Unidad 1 Introducción a MS Project 2007

5/13/2018 Unidad 1 Introducción a MS Project 2007 - slidepdf.com

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Introducción aMS Project 2007… El estudio del contenido de esta unidad contribuirá a que usted adquiera las competencias para definir el esquema lógico base de un proyecto y la programación del mismo; así como la creación de un proyecto y la configuración del mismo en MS Project 2007.



MMSS PPrroo j jeecc t t 22000077

11..11 EEssqquueemmaa llóóggiiccoo eenn llaa eellaabboorraacciióónn ddee uunn pprrooyyeeccttoo




1.2 PPrrooggrraammaacciióónn ddee uunn pprrooyyeeccttoo

Project programa un proyecto a partir de la información introducida acerca de lo

siguiente:

El proyecto general.

Los elementos de trabajo individuales (denominados tareas)requeridos para completar el proyecto.

Si es aplicable, los recursos necesarios para completar las tareas.

Si algún aspecto del proyecto cambia después de crear la programación, existe la

posibilidad de actualizar las tareas y los recursos y hacer que Project ajuste laprogramación automáticamente.Para cada una de las tareas es necesario introducir uno de los siguienteselementos o todos ellos:

Duraciones

Dependencias entre tareas

Delimitaciones




Utilizando esta información, Project calcula la fecha de comienzo y la fecha de finde cada tarea.

Existe la posibilidad de introducir recursos en el proyecto y asignarlos a tareaspara indicar qué recurso es responsable de completar cada asignación; esto nosólo ayuda a planear la distribución de personal del proyecto, sino que también lepermitirá calcular el número de equipos necesarios y la cantidad de materiales quevan a consumirse. Si introduce los recursos, la programación de las tareas seajustará aún más haciendo referencia a la siguiente información de recursos:

Trabajo

Unidades

Horario laboral introducido en los calendarios

Otros elementos, como el tiempo de adelanto y el tiempo de posposición, los tiposde tareas, la disponibilidad de los recursos y el recurso esencial pueden afectar ala programación, por lo que entender el efecto de estos elementos puede ayudarlea mantener y ajustar la programación según sea necesario.

1.3 CCrreeaarr uunn pprrooyyeeccttoo

Para crear un proyecto debe realizar lo siguiente:

Inicie el programa, es decir, abra MS Project 2007




En el menú Inicio haga clic en la opción Nuevo

En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantallaseleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programación se hará a partir de la fecha definalización o de la fecha de inicio del proyecto.

1.3.1 CCoonnffiigguurraannddoo llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddeell pprrooyyeeccttoo

Es importante mencionar que para un proyecto programado desde la fecha definalización, las tareas que no requieran una fecha específica se programarán lo más tarde posible , en lugar de hacerlo lo más pronto posible , tener esta




información desde un principio ya presente, facilitará el trabajo y configuración delas tareas al momento que se trabaje con ellas.Teniendo esta información clara, realice lo siguiente:

Haga clic en el menú Proyecto y luego en la opción Información del Proyecto

En el cuadro de diálogo que aparece deberá llenar los siguiente, basado enla planeación de su proyecto:

Fecha de comienzo

escriba la fecha de comienzo del proyecto; elprograma calculará automáticamente la fecha de fin.

Programar a Partir de escoja si va a utilizar la programación desde el inicioo desde el final del proyecto

Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse esen el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto.




Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fechade Hoy para iniciar la programación; si usted desea iniciar desde otra fechamodifíquela, haciendo clic en la flecha que se encuentra sobre el lado derecho.

Ahora resta definir el calendario que se utilizará, para esto se detalla la siguienteinformación.

1.3.2 DDeeffiinniieennddoo eell ccaalleennddaarriioo ddeell pprrooyyeeccttoo

Project proporciona tres calendarios base; estos calendarios son plantillas decalendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, tareas o al proyectoen general.

La descripción de cada uno de ellos es la siguiente:

Estándar está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día.

Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el

proyecto, las tareas y los recursos.

Turno de Noche el calendario laboral está establecido desde las 11:00p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

24 horas está determinado para períodos de 24 horas todos los días dela semana, sin detenerse.




Cuando haya terminado, es decir, ya haya seleccionado el calendario a

utilizar, la fecha del proyecto y el tipo de programación; haga clic enAceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Aquí se estableció el calendario base para el proyecto.

Puede modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades delproyecto que esté trabajando, para hacerlo debe realizar lo siguiente:

Haga clic en el menú Herramientas, luego seleccione la opción CambiarCalendario Laboral




Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los díasde descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya aimplementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las

tareas y los recursos; aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarioscoinciden.

Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir, si modificaráalgún calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para modificar un Calendario Base , debe realizar lo siguiente:

En el cuadro de texto Para Calendario , seleccione el nombre del calendariobase que desea modificar.




Sí solo desea modificar un día, en la pestaña Excepciones escriba elnombre con que identifique el cambio y en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede definir

esta duración de varios días, semanas o meses; para esto debe realizar losiguiente:

Haga clic en el botón Detalles ; en el cuadro de diálogo que aparece escribala información sobre la excepción que desea describir.




Si usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará laopción Desde y Hasta (que se encuentra en la tabla, ubicada debajo de lasopciones No laborable y Períodos laborables ).Para escribir la información en esta tabla, haga clic sobre la celda donde deseaescribir y presione la tecla F2 de su teclado.

Para terminar haga clic en el botón Aceptar.

Si desea modificar un día de la semana, debe realizar lo siguiente:

Resalte el día de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift ydesplazándose con las fechas.

En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre para su identificación




Ahora debe hacer clic en el botón Detalles , en el cuadro de diálogo queaparecerá, escriba las características de esta semana y por último de clicen Aceptar .

En cada uno de los casos anteriores observe que el cambio que se hizo apareceresaltado con un color diferente según el tipo de información que usted haya

ingresado.

En el cuadro de diálogo del calendario, puede observar la convención que utilizaProject para cada caso.

Para crear un Calendario Nuevo , debe realizar lo siguiente:

Recuerde que lo más recomendable es cada vez que se vaya a crear un nuevoproyecto, se cree un calendario donde se defina los días que se van a trabajar,días que tiene un mes, horas a la semana, etc., si éste no coincide con los

preestablecidos en Project.

Para esto realice lo siguiente:

Haga clic en el menú Herramientas , luego seleccione Opciones




Ahora haga clic en la pestaña Calendario , en el cuadro de diálogo queaparece defina las condiciones para el proyecto.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar .

Ahora seleccione nuevamente el menú Herramientas, luego seleccione laopción Cambiar calendario Laboral .




Ahora haga clic en el botón Crear Calendario

Ahora en el cuadro de diálogo que aparece, en el cuadro de texto Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.

Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opciónHacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendarioexistente.

Luego haga clic en el botón Aceptar

Nuevamente en la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifiqueel calendario y la duración; así mismo haga clic en el botón Detalles y defina el

calendario a utilizar en todo el proyecto.

Es importante recalcar que cada vez que se definan las condiciones de un día, porejemplo: lunes, domingo; debe hacer clic sobre el botón Aceptar para que Project vaya almacenando la información.

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otrocolor diferente al que tenía inicialmente.




Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto, ya que el error más frecuente es generar los cambios en una sola semana .

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