Gestión del Tiempo y Productividad Executive MBA UB 2017

Executive MBA 2017-2018 Habilidades Directivas:

Gestión del Tiempo y Productividad

Alfonso M. Viñuela [email protected]

EXECUTIVE MBA 2017-2018. Habilidades Directivas. Gestión del Tiempo y Productividad Profesor: Alfonso M. Viñuela

Objetivos, Expectativas y Alianzas

• Proporcionar a los participantes las herramientas adecuadas para gestionar, organizar y optimizar eficientemente el tiempo laboral y personal, a fin de que éste se transforme en un aliado tanto de la empresa como de nosotros mismos, así como en un elemento clave y diferenciador para el logro de la productividad profesional.

• ¿Y vuestras expectativas?• Alianza: Participación, Materiales, Teléfonos móviles, Puntualidad …


1. El tiempo como recurso limitado: Planificarlo y gestionarlo ¿una quimera?

2. Objetivos: Punto de partida para una óptima gestión del tiempo

3. Interferencias y obstáculos a una eficaz gestión del tiempo

4. Organización y planificación eficaz del tiempo

5. Productividad con el método GTD

6. Productividad y trabajo en equipo

7. El Proceso de Delegación

8. Técnicas para reducir el estrés

9. Anexos: Plan de Mejora Personal

Contenido del programa

RANDY PAUSCH LAST LECTUREhttps://www.youtube.com/watch?v=yJjN9ivIkf8

Pero antes, una historia a compartir …


Reflexiones sobre el Tiempo“Si un profesional no es capaz de gestionar su propio tiempo, no podrá

gestionar ninguna otra cosa” Peter F. Drucker

• Independientemente de la demanda, la oferta del tiempo es totalmente inelástica: no es posible alquilar, comprar o conseguir más tiempo

• El tiempo es totalmente perecedero y no almacenable• No existen sustitutos para el tiempo, y todo requiere tiempo• El ser humano está penosamente dotado para gestionar su tiempo• El tiempo es el patrimonio principal de la persona• El valor de una organización está en función del tiempo de que dispone

su gente• Las personas sin tiempo devalúan a la organización• Es necesario disponer de tiempo para pensar y dirigir

1. El tiempo como recurso limitado


• Tendencia a pensar que lo más urgente es lo más importante

• Parches a nuestra mala organización: trabajar más horas y/o trabajar más deprisa

• La línea ondulada del rendimiento• Beneficios de una buena gestión

del tiempo• Mitos sobre el Tiempo

Referentes de la gestión del tiempo

ACTIVIDAD:‘Mitos sobre el Tiempo’



5 Leyes para la gestión del tiempo

LEY SITUACIÓN SOLUCIÓN

Ley de Parkinson Cuanto más tiempo se tiene para una tarea, más se tarda

en hacerla

Delimitar las tareas

Ley de Murphy Cuanto menos tiempo tengo, más cosas e imprevistos surgen

Contar con un margen mayor

Ley de Carlson Secuencias homogéneas No dedicarse a varias cosas a la vez

Ley de Pareto 80/20 Priorizar las tareas importantes

Ley de Eisenhower Dos preguntas: ¿Para cuando? ¿Para qué?

Determinar la urgencia y la importancia


ACTIVIDAD:‘Escribe cual es tu propia Ley del Tiempo’


¿Actividad o activismo? Trabajemos con objetivos

• Toda actividad verdadera produce resultados• Al profesional se le mide por resultados y no por

jornadas prolongadas.• El frenesí del activista es una falsa satisfacción• El activismo es el refugio de los mediocres (y/o de los

miedosos)• La buena dirección es la orientación a objetivos

ERROR Nº 1. ‘Lo importante

es hacer lo que me piden

LA VERDAD ES QUE ‘Los objetivos son las razones del éxito’

EJERCICIO:‘Los adjetivos’



• Aprender a fijar y a alcanzar objetivos

– Objetivos en el ámbito personal

– Objetivos en el ámbito profesional

– Objetivos en el aspecto relacional

– Objetivos en el aspecto económico

• Determinar el nivel de conocimientos necesario

• Dividir algunas de las metas en sub-metas

• Objetivos a 3 años, 1 año, 6 meses, el próximo trimestre, el próximo mes, la semana que viene,… ¡hoy!

• Repase diariamente sus objetivos

Trabajar por objetivos

CLIP PELÍCULA: ‘EN BUSCA DE LA FELICIDAD’

2. Los Objetivos: punto de partida para una óptima GDT

https://www.youtube.com/watch?v=3Y1Z4yx97kM&t=1sACTIVIDAD:‘Mis objetivos’


Visión, Misión, Valores • Se entiende por Visión, la idealización del futuro de la empresa. Cuando hay claridad acerca de lo que se quiere construir, se puede enfocar hacia su logro de manera constante. Cuando hay Visión compartida en una empresa, existe un fuerte sentimiento de identificación y compromiso en el corazón de la gente,

• La Misión sintetiza los principales propósitos estratégicos (el ‘para qué’ hacemos lo que hacemos), así como los valores esenciales que deberían ser conocidos, comprendidos y compartidos por todos los individuos que conforman una organización.


Actividad:‘Mi Visión’


• Además de fijar la línea de acción para el grupo de trabajo, se tienen que determinar los valores = la forma en que se hace el trabajo.

• Los valores fijan el curso de acción y ofrecen directrices a los colaboradores sobre la forma en que deben actuar.

• Si los valores son firmes, se es consciente de cuáles son las acciones

Visión, Misión, Valores


Actividad:‘Nuestros Valores’


Ladrones del tiempo • La falta de objetivos claros• La comunicación (mala o en exceso) • Los déficits de información• La delegación incorrecta• Dilaciones: La indecisión y el ‘mañana’• La dirección por crisis y sobresaltos• El ‘papeleo’• Interrupciones: visitas incontroladas• El teléfono, el mail…• Las urgencias• Las reuniones• ¿Otros?.....

¿Tienes un momento?

3. Interferencias y obstáculos a una eficaz GDT

Y TÚ ¿CÓMO CREES QUE PODRÍAS ACABAR CON ELLOS?


La trampa de la Urgencia • Sobre-ocupación, símbolo de estatus• Ocupados nos sentimos importantes y

seguros• Nos sentimos útiles atendiendo urgencias:

sensación de éxito, valor, ser imprescindibles...

• ...¡Y tenemos una buena excusa para no ocuparnos de las verdaderas prioridades!


Actividad:‘Actividades Diarias’


Errores más comunes en la gestión del tiempo

2. “Tengo mucho trabajo y no llego a todo”

ERROR Nº 2. ‘Me siento culpable de no llegar a todo’

LO INTELIGENTE ES: ‘Hago lo

que puedo y me siento bien’

3. “No puedo equivocarme”

ERROR Nº 3. ‘Miedo al error’

LO INTELIGENTE ES: Aprovechar

el error para mejorar’

5. “Empezaré por lo fácil ”

ERROR Nº 5. ‘’Lo difícil lo dejo para luego

LO INTELIGENTE ES: Lo difícil, si es importante, resolverlo de

inmediato

4. “Hay que ser perfeccionista”

ERROR Nº 4. ‘He de hacerlo perfecto’

LA VERDAD ES QUE: ‘Lo perfecto no es rentable’

‘Hay que buscar la perfección en el conjunto, pero no en cada tarea’

‘Hacer lo que en conciencia se cree que se debe hacer’

‘Es una oportunidad para aprender y para NO repetir el error’

‘Las cosas que no nos gustan, pueden ser cosas muy importantes’



Los cuadrantes del Tiempo

CUADRANTE 1· Crisis y sobresaltos· Problemas urgentes

· Proyectos, reuniones y preparaciones sujetas a plazos de

entrega

CUADRANTE I1· Preparación y planificación

· Clarificación de valores· Creación de relaciones

· Delegación

CUADRANTE III· Interrupciones, llamadas

· Algunos e-mails, cartas e informes· Algunas reuniones

· Muchos asuntos apremiantes· Muchas actividades ‘populares’

CUADRANTE 1V· Asuntos triviales· Algunas llamadas

· Malversadores del tiempo· E-mails irrelevantes· Tareas de ‘evasión’

URGENTE NO URGENTE

NO

IMPO

RTA

NTE

IMPO

RTA

NTE


Actividad:‘El queso en porciones’


Organizar el Cuadrante QII• Al planificar mi día ¿cómo saber lo que es

realmente más importante para mi?• ¿Qué hacer cuando me siento dividido por

los diferentes roles de mi vida (familia, trabajo, desarrollo personal ...?)

• Si tengo mi día planificado y llega alguien con una necesidad ‘urgente’, ¿cómo saber si es ‘mejor’ cambiar mis prioridades?

• Si se presenta durante el día una oportunidad inesperada ¿cómo saber si es mejor responder a la oportunidad o ceñirse al plan?


Actividad:‘A dónde van mis horas’


Como usar el tiempo para organizarnos mejor• Planificar: Las cosas ocurren cuando

alguien hace que ocurran• Priorizar: Generar el hábito de saber en

cada momento lo que más nos interesa• Programar: Agenda diaria vs agenda a largo

plazo, ‘la cuenta atrás’• Controlar el reloj: Controlar el tiempo

orientándose a objetivos• Aprovechar las oportunidades: Utilizando

bien el tiempo para estar alerta• Rápido y bien: Resultados/Objetivos

(eficacia) vs Resultados/Costes (eficiencia) = EFECTIVIDAD

‘LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA’


https://www.youtube.com/watch?v=FYrUPtHUgSQ&t=10s


Preocupación frente a influencia


Actividad:‘Alimentar la influencia’


Como gestionar las herramientas de comunicación

INTERNET

TELÉFONO

CORREO ELECTRÓNICO

REDES SOCIALES

‘COMO SOBREVIVIR SIN E-MAIL’’


https://www.youtube.com/watch?v=gnv6K5JmpTM


La planificación semanal• 30 ‘ cada semana• Cambiar el paradigma de la urgencia a la

importancia• Crear un marco de referencia para organizar

el tiempo según necesidades y principios• Trasladar la misión personal al día a día• Conectar con Visión y Misión >


Actividad:‘ConectarVisión/Misión’


Políticas de empresa para productivizar el tiempo• Períodos sin interrupciones para todos• Tiempo descontaminado• Interrupciones ‘programadas’• Reuniones profesionalizadas• Preconizar y premiar la delegación• Propagar la cultura del valor añadido• Cultura de prioridades• Proveerse de afuera: ‘outsourcing’

• Cultura de posterioridades



Políticas personales para productivizar el tiempo


Actividad:‘Test de Asertividad’


El método Organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done ) es un proceso en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas.Con independencia del entorno en el que nos encontremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro trabajo y de sus permanentes cambios pasamos por cinco etapas:1.CAPTURAR. Capturamos aquello que nos llama la atención;2.CLARIFICAR. clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas;3.ORGANIZAR. Organizamos los resultados, que nos plantean las opciones sobre las que4.REFLEXIONAR. Reflexionamos y entre las que decidimos para5.ACTUAR.

5. Productividad con el método GTD


1. CAPTURAR

a. Asuntos que necesitan algún tipo de solución

b. Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza

c. Ten el menor número de lugares de captura

Políticas personales para productivizar el tiempo5. Productividad con el método GTD

2. CLARIFICAR

1. ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?

2. ¿Requiere alguna acción concreta?

3. ¿Cuál es la siguiente acción?

5. ACTUAR

• Contexto• Tiempo

disponible• Energía

disponible• Prioridad

4. REFLEXIONAR

“Estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que estar haciendo y que no pasa nada porque no estés haciendo lo que no estás haciendo”Revisión SemanalCapturar , revaluar y volver a procesar¿Qué es lo que haces una semana antes de irte de vacaciones?Pues eso, todas las semanas.

3. ORGANIZAR

1. Basura.2. Incubar: una lista

de Algún día/Tal vez.

3. Material de referencia.

4. Una lista de “en espera”.

5. Calendario de acciones e información.

6. Listas de acciones siguientes.

7. Lista de proyectos.

8. Listas de verificación.



Actividad:‘Construcción de la Torre’


ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5

COMPETENCIA

COMPROMISO

ETAPA 1ORIENTACIÓN

ETAPA 2INSATISFACCIÓN

ETAPA 3RESOLUCIÓN

ETAPA 4PRODUCCIÓN

ETAPA 5TERMINACIÓN

Etapas de los equipos con altos desempeños



Fases de Desarrollo Grupal 1: Orientación• Baja productividad.• Las metas no están claras.• Las habilidades y conocimientos del equipo no están desarrolladas.• Moral relativamente alta: los miembros tienen interés y expectativas

positivas acerca del grupo.• Los miembros del grupo dependen del líder.• Tienen cierta ansiedad sobre sus funciones individuales y la conexión con

el grupo.




Fases de Desarrollo Grupal 2: Insatisfacción • La productividad aumenta lentamente.• Las habilidades y conocimientos del grupo empiezan a desarrollarse.• La moral desciende a un nivel bajo al no conseguir alcanzar con facilidad

las expectativas y esperanzas iniciales. Inevitable efecto después de la "luna de miel”.

• Los sentimientos de frustración, competitividad y confusión resultan evidentes.




Fases de Desarrollo Grupal 3: Resolución• La productividad sigue aumentando.• Las habilidades y conocimientos del grupo continúan su desarrollo.• Las metas se ven con más claridad o han sido redefinidas. • La moral empieza a mejorar a medida que el grupo desarrolla métodos

para poder trabajar juntos.• Los sentimientos negativos se van resolviendo.• Aumenta la cohesión y los sentimientos positivos. • Empieza a desarrollarse la confianza del grupo.




Fases de Desarrollo Grupal 4: Producción• El equipo ha desarrollado las habilidades y conocimientos necesarios para

trabajar bien juntos y producir los resultados deseados.• Los miembros del equipo tienen sentimientos positivos acerca de los

demás miembros y sobre los logros del equipo.• Ya no dependen sólo del líder. Cada miembro asume el papel de líder si es

necesario. Esta fase es indicativa de un equipo de trabajo.




7. El proceso de delegación

Fases de la delegación

QU

É Decisiones frecuentesFunciones de carácter creativoFunciones que añaden polivalenciaFunciones Técnicas operativas

EN Q

UIÉ

N En quien tiene el interés o la habilidadQuien tiene tiempoQuien se prepara para una promociónQuién fue pasado por alto la última vez

CÓ

MO Definir el proyecto

Dar autoridad, recursos y apoyoSeguimiento del trabajo


1. Definir la asignación: clarificar que se delega y a quien. Identificar al colaborador más capacitado / motivado

2. Informe de esta decisión a todas las personas que se puedan ver afectadas

3. Facilite la información necesaria al colaborador para que pueda ejecutar la tarea.

4. Aclare la expectativas y los márgenes de actuación5. Establezca tiempos claros de ejecución6. Defina métodos de control que sean conocidos: sistemas

de retroalimentación para verificar el trabajo7. Conceda el derecho a equivocarse8. Pida a sus colaboradores “soluciones”, no “problemas”

Elementos Clave de la delegación



6. “Como yo no lo hará nadie”

ERROR Nº 6. ‘Si lo quieres pronto y bien,

hazlo tú mismo’

LO INTELIGENTE

ES: ‘DELEGAR’

7. “No puedo fiarme”

ERROR Nº 7. ‘’No delego porque no

tengo gente competente’

LA VERDAD ES: ‘Que

nunca tendrás gente

competente si no delegas’

9. “No he de perder autoridad ”

ERROR Nº 9. ‘’Para

delegar no tengo que

ceder autoridad’

LA VERDAD ES QUE: ‘delegar implica

compartir autoridad’

8. “Hay que ser equitativo”

ERROR Nº 8. ‘Como he delegado a

Fulano, tengo que delegar a Mengano’’

LO INTELIGENTE ES: ’Delegar

según las capacidades’

‘Hay que identificar siempre al colaborador más idóneo para cada tarea’

‘La clave del uso eficaz del tiempo es hacer lo más importante, lo demás es delegable’

La competencia no aparece de repente, sino por la formación, la capacitación y el ejercicio de lo aprendido’

‘Encontrando el justo equilibrio de autonomía y subordinación en el proyecto’


La delegación (y sus errores)



8. Técnicas para gestionar el estrés

ESTADO ‘F’

• FRAGMENTACIÓN• FRUSTRACIÓN• FRENESÍ

https://www.youtube.com/watch?v=S0IKWEYD_xg

‘ESTRÉS, PELIGRO DE MUERTE (ODISEA)’

Cómo nos afecta la ‘vida moderna’

ESTADO ‘C’

• CULTIVAMOS (grandes ideas)• CUIDAMOS (lo importante)• CORTAMOS (con lo inútil)• CONTROLAMOS (nuestra vida)• CONECTAMOS (con la existencia)


8. Técnicas para gestionar el estrés

1. REDUCE LA VELOCIDAD2. HAZ LO QUE MÁS TE IMPORTA3. CREA SIEMPRE UN ENTORNO EMOCIONAL POSITIVO4. INVIERTE EL TIEMPO CON INTELIGENCIA5. IDENTIFICA Y CONTROLA LAS FUENTES DE ‘GEMMELSMERCH’6. NO REALICES TAREAS MÚLTIPLES DE MANERA INEFICAZ (evitar el frazzing)7. ENCUENTRA EL RITMO8. JUEGA

Cómo navegar con sabiduría en las aguas del ‘mundo moderno’

Actividad:‘Vamos a aliviar nuestro estrés’


Plan Personal de MejoraANEXO: Plan personal para una óptima GDT

UB EXECUTIVE MBA 2015-2016. Habilidades Directivas. ‘Gestión Eficaz del Tiempo y productividad’ Plan de Acción Personal ©Alfons M. Viñuela, Octubre de 2016

1

PLAN DE ACCIÓN PERSONAL MIS METAS A LARGO PLAZO * MIS METAS A CORTO PLAZO ** 1

2

3

4

5

* Recuerda que éstas pueden ser PERSONALES, PROFESIONALES, RELACIONALES Y/O ECONÓMICAS ** ¿Cómo se relacionan con las anteriores? (tal vez te puede servir usar flechas en ambos sentidos)


2

DEFINIR TAREAS RELACIONADAS A CORTO PLAZO * 1

a b c d e

2 f g h i j

3 k l m n o

4 p q r s t

5 u v x y z

* Relacionadas con las metas a corto plazo que has identificado en la hoja anterior.


3

QUÉ OBSTÁCULOS SOLVENTAR / QUE ESTRATEGIAS EMPLEAR * OBSTÁCULO ESTRATEGIA a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

n

o

p

q

r

s

t

u

v

x

y

z

* Como hemos comentado, los OBSTÁCULOS pueden ser externos / internos y las ESTRATEGIAS serán formas nuevas de enfrentarnos a los obstáculos/problemas detectados


4

REPASANDO CONCEPTOS DE LA ASIGNATURA (GDT y PRODUCTIVIDAD) PUNTOS TRATADOS

A MEJORAR PORQUÉ ES IMPORTANTE QUE MEJORE

QUÉ ACCIÓN VOY A HACER PARA QUE MEJORE

Mi mensaje al exterior sobre mi relación con el tiempo (mi ‘LEY’)

Trabajar por y con OBJETIVOS

Mi VISIÓN, MISIÓN y VALORES

LADRONES DEL TIEMPO (interrupción de 3as personas)

PRIORIZAR, distinguir entre lo URGENTE y lo IMPORTANTE

STOP, START, KEEP Como trabajar el cuadrante Q2

Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva * ¿alguno en particular?

Mi relación con mi Correo Electrónico (los e-mails)

Mi relación con el TELÉFONO (Móvil y fijo) y REDES SOCIALES

Mi método de productividad

El proceso de DELEGACIÓN ¿delego? ¿se delegar?

Otro …

* No hace falta que busques una respuesta y/o acción para cada casilla. Concéntrate en lo que será crítico para ti (y que tenga relación con tus metas y objetivos!)

metas

conceptosobstáculos

tareas


1. Qué puedo mejorar

2. Por qué es importante

3. Qué voy a hacer mañana para empezar a mejorarlo

Aprovechar el tiempo1Detener a los ladrones del tiempo 2Definir metas y objetivos3Tener en cuenta la curva de rendimiento4Utilizar planes diarios5

Establecer prioridades6Ser positivo7Planificar por escrito8Delegar9Utilizar una agenda de trabajo10

ANEXO 2: Acciones posibles para tu Plan de Mejora Personal


“Posiblemente nada distingue tanto al profesional eficaz como su amor al tiempo.” Peter F. Drucker

• Acosta Vera, José María: ‘El Tiempo, la PNL y la Inteligencia Emocional’. Gestión 2000, 2005.

• Alborés, Pablo: ‘Gestión del tiempo. El Time Management y su aplicación en la empresa actual’. Ideas Propias, 2005.

• Allen, David: ‘Haz que funcione’ (Getting Things Done). Alienta, 2011• Bach, Eva – Forés, Anna. ‘La Asertividad. Para gente extraordinaria’. Plataforma, 2009• Forsyth, Patrick. ‘Cómo administrar su tiempo’. Kogan Page, 2007

• Hallowell, Edward M. ‘No te vuelvas loco’ VíaMagna, 2007

• Lencioni, Patrick: ‘reuniones que matan’. Empresa Activa, 2004

• Mancini, Marc: ‘Gestión Eficaz del tiempo’. McGraw Hill, 2003

• Torrabadella, Paz. ‘Cómo desarrollar la Inteligencia Emocional’. Océano, 2006.

• Ury, William. ‘El poder de un NO positivo’. Ed. Bantam, 2007

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