GUÍA PARA EL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN...

GUÍA PARA EL DISEÑOE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIRECCIÓN POR OBJETIVOSLa experiencia de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas

GOBIERNODE ESPAÑA

MINISTERIO DE HACIENDAY ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

SUBSECRETARÍA

INSPECCIÓNGENERAL

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Edita:© Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Secretaría General Técnica Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones Centro de Publicaciones

Imprime:Oficialía Mayor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Sección de Reprografía y Distribución

N.I.P.O.: 630-14-121-8Depósito Legal: M-17317-2014


INDICE

1. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................4

2. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA ...............................................................................6

3. DEFINICIÓN DE LAS UNIDADES A INCORPORAR ENEL SISTEMA DE DIRECCIÓN POR OBJETIVOS .................................7

4. CREACIÓN DE UNA ESTRUCTURA DE LIDERAZGO YGESTIÓN ..............................................................................................................................8

5. PAPEL DE LA INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS...............................9

6. PLANIFICACIÓN E IMPLANTACIÓN .......................................................10

7. DOCUMENTOS DE TRABAJO ......................................................................... 12

8. DEFINICIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS ...... 13

9. MEMORIA DE LOS PLANES DE OBJETIVOS ...................................... 15

10. DESARROLLO DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA .............. 16

11. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN................................................................ 17

12. ANEXOS ........................................................................................................................... 18


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1. INTRODUCCIÓN

La implantación de un sistema de dirección por objetivos (DPO) en las unidades dependientes de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas parte de la consideración de que la Administración, según los artículos 103 de la Constitución Española, 3 de la Ley 30/1992, y 3 de la Ley 6/1997, ha de servir con objetividad los intereses generales con sometimiento pleno a la ley y al derecho, y actuar de acuerdo con los principios de programación y desarrollo de objetivos, eficacia en su cumplimiento, control de la gestión y de los resultados, economía y eficiencia en la utilización de los recursos públicos, responsabilidad, y transparencia.

Más recientemente, la Ley 19/2013, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, ha venido a establecer con carácter general el deber de publicación de los planes de objetivos y de las evaluaciones de su cumplimiento, lo que constituye el último eslabón legislativo para hacer posible la satisfacción de aquellos principios y, por ende, del de rendición de cuentas, que no es sino su corolario y una exigencia inexcusable de toda democracia asentada y madura.

Son precisamente la planificación estratégica y la Dirección por Objetivos dos de los instrumentos básicos para el desarrollo de los principios de programación y de rendición de cuentas, así como para la búsqueda del mejor acomodo de la actividad de las organizaciones públicas al cumplimiento eficaz y eficiente de sus fines de interés general.

Se entiende, a estos efectos, por planificación estratégica, la fijación de metas a largo plazo -de las que se hacen depender en cascada los objetivos operativos o de medio y corto plazo-, que permiten enmarcar y orientar la actividad de las organizaciones de acuerdo con sus misiones últimas de servicio público, mientras que la DPO es un sistema de dirección y gestión basado en la definición de compromisos concretos, directa y objetivamente mensurables, que deben ser cumplidos en un horizonte temporal breve, generalmente un año.

La aprobación por el Gobierno del informe de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA) da asimismo un decidido impulso al desarrollo de la DPO al recoger, entre otras, la medida número 0.00.001.0, en la que se propone la implantación de modelos normalizados de objetivos e indicadores para contribuir a la modernización de la gestión pública.

La Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas, consciente de la importancia de la planificación y dirección estratégica en las Administraciones y, en particular, en este Ministerio, y de la necesidad de avanzar hacia una Administración más eficaz y eficiente, centrada en el cumplimiento de sus misiones de servicio público y en la satisfacción de las expectativas de los ciudadanos, ha puesto así en marcha el proyecto de impulsar, a modo de primera experiencia, el establecimiento del Plan de Objetivos de las Unidades dependientes de la Subsecretaría, plan que tiene vocación de servir de guía para la generalización de la DPO en el conjunto de los centros, organismos y unidades del Departamento.


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A la hora de abordar un proyecto de estas características en la Administración es frecuente que se enfoque, por razones de factibilidad y eficacia, de forma gradual, de modo que no se comience por la planificación estratégica –cuyas líneas maestras siempre están disponibles en el ordenamiento institucional de la organización del Estado- sino por la formulación de una batería de objetivos que den concreción a las misiones más generales de cada organización y hagan posible visualizar los efectos beneficiosos, a corto plazo, de estas técnicas de dirección, gestión y control. Este ha sido el enfoque aplicado en el Plan de Objetivos de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas, sin perjuicio de que, con la finalidad de incardinar el impulso innovador en una perspectiva de más largo plazo, preparatoria de un proceso posterior de planificación estratégica stricto sensu, se han enunciado las principales líneas estratégicas de las que dependen los objetivos formulados, tanto de los órganos directivos como de la Subsecretaría.


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2. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA

Esta guía, fruto de la experiencia de implantación del Plan citado, pretende reflejar de manera ordenada las principales fases y elementos que permitieron que el proyecto se convirtiera en realidad.

Así, se destaca la necesidad de un fuerte liderazgo del proceso y la conveniencia de que sea gestionado íntegramente con medios propios, de forma que se genere confianza en la organización; la creación de una estructura mínima de gestión –que en ningún caso precisa de mayor gasto-; la planificación cuidadosa de las distintas fases que han de superarse, en las que se debe prestar especial atención al proceso de discusión y maduración de los objetivos e indicadores que vayan a ser establecidos; la definición de una serie de documentos de trabajo y formularios que permitan obtener, de una manera rápida y sintética la información pertinente; la disponibilidad de una aplicación informática que posibilite el seguimiento del cumplimiento de los objetivos; y la concreción y formalización de las reglas que han de regir tanto la planificación como el control y evaluación de los resultados.

Este documento incluye, como anexos, los instrumentos considerados como esenciales para la ejecución del proyecto: el documento inicial de implantación de un sistema de dirección por objetivos en las unidades dependientes de la Subsecretaría, en el que se exponen con brevedad los fundamentos teóricos de la dirección por objetivos y la planificación y características básicas de diseño y desarrollo del proceso; los llamados “documentos de trabajo”, que contienen los formularios Excel diseñados para la expresión literal y cualitativa del plan y su posterior captación por la aplicación informática de gestión, así como el índice de la memoria justificativa; la Instrucción de la Subsecretaría que codifica y normativiza las reglas del proyecto, y que abarca tanto la fase de elaboración del plan como su seguimiento periódico y evaluación en los términos del art. 6 de la Ley de Transparencia; un documento sobre la aplicación informática de gestión y seguimiento del plan y, por último, los índices de los modelos que se utilizarán por las Inspecciones de los Servicios y por los Centros Directivos en las evaluaciones de objetivos en el ámbito de la Subsecretaría.


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3. DEFINICIÓN DE LAS UNIDADES A INCORPORAR EN EL SISTEMA DE DIRECCIÓN POR OBJETIVOS

Un aspecto clave a la hora de implantar un sistema de dirección por objetivos es la elección de las unidades que se van a dotar de plan. Así, tras discutir sobre las ventajas e inconvenientes de las diferentes opciones en cuanto al nivel orgánico mínimo que sería exigible para hablar de una unidad de planificación, dirección, control y evaluación de objetivos en la Administración, se optó por fijarlo en el de Dirección General (y su equivalente a estos efectos, el organismo público), por tratarse de organizaciones dotadas de unidad teleológica, funcional y jerárquica, y ser los órganos directivos encargados de la gestión de una o varias áreas funcionalmente homogéneas del Ministerio a los que cabe imputar la responsabilidad del cumplimiento de los objetivos más generales establecidos por el Ministro para su ámbito, y todo ello sin perjuicio de que, como señala la LOFAGE en su art. 19, sean los Subdirectores generales los responsables inmediatos, bajo la supervisión del Director General, del cumplimiento de los objetivos asignados, para lo que, obviamente, se necesitará desplegarlos en la estructura que de cada uno de ellos dependa.

No obstante lo anterior, existen unidades directivas sin rango de Dirección General directamente dependientes de la Subsecretaría, lo que ha llevado a considerar pertinente que se doten de planes de objetivos propios, pues en otro caso se perdería la unidad de concepción y gestión del plan en el que participaran sin que las ventajas que pudieran existir compensaran los inconvenientes derivados del alejamiento y la heterogeneidad que ocasionaría su integración en el plan de una unidad mayor. Así, en la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas se seleccionaron todas las Direcciones generales y las Subdirecciones generales dependientes directamente de aquella (Dirección General de Patrimonio, Inspección General, Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación, Secretaria General Técnica, Subdirección General de Servicios y Coordinación Territorial, Subdirección General de Coordinación Normativa y Relaciones Institucionales, y Oficina Presupuestaria) y los organismos, asimismo dependientes de la Subsecretaría, Parque Móvil del Estado, Comisionado del Mercado de Tabacos y Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, además del Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.


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4. CREACIÓN DE UNA ESTRUCTURA DE LIDERAZGO YGESTIÓN

Un sistema de dirección por objetivos es algo más que un plan de objetivos medibles sometido a evaluación periódica. Es, fundamentalmente, una herramienta de cambio cultural capaz de dinamizar a una organización y dirigirla a la consecución de metas mejor enfocadas y más exigentes, al mismo tiempo que permite una mayor realización individual por el logro de retos alcanzables y por la satisfacción del trabajo bien hecho.

En este contexto, el liderazgo es el factor clave del éxito. El liderazgo exige vigilar, medir, impulsar, corregir, estimular y dar ejemplo de interés, esfuerzo, compromiso y responsabilidad, y debe ser ejercido no solo por la dirección de primer nivel sino por todos los responsables de unidades con significación propia dentro del sistema de objetivos. Esto es, el plan de objetivos no es solo una herramienta de seguimiento de la actividad realizada y la producción obtenida, sino que sirve y debe servir para dirigir y estimular las actuaciones y las actitudes más adecuadas para el logro de las metas propuestas.

En definitiva, se trata de conseguir la implicación de toda la organización, de tal manera que los objetivos sean aceptados por todos sus integrantes, entren a formar parte de su manera de trabajar y entenderla, y constituyan un estímulo en el quehacer cotidiano. Para ello es imprescindible la difusión del plan entre todos los empleados, lo que incluye no solo su conocimiento formal, sino su discusión, comprensión y asunción.

Por este motivo, se aprovechó el liderazgo institucional de la Subsecretaría y de los centros directivos para, tras una reunión de aquella con los responsables de las Direcciones generales y unidades asimiladas y la Inspección General, en la que se detallaron los aspectos básicos del proceso, iniciar la definición de los objetivos a incluir en el plan.

Para ello se desarrolló una estructura de impulso y apoyo operativo ubicada en la Inspección General, que se encargó del diseño de la metodología y del impulso del proceso, si bien dejando claro en todo momento que los objetivos son responsabilidad indelegable de cada centro con plan propio.

En paralelo se designó un responsable en cada centro, con rango de Subdirector general o asimilado, para la implantación, seguimiento y control del plan, que además de coordinar los trabajos internos canalizara la interlocución con la Inspección General durante el desarrollo del proceso.

Como complemento a esta estructura de gestión hay que resaltar el establecimiento de un programa de formación de responsables que permita difundir el impulso que esta técnica de dirección supone en los escalones intermedios.


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5. PAPEL DE LA INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS

La Inspección de los Servicios, además de las funciones de diseño y de la elaboración de la metodología del proceso, desempeñó tres funciones adicionales en la ejecución del proyecto: una de apoyo a los centros con plan diferenciado para facilitarles su definición y formulación; otra de coordinación de los distintos planes y de elaboración, por refundición de todos ellos, del Plan de la Subsecretaría propiamente dicho; y una tercera, de desarrollo de la aplicación informática de gestión de los planes.

En la primera de las funciones la Inspección General asumió el papel de dinamizador y facilitador del proceso de implantación del plan del conjunto de los órganos directivos afectados, y en ese rol los acompañó ayudándoles en la configuración de los procedimientos y las estructuras necesarias, la definición estratégica y, fundamentalmente, la elección de los objetivos y sus indicadores y su plasmación práctica en los modelos elaborados al efecto.

Tras la formulación de su propio plan por parte de cada centro, la Inspección General elaboró, como ya se ha indicado, el Plan de objetivos de la Subsecretaría por agregación de los planes de las distintas unidades y sus líneas estratégicas generales que dan coherencia al conjunto y la edición de diversos documentos en los que se recoge y presenta el resultado de todos los trabajos desarrollados.

Por último, con la aplicación informática de gestión de los planes de objetivos (Aplicación de Objetivos de la Subsecretaría, AOS) la Inspección General proporciona al Departamento una herramienta común que permite la presentación uniforme de los diferentes planes, su seguimiento en lapsos temporales predefinidos y también iguales para todos los centros afectados, y la evaluación de su cumplimiento, individual y de conjunto, de acuerdo con reglas transparentes y asimismo comunes, que incluye la determinación de un grado de cumplimiento global para cada centro a partir de la expresión polinómica de su plan.

El mantenimiento de la aplicación corresponde también a ese centro directivo, si bien la Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones de la Subsecretaría esté encargada de elaborar un plan para hacer posible que la AOS pueda nutrirse directamente de las aplicaciones informáticas de gestión de cada centro a efectos que se consiga el mayor grado posible de automatismo en el control de la ejecución de los planes, de manera que se automatice el proceso de seguimiento y, en buena medida, el de evaluación, sin perjuicio de la responsabilidad sustantiva y última que corresponde a cada unidad titular de plan de objetivos diferenciado.


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6. PLANIFICACIÓN E IMPLANTACIÓN

La implantación del sistema de objetivos en las unidades dependientes de la Subsecretaría fue planificada en dos fases: una primera fase, realizada entre diciembre de 2013 y junio de 2014, consistió en la definición del sistema, su implantación en las siete unidades previstas (que ocupan a 912 empleados públicos), y el inicio de la evaluación con los datos del primer trimestre del año; y una segunda fase, a realizar en el segundo semestre, en la que se extenderá el proyecto a los organismos públicos mencionados en el apartado 3, que emplean a 2.571 personas.

La primera fase presenta tres etapas bien diferenciadas: la inicial, de formulación del proyecto, en la que se elaboraron, distribuyeron, discutieron y consolidaron los documentos iniciales que se adjuntan en el anexo bajo los epígrafes 12.1. y 12.2.; la segunda, dedicada en su totalidad a la formulación del plan de cada centro y basada en la celebración de un conjunto de reuniones de debate y concreción de los objetivos que habrían de ser propuestos y aprobados; y la tercera, de puesta a disposición de los centros de la AOS para dar comienzo así a la grabación de los resultados observados en cada periodo de evaluación y a la evaluación efectiva de lo logrado. En su conjunto, estas actividades requirieron alrededor de cinco meses de trabajo, en los que se siguió, con los cambios que la experiencia iba dictando, el cronograma que aparece en el anexo 12.1.

El calendario efectivo de los trabajos desarrollados fue el siguiente:

- Reunión de inicio: segunda semana de diciembre 2013:

• Reunión de la Subsecretaria con los Directores generales de los centros directivosy responsables de las unidades asimiladas a estos efectos, y con la InspectoraGeneral, como institución responsable de la asesoría y coordinación del proyecto.Esta reunión tuvo como propósito dar inicio formal al proceso de implantaciónde los planes de objetivos e impartir las orientaciones generales a las que deberíansometerse.

- Primera quincena de enero 2014:

• Definición por la Inspección General de las especificaciones técnicas del modelo,en especial de los formularios para la presentación uniforme de los planes y de lasreglas que deberían cumplir los objetivos e indicadores propuestos.

- Segunda quincena de enero 2014:

• Reuniones sectoriales de la Inspección General con todos los Subdirectores decada centro directivo y el coordinador correspondiente, para analizar y valorarsu situación y su experiencia previa en esta materia, así como para plantearinicialmente las distintas opciones de posibles objetivos a proponer y susalternativas.

- Primera quincena de febrero 2014:

• Envío de las propuestas de planes de objetivos a la Inspección General para suvalidación.


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- Segunda quincena de febrero 2014:

• Ronda de reuniones con los centros directivos para el debate y consideración de las propuestas formuladas.

- Marzo 2014:

• Presentación para informe de la Inspección General de las memorias de los planes de cada centro.

• Aprobación de los planes por los titulares de los centros interesados.

• Instrucción de la Subsecretaría por la que se regulan los planes de objetivos de sus órganos y organismos dependientes (ISPO), en la que se codifica y recoge normativamente la experiencia habida en las fases anteriores.

- Abril 2014:

• Compleción de la aplicación AOS.

• Grabación de los planes individuales en la AOS.

- Mayo 2014:

• Elaboración del plan conjunto y aprobación por la Subsecretaria.

• Edición del Plan de Objetivos de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas.

• Inicio de la grabación de resultados y de la evaluación del cumplimiento.

• Presentación oficial del Plan de objetivos en el Comité de Dirección de la Subsecretaría, en el que cada Director General y demás responsables de planes expusieron sus objetivos y donde la Inspección General resumió el conjunto del proceso.

En conjunto, las actividades desarrolladas en esta primera fase supusieron la realización de 53 reuniones, con el siguiente desglose:

1. Planificación general y diseño de metodología: 15 reuniones.

2. Sesiones de trabajo individuales con cada centro directivo o unidad asimilada a efectos del plan: 3 (dos para debatir sus propuestas y una sobre la utilización de la AOS).

3. Desarrollo de la aplicación informática: 17.

Cabe destacar que la aprobación de los sucesivos planes de objetivos no requerirá de la mayor parte de las actuaciones relacionadas anteriormente, por lo que la eficiencia del proceso –cuya finalización no exigirá más de dos meses- se verá notablemente mejorada.


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7. DOCUMENTOS DE TRABAJO

Bajo esta rúbrica se recoge un documento Excel, que ha permitido simplificar la información a proporcionar y manejar en la definición de los planes de objetivos, y que se ha preparado precisamente para evitar un exceso de documentos o un esfuerzo injustificado y costoso de redacción de descripciones extensas de escasa o nula utilidad práctica. Este fichero Excel se limita, por tanto, a recoger lo imprescindible, y solo eso:

1. Código que se asigna a cada objetivo o indicador.

2. Rúbrica o expresión literal y abreviada del objetivo o indicador de que se trate.

3. Definición extensa de los objetivos e indicadores, cuando resulte necesaria por noser suficiente con la expresión resumida.

4. Información esquemática sobre la fuente de la información que se proporcionarápara medir el cumplimiento del objetivo/indicador, con la finalidad de conocer si sedispone de sistemas automatizados ligados a las aplicaciones gestoras o se facilitaráde forma manual y evaluar, así, el riesgo de error y la mayor o menor necesidad deverificaciones posteriores por parte de la Inspección de los Servicios sobre la realidadde la información suministrada a la AOS.

5. Exposición sucinta de las líneas estratégicas del centro de que se trate, para una mejorcomprensión y valoración de sus objetivos y de la correspondencia de unos y otras.

La segunda de la hojas del Excel se dedica a recoger la periodificación de los objetivos y sus indicadores, es decir, a reflejar, para cada mes significativo, el valor del resultado esperado del objetivo o del indicador correspondiente. En esta misma hoja se informa del resultado alcanzado en el ejercicio precedente a efectos de la planificación del año siguiente y de la comparación interanual de la ejecución del plan del ejercicio corriente.

Por último, la tercera de las hojas está destinada a recoger la imagen cuantitativa de la ejecución del plan, por lo que constituye la herramienta básica para su evaluación. Se estructura en un grupo de columnas en las que se contiene el plan mismo, otro con los valores realmente alcanzados hasta la fecha de referencia, y otros dos con la comparación entre lo planeado y lo ejecutado y la de los resultados del ejercicio corriente y el previo.


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8. DEFINICIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS

El proceso de definición y cuantificación de los objetivos se desarrolló, tras la concreción de las líneas estratégicas del respectivo órgano directivo, a través de dos reuniones bilaterales de la Inspección General con los Subdirectores Generales y el responsable de la coordinación de cada centro.

La primera de esas reuniones fue de planteamiento del proyecto y de solicitud de un borrador de plan, mientras que en la segunda se debatieron las propuestas y se perfilaron los objetivos que finalmente se habrían de proponer y sus indicadores y definiciones.

Como factores fundamentales para la elección de los objetivos, además de la definición de las líneas estratégicas, hay que destacar la importancia de concretar las áreas clave en la prestación del servicio y la determinación de los resultados a alcanzar en ellas, con la elección de indicadores cuantificables y precisos. Es decir, los objetivos e indicadores deben corresponder a los elementos esenciales o definitorios de la misión –las competencias- de la unidad de que se trate.

Es también importante destacar que se procuró que los objetivos fueran relevantes o representativos en el marco de las competencias del órgano correspondiente, realistas pero ambiciosos, claros, precisos, mensurables, y escasos (no más de 8).

En cuanto a la cuantificación de los objetivos o sus indicadores, se han empleado tres tipos de unidades de medida: monetarias (v. gr., importes de ahorros o ingresos a obtener), temporales (v.gr., plazos de tramitación o fechas-límite), o físicas (v. gr., número de expedientes a tramitar).

Los objetivos son ponderados, sobre una base de 100, en función de la prioridad que a cada uno le atribuya el titular del órgano directivo interesado. Esta ponderación determina el peso de cada objetivo (y de cada indicador dentro de cada objetivo) en el conjunto de las metas prioritarias de la organización de que se trate, por lo que constituye al tiempo una herramienta de dirección (con el cambio de los pesos relativos se podrá poner mayor o menor énfasis en una u otra actuación) y la forma de reducir a una misma unidad de medida el cumplimiento de todos ellos, de manera que se hace posible evaluar con una sola cifra, entre 0 y 100, el grado de cumplimiento de las metas alcanzado a lo largo de cada periodo.

Como se ha anticipado, los objetivos no deben ser más de ocho por cada centro, pero se pueden desglosar en un máximo de tres indicadores por cada uno, los que, a su vez, pueden concretarse con hasta un máximo de cuatro subindicadores cuando resulte imprescindible.

En la práctica, el Plan de la Subsecretaría para 2014 contiene 37 objetivos, 88 indicadores y 4 subindicadores, por lo que, de media, cada órgano directivo cuenta con 5 objetivos y 12 indicadores, no siendo relevante el uso de subindicadores, que se ha ceñido a los casos en los que era preciso desagregar alguna información compleja contenida en un mismo indicador, como es el caso de los tiempos de demora en la tramitación de expedientes por


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órganos internos y externos, que los indicadores agrupan y los subindicadores segregan, haciendo así posible discernir las responsabilidades en el cumplimiento de los objetivos cuando la actuación de un órgano está condicionada por la de otro ajeno a su estructura.

Los planes de objetivos podrán modificarse por el mismo órgano que los aprobó cuando se aprecien circunstancias excepcionales que así lo justifiquen, dando cuenta a la Inspección General, que podrá manifestar una opinión sobre su pertinencia dentro del plazo de los quince días siguientes a la recepción de la propuesta.


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9. MEMORIA DE LOS PLANES DE OBJETIVOS

Una vez fijados los objetivos y con base en lo establecido en la ISPO, se elaboró una memoria por cada órgano directivo en la que se exponen las actividades, medios disponibles y su suficiencia, así como el tiempo previsto para la consecución de los objetivos y los principales riesgos que determinen o condicionen su cumplimiento, todo ello en cumplimiento también de las exigencias del art. 6 de la Ley de Transparencia. De esta forma se logra que los órganos titulares de los planes de objetivos desarrollen procedimientos y pautas de control interno de su propia responsabilidad que les conduzcan a tener una confianza razonable en el cumplimiento de las metas fijadas y a poder corregir a tiempo las desviaciones observadas.

Estas memorias, como parte integrante de cada plan, fueron objeto de informe por la Inspección General.


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10. DESARROLLO DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA

En paralelo y con base en las especificaciones marcadas al definir el proyecto, se desarrolló por el personal de la Subdirección General de Estadística de los Servicios de la Inspección General una aplicación informática (AOS) para reflejar de manera estructurada y uniforme los distintos planes de objetivos y los resultados alcanzados cada mes, y permitir una evaluación permanente del cumplimiento de las previsiones.

Las características técnicas de la aplicación son las siguientes:

• Entornodeproducción:intranetdelMinisterio.

• Direccióndelaaplicación:https://serviciosintranet.minhac.age/apps/objetivosSCT/

• SoftwareBase:IIS,SQLServeryVisualStudio.netdeMicrosoft.

• Autenticación:mediantecertificadosdigitales.

• Plataformadevalidación:@firmadelaSEAP.

• Firmadigital:notiene.

En una primera etapa, la captura de datos en la AOS es manual y mensual pero, a medida que se dé cumplimiento a lo previsto en la ISPO sobre la adaptación de las aplicaciones de gestión para permitir la carga automática de los resultados de cada periodo se irá prescindiendo de aquel procedimiento.

La aplicación dispone de una primera alerta automática del cumplimiento del plan consistente en la activación de un semáforo (aparece una señal verde junto a cada objetivo o indicador si el grado de cumplimiento es mayor o igual al 96%; amarilla, si se encuentra entre el 75% y el 95%; y roja si es igual o inferior al 74%).

Asimismo permite indicar las causas de las desviaciones negativas experimentadas y las medidas que el centro responsable se propone implementar para corregirlas, lo que deberá ser considerado por la Inspección de los Servicios a la hora de emitir el informe anual de evaluación de cumplimiento exigido por el art. 6 de la Ley de Transparencia.


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11. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Como se ha señalado anteriormente, el seguimiento se realiza mediante la aplicación informática AOS, en la que mensualmente se procede a la grabación, por los órganos titulares de los diferentes planes, de la información relativa a los resultados alcanzados o la gestión realizada en el mes de referencia, a la que se debe añadir, según se ha indicado ya, la explicación de las desviaciones negativas observadas y la enumeración de las medidas correctivas que se proponen introducir para corregirlas.

La evaluación mediante el formato de la tercera hoja Excel a la que se ha hecho referencia anteriormente incluye tanto la del mes corriente como la del periodo acumulado desde enero.

Con esa información, y con la demás que se considere conveniente, se elabora y rinde por cada órgano directivo un informe trimestral a la Inspección General, que a su vez realizará una evaluación del conjunto de planes de objetivos en ejecución para su remisión a la Subsecretaría.

En la evaluación anual a cargo de la Inspección General a que hace referencia el art. 6 de la Ley 19/2013, que debe ser publicada en el Portal de Transparencia, además de la valoración del grado de cumplimiento de los planes y del análisis de las desviaciones producidas, se realizarán propuestas, en su caso, para el fortalecimiento del control interno propio de la organización titular de los objetivos, la mejora de la coordinación entre sus diferentes órganos y unidades, y el perfeccionamiento de la definición o especificación de los objetivos, sus indicadores y sus formas de cuantificación.

De dichos informes se adjuntan los índices de los modelos que se utilizarán en el anexo 12.5.


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12. ANEXOS

12.1. Documento inicial de implantación de un sistema de dirección por objetivos en las unidades dependientes de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas.

12.2. Documentos de trabajo.

12.3. Instrucción de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas de 31 de marzo de 2014, por la que se regulan los planes de objetivos de sus órganos y organismos dependientes.

12.4. Documento sobre la aplicación informática.

12.5. Índices de los modelos de evaluación.


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ANEXO 12.1

DOCUMENTO INICIAL DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y DIRECCIÓN

POR OBJETIVOS EN LAS UNIDADES DEPENDIENTES DE LA SUBSECRETARÍA

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I. ALGUNAS CONSIDERACIONES TEÓRICAS.

1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA Y OPERATIVA.

1.1. Planificación estratégica.

- Es la fijación de metas planeadas para el logro de los objetivos a largo plazo.

- Fases:

• Formulación de los objetivos organizacionales.

• Conocer hacia dónde se dirigirá el entorno.

• Conocer que se hará para adaptarse a él.

• Determinar las acciones que deben de llevarse a cabo para lograr la mejor situación posible en ese entorno.

- Debe realizarse un análisis del entorno, las fortalezas y debilidades de la organización y la formulación de alternativas estratégicas.

1.2. Planificación táctica.

- Se identifica con la planificación a medio plazo.

1.3. Planificación operativa.

- Es la concreción de la planificación estratégica en planes de periodicidad anual.

2. SISTEMA DE DIRECCIÓN POR OBJETIVOS (DPO).

2.1. Concepto.

- Es un sistema de dirección basado en la definición de metas mensurables que deben ser cumplidas en un determinado período de tiempo.

2.2. Alcance.

- Permite implementar los objetivos globales de la organización por medio de la división de éstos en objetivos asignados a las diferentes unidades e individuos de la misma.


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- Se utiliza para dirigir a la organización, evaluar el desempeño y motivar a los empleados.

- También sirve de ayuda en la planificación estratégica porque fuerza a los directivos a reflexionar sobre la dirección que deben seguir las actuaciones que se lleven a cabo.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS.

Los objetivos deben ser:

- Claros: Un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.

- Precisos: Los objetivos deben ser mensurables en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento. Para ello deben expresarse en términos cuantitativos (unidades monetarias, unidades temporales, unidades físicas, etc.) y no de forma genérica y abstracta.

En el supuesto de objetivos temporales, es decir, aquellos que tienen un vencimiento para su cumplimiento, deberán expresarse hitos que periodifiquen el grado de avance en su consecución.

- Flexibles: Los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran, aunque es conveniente que se haga un uso restrictivo de esta posibilidad.

- Realistas pero ambiciosos: Los objetivos deben ser factibles de ser logrados, pero también deben constituir un estímulo.

- Alcanzables y motivadores: Lo ideal es definir un objetivo que se pueda alcanzar con un esfuerzo razonable, ya que una facilidad excesiva puede inducir a disminuir su importancia y a restar estímulo a su consecución. Por el contrario, una excesiva dificultad puede desanimar desde el principio a los que han de aportar su esfuerzo.

- Pocos: Un catálogo demasiado amplio de objetivos no solo impide observar de una forma sintética la evolución de los resultados de la organización sino que diluye la responsabilidad y el compromiso para el logro de las metas fijadas.

- Individuales: Se deben fijar para cada unidad significativa (Subdirección, Delegación, Área, etc.). La asignación de objetivos y tareas a cada persona de la organización es responsabilidad del jefe de la unidad a la que la Dirección haya fijado objetivos.


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4. INDICADORES.

- Son concreciones mensurables en diferentes magnitudes que se deben cumplir para que los objetivos se consideren alcanzados o bien para medir aspectos de gestión que se considere deben ser analizados.

- Clasificación: Indicadores de eficacia, de eficiencia y calidad, aunque no siempre resulta pacífica y univoca la clasificación en uno u otro tipo.

• Eficacia: el cumplimiento de unos resultados previamente definidos.

• Eficiencia: pone en relación los resultados y el coste y/o el tiempo necesarios para su obtención.

• Calidad: es el cumplimiento de unos estándares previamente definidos relativos a los productos o servicios que ofrece la organización o la forma en que lo hace. Estos estándares han de ser fijados con el propósito de lograr la plena satisfacción del cliente o usuario de los servicios, concepto en el que entran no solo el usuario final sino el denominado “cliente interno” (calidad condicionada).

Este concepto presenta matices según la aproximación que se haga al mismo (Normas ISO, Modelo EFQM, CAF, etc.) y de hecho el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración del Estado, no la define, señalando tan sólo alguno programas cuyo cumplimiento significa trabajar con estándares de calidad.

- No siempre se deben diferenciar objetivos e indicadores, ya que cuando éstos expresen íntegramente las metas a alcanzar, se confunden los objetivos y los indicadores.

A título de ejemplo, si queremos mejorar la satisfacción del ciudadano (objetivo), necesariamente deberán indicarse de manera explícita sus indicadores (v.gr. satisfacción derivada de las encuestas realizadas, disminución de los tiempos de respuesta, etc). Por el contrario, existen otros casos en los que el objetivo y el indicador coincidirá: “Incrementar las ventas en un x%”, “incrementar la recaudación en un y%” etc.

5. FINALIDADES DE UN SISTEMA DE DIRECCIÓN POR OBJETIVOS.

- Dinamizar la organización y ganar eficiencia orientando los recursos, siempre escasos, hacia las metas previamente fijadas.

- Promover un mayor rendimiento profesional, pues se estimulan los deseos de encontrar medios para resolver los problemas que se irán presentando en el desarrollo de la actividad.


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- Contribuir a la delegación racional de tareas.

- Enriquecer el trabajo de los miembros de la organización al sentirse integrados más plenamente dentro de un proyecto global en el que ellos son parte.

- Integrar los esfuerzos personales dentro de unos resultados que no son sino una suma de las aportaciones de cada implicado.

- Elevar el nivel de reconocimiento, pues al contar con la opinión de cada persona, se puede incrementar su autoestima y el deseo de llegar a las metas previstas.

- Mejorar las relaciones entre los directivos y sus colaboradores, porque promueve oportunidades de diálogo creativo.

- Clarificar las responsabilidades. Cada uno sabe qué se espera de él, y no surgen “sorpresas” al serle solicitadas metas que no fueron explícitamente señaladas.

- Mejorar la estima de la acción directiva, ya que quien gobierna no es un mero controlador, sino sobre todo un coordinador e integrador de esfuerzos.

- Racionalizar y objetivar el reconocimiento del desempeño.

II. NORMATIVA Y ANTECEDENTES DE UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE DPO EN LA ADMINISTRACIÓN.

1. ADMINISTRACION PÚBLICA ESPAÑOLA.

Desde un punto de vista legal, el artículo 12.2 de la Ley 6/1997, de14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración del Estado, atribuye a los Ministros, entre otras, la competencia para fijar los objetivos del Ministerio y aprobar sus planes de actuación, así como para evaluar su realización por parte de los órganos superiores y órganos directivos y ejercer el control de eficacia respecto de la actuación de dichos órganos y organismos públicos. Asimismo, corresponde a las Subsecretarías (artículo 15 c) de la Ley), determinar las actuaciones precisas para la mejora de los sistemas de planificación, dirección y organización.

La recientemente aprobada Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece en su artículo 6 que “las Administraciones Públicas publicarán los planes y programas anuales y plurianuales en los que se fijen objetivos concretos, así como las actividades, medios y tiempo previsto para su consecución. Su grado de cumplimiento y resultados deberán ser objeto de evaluación y publicación periódica junto con los indicadores de medida y valoración, en la forma en que se determine por cada Administración competente”.


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Por su parte, el Estatuto Básico del Empleado Público, Ley 7/2007, de 12 de abril, al regular en su artículo 20 la evaluación del desempeño, señala la importancia de los sistemas objetivos para su determinación.

Finalmente, la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA) da un decidido impulso a los nuevos modelos de gestión en las Administraciones Públicas al recoger la medida número 0.00.001.0 en la que se indica que se implantarán modelos normalizados de objetivos e indicadores, así como métodos de medición del tiempo empleado en la tramitación de expedientes y de evaluación comparativa de la actividad en aquellas unidades que lo permitan.

Desde un punto de vista práctico y con desigual intensidad, la dirección por objetivos es utilizada por la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, hospitales, empresas públicas y otros organismos del sector público.

En el ámbito del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, hay que citar como unidades que funcionan con un sistema de DPO, a la Agencia Tributaria, pionera en la utilización de esta técnica de dirección, la Dirección General del Catastro, la FNMT, la SEPI y otros organismos a los que le resulta de aplicación el Real Decreto 451/2012, de 5 de marzo, por el que se regula el régimen retributivo de los máximos responsables y directivos en el sector público empresarial y otras entidades y en el que se señala que el complemento variable retribuye la consecución de unos objetivos previamente establecidos, conforme a parámetros evaluables, por quien ejerza el control o supervisión financiera de la entidad, por el accionista o, en su defecto, por el ministerio de adscripción.

2. REFERENCIAS INTERNACIONALES.

Desde un punto de vista internacional, destaca por su interés y globalidad la experiencia norteamericana, donde ha sido la elaboración de normativa regulando estos aspectos la que ha impulsado la generalización en la utilización del sistema. Por la amplitud y efectos conseguidos, se señalan los dos hitos claves en la regulación: la Government Performance Results Act de 1993 y la GPRA Modernization Act de 2010.

En la primera se definen los planes estratégicos de los programas de actividades de las diferentes Agencias, así como los planes anuales de cada Agencia, estableciendo proyectos piloto en la implantación.

La ley de 2010 profundiza y amplia los conceptos de planificación estratégica, que debe ser impulsada al inicio de cada legislatura y de planificación anual por objetivos, regulando la periodicidad de ésta y el régimen de rendición de informes, incluida su publicidad, así como extendiendo el ámbito de aplicación al Gobierno Federal y a todas las Agencias Federales. Incluye también, la obligatoriedad de introducir un ratio de medida de la eficiencia que relacione las actividades con los costes de personal u horas trabajadas.

También la Unión Europea define objetivos para la consecución de sus programas, el Management Plan y el Commission work Plan, utilizando de manera frecuente sistemas de indicadores, aunque sin constituir un auténtico sistema de Dirección por Objetivos, lo


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que constituye motivo de crítica del Tribunal de Cuentas Europeo que, en su informe anual 2012, señala que “las Direcciones Generales no se centran suficientemente en los aspectos de gestión, por lo que aun previendo una serie de objetivos, no siempre se incluyen los resultados e impactos previstos ni los indicadores que reflejen los compromisos”.

Añade también el informe que, “si bien los directores generales de la Comisión comienzan a fijar objetivos de rendimiento para sus planes de gestión, los objetivos, con frecuencia, no son suficientemente específicos, mensurables o delimitados en el tiempo, siendo necesario mejorar los indicadores para mejorar los resultados alcanzados”.

III. CRITERIOS DE ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DE LA DPO.

Un sistema de dirección por objetivos es algo más que un plan de objetivos medibles y sometido a evaluación periódica. Es, fundamentalmente, una herramienta de cambio cultural capaz de dinamizar a una organización y dirigirla a la consecución de metas más exigentes, al mismo tiempo que permite una mayor realización individual por el logro de retos alcanzables y por la satisfacción del trabajo bien hecho.

En este contexto, el liderazgo es el factor clave del éxito. El liderazgo exige vigilar, medir, impulsar, corregir, estimular y dar ejemplo de interés, esfuerzo, compromiso y responsabilidad, y debe ser ejercido no solo por la dirección de primer nivel sino por todos los responsables de unidades con significación propia dentro del sistema de objetivos. Esto es, no se trata tan solo de establecer una herramienta de seguimiento de los objetivos, sino de dirigir y estimular las actuaciones y las actitudes más adecuadas para su consecución.

En definitiva, se trata de conseguir la implicación de toda la organización, de tal manera que los objetivos sean aceptados y constituyan un estímulo en el trabajo cotidiano. Para ello, es necesaria su difusión entre todos su miembros.

Otro factor de éxito es la existencia de una herramienta informática que sirva no solo para evaluar, sino también para gestionar. Los mejores resultados se consiguen siempre que los datos son medidos informáticamente e introducidos de manera automática en el sistema de seguimiento.


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IV. PLAN DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE DPO EN LAS UNIDADES DEPENDIENTES DE LA SUBSECRETARÍA.

1. INTRODUCCIÓN.

La Subsecretaria de Hacienda y Administraciones Públicas, consciente de la importancia de la planificación y dirección estratégica en las Administraciones Públicas y, en particular, en el Ministerio, y de la necesidad de avanzar efectivamente hacia una Administración más eficaz y eficiente, centrada en el cumplimiento de sus misiones de servicio público y en la satisfacción de las expectativas de los ciudadanos, ha puesto en marcha el ambicioso proyecto de impulsar, a modo de primera experiencia, el establecimiento del Plan de Objetivos de las Unidades dependientes de la Subsecretaría, que tendrá su continuidad con su extensión a la totalidad de los centros y organismos dependientes del Departamento. Este plan comprenderá tanto los planes de cada una de las Direcciones Generales que la integran como los de otras unidades cuya sustantividad funcional aconseja que se incorporen desde el primer momento.

2. AMBITO SUBJETIVO, ALCANCE Y PROCEDIMIENTO DE IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE OBJETIVOS.

La implantación se iniciará con la celebración de una reunión de la Subsecretaria con las Direcciones Generales y Unidades asimiladas a estos efectos y la Inspección General, para detallar los aspectos básicos del proceso.

A partir de ese momento, las Direcciones Generales y Unidades asimiladas deberán iniciar la definición de los objetivos que se incluirán en el plan y nombrar un responsable del seguimiento y control del sistema en cada Centro directivo.

Se celebrarán jornadas técnicas bilaterales de la Inspección General con cada Centro directivo, con asistencia de los Subdirectores Generales de los mismos, para una presentación técnicamente más detallada del proyecto, ofrecerles asesoramiento para su implantación e idoneidad de los objetivos e indicadores, y contrastar la situación de cada uno de ellos.

Tras estas jornadas continuarán los trabajos internos para la definición de un plan de objetivos de cada Dirección General o Unidad asimilada. Para la preparación del Plan, la dirección de cada Centro o Unidad debe suscitar la participación de los demás directivos y del resto del personal de su dependencia, de tal manera que el Plan sea visto desde el primer momento como un compromiso de toda la organización y no como una imposición jerárquica.

El Plan de cada Centro incluirá la definición y cuantificación (en unidades monetarias, físicas o temporales) de los objetivos que correspondan y de sus respectivos indicadores. Asimismo, el señalamiento de estos objetivos e indicadores deberá hacerse de forma compatible con el posible establecimiento, en una fase posterior, de indicadores de eficiencia, que se basarán en la definición de las tareas o actividades llevadas a cabo por cada Subdirección General.


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Los objetivos se fijarán a nivel de Centro directivo o Unidad asimilada a estos efectos.

Se desarrollará la oportuna aplicación informática para la captura y tratamiento de los datos.

Los objetivos podrán ser revisados, con carácter excepcional y por razones debidamente justificadas, durante el mes de julio de cada año.

Durante el desarrollo de estos trabajos, los Centros afectados contarán con la asistencia técnica de la Inspección General, que elaborará el Plan de la Subsecretaría por integración de los de cada uno de los Centros participantes.

Tras su aprobación, el Plan deberá ser asimismo difundido entre los responsables y demás empleados del Centro o Unidad.

Las Unidades afectadas por este proyecto son las siguientes:

En una primera fase, la Dirección General de Patrimonio, Secretaría General Técnica, Inspección General, Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación, Subdirección General de Servicios y Coordinación Territorial, Subdirección General de Coordinación Normativa y Relaciones Institucionales y Oficina Presupuestaria. En una segunda fase, el proyecto se extenderá al Parque Móvil del Estado, Comisionado para el Mercado de Tabacos, Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda y Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.

3. CLAVES PARA LA ELECCION DE LOS OBJETIVOS.

- Definición de las líneas estratégicas del Centro o Unidad.

- Concreción de áreas clave en la prestación del servicio.

- Determinación de los resultados a alcanzar en las áreas clave y elección de indicadores cuantificables.

- Número reducido de objetivos, entre 4 y 8, y número reducido de indicadores.

4. SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y DIFUSION.

El cumplimiento del Plan será evaluado mensualmente por cada Centro con Plan diferenciado.

La Inspección General realizará, asimismo, una evaluación resumen del conjunto de Planes de objetivos con esa misma periodicidad o, en su caso, la que se estime adecuada con la mayor proximidad posible al período mensual.

Los principales resultados de evaluación tendrán el grado de difusión en la organización que se considere necesario para garantizar la utilidad del seguimiento del mismo, corregir las desviaciones sufridas y estimular la mejora en sucesivos períodos.


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Inicialmente, la aplicación que se desarrolle puede suponer la necesidad de acudir a la captura manual de la información si bien resultará necesario, a medio plazo, el desarrollo por los Centros de aplicaciones de gestión que permitan la alimentación automática del sistema.

5. PAPEL DE LA INSPECCIÓN GENERAL.

La Inspección General actuará como agente facilitador del proceso, esto es, acompañará a los Centros Directivos y demás Unidades con Plan de objetivos diferenciado, ayudándoles en la creación de procedimientos y estructuras de participación, en la promoción del liderazgo, la definición estratégica, y la elección de objetivos y sus indicadores.

Tras la formulación del Plan por parte de cada Centro, de acuerdo con el modelo que asimismo facilitará la Inspección General, este Centro elaborará, como ya se ha indicado, el Plan de objetivos de la Subsecretaría por agregación de los planes de las distintas Unidades.

Corresponde también a la Inspección General la asesoría en la implantación de la herramienta de seguimiento del Plan y su mantenimiento, así como la consultoría permanente en esta materia y la evaluación periódica del cumplimiento de los objetivos sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a cada Unidad con plan de objetivos diferenciado.

6. INICIO.

El período inicial de referencia de los objetivos sería el ejercicio 2014.

En una fase posterior y en ejercicios sucesivos, el proceso continuará, en su caso, con las Subdirecciones Generales y Unidades de rango inferior, así como con otros Centros Directivos.

7. CALENDARIO.

- Reunión de inicio: Segunda semana de diciembre 2013:

• Reunión de la Subsecretaria con los Directores Generales de los centros directivos y responsables de las unidades asimiladas a estos efectos, y con la Inspectora General, como institución responsable de la asesoría durante el proceso.

- Primera quincena de enero 2014:

• Definición por la Inspección General de las especificaciones técnicas del modelo.

- Segunda quincena de enero 2014:

• Reuniones sectoriales con los Subdirectores de cada Centro directivo.


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- Primera quincena de febrero 2014:

• Instrucción de la Subsecretaría para la puesta en marcha del sistema.

• Envío de propuestas de plan de objetivos a la Inspección General.

- Segunda quincena de febrero 2014:

• Ronda de reuniones con los Centros Directivos para el debate de las propuestas.

- Marzo 2014:

• Redacción y aprobación del Plan.

- Abril 2014:

• Aplicación informática desarrollada.

• Inicio de la evaluación.

- Segundo semestre 2014:

• Inicio de la segunda fase del proyecto con la misma secuencia del calendario de la primera fase.

• Definición de tareas en las Subdirecciones Generales que no las tengan ya definidas en el sistema de Indicadores vigente.

Madrid, 26 de diciembre de 2013


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ANEXO 12.2

DOCUMENTOS DE TRABAJO:Cuadro plantilla de objetivos e indicadores e índice de la memoria del plan de objetivos


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DEFINICIÓN FUENTE DATOS (1)

CÓDIGO LITERAL1. OBJETIVO 11.1. Indicador 1 del objetivo 11.2. Indicador 2 del objetivo 11.3. Indicador 3 del objetivo 12. OBJETIVO 22.1.2.2.2.3.3. OBJETIVO 33.1.3.2.3.3.4. OBJETIVO 44.1.4.2.4.3.5. OBJETIVO 55.1.5.2.5.3.6. OBJETIVO 66.1.6.2.6.3.7. OBJETIVO 77.1.7.2.7.3.8. OBJETIVO 88.1.8.2.8.3.

- Herramienta Office o similar

DEFINICION DE OBJETIVOS E INDICADORES

EJERCICIO 2014

NOTAS: Se numerarán todas las observaciones que se deseen realizar en relación con todos los objetivos e indicadores.

(1) - Manual - Aplicación informática corporativa (concretar)

OBJETIVOS / INDICADORES

CENTRO DIRECTIVO:LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEL CENTRO:


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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Octubre Nov. Dic. TOTAL 2014 TOTAL 2013

1. OBJETIVO 11.1. Indicador 1 del objetivo 11.2. Indicador 2 del objetivo 11.3. Indicador 3 del objetivo 12. OBJETIVO 22.1.2.2.2.3.3. OBJETIVO 33.1.3.2.3.3.4. OBJETIVO 44.1.4.2.4.3.5. OBJETIVO 55.1.5.2.5.3.6. OBJETIVO 66.1.6.2.6.3.7. OBJETIVO 77.1.7.2.7.3.8. OBJETIVO 88.1.8.2.8.3.

PLAN DE OBJETIVOS DE LAS UNIDADES DEPENDIENTES DE LA SUBSECRETARÍA

CENTRO DIRECTIVO:

TOTAL

OBJETIVOS/INDICADORES PONDERACIÓN

EJERCICIO 2014MESES


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MES (1)

ACUMULADO (2)

ANUAL (3)

MES (4)

ACUMULADO (5)

MES (6)

ACUMULADO (7)

MES (8)

ACUMULADO (9)

SEMÁFOROANUAL

(10)MES (11)

ACUMULADO (12)

SEMÁFOROFECHA

OBJETIVOFECHA

REALIZACIÓN1. OBJETIVO 11.1. Indicador 1 del objetivo 1

1.2. Indicador 2 del objetivo 1

1.3. Indicador 3 del objetivo 1

2. OBJETIVO 22.1.

2.2.

2.3.

3. OBJETIVO 3

3.1.

3.2.

3.3.

4. OBJETIVO 4

4.1.

4.2.

4.3.

5. OBJETIVO 5

5.1.

5.2.

5.3.

6. OBJETIVO 6

6.1.

6.2.

6.3.

7. OBJETIVO 7

7.1.

7.2.

7.3.

8. OBJETIVO 8

8.1.

8.2.

8.3.

TOTAL

OBJETIVOS/INDICADORES PONDERACIÓN

* OBSERVACIONES: Acompañar nota explicativa de las desviaciones negativas producidas en los objetivos.

* En los objetivos cuantitativos se hará un desarrollo territorial por provincia. Procedencia SIECE, fundamentalmente.

(8) = (4) / (1)(9) = (5) / (2)(10) = (5) / (3)(11) = (4) / (6)(12) = (5) / (7)

Nº de objetivos cumplidos.Nº de indicadores cumplidos.Porcentaje de cumplimiento de objetivos.

VARIACIÓN INTERANUAL OBJETIVOS TEMPORALES

EJERCICIO 2014OBJETIVO/INDICADOR REALIZADO 2014 REALIZADO 2013 CUMPLIMIENTO DEL PLAN

ESTADO DE SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS

CENTRO DIRECTIVO:


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ÍNDICE DE LA MEMORIA DEL PLAN DE OBJETIVOS

(art. 6 Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno)

1. Identificación del órgano

2. Ejercicio de la memoria

3. Funciones

(Es suficiente con un resumen de las que aparecen atribuidas al órgano en el decreto de desarrollo de la estructura orgánica básica del Departamento).

4. Actividades

(Exposición de las actividades a realizar para la consecución de los objetivos del plan).

5. Medios

(Descripción de los medios disponibles para cumplir los objetivos, y valoración de su suficiencia).

6. Tiempo previsto para el cumplimiento de los objetivos

(Será suficiente con una remisión a la periodificación ya contenida en la hoja excel preparada para la expresión cuantitativa del plan).

7. Análisis de riesgos

(Descripción de los principales riesgos que determinen o condicionen el cumplimiento del plan).

8. Análisis de condicionalidad

(Se expresará en qué medida los objetivos de una unidad afectan o condicionan los de otras del propio órgano u organismo, y si interaccionan directamente con los de otros órganos directivos, organismos o unidades ajenas al ámbito funcional de la unidad de que se trate o la de orden superior en la que se integre).


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ANEXO 12.3

INSTRUCCIÓN DE 31 DE MARZO DE 2014, DE LA SUBSECRETARÍA DE HACIENDA Y

ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, POR LA QUE SE REGULAN LOS PLANES DE OBJETIVOS DE SUS ÓRGANOS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES.


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La Administración, según los artículos 103 de la Constitución Española, 3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP PAC), y 3 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado (Lofage), ha de servir con objetividad los intereses generales con sometimiento pleno a la ley y al Derecho, y actuar de acuerdo, entre otros, con los principios de programación y desarrollo de objetivos, eficacia en su cumplimiento, control de la gestión y de los resultados, economía y eficiencia en la utilización de los recursos públicos, responsabilidad, y transparencia.

El artículo 12.2 de la Lofage atribuye al Ministro, con la asistencia de la Subsecretaria (art. 15.1.), y entre otras, la competencia para fijar los objetivos del Ministerio y evaluar la realización de los planes de actuación por parte de los órganos directivos, así como el control de eficacia de dichos órganos.

El ejercicio efectivo de las funciones de control y evaluación está asignado a la Inspección General por los Reales Decretos 1733/1998, de 31 de julio, sobre procedimientos de actuación de la Inspección de los Servicios del Ministerio de Economia y Hacienda, y 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, además de, en lo atinente específicamente a los planes de objetivos, el art. 6 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, precepto que asimismo establece el deber de dar publicidad tanto a los planes de objetivos aprobados como a la preceptiva evaluación de su cumplimiento por parte de la Inspección.

Por otro lado, la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, se refiere en su artículo 20 a los “sistemas de objetivos” necesarios para la evaluación del desempeño profesional.

Por último, entre las medidas aprobadas por el Gobierno a propuesta de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas destaca la número 0.00.001.0 (“Implantación de un sistema de medición de la productividad y eficiencia”), en la que se indica que se implantarán modelos normalizados de objetivos e indicadores, así como métodos de medición del tiempo empleado en la tramitación de expedientes y de evaluación comparativa de la actividad, en aquellas unidades que lo permitan.

La planificación y dirección por objetivos constituye, así, un mandato reiteradamente recogido por nuestro Derecho y asumido por el Gobierno de la Nación como prioritario, por ser un instrumento para medir la actividad desarrollada, marcar metas, dirigir las organizaciones hacia ellas, y evaluar los resultados obtenidos para mejorar los que deban lograrse en el futuro.

En virtud de lo anterior, y de conformidad con lo dispuesto en el art. 21.1. de la LRJAP PAC, esta Subsecretaría ha aprobado las siguientes instrucciones:

Primera.- Objeto.

Es objeto de esta Instrucción el establecimiento y regulación del plan de objetivos de la Subsecretaría, que estará integrado por los planes de objetivos de las direcciones generales, los organismos y otros órganos directivos adscritos o dependientes de esta Subsecretaría.


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Segunda.- Ámbito de los planes de objetivos.

Todos los órganos con rango de dirección general y las subdirecciones generales dependientes de esta Subsecretaría que se determinan en el anexo 1, así como los organismos a ella adscritos, relacionados en el anexo 2, dispondrán de un plan anual de objetivos en el que se recogerán, de acuerdo con las reglas que se contienen en los apartados siguientes, las principales metas que se prevean alcanzar en el conjunto de las áreas en que se divida su actividad.

Tercera.- Elaboración y aprobación de los planes.

1. Los planes anuales de objetivos deberán definir el nivel a lograr en la gestión de las competencias y metas de cada órgano u organismo, y contendrán una referencia a sus líneas estratégicas, que deberán estar alineadas con la estrategia ministerial, y el detalle correspondiente a los objetivos que se postulen para el año de que se trate. Estos objetivos deberán cumplir Jos requisitos y reunir las características que se señalan en la instrucción Cuarta.

2. Vendrán acompañados de una memoria en la que se expondrán las actividades, medios y tiempo previsto para la consecución de los objetivos y los principales riesgos que determinen o condicionen su cumplimiento. En su caso, se expresará también en qué medida los objetivos de una unidad afectan o condicionan los de otras del propio órgano u organismo, y si interaccionan directamente con los de otros órganos directivos, organismos o unidades ajenas al ámbito funcional de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas.

3. Durante la elaboración del plan, la dirección de cada órgano directivo u organismo deberá suscitar la participación de los directivos, y del resto del personal de su dependencia que considere conveniente, para favorecer la mejor acomodación de los objetivos a la realidad, las prioridades y las posibilidades de cada organización, y la mayor implicación posible de todos sus miembros.

4. Los planes serán aprobados por los máximos responsables de las organizaciones de que se trate, previo informe de la Inspección General, con anterioridad al 20 de enero del año al que se refiera, y se integrarán en el Plan de la Subsecretaría, que será aprobado por su titular.

Cuarta.- Características de los objetivos.

Los objetivos que se fijen en cada plan deberán reunir las siguientes características:

a) Los objetivos de cada unidad deberán ser determinados en razón a criterios de relevancia y prioridad, y estarán siempre vinculados con la consecución de la misión de la organización respectiva, de acuerdo con las competencias que le correspondan según


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las normas de estructura orgánica o los estatutos vigentes en cada momento y, en su caso, con la planificación estratégica.

b) Los objetivos deben ser factibles, pero han de constituir, al mismo tiempo, un estímulo para mejorar la gestión y los resultados, por lo que deberán recoger unas metas superiores a las logradas en los periodos precedentes, ya sea en términos de una mayor satisfacción del usuario o destinatario del servicio prestado, un mejor ajuste de la producción a la demanda prevista, la reducción del tiempo empleado para satisfacerla, el menor coste en el que se vaya a incurrir, o la adopción de innovaciones que mejoren la calidad o la cantidad de servicios producidos o la eficiencia de los procesos que deben seguirse para su obtención.

c) Los objetivos deben estar claramente definidos, de tal forma que su interpretación sea unívoca, por lo que se acotará con precisión su alcance subjetivo, objetivo y temporal.

d) Los objetivos o, en su defecto, los indicadores empleados para especificarlos, deben ser mensurables, por lo que se expresarán siempre en forma numérica, en unidades monetarias (v. gr. importes de a horros o ingresos a obtener), temporales (v. gr. plazos de tramitación) o físicas (v. gr. número de expedientes a tramitar), o mediante el señalamiento de hitos o fechas de vencimiento o cumplimiento de la acción u obtención del resultado a que se refieran.

e) La expresión cuantitativa de los objetivos deberá periodificarse, de forma que quede reflejada en el plan la evolución mensual esperada de la variable de que se trate, o el mes en el que se deba producir el acontecimiento que señale su cumplimiento.

f) En el supuesto de objetivos que se estructuren en diversas fases o se compongan de varias actuaciones especialmente significativas, ya estén secuenciadas entre sí o no, pero que se quieran singularizar en el plan, se podrán especificar hasta un máximo de tres por cada uno. Cada fase o actuación singular se hará figurar como un indicador del cumplimiento del objetivo que desarrolle.

g) El número de objetivos de cada órgano u organismo deberá limitarse a un máximo de ocho. Se procurará que no existan subdirecciones generales sin objetivo propio, ya sea exclusivo o compartido.

h) Los objetivos quedarán definidos de forma que puedan gozar de estabilidad a lo largo del tiempo, sin perjuicio de que sea posible, si las circunstancias lo justifican, establecer objetivos coyunturales.

i) Los objetivos de cada órgano u organismo se ponderarán de forma que la suma de los pesos asignados a todos ellos sea 100. La ponderación se realizará de acuerdo con la prioridad e importancia que merezca cada uno para la Dirección, teniendo en cuenta asimismo su participación en el coste total de la organización o entidad.

j) Se preferirán los objetivos que puedan medirse de forma automatizada a partir de las aplicaciones de gestión.


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Quinta.- Indicadores.

1. Para la medición y seguimiento del cumplimiento del plan se podrán emplear, o bien los objetivos mismos, si su nivel de detalle y especificación cuantitativa o temporal lo permite, o indicadores inmediatamente expresivos de las principales actividades o fases en las que se descompongan aquellos, si se trata de objetivos que vengan en términos que no sean observables directamente o que requieran de la medición de más de una variable, proceso, fase, o resultado.

2. Estos indicadores deberán cumplir las siguientes condiciones:

a) Vendrán siempre expresados en valores numéricos o en términos de vencimiento.

b) Los valores esperados de los indicadores deberán periodificarse, de forma que quede reflejada en el plan la evolución mensual deseada de la variable de que se trate, o el mes concreto en el que se deba producir el acontecimiento que señale su cumplimiento. Salvo que se justifique en la memoria, no se podrá planificar la demora en el cumplimiento de tales valores concentrándolo en los últimos meses del año.

c) No habrá, salvo casos excepcionales, más de tres indicadores por cada objetivo.

d) Cada indicador podrá desagregarse en hasta cuatro subindicadores si resulta necesario. En este caso, la expresión numérica del objetivo y del indicador podrá reflejarse exclusivamente con referencia a los subindicadores.

e) Se procurará que existan indicadores o subindicadores para recoger las dimensiones de eficacia, eficiencia y calidad que presenten los objetivos a los que se refieran. Cada indicador o subindicador reflejará esencialmente una sola de esas dimensiones.

f) Los indicadores y, en su caso, los subindicadores, se ponderarán en función de su contribución al objetivo o al indicador del que dependan. El conjunto de los puntos porcentuales asignados como peso a cada indicador o subindicador deberá sumar tanto como el peso dado al objetivo o al indicador del que sean tributarios.

No obstante lo anterior, podrán emplearse indicadores o subindicadores con ponderación nula cuando así resulte conveniente para contextualizar la definición y la evaluación del cumplimiento de objetivos o indicadores compartidos con otras organizaciones o condicionados por el cumplimiento de los que sean exclusivos de estas, como es el caso de los plazos de tramitación de asuntos en los que intervienen dos o más unidades no dependientes de un mismo órgano directivo u organismo.

g) Se preferirán los indicadores y subindicadores que puedan medirse de forma automatizada a partir de las aplicaciones de gestión.

Sexta.- Coordinación e interlocución.

Cada dirección general, organismo u órgano directivo con plan de objetivos propio designará un funcionario con nivel orgánico de subdirector general o asimilado como responsable de


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la coordinación de las unidades o servicios que lo compongan a efectos de la preparación, modificación, seguimiento y evaluación del plan, así como para la comunicación con la Inspección General.

Séptima.- Responsabilidad y cumplimiento de los objetivos.

Cada objetivo tendrá asignado un responsable con nivel orgánico de subdirector general o asimilado, sin perjuicio de la participación en su consecución de los empleados que correspondan en cada caso. Cuando algún objetivo deba ser compartido por dos o más subdirecciones generales o unidades asimiladas, el plan delimitará, preferentemente de forma cuantitativa, la responsabilidad atribuible a cada uno de sus titulares.

Octava.- Publicidad del plan.

Tras su aprobación, el Plan deberá ser difundido conforme prevén los arts. 6.2 y 1O de la Ley 1912013, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, así como entre los responsables y demás empleados del órgano u organismo, correspondiente con señalamiento, en este caso, de las responsabilidades que correspondan a cada uno de aquellos en su cumplimiento y seguimiento.

Novena.- Modificación del plan.

Los planes de objetivos podrán modificarse por el mismo órgano que los aprobó cuando se aprecien circunstancias excepcionales que así lo justifiquen, dando cuenta a la Inspección General, que podrá manifestar una opinión sobre su pertinencia dentro del plazo de los quince días siguientes a la recepción de la propuesta.

Décima.- Seguimiento, evaluación y publicidad de los resultados del plan.

1. Sin perjuicio del control permanente del cumplimiento del plan que debe realizarse por cada unidad, órgano u organismo, el máximo responsable de cada uno remitirá a la Inspección General del Departamento, antes del dia 15 de los meses de abril, julio, y octubre, y 20 de enero, un informe de evaluación de la gestión realizada. El último de los informes citados será comprensivo del resultado del plan en el ejercicio completo al que se refiera, en tanto que los demás incluirán la evaluación del periodo trimestral precedente y la de los resultados acumulados hasta ese momento.

En esta evaluación se expresará el grado de consecución de los objetivos programados así como las causas que expliquen, en su caso, las desviaciones negativas experimentadas. Respecto de estas, se hará una referencia sucinta a las medidas que se prevea adoptar para corregirlas, con indicación de la fechas de su implementación y de los medios adicionales o extraordinarios que vayan a emplearse, en su caso.

2. La Inspección General realizará una evaluación del conjunto de planes de objetivos en ejecución, y remitirá los informes correspondientes antes del primer día del mes siguiente


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al de la recepción de los informes de los centros responsables, a la Subsecretaría, para su conocimiento y seguimiento.

3. El informe de evaluación anual a que se refiere el art. 6.3 de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, se evacuará antes del 30 de abril del año posterior al de referencia de cada plan, y será remitido asimismo al Gabinete del Ministro. Este informe se publicará en el Portal de Transparencia y en la web y la intranet del Departamento, además de en las que tenga como propias el órgano u organismo correspondiente.

4. Los informes de evaluación serán difundidos por el máximo responsable de la organización de que se trate dentro de su ámbito de competencia, de forma que se garantice la utilidad del seguimiento del Plan para informar de la evolución experimentada y, en su caso, corregir las desviaciones sufridas y estimular la mejora en sucesivos períodos.

Decimoprimera.- Aplicaciones informáticas.

1. Para la confección de los planes, su seguimiento y la preparación de los informes a que se refieren estas instrucciones, se deberá utilizar la aplicación informática Aplicación de Objetivos de la Subsecretaría elaborada por la Inspección General. A tal efecto, este órgano directivo facilitará a los usuarios las especificaciones y demás condiciones de uso de la aplicación que resulten pertinentes y podrá dictar instrucciones técnicas.

2. Las aplicaciones de gestión utilizadas por los diferentes órganos u organismos con plan de objetivos individualizado deberán adaptarse para hacer posible que la información relativa a su cumplimiento se obtenga de forma automatizada.

3. La Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones elaborará un plan para la ejecución de las adaptaciones a que se refiere el apartado anterior antes del 30 de julio de 2014, y prestará el apoyo que recaben los órganos directivos para proceder a su ejecución dentro de los plazos que en el mismo se señalen.

Transitoria.- Aprobación de los planes de objetivos de los órganos directivos.

Los planes de objetivos para 2014 de los órganos directivos que se señalan en el anexo 1 deberán aprobarse antes del 16 de abril de ese ejercicio.

Final.- Aprobación de los planes de objetivos de los organismos.

Los planes de objetivos de los organismos dependientes de esta Subsecretaria que se indican en el anexo 2 se aprobarán para que rijan a partir del 1 de enero de 2015.

Madrid, a 31 de marzo de 2014.

LA SUBSECRETARIA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS


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ANEXO 1

Dirección General de Patrimonio.

Secretaría General Técnica.

Inspección General.

Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación.

Subdirección General de Servicios y Coordinación Territorial.

Subdirección General de Coordinación Normativa y Relaciones Institucionales.

Oficina Presupuestaria.

ANEXO 2

Parque Móvil del Estado.

Comisionado del Mercado de Tabacos.

Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.

Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.


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ANEXO 12.4

APLICACIÓN OBJETIVOS DE LA SUBSECRETARÍA.


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ANTECEDENTES

La Instrucción de la Subsecretaría del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de 31 de Marzo de 2014, por lo que se regulan los Planes de Objetivos de sus Órganos y Organismos dependientes, habla en su apartado décimo primero, punto 1, sobre el desarrollo de una aplicación informática de seguimiento y la necesidad de especificar instrucciones técnicas y de uso de la misma.

La Subdirección General de Estadística de los Servicios de la Inspección General (SGES-IG), en uso de sus funciones ha desarrollado el mandato en los siguientes puntos:

CARACTERISTICAS TÉCNICAS DE APLICACIÓN

El Sistema de Información implementado que llamaremos “Aplicación de objetivos de la Subsecretaría”, tiene las siguientes características técnicas.

• Entorno de Producción. Intranet del Ministerio.

• Dirección de la aplicación.

https://serviciosintranet.minhac.age/apps/objetivosSCT/

• Software Base: IIS, SQL Server y VisualStudio.net de Microsoft.

• Autenticación: Mediante Certificados Digitales.

• Plataforma de Validación: @Firma de la SEAP.

• Firma Digital: No tiene.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS PARA EL USUARIO

Los usuarios de la “Aplicación de Objetivos de la Subsecretaría” en adelante (AOS) deberán usar:

• Navegador de Internet Corporativo (Internet Explorer).

• Estar en poder de un Certificado Digital Válido (ni revocado, ni caducado) deltipo PKI-AGE-FNMT-RCM (Administraciones Públicas), Ceres Clase 2 CA(Ciudadanos) ó DNI electrónico.

• Tener cuenta de correo electrónico.


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PROCESO PARA DESIGNAR USUARIOS DE LA APLICACIÓN

El Director General de la Unidad, Jefe de la Unidad asimilada o en su caso alguna persona de su confianza, nombrará al menos dos usuarios (titular y suplente) para el uso de la aplicación que deberán ajustarse a las características técnicas expuestas en el párrafo anterior. En cualquier momento, se pueden nombrar a tantas personas como se desee, así como sustituir a los ya existentes.

Los datos necesarios para poder ser dados de alta en la aplicación (AOS) son:

• Dirección General o Unidad asimilada.

• NIF.

• Nombre y Apellidos.

• Teléfono corporativo de contacto.

• Correo electrónico corporativo.

• Cargo (opcional).

En el caso de baja, se enviará tan sólo la Unidad y algún dato significativo como NIF o Nombre y Apellidos.

Todos los datos de las incorporaciones, bajas o incluso modificaciones se enviarán por correo electrónico por el Director General o persona de confianza a la dirección de correo [email protected].

ENTRADA A LA APLICACIÓN DE OBJETIVOS

Al hacer click en la dirección (URL) de la aplicación (AOS) y presentar el Certificado Digital de usuario, el Sistema comprobará el NIF y posicionará a la persona en la Unidad a la que pertenece, visionando en formato “menú” los Objetivos que se han concretado previamente.

FORMATO DE LOS OBJETIVOS

Los Objetivos tendrán una definición y además podrán dividirse en uno o varios. Indicadores-Hitos. Excepcionalmente se podrán subdividir estos últimos en Sub-Indicadores o Sub-Hitos.

En todos los tipos anteriores, existen dos formatos básicos: los números y los literales. Los datos que el Sistema espera recibir están condicionados al formato de Objetivo o Indicador-Hito.


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Con respecto a los de tipo numérico, el Sistema espera recibir unos digitos con o sin decimales y podrán reflejar, entre otros, los siguientes aspectos:

• Tiempo de máximo/mínimo/medio/de elaboración/de ejecución de unarespuesta/ expediente/procedimiento/etc.

• Reducción del tiempo de respuesta.

• Valoración subjetiva de algún aspecto de la tramitación.

• Verificación de algún aspecto de la tramitación.

• Nivel de ahorro en Euros.

• Porcentajes positivos ó negativos de algún tipo (publicación, desarrollo, leyes,etc.).

• Incrementos contractuales en Euros.

• Número de prohibiciones expresas por malas prácticas.

• Etc.

Con respecto a los Objetivos literales, el Sistema espera recibir la fecha en la cual se ha materializado el Objetivo o el Indicador-Hito y podrán reflejar:

• Elaboración de Manual.

• Presentación de Presupuesto.

• Desarrollo de Aplicación Informática.

• Etc.


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TIPO DE DATOS. FRECUENCIA DE ENVÍO

Con respecto a los datos numéricos, en términos generales, las Unidades deberán enviar datos cada mes de sus objetivos. Los guarismos introducidos en la aplicación, serán el resultado de la actividad medida mes a mes, NUNCA SERÁN ACUMULADOS. La máquina se encargará de sumarlos cuando el resultado final pedido así se requiera.

Existe una amplia heterogeneidad en los periodos en los cuales se deben introducir datos numéricos, es decir, hay objetivos con datos para los 12 meses, 6 meses, etc. Cuando hay un número menor a 12 meses, los rangos temporales se han definido por parte de la Direcciones Generales. Será responsabilidad de la Unidad recordar que mes han elegido para introducir los datos, es decir, que si un Objetivo numérico debe rendir cuentas en los meses de Febrero, Abril y Diciembre, serán los propios usuarios quienes deben recordar estas fechas.

Los Objetivos e Indicadores-Hitos literales, recogerán una sola fecha que se podrá ser introducida a mano con el formato “dd/mm/aaaa” o ayudado por el “gadget” calendario que aparece en la aplicación.


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DATOS COMPLEMENTARIOS A INTRODUCIR: NÚMERO DE EXPEDIENTES/ RESPUESTAS/ETC.

Cuando los Objetivos tienen un carácter numérico y están asociados a expedientes, contestaciones, informes, etc. de diversa índole, además de datos principales habrá que introducir el número de expedientes, contestaciones, informes, etc. realizados, en el mes en curso.

El menú de la aplicación pone de manifiesto que Objetivos requieren estos datos complementarios.

JUSTIFICACIÓN DE LA FALTA DE CUMPLIMIENTO

Debajo de cada Objetivo, Indicador-Hito y Sub-Indicador-Sub-Hito, existe un enlace donde las Unidades deberán justificar, en el mes que se produzca, la falta de cumplimiento del mismo. A título personal, se podrán cumplimentar otros datos significativos y comentarios para todos y cada uno de los meses habilitados.

CUANDO INTRODUCIR DATOS

En periodo

La aplicación ofrece la libre introducción de datos en el periodo que cubre los dos meses anteriores al mes vencido, es decir, por ejemplo, desde el 1 de Junio, la aplicación ofrece la introducción de datos de Abril y Mayo. Ese mismo día se cierra Marzo.


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Fuera de periodo

Fuera de este periodo, con carácter excepcional, la (SGES-IG) podrá recibir correos electrónicos en [email protected], con los datos no introducidos. La reiteración de este método para introducir los datos será puesta en conocimiento del Equipo de Inspectores correspondiente para la corrección de esta mala práctica.

RESULTADOS Y CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS.

En las pantallas de captura de datos aparecerán los Objetivos enviados por cada Unidad. Aparte de las casillas para introducir los datos, en la parte derecha del formulario (Ver Figura número 1) se encuentra el nivel de cumpliendo de los Objetivos a lo largo de su tiempo de vida para su consulta en tiempo real.

Además, como una nueva entrada de menú, están los “Estado de Seguimiento” con el resumen completo de la situación en materia de Objetivos que compete a la Dirección General o Unidad Asimilada correspondiente (Ver Figura número 2). En esta opción aparecen toda la información al completo y una ayuda visual en formato semáforo (verde, ámbar y rojo) para la visualización inmediata de Objetivos, Indicadores-Hitos y SubIndicadores-SubHitos.

El “Estado Seguimiento de Objetivos en el mes” presenta de qué manera el mes correspondiente está influyendo en la consecución del objetivo final

El “Estado Seguimiento de Objetivos en el periodo” presenta como se va cumpliendo el Objetivo de forma global, es decir que en diciembre indicará si el objetivo ha sido cumplido.


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ANEXO 12.5

INFORME AUTOEVALUACIÓN POR LOS CENTROS DIRECTIVOS, INFORME TRIMESTRAL DE LA INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS E INFORME

ANUAL DE LA INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS.


50

.

ALCALÁ 7 y 9 28014 MADRID

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

SUBSECRETARÍA

INSPECCIÓN GENERAL

INFORME TRIMESTRAL DE AUTOEVALUACIÓN DE CADA CENTRO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL/ORGANISMO………………………

PERÍODO ……………………………………………………….

INDICE

1. Pantallas de seguimiento en el mes y acumulado hasta el mes.

2. Comentarios

2.1. Valoración general

2.2. Desviaciones negativas

2.3. Medidas correctoras


51

.



SUBSECRETARÍA

INSPECCIÓN GENERAL

INFORME DE EVALUACIÓN TRIMESTRAL DE LA INSPECCIÓN GENERAL DEL PLAN DE OBJETIVOS DE LA SUBSECRETARÍA DE

HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

DIRECCIÓN GENERAL/ORGANISMO………………………

PERÍODO ……………………………………………………….

A) PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO GLOBAL ( %) --------------------------------------

B) OBJETIVOS CON DESVIACIÓN NEGATIVA

OBJETIVO INDICADOR

VALOR ESPERADO

VALOR REALIZADO

DESVIACIÓN RIESGO DE

INCUMPLIMIENTO

PAT6. 2.3 137 60 -56% 1/2/3 *

* 1. Sin relevancia

2 .Medio

3. Alto

(acompañar leyenda de los objetivos y ponderación)

C) COMENTARIOS DE LA INSPECCIÓN GENERAL SOBRE OBJETIVOS CON DESVIACIÓN NEGATIVA

• OBJETIVO/INDICADOR--------------------------------------comentario

• OBJETIVO/INDICADOR--------------------------------------comentario

Madrid, EL INSPECTOR DE LOS SERVICIOS


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.



SUBSECRETARÍA

INSPECCIÓN GENERAL

INFORME ANUAL DE LA INSPECCIÓN DE LOS SERVICIOS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN

GENERAL/ORGANISMO………………………………

EJERCICIO………………………..

(Artículo 6.2. de la Ley 19/2013, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno)

ÍNDICE

1. Grado de cumplimiento y resultados

1.1. Análisis del grado de cumplimiento del plan

1.2. Consideración de los objetivos con desviación negativa en sus resultados

1.3. Valoración de la Inspección sobre los resultados obtenidos

2. Otras consideraciones

2.1. Fuentes de información utilizadas

2.2. Sistemas de control interno establecido por el Centro para el control y cumplimiento de los objetivos

3. Conclusiones

4. Propuestas

4.1. Sobre la definición de los objetivos e indicadores

4.2. Sobre cuantificación y periodificación de los objetivos e indicadores

4.3. Sobre el control interno para el cumplimiento y la coordinación

4.4. Sobre los medios


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