iCERTIFICACINQue el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumno Jean Carlo Loza Quiza, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, portanto, autorizo su presentacin.Puno, Enero 8 del 2013CPC .............................DIRECTOR DE TESIS

iiAUTORAYo, Jean Carlo Loza Quiza, soy la responsable de la elaboracin einvestigacin de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio de Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidadde la autoraJean Carlo Loza Quiza

iiiDEDICATORIAEl presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y quien jug un papel importante para que este sueo se haga realidad, a mis padres Oscar y Gloria Elena, me alentaron y forjaron mi futuro y a todos quienes de una u otra manera han contribuido a mi formacin profesional.Jean Carlo Loza Quiza

ivAGRADECIMIENTODejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias Contables y Financieras de la Universidad Andina Nestor Caceres Velasquez, de la Escuela de Contabilidad, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientosimpartidos en mi formacin profesional.De manera especial mi profundo agradecimiento al CPC ............................., Director deTesis, por su orientacin y dedicacin para culminar con el presente trabajoinvestigativo.Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH, por brindarme las facilidades necesaria s pararealizar la presente tesis.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

INTRODUCCINLa presente tesis de grado que presento a consideracin de los lectores, es un trabajo relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOSHUMANOS DE LA EMPRESA MEDICENTRO TOURISTS HEALTH El mismo quepretende sugerir alternativa de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante lainvestigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.Seguidamente revise informacin concerniente a la Auditoria, para luego concentrar miestudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contrastecon la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditoroperativo.He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la prctica delmismo y adems pongo a consideracin aspectos muy importantes de carcter terico,como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de loselementos ms importantes de la Auditora y de la naturaleza de la Empresa, con lo cualpretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de laaplicacin profesional de una Auditora Administrativa; de la historia de la entidad, desu legislacin, organizacin y administracin de la misma.El presente trabajo de investigacin, realizando en MEDICENTRO TOURISTS HEALTH., perodo Mayo-Noviembre del 2013, se desarroll en base a los lineamientos,normas y procedimientos que rigen las tcnicas modernas de la Auditora.Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase aanalizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisin deobjetivos, polticas y normas: Revisin y evaluacin del sistema de control interno; examen detallado de: reas crticas y comunicacin de resultados.Todo este procedimiento me permiti desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pudedetectar ciertas deficiencias.Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas queespero constituyan un soporte para mejorar la gestin Administrativa de la Empresa.

1. TITULO DEL PROYECTOAuditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA- La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buendesempeo y funcionamiento en el campo laboral, la Auditora se aplica en otrosestamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.- La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma realla estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidadpropia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la misma.- No existe una Unidad de Auditora Interna que permita conocer el rendimiento realen el cumplimiento de las labores encomendadas al rea de Recursos Humanos.- No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos dela Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, paragarantizar un mejor desarrollo de las actividades.- No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMAEl Per ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta deempleo, sin embargo an no est consolidado, es necesario la dotacin de mayoresrecursos orientados a la obtencin de una verdadera infraestructura laboral, esto enlo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado puedalaborar con una buena remuneracin y un buen ambiente de trabajo. Puno y el pasno ha planificado nada por el momento de all la propuesta de este proyecto paradisear y que este trabajo tenga una amplia justificacin.La falta de centros de capacitacin para el Recurso Humano y Laboral en laEmpresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi personainvestigue este proyecto, cuyo principal objetivo ser de proporcionar msalternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los mtodos y tratamientosal Recurso Humano para la empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH - Siendo Puno una ciudad en crecimiento, desarrollo y en la cual est ubicada la Empresa. MEDICENTRO TOURISTS HEALTH que se dedica a prestar servicios mdicos en sus diferentes consultorios externos como: Medicina General, Cardiologa, Pediatra, Odontologa, Neurologa, Neumologa, etc. y adems comercializarmedicamentos de distintas marcas comerciales.- En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultadoexcelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en loslogros alcanzados y xito deseado por los Empresarios y de manera especial laeficiencia de los empleados (control disciplina organizacin) brindando un buen servicio para el beneficio de la poblacin.

4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa delrea de Recursos Humanos de la empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH dela ciudad de Puno, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscaralternativas de mejora y adelanto para esta rea.El tiempo que tomar este proceso ser a medida que vayamos evaluando losresultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de laelaboracin de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2013.

5. OBJETIVOS5.1. GENERALES: Desarrollar una Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de laEmpresa de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH para ayudar a la Gerencia aevaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora.5.2. ESPECFICOS:5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio delrea de Recursos Humanos5.2.2 Evaluar la situacin actual de la Empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.5.2.3 Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones delRecurso Humano de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH5.2.4 Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin.5.2.5 Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH

6. MTODOSLa parte terica del presente trabajo se realiz en base a los mtodos tanto Inductivocomo Deductivo, los mismos que permitieron la recoleccin de informacin para llegara determinar las ciertas deficiencias existentes en el rea administrativa de RecursosHumanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, tcnicas yprocedimientos de Auditora.El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido delpersonal que conforma MEDICENTRO TOURISTS HEALTH y a la vez exigi lgicae iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realizacin del trabajode campo, me bas en las tcnicas y procedimientos que a continuacin detallo: Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta Entrevistas Preparacin de Programas de Auditora Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno Seleccin y discusin de problemas detectados Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora

2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA MEDICENTRO TOURISTS HEALTH2.1.1. RESEA HISTRICA.Un 15 de Agosto de 2013 naci MEDICENTRO TOURISTS HEALTH fruto de lavisin de un hombre sencillo, nacido en la Capital del Folklore Peruano, cuna de gente noble, trabajadora, nos referimos al Dr. RICARDO ROCA TORRES.Anterior a esta poca el Dr. JAIME GUTIERREZ trabaj como empleado de los MEDICENTRO TOURISTS HEALTH de la ciudad de Puno y adems viajando aEE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especializacin mdica y en su retornodespus de algunos meses de estada trae medicamentos a nuestro pas en diversasmaletas; los mismos que tuvieron gran aceptacin primero en la ciudad de Puno; estaimportacin personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.Legalmente MEDICENTRO TOURISTS HEALTH se inscribe en la Superintendenciade Compaas el 28 de Junio de 1994.En este ao que todava circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicialde S/.5000.000 de nuevos soles siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZGONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.El Capital Social de la Compaa fu de CINCO MILLONES DE NUEVOS SOLESS (S/.5000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucrescada una.El Fundador no pensaba slo en l, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio desu Provincia y de su Patria.Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge DromyGaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio fsico en bodegas y oficinas,en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteoscontinuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, creca MEDICENTRO TOURISTS HEALTH y tuvieron que contratar ms personal.La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes sesentan satisfechos.Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil Cuenca Ambato y finalmente a todo elpas; los productos que importa MEDICENTRO TOURISTS HEALTH son los siguientes: META CROMO PLUS SLENDER POWER PLUS VITA VANTAGE SINAPTIL OSTEO FORTE D C D TOS FORTE CASPAZOL OSTEOBLASTOL FORTE KUFER Q FORTE ZINCTOS ESCAMOL CONDROSOL MOLAR EX NUTRA LOGICS NUTRA LOGICS Peditrico COENZIMA Q 10.Al crecer MEDICENTRO TOURISTS HEALTH las necesidades eran mayores, as quedeciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la CalleVicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Puno en donde posteriormente se inici laconstruccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.En los aos de existencia de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH se han dadoaumentos de capital y llegando a US$ 800 Dlares Americanos y sigue contando conlos mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,quienes a la vuelta de estos aos han demostrado con palabras de accin, de lo que soncapaces los quiteos cuando los mueve el resorte de la superacin y la grandezahumana.2.1.2 BASE LEGALDE LA ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN DE MEDICENTRO TOURISTS HEALTH1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica deconstitucin de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH, se otorg en la ciudad dePuno, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Puno; hasido aprobada por la seora Intendenta de Compaas de Puno (E), doctora BeatrizGarca Banderas, mediante Resolucin No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 einscrita en el Registro Mercantil del cantn Puno, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3de agosto de 1994.2. DENOMINACIN Y PLAZO.- La denominacin de la compaa esMEDICENTRO TOURISTS HEALTH y tiene un plazo de duracin de 30 aos.3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Puno, cantn Puno, provincia dePichincha.4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribuciny Venta de productos farmacuticos.5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = divididoen 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente ypagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1250.000,00 y el saldo de S/.3750.000,00 ser pagado en el plazo de dos aos.7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernadapor la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General deAccionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representacin legal,judicial y extrajudicial el Gerente General.RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.

CONSIDERANDOQUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Dcimo Noveno del cantnPuno la escritura pblica de constitucin de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH;QUE el Dr. Lus Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobacin de la indicada escriturapblica a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;QUE el Departamento Jurdico de Compaas y de valores de la Intendencia Jurdica,mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitidoInforme favorable para la estipulacin del trmite, una vez que consideradamente se hadado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolucin No. ADM-92513 de 18de diciembre de 1992;SE RESUELVE:ARTCULO PRIMERO.- APROBAR la constitucin de MEDICENTRO TOURISTS HEALTH, con domicilio en Puno, con un capital social de S/. 5000,000.00,dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1,000.00 de valor cada una,de conformidad con los trminos constantes en la referida escritura pblica.ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantnPuno tome nota al margen de la matriz de la escritura pblica que se aprueba, delcontenido de la presente Resolucin y siente razn de esta anotacin.ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Puno;a) inscriba la indicada escritura pblica junto con la presente Resolucin y b) cumplacon las dems prescripciones contenidas en la Ley de Registro.ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura sepublique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulacin en Puno. Un ejemplarde la publicacin deber entregarse a este Despacho.CUMPLIDO, vuelva el expediente,COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compaas en Puno.

2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESAMEDICENTRO TOURISTS HEALTH tiene como objetivos los siguientes:a) Representacin, distribucin y comercializacin de medicamentos,especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de usohumano.b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo elpas, ofrecindoles a precios de distribucin.c) Importacin de dichos productos.d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccindel mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economa en eldesenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.e) Instalacin de una planta industrial destinada a la elaboracin de medicamentosy especialidades farmacuticas, de uso humano y cosmticos.

2.1.4. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LABORATORIOSBIOGENET S.A.En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente,la estructura de la Empresa, en l figuran las diversos Secciones y Departamentos de lamisma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones deAsesora, para sealar la autoridad se utiliza una lnea continua y para las relaciones deasesora se usa una lnea punteada.Por lo tanto, la Empresa consta de:a) Junta General de Accionistas.b) Presidentec) Gerente General.

La Junta General nombrar Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerentenombrar al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carcter de permanente y laAsesora Jurdica tiene carcter de removible.El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previaterna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tresDepartamentos:a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,dependiendo de l, 26 vendedores y una proyeccin para el vendedor veintisiete.b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la ContadoraGeneral. Este departamento consta de cuatro secciones que son:- SECCIN BODEGA: Conformada por: Bodeguero Uno y Dos Ayudante de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos.- SECCIN COMPUTACIN: Consta de: Programadora Asistente de Cartera Dos Asistentes de Facturacin Ayudante de Facturacin- SECCIN CONTABILIDAD: Consta de: Auxiliar de Contabilidad Uno. Auxiliar de Contabilidad Dos. Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyeccin).- SECCIN CAJA: Consta de: Cajera Ayudante de Caja.

c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por: Proveedura Choferes Uno y Dos Guardin Uno y Dos Conserje Guardin Proyeccin de Chofer Tres Proyeccin para ayudante de Chofer Uno y Dos. Limpieza Uno

2.2. CONCEPTOS BSICOS.2.2.1. LA AUDITORA.2.2.1.1.Concepto.- A la Auditora de un modo general se la considera como Unproceso sistemtico que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamenteevidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carctereconmico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmacionesy los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personasque lo necesiten.Para poder entender ms claramente lo que significa realizar una Auditoraenunciaremos el siguiente concepto:Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieraso administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a suejecucin con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe quecontenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examende Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.2.2.1.2. Clases de Auditora.- Considerando que la Auditora puede extenderse a todaslas operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:POR QUIN LA EJERCE:Auditora Interna: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de lasOperaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionalescon posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia, por personal de unaunidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad deverificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentandoconclusiones y recomendaciones para mejorar. Este tipo de Auditora se lo realiza en cualquier Institucin sin tomar en cuenta sunaturaleza, pero su caracterstica primordial es que debe ser realizada o elaborada por ocon la intervencin de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y quesea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditora Interna).Auditora Externa: La Auditora Externa es el examen objetivo, sistemtico yprofesional, realizado por Auditores Externos a una institucin sobre operacionesfinancieras y/o administrativas para luego formular un informe que contengacomentarios, conclusiones y recomendaciones.Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores deControl. La Contralora General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La InspectoraGeneral del Ejrcito, La Superintendencia de Compaas, La Superintendencia deBancos, entre otros.POR SU NATURALEZA:Auditora Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,sistemtica y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,incluyendo la evaluacin del sistema de Control Interno Contable en base de losregistros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicacin de las Normas deAuditora Generalmente Aceptadas.Auditora Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluacin que realiza elauditor en un organismo pblico o privado, con el propsito de establecer el grado deeficiencia, efectividad y economa logradas por la administracin. Est dirigida a laplanificacin, organizacin, direccin, control interno y empleo apropiado de losrecursos, a travs de la determinacin de las reas crticas o aspectos concretos en loscuales se puede introducir mejoras mediante la formulacin de sus comentarios,conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.Exmenes Especiales: Consiste en la verificacin, estudio y evaluacin de aspectoslimitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, conposterioridad a su ejecucin, aplicando las tcnicas y procedimientos de la Auditora,Ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas de acuerdo con la materia delexamen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de polticas, normas, programas yformular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.POR EL CAMPO DE SU APLICACIN:Auditora Pblica o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemtico y profesionalque realizan los auditores internos o externos a las instituciones pblicas sobre lasoperaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas yformular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones yrecomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.Auditora Privada: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que se realiza alas instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativasrealizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con elfin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,conclusiones y recomendaciones.2.2.2. EL CONTROL.2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podramos decir que es el procesosistemtico que comprende el conjunto de disposiciones, normas, mtodos yprocedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva yeconmica para el logro de sus fines y metas.2.2.2.2. Clasificacin:SEGN QUIEN LO EJERCE:Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos,medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar laexactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa; promover laeficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr elcumplimiento de las metas y objetivos programados. Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a travs de losaos, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controlesde carcter financiero como administrativo.Control Interno Financiero: Comprende el plan de organizacin, los procedimientosy registros de la custodia de recursos y, la verificacin de exactitud y confiabilidad delos registros e informes financieros. Los controles internos financieros incluyen adems controles de los sistemas deautorizacin, aprobacin y segregacin de deberes en las de: registro e informacincontable, custodia de recursos y controles fsicos sobre dichos recursos.Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionarioencargado de la Direccin Financiera ante la mxima autoridad, quien deber asegurarque este sea adecuado o no.Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organizacin, losprocedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin, transacciones yactividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,observancia de la poltica prescrita y logro de las metas y objetivos programados.El cuidado de los recursos, y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos esresponsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con estaresponsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. Laausencia de este control refleja una administracin dbil e inadecuada.Control Externo: Es el conjunto de procedimientos, tcnicas o mtodos aplicados enuna entidad u organismo por la Contralora General del Estado, con el fin de verificar yevaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, polticas y reglamentosrespectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa en que han sidoutilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metasy objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que seannecesarias.SEGN EL MOMENTO DE SU APLICACIN:Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de lasoperaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,veracidad y conformidad de lo presupuestado.El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del rea de suactividad y competencia normal, dirigido a uno o ms aspectos realizados durante eltrmite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos ounidades especiales encargadas del control previo, no delegar la funcin en su totalidada un solo servidor.Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operacionesfinancieras y/o administrativas.Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/oadministrativas que se efectan despus de que stas se hayan producido, con el objetode verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentacin y los resultadosobtenidos de las mismas.Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditora Interna, sin perjuicio de losexmenes profesionales que practican las Auditoras externas e independientes.2.2.3. RESPONSABILIDADES.La responsabilidad se genera cuando por accin u omisin, intencional o culposa, no secumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a lasautoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposicin de lassanciones segn el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores delente.

2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:a) Responsabilidad Administrativa: Se establecer la responsabilidad administrativaen base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,estatutarias, etc., como tambin por incumplimiento de atribuciones y deberes quelos funcionarios o empleados tienen que cumplir en razn de sus funcionesespecficas.En el Art. 376 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, sesealan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamoslas siguientes:- Ejercer presin o abuso en el ejercicio de su cargo.- Facilitar o permitir por accin u omisin que se defraude a la entidad uorganismo donde presta sus servicios.- Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.- No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerleslas respectivas sanciones.- Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones conprontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada personao por suministrar informacin reservada.- Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso olibrar cheques por valores que excedan del monto de la autorizacin de giros.- Corresponde la imposicin de sanciones a la mxima autoridad de la entidad yen no haberla realizado el Control General del Estado solicitar de oficio laimposicin de las sanciones pertinentes.La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lodetermina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que sernimpuestos de acuerdo a la gravedad de la desviacin cometida; amonestacin verbal,escrita, amonestacin pecuniaria que no podr ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,suspensin temporal del cargo sin sueldo y destitucin.b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidadcivil se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, previoestudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y ejecucin deestudios o proyectos de obras pblicas, cuando por la accin u omisin de losservidores respectivos se haya producido perjuicio econmico a la entidad uorganismo; dicho perjuicio se establecer mediante glosas que sern notificadas alfuncionario o empleado implicado concedindole del plazo perentorio de sesentadas para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando eseplazo el Contralor pronunciar su resolucin.De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:- Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institucin,producindose algn perjuicio econmico.- Por diferencias en menos establecidas por la Auditora como producto de laprctica de arqueos, exmenes especiales o Auditoras del efectivo u otrosvalores.c) Presuncin de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo deresponsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieronevidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257del Cdigo Penal.Segn el Art. 342 de la LOAFYC para la presuncin de responsabilidad penal seproceder de la siguiente manera:1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefede Equipo de Auditora o Supervisor, ordenar la inmediata detencinprovisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horassiguientes lo pondr a disposicin del Juez de lo Penal correspondiente.2. La Contralora enviar un ejemplar o copia certificada del acta o informerespectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.3. El Juez dictar inmediatamente el auto inicial y en l ordenar la detencin delindiciado y dispondr la prctica de todas las medidas cautelares por afianzar losintereses y obligaciones que se deriven del juicio.4. En la sentencia, si sta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolver lorelativo a la indemnizacin de daos y perjuicios y establecer las bases para laliquidacin correspondiente.Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector pblico,bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.2.3. AUDITORA ADMINISTRATIVA.2.3.1. DEFINICINPara muchos autores la Auditora administrativa nace de la necesidad dedescentralizacin y delegacin de autoridad en las empresas que empezaron a surgir apartir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditora administrativa realmente nacecuando los auditores internos se pusieron en disposicin de correr riesgos al examinarreas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, polticas yprocedimientos se haban seguido apropiadamente; y al comprobar que si lastransacciones se llevaban de acuerdo a las polticas establecidas. As pues, a medida quehan ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de laAuditora administrativa.Para hablar de ella con mayor precisin, hacemos referencia a los siguientes conceptos:Auditora Administrativa es un examen y evaluacin de actividades realizadas en unorganismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa con que sedesenvuelven las operaciones de planificacin organizacin, direccin, control ymejoramiento de condicin de dichos factores, si es posible. Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la AuditoraAdministrativa.Auditora Operacional es una tcnica, enfoque o metodologa que consiste en evaluarla eficiencia y economa con que se administra y consume recursos. Su alcance puedeincluir el examen de rendimiento de una entidad en trminos de lograr las metas yobjetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionalesAuditoras, a saber Auditoras financieras que involucran exmenes de transacciones,sistemas contables, o informes financieros y, Auditoras de cumplimiento que constatanque las operaciones se conducen de acuerdo a las polticas y procedimientos prescritos. Comentarios: Concepto ms moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditoraadministrativa hacia el cumplimiento de objetivos.Una Auditora Operacional o gerencial es una evaluacin orientada hacia el futuro, denaturaleza independiente y sistemtica que cubre las actividades de todo nivel gerencialefectuando por un auditor interno, con los propsitos de mejorar la rentabilidad yaumentar el logro de los objetivos de la organizacin a travs de mejoras efectuadas enla funcin gerencial, el logro de los propsitos de los programas, los objetivos sociales yel desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, aligual que las polticas operativas y decisiones gerenciales, en su relacin con losobjetivos de la organizacin siempre que se consideren como reas crticas. El informede Auditora resultante identificar problemas y recomendar soluciones. Comentario: Concepcin completa y detallada, ms acercada a la realidad.En otras palabras la Auditora Administrativa es un examen constructivo y completo dela estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o decualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operacin y empleo que sede a sus recursos humanos y materiales. Es una tcnica moderna de anlisis objetivo,cuyo fin primordial est encaminado a proporcionar un verdadero asesoramientogerencial.La Auditora Administrativa es sinnimo de clave para abrir los depsitos deinformacin de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la laborgerencial y empresarial. A travs de ella se pueden mirar aquellos detalles que losdirectivos no han podido observar.El profesional especializado en el rea administrativa se convierte en observador deempresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrioempresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograruna completa eficiencia, efectividad y economa.Para hacer ms perceptible la definicin de Auditora Operacional decimos que:EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, esel rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.ECONOMA, es el costo mnimo logrado en una operacin, eliminando gastosinnecesarios.PLANIFICACIN, es el establecimiento de objetivos, metas, estrategias,procedimientos y determinacin de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logrode estos objetivos.ORGANIZACIN, es el establecimiento de la estructura o agrupacin de lasactividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.DIRECCIN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en laejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.CONTROL, es el conjunto de normas, mtodos y medidas destinadas a salvaguardarlos recursos de una organizacin.

2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditora Operacional, de suenfoque y metodologa. En trminos prcticos esta tcnica consiste en hacer lo que losDirectivos de la entidad haran si tuvieran tiempo.En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de suorganizacin, conoca a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria,hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditora. Pero conforme hapasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal formaque se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han vistoaprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud.Aqu es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informesespeciales sobre el funcionamiento de la entidad.Para hacer realidad esta tcnica es necesario observar las siguientes reglas bsicas deAuditora Administrativa:1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propsito, la razn de ser de laempresa, el objetivo verdadero, la divisin por departamentos, la unidad, actividad ofuncin que est auditando.Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditora puede cambiarse de unasimple verificacin a una Auditora moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas porpagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido peroconservando el mximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminandodocumentos innecesarios; controlar los recib conforme y el visto bueno delejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderas o servicios que significangasto innecesario; quin revisa los recibos, quin los aprueba, etc.2. Conocer los controles.- Una entidad opera a travs de tres funciones bsicas:planeamiento, organizacin y control. El control es el rea de preocupacin delauditor, es en esta rea donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocerciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos.El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como porejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades yprocedimientos de la organizacin, control central de actividades y evaluacin depuntos crticos, etc.En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no slo indique cuando lascosas han salido mal, sino tambin, que indique cundo existe una posibilidad deque salgan mal estableciendo una red de informacin que evite sorpresas.3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditora es esencialmente unamedicin, y una medicin implica normas para llevar a cabo los exmenes yverificacin de transacciones.Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato,especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos deAuditora generalmente aceptados, por buenas prcticas comerciales, etc., pero encualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar deentenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.4. Conocer la poblacin.- Poblacin es una expresin utilizada en muestreoestadstico, significa la totalidad de los tems o asuntos sobre los cuales el auditoremitir su opinin.Si las transacciones de un perodo bajo examen son variadas, el auditor debe decidiral inicio de su examen qu tipos de transacciones son de su inters y excluir las queno lo sean.5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condicin que exige aquelloque realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de unamera suposicin u opinin.Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar segurode que su conclusin est basada en hechos y no en una simple suposicin hecha a laligera, de tal manera que est seguro en su opinin.La opinin del auditor no puede tener ningn sustituto, ni ser delegada, porque suopinin es una conclusin profesional fundada en la capacidad de analizar loshechos en completa objetividad.El auditor debe saber que toda su reputacin descansa en un principio sencillo quedice: si l lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones se basan en hechos slidos.6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemascomerciales significa investigar y explorar las causas y buscar lo que hay bajo lasuperficie procurando encontrar lo que realmente est ocasionando esa desviacin.La condicin del auditor operativo, permite comparar los problemas de una entidadcon la salud de un paciente, pues as como un mdico necesita realizar variosexmenes clnicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remediooportuno, as tambin operativamente hablando es necesario determinar a travs deexmenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solucin.7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviacin de una normaestablecida, es encontrar la problemtica potencial de la vida de una empresa.Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene laseguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrijala situacin no deseada, asegurndose de que tal correccin se haga. El auditor sepreocupar del efecto potencial de una situacin pobremente controlada, puesactualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de unaentidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por laausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas enpresencia de un crtico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarn a ladefensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solucin a losproblemas se le auguran muchos xitos. Para ello deber evitar hacer juicios en laspreguntas realizadas para extraer la informacin, evitar conflictos o discusionesdurante el trabajo de campo y, procurar identificarse con las personasentendindolas honrada y sinceramente.9. Saber cundo y cmo comunicarse.- Esto significa la comunicacin del auditordesde el momento en que se inicia la Auditora, durante el transcurso del examenhasta el informe final.El auditor operativo debe saber cundo y cmo comunicarse con:- El personal de lnea, cuando examina las transacciones y explora las razones ysignificado de las deficiencias.- Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditora, cuandonecesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informesescritos.- Los Directivos al final del trabajo, a travs de la presentacin oral o visual detodas las conclusiones de la Auditora sean estas buenas o malas. En esemomento se discutir las acciones correctivas que tomarn.- Cada uno de los jefes de las reas pertinentes, cuando el auditor emita suinforme final con todos los resultados de la Auditora. Este informe hablar de losatisfactorio de la operacin y de la correccin que requiere.10. Conocer los mtodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantenerse altanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas tcnicas quele ayuden a realizar su trabajo de forma ms eficiente.Para ello debe poseer una slida base de conocimientos en el proceso electrnico dedatos, muestreo estadstico, anlisis por regresin mltiple, programacin lineal yoperaciones de investigacin.La preparacin constante, actualizada y llevada a la prctica, le permitir al auditoradaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de errores.

2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y LAAUDITORA FINANCIERA.Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditora administrativase interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todaslas reas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de lainformacin para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futurasde la entidad; a diferencia de la Auditora financiera que se interesa por la verificacinde los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivoes el historial financiero de la entidad.En sntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las caractersticas de laAuditora administrativa y financiera:PROPSITO: La Auditora Administrativa tiene como propsito formular y expresaruna opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, ponindosenfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos,materiales y econmicos, determinando as mismo si se ha alcanzado los objetivosprogramados; mientras que la Auditora Financiera formula y expresa una opinin sobrela razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, as como elresultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por elperodo que termina.ALCANCE: La Auditora Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones engeneral, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operacin o actividadespecfica; mientras que la Auditora Financiera alcanza todas las operacionesfinancieras.ORIENTACIN: La Auditora Administrativa est dirigida hacia las operaciones engeneral de la entidad, presente y con orientacin al futuro. De ser necesario miraroperaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditora Financiera estdirigida hacia la situacin financiera y el resultado de las operaciones pasadas de laentidad.MTODO: La Auditora Administrativa es muy nueva y todava carece de muchosprocedimientos y prcticas generalmente aceptadas, por lo que el mtodo queda alcriterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el ContadorPblico, existiendo as muchos procedimientos y prcticas aplicadas universalmente,como son las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.INTERESES PARA SU REALIZACIN: La Auditora Administrativa es de interspara la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas,directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.ENFOQUE: La Auditora Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo,tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economa;mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque estdirigido a la bsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata dedeterminar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.EVIDENCIAS: Para la Auditora Administrativa la evidencia se obtiene de fuentesdiferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera lamayora de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.EJECUCIN: En la Auditora Administrativa todas las fases se efectan en el campo;mientras que la primera fase de la Auditora Financiera se la puede realizar en la oficinamisma del auditor.FRECUENCIA: En la Auditora Administrativa cuando se considera necesario;mientras que en la Financiera su aplicacin es regular, de preferencia anualmente.INFORME: El contenido de la Auditora Administrativa est relacionado con cualquieraspecto significativo de la administracin y gestin de la entidad. Puede o no presentarlos estados financieros; mientras que en la Auditora Financiera contiene el dictamen delauditor y estados financieros, al cual est relacionado todo su contenido.PERSONAL DE APOYO: La Auditora Administrativa requiere de personalprofesional de otras disciplinas y personal de Auditora en entrenamientos; mientras quela Financiera requiere slo personal en entrenamiento, pero siempre de profesin deContador Pblico.CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditora Administrativa las conclusionestienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad;mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo eldictamen su conclusin principal.RECOMENDACIONES: Mediante la Auditora Administrativa se sugieren mejorasen todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquieraspecto de la administracin y operacin de la entidad; en cambio la Financiera sugieremejoras en el sistema financiero y presentacin de estados financieros quefrecuentemente son presentados en forma separada del informe.CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tenerconocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesarioque mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiereconocimientos y experiencias sobre el rea financiera y afines.HISTORIA: La Auditora Administrativa naci con la profesin del auditor interno ygubernamental como producto de la evolucin de la Auditora tradicional relacionadacon el enfoque de los sistemas: su transformacin ha sido dada debido a la iniciativa deauditores internos dinmicos y/o Organismos Superiores de Control debido a lanecesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la AuditoraFinanciera naci en la profesin del auditor externo o contador pblico independiente;su transformacin se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposicioneslegales y profesionales durante los ltimos 70 aos.2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.La Auditora Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubririrregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posiblesremedios con la finalidad de ayudar a la direccin a lograr una administracin mseficaz, eficiente y econmica. Su intencin es la de examinar y valorar los mtodos y eldesempeo de todas las reas de la entidad, empresa o negocio.En la Auditora administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta eltipo de entidad, sus objetivos propios, su organizacin, grado de control, etc.En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:1. Evaluacin de Control Interno.2. Evaluacin de Rendimiento.3. Evaluacin de Direccin.2.3.4.1. Evaluacin de Control Interno.La evaluacin es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobretodas las fases del negocio. Su propsito es determinar si los controles establecidos sonlos adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin ycon sus planes operativos.El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control y acumular lainformacin apropiada. Al corregir la informacin, los auditores suponen uninstrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en los casos asiladoscon implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de produccin, sino msbien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones futuras. En este caso el auditor debe proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobrelo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la Auditora sinoen el futuro.2.3.4.2.Evaluacin de Rendimiento.Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles dedireccin en funcin de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base deestas evaluaciones es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin.El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a travs denormas cualitativas y cuantitativas, medir adems si el personal de la entidad estrealmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, elrendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva.Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia s mismo la informacincuantitativa, en las reas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.- El Personal, el rendimiento se mide a travs de la informacin cuantificada; nmerode empleados, rotacin de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias,empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir elnmero de empleados se medir su exceso y la posibilidad de contratar nuevosempleados ms calificados.- En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas derendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo ypendiente, al principio y al final del perodo. Para ello puede valerse de la informacindetallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nminas de fbrica,reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos decompra emitidos.- En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relacinentre las unidades de trabajo empleadas y producidas.La informacin se encuentra en facturas de los clientes, nminas de fbrica, pedidos decompra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluacin se debermedir el nivel de productividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectana la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta demateriales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimientodel equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.- En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se harealizado el trabajo valindose de cierta informacin como: nmero de reclamacionesrecibidas de los clientes, nmero de errores de facturacin, errores mecanogrficos,volumen de material desperdiciado y rechazado por mala produccin, etc.- En el Costo, el auditor puede evaluar la informacin de manera ms confiable,segn la perspectiva de la direccin a las distintas reas de mano de obra, materiales,administracin, equipo, etc.2.3.4.3. Asistencia de Direccin.El objetivo primordial de la Auditora administrativa orientada a la direccin, es el deayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar lacrtica de los errores cometidos. Para realizar este trabajo los auditores debern entender las funciones de la direccin ysus principios para poner verdadera cura al error encontrado.El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funcionesfundamentales que son:1. Planificacin2. Organizacin3. Direccin y4. Control1. En la Planificacin, la funcin del auditor se centra en observar las acciones quedeben tomar los directivos en funcin futura: objetivos, principios, polticas,procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar quela realizacin de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Alcontrario es preciso ayudar a la direccin a determinar si la informacin utilizadapara elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con significado.Para tal efecto debe determinar s:- Se han comunicado las premisas de planificacin.- Se han establecido las normas y metas, y si estn al da.- Existen sistemas de revisin y autorizacin.- Se han establecido controles centrales.- Los planes son compatibles con los objetivos.- Se coordinan los objetivos a travs de la entidad.- Los planes estn justificados con los recursos adecuados y si son realizables yrazonables.2. En la Organizacin, la funcin del auditor consiste en observar las relaciones entreel personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos dela empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure lacompatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauracin de sistemasque procuren la responsabilizacin y criterio lgico entre personal de lnea y elresto, asegurando a la vez la unidad de mando.El auditor puede constatar defectos en la organizacin determinando s:- La relacin entre el personal es clara.- La delegacin de responsabilidad es efectiva.- Las lneas de autoridad son claras.- Los conflictos entre directivos y personal son mnimos.- Los organigramas estn al da.- Existe un seguimiento de personal clave.3. En la Direccin, La funcin del auditor es saber cmo se motivan a lossubordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivosde la empresa.Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza,procurando la satisfaccin de sus necesidades, el entrenamiento permanente y lamotivacin constante para realizar las acciones propuestas.Los auditores deben contribuir en ella determinando s:- Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones.- El personal realiza las funciones especficas de trabajo.- El beneficio es razonable.- Los programas de capacitacin son adecuados, y las comunicaciones son claras ycomprensibles.4. En el Control, la funcin del auditor es la de evaluar las medidas establecidas paradeterminar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseado en el plan.El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones yaccin. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es vlido.El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son: apropiados, oportunos, preventivos, significativos, flexibles, econmicos,comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una accin correctiva.2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.El alcance de la Auditora administrativa al principio del examen es tan amplio comolas operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo ydisminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atencin en las reas crticasdonde la accin de la Auditora puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, atravs de la formulacin de recomendaciones constructivas para mejorar dichas reas.En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existir un lmitemarcado como en el caso de la Auditora financiera que establece perodosdeterminados, sino que se tomar en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo enellas incluir nicamente el examen de las deficiencias, operaciones y reas crticas queestn ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.La Auditora administrativa u operacional deber abarcar generalmente los siguientesaspectos:- Estudio o anlisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa, sector o operacin bajo examen y verificar que la misma se cumpla.- Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin deactividades.- Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y programacin de objetivos ymetas.- Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario.- Anlisis de la estructura organizativa, en relacin con los fines para los cuales fuecreada la entidad.- Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos, incluyendo la confiabilidad de los estados financieros.- Evaluacin de la idoneidad del personal.- Verificacin de las normas de control interno tpicas del rea financiera (tesorera, compras, nmina, inventarios, etc.).- Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancia, etc.- Anlisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestin y aplicarcorrectivos.- Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidenciasfehacientes.Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos ydecidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas.Luego realizado el trabajo, el auditor deber quedar en condiciones de opinar sobre:1. Apego a la normatividad legal y administrativa.2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva.3. Idoneidad de los controles internos.4. Economa en el manejo de los recursos.5. Adecuado sistema de informacin.6. Mejoras a aplicar.2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular, poner en orden y analizar la informacin de naturaleza operativa. De igual forma esexperto en el conocimiento y evaluacin del control interno. Su familiaridad con lasdistintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza lepermite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su msimportante cualidad es la de reunir y analizar la informacin para sopesar los resultadosy sugerir las mejoras necesarias.El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos:- Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones.- Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que sepropuso.- Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento.- Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una gua para mejoras para elfuturo.- Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, yel beneficio de la operacin.- Tener sentido de cooperacin, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad exclusiva de asesor. Responsabilidades.La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuarirresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar laestabilidad social. Por lo tanto el auditor est obligado a cumplir con este requisitofundamental con la sociedad a la que pertenece.La responsabilidad en Auditora se la mira bajo tres niveles:1. Responsabilidad Legal.- Es decir la que est impuesta por la sociedad comoun requisito profesional. Est especificada en las Leyes y dems disposicionesde los Organismos Reguladores como la Contralora General del Estado.2. Responsabilidad tica.- Es la que impone la profesin sobre sus miembroscomo cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones, se exponen en el cdigo oficial de tica y conducta moral profesional delauditor, pero la mayora de estas normas, se refieren a las relaciones entre elauditor y sus clientes, el pblico y otros auditores. Es una excelente directrizpara el actuar de los directores.3. Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a s mismos. Esdecir, aquella que refleja un estndar de conducta superior al requerido por laresponsabilidad tica.La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a ladireccin operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas queapunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripcin real de lo que seve, y otorgando una opinin de los asuntos que se han revisado. Al realizar su funcin, los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales deAuditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuacin yclaridad de la ejecucin de su trabajo y del informe.La responsabilidad especfica para polticas, procedimientos y otras medidas de controldeber considerarse en los siguientes temas:1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y polticas. El auditor esresponsable de comprobar que todos los procedimientos estn coordinados.2. Adecuacin en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar unamedida de cumplimiento de los objetivos de direccin.3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientosestablecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de disearlas pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la direccin general de laevaluacin permanente sobre la adecuacin y efectividad del sistema de control en todala organizacin.Funciones.Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes:1. Evaluacin de control administrativo, que se ejerce sobre todas las reas de laentidad, con el propsito de determinar si los controles establecidos son losadecuados, y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin ycon sus planes operativos.2. Evaluacin de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, deacuerdo con las normas profesionales de Auditora interna. El debido cumplimientoprofesional incluye la evaluacin de las normas operativas establecidas, y determinarsi estas son aceptables y se cumplen.Al medir el rendimiento se pretende determinar si la direccin y el personal de laentidad estn realmente cumpliendo con estas normas.3. Asistencia de direccin, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles arealizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos.El auditor orientado hacia la direccin, debe estar preparado para asistir a los directivosen sus cuatro funciones primordiales que son: Planificacin, Organizacin, Direccin yControl.2.4. PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.Una vez definidos los objetivos de la Auditora administrativa, se procede a elaborar elprograma de Auditora. En su primera fase se realiza una revisin del archivopermanente de la documentacin y la informacin previa. En las tres fases siguientes seprocede a identificar y revisar profundamente aquellas reas consideradas como crticasy por ltimo se procede a realizar el informe definitivo acompaado de lasrecomendaciones que se crean necesarias.Con este examen objetivo, sistemtico y profesional, se pretende identificar y revisardetalladamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de verificarlasy evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en suplanificacin, organizacin y control interno; informar sobre los hallazgos significativosresultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes.El trabajo de Auditora administrativa se realiza en cinco fases que son:FASE I Estudio PreliminarFASE II Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas.FASE III Revisin y Evaluacin del Control Interno.FASE IV Examen detallado de las reas Crticas.FASE V Comunicacin de Resultados.

2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.Esta fase consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos, polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarsecon otras operaciones.El propsito fundamental del estudio preliminar es obtener la informacin general(documentacin) sobre los aspectos importantes de la entidad o reas a ser examinadas.Esta informacin servir como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen ytambin como medio de informacin para el personal de Auditora y de la entidad. Para realizar un estudio preliminar, el auditor deber seguir tres pasos fundamentalesque son:1. Entrevistas con el Gerente (mximo ejecutivo) y dems funcionarios importantesde la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la informacin generalsobre las actividades.2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad, paraobtener informacin sobre las actividades, objetivos, polticas, normas yprocedimientos.3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicacinfsica, tamao, relacin con otras unidades y funcionar los encargados.Informacin a obtenerse en la Fase I:- Legislacin aplicable a las actividades examinadas.- Breve historial de antecedentes y propsitos de las actividades bajo examen.- Datos sobre la organizacin de la entidad, dando nfasis primordial a las actividadesbajo examen. Esta informacin incluye lo siguiente: Divisin de deberes y responsabilidades. Principales delegaciones de autoridad. Naturaleza, tamao y ubicacin de las dependencias. Nmero de empleados por unidades y ubicacin.- Naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos involucrados en las actividadesbajo revisin, especialmente de activos fijos.- Informacin financiera de los Estados Financieros de los ltimos aos, presupuestosaprobados, detalle de ingresos anuales y de los mtodos de financiamiento.- La poltica general establecida por la ley, reglamento y rdenes o decisionesadministrativas segn las cuales la entidad llev a cabo las actividades que sernrevisadas. Se debe obtener la poltica por escrito y en el caso de que la entidad no latenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos, documentndola en los papeles de trabajo para su mejor entendimiento.- Descripcin general de los mtodos de operacin y procedimientos de la entidad al efectuar sus actividades.- Descripcin de cualquier problema importante relacionado con las actividades a serexaminadas.- Resultados de exmenes anteriores de Auditora.- Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.Fuentes de Informacin:- Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidadespblicas.- Informes de Auditora y asesora si en caso existiesen.- Planes de reorganizacin.- Manuales de Procedimientos de la entidad.- Reglamentos y documentos administrativos.- Entrevistas con funcionarios administrativos.- Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.Recorrido y Observacin de la Entidad.Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se har elrecorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar losconocimientos de las actividades en trminos fsicos. El contacto con la actividad en s yel personal tcnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso paratener un entendimiento real de lo que sucede.2.4.2.FASE II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas.En esta segunda fase el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en laetapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de laempresa o entidad a ser examinada, poniendo gran inters en su historial y antecedentes,sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquierrestriccin impuesta sobre las operaciones, disposiciones y mtodos de financiamientode las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las polticas de laentidad.Cmo trabaja el auditor:1. El auditor determina por qu se cre la empresa, cul fue la necesidad de suorigen, los propsitos y objetivos que causaron su creacin como ente y si losobjetivos han cambiado con el paso del tiempo.2. Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cul es la misin principal dela empresa o entidad y objetivo primordial.3. Simplificar su trabajo con el apoyo de una adecuada documentacin deobjetivos, polticas y normas. En caso de no existir se apoyar en basesverbales, para lo cual tendr que realizar una serie de entrevistas tratando dedeterminar los aspectos que gobiernan la entidad.4. De ser necesario, el auditor deber buscar por l mismo la inconformidad delos distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando stos no estn deacuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o rea crtica importante.5. En el caso de exmenes a entidades pblicas, en esta fase se estructurartambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable. Adems de lasleyes especficas aplicables a todas las entidades. Los auditores debernconocer el contenido general de las leyes orgnicas de los sistemasadministrativos y otras disposiciones generales sobre la administracin pblicay privada segn la empresa auditada.Las fuentes de informacin accesibles para el auditor son las siguientes:- El archivo permanente de la entidad.- La biblioteca legal del Organismo de Control.- Los archivos legislativos de la oficina de asesora jurdica si en caso existan.Revisin de Objetivos:Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad,estos debern ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento yconsistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, elauditor tendra indicios de una posible rea crtica significativa.Revisin de Polticas:Las polticas generales obtenidas ya en la primera fase, sern revisadas y comparadascon la misin principal de la entidad, la legislacin y los objetivos para determinarcualquier falta de consistencia o vaco. Las deficiencias detectadas en las polticas y sucomunicacin a los servidores, pueden indicar un rea crtica muy importante para eldesarrollo posterior de un hallazgo.Revisin de la Normatividad:Significa que se har una revisin breve y selectiva de normas, reglas y manuales de laentidad o empresa para familiarizarse con su existencia y reas de aplicacin, sinprofundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamenterelacionada con reas consideradas deficientes.No se debe hacer revisin de disposiciones internas sin antes de haber observado yevaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las reascrticas que merecen un examen profundo.En otras palabras la revisin de la legislacin, objetivos, polticas y normas, orientan laAuditora hacia un marco legal normativo general dentro del cual funciona la entidad ysus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepcin de la legislacin orgnicao bsica, evitando demasiada inversin de tiempo en las reas que posteriormente nosern escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura ms de dos o tresdas, y ser realizada por el mismo personal de la fase I.2.4.3. FASE III: Revisin y Evaluacin del Control Interno.Esta tercera fase es considerada como una de las ms importantes, porque el auditor noslo revisa y evala el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sinoque tambin al final de la fase identifica las reas crticas.El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, eidentificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedanrequerir un examen ms detallado. La duracin de esta fase normalmente depender dela empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez das aproximadamente, recalcando que no debe ser demasiado profunda.En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente:- Identificar las reas crticas de mayor significacin que merezcan un examenprofundo, cuyos resultados podran conllevar beneficios importantes.- Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas.- Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase.- Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.El enfoque prctico para una revisin de naturaleza efectiva y til para el control internoes revisar los procedimientos, prcticas y transacciones especficas relacionadas con laentidad. El examen profundo y detallado se lo har con la finalidad de obtenerinformacin acerca de lo siguiente:- Forma real en que se efectan las operaciones.- Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones.- Resultados de las transacciones segn los objetivos, requerimientos legales yprcticas en sentido comn.- Efectividad del control interno.El mtodo de seleccin de transacciones especficas y su rastreo a travs de todo elproceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si sonrazonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas.Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o reade operacin y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizandodurante todo el proceso. Adems deben evaluarse todas las operaciones y actividadesreales como son efectuadas, y no como deben ser segn los manuales. La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad esa travs de:- Un examen de informes gerenciales.- Un examen de Auditora interna.- Una inspeccin fsica de las actividades involucradas, y;- Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, perotomando en cuenta los objetivos de la Auditora; por tanto no se pueden establecerreglas rgidas sino que las tcnicas se aplicarn de acuerdo al juicio o ingenio delauditor.La evaluacin del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientesfactores:1. Si la poltica de la entidad, los procedimientos y prcticas estn de conformidad conlas Auditoras bsicas, requerimientos legales e intencin legislativa.2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividadesque estn de acuerdo con lo planeado por la alta direccin en forma eficiente yeconmica3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,observaciones, ingresos y gastos.Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisin incluyen:- Duplicacin de esfuerzos.- Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.- Falta de aceptacin de responsabilidad.- Falta de control apropiado de recursos o actividades.- Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados.- Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades odeficiencias encontradas.- Utilizacin ineficaz o antieconmica de recursos.- Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relacin a su costo demantenimiento.- Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos.- Carencia de normas y/o metas o mala aplicacin de normas que impiden laevaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos, servicios yotros factores que requieran evaluaciones administrativas continas.Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registrosque mantienen la informacin, los propsitos administrativos o estadsticos e inclusoasuntos contables, lo cual servir de mucho al sistema de control interno. Al mismotiempo debe considerar los registros que no sirven a ningn propsito o que casi no seutilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a finde optar por la utilizacin del procesamiento electrnico de datos y las tcnicas delalmacenaje.Al terminar la ejecucin del programa de Auditora en la tercera fase, se debe consideraren forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionandoaquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursosdisponibles permitirn realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollarlos hallazgos correspondientes.2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las reas crticas.El examen profundo de las reas crticas constituye el 80% y 90% de las labores de laAuditora administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgossignificativos relacionados con cada rea crtica, para lo cual es necesario haberdeterminado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, elefecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problemaidentificado.Basndose en la revisin y evaluacin del control interno de los procedimientos,prcticas y mtodos de control de la entidad, se identifican las reas dbiles o crticas(III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase.El examen detallado de las reas crticas consiste en revisar los registros y archivos;probar, verificar y confirmar la informacin en ellos, hasta llegar al grado adecuadopara cumplir con los propsitos de la Auditora y adems complementar la informacincon entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros.El propsito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluacin delcontrol interno, determinando si la situacin requiere accin correctiva, y si el asuntomerece tal accin. Los objetivos especficos de revisin incluirn el examen de lossiguientes temas:- Adhesin de la poltica prescrita, aplicable a las operaciones diarias con lafinalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad alefectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y econmica.- Logro de propsitos, al determinar si la actividad bajo examen se efecta siguiendoel propsito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de losantecedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades.- Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesariode recursos, identificando la eficiencia en funcin de los defectos adversos de lasoperaciones o actividades.- Utilizacin de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en formaapropiada, econmica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse alrevisar la utilizacin de recursos, debern procurar que estos sean utilizados slopara procesos autorizados y necesarios, salvaguardndolos apropiada y eficazmentey utilizndolos de manera eficiente y econmica.- Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datosconfidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las reasexaminadas.El mtodo de obtencin de evidencias y determinacin de propiedad y suficiencia essimilar a la Auditora financiera y estar apoyado en la experiencia del auditor.El auditor debe obtener al mximo posible la evidencia fsica por medio de lainspeccin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de laempresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual formadebe obtener la evidencia verbal a travs de las entrevistas con varios funcionarios yempleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de laentidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgosde Auditora.La comunicacin de los hallazgos de Auditora a los funcionarios de la entidad, debehacerse en funcin de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a ladeficiencia y desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados yla accin correctiva que debe ser estimada; contribucin que ser muy valiosa para laentidad, especialmente cuando se logre la implementacin ms oportuna de lasrecomendaciones.Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones ysituaciones crticas de la entidad que merecen atencin y accin correctiva por parte delos directivos, para de esta forma tomar una decisin sobre la clase de accin correctivaque va a ser recomendada en su informe.2.4.5. FASE V: Comunicacin de Resultados.La quinta fase constituye el producto final de la Auditora administrativa, en donde elauditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe,asegurndose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debeapoyarse en la Hoja de apuntes, en donde se escribe en forma resumida todos losatributos necesarios para la formulacin de los hallazgos de Auditora; y tambin en losPapeles de Trabajo elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efecta endos partes:1. La comunicacin verbal de los resultados a travs de una o ms conferenciasfinales, para discutir el borrador del informe; y,2. La presentacin final por escrito del informe.La comunicacin verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las reasexaminadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto alinforme de Auditora, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo yainiciado en la cuarta fase. Obtener la aceptacin de las recomendaciones del informe delauditor en la entrevista inicial previa a la emisin del informe final, determinar laeficiencia ptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir slo elentendimiento y aceptacin de la mayora de las recomendaciones. En los casos que nosea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a lossuyos, para incluirlos en los comentarios del informe.El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Est dirigidodirectamente a la mxima autoridad en copias para cada una de las unidadesinvolucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultadosobtenidos en el examen de Auditora y se determinan las conclusiones yrecomendaciones finales.Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:a) Los Hallazgos de Auditora.Un hallazgo de Auditora es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular enel examen. Es el resultado de la informacin desarrollada en base de la reunin lgicade datos y la presentacin objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar lasconclusiones y recomendaciones.Las caractersticas de un hallazgo son entre otras las siguientes:- Tener un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin allector, este ser a identificar la idea del contenido del mismo.- Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por laevidencia obtenida.- Su presentacin no debe conducir a conclusiones errneas.- Para su determinacin, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurri elhecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalizacin deeste, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.Los atributos de un hallazgo de Auditora son:CONDICIN Situacin actual encontrada Lo que es.CRITERIO Unidades de medida o normas aplicables Lo que debe ser.CAUSA Las razones de la decisin Por qu sucedi.EFECTO Importancia relativa del asunto La diferencia entre lo que es y debe ser.Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:1. Identificar la condicin de los asuntos deficientes.2. Reconocer las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad.3. Verificar las causas de la deficiencia.4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin determinante.5. Identificar y solucionar los asuntos legales.6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia.7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, quepuedan estar afectados por el hallazgo.8. Establecer las conclusiones de Auditora en base de la evidencia obtenida.9. Determinar las posibles acciones correctivas.b) Las Conclusiones.Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviacionesencontradas como producto del juicio crtico personal de auditor. Son parte esencial detodo informe de Auditora, porque reflejan la apreciacin del auditor con respecto de loshechos ocurridos en la entidad.Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, ms no ensuposiciones. Su presentacin se la puede hacer en dos formas:- Al final del comentario, identificndolas o no con el ttulo de Conclusiones.- En un captulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su nmeroy pgina, para permitir la continuidad de las ideas.c) Recomendaciones.Las recomendaciones son la parte fundamental de un trabajo de Auditora operacional.Estarn dirigidas a la mxima autoridad y/o principales funcionarios del reaexaminada. Debern ser especficas de tal forma que en ellas se eviten las sugerenciasdemasiado generales, vagas, antieconmicas e impracticables. Su enfoque estardirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales oreglamentarias, sino tambin a ciertos lineamientos bsicos a seguirse y algunasalternativas de ejecucin.Se presentar slo las recomendaciones que se desprendern de los hechos comentadosde los hallazgos, y sern formuladas a continuacin de cada uno de los hallazgoscorrespondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo,fuera de los comentarios y conclusiones.d) La Comunicacin de Resultados.En las labores del auditor se deber mantener comunicacin permanente y oportuna entodo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de ladependencia examinada. Esta comunicacin deber hacerse en forma apropiada yoportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, yevitar problemas posteriores en la divulgacin de resultados y en el establecimiento deresponsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de estaformalidad.La comunicacin se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicacin oral lograel mejor entendimiento e intercambio de informacin con los funcionarios, en cambioque, la comunicacin escrita presenta los comentarios a travs de un informe final.e) Informes de Auditora Administrativa.El informe de Auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado.Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados enrelacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controlesoperacionales establecidos. Para que la Auditora administrativa sea til a la entidad, elinforme debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debecuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.El informe equivale a un diagnstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados deltrabajo. En l se presenta una opinin tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de laempresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informedebe contener bsicamente tres aspectos:- Alcance y limitaciones del trabajo.- Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional.- Sugerencias para mejorar la eficiencia.Adems en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores dela empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidascorrectivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar elefecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas yconsecuencias.La responsabilidad del auditor estar en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionarlos problemas detectados, en trminos generales quedan fuera del trabajo de Auditoraadministrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentadorecomendaciones especficas. El declogo para preparar un buen informe de Auditora Administrativa es el siguiente:1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operacin del negocio.2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atencin de losejecutivos.3. Limitar el informe mnimo necesario.4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo.5. Hacer crticas acompaadas de sugerencias constructivas y respaldadas en loshechos y hallazgos.6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por susobservaciones y recomendaciones.7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados enlas recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.8. Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse ques hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. As los directivospodrn ver la posicin del afectado y la de auditor y tomar una decisin.9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.10. No circular material que no contenga el propio informe.f)