Guía para MS Project

Manuel Ugarte 3288C1428BTB. Buenos Aires. ArgentinaTel: [email protected]

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MS Project ▪ Caso 0 ▪ Diseño de SistemasTecnología de la Información

CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

Introducción- Iniciar el Proyecto Definir los objetivos del proyecto Aprobar los recursos necesarios Cuando estarán disponibles estos recursos

para poder empezar Si el proyecto va a depender del trabajo de

otras personas Se estimará la duración de las tareas Fecha límite Factores de riesgo Fases de la que constará el proyecto Hitos de cada fase del proyecto Áreas necesarias para completar cada fase

Introducción- Iniciar el Proyecto Una vez que ya tenemos claro el objetivo del

proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Introducción- Iniciar el Proyecto


Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:


Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.


Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. Podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:

Tareas Para la creación de una tarea y su duración debemos

seguir los siguientes pasos: Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”. En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre

de tarea y pulsamos la tecla TAB. Estamos en el campo duración, pues escribimos lo

que va a durar la tarea, meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter

Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Tareas Análisis

Estudio Preliminar Planeamiento Proyecto Relevamiento detallado Evaluación y Diagnóstico

Diseño Diseño Global Diseño Detallado

Implementación Planeamiento Implementación Puesta en marcha Seguimiento

Tareas Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza

para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Tareas

RecursosAsignación de recursos y costes Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el

seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

Recursos

Diagrama de Gantt

Recursos En el campo nombre del recurso vamos escribiendo

los nombres de los recursos que vamos a tener. Escogemos el Tipo (Trabajo, Material). Si queremos asignar grupos de usuarios, debajo del

campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo. En los siguientes campos podemos asignar los

costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.

Seguimiento¿Cómo desea realizar el seguimiento del progreso

de cada tarea? Realizar siempre el seguimiento especificando

Porcentaje completado del trabajo Realizar siempre el seguimiento especificando

Trabajo real completado y trabajo restante Realizar siempre el seguimiento especificando las

horas de trabajo realizadas por período de tiempo El método de seguimiento menos preciso pero

más rápido. Los recursos especificarán el porcentaje de trabajo completado, entre 0 (no se ha realizado ningún trabajo en la tarea) y 100 (se ha completado todo el trabajo en la tarea).

SeguimientoComprobar estado

Si es necesario, cambie la fecha de estado a continuación para reflejar la fecha que desea utilizar para comprobar el progreso: Obtener información sobre cómo utilizar la fecha de estado de

manera precisa al llevar a cabo la actualización. Se han aplicado los indicadores de estado siguientes a cada tarea para que pueda centrarse en las tareas problemáticas:

Tareas completadas Tareas según lo programado Tareas retrasadas

Aplicar un filtro Aplique un filtro para mostrar sólo determinadas tareas.

Informes Puede generar informes para mostrar información

sobre tareas, recursos, asignaciones o costos. Para seleccionar e imprimir uno de los informes que ofrece Project, haga clic en el siguiente vínculo:

Mostrar informes visuales... Mostrar informes... Nota: también puede crear vistas en Project Web

Access para distribuir información sobre el proyecto en línea. Para averiguar cómo, haga clic en el siguiente vínculo:

Informes - Visuales

Informes

Dirección de Proyectos Gestión del

Requerimiento; describe los procesos relacionados con la generación de requerimientos, ya sea a través de entrevistas, reuniones, cuestionarios, relevamientos, etc.

Dirección de Proyectos Gestión de las

Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

Dirección de Proyectos Gestión de los Recursos

Humanos del Proyecto, describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección.

Dirección de Proyectos Gestión de la Calidad del

Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Dirección de Proyectos Gestión del Alcance del

Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

Dirección de Proyectos Procesos de Dirección de

Proyectos para un Proyecto, describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de dirección de proyectos que componen tales grupos.• Grupo de Procesos de Iniciación • Grupo de Procesos de Planificación • Grupo de Procesos de Ejecución • Grupo de Procesos de Seguimiento • Grupo de Procesos de Cierre.

Dirección de Proyectos Gestión del Tiempo del

Proyecto, describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto.

Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto.

Dirección de Proyectos Gestión de los Costes del

Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

Dirección de Proyectos Ciclo de Vida del

Proyecto y Organización describe el entorno en el cual operan los proyectos. El equipo de dirección del proyecto debe comprender este amplio contexto. La dirección de las actividades cotidianas del proyecto es necesaria, pero no suficiente, para asegurar el éxito.

Dirección de Proyectos Gestión de la Integración

del Proyecto, describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

Preguntas?

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