyectoCursoMSProjectpormediodelapestaaProject.EnseguidaelegirlaopcinSubproject.AparecelapantallaquesemuestraenlaFigura7.8.
Figura7.8.
TeniendoactivadalafuncinLinktoProject,seseleccionaelarchivoCursoMSProjectyseinsertaconelbotnInsert.Seveelproyectoinsertadopero
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altratardeverlasactividades,aparecelaventanadelaFigura7.9.Seleccionarlaopcin:OpenresourcepooltoseeasignmentsacrossallsharerfilesypresionarOK.
Figura7.9.AparecelaactividadsumariadelproyectoCursoMSProject.SedebenocultarlasactividadesdelProyectoinsertadoantesdeinsertarotroobjeto.
RepetirlasoperacionesparainsertarelproyectoOrganizacindelcursoCEP.
LosdosproyectosconsolidadossedebendevercomosemuestraenlaFigura7.10.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina79
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Figura7.10.
Conlosdosproyectosconsolidados,sepuedeutilizarcualquieradelasvistasqueMSPtieneparaelanlisisderecursos.DividirlapantallayrevisarlavistaResourceGraphenlaparteinferiordelapantalla.Sepuedenotarquenohayrecursossobre-asignados.
4.Integrandountercerproyectoconrecursospropios.
SeintegranlosrecursosdelproyectoISOalGrupoAdeP.AbrirarchivoProyectoISO.mpp(Figura7.11)yrevisarlaasignacinderecursos.
Figura7.11.
AlrevisarlosrecursosdeesteproyectoseobservaqueAdnLpezyAlejandraRiverayaformanpartedelGrupoAdeP,sinembargoAracelyGarcano.Paradardealtalosrecursos,enlapestaaResourceseseleccionaResourcePoolydespusShareResources,seleccionarGrupoAdeP(debeestarabierto)ydarclicenOK(figura7.12).VerificarlashojasderecursosdeambosarchivosconlainclusindeAracelyGarca.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina80
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Figura7.12
SeinsertaelproyectoISOenelarchivodeProyectosConsolidados.SedebeseleccionarlaceldaqueestdebajodelaltimaactividadyseleccionarlapestaaProjectydespusSubproject.LostresproyectossemuestraneneldiagramadeGantt.
Revisarnuevamentelosrecursosparaversiexistensobre-asignaciones.ElrecursoAlejandraRiveraseencuentrasobre-asignado.
Figura7.13
5.Nivelacinderecursosdelosproyectosconsolidados.
Esposiblenivelarlosrecursostomandoencuentalostresproyectos.AntesdenivelarsedebesalvarlalneabasedelproyectoenlapestaaProject,abrirelmenSetBaselineyelegirlaopcinSetBaseline,seleccionarEntireProjectyOK.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina81
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Figura7.14
Paranivelarlosrecursosdetodoslosproyectos,iralapestaaResourceyseleccionarlaopcinLevelingOptions.DesactivarlaopcinLevelonlywithinavailableslack,permitiendoqueMSPpuedapartirlasactividadessiesnecesario.EnestamismaventanadebeestarseleccionadalaopcinLevelentireProject.
Figura7.15Losrecursosquedannivelados,perolafechadelCursoMSProjectsedesplazahastaFebrero,queescuandoAlejandraRiveraterminalaactividaddedocumentacinenelproyectoISO(elMSPtomacomoprioridadactividadescrticas).Sielretrasoenlafechaderealizacindelcursonoesfactible,sedebenintentarotrasopcionesdenivelacinoimponerrestriccionesenlosproyectos.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina82
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6.Ligandoactividadesentreproyectos.
Paraligarunaactividaddeunproyectoconunaactividaddeotroproyecto,sepuedehacerconelbotnLinkTasksdelapestaaTaskodirectamenteconelcursorsobrelasbarrasdeldiagramadeGantt.
EnelarchivodeProyectosConsolidadosseprogramalaactividaddedocumentacinenelproyectoISOhastaquesehayaterminadolaedicindelmanualdelCursoMSProject,parapermitirqueAlejandraRiveranoestsobre-asignadayqueelcursonoseretrase.ElresultadoseapreciaenlaFigura7.16.EstaligapermitemantenerlafechadelCursoMSProjectyquitarlasobre-asignacinaAlejandraRivera,perosetendrqueretrasarlafechadelacertificacinenISO.
Figura7.16.
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8.Elcontroleficientedeproyectos.
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LavistaTracking,manipulandovistas,adaptandolavistaGantt,
definiendodiferentesbaselines.
DESCRIPCINDELCASO
Elcontrolessindudaunodelosaspectosmsimportantesdelaadministracindeproyectos;sinembargoesalavezelmsdescuidado.Pordiversosaspectossedejalainformacindeplaneacincomoest,esdecirnoseactualizaylosmiembrosdelequipotrabajanintuitivamenteoconcontrolesmuygenerales.
Labasedelcontroldelproyectoconsisteenconocertresaspectosprincipales:
-Elestadoactual-Laplaneacinoriginal-Laproyeccinafuturooelpronstico
Todobuensistemadebeconteneresostreselementos,entiempo,encostoyencalidad.
Otracomplicacinadicionalsederivadelacantidadycalidaddelainformacindecontrol,enmuchoscasossellevatantainformacinytanespecficaqueeladministradordelproyectoinviertemstiempoenprepararlayenleerlaqueensutrabajodecoordinacin.
Lasituacinanteriorsedeberemediarllevandoacabounsistemadecontrolacordeconelesfuerzo.Preparandoyemitiendoreportesygrficasadiferentesnivelesdelaorganizacin,demaneraquecadaquienrecibalainformacinsuficienteynecesariaparalatomadedecisiones.
LautilizacindelMSP
UtilizandoelMSP,eladministradordeproyectodebergenerargrficasdeGanttquesatisfaganlostresaspectosprincipalesantesmencionadosydebersercapazdemanipularlasparapresentarlainformacindelproyectoadiferentesnivelesdedetalle.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina84
MSProjectAvanzado
Apartirdelaprogramacindeunproyecto,generarundiagramadecontrolquepermita:
1.Visualizarelplanoriginal,tantoenbarrascomoenmilestones.2.Visualizarelestadoactualdeavancedelproyecto.3.Visualizarloquefaltaporhacery/oloquesehatenidoquereprogramar.4.AplicarfiltrosymanipulareldiagramadeGanttdemaneraquesepuedaverelplanoriginalyelavanceactualenactividadessumarias,ascomoelestadodelosmilestonesmsimportantes.5.Modificarelplanoriginal(rebaseline)perosinperderelanterior,demaneraquesetengandoslneasbasesyunavanceactual.
LavistaTracking,manipulando
8.Elcontroleficientedeproyectos.
vistas,adaptandolavistaGantt,
definiendodiferentesbaselines.
SOLUCINDELCASO
Visualizarelplanoriginal,tantoenbarrascomoenmilestones.Visualizarelestadoactualdeavancedelproyecto.Visualizarloquefaltaporhacery/oloquesehatenidoquereprogramar.
Seutilizacomoproyectolaprogramacinparalainstalacindeunanuevalneadeinyeccindeplsticoyacabado.ElArchivoconlasactividadesseencuentraenCaso8.mpp.
LavistaTrackingGantt,queseencuentraenMoreViewsenelmenenlapestaaViewcomounadelasopcionesdelbotnGanttChart,proporcionalainformacinnecesariapararesolverestecaso:elplanoriginalyelestadoactualdelproyecto,tantoenbarrascomoenmilestones.
Estavistaestdiseadaparallevarelcontroldeunproyecto,poniendoencolorgriselplanoriginal;yelplanreprogramadosemuestraconlasactividadescrticasencolorrojoylasactividadesnocrticasenazul.Cuandosecreaunnuevoproyectonoaparecenlasbarrasgrises,debidoaquenosehadefinidoelplanoriginal(baseline).Todaslasactividades,inclusivelassumariastienenindicadoelporcentajedeavance.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina85
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LadefinicinoriginaldelavistaTrackingGanttnomuestraalgunosdelossmbolosdelosmilestones.Lasimbologasepuedemodificarparamostrarlosmilestonesprogramado,reprogramadoylogrado.EstosehaceenlaventanaBarStylesqueaparecealseleccionarlaopcinBarStylesenelbotnFormatdelapestaaFormat.
Lossmbolossemodificancomoseindicaacontinuacin:
MilestoneReprogramado:Seeditaelsmboloquenotieneunnombredefinido.DefinirelnombredeestesmbolocomoMilestoneReprogramadoenlacolumnaName.SeleccionandolacolumnaAppareancesemodificaelsmboloauntringuloblanco,estosehaceenlapestaaBars.
MilestoneProgramado:SemodificaelsmboloBaselineMilestone,conelnombreMilestoneProgramado.
MilestoneLogrado:SeeditaelsmboloMilestone.EnlascolumnasFromyToseleccionarelcampoActualStart.CambiarelnombredeestesmboloaMilestoneLogrado.
LaFigura8.1muestratodosloscambiosenlasimbologa.
Figura8.1
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina86
And/OrFieldNameTestValue(s)
SummaryEqualsYes
OrFlag1EqualsYes
MSProjectAvanzado
AplicarfiltrosymanipulareldiagramadeGanttdemaneraquesepuedaverelplanoriginalyelavanceactualenactividadessumarias,ascomoelestadodelosmilestonesmsimportantes.
Antesdecrearlosfiltrossedebendefiniralgunasbanderasparamarcarlosmilestonesmsimportantes.ParaestaseccinseutilizalavistaGanttChartdelapestaaView.
Seinsertaunacolumnaalaizquierdadelacolumnadeladuracin,estoselograseleccionandoInsertColumnenelpestaaFormat.Apareceelmenconellistadodetiposdecamposparadefinireltipodecolumna.SeleccionarelcampoFlag1,alpresionarapareceestacolumnaenlapantalla.EstacolumnapuedeguardarvaloresdeYESyNO(NOeselvalorpordefault).EnseguidaseleccionarlaopcinCustomFieldsyescribir"Importante"enelttulodelcampoFlag1.
Figura8.2
Sedebenmarcarcomoimportantes(YES)losmilestonessiguientes:
MaterialdisponibleOperadoreslistosPruebasrealizadas
IralpestaaViewyseleccionardellistadodeliconodeFilter:MoreFiltersUtilizarelbotnNewparadefinirunnuevofiltro.Escribircomonombredelfiltro"Caso8",marcarlaopcinShowinMensisedeseaqueaparezcaenelmendefiltros.Definirlosrenglonesdelfiltrodeacuerdoalasiguientetabla:
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina87
MSProjectAvanzado
Unavezdefinidoelfiltro,darclicenSave.Aplicarelfiltroyverloqueocurre:Sedebenvernicamentelasactividadessumariasylosmilestonesmsimportantes.(Figura8.3)
Figura8.3
ParadeshacerelefectodelfiltrosedebeseleccionareneliconodeFilter:NoFilterenlapestaadeView.Hacerestoantesdecontinuarconelcaso.
ExisteotromecanismoconocidocomoAutoFilterparacrearfiltrosdemanerainteractiva,estepuedeserrealizadodirectamentedelencabezadodecadacolumnaalhacerclicsobreeneltrianguloinvertido(paraactivarloiraliconoFilteropcinDisplayAutoFilter).Alhacerestoapareceunmendesplegableelcualpermiteelegiralgncriterioparafiltrarlainformacindeacuerdoalosvalorespermitidosporesacolumna.Verfigura8.4
Figura8.4
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina88
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DentrodelmendesplegablelaopcinFilterdespliegaunsubmenenelquehayopcionesconstantesquesepuedenaplicarcomofiltroaesacolumna,entreellasseencuentranlasopcionesAlltaskyCustomLaprimeraopcindeshaceelfiltroenlacolumnaseleccionada.Lasegundaopcinpermitecrearunfiltro,enlacolumnaseleccionada,conalgnvalorquenoaparezcaenelmendesplegable.LosdemsvalorescorrespondenaconstantesqueMSPconsideradeusocomn.
LaFigura8.5muestralaventanaqueaparecealseleccionarlaopcin(Custom).Enestaventanasepuedecrearunfiltromsflexible,elcualsepuedegrabarparausarloposteriormentepormediodelbotnSave.Losvaloresquesepuedenfiltrarsonconstantes,oreferenciasavariablesqueutilizaMSPcomoDuration,Work,Start,Finish,etc.Losvaloresafiltrardebenserdelmismotipo(nofiltrarduracincontrafechas,porejemplo).
Figura8.5Crearunfiltrointeractivodemaneraquenosemuestrenlosmilestonessololasactividades.UnavezcreadoestefiltrolainformacindebeaparecercomoenlaFigura8.6.
Figura8.6
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina89
MSProjectAvanzado
Deshacerelfiltroanteriorantesdepasaralasiguienteseccin.
Modificarelplanoriginal(rebaseline)perosinperderelanterior,demaneraquesetengandoslneasbasesyunavanceactual.
Sisedeseaalterarlalneabaseparaadecuarlaalasituacinactualdelproyectoyalmismotiempoconservarestebaselineparafuturasreferencias,sepuedehacerdelamanerasiguiente:SeleccionarSetBaselineenelbotnSetBaselineenlapestaaProject.EnlaventanaSetBesalinequeapareceseleccionarlaopcinSetinterimplan.EnCopyseleccionarBaselineyenIntoseleccionarStart1/Finish1.MarcarlaopcinEntireProjectydarclicenOK.
PararedefinirelbaselinedemaneraquecoincidaconelplanactualsedebeabrirnuevamentelaventanaSetBaseline,seseleccionalaopcinSetbaselineydarclicenOK.
Figura8.7
ParapodervisualizarambaslneasbasesemodificalaaparienciadelavistaTrackingGantt,estosehaceenlaventanaBarStylesqueaparecealseleccionarlaopcinBarStylesenelbotnFormatdelapestaaFormat.AbajodelsmboloBaselineSplitinsertarunnuevosmboloconelnombreBaselineOriginalutilizandoelbotnInsertRow,cambiarlaapariencia,enShowForTasksseleccionarNormal,Row:2,FromStart1yenToFinish1.
LaFigura8.6muestraestenuevosmboloconlasopcionescorrespondientesaeditarencadacolumna.
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina90
MSProjectAvanzado
Figura8.8
LoscambiosenlavistaTrackingGanttsemuestranenlaFigura8.9.
Figura8.9
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EjerciciosExtras:
ModificarladefinicindelasactividadessumariasenlavistaTrackingGanttdemaneraque:
lasumariadelneabase(baseline)seveaas:
ylasumariaactualseveaas:
Nodebeaparecerlabarradeavanceenningunodelossmbolosdelasactividadessumarias.
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9.Cmoprepararseparalosreportesdeavance.
MSProjectAvanzado
Alimentandoporcentajes,asignandomilestones,definiendoel%totalde
avanceyeltiemporestante.
DESCRIPCINDELCASO
Cuandosemanejaunproyectodondeparticipanpersonasdediferentesdepartamentosodediferentescompaasesnecesarioestablecerunsistemadeinformacinquepermitarecolectarinformacindeavancedelproyecto,alimentarlaalMSPygenerarconellolasgrficasoreportesrespectivos.
Elsistemadebeidentificarinicialmentelashorashombreolashorasmquinaasignadasacadaactividad.Debetambincontarconunprocesoderegistrodehorasreales.Ademsdeestosdosdatos,deberegistrarseelporcentajedeavanceporactividad.Cuandosetrabajaintensivamenteenhorashombre,eldatodelporcentajedeavancesepuedesustituirproporcionandounestimadodecuntofaltaparaterminar.Estedatopuederegistrarsemencionandolafechaprobabledeterminacinolashorashombrequefaltanparaterminarlaactividad.
Resumiendoloanterior,cuatrodatossonimportantesparacadaactividadsisequiereactualizarsistemticamenteelestadodeavancedelproyecto:
-Fechadeinicio-Horashombre(mquina)programadas-Horashombre(mquina)realmenteasignadas-Fechadeterminacinuhorashombre(mquina)quefaltarporasignar
Normalmenteestainformacinserecolectaatravsdeformatos,yaseaenpapeloporalgnmedioelectrnico.
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LautilizacindelMSP
Tomandocomobaseunproyectoqueyahasidoplaneadoycuyosrecursosyahansidoasignados,realizarlossiguientesejercicios:
1.Revisarlalneabasedelproyecto,tantoentiempocomoenhorashombreyhorasmquinaasignadasacadarecurso2.Alimentarfechasdeinicio,horasrealesasignadas(hombreomquina)oelporcentajedeavance3.Alimentarlainformacindeloquefaltaparaterminar(tambinconinformacinrecopilada),yaseaenfechasoenhorasderecurso4.ReflejarelestadodeavanceeneldiagramadeGanttyasignarlasmetasintermediaslogradascuandolaactividadquelagenerahayasidorealizada
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina94
9.Cmoprepararseparalosreportesdeavance.
MSProjectAvanzado
Alimentandoporcentajes,asignandomilestones,definiendoel%totalde
avanceyeltiemporestante.
SOLUCINDELCASO
Revisarlalneabasedelproyecto,tantoentiempocomoenhoras-hombreyhorasmquinaasignadasacadarecurso.
ParaestecasoseutilizaelarchivoCaso9.mpp(Figura9.1)
Figura9.1
Paravisualizarlalneabasedelproyecto,tantoentiempocomoenhoras-hombreomquinaasignadasacadarecurso,esnecesarioiralavistaTaskUsage,lacualseencuentraenlapestaaView.EstavistasemuestraenlaFigura9.2.
Figura9.2
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina95
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Paraelegirloscamposavisualizarenestavista,esnecesarioiralapestaaFormatyelegirlasopciones:BaselineWork,ActualWorkyPercentCompletecomosemuestraenlaFigura9.3.
Figura9.3
SilaopcinPercentCompletenoapareceenlasopcionesdelapestaaFormat,entoncessedebeseleccionarlaopcinAddDetails.Apareceunaventanaenlaquesepuedenelegirmsdetallesparavisualizarenlavista.SeseleccionaPercentCompletedelalistadeopcionesenAvailablefields:ysedaclicenelbotnShow.ObservelaFigura9.4.
Figura9.4
CSIM/ITESM//DoloresLankenauPgina96
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Finalmente,quedacomosemuestraenlafigura9.5.
Figura9.5
Alimentarfechasdeinicio,horasrealesasignadas(hombreomquina)oelporcentajedeavance.
Paraalimentarlashorasrealessetomaunejemplodeformato(Tabla9.1),elcualsirveparadespusalimentarestasmismashorasalMSP.ParalasprimerascuatrosemanasdelproyectolashorasrealesquedancomolomuestralaTabla9.2.
17-21deNov3-7deNov10-14deNovHorasasignadas(Reales)24-28deNovCONSTRUCCIONL3M4M5J6V7L10M11M12J13V14L17M18M19J20V21L24M25M26J27V28TOTLimpiezadeterrenoRemovermaterialdelimpiezaNivelarterrenoCompradetuberasInstalarredesdeAguaInstalarreddedrenajePonerpisoInstalarcasetamvilInstalacinelctricaCasetamvilinstaladaTOTAL
Comentarios:
Tabla9.1Formatosugeridoparaalimentarlashorasrealesenunproyecto
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17-21deNov3-7deNov10-14deNovHorasasignadas(Reales)24-28deNovCONSTRUCCIONL3M4M5J6V7L10M11M12J13V14L17M18M19J20V21L24M25M26J27V28TOTLimpiezadeterreno1616161616Removermaterialdelimpieza161680016168Nivelarterreno488884Compradetuberas10%20%20%00000InstalarredesdeAguaInstalarreddedrenajePonerpisoInstalarcasetamvilInstalacinelctricaCasetamvilinstaladaTOTALComentarios:
Tabla9.2Horasrealesasignadasdurantelasprimeras4semanasdelproyecto
Yaquesetienenlashorasrealesenunciertoperiododetiempo,elsiguientepasoesvaciarestainformacinenlavistaTaskUsage(Figura9.6).Lainformacinsedebecapturarenelrecursoasignadodecadaactividadparaquesereflejeelavanceenlamisma,estainformacinpuedeserenhorasoenporcentajedeavance.
Figura9.6SedebenirmonitoreandoloscambiosquesurgenenlavistaTrackingGantt(Figura9.7).
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Figura9.7
Alimentarlainformacindeloquefaltaparaterminar(tambinconinformacinrecopilada),yaseaenfechasoenhorasrecurso.
Paraintroducirlainformacinquefaltaparaterminar,yaseaenhorasoduracin,sepuedehacerenlavistaTaskUsage,utilizandolatablaqueaparecepordefaultycambiandoloscamposquenosondeutilidad,enestecasosecambianlascolumnasStartyFinish.Estoscambiossehacendandoundobleclicenlacolumnaquesequieremodificar(figura9.8)yseseleccionaRemainingworkyRemainingduration,quesonlasdosnuevascolumnasquesenecesitanenlavistaTaskUsage.
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Figura9.8
LavistaTaskUsagemodificadasevecomosemuestraenlaFigura9.9.
Figura9.9
Conestoscamposdefinidossepuedetenerdisponiblelainformacindeltrabajoquequedapendientetantoenhorascomoenduracindelaactividad.SilaactividadNivelarterrenoantienependientesdosdasmsdetrabajosepuedeintroducirestainformacindedosmaneras:alimentandolainformacinenelcampoRemainingduration(das)oenelcampoRemainingwork(horas).
EnlavistaTrackingGanttsereflejanloscambioshechosenestoscampos(Figura9.10)
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Figura9.10
ComoejerciciosepiderealizarlosavancesdelasactividadesrestantesutilizandolosreportesdeavancesyeltrabajopendienteparaobservarloscambiosquevansurgiendoeneldiagramadeGantt.
EjerciciosExtras:
Quparmetrosseutilizanparallevarelcontroldeavancedelosproyectosyporqu?Seutilizaalgnformatooprocedimientoparaalimentarlashorasrealesdetrabajorealizado(S/No)?,Porqu?Quinformacin(columna)seagregaraparaconocereltrabajoqueanquedapendiente?
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10.ElmtodoEarnedValue.LatablaEarnedValue,pronsticos,lascurvasSdecontrolcosto-avance(exportadasaExcel).
DESCRIPCINDELCASO
ElmtododecontrolEarnedValue(EV)permitetenerinformacindelavanceydelgastodelproyectosimultneamente.
EstemtodoesunodelosmsutilizadosparaelcontroldelosproyectosenEstadosUnidos;sinembargo,enMxicoesmuypocalaaplicacinqueseleda.
ElmtodoEVesbsicamenteunmtodoponderadoqueutilizatresdatoselementales:
ValordeltrabajoprogramadoVTP(BCWSporBudgetedcostofworkscheduled).Eselpresupuestodelproyecto.ValordeltrabajorealizadoVTR(BCWPporBudgetedcostofworkperformed).Eselavancedelaactividadmultiplicadoporelvalorpresupuestado.CostorealCR(ACWPporActualcostofworkperformed).Eselcostorealmentefacturadoodesembolsado.
Sisegraficandemaneraacumuladaestastresvariables,setienenlascurvasSquepermitenrevisarlatendencia,elestadoactualyelpronstico.Unejemplodeestascurvassemuestraacontinuacin:
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Conestostreselementossepuedencalcularndicesdeproductividad:
Costodedesempeoencosto(CPIporCostPerformanceIndex)
CPI=BCWP/ACWP
Costodedesempeoentiempo(SPIporScheduledPerformanceIndex).
SPI=BCWP/BCWS
OtrasvariablesimportantesdelmtodoEVson:
Presupuestoalterminar(BACporBudgetedatCompletion).Eselpresupuestototaldelasactividadesdelproyecto,basadoenlaplaneacinoriginal.Estimadoalterminar(EACporEstimatedatCompletion).Eselpresupuestoactualizadodelcostototaldelproyecto.
EAC=BAC/CPI
Estimadoparacompletar(ETCporEstimatedtoComplete).Eselpresupuestoactualizadodelcostodeltrabajopendiente.
Variacinalterminar(VACporVarianceatCompletion).Esladiferenciaentreelpresupuestooriginalyelcostototaldelproyectoalterminar.
VAC=BACEAC
Paraunamejorcomprensindeestosconceptos,sepresentalagrficasiguiente:
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BACBCWSBCWPACWPCPIEAC
ProyectoX$31,000$7,546$6,128$7,4000.83$37,349
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Enformatabular,losresultadosdeunanlisisEV,incluyendopronsticossepresentandelasiguientemanera:
Tantolatablacomolasgrficaspresentaninformacindelestadoactualdelproyecto,sustendencias(segnelperfilhistricodelascurvas)ylospronsticos.
LautilizacindelMSP
ElsoftwarecontienelastablasparacalcularlosvaloresdelmtodoEV,ysucaractersticadecompatibilidad,permitetransferirdemaneraautomticaestosvaloresaunatablaygrficadeMicrosoftExcel.
Actividades:
1.Apartirdeunproyectoconsusactividadesyrecursosrespectivos,revisarlosvaloresdelatablaEVsinalimentaravancesenelproyecto2.RealizarejerciciosdeavanceperidicoalasactividadesyanalizarlosvaloresdelastablasEV3.TransferirlosvaloresaunagrficadeMicrosoftExcelyrevisarlascurvasdeavance
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10.ElmtodoEarnedValue.LatablaEarnedValue,pronsticos,lascurvasSdecontrolcosto-avance(exportadasaExcel).
SOLUCINDELCASO
RevisindelosvaloresdelatablaEVsinalimentaravancesenunproyectodado.
ElarchivodelcasoesCaso10.mpp(Figura10.1).
Figura10.1.Ganttoriginaldelproyecto
ParaverlatablaEVesnecesarioiralapestaaViewyseleccionarTables:MoreTablesElegirlatablaEarnedValueyporltimopresionarApply.Sedebeactualizarlafechadecortealda2deoctubrede2011estosehacedesdelapestaaProjectenlaopcinProjectInformation.EnlamismapestaadeProjectsedebeestablecerelBaseline(opcinSetBaseline,delaseccinSchedule).
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Figura10.2.VentanaSetBaseline
SeinsertaunacolumnamsquecontengaelcampoActualCost,depreferenciasituadadespusdeACWP.LaFigura10.3muestralatablaEarnedValueparaelejemploseleccionado.
Figura10.3.TablaEValcomienzodelproyecto
LoscamposBCWS,BCWP,ACWP,ActualCost,SV,CVyVACestnencerosyaquelafechadecorteesantesdeliniciodelproyectoyporlotantonosehageneradoningnclculo.SinembargoloscamposEACyBACcontienenelpresupuestodelproyectoyenestemomentosoniguales.ConformesevangenerandolosavancesdelproyectoycambialafechadecortevanapareciendolosvaloresdeloscamposdelatablaEV.
RealizarejerciciodeavanceperidicoalasactividadesyanalizarlosvaloresdelatablaEV
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LabarradeavancesseaccededesdelapestaaTask,lasfuncionesseencuentranenlaseccinSchedule.(Figura10.4)Estabarraesmuyprcticaparaalimentaravancesenlosproyectos.
Figura10.4.BarradeopcionesTracking
SedeshabilitalaopcinActualcostsarealwayscalculatedbyMicrosoftOfficeProject.ParalograrestosedebeiralaPestaaFileseccinOptions.EnlaventanaProjectOptions,seleccionarlaopcinSchedule,enlasltimasopcionesdelamisma.(Figura10.5)
Figura10.5.VentanaPrpjectOptions
Estaoperacinesnecesaria,porquedeotramaneraMSPcalculaautomticamenteloscostosreales,tomandoencuentaelcostoplaneadodelaactividadporsuporcentajedeavance.
Enelejemplosemanejancuatrofechasdecorteenlasprimerascuatrosemanas(unaporsemana).
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Laprimerafechadecorteesal7deoctubrede2011.AestafechalanicaactividadrealizadaesladeLimpiezadeterreno,lacualtieneunavancedel100%yuncostorealde$1,000;estacantidadseintroduceenlacolumnaActualCostyelporcentajedeavanceseactualizaconlosbotonesdelabarradeherramientas.LatablaEVaestafechasevecomosemuestraenlaFigura10.6:
Figura10.6.TablaEValviernes7deOctubre
Lasegundafechadecorteesal14deOctubrede2011.DuranteestasemanalaactividadRemovermaterialdelimpiezaserealizconuncostorealde$500al50%,porloqueeltrabajorestantesereprogramparalasiguientesemana,moviendoademslasactividadessucesorasygenerandounnuevodiagramadeGanttcomolomuestralaFigura10.7(GrficoTrackingGantt).LanuevatablaEVsemuestraenlaFigura10.8.
Figura10.7.DiagramadeGanttal14deOctubre
Figura10.8.TablaEVal14deOctubre
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Latercerafechadecorteesal21deOctubrede2011.LaactividadRemovermaterialdelimpiezaseterminconuncostototalrealde$846.LaactividadNivelarterrenoavanzconformealoprogramado,50%,teniendouncostorealde$2,000.LaactividadInstalarredesdeaguaavanzconformealoprogramado,50%,teniendouncostorealde$196.ElNuevodiagramadeGanttsemuestraenlaFigura10.9.LatablaEVenlatercerasemanadecortesemuestraenlaFigura10.10.
Figura10.9.DiagramadeGanttal21deOctubre
Figura10.10.TablaEVal21deOctubrede2011
Laltimafechadecorteesal28deOctubrede2011.LaactividadNivelarterrenoseterminconformealoprogramado,teniendouncostorealde$4,500.EnlaactividadInstalarredesdeaguanosepudoavanzaryporlotantosereprogramparalasiguientesemana,sinembargogeneruncostorealde$1,000.LanuevagrficadeGanttsemuestraenlaFigura10.11LatablaEValacuartasemanadelproyectosemuestraenlafigura10.12.
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Figura10.11.DiagramadeGanttal28deOctubrede2011
Figura10.12.TablaEVal28deOctubrede2011
AestafechadecorteelpronsticoEACindicaqueelproyectovaanecesitardeunaumentooampliacindelpresupuesto.
TransferirlosvaloresaunagrficadeMicrosoftExcelyrevisarlascurvasdeavance
ParacrearlagrficadelaFigura10.13seexportanaExcellosdatos:BCWS,BCWPyACWP.
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