Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI®

Expositor:Ing. Paul Villacorta Chávez

Agenda - Menú

2. Proyectos?

5. Overview MS Project!

3. Gestión de Proyectos?

4. PMI / PMP?

7. Preguntas?

1. Introducción a Proyectos

Recomendaciones6. Conclusiones - Recomendaciones

Introducción a los Proyectos I

Qué son los Proyectos?

Diferencias entre

Subproyecto, Programas y

Portafolios de Proyectos?

Qué características tiene un proyecto?

Limitado en tiempo

Tiene una fecha de inicio y de fin

Tiene entregables definidos

Tiene actividades interrelacionadas

Necesita de recursos

Tiene un patrocinador

No se ha hecho antes

Introducción a los Proyectos II

• Formulación y Evaluación de Proyectos

• Administración o Gerencia de Proyectos

• Operaciones

Diferencias entre:

Formulación yEvaluación

Administración óGerencia

Operaciones

Introducción a los Proyectos III

Qué es la Administración de Proyectos?

Cual es la diferencia con los Planes?

• Plan de Negocios

• Plan de Marketing

• Plan Estratégico

• Etc.

¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

Es la aplicación deconocimientos,habilidades,herramientas ytécnicas, a lasactividades de unproyecto paralograr losrequermientos delos involucrados.

Responsabilidades del GP ó DP?

Lograr que el trabajo se haga a

tiempo, dentro del presupuesto y de

acuerdo a lasespecificaciones

Desarrollar el equipo

Servir de integradorentre la alta

gerencia y el equipo

Transmitir lo aprendido a la organización

Stakeholders

Aquellos afectados, positiva o

negativamente, por el desarrollo del proyecto

Agentes del Proyecto

Sponsor

Líderes deProyectos

Gerente delProyecto

Cliente

StakeholdersStakeholders

Involucrados

Comité deProyectos

Representantes“inhouse”

Relación: Stakeholders y Proyectos

Macro – Procesos del Proyecto (PMI)

Iniciación

Planeación

Ejecución

Seguimiento y Control

Cierre

Interacción de los Procesos

Interacción de los Procesos en un Ciclo

Introducción a los Proyectos IV (antes)

•Alcance

•Costos

•TiempoQué es la triple restricción en los Proyectos?

Introducción a los Proyectos IV (actual)

• Alcance

• Costos

• Tiempo

• Recursos

• RiesgosQué son las restricciones en los Proyectos?

Caso de Proyectos

Si aumenta el ámbito?

• Qué cambia?

Si se reduce el tiempo?

• Qué cambia?

Si el disminuye el costo?

• Qué cambia?

Y si se quiere aumentar el ámbito, con el mismo costo y a menor tiempo?• Qué sucede?

Ámbito Costo Tiempo

x 10,000 12 meses

Calidad?

Organigrama de un Proyecto

Lenguaje de los Proyectistas?

Stakeholders

Kick Off

Best Practice

Sponsor

WBS

Leaders

PMO

Gantt Chart

Restriction

PMI - PMP

Task

Managment

IT/IS

Team

Integrate

PMBOK

Resources

CPM - PERT

OPM3

Project Charter

Cost

WBS Chart Pro

Cierre del proyecto I

La aceptación del proyecto por el

cliente

Las revisionesfinales y la

generación de la documentación

final

La retención de la

documentaciónesencial del

proyecto

Cierre del proyecto IIPrepara el pago

final

Finaliza el proyecto

Provee al clientecon toda la

información

Reasigna el personal

Cierra las órdenesde compra y los subcontratistas

Prepara los reportes de costo

final y de programación

final

Comienza la garantía y la operación

Cierre del proyecto III

Comunicar el fin oficial del proyecto.

Notificar al equipo.

Da las últimas recomendaciones y registros.

Señala las razones de las últimas tomasde decisiones.

Qué es PMI?

El Project Management Institute (PMI) es una institución fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de dirección de proyectos.

• Actualmente cuenta con más de 200.000 miembros en mas de 125 países. Tiene entre sus objetivos el establecer estándares de Gerenciamiento de Proyectos y administrar la certificación de profesionales.

Las certificaciones profesional que otorga el

PMI son cada vez más reconocidas y demandadas

por profesionales y empresas a nivel mundial. Entre sus certificaciones más importantes están:

PMP (Project Management

Professional) y el CAPM(Certified in Project

Management).

Qué es PMI?

PMBOK?

Áreas del Conocimiento(PMBOK)

Ejemplo:Area Conocimiento

vs Procesos

Certificaciones PMI?

Contacto PMI - Perú?

Ciclo de Vida del Proyecto

Impacto Costo vs Interesados

Mapa del proyecto

El Mapa del proyecto recoge las fases del ciclo de vida de un

proyecto: el inicio, la elaboración de un plan, la ejecución, control y el cierre del proyecto.

Mapa del Proyecto: Fase I

Mapa del Proyecto: Fase II

Mapa del Proyecto: Fase III

Ejemplo de Proyecto de 1 Fase

Ejemplo de Proyectos de varias Fases

Software de Proyectos?

Qué es el MS Project?

• En qué nivel deproyectos se usa?

• En que se diferenciacon otros paquetes?

• MS Project solo paraproyectistas?

Otros Paquetes para Proyectos?

MS Excel Primavera

SPSSEconometric

Views

S10

WBS Chart

Overview MS Project?

Documento de Microsoft Project

• Se inicia descomponiendo el proyecto en operaciones componentes para formar una lista completa de las actividades esenciales.

FASE PLANEACION:

• Es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y término para cada actividad, así como su relación con las otras actividades del proyecto.

FASE PROGRAMACION:

• Esta incluye el uso del diagrama PERT y GANTT para el desarrollo de reportes periódicos y de avance.

FASE CONTROL:

Fundamentos de redes

Un diagrama de redes es un modelo matemático

que usa pequeños círculos (nodos)

conectados por lazos o ramas que representan las

relaciones precedentes.

GRÁFICA 1

1 2

3

5

7 8

6

412

8

12

4

6

95

3

4

18

Cuál es el camino crítico?Cuánto tiempo de holgura estádisponible?

Camino Tiempos

A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12

B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6 = 44

C: 1-2-4-6-7-8 12+4+5+9+6 = 36

D: 1-2-6-7-8 12+3+9+6 = 30

GRAFICA 2

Distribución

A

B

E

F

D

C

Planta

$2$4

$3

$7

$5$6

$5

$1

Los caminos posibles y sus costos son:Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones)

A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones)A-C-F = $1+7 = $8 (millones) � menor costoA-D-F = $6+5 = $11(millones)

Cuál es la ruta de menor costo?

GANTT vs. PERT vs. CPM

El diagrama (GANTT), así como los métodos de camino crítico (CPM) y la técnica de revisión y evaluación del programa (PERT) son técnicas

de redes para analizar un sistema de actividades y eventos que deben ser

terminados en una secuencia específica para lograr una meta.

Método del Camino Crítico

Definir el proyecto en términos de actividades y tareas.

Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones entre ellos.

Calcular el tiempo para cada camino de la red.

Asignar recursos para garantizar el logro óptimo de los objetivos.

Programación de proyectos

En la administración de Proyectos uno de los aspectos importantes

es establecer la asignación de tiempo a

cada tarea.

• Valor más optimista (por la noche) 0.5 h.

• Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h.

• Valor normal (el más frecuente) 1.5 h.

Supongamos, que en el planteamiento de un

PERT, se encuentra una tarea (transporte de una ciudad a otra):

Una estimación mínima, por debajo de la cual es imposible descender (sería la más optimista), se designará como "a“

Una estimación máxima, por encima de la cual es imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente, situación muy hipotética, cuya probabilidad de aparición se desprecia) será una estimación muy pesimista, se designará como "b"

Una valor más frecuente, en el que posee la mayor probabilidad de aparición, se trata del Modo o valor Modal de la función repartición (se sobreentiende, repartición de las probabilidades entre los diferentes valores posibles, se designará como "m")

Hoja de cálculo de

Microsoft Excel

INTRODUCCION AL MS PROJECT

QUE ES MICROSOFT

PROJECT?

Es una herramienta que permite

planear sistemáticamen

te las fases y tareas de un

proyecto

MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

Organizar la lista de

actividadesen una

estructurajerárquica.

Asignarrecursos y costos a lasdiferentes

actividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Imprimir unagran

variedad de informes.

Práctica: MS Project

Introducción

• Microsoft Project

• Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo)

• Calendario

• Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas)

• Diagrama Gantt

• Asignación de recursos

• Personalización del proyecto

Uso de un programa de actividades de un proyecto

Calcular el tiempo necesario para completarel proyecto.

Tiempo de las actividades: De que me sirvesaber cuando voy a empezar?, es importanteconocer esto, para poder tener los recursos

disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días ,si ocurre

un cambio de una actividad.

DIAGRAMA DE GANTT

• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

Objetivo del Diagrama de

Gantt

Información previa

Título de su proyecto

Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto(Receso acádemico, sábados y domingos)

Lista de tareas principales (WBS – EDT)

Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tareaprincipal)

Determinar la duración de cada tarea y subtarea.

Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones,

etc.)

Realizar Presentación en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realización del seminario

1 2

4

7 8

•Búsqueda del Sitio•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitación al personal

administrativo.

6 5

•Preparar ejemplo en Microsoft Project•Borrador•Diseñar la presentación

3

Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparación de un seminario

•Indicaciones sobre el seminario

•Preparar Información Básica

•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.

•Realizar Presentación en Power Point

•Buscar un ejemplo de aplicación

•Realizar la presentación en borrador

•Diseñar la presentación

•Imprimir Handouts y Fotocopias

•Realización del seminario

PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto

Tarea Principal

Tareas secundarias•Búsqueda del Sitio

TAREAS Y SUBTAREAS

•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar

CONCLUSIONES

Los Proyectos han tenido y seguirán

teniendo una importancia crítica,

estando presentes en un amplio abanico de

organizaciones.

La Gestión de proyectos es

caracterizada por los conflictos derivado

de los objetivos trazados, y el escaso uso de los recursos, y

de los cambios deseados por los

clientes.

Recomendaciones

El uso de las tecnologías de información, serán muynecesarias en función o no del tamaño o complejidad delproyecto, del tipo de análisis requerido (recursos, costos,riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualización del mismo.

Estas ventajas del empleo de métodos informáticos son claras:

• El equipo del proyecto dispondría de más tiempo para dedicarse a problemas prioritarios.

• Una clara y mejora en la programación y control.

• Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto.

• Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y rápidas.

CONCLUSIONES

Aprender sobre

Proyectos Usar paquetes de Proyectos

Certifícate!

Recomendaciones

CapacitaciónTecnológica

CompetenciasEmpresariales

Hacer Empresa!

(Convertirse en Proyectista)

Microsoft.com/latam/educacion/cursos

Aulaclic.com