Presentacin de PowerPoint

AUDITORIAINTERNA

AUDIRE = OIR AUDITOR = El QUE OYE

Antes:Auditores Eclesisticos.Auditores Militares.Los oidores en la organizacin jurdica Espaola.

Hoy:Auditores mdicos.Auditores Contables.Auditores Informticos.Etimologa:

La norma ISO 9001 en el numeral 8.2.2 establece que La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad

a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, y

b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Deben definirse, en un procedimiento documentadoProcedimiento de Auditorias Internas de Calidad

Empresa = SistemaOrganizacin Sistema particular con objetivos propios y compuesta por recursos humanos y materiales que actan en una permanente interrelacin y con un cierto orden preestablecido.

Conduccin de la OrganizacinAdministracinPlanificar.Organizar.Ejecutar.Controlar.Comunicar.

La Auditoria como una forma de ControlControl : Proceso de ejercitar una influencia directiva(que las actividades del sistema se realicen de modo tal que se alcancen los objetivos predefinidos) o restrictiva (evitar que las actividades de un sistema produzcan resultados no deseados) sobre las actividades de un objeto, organismo o sistema.

Tipos de ControlCorrectivos: determinan los desvos y un informe a quien deben actuar sobre estos. Ej.: Control de calidad.

No Correctivos: no suponen la medicin e informacin de los desvos.Ej.: Control por separacin de funciones.

Auditoria Control

Contexto o Ambiente

REVISION

=

CONTROL

=

VERIFICACION

Ente AuditadoAuditor o Control

8Fuente: Auditoria de Estados Financieros . J.J Cossio

Elementos de la Auditoria

Efecta

ConfrontacinObjeto a AuditarSensores o ParmetrosAUDITORInforme OConclusin

Qu es una Auditoria Interna? Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de Auditoria.

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Criterios de Auditoria:

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

Conclusiones de la Auditoria: Resultado de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.

Auditado: Organizacin o proceso que es auditado. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor puede incluir auditores en Formacin y puede esta formado por personal de Corpoica o por personal externo contratado para esta labor.

Programa General de Auditoria: Conjunto de auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado, en este programa el Coordinador Nacional de Calidad define el objetivo general, el alcance del programa y un rango de fechas en las que cada sede debe realizar las auditorias internas.

Programa de Auditorias por Sede: Conjunto de auditorias planificadas en un perodo de tiempo determinado. Este programa se enmarca en las fechas definidas en el PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIA, y define los das y horas en los que cada sede debe realizar las auditorias internas a los procesos, as mismo los equipos de auditores internos y los recursos necesarios para la ejecucin de la auditoria.

Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditoria.

Alcance de la Auditoria: extensin y lmites de una Auditoria. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

FASES DE LA AUDITORIAProgramacin de la auditoriaPlanificacin de la auditoriaEjecucin de la auditoriaFinalizacin e Informe

Programacin de la auditoria

La programacin de cada ciclo de auditoria consta del programa general de auditorias y los programas de auditoria por sede, el primero lo realiza la Coordinadora Nacional de Calidad y los segundos los deben realizar los delegados de Calidad en cada sede.

Los programas deben contener: Fechas de auditorias, alcance de la auditoria, objetivo de la auditoria, equipo auditor.

PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA

La etapa de planificacin comprende la elaboracin de los Planes de Auditoria por parte del equipo auditor y estos son entregados al auditor lder y a los auditados antes de iniciar la ejecucin del ciclo. Estos planes deben tener la siguiente informacin:

Fecha, Lugar y Horario de las actividades de auditoria.Objetivo de la auditoria Identificacin de los criterios de auditora Programacin de reuniones.Identificacin de los auditados y las actividades a auditar.Identificacin de los miembros del equipo de auditoria.

Planificacin de la auditoria La planificacin de la Auditoria, tambin incluye la revisin de los documentos del proceso a auditar por parte de los auditores y preparacin de listas de chequeo con base en estos documentos y en otros requisitos que apliquen al proceso, los tems de la lista de chequeo se toman como gua para ejecutar la auditoria y se enuncian en el siguiente formato:

Ejecucin de la auditoria

Para el desarrollo de la auditoria de realiza inicialmente una reunin de apertura del ciclo de auditoria, en la cual se presenta el equipo auditor, al auditor lder, se confirma el objetivo de la auditoria y la metodologa de recoleccin de la informacin y se acuerdan cambios en la agenda si son necesarios.

Se inicia la ejecucin del programa de acuerdo a los horarios y establecidos, esta se puede realizar a travs de entrevistas en los puestos de trabajo realizando preguntas claras que permitan verificar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, de igual manera se deben solicitar documentos y registros con el fin de evidenciar esta implementacin.

Una vez documentado el hallazgo el auditado o responsable del proceso auditado revisa y firma el reporte en seal de aceptacin. Este reporte debe ser entregado al Delegado de Calidad despus de terminado el ciclo de auditorias, con el visto bueno del lder del proceso auditado. El auditado debe diligenciar el reporte planteando el tratamiento del hallazgo. Si se presenta una no conformidad se debe plantear las causas de la no conformidad y su correspondiente plan de accin. El auditado y el lder del proceso auditado son los responsables de verificar que se tomen las acciones sin demora injustificada y especificar las fechas de implementacin y cumplimiento de cada accin.

Finalizacin e Informe

El auditor lder consolida todos los reportes en el informe de auditoria, el cual se presenta en la reunin de cierre del ciclo de la auditoria el cual debe hacer referencia la siguiente informacin:

El objetivo de la auditoria; El alcance de la auditoria; La identificacin de los miembros del equipo auditor; Los criterios de auditoria; Aspectos positivos; Descripcin de las No Conformidades encontradas; Anlisis grafico del porcentaje de No Conformidades encontradas en cada proceso; La distribucin grfica del porcentaje de No conformidades Reales y Potenciales detectadas en la sede; Un comparativo entre ciclos de auditorias internas de calidad; Los reportes de hallazgos de la auditoria interna (SI-F-06), como anexos.

Seguimiento

En caso de encontrar no conformidades, el auditor lder programa visitas de seguimiento cuyo alcance sea solamente verificar la implementacin y eficacia de las acciones planeadas, estas actividades de seguimiento se realizan segn lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (SI-P-04)