Material de Estudio - Organigrama

Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin Organizacin y Mtodos Administrativos

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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Departamento de Ciencias de la Administracin

ORGANIZACIN Y

MTODOS ADMINISTRATIVOS

ORGANIGRAMAS

Ao 2010


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NDICE

LOS ORGANIGRAMAS... 3

TIPOS DE ORGANIGRAMAS. 3

REGLAS DE DIAGRAMACIN . 4

PROGRAMAS DE DIAGRAMACIN. 6

VIGENCIA DE LOS ORGANIGRAMAS ...................................................... 8

EJEMPLOS 8


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Los Organigramas El nico propsito de este artculo es facilitar los procesos de aprendizaje de los estudiantes de Organizacin y Mtodos Administrativos de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin y los de Organizacin y Sistemas I y II de la Escuela de Administracin.

Tipos de Organigramas El organigrama es una representacin grfica de la estructura organizativa de una organizacin. Es un instrumento de anlisis que permite visualizar en forma rpida los rganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerrquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos:

Los organigramas estructurales son los ms frecuentemente utilizados en la administracin pblica y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rpida visualizacin de los rganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas jerarquas. Mediante los mismos se aprecia rpidamente el mbito de control de cada unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerrquicos que componen la estructura de la organizacin.

Los organigramas funcionales tambin llamados por actividad, indican, adems de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada rgano. La informacin que brindan es mucho ms rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya que permiten apreciar la divisin del trabajo en la organizacin. Presentan como inconveniente que es difcil su diseo en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganizacin.

Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composicin de la organizacin en trminos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en la administracin pblica. Asimismo, en las pequeas y micro empresas son utilizados con frecuencia.

Los organigramas personales o personigramas, indican, adems del nombre del rgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de autoridades.

Los organigramas esquemticos, contienen slo los rganos principales de una organizacin. Con frecuencia se elaboran para el pblico en general y ofrecen una visin simplificada de la organizacin.

Los organigramas analticos, representan con el mayor detalle una organizacin para facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de rganos o cargos (segn se trate de un organigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se reservan para uso interno.

Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la organizacin. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organizacin.


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Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama general esquemtico, acompaado por tantos organigramas parciales analticos como unidades de primer nivel existen.

Reglas para la diagramacin No existen reglas nicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un instrumento grfico, es recomendable utilizar una presentacin clara y comprensible por los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensin, un organigrama presentado en formato papel debe ir en una nica hoja, de tamao y caractersticas adecuadas. El formato electrnico permite la inclusin de conectores que facilitan su presentacin.

No obstante, a los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramacin.

La relacin de subordinacin1: Se representa con una lnea continua (lnea de mando) que parte del punto medio de la parte inferior del rgano superior y llega al punto medio de la parte superior del rgano o de los rganos subordinados.

Tambin es posible la diagramacin vertical, bajo las mismas condiciones.

1 Tambin llamada relacin lineal o de mando


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Para lograr una mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramacin.

La relacin de asesora: Se representa mediante una lnea horizontal que parte del punto medio de la lnea de mando del rgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio de un lado del rectngulo del rgano asesor.

La relacin funcional o de mando especializado se representa mediante una lnea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del rgano especializado con el punto medio de la parte superior de los rectngulos que representan a las unidades subordinadas funcionalmente.

La relacin de coordinacin se representa slo y cuando existe un rgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo una comisin o comit. En ese caso, se representa como una lnea horizontal punteada que parte del punto medio de la lnea de mando del rgano al cual pertenece el miembro de


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mayor nivel jerrquico del comit hacia el punto medio de un lado del rectngulo del comit.

En todos los casos, los organigramas debern tener un encabezado en el cual se establezca, como mnimo:

Nombre de la organizacin a la cual se representa Fecha de elaboracin Autor del organigrama Carcter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representacin

del organigrama actual, por ejemplo. Si corresponde, referencias o clave que permita una fcil comprensin del grfico.

Los distintos rganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectngulos del mismo tamao.

La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerrquico del rgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir en cada rgano su denominacin o sealar la denominacin del nivel dentro de la franja. Las franjas se marcan con lneas punteadas. La denominacin utilizada puede sealar el nivel (seccional por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel (Seccin). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.

Programas de diagramacin Existen numerosos programas para disear organigramas.

Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son meramente programas de diseo. Por ejemplo, los grficos de este documento fueron diseados


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mediante la aplicacin de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw2. El paquete de oficina ms comn (Office) permite la diagramacin de organigramas o diagramas de flujo a travs del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de programas acta como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza el programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrnico. En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajo colaborativo en lnea3.

Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramacin. Por ejemplo, el Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa caracterstica. Partiendo del rgano de mayor nivel, permiten agregar subordinados o asistentes, de acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada rgano, se puede escribir y agregar su denominacin. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de dibujo, evitando el trabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaos de las formas. Los criterios de diagramacin estn preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este documento.

A continuacin se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas.

Un tercer grupo de programas permite la automatizacin de la elaboracin de organigramas a partir de la informacin ingresada en otros programas, generalmente programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del mdulo de Recursos Humanos

2 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de cdigo abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones. Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de cdigo abierto, se recomienda www.cse.edu.uy, pgina de la Comisin Sectorial de Enseanza de nuestra Universidad. 3 Por trabajo colaborativo en lnea se entiende la posibilidad que dos o ms usuarios trabajen en forma simultnea en un mismo documento o aplicacin, a travs de Internet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en lnea es googledocs.


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de un sistema integral de gestin, como SAP4, es posible generar el organigrama de cargos y el organigrama estructural. Esto permite la actualizacin del organigrama ante cualquier cambio en la plantilla de personal.

Vigencia de los Organigramas Los organigramas que utilizamos en el curso representan bsicamente tres elementos:

rganos que componen la estructura Niveles jerrquicos Relaciones formales.

Eduardo Kastika5 indica que el organigrama es ... uno de los modos ms usuales para imaginarnos a una empresa (para pensar a la empresa)... Es un modelo smbolo de lo que muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: reas, departamentos, bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un smbolo de cmo pensbamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imgenes que tenemos de lo que era antes las organizaciones.

En el momento actual, seala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organizacin. El primero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de interdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de bloques. Ms all del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de relaciones de coordinacin y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un objetivo concreto. Este relacionamiento no est representado en el organigrama.

El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura est en constante movimiento.

Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de representacin de la estructura orgnica de una organizacin, pero s limitan su alcance. Un estudio en profundidad de una organizacin requiere de un organigrama, pero no se limita al mismo.

Ejemplos

Fbrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y tapicera. Exporta el 90% de su produccin y vende el excedente a tres firmas mayoristas del pas. En promedio ocupa 100 personas.

Se presentan, como ejemplos, su organigrama esquemtico y los tres organigramas analticos correspondientes a las unidades de primer nivel.

4 La aplicacin SAP ERP es un sistema integrado de planificacin de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para las grandes organizaciones de tamao mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicacin abierta dentro y entre todas las funciones de la compaa. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP) 5

Kastika, Eduardo: Desorganizacin creativa, organizacin innovadora. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1994.


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Gerencia de Produccin

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.Gerencia de Produccin

ComprasTejidoHilado

Departamento

Servicios GeneralesDepsito

Seccin

Organigrama Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencial

Directorio

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

AdministracinVentasProduccin

Gerencial


Direccin


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Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas. Compra, vende y distribuye en todo el pas artculos de tocador y perfumera. En este caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional.

Gerencia de Ventas

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.Gerencia de Ventas

MayoristasExterior

Departamento

AdministracinDe Ventas

Seccin


Gerencial

Gerencia de Administracin

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.Gerencia de Administracin

FinanzasPersonalContadura

Departamento

Cobranzas

Seccin


Gerencial


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Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con x locales. En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotacin del personal. Se plantea el organigrama esquemtico, en dos presentaciones diferentes y algunos organigramas analticos, algunos de ellos con presentacin vertical y otros horizontal.

Almacenes Mayoristas S.R.L..Organigrama de Cargos Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. Jos Prez

GerenteGeneral

Gerente de Administracin

y FinanzasGerente de

ComercializacinGerente de

Adquisiciones

Jefe de Depsito

Jefe deCompras

Jefe de Ventas

Jefe de Distribucin

Jefe deContadura

Jefe de Cobranzas

Auxiliar DeCompras

AuxiliarContable CobradorChofer

Asesor en Marketing

Jefe de Personal

Auxiliar dePersonal

Auxiliar

Pen

Administrativo

Vendedores

Almacenes Mayoristas S.R.L..Organigrama Funcional Actualal 30/04/2010Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencia General:Direccin, gestin

y planificacin de la empresa.

Gerencia de Administracin y Finanzas: Elaboracin de Estados Contables.Gestin de Personal.Gestin Financiera y

Cobranzas.

Gerencia de Comercializacin: Venta

y distribucin de mercaderas a los clientes.

Determinacin de lasUnidades de distribucin

Gerencia de Adquisiciones: Compra de Mercadera.

Clculo de Costos yFijacin de Precios

Almacenamiento y CustodiaDe Mercaderas

Asesora en Marketing:Asesor en difusin y Comunicacin de los Canales de las mercaderas


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Directorio

Supermercados del Norte S.A.

Gerencia de Administracin

Gerencia de Logstica

Gerencia deOperaciones


Gerencia General

Gerencia de Compras

Gerencia de RRHH

Asesora enMarketing

Auditora General

Asesora Tributaria

Asesora Legal

Directorio


AdministracinLogsticaOperaciones


Direccin

Gerencia General

ComprasRecursos Humanos

Marketing

Auditora General

Tributaria

Legal

Gerencial


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Ropitas es una boutique ubicada en un Centro Comercial. Ocupa, segn la temporada, de cuatro a seis personas incluyendo a su dueo. No se diagrama el Estado Contable lvarez & Asociados, firma que tiene a su cargo la preparacin de los estados contables, la liquidacin y pago de impuestos, la liquidacin de sueldos y otros trmites administrativos. Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino el organigrama de cargos. El organigrama funcional, tambin al tratarse de una microempresa, puede resultar muy til.


Gerencia de Recursos Humanos


Gerenciade Recursos

Humanos

Departamentode

Asistencia Tcnica

Departamentode

Seleccin

Departamentode

Capacitacin

Departamentode

Liquidacin de Sueldos

Departamentode

Contrataciones

Departamentode

Asistencia yPromocin

Direccin GeneralDe Operaciones


GerenteRegional

Sur

Gerente Regional

Norte

Organigrama Actualal 30/04/2010

Elaborado por: Cra . Gonzlez

Direccin

Lo cal Barrio Nuevo

Local Barr io Blanco

Local Barr io Alto

Local Barr io Mayor

Local Ba rr io Ja rdn

Local Barrio Rojo

Local Barrio rbol

Local Barr io Norteo

Local Barr io Ant iguo

Local Barrio Sureo

Local Barr io del Noreste

Local Barrio Verde

Local Barr io al Norte


Gerencia de Compras


Gerenciade Compras

PescaderaCarnes y AvesCostos

yEstadstica

Productos deTocador

Vegetales Y Frutas

Gerencial

Electrodo-msticos

Otros Productos

No Perecederos

Vestimenta

Departamento


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RopitasOrganigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010

Elaborado por Juan Ortiz

Propietaria: Direccin de la empresa. RealizacinDe las Compras. Gestin

Financiera. Gestin De Personal

Auxiliar deServicio: limpieza del

local

Vendedores: venta al Pblico de las Mercaderas.

Facturacin de lasMercaderas.

Cajero: cobranza a Clientes. Pagos.

Trmites bancarios. Preparacin de Informacin y Comprobantes

A travs de internet se pueden consultar numerosos ejemplos, como por ejemplo:

http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades, permite consultar el organigrama del Hospital Pereira Rossell

RopitasOrganigrama Vigente al 30/04/2010

Elaborado por: Juan Ortiz Aprobado por: Dora Lpez

Propietaria

Auxiliar deServicio

Vendedores Cajero


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http://www.inia.org.uy/online/site/2546I1.php, permite la consulta del organigrama del

Instituto Nacional de Investigacin Agropecuaria (INIA)

http://www.bps.gub.uy/Institucional/estructuraOrganizativa.aspx?menu=institucional, plantea el organigrama del Banco de Previsin Social

http://www.bbva.com/TLBB/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp presenta el organigrama del Banco BBVA

Organigrama de INIA y estructura matricial

Fuente: www.inia.org.uy, marzo 2010

Material de Estudio - Organigrama

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